PROSEDUR TEMU KEMBALI ARSIP BUKU TANAH
Di Kantor Pertanahan Kota Depok
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
AUDINA GITA PURNAMASARI NIM: 1112025100078
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1440H / 2019M
PROSEDUR TEMU KEMBALI ARSIP BUKU TANAH
DI KANTOR PERTANAHAN KOTA DEPOK
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh:
Audina Gita Purnamasari NIM: 1112025100078
di bawah bimbingan
Nuryudi, MLIS
NIP. 19670912 199903 1 002
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA 1440H / 2019M
i
ABSTRAK
Audina Gita Purnamasari (NIM: 1112025100078). Prosedur Temu Kembali Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok. Skripsi di bawah bimbingan Nuryudi, MLIS. Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2019.
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui bagaimana terciptanya arsip buku tanah dan prosedur penemuan kembali arsip buku tanah dan kendala yang dihadapi oleh Kantor Pertanahan Kota Depok dalam menemukan kembali arsip buku tanah. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengambilan data dalam penelitian menggunakan observasi, wawancara, kajian pustaka, dan dokumentasi. Sedangkan untuk analisis data menggunakan reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa proses terciptanya arsip buku tanah dimulai dari pendaftaran hak atas tanah dan pembuatan sertifikat hingga terbitnya arsip buku tanah. Untuk penyimpanan arsip buku tanah Kantor Pertanahan Kota Depok menggunakan sistem penyimpanan geografis yaitu dengan menggunakan nama tempat dan nomor hak. Proses temu kembali arsip buku tanah masih dilakukan secara manual dengan menggunakan slip permintaan beserta dengan nota dinas yang dikirim dari sub-sub seksi ke bagian ruang arsip untuk dicarikan arsip buku tanah yang dibutuhkan sesuai dengan nomor hak dan nama tempat yang tertera pada slip permintaan. Dalam proses penemuan kembali arsip buku tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok terdapat kendala, diantaranya yaitu: ruang penyimpanan dan waktu menemukan kembali arsip buku tanah yang hilang dan terselip yang cukup lama.
ii
KATA PENGANTAR
Bismillahirrohmanirrohim
Alhamdulillahirobbil’alamin Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat
Allah SWT yang telah memberikan nikmat kesehatan dan kelancaran dalam penulisan skripsi ini. Shalawat serta salam semoga senantiasa tercurah kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarga dan para sahabatnya yang telah membawa petunjuk dan pedoman hidup bagi manusia.
Tak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan baik moril maupun materil, serta mengarahkan dan membimbing penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penyusunan skripsi ini tidak akan selesai tanpa bantuan dari berbagai pihak yang telah tulus meluangkan waktunya untuk membantu penulis. Maka penulis menyampaikan terima kasih khususnya kepada:
1. Bapak Prof. Saiful Umam, M.A., Ph.D., selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, Selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi FAH UIN Jakarta.
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi FAH UIN Jakarta.
4. Bapak Nuryudi, MLIS selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang dengan sabar membimbing, dan menuntun penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini.
iii
5. Ibu Alfida, MLIS, selaku dosen pembimbing akademik penulis yang membantu, dan mengarahkan penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini.
6. Ibu Heni Ristiani, S.E., M.M., selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kantor Pertanahan Kota Depok yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan penelitian disana. Bapak Freddy Dewanata, S.E., S.H., selaku Kepala Urusan Keuangan dan BMN yang telah memberikan arahan dan meluangkan waktunya dalam penyusunan skripsi ini.
7. Bapak Kodarin selaku Kepala Arsip Buku Tanah Kantor Pertanahan Kota Depok yang telah meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu penyusunan skripsi ini.
8. Serta segenap pegawai Kantor Pertanahan Kota Depok yang tidak bisa penulis sebutkan namanya, terima kasih telah mengarahkan penulis dalam penyusunan skripsi ini.
9. Segenap Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah memberikan banyak ilmu yang bermanfaat dan berbagai pengalaman profesi untuk masa depan penulis.
10. Kedua Orang Tua Ayahanda Ngatiman dan Ibunda Musini. Terimakasih telah mendidik, membimbing, memberikan bantuan moril, dan materil serta limpahan kasih sayang kepada penulis, serta adik penulis tersayang Firman Dwi Prasetyo.
11. Teman dan Sahabat penulis, JIP UIN 2012 Henti Lesviani, Fifit Fitriyani, Eriza Anindy, Santi Puspita Dewi, Anita Aditya, Annisa Rahmawati, Siti Sulthonah, Dede Nurfiyani, Gita Dwi Noviyanti, Adelia Rachma dan
iv
Berlin Rizky, yang selalu mendukung dan memberikan semangat kepada penulis untuk segera menyelesaikan skripsi ini.
12. Teman-teman seperjuangan Ilmu Perpustakaan 2012, khususnya kelas IP C 2012 yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya.
13. Kakak dan adik kelas yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, yang selalu memberikan semangat kepada penulis untuk segera menyelesaikan skripsi ini.
14. Terima kasih kepada teman-teman Kuliah Kerja Nyata (KKN) KKN LENSA 2015 Ijal, Akmal, Nida, Aya, Ayu, Lala, Ulfa, Lia, Septian, Putra, iwan, pai dan fajri yang sama-sama berjuang untuk menyelesaikan skripsinya. Sukses untuk kalian semua. :D
Sesungguhnya Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis terbuka dan bersedia menerima setiap kritik dan saran yang membangun dari pembaca untuk kebaikan pembuatan laporan penelitian selanjutnya.
Akhir kata, penulis berharap semoga Allah SWT. Membalas kebaikan semuanya dengan rahmat dan ridho-Nya.
