8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori
Umum
Dalam teori umum membahas tentang teori – teori yang berhubungan basis data meliputi pengertian Data, Basis Data (Database), Sistem Basis Data (Database System), Sistem M enejemen Basis Data (Database Management System – DBM S), Entity Relationship Modeling, Siklus Hidup Aplikasi Basis Data (Database Apllication Cycle), Database design, dan normalisasi.
2.1.1 Data
Data adalah fakta – fakta atau observasi yang mentah, biasanya mengenai kejadian atau transaksi bisnis (James A, O’Brien, 2003, p13).
Data adalah fakta – fakta yang dapat disimpan dan memiliki pengertian yang implisit (Elmasri, 2000, p4), sedangkan menurut (Hoffer, 2005, p5), data adalah representasi objek yang disimpan dan kejadian – kejadian yang memiliki arti dan penting bagi user.
2.1.2 Basis Data
M enurut (Connolly dan Begg, 2002, p14), basis data adalah sekumpulan dari data – data logikal yang berhubungan dan penjelasan dari data tersebut, yang dibuat untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Basis data adalah kumpulan data – data yang tersimpan dalam suatu format yang telah distandarisasi, dirancang untuk dibagikan kepada banyak user (Post, 2005, p2)
Basis data adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasa ditujukan dengan kunci dari setiap file yang ada. Kegunaan dari Basis data adalah:
1. M enghilangkan redundancy data 2. Keterbatasan akses data
3. M eningkatkan keamanan 4. Multiple User
2.1.3 Sistem Basis Data
Sistem basis data adalah sistem penyimpanan record yang terkomputerisasi. Dengan kata lain, sistem basis data adalah sistem terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengolah informasi dan memungkinkan informasi tersebut untuk diambil kembali sesuai dengan keinginan dan permintaan.
Sistem basis data mempunyai tiga komponen utama, yaitu : hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan user (pengguna). Hardware (perangkat keras) pada sistem basis data terdiri dari secondary storage device (perangkat penyimpanan sekunder), I/O devices (perangkat input output), database machines (mesin basis data). Software (perangkat lunak) secara umum berfungsi membantu pengguna basis data untuk melakukan operasi terhadap data. User (pengguna) adalah orang yang menggunakan sistem basis data. (C.J. Date, 2002, p5)
2.1.4 Database Management System (DBMS )
Database Management System (DBM S) adalah sebuah sistem software yang memperbolehkan user untuk menggambarkan, membuat, menjaga, dan mengontrol akses ke basis data (Connolly, 2002, p16).
Database Management System (DBM S) adalah sistem piranti lunak yang digunakan untuk membuat, merawat, dan menyediakan kontrol akses untuk pengguna basis data. DBM S menyediakan metode sistematik untuk pembuatan, pengubahan, penyimpanan, dan pengambilan data pada basis data. DBM S juga menyediakan fasilitas untuk mengontrol akses data, memperkuat integritas data, mengatur concurrency control dan menyimpan sebuah basis data (Hoffer, 2005, p7).
2.1.4.a Fasilitas – fasilitas DBMS 1. Data Definition Language (DDL)
Data Definition Language (DDL) adalah suatu bahasa yang memungkinkan Database Administrator atau pengguna untuk mendeskripsikan dan memberi nama entity, atribut, dan relasi yang diperlukan untuk aplikasi, bersama dengan segala intergritas dan batasan keamanan (Connolly, 2002, p40).
Database administrator adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap realisasi fisikal basis data, termasuk rancangan fisik basis data dan implementasi, keamanan dan kontrol integritas, maintenance sistem operasional, dan memastikan kepuasan performance aplikasi kepada user.
Data Definition Language (DDL) adalah perintah – perintah yang digunakan untuk mendefinisikan sebuah basis data, termasuk membuat, mengubah, dan menghapus tabel dan memberikan batasan – batasannya (Hoffer, 2005, p291).
2. Data Manipulation Language (DM L)
M enurut Connolly (2002, p41), DM L adalah sebuah bahasa yang menyediakan sekumpulan operasi yang mendukung operasi manipulasi data dasar terhadap data yang disimpan dalam basis data.
Operasi manipulasi data biasanya mencakup hal-hal berikut : a. M emasukkan data baru ke dalam basis data
b. M odifikasi data yang disimpan di dalam basis data c. M emperoleh data yang ada di dalam basis data d. M enghapus data dari basis data
Bagian dari DM L yang melibatkan perolehan data disebut Query Language. Query Language dapat didefinisikan sebagai bahasa level tinggi bertujuan khusus yang digunakan untuk memenuhi permintaan yang beraneka ragam untuk data-data yang disimpan di dalam database.
3. DBM S juga menyediakan kontrol akses ke database, yaitu
a. Security System, mencegah pengguna yang tidak memiliki hak akses untuk mengakses database.
b. Integrity System, menjaga konsistensi data yang disimpan dalam database.
c. Concurency Control Sys tem, memungkinkan akses ke database secara bersamaan.
d. Recovery Control System, mengembalikan database ke keadaan sebelumnya jika terjadi kesalahan hardware atau software.
e. User Accesible - Catalog, mengandung deskripsi dari data yang ada dalam database.
2.1.4.b Kompenen - komponen DBMS
Komponen lingkungan DBM S antara lain (Connolly, 2002, p18) : a. Hardware
meliputi single personal computer, single mainframe, dan jaringan komputer bergantung pada kebutuhan organisasi dan DBM S yang digunakan.
b. Software, meliputi software DBM S itu sendiri dan program aplikasi, dan sistem operasi, termasuk software jaringan jika DBM S sedang digunakan melalui jaringan.
c. Data, adalah komponen yang paling penting dalam lingkungan DBM S. Data bertindak sebagai jembatan antara komponen mesin dan komponen manusia, yang terdiri dari data operasional dan meta data.
d. Procedure (prosedur), mengacu pada instruksi dan peraturan yang mengatur perancangan dan penggunaan basis data bagi pengguna sistem dan staf yang menangani basis data mengenai bagaimana menggunakan atau menjalankan suatu sistem.
e. People (manusia), terdiri dari :
1. Data Administrator (DA), adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk pengaturan sumber daya data meliputi perencanaan basis data, pengembangan dan pemeliharaan standarisasi, kebijakan dan prosedur, dan perancangan basis data konseptual/logikal.
2. Database Administrator (DBA), bertanggung jawab terhadap realisasi fisik dari basis data, meliputi perancangan basis data fisikal dan implementasi, pengaturan integritas dan keamanan, pemeliharaan dari sistem operasional dan memastikan pencapaian yang memuaskan dari aplikasi terhadap user.
3. Database designers
a. Logical database designer fokus dengan pengidentifikasian data (entiti dan atribut), hubungan antara data, dan batasan data yang akan disimpan dalam basis data.
b. Physical database designer memutuskan bagaimana perencanaan basis data logikal direalisasikan secara fisik.
4. Application developers, bertanggung jawab untuk mengimplementasikan program aplikasi yang menyediakan fungsionalitas yang dibutuhkan oleh end-user setelah basis data diimplementasikan.
5. End Users, adalah klien dari basis data yang didesain dan diimplementasikan, dan dipelihara untuk melayani kebutuhan informasi mereka. End users dapat dikelompokkan menurut cara mereka menggunakan sistem, yaitu :
a. Naive users adalah user yang mengakses basis data melalui program aplikasi spesial yang mencoba untuk membuat operasi sesederhana mungkin sehingga tidak perlu mengetahui segala sesuatu mengenai basis data atau DBM S. b. Sophisticated users adalah user yang lebih mengenal struktur
basis data dan fasilitas yang ditawarkan oleh DBM S. Beberapa sophisticated users bahkan dapat menulis program aplikasi untuk kepentingan mereka sendiri.
