Takrif Acara Takrif Pengurusan Acara Tujuan Penganjuran Acara Panduan Umum Pengurusan Acara Jenis-Jenis Majlis Tahap Pengendalian Acara Rumusan

• Takrif Acara

• Takrif Pengurusan Acara

• Tujuan Penganjuran Acara

• Panduan Umum Pengurusan Acara

• Jenis-Jenis Majlis

• Tahap Pengendalian Acara

• Rumusan

• Sesuatu aktiviti yang dirancang secara sistematik oleh

seorang individu atau lebih seperti aktiviti seminar,

persembahan

dan

sebagainya

bagi

mencapai

matlamat

dan

objektif

berfaedah

kepada

individu,kumpulan tertentu atau masyarakat

• Pengurusan acara ialah satu proses perancangan, penyediaan dan

pelaksanaan acara/majlis/program.

• Ia melibatkan kerjasama antara pelbagai PTJ dan agensi dalam

menganjurkan sesuatu acara/majlis/program.

• Pengurusan

acara

berperanan

dalam

mempromosi

dan

memartabatkan

reputasi

organisasi.

Pengurusan

acara

yang

sistematik dan mengikut garis panduan tertentu bukan sahaja dapat

melancarkan penganjuran majlis tersebut tetapi ia juga dapat

menepati sasaran atau tujuan penganjuran majlis.

TUJUAN PENGANJURAN ACARA

• Hebahan kepada khalayak dan tetamu jemputan mengenai majlis yang hendak dianjurkan

Hebahan

• Mempromosi majlis kepada tetamu dengan tujuan sama ada mendapatkan tajaan tertentu atau mendapatkan persetujuan kehadiran

Promosi

• Sebagai kempen untuk memberi kesedaran serta

memberi input baharu kepada khalayak dan tetamu jemputan mengenai acara yang dianjurkan

PANDUAN UTAMA PENGURUSAN ACARA

Bagi memastikan sesuatu acara atau majlis itu dapat dilaksanakan

dengan lebih kemas, tersusun serta sempurna dan boleh dibanggakan

pada masa akan datang, maka setiap PTJ perlu memberi perhatian

kepada aspek-aspek berikut:

• Menentukan

objektif

acara atau majlis yang diadakan.

• Menentukan

peringkat

sesuatu acara sama ada peringkat Universiti, daerah,

negeri, kebangsaan ataupun antarabangsa.

• Mengenal pasti

jemputan perasmi

dan tetamu kehormat.

• Menetapkan

tarikh, masa dan tempat

yang sesuai untuk perasmi dari dalam

Universiti seperti Naib Canselor, Timbalan Naib Canselor dan Pegawai Kanan

Universiti.

PANDUAN UTAMA PENGURUSAN ACARA

• Menyediakan

atur cara

mengikut kesesuaian majlis.

• Memastikan

jumlah jemputan

dan jangkaan kehadiran adalah

bersesuaian dengan taraf perasmi serta kapasiti ruang.

• Mengenal pasti

bentuk promosi

dan publisiti yang diperlukan.

• Mengenal pasti keperluan

jemputan media.

• Menentukan bentuk dan

jenis cenderamata

yang diperlukan.

• Mengenal pasti

implikasi kewangan

yang terlibat

• PTJ yang bercadang untuk mengadakan sesuatu majlis rasmi dan

melibatkan tetamu kenamaan, hendaklah mematuhi prosedur berikut:

i.

Surat jemputan kepada tetamu kenamaan atau VVIP bagi

sesuatu program atau majlis mestilah ditandatangani oleh

Naib Canselor. PTJ perlu menyediakan deraf surat

jemputan rasmi tersebut dan majukan kepada Jabatan

Komunikasi (JK) untuk tindakan rasmi.

Rujukan: Majlis Eksekutif Universiti Bil 28/2018 7 November 2018

(samb..)

• ii. Pemilihan tarikh majlis atau program hendaklah dirujuk kepada Pejabat Naib

Canselor atau Jabatan Komunikasi terlebih dahulu bagi mengelak pertembungan tarikh majlis dengan program universiti yang lain.

• iii. Semasa PTJ membuat perancangan untuk menetapkan tarikh, masa dan

tempat majlis, sila pertimbangkan beberapa perkara penting seperti berikut:

• Tarikh dan masa yang sesuai bagi tetamu jemputan

• Tarikh dan masa yang sesuai untuk kehadiran Naib Canselor,Timbalan Naib Canselor dan Pegawai-Pegawai Utama Universiti

• Implikasi perbelanjaan

• Kesesuaian tarikh tetamu utama yang lain

• Hari kuliah, cuti semester dan minggu peperiksaan • Tarikh cuti bagi hari kelepasan am atau cuti perayaan

CONTOH SURAT JEMPUTAN

JENIS-JENIS MAJLIS DI UiTM

1) MAJLIS PENUH ISTIADAT

• Majlis yang melibatkan protokol khas dan pelaksanaannya penuh adat istiadat dengan prosedur

pelaksanaan serta kelengkapan peralatan yang khusus.

