PENGUJIAN KETEPATAN DAN PEROLEHAN APLIKASI
ICA-ATOM
SEBAGAI SARANA TEMU KEMBALI ARSIP : STUDI KASUS ARSIP
UNIVERSITAS INDONESIA
Agit Grahito
Jurusan Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Kampus Baru UI Depok, Depok, 16424, Indonesia.
E-Mail : agit.grahito@ui.ac.id
Abstrak
Sebagai bagian dari daur hidup arsip, sistem temu kembali memiliki peranan penting dalam pengelolaan arsip. Hal ini bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali sehingga dapat digunakan sesuai dengan nilai gunanya. Sebagai lembaga kearsipan, Arsip Universitas Indonesia dituntut untuk memiliki sebuah sistem temu kembali arsip yang mampu berjalan dengan baik. Arsip Universitas Indonesia telah memiliki sarana temu kembali berupa aplikasi komputer yaitu SEKAR UI yang berdasarkan pada aplikasi ICA-AtoM. Untuk mengetahui kemampuan sebuah sistem temu kembali maka diperlukan suatu pengujian. Pengujian yang dapat dilakukan adalah pengujian ketepatan (precision) dan perolehan (recall). Hasil pengujian menunjukan bahwa ICA-AtoM sebagai sistem temu kembali arsip berjalan dengan sangat baik. Hal ini terlihat dari hasil percobaan yang mendapatkan rasio perolehan adalah 88,6% dan rasio ketepatan adalah 90,5 %.
Abstract
Recall and Precision Testing of ICA-AtoM Application as an Archives Retrieval Tool : Case Study Arsip Universitas Indonesia. As a part of record life cycle, retrieval systems has an important role in a record management. That means, if a record can be retrieve then it can be use by it’s own purpose. As a record institution, Arsip Universitas Indonesia was driven to have a retrieval systems that can run well. Arsip Universitas Indonesia have had a computer application based retrieval tool called SEKAR UI which is based on ICA-AtoM. To know the retrival ability of the systems, we must conduct a test. The test can be done by precision and recall testing. The result shows that ICA-AtoM as a retrieval Systems runs very well. From the Test we had a result 88,6% of recall ratio and 90,5% of precision ratio.
Keywords:Retrieval, Recall, Precision, ICA-AtoM, SEKAR UI
Pendahuluan.
Latar Belakang. Teknologi informasi pada saat ini telah banyak berpengaruh dalam kehidupan manusia. Salah satu bidang yang terkena dampak perkembangan teknologi informasi adalah kearsipan. Pada masa lalu arsip kebanyakan berbentuk lembaran-lembaran kertas atau media-media tercetak lainnya. Pada saat ini kebanyakan organisasi lebih memilih menggunakan komputer dalam menciptakan sebuah dokumen. Dengan menggunakan aplikasi
yang berbasiskan komputer seperti itu maka arsip yang dihasilkan oleh organisasi tersebut berbentuk arsip elektronik. Kelebihan yang dimiliki oleh arsip elektronik adalah arsip elektronik mengandung informasi yang dapat dibaca oleh mesin, sehingga dalam pengelolaannya dapat menggunakan mesin seperti komputer. Akan tetapi arsip elektronik juga memiliki kekurangan, yaitu membuat kita bergantung terhadap teknologi. Walaupun arsip elektronik memiliki kekurangan, pada kenyataannya arsip jenis ini semakin banyak digunakan dan akan menjadi standar media arsip di masa depan.
Dalam pengelolaan arsip konvensional, arsip dikelola berdasarkan tahapan yang ada pada daur hidup arsip. Namun, dengan adanya teknologi informasi di bidang kearsipan, waktu, biaya dan tempat yang diperlukan untuk tahapan-tahapan yang ada pada daur hidup arsip dapat ditekan. Arsip elektronik lebih mudah dalam pengelolaannya karena tidak memerlukan banyak tempat untuk penyimpanan dan juga dalam hal penciptaan atau penerimaan, penggunaan, temu kembali bahkan penyusutannya dapat dibantu dengan mesin. Sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan secara cepat dan efisien.
Salah satu proses yang ada pada daur hidup arsip adalah proses temu kembali. Dengan adanya arsip yang disimpan pada unit kearsipan, maka diperlukan sebuah sistem temu kembali arsip yang baik. Hal ini bertujuan agar proses temu kembali arsip tersebut dapat berjalan dengan baik, sehingga arsip tersebut dapat disimpan, ditemukan dan digunakan kembali oleh pengguna yang memiliki akses terhadap arsip tersebut sesuai dengan kebutuhannya. Dalam penerapannya, arsip elektronik terbagi atas dua jenis yaitu arsip elektronik yang dari awal penciptanya berbentuk digital (Born digital) dan arsip elektronik yang merupakan hasil dari alih media.
Sistem temu kembali arsip elektronik memiliki kecenderungan untuk digunakan pada arsip yang dari awal penciptanya berbentuk digital (Born digital). Hal ini karena jenis arsip tersebut pada awal penciptanya sudah dideskripsikan sesuai dengan sistem elektronik yang dapat terbaca oleh mesin. Sedangkan untuk arsip elektronik yang merupakan hasil dari alih media, deskripsi arsipnya dibuat ulang kembali untuk menyesuaikan dengan sistem temu kembali elektronik. Walaupun begitu sistem temu kembali arsip elektronik dapat digunakan pada kedua jenis arsip elektronik tersebut jika deskripsi arsipnya sudah sesuai dengan sistem temu kembali sehingga dapat terbaca oleh sistem melalui mesin.