2.1.4.c Keuntungan dan Kerugian DBMS
DBM S memiliki keuntungan dan kerugian (Connolly, 2002, p25) Keuntungan DBM S :
¾ Kontrol redudansi data
Pendekatan basis data berusaha menghapus redundansi dengan menggabungkan file sehingga data yang sama tidak akan disimpan kembali. Pendekatan basis data tidak menghapus redundansi secara keselurahan, tetapi mengontrol jumlah redundansi yang terdapat pada basis data.
¾ Konsistensi data
Dengan menghapus atau mengontrol redundansi, maka akan mengurangi resiko ketidak konsistensian yang akan muncul. Jika sebuah data disimpan hanya satu kali dan nilai baru tersedia untuk user.
¾ Semakin banyak informasi yang didapat dari data yang sama Dengan integrasi dari data operasional, maka memungkinkan perusahaan untuk menurunkan informasi tambahan dari data yang sama.
¾ Data yang berbagi
File biasanya dimiliki oleh orang atau departemen yang menggunakannya.
¾ M eningkatkan integritas data
Integritas data merujuk pada validitas dan konsistensi data yang disimpan. Integritas biasanya digambarkan dalam bentuk constraint. Constraint adalah peraturan yang konsisten pada basis data yang tidak diijinkan untuk dilanggar.
¾ M eningkatkan keamanan
Keamanan basis data adalah perlindungan basis data dari user yang tidak memiliki hak akses. Hal ini dapat dilakukan dengan cara membuat username dan password untuk mengidentifikasi user yang mempunyai hak akses ke basis data.
¾ M enjalankan standar
Integrasi memungkinkan DBA mendefinisikan dan menjalankan standar yang diperlukan. Standar ini dapat meliputi standar departemen, organisasi, nasional, atau internasional untuk pemformatan data dalam menfasilitasi pertukaran data antar sistem, aturan penamaan, standar dokumentasi, prosedur update, dan aturan akses.
¾ M eningkatkan maintenance melalui independensi data
Pada sistem berbasis file, deskripsi data dan logika untuk mengakses data dibangun setiap program aplikasi, membuat program bergantung pada data. Pada DBM S, deksripsi data dan aplikasi dipisahkan sehingga membuat aplikasi terpisah dari perubahan deskripsi data.
¾ M eningkatkan concurrency
DBM S mengatur akses kebasis data dimana jika tersedia akses terhadap data secara bersamaan, maka akses yang satu tidak mengganggu akses yang lainnya sehingga tidak terjadi kehilangan informasi
Kerugian DBM S : ¾ Kompleksitas
Perancangan dan pemgembang basis data, data dan DBA,serta user harus memahami keseluruhan fungsionalitas DBM S yang kompleks. Kegagalan dalam memahami sistem dapat membawa keputusan rancangan yang buruk dimana akan terdapat konsekuensi yang serius untuk perusahaan.
¾ Ukuran
Funsionalitas yang kompleks menjadikan DBM S sebagai sebuah perangkat lunak yang membutuhkan tempat penyimpanan yang sangat besar dan jumlah memori yang besar untuk menjalankan DBM S secara efisien.
¾ Biaya DBM S
Biaya untuk suatu DBM S sangat bervariasi tergantung pada lingkungan dan fungsionalitas yang diberikan.
¾ Biaya perangkat keras tambahan
Kebutuhan tempat penyimpanan untuk DBM S dan basis data membutuhkan pembelian tempat tambahan. Selain itu, untuk mendapatkan performance yang diinginkan, maka menjalankan DBM S. Penambahan perangkat keras baru akan menghasilkan pengeluaran biaya tambahan.
¾ Biaya konversi
Biaya tambahan untuk melakukan konversi aplikasi yang telah ada agar berjalan pada DBM S dan perangkat keras yang baru. Selain itu meliputi biaya tambahan untuk pelatihan staff untuk menggunakan sistem baru dan mungkin memperkerjakan staff ahli untuk membantu dalam melakukan konversi dan menjalankan sistem baru.
¾ Performance
DBM S digunakan untuk memenuhi banyak permintaan aplikas i sehingga beberapa aplikasi tidak berjalan sesuai yang seharusnya.
2.1.5 Entity Relationship Modeling
Entity relationship modeling adalah data modeling yang berdasarkan dari pendekatan top – down yang bertujuan untuk mengidentifikasi data yang disebut entity dan relationship antara data – data yang harus ada pada data model. Pada entity relationship model dapat ditambahkan informasi yang lebih detail mengenai entity dan relationship yang disebut attribute(Connolly dan Begg, 2002, p330)
2.1.5.a Entity Type
Entity type adalah sekumpulan objek yang memiliki properti yang sama yang diidentifikasi dalam perusahaan serta keberadaannya independent (Connolly, 2002, p331)
Gambar 2.1 Entity type staff dan branch
2.1.5.b Relationship Type
Relationship Type adalah sekumpulan entity yang mempunyai hubungan dan memiliki arti (Connolly, 2002, p334).
2.1.5.c Attribute
Atribut adalah properti dari sebuah entity atau relationship type. Sedangkan attribute domain adalah sekumpulan nilai yang dibolehkan untuk satu atau lebih atribut (Connolly, 2002, p338).
Atribut dapat diklasifikasikan sebagai :
¾ Simple attribute dan composite attribute
Simple attribute adalah sebuah atribut yang disusun oleh sebuah komponen tunggal dengan keberadaan yang independent.
¾ Single – valued attribute dan multi – valued attribute
Single – valued attribute adalah sebuah atribut yang mempunyai nilai tunggal untuk setiap kejadian dalam sebuah entity.
¾ Derived attribute
Derived attribute adalah atribut yang merepresentasikan sebuah nilai yang bisa diperoleh dari nilai atribut yang berkaitan.
2.1.5.d Relational Key
Relational key adalah satu atau beberapa atribut yang mengidentifikasi secara unik pada setiap baris dalam sebuah relasi (Connolly, 2002, p78). Terdapat beberapa jenis relational key, antara lain :
¾ Super key adalah sebuah atribut atau kumpulan atribut yang unik untuk mengidentifikasi sebuah baris pada suatu relasi. Tidak semua super key yang telah dipilih adalah atribut yang unik, sehingga biasanya hanya atribut yang unik saja yang dipilih menjadi super key.
¾ Candidate key adalah sekumpulan kecik dari atribut yang secara unik mengidentifikasi suatu entitas. Candidate key harus memiliki suatu nilai yang unik untuk suatu entitas. Oleh karena itu candidate key tidak dapat bernilai null (kosong). ¾ Primary key adalah candidate key yang terpilih untuk
mengidentifikasi sebuah baris dalam sebuah relasi. Pemilihan primary key untuk suatu entitas berdasarkan panjang atribut, angka minimal dari atribut yang diperlukan, dan tingkat keunikan.
¾ Foreign key adalah sebuah atribut atau kumpulan atribut dalam sebuah relasi yang cocok dengan candidate key pada beberapa relasi.
2.1.5.e Multiplicity
Multiplicity adalah sebuah angka yang membatasi sebuah relasi antara suatu entitas dengan entitas lainnya dalam suatu relationship (Connolly, 2002, p344)
Jenis – jenis multiplicity antara lain : ¾ One – to – one (1:1)
Relasi yang terjadi jika suatu entitas tunggal berelasi dengan entitas tunggal lainnya.
Terdapat tiga jenis relasi one to one yaitu :
- Relationship yang terdapat mandatorypada kedua pihak, - Relationship yang terdapat mandatory pada salah satu,
pihak
- Relationship yang terdapat optional pada kedua pihak. Contoh :
Dari gambar diatas menjelaskan bahwa satu karyawan bis a bekerja pada nol atau cabang perusahaan dan satu caban g perusahaan dikelola oleh satu karyawan.
