LAPORAN AKHIR PENGABDIAN MASYARAKAT
TAHUN 2011
INVENTARISASI DAN KATALOGISASI KOLEKSI PUSTAKA
KELURAHAN SERANGAN, KECAMATAN DENPASAR SELATAN,
KOTA DENPASAR
Oleh :
Tedi Erviantono, S.IP, M.Si
Dr. Piers Andreas Noah, S.H, M.Si
Ni Luh Ramaswati Purnawan, S.S., M.Comn
Dewi Yuri Cahyani, S.Sos, M.Si
Sukma Sushanti, S.S, M.Si
D.A. Wiwik Dharmiasih, S.IP, M.A
Ikma Citra Ranteallo, S.Sos, M.A
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS UDAYANA
A. Judul : Inventarisasi dan Katalogisasi Koleksi Pustaka/Buku Bacaan Perpustakaan Kelurahan Serangan, Kecamatan Denpasar Selatan, Kota Denpasar B. Pendahuluan
B. 1. Analisis Situasi :
Perpustakaan merupakan gudang ilmu disamping lembaga pendidikan formal dan non-formal lainnya. Melalui perpustakaan banyak informasi maupun pengetahuan diperoleh dari berbagai sumber bacaan yang tersedia. Wafford (dalam Darmono, 2001:2) menegaskan bahwa perpustakaan sebagai salah satu organisasi sumber belajar yang menyimpan, mengelola, dan memberikan layanan bahan pustaka baik buku maupun non buku kepada masyarakat tertentu maupun umum. Pada perpustakaan ini, dilakukan pengumpulan, penyimpanan, pengelolaan dan pengaturan koleksi bahan pustaka secara sistematis untuk digunakan oleh pemakai sebagai sumber informasi sekaligus sarana belajar yang menyenangkan (Darmono, 2001:4).
Lembaga-lembaga kemasyarakatan yang ada di beragam tingkatan, kini juga mulai terdapat banyak koleksi bacaan/pustaka, termasuk di Kelurahan Serangan, Kecamatan Denpasar Selatan. Ragam koleksi bacaan yang tersedia di Kelurahan Serangan yang ada sampai saat ini merupakan hasil sumbangan dari berbagai pihak, seperti, instansi pemerintah (terutama dari Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kota Denpasar), lembaga swasta, buku sumbangan mahasiswa praktek kerja lapangan yang berasal dari berbagai perguruan tinggi di Bali serta pihak-pihak lainnya. Jumlah buku yang terkoleksi hingga akhir Bulan Januari tahun 2011 di Kelurahan Serangan sekitar 800-an koleksi buku dengan jenis yang berlainan, seperti buku referensi, non-fiksi, fiksi, teks, serta majalah dan surat kabar kelurahan yang belum terdokumentasikan (Kepala Lurah Serangan, Wawancara : 2011).
Koleksi buku hasil sumbangan dari berbagai pihak tersebut kondisinya masih belum terinventaris/terklasifikasi dengan baik dan pihak kelurahan belum melakukan katalogisasi termasuk pengajuan permohonan penambahan koleksi karena masih terbatasnya sumber daya pengelola perpustakaan kelurahan. Koleksi-koleksi buku di Kantor Kelurahan Serangan hingga saat ini masih ditempatkan pada ruangan yang masih terbatas mengingat kondisinya belum terkelola melalui kegiatan administrasi perpustakaan secara optimal,
termasuk upaya sederhana yaitu inventarisasi / klasifikasi serta katalogisasi pustaka.
Inventarisasi atau klasifikasi disini merupakan kegiatan penyusunan sistematik terhadap buku dan bahan pustaka berdasarkan subjek, dalam cara paling berguna bagi mereka yang membaca atau mencari informasi. Sedangkan, katalogisasi (cataloging) merupakan kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan pustaka atau dokumen (buku, majalah, dll.), dengan membuat presentasi ciri-ciri sebuah bahan pustaka atau dokumen (misalnya: judul, pengarang, deskripsi fisik, subyek, dll) (Miswan, 2003:4).
Di Kelurahan Serangan terdapat tiga institusi pendidikan, yaitu SD Negeri SDN 1 Serangan dan SDN 3 Serangan serta SMPN 11 Kota Denpasar. Atas kondisi tersebut, pemenuhan akan kebutuhan sumber pustaka di Kelurahan Serangan yang teradministrasikan secara optimal tentunya menjadi hal mendesak yang harus segera diwujudkan.