Dalam proses temu kembali arsip elektronik, dibutuhkan sebuah alat temu kembali yang dapat membaca deskripsi arsip yang ada pada arsip elektronik tersebut, sehingga arsip
tersebut dapat ditemukan kembali. Pada saat ini terdapat sejumlah alat temu kembali yang berupa aplikasi komputer yang dapat digunakan, salah satunya adalah ICA-AtoM. ICA-AtoM
merupakan sebuah aplikasi open source yang dikembangkan oleh International Council on Archive (ICA). Aplikasi tersebut dikembangkan untuk digunakan dalam mempermudah pengelolaan arsip khususnya dalam hal pendeskripsian dan temu kembali arsip. Selain itu,
ICA-AtoM dikembangkan oleh ICA yang merupakan sebuah organisasi yang cukup dikenal dalam dunia kearsipan sebagai penyusun standar-standar kearsipan yang sudah banyak digunakan di dunia pada saat ini.
Pengelolaan arsip perguruan tinggi telah diatur dalam Undang-Undang 43 Tahun 2009 Pasal 27. Undang-Undang tersebut menyebutkan bahwa perguruan tinggi khususnya perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Untuk mengamalkan undang-undang tersebut maka perguruan tinggi perlu membentuk unit kearsipan. Melihat kondisi seperti itu maka perguruan tinggi perlu melakukan pengelolaan arsip melalui unit kearsipan. Salah satu hal penting yang ada dalam pengelolaan arsip adalah memiliki sistem temu kembali yang bisa diandalkan. Sistem temu kembali yang baik menghasilkan proses penemuan kembali arsip menjadi cepat dan tepat.
Sebagai salah satu perguruan tinggi terbesar di Indonesia tentunya Universitas Indonesia memiliki arsip yang berkaitan dengan fungsi organisasinya. Arsip yang dimiliki oleh Universitas Indonesia sesuai dengan kegiatan yang dihasilkan dari pelaksanaan fungsi utama perguruan tinggi. Universitas Indonesia sebagai salah satu perguruan tinggi yang terdepan dalam pengembangan ilmu informasi, telah memiliki alat temu kembali arsip berupa aplikasi kearsipan yaitu ICA-AtoM. Pada saat ini terdapat 4 unit yang telah menggunakan ICA-AtoM
sebagai alat temu kembali arsip di lingkungan Universitas Indonesia. Beberapa unit tersebut adalah Unit kearsipan PAU lantai 6, Unit Kearsipan FISIP UI, Unit Kearsipan FE UI dan Kantor Arsip UI.
Tentunya untuk melihat apakah sistem temu kembali tersebut berjalan baik atau tidak, diperlukan sebuah evaluasi. Evaluasi tersebut dilakukan untuk melihat kemampuan sistem temu kembali dalam memenuhi kebutuhan pengguna informasi. Penelitian ini dilakukan untuk melihat kemampuan temu kembali ICA-AtoM sebagai sarana temu kembali di arsip Universitas Indonesia. Dalam evaluasi sistem temu kembali terdapat beberapa kriteria yang dapat digunakan. Penelitian ini menggunakan dua kriteria dalam melakukan evaluasi sistem. Kedua kriteria tersebut adalah perolehan (recall) dan ketepatan (precision).
Masalah Penelitian. Penerapan ICA-AtoM tentunya akan mempengaruhi proses pengelolaan arsip khususnya proses temu kembali arsip di lingkungan perguruan tinggi yang sebelumnya dilakukan secara manual. Sehingga, masalah yang ingin diangkat melalui penelitian ini adalah bagaimana kemampuan temu kembali ICA-AtoM sebagai sarana temu kembali di arsip Universitas Indonesia dengan menguji ketepatan dan perolehan dokumen.
Tujuan Penelitian. Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk mengetahui kemampuan temu kembali ICA-AtoM sebagai sarana temu kembali di arsip Universitas Indonesia. Hal tersebut dilakukan melalui evaluasi sistem temu kembali dengan cara menghitung rasio tingkat ketepatan dan perolehan dokumen yang dilakukan terhadap sistem tersebut.
Tinjauan Teoritis.
Manajemen Arsip. Sebelum kita dapat memahami manajemen arsip tentunya kita perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan arsip itu sendiri. Menurut Read & Ginn (2008: 4), “record is stored information made or received by an Organization that is evidence of its operations and has value requiring its retention for a specific period of Time”. Sedangkan ISO 15489 mendefinisikan arsip sebagai sebuah informasi yang dibuat, diterima dan dikelola dari sebuah organisasi maupun perseorangan sebagai bukti transaksi dari suatu kegiatan. Maka dari penjelasan tersebut, arsip adalah informasi yang tersimpan yang dibuat atau diterima sebuah organisasi sebagai bukti dari kegiatan dan memiliki nilai sesuai dengan masa retensinya. Dengan melihat pentingnya arsip sebagai bukti dari suatu kegiatan yang tercantum pada definisi yang telah disebutkan, maka arsip perlu dikelola dengan baik. Tentunya hal ini memerlukan suatu sistem manajemen arsip yang baik agar mencapai tujuan tersebut.
Dalam manajemen pengelolaan arsip perlu diperhatikan prinsip utama pengelolaan arsip, hal ini diperlukan untuk menjaga nilai dari sebuah arsip. Terdapat dua prinsip utama dalam pengelolaan arsip, prinsip-prinsip tersebut adalah prinsip Provenace dan prinsip Original Order. Dengan mengetahui prinsip utama arsip maka proses penataan arsip dapat dilakukan dengan baik. Dalam proses penataan arsip diperlukan deskripsi arsip agar arsip tersebut dapat tersusun dengan rapi sehingga mempermudah proses simpan dan temu kembali. Himpunan dari arsip-arsip yang tersusun atas satu nama pembuat arsip kemudian selanjutnya akan disusun atas satu unit deskripsi dengan cara penyusunan secara hierarkis (multilevel description) seperti series, file, dan item.