¾ One – to – many (1:*)
Relasi yang terjadi jika suatu entitas berelasi dengan lebih dari satu entitas tunggal.
Contoh :
Gambar 2.4 Relationship one to many
Dari gambar diatas menjelaskan bahwa satu karyawan atau nol menangani nol atau banyak properti yang disewakan,dan nol atau banyak properti yang disewakan ditangani oleh nol atau satu karyawan.
¾ M any – to – many (*:*)
Relasi yang tejadi jika banyak entitas berelasi dengan banyak entitas.
Contoh :
Gambar 2.5 Relationship many to many
Dari gambar diatas menjelaskan bahwa nol atau banyak koran memuat satu atau banyak berita properti yang disewakan dan satu atau banyak properti yang disewakan dimuat pada nol atau banyak koran.
2.1.6 Siklus Hidup Aplikasi Basis Data
Untuk merancang aplikasi sistem basis data diperlukan tahapan-tahapan terstruktur yang harus diikuti yang dinamakan dengan Siklus Hidup Aplikasi basis data (Database Apllication Cycle) atau disingkat dengan DBLC. Perlu diingat bahwa tahapan dalam DBLC tidak harus berurutan, namun juga melibatkan beberapa pengulangan ke tahapan sebelumnya melalui putaran balik (feedback loops).
Tahapan-tahapan tersebut terlihat pada gambar 2.6
Gambar 2.6 Database Lifecycle 2.1.6.a Database planning
Berdasarkan Connolly dn Begg (2002, p274), perancangan basis data adalah aktivitas-aktivitas manajemen yang memungkinkan tahap-tahap dalam aplikasi basis data direalisasikan seefisien dan seefektif mungkin. Perencanaan basis data harus diintegrasikan dengan keseluruhan sistem informasi suatu organisasi.
Ada 3 (tiga) persoalan pokok yang terlibat dalam perumusan suatu strategi sistem informasi:
¾ Identifikasi rencana, sasaran (goals) dan tujuan perusahaan dengan penentuan kebutuhan sistem informasi.
¾ Evaluasi sistem informasi yang sedang berjalan untuk menentukan kelebihan dan kekurangan yang ada.
¾ Penilaian terhadap peluang IT apakah mampu menghasilkan keuntungan yang kompetitif.
Tahapan ini bertujuan untuk mendefinisikan mission statement dan mission objective :
¾ Mission statement.
Mission statement ini menjelaskan tujuan utama aplikasi basis data, juga membantu menjelaskan tujuan proyek basis data, dan menyediakan alur yang lebih jelas dalam pembuatan aplikasi basis data yang dibutuhkan secara efektif dan efisien.
¾ Mission objectives.
Setiap Mission objective akan menjelaskan suatu tugas tertentu yang harus didukung oleh basis data, dengan asumsi jika basis data mendukung mission objective, maka mission statementnya juga akan sesuai.
2.1.6.b System Definition
System definition menggambarkan ruang lingkup dan batasan dari aplikasi basis data dan pandangan pengguna (user view) yang utama (Connolly dan Begg, 2002, p274). Sebelum merancang aplikasi basis data, maka harus mengidentifikasikan batasan dari sistem dan bagaimana sistem tersebut berinteraksi dengan bagian lain dari informasi perusahaan.
User view menggambarkan apa yang dibutuhkan oleh aplikas i basis data dari sudut pandang jabatan tertentu, seperti manajer atau pengawas, maupun dari sudut pandang area aplikasi perusahaan, seperti pemasaran, personalia, atau pengawasan persediaan, dalam hubungannya dengan data yang akan disimpan dan transaksi yang akan dijalankan terhadap data itu (Connolly dan Begg, 2002, p275).
2.1.6.c Requirement Collection and Analysis
Pengumpulan dan analisis kebutuhan adalah proses pengumpulan dan analisis informasi tentang bagian perusahaan yang didukung oleh aplikasi basis data dan yang menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasikan kebutuhan – kebutuhan user dari sistem yang baru (Connolly dan Begg, 2002, p276).
Pengumpulan kebutuhan atau fact – finding memiliki 5 jenis teknik yang penggunaannya sesuai kebutuhan :
a. M emeriksa dokumentasi dan formulir
Pemahaman terhadap jalannya sistem akan cepat diperoleh dengan memeriksa dokumen-dokumen, formulir, laporan, dan file yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan.
b. Wawancara
Bertujuan untuk mengumpulkan fakta-fakta, memeriksa kebenaran fakta yang ada dan mengklarifikasinya, membangkitkan semangat, melibatkan pengguna akhir, mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan, dan mengumpulkan ide-ide dan pendapat (Connolly dan Begg, 2002, p306). Teknik ini memerlukan kemampuan komunikasi yang baik untuk menghadapi pengguna yang memiliki nilai, prioritas, pendapat, motivasi, dan kepribadian yang beragam.
Keuntungan menggunakan teknik ini menurut Connolly dan Begg (2002, p306) antara lain :
¾ M emungkinkan orang yang diwawancara untuk menanggapi pertanyaan dengan bebas dan terbuka.
¾ M emungkinkan orang yang diwawancara merasa bahwa ia adalah bagian dari proyek.
¾ M emungkinkan pewawancara untuk menindaklanjuti komentar-komentar menarik yang dibuat oleh orang yang diwawancara.
¾ M emungkinkan pewawancara untuk mengubah atau menyusun kembali pertanyaan selama kegiatan wawancara.
¾ M emungkinkan pewawancara untuk mengamati bahasa tubuh orang yang diwawancara.
Kerugian teknik ini (Connolly dan Begg, 2002, p306) yaitu : ¾ Sangat memakan waktu dan biaya sehingga menjadi tidak
praktis.
¾ Keberhasilannya tergantung pada kemampuan komunikasi pewawancara.
¾ Keberhasilannya tergantung pada keinginan orang yang diwawancara untuk ikut serta dalam wawancara.
c. M engamati Operasional Perusahaan
M emungkinkan untuk ikut serta atau mengamati seseorang dalam melakukan kegiatan untuk mempelajari sistem. Salah satu faktor pengamatan dapat berhasil adalah dengan mencari informasi sebanyak mungkin tentang aktivitas yang akan diamati serta orang yang melakukan aktivitas tersebut.
Keuntungan menggunakan teknik ini antara lain : ¾ Validasi fakta dan data dapat diperiksa
¾ Pengamat dapat melihat dengan jelas apa yang dikerjakan
¾ Pengamat juga dapat memperoleh data yang menjelaskan lingkungan fisik dari tugas yang diberikan
¾ Pengamat dapat membuat pengukuran kerja Kerugian teknik ini yaitu :
¾ Sangat memakan waktu dan biaya, sehingga menjadi tidak praktis
¾ Beberapa tugas tidak selalu dilakukan dengan cara seperti pada saat pengamatan
¾ Dapat terlewatkan dalam mengamati tugas – tugas yang melibatkan tingkat kesulitan yang lain
d. Penelitian
Jurnal komputer, buku – buku referensi, dan internet adalah sumber informasi yang baik yang menyediakan informasi bagaimana orang lain memecahkan masalah yang serupa.
Keuntungan menggunakan teknik ini antara lain :
¾ Dapat menghemat waktu jika solusinya telah tersedia
¾ Peneliti dapat mengamati cara orang lain memecahkan masalah yang sama atau menemui kebutuhan serupa
¾ M embuat para peneliti selalu up-to-date dengan perkembangan baru
Kerugian teknik ini yaitu :
¾ M embutuhkan akses ke sumber informasi yang tepat
¾ Dapat saja tidak membantu memecahkan masalah karena tidak didokumentasikan
e. Kuesioner
Kuesioner adalah suatu dokumen dengan tujuan khusus yang memungkinkan fakta – fakta dikumpulkan dari banyak orang sambil menjaga kontrol terhadap tanggapan yang diberikan (Connolly dan Begg, 2002, p308).