Jakarta, Maret 2019
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah... 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 6
D. Definisi Istilah ... 7
E. Sistematika Penulisan ... 8
BAB II TINJAUAN LITERATUR ... 10
A. Arsip ... 10
1. Definisi Kearsipan ... 10
2. Peran dan Fungsi Kearsipan ... 15
3. Siklus Hidup Arsip Dinamis ... 18
4. Arsip Vital ... 20
5. Stock Opname ... 28
B. Pendaftaran Tanah ... 28
1. Pengertian Sertifikat ... 30
2. Tujuan Pembuatan Sertifikat ... 31
3. Isi Sertifikat ... 32
4. Bagian Buku Tanah ... 34
5. Mekanisme Pembuatan Sertifikat ... 38
C. Temu Kembali ... 43
1. Tujuan dan Fungsi Temu Kembali ... 46
D. Proses Temu Kembali ... 48
E. Penelitian Terdahulu ... 53
BAB III METODE PENELITIAN ... 55
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian... 55
B. Sumber Data ... 56
1. Data Primer ... 57
2. Data Sekunder ... 57
C. Informan ... 57
D. Teknik Pengumpulan Data ... 58
E. Teknik Analisis Data ... 59
F. Teknik Penguji Keabsahan Data ... 60
G. Tempat dan Waktu Penelitian ... 60
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 62
A. Profil Kantor Pertanahan Kota Depok ... 62
vi
2. Visi dan Misi Kantor Pertanahan Kota Depok ... 62
3. Fungsi Kantor Pertanahan Kota Depok ... 64
4. Sebelas (11) Agenda Kebijakan dan Empat (4) Prinsip Kantor Pertanahan Kota Depok ... 65
5. Arti Lambang atau Logo Kantor Pertanahan Kota Depok ... 67
6. Struktur Organisasi Kantor Pertanahan Kota Depok ... 69
7. Letak Geografis ... 70
B. Hasil Penelitian ... 70
1. Terciptanya Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok. .... 70
2. Prosedur Temu Kembali Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok. ... 77
3. Kendala yang Dialami Kantor Pertanahan Kota Depok Dalam Temu Kembali Arsip Buku Tanah ... 82
C. Pembahasan ... 87
1. Terciptanya Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok. .... 87
2. Prosedur Temu Kembali Arsip Buku Tanah Pada Kantor Pertanahan Kota Depok ... 92
3. Kendala yang Dialami Kantor Pertanahan Kota Depok Dalam Temu Kembali Arsip Buku Tanah ... 94
BAB V PENUTUP ... 96 A. Kesimpulan ... 96 B. Saran ... 97 DAFTAR PUSTAKA ... 99 LAMPIRAN BIODATA PENULIS
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tabel Klasifikasi Arsip Dinamis………. 23 Tabel 3.1 Jadwal Penelitian………... 62
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus hidup arsip dinamis... 19
Gambar 2.2 Halaman satu pada sertifikat………... 35
5 Gambar 2.3 Halaman satu pada buku tanah………. 36
Gambar 2.4 Halaman dua pada buku tanah……….……….. 37
Gambar 2.5 Halaman tiga pada buku tanah……….. 38
Gambar 2.6 Halaman empat pada buku tanah……… 39
Gambar 4.1 Arti lambang kantor pertanahan kota depok... 68
Gambar 4.2 Struktur organisasi... 70
Gambar 4.3 Nota Dinas... 82
Gambar 4.4 Berita acara... 85
Gambar 4.5 Penyimpanan arsip buku tanah berdasarkan kecamatan…………. 90
Gambar 4.6 Penyimpanan arsip buku tanah berdasarkan perkelurahn………... 90
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga data dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan pertanggung jawaban manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. Arsip juga merupakan suatu informasi yang memiliki kekuatan hukum, karena arsip merupakan informasi terekam atas pelaksanaan tugas, fungsi dan aktivitas setiap lembaga penciptanya. Arsip sangat signifikan dalam menjawab keinginan masyarakat untuk menciptakan transparansi dan akuntabilitas kinerja, sehingga mempercepat perwujudan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih (clean governance) dan ke
pemerintahan yang baik (good government).1
Bagi suatu organisasi, arsip merupakan sebagai bukti, sumber informasi dan pusat ingatan dari setiap organisasi, apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Arsip dikatakan sebagai sumber ingatan bagi suatu organisasi, ialah karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna. Bahan informasi
1Kementerian Perdagangan “Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif Kementerian Perdagangan”
yang penting harus selalu di ingat, dan saat diperlukan harus dengan cepat, tepat dan dapat disiapkan setiap saat, dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengolahan dalam manajemen arsipnya. Salah satu cara pengolahannya ialah dengan melakukan kegiatan pengelolaan. Ketika arsip benar dalam pengolahannya yakni agar mudah di temukan kembali saat arsip tersebut dibutuhkan di kemudian hari.
Dari penjelasan diatas sama dengan definisi arsip menurut Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Agar arsip tersebut dapat di pergunakan secara efekif dan efisien
oleh suatu instansi, maka diperlukan adanya manajemen arsip yang baik.2
Peranan arsip sangat penting dalam suatu unit organisasi tanpa terkecuali pada Kantor Pertanahan Kota Depok yang merupakan unit organisasi tingkat Kabupaten atau Kota yang berada pada naungan Kementerian Agraria dan Tata Ruang atau Badan Pertanahan Nasional yang mempunyai tugas pokok di bidang pelayanan pertanahan yang bersinggungan dengan masalah Kearsipan. Karena Arsip lebih dari sekedar berisi data, yang merupakan bukti dari tindakan dan keputusan. Untuk dianggap sebagai arsip,
2Kementerian Perdagangan “Pedoman Pengelolaan Arsip Inaktif Kementerian Perdagangan”
(Jakarta: Biro Umum Kementerian Perdagangan, 2011) h.1
2Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 1 ayat
yakni mampu memberikan fakta secara apa adanya tanpa ada unsur rekayasa informasi. Suatu arsip yang memiliki atribut ini disebut arsip yang lengkap. Namun demikian, agar dapat dijadikan bukti, arsip, arsip tidak hanya harus lengkap, tetapi juga dapat diakses, dan keakuratan informasi yang terkandung didalam arsip dapat dipertanggungjawabkan karena pada dasarnya karakteristik arsip ialah bersifat legal, otentik dan tidak dapat diganggu gugat.3
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting bagi suatu institusi. Arsip yang dihasilkan oleh Kantor Pertanahan ialah Buku Tanah. Buku tanah dikategorikan sebagai arsip apabila dilihat dari aspek hukum karena arsip merupakan rekaman kegiatan layanan pertanahan dari petugas di kantor pertanahan.
Arsip buku tanah adalah dokumen dalam bentuk daftar yang memuat
data yuridis maupun fisik suatu obyek pendaftaran yang sudah ada haknya.4
Arsip buku tanah merupakan bagian dari bukti pertanggung jawaban Kantor Pertanahan kepada pelayanannya. Arsip buku tanah ini dapat digolongkan dalam arsip vital yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang, namun arsip buku tanah juga dapat digolongkan dalam arsip aktif karena frekuensi penggunannya tinggi dan, atau secara terus-menerus, oleh karena itu pengelolaan arsip buku tanah harus sesuai dengan ketentuan, petunjuk, dan pedoman kearsipan. Namun hal
3Musrifah,”Proteksi Arsip Vital Pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah di Yogtakarta”
Jurnal Kajian Informasi dan Perpustakaan, Universitas Tanjungpura,V.4 No.2 (Desember 2016): h. 136
yang menjadi pertimbangan umum adalah kecepatan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dan akan disajikan kepada pengguna arsip.
Temu kembali informasi dan temu kembali arsip memiliki persamaan dasar dalam langkah-langkah temu kembali informasi, namun tetap memiliki perbedaan prosedur-prosedurnya. Sasaran utama dari temu kembali arsip ialah menyediakan akses dengan cepat ke informasi yang dibutuhkan untuk orang yang tepat, serta membangun prosedur yang efisien untuk proses keluarnya arsip dari tempat penyimpanan dan mengawasi pengembalian arsip ke file penyimpanan. Bahwa temu kembali informasi bertujuan untuk menyediakan dan mengumpulkan informasi bagi pengguna sebagai permintaan kebutuhan pengguna. Tetapi jika terjadinya penumpukan arsip tentu akan menimbulkan masalah lainnya diantaranya ialah tempat, waktu dan tenaga. Selain itu arsip yang kacau dapat mempersulit dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan oleh pengguna jika sewaktu-waktu akan digunakan.
Kantor Pertanahan Kota Depok merupakan instansi pemerintah yang bertugas di bidang pelayanan pertanahan yang bersentuhan langsung dengan pengelolaan kearsipan dan kegiatan seperti Pengukuran, Pemetaan, Penatagunaan tanah, dan Penetapan hak atas tanah. Dari data yang dimiliki oleh Kantor Pertanahan Kota Depok bahwa permintaan buku tanah yang diperlukan sekitar 200-300 perharinya. Hal ini menimbulkan sibuknya di ruang kearsipan karena permintaan buku tanah untuk keperluan pengecekan sertifikat, peralihan hak dan lain sebagainya. Untuk itu ruang kearsipan
dituntut untuk dapat menemukan kembali arsip buku tanah dengan cepat dengan kurun waktu sekitar 1-5 menit.