Daur hidup arsip adalah tahap-tahap pengelolaan arsip dari mulai arsip diciptakan hingga arsip tersebut disusutkan. Dalam daur hidup arsip pada tahap pengelolaan arsip terdapat proses temu kembali. Proses temu kembali memegang peranan penting dalam pengelolaan arsip. Hal ini karena dengan adanya proses temu kembali informasi maka arsip yang tersimpan dapat ditemukan kembali untuk kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan pengguna arsip.
Media, Akses dan Penyimpanan Arsip Elektronik. Arsip elektronik sesuai dengan karakteristiknya mengandung informasi yang dapat dibaca oleh mesin. William Saffandy (2009: 3) berpendapat bahwa pada saat ini arsip elektronik sudah dijadikan sebagai sumber informasi yang penting sebagai bahan dalam rencana jangka panjang organisasi dan juga sebagai bahan untuk mengambil keputusan ataupun kebijakan. Dengan menyadari akan hal tersebut maka beberapa organisasi telah menerapkan kontrol terhadap penciptaan, penyimpanan dan retensi dari arsip elektronik. Sehingga, dalam pengelolaan arsip elektronik perlu diperhatikan karakteristik dan kemampuan dari suatu sistem pengelolaan arsip agar dalam proses penciptaan, simpan dan temu kembali arsip elektronik tersebut dapat berjalan secara efektif.
Temu Kembali Informasi. Proses temu kembali memegang peranan penting dalam pengelolaan arsip. Menurut Sulistyo-Basuki (1992), temu kembali informasi meliputi sejumlah kegiatan yang bertujuan menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Dengan adanya temu kembali arsip para pengguna yang membutuhkan arsip dapat mengakses arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang dimilikinya. Untuk memenuhi kebutuhan akan temu kembali yang handal maka dibutuhkan sebuah sistem temu kembali. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mengumpulkan dan mengelola informasi pada satu atau lebih subjek untuk kemudian menyediakannya secepat mungkin kepada pengguna (Chowdurry, 2004: 2).
Sistem temu kembali informasi berfungsi untuk menganalisis pertanyaan (query) pengguna yang merupakan representasi dari kebutuhan informasi untuk mendapatkan pernyataan-pernyataan penelusuran yang tepat. Selanjutnya pernyataan-pernyataan-pernyataan-pernyataan penelusuran tersebut dipertemukan dengan informasi yang telah terorganisasi dengan suatu fungsi penyesuaian (matching function) tertentu sehingga ditemukan dokumen atau sekumpulan dokumen yang diminta oleh pengguna. Dalam proses sistem temu kembali elektronik pada umumnya memiliki kesamaan dengan gambaran besar dari sebuah proses temu kembali informasi. Akan
tetapi dalam proses temu kembali elektronik terdapat hal penting yang perlu diperhatikan yaitu pangkalan data. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 1 berikut.
Gambar 1. Arsitektur Software Sederhana Aplikasi Temu Kembali
Sumber: Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier, 1999: 10
Logika Boolean (Boolean logic). Dalam proses temu kembali informasi tentunya diperlukan sebuah teknik atau strategi penelusuran. Salah satu teknik penelusuran yang bisa digunakan dalam proses temu kembali yang bersumber pada pangkalan data adalah dengan menggunakan model penelusuran Boolean. Teknik ini pertama kali ditemukan oleh George Boole (1815-1864) dengan menggunakan logika yang diciptakan oleh dia sendiri yaitu
Boolean Logic atau Logika Boolean. Dalam model penelusuran Boolean, Logika Boolean menggunakan tiga buah operator, operator tersebut adalah “AND”, “OR” dan “NOT”.
Gambar 2. Diagram Venn Boolean Logic
Pangkalan Data. Pangkalan data diperlukan untuk menyimpan data tentang arsip elektronik tersebut, sehingga data yang tersimpan dapat ditemukan kembali. Pangkalan data merupakan
koleksi data terorganisasi yang tersimpan dalam suatu wadah penyimpanan yang saling berkaitan satu sama lain dan dapat diakses oleh lebih dari satu pengguna, sehingga data tersebut dapat ditelusur untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Menurut Chowdurry (2004: 15), terdapat dua tipe pangkalan data, yaitu pangkalan data rujukan (reference database) dan pangkalan data sumber (source databases).
Di dalam pangkalan data terdapat sebuah model jaringan entitas yang membuat proses dari suatu sistem dapat terlihat jelas. Model dari jaringan entitas tersebut disebut ERD (Entity Relational Diagram). ERD menekankan pada struktur dan hubungan antar data, berbeda dengan DFD (Data Flow Diagram) yang merupakan model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh sistem pangkalan data (Nina, 2009 : 27).
Gambar 3. Contoh Entity Relational Diagram (ERD)(kiri) dan Contoh Data Flow Diagram (DFD)(kanan)
Pengindeksan. Pengindeksan adalah proses menentukan dan menerapkan istilah atau kode ke arsip sehingga dapat ditemukan kembali. Dengan adanya indeks maka dapat mempermudah dan mempersingkat waktu temu kembali arsip. Dalam perkembangannya terdapat 2 metode yang dapat digunakan dalam pengindeksan subjek, yaitu Pengindeksan konsep (Assigment indexing) dan Pengindeksan kata (Derivative indexing) (Irma, 2010: 1).