Keuntungan menggunakan teknik ini antara lain :
¾ Orang dapat melengkapi dan mengembalikan kuesioner pada waktu yang sebaik-baiknya.
¾ Tidak mahal untuk mengumpulkan data dari banyak orang. ¾ Responden lebih mudah untuk memberikan jawaban yang benar,
karena jawaban yang diberikan dapat dijaga kerahasiaannya. ¾ Tanggapan dapat ditabulasikan dan dianalisa dengan cepat. Kerugian teknik ini yaitu :
¾ Jumlah responden dapat saja rendah, sekitar 5% sampai 10%. ¾ Kuesioner dapat saja dikembalikan dengan tidak lengkap.
¾ Tidak menyediakan kesempatan untuk mengubah pertanyaan yang salah diartikan.
¾ Tidak dapat mengamati dan menganalisa bahasa tubuh responden.
2.1.6.d Database Design
Perancangan basis data adalah suatu proses menciptakan perancangan untuk basis data yang akan mendukung keseluruhan operasi dan tujuan – tujuan perusahaan (Connolly dan Begg, 2002, p279).
Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk merancan g basis data, yaitu :
a. Bottom up Approach
Pendekatan bottom up dimulai dari atribut awal (entity dan relationship) yang dianalisa asosiasi antar atribut, kemudian dibentuk relation yang mewakili tipe dari entity dan relationship antar entity. Pendekatan ini sesuai untuk perancangan basis data yang sederhana dengan jumlah atribut sedikit.
b. Top down Approach
Pendekatan Top down dimulai dengan pengembangan data model yang terdiri dari sedikit atau banyak entity dan relationship, kemudian melakukan perbaikan top down untuk mengidentifikasikan lower-level entity, relationship, dan asosiasi antar atribut. Pendekatan ini digambarkan dengan entity relationship (ER) model, yang dimulai dari identifikasi entity dan relationship antar entity.
2.1.6.e DBMS Selection (optional)
Pemilihan DBM S adalah pemilihan DBM S yang tepat untuk mendukung aplikasi basis data.
Berikut ini adalah langkah – langkah untuk seleksi pemilihan DBM S :
a. M enggambarkan cakupan tugas berdasarkan kebutuhan organisasi. b. M embuat perbandingan mengenai dua atau tiga produk DBM S. c. M engevaluasi produk – produk DBM S tersebut.
d. M erekomendasikan pemilihan DBM S dan membuat kesimpulan hasil evaluasi produk DBM S tersebut.
2.1.6.f Application Design
Application design adalah perancangan user interface dan program aplikasi yang menggunakan dan memproses basis data. Ada 2 (dua) aspek penting dalam perancangan aplikasi, yakni:
¾ Transaction Design (Perancangan Transaksi)
Transaksi adalah sebuah aksi, atau serangkaian aksi yang dilakukan oleh seorang pengguna atau program aplikasi yang mengakses atau mengubah isi dari basis data.
Tujuan dari perancangan transaksi adalah untuk menetapkan dan mendokumentasikan karakteristik tingkat tinggi dari transaksi yang dibutuhkan pada basis data, yang termasuk:
a. Data yang digunakan dalam transaksi b. Karakteristik fungsional dari transaksi c. Keluaran (output) dari transaksi d. Kepentingan pengguna
e. Nilai yang diharapkan dari pemakaian
Perancangan ini harus dilakukan lebih awal dalam proses perancangan untuk memastikan bahwa basis data yang diimplementasikan mampu mendukung semua transaksi yang dibutuhkan. Ada 3 (tiga) jenis transaksi, yaitu:
a. Retrival transactions, digunakan untuk mendapatkan kembali data untuk ditampilkan di layar atau dalam laporan.
b. Update transactions, digunakan untuk menambah data, menghapus data lama, atau memodifikasi data yang ada dalam basis data.
c. Mixed Transactions, melibatkan retrieval (pemanggilan) dan update (perubahan) data atau kombinasi antara keduanya.
¾ User Interface Design (Perancangan Antarmuka)
Sebelum menerapkan suatu bentuk atau laporan, adalah penting bahwa pertama – tama kita desain tata letak (layouts). Tujuan utama dari setiap wizard harus memungkinkan pengguna untuk melakukan tugas tertentu dengan kesulitan yang sedikit mungkin. Desain antarmuka pengguna untuk setiap halaman wizard harus mendukung tujuan tersebut dengan menyajikan satu langkah per halaman, dengan instruksi untuk melakukan langkah yang jelas dan ringkas.
2.1.6.g Prototyping (optional)
Adalah pembuatan suatu model kerja dari aplikasi basis data. Suatu prototipe adalah suatu model kerja yang tidak mempunyai semua fitur-fitur yang diperlukan atau menyediakan semua fungsionalitas dari sistem terakhir.
Tujuan utama dari pengembangan suatu prototipe aplikasi basis data adalah untuk memungkinkan pengguna menggunakan prototipe tersebut untuk menentukan fitur-fitur dari sistem yang bekerja dengan baik, fitur-fitur yang tidak mencukupi kebutuhan pengguna dan jika mungkin mengusulkan peningkatan atau bahkan fitur-fitur baru untuk aplikasi basis data.
Ada 2 (dua) strategi prototyping yang umum digunakan:
a. Requirements Prototyping, menggunakan suatu prototipe untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan dari aplikasi basis data yang diusulkan dan ketika kebutuhan-kebutuhan tersebut sudah lengkap, maka prototipe tidak digunakan lagi.
b. Evolutionary Prototyping, digunakan untuk tujuan yang sama, perbedaan utamanya adalah bahwa prototipe tidak dibuang tetapi dengan perkembangan yang lebih jauh akan menjadi aplikasi basis data yang digunakan.
2.1.6.h Implementation
Implementasi adalah realisasi fisik dari perancangan basis data dan aplikasi. Pada penyelesaian tingkat-tingkat perancangan (dimana mungkin atau tidak melibatkan prototyping), sekarang kita dalam posisi mengimplementasi basis data dan program aplikasi. Implementasi basis data dicapai dengan menggunakan Data Definition Language (DDL) dari DBM S yang dipilih atau Graphical User Interface (GUI), dimana menyediakan fungsionaliti yang sama ketika menyembunyikan pernyataan DDL tingkat-rendah.
Pernyataan DDL tersebut digunakan untuk membuat struktur basis data dan file basis data kosong. Program aplikasi diimplementasikan dengan menggunakan bahasa generasi ketiga atau keempat (3GL atau 4GL). Bagian dari program aplikasi ini adalah transaksi basis data, dimana diimplementasikan dengan menggunakan Data Manipulation Language (DM L) dari DBM S sasaran, yang mungkin disimpan dalam sekumpulan bahasa pemograman, seperti Visual Basic. Juga mengimplementasikan komponen-komponen lainnya dari perancangan aplikasi seperti layar menu, form pemasukan data, dan laporan.
2.1.6.i Data Conversion and Loading
Data Conversion and Loading adalah suatu proses menstransfer data yang ada ke dalam basis data baru dan mengubah aplikasi yang ada untuk dijalankan dalam basis data baru (Connolly dan Begg, 2002, p292). Tahap ini hanya dibutuhkan ketika sistem basis data baru menggantikan sistem yang lama.
2.1.6.j Testing
Testing (pengujian) adalah suatu proses eksekusi program aplikasi dengan tujuan untuk menemukan kesalahan. Sebelum diterapkan dalam suatu sistem, basis data harus dilakukan pengujian terlebih dahulu.