• Ini termasuk kawalan kehormatan, pakaian istiadat, pembawa cokmar, pengurniaan ijazah dan

lain-lain berkaitan. Majlis seumpama ini pada lazimnya melibatkan keberangkatan Kebawah Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong dan Duli Yang Maha Mulia Sultan dan Raja-raja.

• Contoh Majlis Penuh Istiadat yang dilaksanakan di UiTM ialah:

 Istiadat Pemashyuran Ke bawah Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong sebagai Canselor UiTM

 Istiadat Konvokesyen UiTM dan

JENIS-JENIS MAJLIS DI UiTM

2) MAJLIS RASMI DAN FORMAL

• Majlis atau upacara anjuran universiti di pelbagai peringkat yang melibatkan

tetamu kehormat seperti Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri,

Menteri-Menteri Kabinet, Pro Canselor, Naib Canselor dan Pegawai-Pegawai Kanan UiTM.

Majlis ini dibiayai dengan menggunakan peruntukan universiti dan mempunyai

protokol dan tatacara khusus bersesuaian dengan tetamu kehormat yang

diraikan.

• Contoh Majlis Rasmi dan Formal yang dilaksanakan di UiTM ialah:  Konvensyen Nasional/ Negara yang diadakan di universiti

 Majlis Amanat Naib Canselor, Konferensi, Majlis Kemuncak Bulan Inovasi dan  Majlis Menandatangani Perjanjian Persefahaman dan Persetujuan (MoU/MoA)

JENIS-JENIS MAJLIS DI UiTM

3) MAJLIS TIDAK RASMI

Merupakan majlis santai yang dianjurkan oleh pelbagai peringkat jabatan dan tidak terikat dengan aspek protokol universiti atau berkaitan .

Contoh Majlis Tidak Rasmi ialah seperti: • Hari keluarga,

• Majlis Sukaneka, • Majlis Sua Raya,

TAHAP PENGENDALIAN

3 TAHAP PENGENDALIAN ACARA

pre-event at-event

SEBELUM ACARA BERLANGSUNG (Pre-Event)

• Persediaan peringkat awal bermula dengan perancangan untuk

mengadakan sesuatu program hingga ke hari acara.

• Antara komponen yang perlu disediakan di peringkat ini adalah:

Kertas Kerja/ Kertas Cadangan

Penubuhan Jawatankuasa Kerja

Peruntukan Kewangan



Senarai Semak (Checklist)

Nota : Senarai semak boleh digunakan oleh PTJ sebagai panduan perancangan untuk

memastikan segala keperluan acara dipantau agar pelaksanaannya mengikut perancangan, mencapai objektif dan mencapai tempoh akhir (deadline).

Aktiviti-Aktiviti Sebelum Acara Berlangsung

1.

Tubuh Jawatankuasa

2.

Tarikh, Masa, Tempat dan Atur cara

3.

Kenal pasti tetamu kehormat dan sedia kad jemputan

4.

Buku Program Cenderamata

5.

Promosi dan publisiti

6.

Lantik juruacara, teks ucapan

7.

Jamuan

8.

Sambutan dan protokol, susunan tempat duduk

9.

Keperluan teknikal, persiapan pentas, banner, banting dan backdrop

10.

Keselamatan, perubatan dan kemudahan asas

PENYEDIAAN KERTAS KERJA

KANDUNGAN KERTAS KERJA:

• Tajuk Kertas Kerja/ Nama Acara atau Majlis

• Tujuan Kertas Kerja

• Latar Belakang:

 Maklumat majlis atau program secara menyeluruh

• Objektif Acara atau Majlis

• Peringkat Acara

• Anjuran

• Tarikh dan Tempat Acara

• Tema

• Profil Peserta/Tetamu Jemputan dan Tetamu Khas

Perasmi : SPB Yang Di-Pertuan Agong

Tetamu Jemputan Lain: Pengurusan Kanan/Staf dan Pelajar UiTM/Pihak Industri / Alumni

• Atur cara

• Anggaran Perbelanjaan/Pendapatan jika ada

PENUBUHAN JAWATANKUASA

AHLI JAWATANKUASA INDUK

• Penaung • Penasihat • Pengerusi

• Timbalan Pengerusi (sekiranya perlu) • Setiausaha

• Bendahari

• Penolong Setiausaha (sekiranya perlu)

• Pengerusi-Pengerusi Jawatankuasa Kecil (mengikut kesesuaian acara/majlis)