Pengindeksan pada arsip dilakukan dengan cara pembuatan deskripsi arsip. Pembuatan deskripsi arsip bertujuan untuk memudahkan proses simpan dan temu kembali arsip, sehingga arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi dapat dikelola dengan baik dan juga dapat digunakan kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Metadata. Menurut salah satu kamus ilmu komputer, metadata adalah data yang berisikan informasi dari suatu dokumen yang terdiri dari deskripsi isi, kualitas, kondisi dan karakteristik dari suatu dokumen (dalam Tailor, 1999 : 77). Arlene G. Tailor yang merupakan
ahli di bidang arsip mengatakan definisi dari kamus ilmu komputer tersebut sudah benar, tetapi dia menambahkan bahwa metadata tidak hanya digunakan pada sistem temu kembali, tetapi juga digunakan pada sistem manajemen dan pemeliharaan dari suatu paket informasi yang di deskripsikan (Tailor, 1999 : 77).
Gilliland-Swetland (dalam Chowdurry, 2004: 52) mengklasifikasikan metadata dalam lima kategori sesuai dengan kegunaannya. Metadata tersebut adalah metadata administratif, deskriptif, preservasi, teknis, dan hubungan metadata dan penggunaannya. Standar metadata dibuat oleh para ahli dalam area subjek yang berbeda, sumber-sumber informasi, pengguna dan kegunaannya, permintaan menyeluruh terhadap penemuan sumber dan deskripsi dari sebuah domain spesifik.Beberapa contoh metadata yang dapat digunakan dalam dunia kearsipan yaitu, Dublin Core, ISAD (International Standard Archival Description) dan EAD.
ICA AtoM. ICA-AtoM adalah sebuah aplikasi berbasis web, aplikasi opensource yang ditujukan untuk pendeskripsian arsip dengan menggunakan standar deskripsi kearsipan yang dikembangkan oleh ICA (Intenational Council of Archives). ICA-AtoM sendiri merupakan singkatan dari International Council on Archives – Access to Memory. Beberapa fitur unggulan yang terdapat pada ICA AtoM adalah mendukung berbagai macam bahasa, salah satunya bahasa Indonesia sehingga memudahkan dalam pengoperasiannya. Aplikasi ini dapat menghubungkan arsip dengan penciptanya maupun tempat penyimpanannya, dapat mengelola arsip elektronik yang disimpan pada pangkalan data. Selain itu, aplikasi ini dapat melakukan ekspor maupun impor metadata dalam bentuk XML (Extensible Markup Language) atau CSV (comma separated values) sehingga mendukung interoperabilitas dengan sistem pengelolaan arsip lainnya.
Perolehan dan Ketepatan. Dalam pengujian sistem temu kembali informasi (arsip) terdapat dua indikator yang bisa dipakai. Indikator tersebut adalah rasio perolehan dan ketepatan dokumen. Istilah perolehan ditujukan untuk mengukur perolehan suatu sistem dalam menemukan kembali informasi (arsip). Sedangkan istilah ketepatan ditujukan untuk mengukur ketepatan suatu sistem dalam menemukan kembali informasi (arsip). Nilai dari perolehan dan ketepatan suatu sistem temu kembali dapat dipengaruhi oleh kebijaksanaan pengindeksan. Kebijaksanaan tersebut mencakup kebijaksanaan mengenai dua hal yaitu kelengkapan (exhaustivity) dan kekhususan (specificity).
Metode Penelitian.
Pendekatan yang digunakan pada penelitian ini adalah pendekatan kuantitatif. Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Sedangkan metode yang digunakan pada penelitian ini adalah dengan metode eksperimen. Selain itu penelitian ini diperkuat oleh data wawancara dan studi pustaka yang dilakukan pada lingkungan kearsipan Universitas Indonesia, khususnya pada unit Kantor Arsip UI dan unit Kearsipan PAU UI.
Pada penelitian eksperimen, metode pengumpulan data yang umumnya digunakan adalah memberikan percobaan kepada sistem. Hal ini dilakukan untuk mengetahui tingkat perolehan dan ketepatan yang dapat dihasilkan oleh sistem. Percobaan yang diberikan terdiri atas istilah, kata atau kombinasi dari keduanya yang terpilih. Daftar istilah yang dipilih untuk percobaan adalah sebagai berikut.
Unit Kearsipan PAU UI. 1. Asrama
2. Lift
3. Bangunan "AND" Asrama 4. Bangunan "NOT" Asrama 5. Bangunan "OR" Asrama 6. Center Japanese Studies 7. Denah
8. Denah "AND" Lantai 9. Denah "NOT" Lantai 10. Denah "OR" Lantai 11. Depok
12. FE
13. Jakarta Selatan
14. Kampus "AND" Depok 15. Kampus "NOT" Depok 16. Kampus "OR" Depok 17. Menara
18. Menara "AND" air 19. Menara "NOT" air 20. Menara "OR" air
Kantor Arsip UI. 1. BAKN 2. CPNS 3. Cuti 4. Pensiun 5. Meninggal 6. Wafat 7. Kepegawaian
8. Status "AND" Kepegawaian 9. Status "OR" Kepegawaian 10. Status "NOT" Kepegawaian 11. Tunjangan
12. Tunjangan "AND" Pendidikan 13. Tunjangan "OR" Pendidikan 14. Tunjangan "NOT" Pendidikan 15. SK "AND" pengangkatan 16. SK "OR" pengangkatan 17. SK "NOT" pengangkatan 18. Nota "AND" Persetujuan 19. Nota "OR" Persetujuan
Kemudian istilah-istilah tersebut di masukan ke dalam kolom pencarian sederhana ICA-AtoM dan kolom pencarian detail dengan ditambah dengan operator-operator Logika
Boolean. Istilah tersebut dipilih berdasarkan istilah-istilah yang dapat menimbulkan masalah dalam pencarian jika tidak dikendalikan. Pembatasan dokumen pada Unit kearsipan PAU UI adalah arsip tentang blueprint bangunan UI dengan kode klasifikasi LOG.00, sedangkan pada Unit kantor Arsip UI adalah arsip tentang personal file pegawai UI dengan kode klasifikasi SDM.07. Kemudian data yang telah terkumpul di masukan ke dalam tabel 1 untuk selanjutnya dilakukan analisis data.