2.1.6.k Operational Maintenance
Operational Maintenance adalah proses pengawasan dan pertahanan sistem berikut instalasi. Pada langkah sebelumnya, aplikasi basis data telah diimplementasikan dan diuji sepenuhnya. Sekarang sistem memasuki langkah perawatan, yang melibatkan aktivitas-aktivitas berikut:
a. Pengawasan performa sistem, jika performa menurun maka memerlukan perbaikan atau pengaturan ulang basis data.
b. Pemeliharaan dan pembaharuan aplikasi basis data. Kebutuhan baru disertakan dalam aplikasi basis data melalui tahapan sebelumnya dari siklus hidup.
2.1.7 Database design
M etodologi desain adalah sebuah pendekatan terstruktur yang
menggunakan prosedur, teknik, tool, dan dokumentasi yang mendukung dan memfasilitasi proses desain.
Dalam metodologi desain, proses desain dibagi kedalam tiga tahapan utama, yaitu :
a. Conceptual Database Design
Perancangan Basis data Konseptual menurut Connoly dan Begg (2002, p293) adalah proses pembentukan suatu model dari informasi yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi yang tidak tergantung dari pertimbangan fisik. M odel data dibangun dengan menggunakan informasi dalam spesifikasi kebutuhan pengguna.
b. Logical Database Design
Perancangan basis data logikal menurut Connoly dan Begg (2002, p294) adalah proses pembentukan suatu model informasi yang digunakan dalam perusahaan berdasarkan pada model data yang tertentu, tetapi tidak tergantung dari Database Management System (DBM S) tertentu dan pertimbangan fisik lainnya. M odel data konseptual yang telah dibuat sebelumnya, diperbaiki dan dipetakan kedalam model data logikal.
c. Physical Database Design
Perancangan basis data fisikal menurut Connoly dan Begg (2002, p294) adalah suatu proses untuk menghasilkan gambaran dari implementasi basis data pada tempat penyimpanan. Tahapan ini juga menjelaskan dasar dari relasi, organisasi file dan indeks yang digunakan untuk mencapai
akses yang efisiens terhadap data dan menghubungkan beberapa integrity constraints dan tindakan keamanan. Dapat dikatakan juga, rancangan secara fisikal adalah cara pembuatan menuju sistem DBM S tertentu.
2.1.7.a Conceptual Database Design
adalah proses membangun sebuah model informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan, bebas dari semua pertimbangan fisik.
Langkah 1 Membangun model data konseptual lokal untuk setiap view,
bertujuan untuk membangun sebuah model data konseptual lokal dari sebuah perusahaan untuk setiap view yang spesifik.
Langkah 1.1 Mengidentifikasi tipe entiti,
bertujuan untuk mengidentifikasi tipe-tipe entiti yang utama yang dibutuhkan pada view.
Langkah 1.2 Mengidentifikasi tipe relasi,
bertujuan untuk mengidentifikasi relasi penting yang terdapat di antara tipe-tipe entiti yang telah teridentifikasi.
Langkah 1.3 Identifikasi dan menghubungkan atribut sesuai dengan tipe entiti dan relasi,
bertujuan untuk menghubungkan atribut dengan tipe-tipe entiti atau relasi yang sesuai.
Langkah 1.4 Menentukan domain atribut,
bertujuan untuk menentukan domain untuk atribut dalam model data konseptual lokal.
Langkah 1.5 Menentukan atribut candicate dan primary key, bertujuan untuk mengidentifikasikan candidate key untuk setiap tipe entiti dan, jika terdapat lebih dari satu candidate key, memilih satu untuk dijadikan primary key.
Langkah 1.6 Mempertimbangkan penggunaan konsep permodelan enhanced (optional),
bertujuan untuk mempertimbangkan penggunaan konsep permodelan enhanced, seperti spesialisasi/generalisasi, agregasi dan komposisi. Langkah 1.7 Memeriksa redundansi pada model,
bertujuan untuk memeriksa adanya redundansi pada model.
Langkah 1.8 Validasikan model konseptual lokal pada transaksi user,
bertujuan untuk memastikan bahwa model konseptual lokal mendukung transaksi yang dibutuhkan oleh view.
Langkah 1.9 Meninjau model data konseptual lokal dengan user, bertujuan untuk meninjau model data konseptualdata model dengan user untuk memastikan bahwa model sudah mewakili view.
2.1.7.b Logical Database Design
Adalah proses pembangunan model informasi yang digunakan dalam perusahaan berdasarkan sebuah model data spesifik, tetapi bebas dari DBM S tertentu dan pertimbangan fisik lainnya.
Langkah 2 Membangun dan memvalidasikan model data logikal untuk setiap view,
bertujuan untuk membangun sebuah model data logikal lokal dari sebuah model data konseptual lokal yang mewakili sebuah view tertenti dari perusahaan dan kemudian untuk memvalidasi model ini untuk memastikan secara struktur model ini benar (menggunakan teknik normalisasi) dan memastikan model ini mendukung transaksi yang dibutuhkan.
Langkah 2.1 Menghilangkan fitur yang tidak kompetibel dengan model relasional (opsional),
bertujuan untuk menyempurnakan model data konseptual lokal dengan menghilangkan fitur yang tidak kompetibel dengan model relasional. Fitur yang tidak kompatibel tersebut antara lain :
1. Tipe relasi many-to-many (*:*) binary 2. Tipe relasi many-to-many (*:*) rekrusif 3. Tipe relasi komplek
Langkah 2.2 Mendapatkan relasi untuk model data logikal lokal,
bertujuan untuk membuat relasi model data logikal lokal yang menampilkan entiti, relasi dan atribut yang telah diidentifikasikan. Langkah 2.3 Memvalidasikan relasi dengan menggunakan normalisasi,
bertujuan untuk memvalidasikan relasi dalam model data logikal lokal menggunakan teknik normalisasi.
Langkah 2.4 Memvalidasikan relasi pada transaksi user,
bertujuan untuk memastikan bahwa relasi dalam model data logikal lokal mendukung transaksi yang dibutuhkan dalam view.
Langkah 2.5 Menetapkan integritas constraints,
bertujuan utnuk membatasi integritas constraints yang terdapat dalam view.
Langkah 2.6 Meninjau model data logikal dengan user,
bertujuan untuk memastikan bahwa model data logikal lokal dan dokumentasi pendukung yang menjelaskan model telah mewakili view.
2.1.7.c Physical Database Design
adalah proses menghasilkan sebuah deskripsi dari implementasi database di secondary storage; yang mendeskripsikan relasi dasar, file organisasi, dan index yang digunakan agar dapat mengakses data secara efisien, dan semua hubungan integritas constraints dan tingkat keamanan.
Langkah 3 Membangun dan memvalidasikan model data logikal global,
bertujuan untuk menggabungkan masing-masing model data logikal lokal menjadi sebuah model data logikal global yang menggambarkan perusahaan.
Langkah 3.1 Menggabungkan model data logikal lokal menjadi model global,
bertujuan untuk menggabungkan model data logikal lokal yang ada menjadi sebuah model data logikal global perusahaan. Beberapa hal yang dilakukan dalam langkah ini antara lain :
a. M embahas nama dan isi dari entiti atau relasi dan candidate key masing-masing.
b. M embahas nama dan isi dari relasi atau foreign key. c. M enggabungkan entiti atau relasi dari model data lokal.
d. Tambahkan (tanpa menggabungkan) entiti/relasi yang unik ke setiap model data lokal.
e. M enggabungkan relasi/foreign key yang unik ke setiap model data lokal.
f. Tambahkan (tanpa menggabungkan) rekasi/foreign key ke setiap model data lokal.
g. M emeriksa entiti/relasi dan relasi/foreign key yang hilang. h. M emeriksa foreign key.
i. M emeriksa integritas constraints.
j. M enggambar diagram relasi/ ERD global. k. M emperbarui dokumentasi.