Berdasarkan observasi awal dan wawancara pegawai kearsipan dikatakan adanya masalah dalam penemuan kembali arsip buku tanah dikarenakan ruangan yang sempit dan banyaknya arsip yang diletakkan pada sisi bawah rak arsip dan pada meja kerja, maka hal tersebut memakan waktu lebih dari 10 menit ketika mengambil buku tanah. Kemudian ruang arsip buku tanah dan warkah yang dijadikan satu yang seharusnya terpisah dikarenakan terbatasnya ruang menyebabkan ruangan menjadi tidak maksimal untuk digunakan.
Melihat kondisi permasalahan seperti yang sudah dijelaskan dapat dikatakakan bahwa penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai prosedur temu kembali arsip buku tanah yang dilakukan di Kantor Pertanahan Kota Depok sehingga dapat dengan mudah ditemukan kembali, guna memberikan pelayanan. Untuk itu skripsi ini berjudul “Prosedur Temu Kembali Arsip Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok”
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis merumuskan masalah yang akan dijadikan objek penelitian, yaitu:
1. Pembatasan Masalah
Untuk memperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan masalah yang telah dijelaskan di atas, maka dalam penelitian ini, peneliti membatasi masalah mengenai prosedur temu kembali arsip buku tanah di Kantor Pertanahan Kota Depok. Yaitu, dimana peneliti membahas secara
mendalam tentang prosedur temu kembali dan bagaimana cara untuk menemukan arsip dengan cepat dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah di uraikan sebelumnya, maka rumusan masalah ini adalah:
a. Bagaimana terciptanya arsip buku tanah yang ada di Kantor Pertanahan Kota Depok?
b. Bagaimana Prosedur temu kembali Arsip Buku Tanah yang dilakukan oleh Kantor Pertanahan Kota Depok?
c. Apa saja kendala yang dihadapi oleh Kantor Pertanahan Kota Depok dalam melakukan temu kembali arsip buku tanah?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Adapun beberapa tujuan serta manfaat yang akan penulis bahas diantaranya ialah:
1. Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui terciptanya arsip buku tanah yang ada di Kantor Pertanahan Kota Depok.
b. Untuk mengetahui prosedur temu kembali arsip yang dilakukan oleh Kantor Pertanahan Kota Depok.
c. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi oleh Kantor Pertanahan Kota Depok dalam melakukan temu kembali arsip.
2. Manfaat Penelitian a. Bagi instansi
Diharapkan penelitian ini dapat dijadikan sebagai masukan dan saran untuk Kantor Pertanahan Kota Depok dalam temu kembali arsip. b. Bagi akademis
Penelitian ini dapat menjadi salah satu acuan dalam bidang mengenai prosedur temu kembali. Dan dapat diharapkan penelitian ini dapat menjadi tambahan referensi untuk menambah wawasan, pengetahuan dan keilmuan tentang temu kembali arsip.
c. Bagi penulis
Berguna untuk mengetahui bagaimana prosedur temu kembali arsip yang digunakan dan bagaimana cara menemukan kembali, serta dapat menerapkan teori selama ini saat ketika peneliti terjun langsung ke dunia kerja.
D. Definisi Istilah 1. Arsip
Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas,kertas fim, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
2. Sistem Kearsipan
Sistem pengarsipan atau sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik atau nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai
identitas arsip yang terkait. Sistem ini dibuat untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
3. Buku Tanah
Buku tanah adalah dokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis maupun fisik suatu obyek pendaftaran yang sudah ada haknya. 4. Temu Kembali
Temu balik arsip adalah salah satu hal yang sangat penting dalam tugas bidang kearsipan, yang harus bisa ditemukan dengan cepat, tepat dan akurat.5
E. Sistematika Penulisan
Dalam sistematika penulisan skripsi ini penulis akan menguraikan secara sistematis bab per bab yang terdiri dari 5 bab, yang mana setiap bab akan membahas secara rinci bagian-bagian yang akan dipaparkan. Dengan rincian sebagai berikut:
Bab I: Pendahuluan
Bab ini memuat argumen-argumen seputar penelitian. Meliputi latar belakang, perumusan dan pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah dan sistematika penelitian. Bab II: Tinjauan Literatur
Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang sesuai dengan topik penelitian organisasi yang dijadikan lokasi penelitian dan sejumlah variabel penelitian yang sesuai. Meliputi, definisi
5Isnania Khusnul Khotimah dan Marlini,”Temu Balik Arsip di Pusat Arsip Balai Bahasa
Padang” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Universitas Negeri Padang,V, No 1-1 (September 2012): h. 419.
kearsipan, pendaftaran tanah, temu kembali arsip, dan penelitian terdahulu.
Bab III: Metode Penelitian
Bab ini membahas mengenai jenis metode dan pendekatan penelitian yang penulis gunakan, hal-hal yang berkaitan dengan temu kembali Arsip Vital, Kantor Pertanahan Kota Depok sebagai objek penelitian dengan segala aspeknya.
Bab IV: Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini membahas tentang profil Kantor Pertanahan Kota Depok. Terdiri dari penjelasan lebih lanjut dari teknik pengambilan informan dan kriteria-kriteria yang ditetapkan, tahapan penelitian, penjelasan tentang informan, hasil penelitian berupa lampiran hasil wawancara, kemudian diakhiri dengan pembahasan yang di sesuaikan guna menjawab tujuan penelitian.
Bab V: Penutup
Bab ini merupakan bab akhir dari penelitian. Meliputi penarikan kesimpulan dan beberapa rekomendasi berupa saran-saran. Baik kesimpulan dan saran wajib berupa jawaban dari tujuan penelitian, yang diulas secara singkat dan padat.
10
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Definisi Kearsipan
Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisan arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan sudut pandang, dan atau pembatasan ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip perlu terlebih dahulu mengetahui berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Arsip yang kita kenal sebenarnya berasal dari bahasa Yunani Arche kemudian kata itu berubah menjadi “Archea” dan lama kelamaan mengalami perubahan menjadi Archeon. Arche berarti permulaan, juga berarti jabatan atau fungsi atau kekuasaan peradilan. Archea berarti dokumen atau catatan mengenai
masalah pemerintahan. Sedangkan archeon berarti balai Kota.6
Menurut Anon Mirmani dalam bukunya yang berjudul Pengantar Kearsipan, Arsip dapat didefinisikan sebagai
a. Dokumen yang diciptakan atau diterima dan diakumulasikan oleh seseorang atau organisasi dalam rangka menjalankan pekerjaannya, dan dipelihara karena nilai guna berkelanjutannya.
b. Gedung atau bagian dari gedung (bangunan) di mana bahan-bahan atau materi kearsipan disimpan; juga dikenal dengan nama penyimpanan kearsipan,
6Martono, “Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan” (Jakarta: Karya Utama, Cetakan IV
c. Lembaga atau program yang bertanggung jawab untuk seleksi, pengadaan, pengawetan dan membuat ketersediaan materi-materi kearsipan; juga dikenal dengan nama lembaga kearsipan; institusi kearsipan atau program kearsipan.