B.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan analisis situasi yang ada diatas, maka dapat dirumuskan adanya kondisi masih belum optimalnya pengelolaan administrasi koleksi bacaan / pustaka yang ada di Perpustakaan Kelurahan Serangan. Buku-buku
yang ada masih belum terdokumentasikan secara optimal, baik
inventarisasi/klasifikasi maupun katalogisasi. Padahal pemanfaatan koleksi pustaka di wilayah ini sebenarnya cukup tinggi mengingat terdapatnya tiga institusi pendidikan formal serta masih besarnya peluang ketersediaan koleksi bacaan/pustaka sumbangan dari berbagai pihak. Untuk mendukung pengelolaan administrasi koleksi bacaan ini diperlukan upaya dasar berupa kegiatan inventarisir / pengklasifikasian serta katalogisasi Perpustakaan Kelurahan Serangan.
C. Tujuan dan Manfaat Kegiatan C.1. Tujuan
1. Melaksanakan administrasi pengelolaan perpustakaan Kelurahan Serangan melalui kegiatan dasar inventarisasi / klasifikasi serta katalogisasi bahan bacaan/ pustaka;
2. Mengendalikan pengelompokkan koleksi bahan bacaan/pustaka yang ada di perpustakaan Kelurahan Serangan baik yang terhimpun melalui sumbangan
berbagai pihak termasuk buku bacaan hasil sumbangan mahasiswa FISIP Universitas Udayana saat kegiatan Student Day Juni 2010 lalu.
3. Mengisi rangkaian kegiatan pengabdian masyarakat di Kelurahan Serangan yang merupakan wilayah dampingan FISIP Universitas Udayana sejak tahun 2009.
C.2. Manfaat
1. Kegiatan ini diharapkan mempermudah pengguna perpustakaan Kelurahan Serangan dalam mengidentikkan dan melokalisasi bahan pustaka dengan nomor panggil yang ada dalam klasifikasi katalog;
2. Mempermudah penelusuran penemuan bahan pustaka yang diketahui berdasarkan pengarang, judul atau subyeknya.
D. Tinjauan Kepustakaan
Koleksi pustaka / bahan bacaan merupakan unsur utama dalam suatu perpustakaan. Pengertian koleksi disini lebih merujuk pada bahan bacaan yang berasal dari sumber sumbangan (hadiah), permintaan, pembelian, atau sumber lainnya. Bahan pustaka atau bacaan terdapat beragam jenis, antara lain : buku teks pelajaran maupun mata kuliah, buku bacaan fiksi dan non fiksi, majalah serta surat kabar (Lasa HS, 2002:13).
Kegiatan inventarisasi menurut Mangunwiyoto (1990:76) merupakan kegiatan mencatat koleksi bahan pustaka sebagai bukti bahwa koleksi tersebut menjadi milik perpustakaan yang bersangkutan. Untuk pelaksanaan kegiatan ini digunakan beberapa perlengkapan, seperti buku inventaris, cap inventaris serta cap perpustakaan.
Terdapat beberapa tahapan kegiatan inventarisasi (Mangunwiyoto, 1990:77), antara lain : 1) Pencatatan buku/bahan pustaka satu persatu, dari penerimaan awal sampai akhir; 2) Pencatatan nomor urut dari angka terkecil setiap kali menerima buku / koleksi pustaka baru; 3) Pengisian kolom tanggal penerimaan buku; 4) Pengisian kolom asal buku (penerbit/toko buku apabila berasal dari pembelian, badan/instansi bila buku berasal dari hibah/hadiah, nama perpustakaan apabila berasal dari pertukaran); 5) Pengisian kolom pengarang buku bersangkutan; 6) Pengisian kolom judul; 7) Pengisian kolom jumlah eksemplar; 8) Pengisian kolom jenis buku termasuk jumlah eksemplar dari setiap buku; 9) Pengisian kolom bahasa; 10) Pengisian kolom inventaris; 11) Pengisian kolom nomor pustaka berdasarkan isi buku menurut Dewey; 12) Pengisian kolom keterangan keadaan buku; 13) Pembuatan rekapitulasi buku.