Tabel 1. Tabel pengumpulan data Istilah Boolean
Logic
Ditemukan
kembali Relevan
Total
Data-data yang diperoleh dari pemberian percobaan yang didukung oleh data wawancara yang kemudian akan diolah sesuai dengan kebutuhan penelitian. Pengolahan data-data tersebut dilakukan melalui tahapan analisis data yaitu :
(a) Pemindahan data, tahap ini berisi kegiatan memindahkan data-data mentah yang berasal dari percobaan maupun wawancara yang berupa data tercetak maupun digital.
(b) Reduksi data, pada tahap ini data-data yang telah terkumpul kemudian di seleksi berdasarkan kebutuhan penelitian. Sehingga, data-data yang tidak dibutuhkan untuk penelitian dapat disingkirkan.
(c) Penyajian data, pada tahap ini data yang telah diklasifikasikan kemudian disajikan ke dalam bentuk tabel maupun grafik.
(d) Penganalisaan data, setelah semua data yang diperlukan terkumpul kemudian data-data tersebut diolah untuk kemudian dianalisa sesuai dengan masalah dan tujuan penelitian yang akan dilakukan.
Untuk data wawancara, hasil wawancara dianalisa sesuai dengan kebutuhan penelitian. Sedangkan hasil dari eksperimen yang diperoleh dari pemberian percobaan (treatment), data dianalisa menggunakan matriks perolehan dan ketepatan yang ada pada tabel 2 berikut.
Tabel 2. Matriks Perolehan dan Ketepatan
Query Relevan Tidak
relevan Total Ditemukan kembali a (sukses) b (gangguan) a + b Tidak ditemukan
kembali c (lalai) d (ditolak) c + d
Total a + c b + d a + b + c + d
Kemudian berdasarkan matriks tersebut, tingkat Perolehan dan ketepatan dapat diukur dengan menggunakan rumus :
Perolehan = [a/ (a+c)] x 100% Ketepatan = [a/ (a+b)] x 100%
Sehingga, prinsipnya rumus untuk mengukur perolehan dan ketepatan dapat di tunjukan sebagai berikut.
!"#$%"ℎ!" =!"#$%ℎ !"#$% !"#"$%& !"#$ !"#$%&'() !"#$%&' !"#$%ℎ !"#$% !"#$ !"#"$%& !"#"$ !"#$!%&
!"#"$%#%&= !"#$%ℎ !"#$% !"#"$%& !"#$ !"#$%&'() !"#$%&' !"#$%ℎ !"#$% !"#$ !"#$%&'() !"#$%&'
Hasil dan Pembahasan.
ICA-AtoM adalah aplikasi berbasis web yang diperuntukkan untuk membantu dalam pengelolaan arsip. Aplikasi ini dikembangkan oleh ICA (International Council of Archives), sebuah organisasi kearsipan dunia yang telah membuat standar-standar dalam pengelolaan arsip. Dalam sebuah sistem informasi diperlukan entitas-entitas yang saling berhubungan agar sistem tersebut dapat bekerja. Entitas-entitas yang ada pada ICA-AtoM adalah Accession Record, Archival Descriptions, Authority Records, Archival Institution, Function, Right Records, dan Terms. Dalam sebuah sistem pengelolaan arsip khususnya dalam pendeskripsian arsip, ICA-AtoM tentunya memiliki standar deskripsi. Standar deskripsi yang digunakan pada ICA-AtoM adalah standar yang diciptakan oleh ICA sendiri yaitu ISAD(G) , ISDIAH, ISAAR. Dengan melihat arsitektur dan hubungan antar entitas yang ada pada aplikasi
adalah jenis pangkalan data rujukan. Pangkalan data ini bertujuan membantu pengguna untuk menuju sumber informasi.
Gambar 4. Gambaran ERD (Entity Relational Diagram) Aplikasi ICA-AtoM
Sumber: ICA-AtoM User Manual, 2013
Dalam menjawab tuntutan akan sebuah sistem pengelolaan yang dapat diandalkan maka Arsip Universitas Indonesia membutuhkan sebuah sistem pengelolaan arsip yang baik. Menyadari hal tersebut maka Arsip Universitas Indonesia memutuskan untuk mengembangkan sebuah sistem otomasi kearsipan yang dapat mengelola arsip elektronik tersebut berdasarkan aplikasi kearsipan yang telah ada yaitu ICA-AtoM. Aplikasi tersebut diberi nama Sistem Elektronik Kearsipan Universitas Indonesia atau dapat disingkat menjadi SEKAR UI.
Sistem lnformasi Kearsipan Universitas Indonesia (SEKAR UI) adalah aplikasi berbasis web
yang ditujukan untuk membantu arsiparis dalam mengelola arsip. Sistem ini dikembangkan berdasarkan ICA-AtoM yang dimodifikasi sedemikian rupa sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan sistem pengelolaan arsip yang ada di Universitas Indonesia. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu staf dalam pengelolaan arsip terutama dalam hal pendeskripsian arsip.
Level hak akses yang ada pada SEKAR UI serupa dengan level akses yang ada pada ICA-AtoM dengan sedikit modifikasi untuk disesuaikan dengan kebutuhan Arsip Universitas Indonesia. Dengan adanya aplikasi kearsipan tentunya proses pengelolaan arsip menjadi lebih mudah dan cepat.