Ketiga definisi tersebut dikemukakan SAA (society of American Archivist) dalam glossarynya. Dari definisi tersebut, arsip diartikan sebagai dokumen, tempat menyimpan dokumen dan lembaga yang bertanggung jawab mengelola dokumen atau menyelenggarakan program kearsipan. Arsip merupakan bagian integral dari organisasi dan manajemen sebagai sumber dan bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan pemerintahan Negara pada khususnya,
baik dimasa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.7
Arsip ialah “surat yang disimpan untuk kemudian diambil atau diketemukan kembali bila diperlukan.” Kemampuan menyimpan arsip dengan baik dengan sistem penyimpanan sistematis sangat penting, karena dengan temu kembali yang sistematis tersebut sebuah arsip segera dapat disimpan dan
mudah untuk ditemukan kembali.8 Dan arsip merupakan sumber informasi dan
sumber penelitian didalam proses administrasi Negara melalui suatu sistem
kerja yang berdaya guna dan berhasil guna.9 Oleh karenanya Arsip Sebagai
7SAA (Society of American Archivist) dalam glossarynya, dalam Anon Mirmani, “Pengantar
Kearsipan” (Jakarta: Universitas Terbuka, 2010) h. 7
8Moekijat, “1989”, dalam anon mirmani, “pengantar kearsipan” (Jakarta: Universitas Terbuka,
2014) h.9
9Departemen Perdagangan, “Pedoman Tata Kearsipan Departemen Perdagangan” (Jakarta:
suatu “investment Administration” harus dikelola sebaik mungkin, baik yang
ditingkat pusat maupun yang berada di tingkat daerah.10
Arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaanya dan dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi atau badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan, atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya
informasi yang terkandung di dalamnya.11
Arsip (record) dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”.12
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah:
1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
10Kementerian Perdagangan, “Pedoman Klasifikasi Arsip Fasilitatif Kementerian Perdagangan”
(Jakarta: Biro Umum Kementerian Perdagangan, 2011) h.1
11Sedarmayanti, ”Tata Kearsipan” (Bandung: Penerbit Mandar Maju, 2008) h.32 12Basir Barthos, “Manajemen Kearsipan” (Jakarta: Bumi Aksara, 2007) h.1
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan
kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.13
Menurut Saiman Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket) kertas foto kopi
dan lain sebagainya.14
Hampir senada dengan definisi diatas ialah definisi arsip menurut International Standards Organization (ISO) 15489-1. Di bawah entri rekod, arsip memiliki pengertian sebagai “Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligation orin the transaction of business” yang artinya
13Basir Barthos, “Manajemen Kearsipan” (Jakarta: Bumi Aksara, 2007) h.2 14Saiman, “Manajemen Sekretaris” (Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002) h.103
informasi yang dibuat, diterima dan dipelihara sebagai bukti dan informasi
oleh organisasi atau orang menurut kewajiban hokum Orin transaksi bisnis.15
Tak hanya itu Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan disebutkan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. Menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f. Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, dan jati diri bangsa; dan
Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.16
15Read-smith, Judith., & ginn, Mary Lea., “Records Management” 9ed. (Mason, Ohio:
South-Western, 2011) h. 4
2. Peran dan Fungsi Kearsipan
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi
organisasi.17 Arsip bukan hanya berupa kumpulan kertas dan dokumen saja,
tetapi lebih dari itu, arsip memiliki arti dan peranan yang besar dalam organisasi,18 akan tetapi yang lebih penting adalah bagaimana kertas itu dapat
memberikan informasi.
Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai:
a. Alat utama ingatan organisasi.
b. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.19
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada
17I.G., Wursanto, “Manajemen Kepegawaian” jilid 2. (Yogyakarta: Kanisius, 1989) h.12
18Donni juni Priansa, Agus Garnida, Muhtarudin, ”Manajamen Perkantoran Efektif, Efisien, dan
Profesional” (Bandung: Alfabeta, 2013) h.156
19Sedarmayanti, “Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern” (Bandung: Mandar
sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.20 Dan peranannya
sebagai “pusat ingatan”, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.
Pada pasal 3 Undang-Undang No.7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
per-tanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.21
“Menurut Widjaya (1999) dalam Donni Juni, menyatakan bahwa tujuan dari kearsipan adalah: a) Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan; b) Menyiapkan surat setiap kali saat diperlukan; dan c) Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap. Lebih lanjut Martono (1994) dalam Donni Juni mengemukakan bahwa tujuan kearsipan adalah: a) menyediakan warkat bila diperlukan; b) menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan; c) mengumpulkan warkat-warkat yang mempunyai hubungan antara satu dengan lainnya; d) menghemat tempat penyimpanan; e) mengamankan warkat-warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau kebakaran; dan f) menjaga kerahasiaan jika
warkat benar-benar perlu dirahasiakan.”22
Kearsipan bagi organisasi merupakan penunjang bagi kelancaran kegiatan operasional. Melalui kearsipan informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perjalanan organisasi dapat dilihat dari data-data atau
20Agus sugiarto dan teguh wahyono “manajemen kearsipan modern dari konvensional ke basis
komputer” (Yogyakarta: Gava Media, 2015) h.2
21Basir Barthos, “Manajemen Kearsipan” (Jakarta: Bumi Aksara, 2007) h.3
22Widjaya (1999), dalam Donni Juni Priansa, “Manajemen Perkantoran Efektif, efisien, dan
arsip yang tersimpan. Oleh karena itu, kearsipan yang baik harus dilaksanakan dengan baik juga fungsi kearsipan yaitu:
1. Alat penyimpanan warkat;
2. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi;
3. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan; 4. Alat perekam perjalanan organisasi;
5. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan;
6. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi
7. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data;
8. Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi dikantor.23
Dari segi fungsinya, arsip terbagi atas berikut ini:
a. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau digunakan secara langsung dalam administrasi Negara. Arsip dinamis disebut juga dengan arsip dinamis semiaktif bila digunakan sekali setiap bulan.24
23Donni Juni Priansa, “Manajemen Perkantoran Efektif, efisien, dan Profesional” (Bandung:
Universitas Alfabeta, 2013) h.158
24Sulistiyo-Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengella Informasi
b. Arsip statis yang tidak digunakan secara langusng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,
ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.25
Arsip menurut fungsinya terbagi atas arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis artinya dokumen yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan sebuah badan. Arsip dinamis atau record yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah ini disebut dengan arsip aktif sedangkan yang sudah tidak lagi digunakan untuk kepentingan sehari-hari, dan tidak terus menerus diperukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari kemudian disimpan dan statusnya menjadi arsip dinamis inaktif atau yang di sebut dengan arsip inaktif.26
3. Siklus Hidup Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang disimpan permanen karena pertimbangan historis, administratif, hukun dan ilmu pengetahuan. Untuk memudahkan pemahaman tersebut arsip dinamis memiliki Lima tahapan siklus hidup (life cycle) Proses tersebut di atas dapat diilustrasikan seperti Gambar 1.
25Sulistiyo-Basuki, “Pengantar Ilmu Kearsipan” (Jakarta: Universitas Terbuka, 2014) h. 4 26Basir Barthos, “Manajemen kearsipan: untuk lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi”
Gambar 2.1. Outline siklus hidup arsip dinamis menurut sulistyo basuki 27
Tahap pertama merupakan tahap penciptaan. Pembuatan arsip dinamis dan informasi serta data dari komputer. Tahapan kedua ialah awal siklus hidup yakni penilaian arsip dinamis untuk menentukan persyaratan retensi, tahapan ketiga merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari hingga tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat untuk menemukannya. Tahap keempat ialah penggunaan inaktif atau semi-aktif pada tahapan ini pemakaian arsip dinamis sudah jarang atau tidak mungkin tidak akan dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip tersebut disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center). Dan biasanya pada tahapan ini arsip inaktif hanya disimpan sebagai alasan hukun atau karena kebutuhan rujukan. Tahapan terakhir dari arsip dinamis ialah penyusutan atau pemusnahan, ialah suatu tindakan yang di ambil berkenaan dengan masa
27Sulistiyo-Basuki, “Pengantar Ilmu Kearsipan” (Jakarta: Universitas Terbuka, 2014) h. 10
Penciptaan arsip Distribusi arsip Penggunaan arsip Penyimpanan Arsip Inaktif-Semiaktif Penyusutan dan pemusnahan arsip
habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif.