Pengertian katalogisasi dalam kegiatan ini merupakan proses mengkatalogkan bahan pustaka (Darmono, 2001:87). Katalog merupakan daftar bahan pustaka yang dibuat dan disusun menurut aturan dan cara tertentu. Katalog memuat nama pengarang, judul buku, nama dan alamat/kota penerbit, tahun terbitan, jumlah halaman, ukuran buku, keterangan seri nomor buku dan catatan lain yang dianggap perlu dan diketahui secara cepat. Melalui keterangan tersebut dimaksudkan agar katalog dapat dipergunakan pemakai perpustakaan untuk mendapatkan gambaran lengkap mengenai koleksi bahan pustaka tersebut, disamping sebagai alat mencari dan menemukan kembali buku-buku yang diinginkannya.
Katalog memiliki arti ganda, antara lain ; 1) Sebagai alat pencatat suatu karya/subyek tertentu; 2) Sebagai alat pembantu untuk menelusuri/mencari letak buku pada kelompok mana buku tersebut bisa diperoleh; 3) Memperlihatkan apa yang dimiliki perpustakaan melalui nama pengarang, subyek sekaligus jenis literaturnya.
E. Pelaksanaan Kegiatan
E.1. Realisasi Pemecahan Masalah
Dari permasalahan diatas, segenap dosen dan tenaga pustakawan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Udayana memberikan sumbangsih berupa kegiatan inventarisir/klasifikasi dan katalogisasi perpustakaan Kelurahan Serangan termasuk dampingan/fasilitasi pada pihak relawan warga Kelurahan Serangan atau pegawai kelurahan setempat. Kegiatan ini terbagi atas tahapan sebagai berikut :
Tahapan Kegiatan
Tahap I Workshop inventarisasi / klasifikasi serta katalogisasi koleksi
buku perpustakan kelurahan Serangan
Tahap II Kegiatan inventarisasi/klasifikasi dan katalogisasi koleksi
pustaka/buku bacaan
E.2. Khalayak Sasaran
Khalayak sasaran dari kegiatan inventarisasi / klasifikasi dan katalogisasi koleksi pustaka / buku bacaan Perpustakaan Kelurahan Serangan ini adalah pegawai kelurahan setempat atau tenaga relawan (warga) yang
ditunjuk oleh Kepala Lurah Serangan untuk bertanggungjawab dalam pengelolaan perpustakaan kelurahan. Diharapkan dari kegiatan workshop yang diberikan oleh tenaga pustakawan dan dosen FISIP Universitas Udayana nantinya dapat disebarluaskan/ditindaklanjuti kepada pihak-pihak lain yang nantinya mengelola perpustakaan Kelurahan Serangan.
E.3. Metode Kegiatan
Metode kegiatan yang dipandang efektif dilakukan adalah kegiatan workshop dan pendampingan inventarisasi/klasifikasi dan katalogisasi koleksi pustaka/buku bacaan. Kegiatan pada tahap pertama adalah penyelenggaraan workshop yang diberikan oleh dosen FISIP Unud. Peserta workshop adalah pegawai kelurahan setempat atau tenaga relawan (warga) yang ditunjuk oleh Kepala Lurah Serangan untuk bertanggungjawab dalam pengelolaan perpustakaan kelurahan.
F. Hasil Kegiatan
Hari/Tanggal Kegiatan Sasaran Lokasi
Kegiatan Rabu, 14 September 2011 Workshop inventarisasi/klasifikasi dan katalogisasi koleksi pustaka/bahan bacaan 3 Pegawai kelurahan dan 1 relawan warga kelurahan yang telah ditunjuk kepala lurah Perpustakaan Kelurahan Serangan Kamis, 15 September Inventarisasi/klasifikasi dan katalogisasi koleksi pustaka Koleksi pustaka perpustakaan kelurahan Perpustakaan Kelurahan Serangan 15 Sept - 30 Oktober 2011 Pelaporan Kegiatan Pengabdian Masyarakat Laporan Hasil Kegiatan
Kegiatan pengabdian masyarakat inventarisasi dan katalogisasi koleksi pustaka di Kelurahan Serangan, Kecamatan Denpasar Selatan Kota Denpasar
dilakukan melalui dua bentuk kegiatan. Pertama, kegiatan workshop dan Kedua, kegiatan menghasilkan output kegiatan workshop inventarisasi dan katalogisasi koleksi pustaka (buku-buku bacaan) yang ada di Perpustakaan kelurahan Serangan.