AHLI JAWATANKUASA KECIL (pilih mengikut kesesuaian acara/ majlis)

• Pengerusi Jawatankuasa Kecil Kewangan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Kertas Kerja • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Jemputan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Sambutan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Tajaan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Publisiti

• Pengerusi Jawatankuasa Kecil Bengkel/ Resolusi • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Cenderamata • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Pendaftaran • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Penerbitan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Penginapan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Makanan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Teknikal

• Pengerusi Jawatankuasa Kecil Logistik dan Persiapan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Majlis Makan Malam • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Perasmian/ Penutup • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Riadah

• Pengerusi Jawatankuasa Kecil Pengangkutan • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Pameran • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Persembahan

• Pengerusi Jawatankuasa Kecil Multi Media dan Rakaman • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Teks Ucapan/ Doa

• Pengerusi Jawatankuasa Kecil Keselamatan/ Lalu lintas • Pengerusi Jawatankuasa Kecil Perubatan

• Pengurus Acara (Event Manager) • Floor Manager

• Stage Manager

ATUR CARA MAJLIS

•

Atur cara majlis ialah urutan acara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir.

•

Bagi semua majlis rasmi Universiti, Lagu Negaraku dan Wawasan Setia Warga dinyanyikan sebelum bacaan doa.

Contoh Atur cara Majlis

ATURCARA MAJLIS KEMUNCAK SAMBUTAN ULANG TAHUN UiTM KE-60

Tarikh : 14 Oktober 2016 Masa : 10.00 pagi

Tempat : Dewan Agung Tuanku Canselor

8.30 pagi Ketibaan Staf & Pelajar

9.00 pagi Ketibaan Pengurusan Kanan UiTM 9.15 pagi Ketibaan Naib Canselor UiTM 9.30 pagi Ketibaan Tetamu-Tetamu Kehormat 9.45 pagi Ketibaan YB Menteri Pendidikan Tinggi 10.00 pagi Ketibaan YAB Dato’ Seri Najib Tun Razak

Perdana Menteri Malaysia

Lagu Negaraku dan Wawasan Setia Warga Bacaan Doa

Ucapan Aluan Naib Canselor

Ucapan oleh Menteri Pendidikan Tinggi

Ucapan Perasmian Majlis Kemuncak Sambutan UiTM 60 Tahun oleh Perdana Menteri

Pelancaran Gimik UiTM 60 Tahun Pelancaran Tabung Dana Keusahawanan Penyampaian Anugerah Ikon Alumni Berjaya Lawatan ke Tapak Pameran UiTM Sepanjang Zaman 11.30 pagi Jamuan

JEMPUTAN

Senarai jemputan dibahagikan kepada 3 bentuk senarai, iaitu:

1)Ringkasan Senarai:

Tujuan untuk menyediakan senarai ringkas adalah supaya kita dapat mengetahui kategori tetamu, bilangan dan peringkat tetamu. Dengan adanya senarai ringkas ini, PTJ dapat membuat perancangan tempahan jamuan, anggaran perbelanjaan, jumlah ahli jawatankuasa kerja, tempat letak kenderaan serta pelan susun atur di dalam dewan atau lokasi majlis.

Contoh seperti berikut:

Bil Jemputan Jumlah Jemputan

1. Kementerian Pengajian Tinggi 5 orang 2. Ketua Jabatan Kementerian/Agensi Luar 20 orang 3. Pengurusan Kanan Universiti 60 orang

4. Mahasiswa UA 200 orang

JANGKAAN JUMLAH TETAMU JEMPUTAN

SENARAI JEMPUTAN

MAJLIS KEMUNCAK SAMBUTAN ULANG TAHUN UiTM KE-60 14 OKTOBER 2016

DEWAN AGUNG TUANKU CANSELOR

BIL FAKULTI / JABATAN JUMLAH A Jemputan Pelajar 25 Fakulti X 40 orang 1000 12 kampus X 80 orang 960 B Jemputan Staf Staf 1000 2960

JEMPUTAN

Senarai jemputan dibahagikan kepada 3 bentuk senarai, iaitu:

2) Senarai Nama Jemputan:

• Merupakan maklumat terperinci mengenai tetamu-tetamu utama dengan menyenaraikan nama- nama tetamu yang dijemput ke sesuatu majlis. Senarai tetamu ini dibuat mengikut kategori.