4. Arsip Vital
Arsip dinamis vital atau vital records adalah arsip dinamis yang penting bagi kegiatan badan korporasi. Arsip dinamis vital disebut juga arsip dinamis kelas 1. Arsip dinamis vital berwujud berbagai media seperti kopi makas (hard copy), media magnetis, mikro bentuk atau bentuk mikro (microform), atau cakram optic. Arsip dinamis vital dapat berupa arsip dinamis aktif maupun inaktif. Apa pun bentuk medianya maupun tingkat hidupnya, informasi yang terekam dalam arsip dinamis vital diperlukan dami kelangsungan hidup badan koporasi.28
Salah satu bagian inventarisasi arsip dinamis ialah identifikasi arsip dinamis vital. Selama proses penaksiran (appraisal) hanya arsip dinamis yang mutlak dan perlu bagi kelangsungan kegiatan badan korporasi saja yang dipilih sebagai arsip dinamis vital.29
Demi kelangsungan hidup organisasi arsip vital memiliki ciri-cirinya, adapun ciri-ciri dari arsip vital sebagai berikut:30
a. Bila terjadi kesalahan dalam pengelolaan akan menjadikan setiap kegiatan mengalami kemacetan
28Sulistyo-Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis:Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi
dan Dokumen” (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003) h.229
29Sulistyo Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi
dan Dokumen” (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003) h.231
30Menurut ANRI (2001), dalam Dwiajeng Novianti, “Pengelolaan Arsip Vital Sertifikat Tanah
dengan Model Kontinum Dokumen di Kantor Pertanahan Kota Semarang”, Jurnal Ilmu Perpustakaan, Vol. 6, No. 3. (2017) h. 3
b. Bila terjadi kesalahan dalam penggunannya dalam setiap kegiatan akan menyebabkan hambatan dan tidak lancar
c. Apabila terjadi kerusakan atas arsip vital, maka tidak dapat diganti lagi d. Arsip vitasl senantiasa berkaitan dengan masalah-masalah kebijakan yang
menetukan.
e. Kerusakan dan kehilangan arsip vital ini memaksa organisasi atau perusahaan akan menghentikan kegiatannya.
Selain itu National Archives and Record Administration juga menjelaskan arsip vital sebagai arsip yang harus dikelola karena memliki fungsi vital, yaitu:
a. Memuat informasi dengan informasi itu, yaitu sebuah organisasi dapat memulai kembali atau melanjutkan operasional dalam keadaan terkena bencana atau dalam situasi darurat.
b. Memuat informasi tentang hak-hak individu seperti akta notaries, dokumen-dokumen pengadilan, dan surat gadai.
c. Memuat informasi tentang wewenang hak, dan tanggung jawab sebuah organisasi secara hukum.
Arsip vital di klasifikasi lagi ke dalam beberapa kelas berdasarkan nilai gunanya. Secara umum, pengklasifikasian dibagi menjadi 4 pada table 2.1
dibawah ini yakni:31
31Sulistyo-Basuki, “Manajemen Arsip Dinamis:Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi
Table 2.1 Klasifikasi Arsip Dinamis
Kelas Definisi Contoh
Saran
Pengama-nan
Kelas 1 (Vital)
Arsip dinamis yang yang sangat penting bagi kelangsungan hidup badan korporasi, arsip dinamis ini tidak dapat diganti dengan arsip
dinamis lain karena bukti
kepemilikan, status hukum, dan status keuangan, arsip dinamis vital umumnya disimpan di tempat penyimpanan arsip dinamis aktif
Tagihan inventaris kontrak materi kreatif, dokumentasi penelitian, hak cipta dan paten, perjanjian kerja sama. Lemari tahan api Kelas 2 (penting)
Arsip dinamis ini yang diperlukan untuk kelangsungan hidup badan korporasi. Walaupun arsip dinamis ini dapat diganti atau direproduksi namun memerlukan biaya serta waktu. Arsip dinamis penting dapat disimpan di penyimpanan arsip dinamis aktif dan inaktif,
Tagihan, pengarahan daftar gaji Lemari Besi Kelas 3 (bermanfaa t)
Arsip dinamis yang dibutuhkan demi kelangsungan operasi badan korporasi. Walaupun arsip dinamis ini tergantikan namun
kehilangannya akan menyebabkan kemandegan sementara. Pernyataan bank, korespondens Filling cabinet Kelas 4 (tidak penting)
Arsip dinamis yang tidak memiliki nilai dimusnahkan Permintaan yang sudah dijawab, iklan pengumuman Gunakan kemudian musnahkan.
1) Pemeliharaan Arsip Vital
Fase pemeliharaan dan penggunaan arsip vital meliputi pencatatan, pengolahan, penyebaran, dan pemeliharaan. Pada fase ini, arsip vital rentan mengalami kehilangan, kerusakan, dan kebocoran informasi yang terkandung di dalamnya ke pihak-pihak yang tak berhak mengaksesnya. Maksud dan tujuan dari pemeliharaan arsip vital ialah sebisa mungkin menjaga isi informasi yang terkandung di dalamnya dapat dijaga kerahasiannya atau tidak diketahui oleh pihak yang berkepentingan maupun yang tidak berkepentingan, selanjutnya menghindarkan gangguan fisik arsip dari pengaruh lingkungan antara lain bahaya kebakaran, bahaya kebanjiran, serta gangguan fisik dari arsip itu sendiri atau manusia itu sendiri. Dan yang terakhir menjamin daya tahan atau keawetan fisik arsip berupa: lembaran-lembaran-lemabran, formulir-formulir, naskah-naskah dari gangguan kerusakan sehingga arsip tersebut dapat dibaca informasinya. Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah
kerusakan akibat beberapa sebab seperti:32
a. Faktor internal
Secara langsung adalah kerusakan pada kertas itu sendiri, antara lain mempergunakan kertas, tinta, mesin tik maupun alat-alat tulis lainnya yang kurang baik menimbulkan reaksi kimia dan naskah arsipnya cepat rusak.
32Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia no 8 tahun 2009
tentang Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan di Lingkungan Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia h. 150-151
1. Kertas yang digunakan untuk arsip harus kertas yang mempunyai kualitas tinggi agar daya tahan terhadap reaksi kimia dan arsip itu tahan lama.
2. Penggunaan tinta atau karbonik yang merupakan alat tulis pokok pada setiap lembaran arsip mempunyai sistem penyerap yang kekal tidak mudah luntur kena udara yang lembab.
3. Lem yang digunakan untuk perekat yang tahan lama dan tidak menimbulkan kerusakan kertas yaitu perekat sintetis yang mengandung acetate.
b. Faktor eksternal
Penyebab kerusakan arsip karena gangguan yang secara tidak langung dari sistem lingkungan seperti: tempat penyimpanan, udara ruangan, sinar matahari, dan debu. Sedangkan yang langsung antara lain jamur, rayap, ngengat, kecoak, tikus dan sebagainya serta sistem lain seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lain akibat ulah manusia itu sendiri baik yang sengaja maupun tidak.