Workshop ini diadakan pada 14 September 2011 di Perpustakaan Keluarahan Serangan. Peserta berjumlah 23 orang yang terdiri dari 4 pengelola perpustakaan kelurahan setempat, yaitu aparat perangkat kelurahan, 13 mahasiswa dan 6 dosen anggota kegiatan pengabdian masyarakat ini.
Pada kegiatan workshop yang diselenggarakan pada pukul 09.00 – 14.00 WITA ini peserta diberikan pelatihan mengenai cara pengklafisikasian kategori buku, cara penomoran katalog, pembuatan kartu peminjaman, kartu identitas buku pencatatan koleksi di buku induk buku dan pembuatan klasifikasi rak buku. Selaku narasumber dari kegiatan ini adalah ketua tim pengabdian masyarakat.
Workshop dimulai dengan pemaparan arti penting inventarisasi dan katalogisasi koleksi pustaka. Kemudian dilanjutkan dengan memberikan beberapa model katalog buku termasuk penyepakatan penggunaan system klasifikasi persepuluhan Dewey sesuai dengan karakteristik yang paling umum digunakan perpustakaan di Indonesia dan alasan lebih efektif mengingat alokasi waktu penyelenggaraan kegiatan pengabdian ini hanya berlangsung 2
hari. Mengenai definisi teknik pengklasifikasian dan inventarisasi
menggunakan persepuluhan Dewey ini dapat dibaca pada bagian lampiran dari laporan ini (Power Point Materi Workshop).
Selama pelaksanaan wokshop, peserta diberikan beberapa contoh koleksi buku perpustakaan kelurahan Serangan yang kondisinya masih belum terinventarisasi dan terkatalogkan dengan baik. Kondisi yang terjadi buku-buku hasil sumbangan yang berasal dari beberapa instansi pemerintah maupun institusi masih belum terkelola secara baik, khususnya dalam hal pencatatan inventarisasinya, sumber sumbangan (asal institusi pemberi hibah/sumbangan buku , tahun dan jenis buku yang disumbangkan) , pengkodean klasifikasi buku (katalog) hingga meletakkan koleksi pustaka tersebut pada rak yang sesuai dengan klasifikasi sesuai jenis buku yang ada.
Pada kegiatan ini, peserta workshop diberikan pembimbingan dengan mengklasifikasian buku-buku dari beragam jenis judul dan sumbangan dari
berbagai instansi swasta/pemerintah maupun dari FISIP Universitas Udayana. Koleksi yang terhimpun sekitar 814 buku.
Pada hari Kamis, 15 September 2011 jam 09.00 – 15.00 WITA dilanjutkan dengan kegiatan inventarisasi dan katalogisasi buku di Perpustakaan Kelurahan Serangan. Kegiatan ini dihadiri oleh 3 orang pegawai kelurahan, 1 orang relawan dari warga kelurahan setempat, ketua, dan dosen anggota pengabdian masyarakat serta mahasiswa FISIP Universitas Udayana.
Dengan peralatan dan perlengkapan yang disediakan oleh penerima hibah pengabdian masyarakat, antara lain, gunting, kartu katalog, papan nama klasifikasi buku, kartu peminjaman, dan buku inventaris buku, telah dilakukan sekitar pencatatan/inventarisasi dan katalogisasi pada sekitar 814 jenis buku. Hanya saja mengingat keterbatasan waktu, buku-buku yang terdapat di Perpustakaan Kelurahan Serangan tersebut hanya dilakukan kegiatan inventarisasi dan katalogisasi sederhana.
Beberapa sumbangan buku setelah diklasifikasikan berasal dari beberapa pihak antara lain : Perpustakaan Daerah Provinsi Bali, Dinas Pertanian Provinsi Bali, Dinas Perikanan Kota Denpasar serta beberapa NGO’s yang ada di Bali.
Pengklasifikasian buku yang ada di perpustakaan Kelurahan Serangan dikategorikan buku-buku yang sesuai dengan pemetaan jenis buku koleksi perpustakaan (Darmono, 2001:53) antara lain :
1. Buku teks (buku wajib) yang telah digariskan pemerintah, dalam hal
ini buku SD sebanyak 70 judul buku, 83 buku SMP judul buku dan buku SMA 33 judul buku. Semuanya merupakan buku teks.