Langkah 3.2 Memvalidasi model data logikal global,
bertujuan untuk memvalidasikan relasi yang dibentuk dari model data lokal logikal global menggunakan teknik normalisasi dan memastikan model data tersebut mendukung transaksi yang dibutuhkan, bila perlu.
Langkah 3.2 Memeriksa kemungkinan perkembangan,
bertujuan untuk memastikan apakah ada perubahan yang signifikan pada suatu saat nanti dan memperkirakan apakah model data logikal global dapat mengakomodasi perubahan ini.
Langkah 3.3 Meninjau model data logikal global dengan para users,
bertujuan untuk memastikan bahwa model data logikal global ini mewakili perusahaan.
Langkah 4 Menerjemahkan model data logikal global ke dalam DBMS tujuan,
bertujuan untuk menghasilkan sebuah skema relasi database dari model data logikal global yang diimplementasikan di DBM S tujuan. Langkah 4.1 Mendesain relasi dasar,
bertujuan untuk menentukan bagaimana menampilkan relasi dasar yang diidentifikasikan dalam model data logikal global di dalam DBM S tujuan.
Langkah 4.2 Mendesain berdasarkan data yang diperoleh,
bertujuan untuk menentukan bagaimana menampilkan data yang diperoleh di model data logikal global dalam target DBM S.
Langkah 4.3 Mendesain batasan constraints,
bertujuan untuk mendesain batasan constraints untuk DBM S tujuan. Langkah 5 Mendesain physical representation,
bertujuan untuk menentukan organisasi file yang optimal untuk disimpan dalam relasi dasar dan index yang dibutuhkan untuk menghasilkan performa yang baik, yang mana relasi dan tuples akan disimpan dalam secondary storage.
Langkah 5.1 Menganalisa transaksi,
bertujuan untuk memahami fungsionalitas transaksi yang akan dijalankan pada database dan untuk menganalisa transaksi penting.
Langkah 5.2 Memilih file organisasi,
bertujuan untuk menentukan file organisasi untuk setiap relasi dasar. Langkah 5.3 Memilih index,
bertujuan untuk menentukan apakah penambahan index akan meningkatkan performa sistem.
Langkah 5.4 Memperkirakan kebutuhan disk space,
bertujuan untuk memperkirakan kapasitas disk space yang akan dibutuhkan database.
Langkah 6 Mendesain user view,
bertujuan untuk mendesain user view yang teridentifikasi selama pengumpulan kebutuhan dan analisis pada bagian siklus hidup aplikasi relasional database.
Langkah 7 Mendesain mekanisme keamanan,
bertujuan untuk mendesain tingkat keamanan untuk database secara terspesifikasi bagi users.
Langkah 8 Mempertimbangkan pengenalan redundansi terkontrol.
2.1.8 Normalisasi
M enurut Connolly dan Begg (2002, p376), normalisasi adalah suatu teknik untuk menghasilkan sekumpulan relasi dengan sifat-sifat yang diinginkan, memenuhi kebutuhan data pada perusahaan. Proses normalisasi, yaitu :
1. Suatu teknik formal untuk menganalisa relasi berdasarkan primary key dan functional dependencies antar atribut.
2. Dieksekusi dalam beberapa langkah. Setiap langkah mengacu ke bentuk normal tertentu sesuai dengan sifat yang dimilikinya.
3. Setelah normalisasi diproses, relasi menjadi secara bertahap lebih terbatas/kuat bentuk formatnya dan juga mengurangi tindakan update yang anomali.
Berikut proses normalisasi 1. Unnormalized Form (UNF)
UNF adalah suatu tabel yang berisikan satu atau lebih grup yang berulang (repeating-groups) (Connolly dan Begg, 2002, P387).
2. First Normal Form (1NF)
M enurut Connolly dan Begg (2002,p388), aturan normalisasi pertama (1NF) dapat dikatakan bahwa sebuah relasi dimana setiap baris dan kolom hanya berisi satu nilai.
Suatu data dikatakan unormalized (UNF), jika didalamnya mengandung kelompok yang berulang (repeating group), sehingga untuk membentuk normalisasi pertama repeating group harus dihilangkan. Nilai dari setiap atribut adalah tunggal. Kondisi ini dapat diperoleh dengan melakukan eliminasi terjadinya data ganda (repeating group). Namun pada kondisi pertama ini kemungkinan masih terjadi adanya data rangkap.
3. Second Normal Form (2NF)
M enurut Connolly dan Begg (2002,p392), aturan normalisasi kedua (2NF) dapat dikatakan bahwa sebuah relasi dalam bentuk normal pertama dan setiap atribut bukan primary key yang tergantung secara fungsional kepada primary key.
Pengujian bentuk normal kedua dapat dihasilkan dengan melihat apakah ada atribut bukan primary key yang adalah fungsi dari sebagian primary key (partial dependency).
4. Third Normal Form (3NF)
M enurut Connolly dan Begg (2002, p394) aturan normalisasi ketiga (3NF) adalah sebuah relasi dalam bentuk normal pertama dan kedua dan setiap atribut yang bukan primary key yang bergantung secara transitif kepada primary key.
Pengujian terhadap 3NF dilakukan dengan cara melihat apakah terdapat atribut yang bukan key tergantung fungsional terhadap atribut bukan key lainnya (disebut ketergantungan transitif atau transitive dependence). Dengan cara yang sama, maka setiap ketergantungan transitif dipisahkan. 3NF sudah cukup baik dalam arti anomali (data yang berulang) yang dikandungnya sudah sedemikian minimum.
5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
M enurut Connolly dan Begg (2002, p398) aturan normalisasi boyce-codd (BCNF) adalah sebuah relasi jika dan hanya jika setiap determinan adalah candidate key.
Pengujian terhadap BCNF dilakukan dengan cara mengidentifikasi semua determinan dan memastikan bahwa semuanya adalah candidate key. Determinan adalah sebuah atau sekelompok atribut dimana beberapa atribut lain bergantung terhadapnya.
6. Fourth Normal Form (4NF)
4NF adalah sebuah relasi yang terdapat dalam BCNF dan tidak memiliki ketergantungan multi-valued yang berarti (Connolly dan Begg, 2002, p 408).
7. Fifth Normal Form (5NF)
5NF adalah sebuah relasi yang tidak memiliki join dependency (Connolly dan Begg, 2002, p410). Normalisasi kelima (atau yang juga dikenal juga dengan project-join normal form (PJNF)) memastikan bahwa 5NF tidak memiliki join dependency.
2.2 Teori Khusus
Teori khusus membahas topik penelitian dalam hal ini tentang pembelian, persediaan, dan penjualan serta alat bantu (tools) akan digunakan antara lain Data Flow Diagram (DFD), Diagram Konteks, State Transition Diagram (STD), SQL Server 2005 dan Visual Basic 2008
2.2.1 Pengertian pembelian
M enurut M ulyadi (2001,p299), sistem pembelian yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembeliaan dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian local dan pembelian import. Pembelian local adalah pembelian dari pemasok dalam negeri. Sedangkan pembelian import adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
Jadi dapat disimpulkan pembelian adalah pengadaan barang atau jasa yang berasal dari pemasok local maupun import dengan tujuan akan digunakan sendiri,untuk proses produksi maupun untuk dijual kembali.
M enurut Soemarso S.R kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang adalah
a. M embeli barang dagang secara tunai atau kredit.
b. M embeli produk untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan.
c. M embeli barang dan jasa – jasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan.
Sehingga dapat diperoleh kesimpulan bahwa pembelian adalah perkiraan yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam satu periode tertentu.