Gambar 5. Level hak akses SEKAR UI
Sumber: Manual Sistem Informasi Kearsipan Universitas Indonesia, 2013
Pengelolaan arsip dimulai dari penciptaan dan penerimaan, penyimpanan, penggunaan, dan penyusutan arsip. Pada proses penciptaan dan penerimaan arsip, arsip tersebut diciptakan oleh unit kerja organisasi yang ada di lingkungan Universitas Indonesia. Setelah itu arsip tersebut diterima oleh masing-masing unit kearsipan untuk dideskripsikan atau di alihmediakan terlebih dahulu jika arsip tersebut ingin diubah bentuknya menjadi arsip elektronik. Arsip tersebut dideskripsikan menggunakan metadata yang telah ditentukan.
Tabel 3. Metadata aplikasi SEKAR UI
No Metadata Informasi yang terkandung
1 Identifier Kode unik referensi spesifik berupa angka, huruf maupun kombinasinya
2 Judul Judul berkas Arsip
3 Tanggal Tanggal berkas arsip dideskripsikan 4 Level deskripsi Level deskripsi sesuai dengan
kebijakan manajemen kearsipan 5 Ukuran dan
media
Jumlah berkas arsip maupun media yang digunakan
6 Unit Organisasi Unit organisasi yang melakukan pengelolaan dan penyimpanan arsip 7 Pencipta arsip Pencipta arsip yang dideskripsikan 8 Cakupan isi Informasi ringkas mengenai berkas
yang sedang dideskripsikan
9 Klasifikasi klasifikasi arsip sesuai dengan skema klasifikasi yang telah dimiliki 10 Lokasi Lokasi arsip tersebut disimpan 11 Status
Status arsip, permanen, dinilai kembali, usul musnah, aktif atau inaktif
Dalam pendeskripsiannya arsip yang ada pada SEKAR UI terbagi atas 4 level yaitu level 1-Grup/ Kelompok Kerja, level 2-Unit Kerja/ Unit Arsip, level 3-Klasifikasi, level 4-Berkas Arsip. Hal tersebut dilakukan untuk mempermudah temu kembali arsip. SEKAR UI menggunakan standar metadata ICA yaitu ISAD(G) dalam melakukan deskripsi arsip.
Jenis metadata yang digunakan ICA-AtoM dalam proses pendeskripsian arsipnya adalah jenis metadata deskriptif. Metadata deskriptif bertujuan untuk mendeskripsikan atau mengidentifikasi sumber-sumber informasi sehingga membantu dalam proses temu kembalinya. Setelah arsip-arsip tersebut dideskripsikan, langkah selanjutnya yang akan dilakukan penyimpanan arsip dengan cara diberkaskan terlebih dahulu.
Pemberkasan arsip di Arsip Universitas Indonesia tersusun dalam rangkaian hierarkis yang saling berkaitan. Urutan hierarkis yang terdapat pada SEKAR UI adalah Group, Sub-Group, Collection, Unit, File dan Item. Setelah arsip diberkaskan, arsip-arsip tersebut kemudian disimpan pada tempat penyimpanan yang telah disediakan.
Gambar 5. Model Pemberkasan Arsip Pada Aplikasi SEKAR UI
Sumber: Manual Sistem Informasi Kearsipan Universitas Indonesia, 2013
Untuk penggunaan arsip, erat kaitannya dengan hak akses masing-masing pengguna dengan melihat kebijakan informasi publik universitas. Hal tersebut juga digunakan memastikan keamanan arsip dari pengaksesan secara ilegal, sehingga arsip terjaga dari hal-hal yang tidak diinginkan seperti dihancurkan, dihapus atau diubah tanpa izin.
Agar informasi yang terkandung di dalam arsip terjaga, maka perlu dilakukan perawatan dan pelestarian arsip. dengan adanya perawatan tersebut arsip dapat diakses dan digunakan sesuai dengan nilai gunanya. Penyusutan arsip dilakukan dengan cara menilai arsip tersebut.
Sehingga, arsip tersebut dapat dimusnahkan atau ditinjau kembali untuk kembali disimpan melalui proses penerimaan arsip sesuai dengan daur hidup arsip.
Proses temu kembali arsip dilakukan melalui fitur pencarian sederhana dan pencarian detail. Selain melalui penelusuran sederhana dan penelusuran detail, proses temu kembali arsip dapat dilakukan dengan menelusur arsip berdasarkan unit organisasi. Pengguna juga dapat menelusur melalui kode klasifikasi arsip sebagai akses poin subjek maupun lokasi fisik arsip tersebut disimpan. Penelusuran ini cukup membantu dalam penelusuran arsip jika kita hanya mengetahui kode klasifikasi arsip maupun lokasi arsip tersebut tersimpan.
Proses awal pengindeksan pertama-tama dilakukan dengan menentukan nomor klasifikasi arsip dengan cara menilai subjek dari berkas suatu arsip. Nomor klasifikasi tersebut ditentukan dengan melihat skema klasifikasi yang telah dimiliki oleh Arsip Universitas Indonesia. Kemudian nomor klasifikasi tersebut dikombinasikan dengan karakter unik untuk dijadikan sebagai identifier dalam metadata arsip, pada setelah itu dapat mengisi deskripsi arsip yang telah ditentukan oleh metadata.
Melihat proses temu kembali yang ada pada SEKAR UI maka metode pengindeksan yang digunakan adalah metode gabungan antara pengindeksan kata dan pengindeksan konsep. Kebijaksanaan pengindeksan dalam penentuan akses poin subjek yang dipilih pada SEKAR UI adalah kekhususan (specificity). Hal tersebut tercermin dari proses pemberkasan arsip yang menganut sistem hierarkis dan skema klasifikasi arsip yang mengatur klasifikasi arsip dari subjek-subjek umum ke khusus.