2. Buku penunjang umum, yang terkait dengan keterampilan, keahlian
atau penunjang seperti Buku Pertanian 120 sebanyak judul buku, Buku Perkebunan 94 judul buku), buku Perikanan 112 judul buku dan Buku Ketrampilan 76 judul buku.
3. Buku popular umum merupakan buku yang berisi ilmu pengetahuan
secara umum dan popular, yang masuk dalam rumpun ini adalah buku pengetahuan umum (140 buku), dan agama (86 buku).
Buku-buku tersebut dicatat dalam agenda buku koleksi yang berfungsi sebagai data koleksi buku bacaan yang menjadi koleksi / milik dari Perpustakaan Kelurahan Serangan. Setelah dilakukan pencatatan buku
kemudian diberikan label klasifikasi buku. Pemberian label klasifikasi buku disini mengikuti kaidah Dewey Decimal Classification yang diciptakan oleh seorang pustakawan Ambhers College bernama Melvil Dewey pada tahun 1873.
Sistem ini membagi ilmu ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelas utama, masing-masing kelas utama dibagi lagi menjadi 10 divisi, masing-masing divisi dibagi lagi menjadi 10 seksi, sehingga terdapat 10 kelas utama, 100 divisi,dan 1000 seksi. Unsur-unsur yang diperhatikan dalam sistem yang diterapkan di kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah :
a. Sistematika pembagian ilmu pengetahuan yang dituangkan ke dalam
suatu bagan yang lengkap dan dilandaskan pada beberapa prinsip dasar tertentu;
b. Notasi, yang terdiri dari serangkaian simbol berupa angka, yang
mewakili serangkaian istilah (yang mencerminkan subjek tertentu) yangterdapat pada bagan;
c. Indeks relatif, yang terdiri dari sejumlah tajuk dengan perincian
aspek-aspeknya yang disusun secara alfabetis, dan memberikan
petunjuk berupa nomor kelas, yang memungkinkan orang mencari tajuk yang tercantum dalam indeks bagan.
Pada bagian klasifikasi Dewey ini yang dipakai beberapa diantaranya adalah masuk dalam kategori divisi klasifikasi :
- Teknologi Terapan : Pertanian, Perkebunan, Perikanan, Keterampilan - Agama : Hindu, Islam dan lainnya
- Pemerintahan : Tata Pemerintahan, Sistem Pemerintahan ,
Sedangkan untuk yang lainnya menyesuaikan dengan judul-judul yang ada di buku pelajaran.
Setelah dicatat, kemudian dilakukan pengkatalogan (contoh kartu terlampir) dengan model Angglo American Cataloging Rules yang telah disepakati secara internasional sebagai standar pengkatalogan yang dipergunakan di seluruh dunia. Terdapat tiga tingkatan pada standar ini yang mendasarkan pada tingkat rincian dan kelengkapan informasi yang dicantumkan pada katalog. Tingkat pertama, pendeskripsian sangat sederhana karena tidak mengeluarkan semua sumber informasinya. Tingkat kedua, mengeluarkan sumber informasi untuk 7 (tujuh) daerah deskripsi antara lain
daerah judul dan pernyataan tanggungjawab, daerah edisi, daerah terbitan, pengedaran dan sebagainya, daerah deskripsi fisik, daerah seri, daerah catatan dan daerah nomor standard. Tingkat ketiga mengeluarkan semua informasi secara terinci dari dokumen atau bahan pustaka yang dikatalog. Pada bentuk kedua inilah penstandaran banyak dipakai termasuk untuk penstandaran penggunaan katalog yang digunakan di Perpustakaan Kelurahan Serangan.
Setelah dilakukan klasifikasi maka langsung diadakan pelabelan yang fungsinya memuat nomor penempatan buku (nomor panggil). Nomor panggil buku ini berupa label yang sudah dipersiapkan dan ditulis, dimana fungsinya membedakan dari bahan pustaka yang lain.. Tanda ini disebut dengan nomor panggil buku pada saat buku / bahan pustaka lainnya di tempatkan pada rak (jajaran). Penempatan bahan pustaka ini memuat nomor panggil yang terdiri dari beberapa sandi dan disesuaikan dengan klasifikasi dan katalogisasi yang sebelumnya sudah dilakukan. Beberapa sandi tersebut meliputi :
- Nomor kelas (diambil dari bagan/notasi)
- Sandi pengarang (tiga huruf pertama nama keluarga dari pengarang diambil dari halaman judul). Untuk nama yang lebih dari dua huruf maka nama terakhir yang diambil.