2.2.1.a Fungsi – fungsi yang terkait dalam pembelian
M enurut M ulyadi (2001,p299-300) fungsi yang terkait dengan pembelian adalah :
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang. 2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih. 3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untukmelakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
2.2.1.b Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian
M enurut (M ulyadi, 2001, p301-303), beberapa prosedur yang membentuk sistem pembelian yaitu:
a. Prosedur permintaan pembelian
Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian kepada fungsi pembelian yang berupa formulir surat permintaan.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan penulisan pemasok
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok dan berbagai syarat pembelian yang lain.
c. Prosedur order pembelian
Fungsi pembelian mengirim surat permintaan untuk mebeli kepada pemasok dan memberitahukan kepada unit organisasi mengenai permintaan pembeliaan.
d. Prosedur penerimaan barang
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang,kualitas,jenis,dan kuantitas yang diterima dari pemasok.
e. Prosedur penerimaan utang
fungsi akuntansi mengecek data yang berhubungan dengan pembelian dan mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian
M eliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk pembuatan laporan.
2.2.1.c Dokumen pada sistem pembelian
M enurut (M ulyadi, 2001, p303) ,beberapa dokumen yang digunakan adalah:
a. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini disi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang disebutkan dalam surat tersebut. b. Surat permintaan penawaran harga
Digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat order pembelian
Digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. d. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order pembelian.
e. Surat perubahan order pembelian
Digunakan bila mana terjadi perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.
f. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat untuk dasar pencatatan transaksi pembelian dan juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada pemasok dan sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur, mengenai maksud pembayaran.
2.2.2 Pengertian Persediaan
M enurut (Soemarso, 1999, p321), M engemukakan pengertian persediaan sebagai barang barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.
M enurut (Warren, 2002, p399) persediaan adalah sesuatu yang digubakan untuk mengidentifikasi barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi normal perusahaan dan bahan yang terdapat dalam produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.
M enurut (Handoko, 1994, p333) persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap permintaan.
M enurut (M ulyadi, 2001, p556) persediaan adalah sesuatu yangdigunakan untuk mengidentifikasi barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operassi normal perusahaan dan bahan yang terdapat dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.
2.2.2.a Manfaat persediaan
M enurut (M ulyadi, 1993, p555), perssediaan bertujuan untuk mecatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang.Sistem iniberkaitan erat dengan sistem penjualan,sistem retur penjualan,sistem pembelian dan sistem rektur pembelian.
M enurut (Render, 2001, p314), persediaan dapat memiliki berbagai fungsi yang menambah fleksibelitas dari operasi perusahaan. Adapun kegunaan persediaan yaitu:
‐ Untuk memberikan stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen.
‐ Untuk memasangkan produksi dengan distribusi. ‐ Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah.
2.2.2.b Jenis-jenis persediaan
Dalam perusahaan manufaktur persediaan barang yang dimiliki terdiri dari beberapa jenis yang berbeda. Jenis persediaan yang ada dalam suatu perusahaan manufaktur menurut (Baridwan, 2000), antara lain :
a. Bahan baku dan penolong
Bahan baku adalah barang barang yang akan menjadi bagian dari produk jadi yang dengan mudah dapat diikuti biayanya. Sedangkan bahan penolong adalah barang barang yang juga menjadi bagian dari produk jadi tetapi jumlahnya relatif kecil atau sulit diikuti biayanya.
b. Suplies Pabrik
Adalah barang barang yang mempunyai fungsi melancarkan proses produksi.
c. Barang Dalam Proses
Adalah barang yang sedang dikerjakan (diproses) tetapi pada tanggal neraca barang barang tadi belum selesai dikerjakan. Untuk dapat dijual masih diperlukan pengerjaan lebih lanjut.
d. Produk selesai
Produk selesai adalah barang barang yang sudah selesai dikerjakan dalam proses produksi dan menunggu saat penjualannya.
2.2.2.c Fungsi yang terkait dalam persediaan
Fungsi yang tekait dalam sistem perhitungan fisik persediaan adalah : a. Panitia perhitungan fisik persediaan
Fungsi ini bertanggung jawab melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. b. Fungsi akuntansi
Dalam sistem perhitungan fisik persediaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk :
• M encantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung kedalam daftar hasil perhitungan fisik
• M engalihkan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantumkan dalam daftar hasil perhitungan fisik
• M encantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik
• M elakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan
• M embuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hitungan fisik persediaan.
c. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudan g berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
2.2.3 Pengertian penjualan
M enurut Joel G. Siegel dan Joe K. Shim yang diterjemahkan oleh M oh. Kurdi, “Penjualan adalah Penerimaan yang diperoleh dari pengiriman baran g dagangan atau dari penyerahan pelayanan dalam bursa sebagai baran g pertimbangan. Pertimbangan ini dapat dalam bentuk tunai peralatan kas atau harta lainnya. Pendapatan dapat diperoleh pada saat penjualan, karena terjadi pertukaran, harga jual dapat ditetapkan dan bebannya diketahui.
Penjualan menurut Romney (2003, p157) penjualan adalah suatu set rekursif dari kegiatan bisnis dan beroperasi pemesanan informasi terkait yang dihubungkan dengan penyediaan barang dan pelayanan pelanggan dan penerimanaan pembayaran dari penjualan tersebut.
2.2.3.a Jenis – jenis penjualan
M enurut M ulyadi (2001,p202), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun tunai.Penjualan menurut cara pembayarannya dapat dibedakan sebgaia berikut:
a. Penjualan tunai adalah penjualan yang dilakukan oleh perusahaan dengan cara menwajubkan pembeli dengan melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli.
b. Penjualan kredit adalah penjualan yang dilakukan dengan cara memenuhi order dari pelanggan dengan mengirimkan barang atau menyerahkan jasa dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
2.2.3.b Faktor-faktor yang mempengaruhi volume penjualan
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi volume penjualan antara lain:
a. Kualitas barang
Turunnya mutu barang dapat mempengaruhi volume penjualan, jika barang yang diperdagangkan mutunya menurun dapat menyebabkan pembelinya yang sudah menjadi pelanggan dapat merasakan kecewa sehingga mereka bisa berpaling kepada barang lain yang mutunya lebih baik.
b. Selera konsumen
Selera konsumen tidaklah tetap dan dia dapat berubah setiap saat, bilamana selera konsumen terhadap barang-barang yang kita perjualkan berubah maka volume penjualan akan menurun.
c. Servis terhadap pelanggan adalah faktor penting dalam usaha memperlancar penjualan terhadap usaha dimana tingkat persaingan semakin tajam. Dengan adanya servis yang baik terhadap para pelanggan sehingga dapat meningkatkan volume penjualan.
d. Persaingan menurunkan harga jual
Potongan harga dapat diberikan dengan tujuan agar penjualan dan keuntungan perasahaan dapat ditingkatkan dari sebelumnya. Potongan harga tersebut dapat diberikan kepada pihak tertentu dengan syarat-syarat tertentu pula.
2.2.3.c Faktor – faktor yang mempengaruhi kegiatan penjualan
Dalam praktek, kegiatan penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor sebagai berikut (Swastha dan Irawan, 1990) :
1. Kondisi dan Kemampuan Penjual.
Transaksi jual-beli atau pemindahan hak milik secara komersial atas barang dan jasa itu pada prinsipnya melibatkan dua pihak, yaitu penjual sebagai pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua.
Disini penjual harus dapat menyakinkan kepada pembelinya agar dapat berhasil mencapai sasaran penjualan yang diharapkan.untuk maksud tersebut penjual harus memahami beberapa masalah penting yang sangat berkaitan, yakni:
a. Jenis dan karakteristik barang yang di tawarkan. b. Harga produk.
c. Syarat penjualan seperti: pembayaran, penghantaran, pelayanan sesudah penjualan, garansi dan sebagainya.