1. Tempat penyimpanan arsip, peralatan yang dipergunakan harus tahan terhadap udara dingin tidak cepat berkarat seperti rak baja atau rak kayu. Jarak antara ran dan lantai minimal 6 inci, agar mudah membersihkan kotoran di lantai dan terhindar dari genangan air hujan.
2. Kondisi arsip terhadap kelembaban udara maupun panas udara dalam ruangan yang tidak konstan akan menyebabkan
kerusakan arsip. Penggunaan AC (Air Conditioner) dalam ruang arsip sangatlah penting dan mutlak. Karena AC dapat memungkinkan pengontrolan udara secara baik. Penggunaan AC ini juga dapat mencegah hama-hama kertas, baik yang disebabkan oleh faktor-faktor biologis, fisik kimiawi. Penggunaan AC disamping untuk mengontrol suhu udara juga berfungsi untuk mengontrol kelembaban dan kebersihan udara. Temperatur udara bagi daerah tropis yang paling ideal adalah 22 sampai 25 Celcius (C) ; (65 sampai 75 Fahrenheit (F) dan
kelembaban antara 45 sampai 55% R.H. (Relative
Humidity=kelembaban relative) untuk membersihkan udara yaitu dengan menghalau gas-gas penghisap debu yang terkandung di udara AC harus dipasang terus-menerus 24 jam, karena pemasangan–pemasangan yang tidak tetap hanya akan merusak kertas saja. Perlu dipasang alat untuk mengetahui atau mengukur kelembaban ialah termohigrometer. Hal ini perlu pendingin kamar dengan AC yang tetap continue, serta tidak menggunakan penerangan listrik yang terlalu panas, hingga panasnya akan mempengaruhi penyimpanan arsip di file penyimpanan. Sinar matahari dengan sinar ultra violet yang terlalu banyak di ruangan arsip maka warna arsip akan cepat coklat dan tintanya luntur ini akibat dari axidetic, di dalam kertas.
3. debu yang terbawa angin melalui pintu maupun melalui lubang-lubang angin juga akan merusak kertas-kertas arsip itu 4. Karena temperature udara yang lembab, maka akan tumbuh
jamur pada tempat penyimpanan bahkan merusak langsung arsip itu
5. Rayap, ngengat, kutubuku, procids (semacam kutu buku), merupakan serangga yang dapat merusak fisik arsip-arsip secara langsung dan yang paling rakus terhdap berkas ialah kutu buku
6. Ngengat yang sering merusakkan kertas, bisasanya terdapat pada dinding yang basah. Jika kertas arsip selalu bersentuhan dengan dinding yang lembab akan mudah dirusak dengan ngengat.
2) Metode Perlindungan Arsip Vital
Untuk melindungi arsip-arsip vital pada umumnya terdapat beberapa
metode yang dapat dilakukan, diantaranya adalah:33
1. Dengan memencarkan salinan arsip vital baik di luar ataupun di dalam perusahaan. Pada urusan bisnis biasa, akan menyimpan arsip vital pada beberapa tempat untuk digunakan sebagai referensi. Dasar pemikiran dari metode tersebut ialah bahwa pada saat terjadi serangan tidak mungkin semua salinan arsip tersebut yang disimpan pada lokasi yang berbeda akan musnah dalam saat yang bersamaan. Sehingga tidak perlu ada perlindungan
33Boedi Martono, “Penyusutan dan Penanganan Arsip Vital dalam Manajemen
tambahan. Dengan kata lain, tidak mungkin terjadi bahwa semua tempat penyimpanan arsip tersebut akan hancur semuanya pada saat yang bersamaan
2. Membuat duplikat untuk tujuan perlindungan dan disimpan pada lokasi perusahaan yang tempatnya berlainan. Dasar pemikiran metode ini kedua ini sama sebagaimana metode yang pertama. Pada beberapa perusahaan rencana pemencar ini termasuk pula mendirikan fasilitas tempat penyimpanan khusus, yaitu untuk menyimpan arsip vital (pusat arsip vital). Jika arsip vital; tersebut telah memenuhi kebutuhan utamanya, salah satu salinannya disimpan pada tempat lain.
3. Menyimpan pada ruangan khusus atau alamari besi.
Pernlindungan terhadap bencana alam seperti gempa bumi, kebakaran, banjir dan sebagainya dapat dilakukan dengan menyimpan pada ruangan khusus atau alamari besi. Namun untuk arsip microfilm, berbahaya menyimpan pada almari besi sebab apabila terjadi kebakaran uap akan menaikkan suhu di dalam ruangan sehingga sama dengan suhu di luar ruangan sehingga akan melemahkan (meleleh) microfilm, dan memisahkan emulsi dari dasar microfilm selulosa asetat, sehingga menyebabkan microfilm rusak. Untuk mencegah kemungkinan tersebut, perlu dibuatkan salinannya dan disimpan pada tempat lain.
4. Sedangkan untuk bahan kerja dapat menggunakan salinanya. Untuk melindungi arsip vital tata cara atau metode serta
perlatannya berbeda degan perlindungan terhadap arsip penting dan arsip vital persyaratan utama adalah keamanan yang baik terhadap fisik arsip maupun informasinya. Filing cabinet atau alat, banjir, kebakaran, pencurian dan kerusakan lainnya seperti bencana alam.
5. Stock Opname
Stock Opname merupakan bentuk kegiatan untuk melakukan penghitungan ulang koleksi dan bertujuan untuk mengetahui jumlah riil atau nyata koleksi. Stock Opname penting dilaksanakan untuk melakukan control, sehingga Instansi dapat memantau dan mengetahui asset yang dimiliki. Dengan dilaksanakannya kegiatan stock opname koleksi secara menyeluruh maka akan diperoleh laporan riil koleksi badan yang akan dijadikan bahan pertimbangan pengembangan koleksi selanjutnya. Mengingat pentingnya peran stock opname dalam pengembangan kolesi
yang sesuai dengan kebijakan instansi dan kebutuhan pemustaka.34
B. Pendaftaran Tanah
Setiap macam hak atas tanah wajib di daftarkan dan disertifikatkan pada kantor Pertanahan atau Badan Pertanahan Nasional (BPN) yang berkantor di setiap kabupaten dan daerah kota, demikian kurang lebih pesan Undang-Undang Pokok Agraria (UUPA) pasal 19 atau UU RI no.5 Tahun 1960. Diadakanya pendaftaran tanah di Indonesia adalah dalam upaya menjamin kepastian hukum dan memberikan perlindungan hukum, dalam Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1997 Pasal 1 Ayat 1 pendaftaran tanah
34Eke Wince, “Kajian Pentingnya Stock Opname dalam Pengembangan Koleksi
merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah secara terus menerus berkesinambungan dan teratur, meliputi pengumpulan, pengolahan, pembukuan, dan penyajian serta pemeliharaan data fisik dan data yuridis, dalam bentuk peta dan daftar, mengenai bidang-bidang tanah dan
satuan-satuan rumah susun serta hak-hak tertentu yang membebanninya.35
Di Negara yang telah maju (developed countries) maupun Negara yang belum maju (less developed) program-program atau proyek-proyek administrasi pertanahan seperti penerbitan sertifikat hak-hak atas tanah yang merupakan tugas pemerintah tersebut memberikan dampak positif pada sosial-ekonomi baik kepada Negara maupun pada pemilik tanah. Sejak zaman pemerintahan Kolonial Hindia Belanda. Namun nenek moyang kita ternyata telah mengenal dengan apa yang disebut Pendaftaran Tanah (recht cadastral atau cadaster), yang artinya pendaftaran tanah yang bertujuan memberikan
jaminan kepastian hukum.36 Dan dapat dikatakan hanya tanah-tanah milik
(eigendom)37 yakni hanya orang-orang Belanda sajalah yang didaftarkan dan
disertifikatkan.38
Dalam mendapatkan sertifikat hak milik untuk pertama kalinya dan tanah-tanah tersebut belum pernah didaftarkan ada dua cara yang bisa dilakukan, adapun caranya yaitu:
35Boedi Harsono, “Hukum Agraria Indonesia: Himpunan Peraturan-Peraturan Hukum
Tanah” (Jakarta: Djambatan, 2002) h.520
36Widhihandoko, “Konsep Ideal: Pengertian, Asas, Tujuan dan Manfaat Pendaftaran
Tanah berdasarkan Peraturan Pemerintah No.24 Tahun 1997,” artikel diakses pada 20 Mei 2018 dari http://widhihandoko.com/?p=633 pukul 20.00
37Sarman P sagala, “Jenis-jenis Surat Tanah Sebagai Bukti Penguasaan Atas Tanah,”
artikel diakses pada 20 Mei 2018 dari https://omtanah.com/2016/06/09/jenis-jenis-bukti-penguasaan-tanah/ pukul 20.00.
38Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
1. Sporadik39
Pendaftaran tanah untuk pertama kali mengenai satu atau beberapa obyek pendaftaran tanah dalam wilayah atau bagian wilayah suatu desa atau kelurahan secara individual atau massal. Yakni inisiatif datang dari seseorang yang ingin mendaftarkan tanahnya sebagai pemohon sertifikat.
2. Sistematik
Pendaftaran tanah untuk pertama kali yang dilakukan secara serentak yang meliputi semua obyek pendaftaran tanah yang belum didaftar dalam wilayah atau bagian wilayah suatu desa atau kelurahan. Yakni inisiatif datang dari Kantor Pertanahan, mereka datang mengunjungi lokasi yang akan didaftarkan tanahnya.
Sedangkan tujuan dari pendaftaran tanah yakni untuk menghimpun dan menyediakan informasi yang lengkap mengenai bidang-bidang tanah dipertegas dengan dimungkinkannya menurut Peraturan Pemerintah ini pembukuan bidang-bidang tanah yang data fisik dan atau data yuridisnya belum lengkap atau masih disengketakan, walaupun untuk tanah-tanah yang demikian belum dikeluarkan sertifikat sebagai tanda bukti haknya.
1. Pengertian Sertifikat
Sertifikat merupakan tanda bukti hak atas tanah, suatu pengakuan dan penegasan dari Negara terhadap penguasaan tanah secara perorangan atau bersama atau badan hokum yang namaya ditulis didalamnya dan sekaligus menjelaskan lokasi, gambar, ukuran dan batas-batas bidang
39Peraturan Pemerintah tentang Pendaftaran Tanah no 24 tahun 1997 pasal 1 ayat 11 dan
tanah tersebut. Dalam bahasa inggris sertifikat hak atas tanah disebut dengan title deed, sedangkan penguasaan hak atas tanah biasa disebut land tenure, pemilikan atas tanah biasa disebut land ownership, dan bidang tanah sering disebut dengan parcel atau plot. Sertifikat sendiri dalam terminology atau “bahasa resmi” hukum-hukum keagrariaan ditulis sertifikat.40
Dalam definisi lainnya sertifikat merupakan surat tanda bukti hak sebagaimana dimaksud dalam pasal 19 ayat (2) huruf c UUPA untuk hak atas tanah, hak pengelolaan, tanah wakaf, hak milik satuan rumah susun dan hak tanggungan yang masing-masing sudah dibukukan dalam buku
tanah yang bersangkutan.41
2. Tujuan Pembuatan Sertifikat
Dalam pasal 3 Peraturan Pemerinatah no.24 Tahun 1997 tujuan pembuatan sertifikat sama halnya seperti tujuan dari pendaftaran tanah, diantaranya sebagai berikut:
a. Untuk memberikan kepastian hukum dan perlindungan hokum kepada pemegang hak aatas suatu bidang tanah, satuan rumah susun dan hak-hak yang terdaftar agar dengan mudah dapat membuktikan dirinya sebagai pemegang hak yang bersangkutan.
b. Untuk menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan termasuk pemerintah agar dengan mudah dapat memperoleh data yang diperlukan dalam mengadakan perbuatan
40Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Tanah Pemda” (Bandung: Mandar Maju, 2004) h.29
hukum mengenai bidang-bidang tanah dan satuan satuan rumah susun yang sudah terdaftar. Dan point yang terakhir yaitu
c. Untuk terselenggaranya tata tertib administrasi pertanahan. 3. Isi Sertifikat
Sertifikat tanah hak milik wajib berisikan dua bagian utama yaitu Buku Tanah dan Surat ukur. Sedangkan Sertifikat hak milik atas satuan rumah susun harus berisikan empat bagian utama yaitu:
a) Salinan buku tanah
b) Salinan surat ukur atas tanah hak bersama
c) Gambar denah tingkat rumah susun yang bersangkutan yang menunjukkan satuan rumah susun yang dimiliki
d) Pertelaan atau uraian mengenai besarnya hak milik atas bagian bersama, benda bersama dan tanah bersama yang bersangkutan. Semua bagian-bagian dari sertifikat-sertifikat tersebut ada arsipnya dan dipelihara baik-baik dikantor pertanahan. Dapat disimpulkan bahwa isi sertifikat tak lain dan tak bukan adalah buku tanah dan surat ukur yang dijadikan satu buku dan disampul (sampul luar berwarna hijau, ukuran kwarto) menjadi sebuah dokumen dan diberi judul “SERTIPIKAT”. Sedangkan isi sertifikat hak milik atas satuan rumah susun masih harus ditambah lagi dengan gambar denah dan uraian hak pemilik sertifikat atas
tanah atau bagian atau benda bersama.42
Pada halaman satu isi Buku Tanah dengan sendirinya menjadi halaman pertama isi sertifikat. Halaman satu Buku Tanah itu sendiri
42Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
berwarna hijau yang sedikit lebih tua daripada warna hijau sampul sertifikat, juga ukuran kwarto.43 Sampul sertifikat berwarna hijau muda,
ukuran 21cm x 28cm atau ukuran kwarto, bertuliskan dalam huruf-huruf kapital warna hitam: “BADAN PERTANAHAN NASIONAL” pada bagian atas, kemudian bawahnya ada gambar lambang Negara RI yaitu Burung Garuda, kemudian “SERTIPIKAT (TANDA BUKTI HAK)” atau “SERTIPIKAT HAK MILIK ATAS SATUAN RUMAH SUSUN” pada bagian tengah, selanjutnya “KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN atau KOTAMADYA…….” pada bagian bawah, dan paling bawah kanan terdapat nomor sertifikat yang menempati sederetan kotak-kotak kecil.
Nomor Sertifikat (sama dengan nomor Buku Tanah), terdiri dari 14 angka. Misalnya nomor sertifikat tersebut adalah 10.15.22.05.1.02324. dua angka pertama (10) ialah nomor kode Provinsi (Jawa Barat), dua angka kedua yakni (15) adalah nomor kode Kabupaten atau Kota (yaitu kota Bandung), dua angka ketiga ialah (22) adalah nomor kode Kecamatan (yaitu kecamatan Ujung Berung), dua angka keempat ialah (05) adalah nomor kode Kelurahan atau Desa (yaitu Kelurahan Kesanggrahan), satu angka kemudian yaitu (1) adalah nomor kode nama atau macam hak (yaitu
Hak Milik), dan lima angka terakhir adalah nomor hak yaitu (02324)44.
43Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Tanah Pemda” (Bandung: Mandar Maju, 2004) h.32
44Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Gambar 2.2 Contoh halaman satu pada sertifikat.45
4. Bagian Buku Tanah
Buku tanah merupakan dokumen yang menegaskan data keabsahan penguasaan atau kepemilikan hak si pemegang sertifikat dan data keabsahan obyektif bidang tanah yang dikuasai atau dimiliki si pemegang sertifikat.
Buku tanah adalah dokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis dan data fisik suatu obyek pendaftaran tanah yang sudah ada
haknya.46 Buku tanah dapat digolongkan ke dalam arsip aktif yang
frekuensi dan penggunaannya tinggi dan dapat dipergunakan secara terus menerus. Buku Tanah terdiri dari empat halaman ukuran kwarto (21cm x 28cm), namun bisa ditambah apabila halaman terakhir sudah terisi penuh.47
45Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Tanah Pemda” (Bandung: Mandar Maju, 2004) h.49
46Peraturan Pemerintah tentang Pendaftaran Tanah no 24 tahun 1997 pasal 1 ayat 19 47Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
a. Halaman Satu
Halaman satu ini berwarna hijau, menggunakan garis pinggir warna hitam. Pada bagian paling atas bertuliskan warna hitam BADAN PERTANAHAN NASIONAL, kemudian di bawahnya lambang Negara RI gambar Burung Garuda, selanjutnya berturut-turut tulisan: SERTIPIKAT, HAK: MILIK…. No: contoh 0234, PROPINSI: contoh JAWA BARAT, KOTAMADYA: contoh BANDUNG, KECAMATAN: contoh UJUNG BERUNG, KELURAHAN: contoh PESANGGRAHAN, dan seterusnya. Hingga paling bawah adalah nomor Buku Tanah (nomor buku tanah sama dengan nomor sertifikat) semisal 10.15.22.05.1.02324 yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Gambar 2.3 Contoh halaman satu pada buku tanah48
48Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
b. Halaman Dua
Judul pada halaman dua buku tanah ini diberi judul yaitu PENDAFTARAN PERTAMA, maksudnya adalah pendaftaran tanah pertama kali yaitu hasil proses cara pendaftaran tanah secara Sistematik ataupun Sporadik. Pada halaman dua ini berisikan daftar data yuridis dan data fisik.49
Gambar 2.4 Contoh halaman dua pada buku tanah50
c. Halaman Tiga
Format data dalam halaman tiga buku tanah untuk keempat contoh sertifikat nyaris sama berjudul PENDAFTARAN PERALIHAN HAK, PEMBEBANAN DAN PENCATATAN, yang di isi oleh Kepala Kantor Pertanahan.
49Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Tanah Pemda” (Bandung: Mandar Maju, 2004) h.35
50Joyce Meilanita, “Status Kepemilikan Tanah,” artikel diakses pada 13 Mei 2018 dari https://www.arsitag.com/article/status-kepemilikan-tanah pukul 20.00.
Gambar 2.5 Contoh Halaman tiga pada buku tanah51
d. Halaman Empat
Selanjutnya halaman empat yakni sama dan sejenis dengan halaman tiga, halaman empat hanya boleh diisi apabila halaman tiga sudah terisi penuh, dan seandainya halaman empat pun sudah penuh maka bisa ditambahkan halaman lima dan seterusnya yang fungsinya adalah sama.contoh dibawah ini adalah gambar halaman 4 yang sejenis dengan halaman tiga.
51Herman Hermit, “Cara Memperoleh Sertifikat Tanah Hak Milik, Tanah Negara dan
Gambar 2.6 Contoh halaman empat pada buku tanah. 5. Mekanisme Pembuatan Sertifikat
Untuk mendapatkan sertifikat pada proses pendaftaran tanah terdapat dua mekanisme pendaftaran yang biasa dilakukan di Kantor Pertanahan, mekanisme tersebut disusun dengan logika masukan-proses-keluaran (input-process-output). Masukan merupakan kondisi awal, misalnya adanya permohonan sertifikat dari pemilik tanah. Proses merupakan kegiatan-kegiatan berurutan setelah menerima masukan. Sedangkan keluaran merupakan hasil sementara ataupun hasil akhir setelah kegiatan-kegiatan dalam proses dilaksanakan.
1) Mekanisme Pelayanan Front Office
Kegiatan front office meliputi kegiatan loket pelayanan, berfungsi memberikan pelayanan informasi, administrasi, pengaduan dan pelayanan keuangan. Semua bentuk pelayanan pertanahan
dilayani melalui loket oleh petugas loket (front office). Mekanisme
pelayanan front office dapat dijelaskan melalui urutan berikut:52
1. Permohonan pendaftaran tanah atau sertifikat oleh masyarakat baik secara individu ataupun massal yang ditujukan kepada Kepala Kantor Pertanahan.
2. Permohonan diatas disertai dengan berkas-berkas yang
menunjukan bukti kepemilikan atau penguasaan tanah.
Berkas dimaksud cukup salah satu atau beberapa dari surat-surat yang membuktikan kepemilikan tanah diantaranya:
a. Petuk Pajak bumi.
b. Akta yang dibubuhi tanda kesaksian oleh Kepala Adat, Lurah atau Kepala Desa yang berisikan pernyataan pemindahan hak dari si A kepada B yang dibuat “di bawah tangan”.
c. Akta PPAAT (Pejabat Pembuat Akta Tanah) yang berisikan pemindahan hak atas tanah dari si A kepada B.
d. Surat Keterangan Riwayat Tanah yang dibuat oleh Kantor Pelayanan Pajak Bumi dan Bangunan.
e. Groose akta hak Eigendom, berisikan pernyataan pejabat keagrariaan yang berwenang bahwa tanah Eigendom tersebut telah dikonversi menjadi hak milik.
52Indra Gumilar, “Sertipikat,” artikel diakses pada 13 Mei 2018 dari https://eleveners.wordpress.com/2010/05/22/sertipikat/ pukul 20.00.
f. Surat Keputusan Pejabat Keagrariaan yang berwenang yang berisikan pernyataan pemberian hak miik dari Negara atau Pemerintah kepada anda.
g. Risalah lelang yang dibuat oleh Pejabat Lelang yang berwenang, berisikan pernyataan bahwa anda telah memenangkan lelang atas sebidang tanah yang diselenggarakan oleh Badan Utang Piutang Negara atau BPUN.
h. Surat Penunujukan kavling tanah pengganti tanah yang diambil oleh Pemerintah atau Pemerintah Daerah.
Ditambah dengan: 1) Fotokopi KTP
2) Tanda lunas PBB tahun terakhir
3) Tanda lunas Bea Perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan jika tanah dan bangunannya bernilai lebih dari Rp.30 juta dan tanah tersebut bukan warisan.
Dokumen-dokumen yang telah disebutkan diatas merupakan alat pembuktian data yuridis dan data fisik bidang tanah dalam rangka pendaftaran tanah termasuk penerbitan sertifikat. Apabila dokumen-dokumen tersebut telah digunakan untuk dasar pendaftaran tanah atau penerbitan sertifikat maka dokumen-dokumen tersebut dinamakan warkah. Yakni dokumen yang disimpan dan dipelihara dengan baik oleh Kantor Pertanahan.