- Sandi judul (satu huruf pertama dan judul diambil dari halaman judul) Pada penomoran penempatan buku ini, dilakukan secara berurutan antar beberapa jenis buku yang sama. Apabila nantinya terdapat beberapa hibah buku / koleksi bacaan lainnya yang sejenis atau sejudul maka penomorannya menyesuaikan dengan yang sudah ada sebelumnya sedangkan untuk kode huruf akan tetap sama.
Hal berikutnya yang dilakukan adalah melakukan penyusunan buku di rak. Penyusunan buku di rak/ jajaran koleksi berbeda dengan penyusunan kartu catalog. Pad apenyusunan buku di rak, maka nomor panggil buku (yang terdiri dari tiga komponen) yang sekaligus juga berfungsi sebagai nomor penempatan di rak, dijadikan titik acuan penyusunan. Berikut cara penyusunan buku di rak Perpustakaan Kelurahan Serangan yang sudah dilaksanakan :
No Metode Penyusunan yang Sudah Dilaksanakan
1 Buku diatur menurut urutan skema klasifikasi, missal DDC, mulai dari
pengklasifikasian yang sudah dibuat sebelumnya. Jajaran I : 020, 021, 021.1, ….dst; Jajaran II : 181.16, 297, 297.1, …..dst
2 Terdapat beberapa buku (58) jenis judul buku dengan nomor klas yang
sama lebih dari satu, maka dalam hal ini urutan didasarkan pada tiga huruf pertama nama pengarang.
Penataan buku di rak menghindari dari kepadatan. Meski di Perpustakaan Kelurahan Serangan hanya terdapat fasilitas 2 rak terbuka dan dua lemari tertutup, namun pada penyusunan koleksi pustaka menghindarkan diri dari kepadatan penyusunan buku, yaitu rak yang diisi sebanyak 80%, dan sisanya 20 % dibiarkan kosong. Hal ini dimaksudkan agar rak memiliki ruang ruang gerak. Ruang gerak ini sangat membantu pengambilan buku dari rak dan penataan kembali buku-buku yang selesai dipinjam atau selesai dibaca. Jika rak diisi denagn buku yang terlalu padat akan menyebabkan jilidan buku cepat rusak.
Apalagi mobilitas peminjaman di Perpustakaan Kelurahan Serangan cukup dibilang tinggi peminjam saat jelang ujian sekolah dan musim sela penangkapan ikan, sehingga mempengaruhi buku yang sering keluar dari jajarannya. Setiap kali buku dimasukkan kembali ke dalam rak yang amat padat isinya, terjadilah gesekan dan tekanan saat memasukkannnya antara satu buku dengan buku lainnya. Proses inilah yang menyebabkan buku menjadi cepat rusak dan jilidannya menjadi pecah.
Perhitungan 20% space kosong yang perlu disediakan, selain
dimaksudkan untuk memudahkan pengendalian jajaran buku juga
dimaksudkan untuk mengantisipasi penambahan buku. Untuk koleksi yang penempatannya bersifat relative, jika penambahan buku setiap waktu cukup besar, maka ada kemungkinan untuk jangka waktu tertentu akan dilakkukan penggeseran dan penataan ulang. Apalagi dalam penerimaan hibah buku di perpustakaan, secara rata-rata berlangsung setiap semester (6 bulanan) ada sumbangan sekitar 30-40 buku dari institusi negeri maupun swasta (termasuk LSM).
Untuk menghindari seringnya penggeseran buku, rak buku tidak diisi penuh dan mampat. Buku yang lebih dari tiga dan berjudul sama, akan
disimpan di lemari rak tertutup. Buku-buku tersebut tidak diisi mampat sehingga perpustakaan kelurahan tidak sering melakukan penggeseran jajaran buku di rak.