Terdapat 40 istilah yang diberikan kepada sistem pada percobaan ini. Percobaan ini dilakukan terhadap 2 unit kearsipan yang berada di lingkungan Universitas Indonesia, yaitu pada Unit Kearsipan Pusat Administrasi Universitas (Unit Kearsipan PAU UI) dan Unit Kantor Arsip Universitas Indonesia (Kantor Arsip UI).
Penentuan relevansi dokumen dilihat dari isi deskripsi ringkas dan kode klasifikasi dokumen arsip. Selain itu, peneliti juga mengecek secara langsung jumlah fisik dokumen untuk mengetahui apakah jumlah dokumen yang masuk ke dalam sistem sesuai dengan jumlah fisiknya. Total arsip yang terdapat pada Unit kearsipan PAU UI berjumlah 57 arsip yang telah diberkaskan, sedangkan pada Unit Kantor Arsip UI berjumlah 316 arsip yang telah diberkaskan. Contoh penggunaan matriks perolehan dan ketepatan pada Unit Kearsipan PAU UI diperlihatkan pada tabel 4 dengan menggunakan istilah BAKN.
Tabel 4. Hasil percobaan dengan menggunakan istilah BAKN
BAKN Relevan Tidak
Relevan Total
Ditemukan kembali 12 1 13
Tidak ditemukan kembali 0 303 303
Total 12 304 316
Perolehan 100%
Ketepatan 92%
Pada istilah ini terdapat 13 arsip yang ditemukan kembali akan tetapi hanya terdapat 12 arsip yang relevan. Penentuan relevan tidaknya arsip dilihat dari isi deskripsi ringkas yang berkaitan tentang badan akreditasi kepegawaian negara dan kode klasifikasi SDM.07. Dari data yang didapat maka diperoleh rasio Perolehan 100% dan ketepatan 92%. Rasio perolehan memiliki nilai yang lebih tinggi karena jumlah dokumen yang ditemukan lebih banyak dari jumlah dokumen yang relevan.
Tabel 5. Hasil percobaan pada Kantor Arsip UI
Istilah Rasio (%) Perolehan Ketepatan BAKN 100 92 CPNS 100 100 CUTI 100 75 Pensiun 100 96 meninggal 50 100 wafat 50 100 Kepegawaian 100 100
Status "AND" Kepegawaian 100 100 Status "OR" Kepegawaian 100 100 Status "NOT" Kepegawaian 100 100
Tunjangan 100 100
Tunjangan "AND" Pendidikan 100 100 Tunjangan "OR" Pendidikan 100 100 Tunjangan "NOT" Pendidikan 100 100
SK "AND" pengangkatan 100 94
SK "OR" pengangkatan 100 100
SK "NOT" pengangkatan 100 74
Nota "AND" Persetujuan 100 88
Nota "OR" Persetujuan 100 96
Nota "NOT" Persetujuan 100 100
Melihat rasio perolehan dan ketepatan yang dilakukan pada Kantor Arsip UI, yang diperlihatkan pada tabel 5, maka dapat dikatakan sistem temu kembali berjalan dengan baik. Hal ini terlihat dari rasio rata-rata perolehan mencapai 95% dan rasio ketepatan mencapai 95,8%. Dalam beberapa istilah masih ditemui dokumen-dokumen arsip yang tidak relevan dengan penelusuran, sehingga menyebabkan rasio ketepatan tidak mencapai 100%. Dokumen yang tidak relevan tersebut ditemukan kembali oleh sistem karena di dalam metadatanya mengandung informasi yang berhubungan dengan istilah yang ditelusur, akan tetapi dokumen tersebut nyatanya tidak relevan dengan penelusuran. Pada percobaan ini juga ditemukan gangguan atau noise akibat sinonim. Hal ini terlihat dari percobaan pada istilah wafat dan meninggal. Seharusnya jumlah dokumen relevan yang terpanggil adalah 20 arsip akan tetapi yang terpanggil hanya 10. Selain itu, masih terdapat beberapa dokumen tidak ditemukan kembali. Hal ini karena deskripsi yang ada pada metadata dokumen arsip tersebut tidak terisi dengan lengkap maupun terdapat kesalahan dalam penulisan deskripsi sehingga sistem tidak dapat membacanya.
Tabel 6. Hasil percobaan dengan menggunakan istilah Asrama
Asrama Relevan Tidak
Relevan Total
Ditemukan kembali 38 0 38
Tidak ditemukan kembali 0 19 19
Total 38 19 57
Perolehan 100%
Ketepatan 100%
Contoh penggunaan matriks perolehan dan ketepatan pada Unit Kearsipan PAU UI diperlihatkan pada tabel 6 dengan menggunakan istilah Asrama. Pada istilah ini terdapat 38 arsip yang ditemukan kembali dan tidak terdapat arsip yang tidak relevan. Penentuan relevan tidaknya arsip dilihat dari isi deskripsi ringkas maupun data digital yang berkaitan tentang
blueprint asrama yang ada di lingkungan UI dan kode klasifikasi LOG.00. Dari data yang didapat maka diperoleh rasio Perolehan 100% dan ketepatan 100%. Rasio perolehan dan ketepatan memiliki nilai yang sama karena jumlah dokumen yang ditemukan dan dokumen yang relevan sama.