2. Kondisi Pasar.
Pasar, sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan, dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualannya.
Adapun faktor-faktor kondisi pasar yang perlu di perhatikan adalah: a. Jenis pasarnya
b. Kelompok pembeli atau segmen pasarnya c. Daya belinya
d. Frekuensi pembelian e. Keinginan dan kebutuhan
3. M odal.
Akan lebih sulit bagi penjualan barangnya apabila barang yang dijual tersebut belum dikenal oleh calon pembeli, atau apabila lokasi pembeli jauh dari tempat penjual.
Dalam keadaan seperti ini, penjual harus memperkenalkan dulu membawa barangnya ketempat pembeli. Untuk melaksanakan maksud tersebut diperlukan adanya sarana serta usaha, seperti: alat transport, tempat peragaan baik didalam perusahaan maupun di luar perusahaan, usaha promosi, dan sebagainya.
Semua ini hanya dapat dilakukan apabila penjualan memiliki sejumlah modal yang diperlukan untuk itu.
4. Kondisi Organisasi Perusahaan
Pada perusahaan besar, biasanya masalah penjualan ini ditangani oleh bagian tersendiri (bagian penjualan) yang dipegang orang-orang tertentu/ahli di bidang penjualan.
5. Faktor lain
Faktor – faktor lain, seperti: periklanan, peragaan, kampanye, pemberian hadiah, sering mempengaruhi penjualan. Namun untuk melaksanakannya, diperlukan sejumlah dana yang tidak sedikit. Bagi perusahaan yang bermodal kuat, kegiatan ini secara rutin dapat dilakukan.
Sedangkan bagi perusahaan kecil yang mempunyai modal relatif kecil, kegiatan ini lebih jarang dilakukan. Ada pengusaha yang berpegangan pada suatu prinsip bahwa "paling penting membuat barang yang baik".
Bilamana prinsip tersebut dilaksanakan, maka diharapkan pembeli akan kembali membeli lagi barang yang sama. Namun, sebelum pembelian dilakukan, sering pembeli harus dirangsang daya tariknya, misalnya dengan memberikan bungkus yang menarik atau dengan cara promosi lainnya.
2.2.3.d Informasi yang diperlukan dari transaksi penjualan
Informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen dari transaksi penjualan adalah sebagai berikut:
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
d. Lama dan alamat pembeli.
f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan
2.2.3.e Informasi yang diperlukan menejemen dalam penjualan
Informasi yang diperlukan oleh pihak menejemen dari transaksi penjualan adalah :
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
b. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit yang ada.
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
d. Nama dan alamat pembeli.
e. Kuantitas produk yang dijual oleh perusahaan.
2.2.4 Tools yang digunakan
2.2.4.a Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) menurut Whitten et al. (2004, p344) adalah sebuah alat yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sistem dan proses yang dilakukan oleh sistem tersebut. Sedangkan Data Flow Diagram (DFD) menurut Valacich, George, Hoffer (2004, p156) adalah sebuah grafik yang mengilustrasikan pergerakan data antara entitas eksternal, proses dan data store dalam sebuah sistem.
M enurut pendekatan DeM arco/Yourdon simbol – simbol yang digunakan dalam DFD antara lain :
1. External agent, adalah semua elemen yang berinteraksi dengan sistem.
2. Process, adalah pekerjaan yang dilakukan oleh sistem sebagai jawaban atas aliran data yang masuk ke sistem.
Gambar 2.8 Simbol Process
3. Data store, adalah tempat penyimpanan data yang digunakan untuk keperluan selanjutnya.
Gambar 2.9 Simbol Data store
4. Data flow, adalah data yang berfungsi sebagai input atau output yang menuju atau dari sebuah proses.
2.2.4.b State Tran sition Diagram (S TD)
State Transition Diagram (STD) adalah sebuah modeling tool yang menggambarkan ketergantungan waktu pada sistem real time dan human interface pada sistem online.
Notasi yang paling penting dari STD adalah :
1. State, adalah kumpulan keadaan atau atribut-atribut yang mencirikan benda atau orang pada waktu, keadaan dan kondisi tertentu.
Gambar 2.11 Notasi State
2. Transition State
Perubahan state ditandakan dengan tanda panah. Kondisi
Aksi
Ada 2 hal yang perlu ditambahkan untuk melengkapi STD, yaitu :
a. Kondisi adalah keadaan lingkungan luar yang dapat dideteksi oleh sistem dan menyebabkan perubahan state. Kondisi dapat berupa sinyal, interrupt dan lainnya.
b. Aksi adalah apa yang dilakukan sistem jika ada perubahan state. Aksi dapat menghasilkan keluaran, tampilan pesan pada layar pengguna, membuat kalkulasi, dan lainnya.
2.2.4.c Microsoft SQL Server
SQL Server adalah server basisdata yang secara fungsional adalah proses atau aplikasi yang menyediakan layanan basisdata. Client berinteraksi dengan layanan basisdata melalui antar muka komunikasi tertentu yang bertujuan untuk pengendalian dan keamanan. Client tidak mempunya akses langsung kedata, tetapi selalu berkomunikas i dengan server basis data. (M arcus Teddy, 2004).
SQL Server menggunakan tipe dari database yang disebut database relasional. Database relasional adalah database yang digunakan sebuah data untuk mengatur atau mengorganisasikan kedalam tabel. Tabel-tabel adalah alat bantu untuk mengatur atau mengelompokan data mengenai subjek yang sama dan mengandung informasi dan kolom dan baris. Tabel-tabel saling berhubungan dengan mesin database ketika dibutuhkan.
SQL Server mendukung beberapa tipe data yang berbeda, termasuk untuk karakter, angka, tanggal (datetime) dan uang (money), SQL Server digunakan untuk menggambarkan model dan implementasi pada database.
Sistem client/server adalah dirancang untuk memisah layanan basisdata dari client, dengan penghubungnya menggunakan jalur komunikasi data. Layanan basisdata diimplementasikan pada sebuah komputer yang berdaya guna, yang memungkinkan manajeman tersentralisasi, keamanan, dan berbagai sumber daya. Oleh karena itu, server dalam client/server adalah basisdata dan layanannya. Aplikasi-aplikasi client diimplementasikan pada berbagai flatform, menggunakan berbagai kakas pemrograman.
2.2.4.d Visual Basic
Kata “Visual” merujuk kepada metode yang digunakan untuk membuat antar muka yang bersifat grafis Graphical User Interface (GUI). Daripada menulis berbaris-baris kode untuk menjelaskan pemunculan dan lokasi dari suatu elemen di dalam antar muka, Anda dengan mudah dapat menambahkan object yang sebelumnya sudah dibangun ke dalam tempat dan posisi yang Anda inginkan di layar Anda.
Jika Anda pernah menggunakan program untuk menggambar seperti Paint, maka Anda sebenarnya sudah memiliki keahlian uuntuk membuat sebuah antar muka pengguna secara efektif.
Kata “Basic” merujuk kepada bahasa BASIC (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code), sebuah bahasa yang digunakan oleh banyak programmer dibandingkan dengan bahasa lainnya dalam sejarah komputer. Visual Basic telah berubah dari bahasa asli BASIC dan sekarang memiliki ratusan pernyataan (statements), fungsi (functions), dan kata kunci (keywords), dan kebanyakan di antaranya terkait dengan antar muka grafis di Windows.
Pengguna tingkat pemula sekalipun dapat membuat aplikasi dengan mempelajari hanya beberapa kata kunci, sementara kekuatan dari bahasanya membolehkan para pengguna tingkat professional mencapai apapun yang dapat dihasilkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Windows lainnya.