Pada kegiatan pengabdian masyarakat ini pula dilakukan pengaturan sirkulasi peminjaman buku. Pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Pada pelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka yang boleh dipinjam, penentuan jangka waktu peminjaman, pengembalian bahan pustaka yang dipinjam sekaligus sebagai bahan untuk membuat laporan perpustakaan.
Kegiatan sirkulasi peminjaman buku di Perpustakaan Kelurahan Serangan selama ini belum mengenal sistem sirkulasi peminjaman yang baku dan hanya didasarkan perkenalan saja, sehingga menurut penuturan dari pegawai Kelurahan Serangan beberapa buku tidak jelas keberadaannyaya atau tidak dikembalikan dengan jumlah (kuantitas) yang tidak dapat diketahui pula.
Mengantisipasi kondisi tersebut maka hal yang dilakukan pada kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah dengan menerapkan sirkulasi sistem buku besar dan sistem Newark (Darmono, 2001:149). Sistem buku besar disini merujuk pada fasilitasi pencatatan peminjaman buku yang dilakukan pada dua buku besar peminjaman dan pengembalian buku. Sistem buku ini menganur register, artinya setiap peminjam dicacat dalam buku besar disertai dengan kolom nama peminjam, alamat, tanggal pinjam, nomor buku, nomor panggil, pengarang, judul, edisi, tanda tangan peminjam, nomor buku, nomor panggil, pengarang, judul, edisi, tanda tangan peminjam, tanggal harus kembali, dan tanggal pengembalian sebenarnya.
Setiap peminjam dan tanggal harus harus kembali dicatat dalam buku besar, kemudian ditandatangani. Bila peminjam mengembalikan buku maka petugas sirkulasi cukup mengetahui nama peminjam, kemudian memeriksa buku besar. Untuk kartu peminjaman, masih belum diusahakan dalam kegiatan ini karena belum tersedianya warga yang tercatat dalam identitas peminjam aktif di Perpustakaan Kelurahan. Hanya saja dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini, tetap dalam koleksi buku yang ada ditempel kartu identitas peminjam dengan menggunakan system Newark. Kartu identitas tersebut ada dua jenis.
Pertama, kartu identitas buku, berupa subyek pengarang, judul dan tanggal kembali yang harapannya nanti disiisi tanggal kembali dan nama peminjam. Kedua, kartu yang memuat tanggal kembali, dengan tiga kolom, yang diharapkan nantinya akan diisi dengan tanggal peminjaman, tanggal kembali dan paraf.
G. Simpulan dan Saran
Kegiatan pengabdian masyarakat Inventarisasi dan Katalogisasi Koleksi Pustaka di Kelurahan Serangan merupakan kegiatan yang tepat sasaran. Hal ini selain keinginan dari masyarakat dan Kepala Lurah setempat, juga kondisi buku sumbangan dari beragam institusi/instansi yang belum terkelola dengan baik. Peletakkan buku hanya dilakukan sembarang dan di dalam dus, tentunya selain tak bisa terakses oleh masyarakat juga mempercepat rusaknya kondisi buku yang ada.
Terdapat sekitar 814 jenis buku, yang merupakan kelompok buku-buku pertanian, perikanan, agama, pemerintahan, keterampilan, dll. Melalui kegiatan ini telah dilakukan inventarisasi dan katalogisasi secara sederhana, termasuk pemasangan papan nama untuk memudahkan peminjam menelusuri letak dan posisi buku.
Saran agar pihak Kelurahan Serangan dapat mengadakan kegiatan-kegiatan pengabdian masyarakat sejenis ini pada saat wilayah Kelurahan ini akan mendapatkan kunjungan kegiatan pengabdian masyarakat dari berbagai institusi, khususnya lembaga pendidikan tinggi (universitas, dll). Diutamakan agar program yang bia dijalankan adalah inventarisasi peminjam di Kelurahan Serangan serta pembuatan kartu peminjam aktif.
Buku-buku sumbangan hendaknya disimpan pada tempat yang aman, jauh dari kelembaban serta tetap dilakukan invetarisasi dan katalogisasi sederhana. Kegiatan inventarisasi dan katalogisasi sebaiknya segera dilaksanakan sesaat setelah ada sumbangan /hibah buku tiba atau dengan kata lain tidak menunda kegiatan inventarisasi dan katalogisasi buku sebab untuk mencegah terjadinya penumpukan koleksi buku yang ada di perpustakaan.