Tabel 7. Hasil percobaan pada Unit Kearsipan PAU UI Istilah Rasio (%) Perolehan Ketepatan Asrama 100 100 Lift 100 100 Bangunan "AND" Asrama 100 100 Bangunan "NOT" Asrama 100 100
Bangunan "OR" Asrama 100 100
Center Japanese Studies 100 100
Denah 100 70
Denah "AND" Lantai 100 100
Denah "NOT" Lantai 100 100
Denah "OR" Lantai 100 100
Depok 100 100
FE 13 100
Jakarta Selatan 100 100
Kampus "AND" Depok 33 100
Kampus "NOT" Depok 0 0
Kampus "OR" Depok 100 100
Menara 100 100
Menara "AND" air 100 50
Menara "NOT" air 0 0
Menara "OR" air 100 83
Rasio Rata-Rata 82,3 85,2
Melihat rasio perolehan dan ketepatan yang dilakukan pada Unit Kearsipan PAU UI, yang diperlihatkan pada tabel 7, maka dapat dikatakan sistem temu kembali berjalan dengan baik. Hal ini terlihat dari rasio rata-rata perolehan maupun ketepatan mendekati angka 100%, yaitu 82,3% untuk perolehan dan 85,2% untuk ketepatan. Akan tetapi terdapat beberapa istilah yang memiliki rasio 0% hal ini karena dokumen arsip yang memiliki istilah tersebut memang tidak tersedia. Pada percobaan ini masih ditemukan dokumen arsip yang tidak relevan, hal ini karena beberapa arsip yang ditemukan kembali mengandung beberapa kata atau kalimat yang berhubungan dengan istilah yang ditelusur, akan tetapi tidak relevan dengan penelusuran. Selain itu, masih ditemukan dokumen arsip yang tidak ditemukan kembali. Hal ini karena dalam pendeskripsiannya, informasi yang ada dalam metadata tidak terisi dengan lengkap, sehingga membuat sistem tidak dapat membacanya.
Kesimpulan dan Saran.
Kesimpulan yang didapat dari penelitian adalah sistem temu kembali arsip yang dimiliki oleh Arsip Universitas Indonesia sudah sangat baik. Hal ini terlihat dari tingginya rasio rata-rata perolehan maupun ketepatan dokumen arsip melalui aplikasi kearsipan SEKAR UI. Rasio rata-rata perolehan dan ketepatan pada Kantor Arsip UI masing-masing adalah 95% dan 95,8%. Sedangkan Rasio rata-rata perolehan dan ketepatan pada Unit Kearsipan PAU UI masing-masing adalah 82,3% dan 85,2%. Sehingga dapat disimpulkan bahwa rasio perolehan dan ketepatan rata-rata dari kedua unit kearsipan tersebut adalah 88,6% dan 90,5 %. Tingginya angka rasio tersebut disebabkan oleh proses pengindeksan yang baik. Sehingga dokumen yang diminta oleh pengguna dapat ditemukan kembali oleh sistem. Walaupun demikian terdapat beberapa dokumen arsip yang tidak dapat ditemukan kembali maupun tidak relevan.
Berdasarkan kesimpulan yang didapat maka berikut adalah beberapa saran untuk pengembangan aplikasi kearsipan SEKAR UI. Terdapat beberapa dokumen arsip yang tidak dapat ditemukan maupun tidak relevan oleh sistem. Hal ini dapat dihindari dengan meningkatkan ketelitian pendeskripsian arsip dalam pengisian metadata arsip. Sehingga sistem dapat membaca metadata tersebut, dengan begitu kinerja sistem temu kembali arsip akan semakin meningkat. Selain itu, membuatkan informasi tunjuk silang pada sistem, agar gangguan sinonim teratasi sehingga tingkat ketepatan sistem akan meningkat.
Daftar Referensi
Baeza-Yates, Ricardo dan Ribeiro-Neto, Berthier. (1999). Modern Information Retrieval. New York: ACM Press.
Chowdhury, G. G. (2004). Introduction to Modern Information Retrieval. London: Facet Publishing. Creswell, John W. (2010). Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mixed. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. ICA. (2013). ICA AtoM Manual. https://www.ica-atom.org/doc/User_manual. Diakses pada tanggal 20 Maret 2014.
Irma U. Aditirto. (2010). Bahan ajar perkuliahan. Perkembangan Pengindeksan.
http://kokain2010.wikispaces.com/file/detail/Perkembangan%20pengindeksan%20subyek%20revised%202011. pdf. Diakses pada tanggal 10 Maret 2014.
Irma U. Aditirto. (2010). Bahan ajar perkuliahan. Kebijaksanaan Pengindeksan.
http://kokain2010.wikispaces.com/file/detail/KEBIJAKSANAAN%20PENGINDEKSAN.pdf. Diakses pada tanggal 10 Maret 2014.
ISO. (2001). ISO 15489-1: 2001 Information and documentation – record management part 2 : guidelines. Mayesti, Nina. (2009). Pangkalan Data Untuk Lembaga Informasi. Depok.
Prof. DR. Sugiyono. (2008). Memahami Penelitian Kualitatif. Jakarta: CV Alfabeta. Read & Ginn. (2008). Record Management. 9th ed. Australia: South-Western.
Saffady, William. (2009). Managing Electronic Record. 4th ed. New York: ARMA International. Sulistyo-Basuki. (1992). Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Tailor, Arlene G. (1999). The Organization of Information. Englewood, Colorado : Libraries Unlimited, INC. Tim Pengembang. (2013). Manual Sistem Informasi Kearsipan Universitas Indonesia. Depok: Kantor Arsip Universitas Indonesia.
Undang-Undang Republik Indonesia. Nomor 43 Tahun 2009. Tentang Kearsipan.
Zainal A. Hasibuan dan Yofi Andri. (2010). Penerapan Berbagai Teknik Sistem Temu Kembali Informasi. Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia. http://repository.ui.ac.id/dokumen/lihat/6396.pdf. Diakses pada tanggal 8 Maret 2014