Apabila kondisi ini terjadi maka kegiatan inventarisasi dan katalogisasi tentunya juga akan semakin kompleks dan memakan waktu yang cukup lama. Kegiatan inventarisasi dan katalogisasi bisa dilakukan secara berkelanjutan, termasuk dikerjasamakan dengan pihak FISIP Universitas Udayana mengingat
di FISIP Universitas Udayana terdapat program D3 Perpustakaan, sehingga sumber daya mahasiswa dapat dilibatkan dalam magang dan kegiatan praktek lapangan.
Penggunaan Dana /Anggaran Kegiatan Pengabdian Masyarakat Inventarisasi dan Katalogisasi Koleksi Pustaka/Buku Bacaan Perpustakaan Kelurahan Serangan, Kecamatan Denpasar Selatan,
Kota Denpasar
Kegiatan Harga Satuan dan Jumlah (volume)
Total
1. Persiapan (foto copy, surat menyurat) 77 lbr x Rp. 200 Rp. 15.400 2. Workshop Kit Penggandaan Materi Notes Bolpoint Kertas Buram 10 eks. X @Rp. 200,- 25 Buah x @Rp. 5.000,- 2 Dos x @Rp. 20.000,- 3 Rim x @Rp. 23.000,- Rp. 2.000,- Rp. 125.000,- Rp. 40.000,- Rp. 69.000,- 2. Fotocopy kartu katalog
dan
Kartu identitas buku
Kartu Pengembalian Buku
Kartu katalog 814 lbr x @ Rp. 200 Kartu identitas buku 814 lbr x @ Rp. 200 Kartu pengembalian buku 814 lbr x @ Rp. 200 Rp. 162.800 Rp. 162.800 Rp. 162.800 3. Alat-Alat - Kertas HVS 4 rim - Isolatip bening 15 pak - Buku tulis besar 2 - Bolpoint 5 biji - Cutter 5 buah - Kertas Buffalo 10
lembar
- Lem kertas 5 buah - CD rewritable 5 keping - Spidol Hitam 5 biji
Rp. 25.000 Rp. 8.000 Rp. 20.000 Rp. 3.000 Rp. 5.000 Rp. 5.000 Rp. 1.500 Rp. 2.500 Rp. 3.500 Rp. 100.000 Rp. 120.000 Rp. 40.000 Rp. 15.000 Rp. 25.000 Rp. 50.000 Rp. 7.500 Rp. 12.500 Rp. 17.500 4. Konsumsi
25 kotak nasi
Air mineral tanggung Air mineral gelas
2 hari 25 kotak x @ Rp. 15.000 x 2 hari 3 x @ Rp. 2.500 2 dus x @ Rp. 18.000 Rp. 750.000 Rp. 7.500 Rp. 36.000 5. Perjalanan Bensin 50 liter Rp. 4.500 Rp. 225.000
6. Cetak dan Laminating Papan Nama Buku
9 bh x Rp. 5.000 Rp. 45.000
7. Banner Acara 1 bh x Rp. 200.000 Rp. 200.000
8. Cuci Cetak Foto 72 lbr x Rp. 1.000 Rp. 72.000
9. Pembuatan Laporan Akhir - Print - Jilid - Fotocopy 25 lbr x @ Rp. 500 6 jilid @ Rp. 1500 25 lbr x 6 kali x Rp. 200 Rp. 51.500 10. Honorarium - Ketua Pelaksana - Anggota Pelaksana 1 orang x @ Rp. 211.700 6 orang x @ Rp. 129.000 Rp. 211.700 Rp. 774.000 TOTAL Rp. 2.800.000
H. Daftar Pustaka
- Darmono, 2001, Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan, Grasindo : Jakarta - Lasa H.S, 2002, Membina Perpustakaan Sekolah, Penerbit Adicita : Surabaya
- Mangunwiyoto, 1990, Membina Perpustakaan Sekolah, Penerbit Kanisius : Yogyakarta - Miswan, 2003, Klasifikasi dan Katalogisasi Koleksi Pustaka, Bahan Semiloka Universitas
Negeri Makassar
- Wawancara dengan Lurah Serangan, Kecamatan Denpasar Selatan, Kota Denpasar, 2 Februari 2011