• Jika dalam kategori tetamu kehormat, terdapat 2 orang menteri, maka nama 2 orang menteri yang akan dijemput tersebut hendaklah ditulis dengan maklumat terperinci yang mengandungi butiran seperti berikut:

• Nama penuh, gelaran dan darjah kebesaran yang disandang • Nama isteri

• Jawatan atau pangkat • Alamat pejabat

• Nombor telefon pejabat dan rumah • Alamat rumah

JEMPUTAN

Senarai jemputan dibahagikan kepada 3 bentuk senarai, iaitu:

3) Senarai Jawapan Kehadiran Lengkap:

• Senarai jawapan kehadiran perlu ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan pada senarai nama jemputan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta merta ditanda sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir ketika maklum balas kehadiran dibuat oleh penganjur. Senarai ini adalah sebagai rujukan khususnya bagi Jawatankuasa Jemputan dan Sambutan.

• Dengan ini kita dapat mengetahui dan mengemaskini maklum balas tetamu yang menjawab hadir atau tidak hadir dan secara langsung memudahkan urusetia membuat susunan tempat duduk.

SENARAI JEMPUTAN

MAJLIS KEMUNCAK SAMBUTAN ULANG TAHUN UiTM KE 60 14 OKTOBER 2016

DEWAN AGUNG TUANKU CANSELOR

BIL SENARAI JEMPUTAN HADIR TIDAK

HADIR KENDERAAN NO. PLAT

A Jemputan VVIP

1

YAB Dato Sri Mohd Najib Tun Razak Perdana Menteri Malaysia

√

2

Encik Saiful Azhar Pegawai Khas YAB PM

/ PREVE MERAH G1M945

B Jemputan VIP

3 YB Dato' Seri Idris Jusoh Menteri Pendidikan Tinggi √ PERDANA / WB7098Q 4 YB Dato' Sri Ismail Sabri Menteri Kemajuan Luar Bandar dan Wilayah

5 YB Dato’ Razali Bin Ibrahim Timbalan Menteri di Jabatan Perdana Menteri √ PERDANA WSW 505 6 YBhg Tan Sri Dr Ali Hamsa

Ketua Setiausaha Negara x Ke Singapore 7 YB Datuk Mary Yap Kain Ching

Timbalan Menteri Pendidikan Tinggi √ PERDANA HITAM / W198P 8 Danial Nicholas

Pegawai Pengiring TOYOTA LB5799 9 Dhanyraam

Pegawai Pengiring PKE 7205 PROTON 10 YBhg Tan Sri Dr Noorul Ainur Mohd Nur

Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan

tinggi (KSU KPT) √

WSK 989 ACCORDANA

HITAM En Fauzee

Pegawai Khas KSU KPT

√

PROTON IRIZ WB9794L 11 Tan Sri Dato' Seri Utama Arshad Ayub

Pro Canselor

√ KEN UiTM 12 Tan Sri Datuk Seri Panglima Dr Abdul Rahman

Arshad Pro Canselor

√ KEN UiTM 13 Tan Sri Dato' Sri Sallehuddin Mohamed

Pro Canselor √

14 Tan Sri Nuraizah Abdul Hamid Pro Canselor x 15 Tan Sri Dato' Academician Ir Dr Ahmad Zaidee

Laidin

Pengerusi Lembaga Pengarah

√

16 YBhg. Dato’ Maznah Abdul Jalil Ahli Lembaga Pengarah √

17 YBhg. Datuk Prof. Dr. Asma Ismail Ahli Lembaga Pengarah x 15

YBhg. Datuk Mohamed Azahari Mohamed Kamil

Ahli Lembaga Pengarah

√

16 YBhg. Dato’ Mohd Zaini Hassan Ahli Lembaga Pengarah √

17 YBhg. Dato’ Aminuddin Md Desa Ahli Lembaga Pengarah x

18

YB Datuk Dr. Shahruddin Md. Salleh

KAD JEMPUTAN

• Kad jemputan hendaklah mengandungi butiran berikut:

Logo Universiti Tajuk Majlis

Penganjur atau yang menjemput

Ruang nama jemputan Tarikh

Tempat Majlis

Masa Majlis Bermula Panduan Pakaian

Nama dan nombor telefon urus setia

Atur cara Majlis (jika perlu) Kad Jawapan (jika perlu)

•

Pekeliling Naib Canselor Bil 18/2011 bertarikh 29 September 2011 telah membuat ketetapan berikut:

i.

Kad jemputan diberikan kepada tetamu/jemputan dari luar UiTM sahaja

ii.

Jemputan untuk staf UiTM dibuat melalui e-mail atau surat.

iii.

Urusan perolehan kad jemputan rasmi UiTM untuk seluruh sistem UiTM dibuat oleh Jabatan Komunikasi Korporat.

iv.

Bahagian / Fakulti / UiTM kampus cawangan/Negeri tidak

dibenarkan mencetak / mengeluarkan kad jemputan rasmi UiTM. Jika terdapat keperluan untuk menggunakan kad jemputan rasmi UiTM, PTJ hendaklah memohon kad tersebut daripada JK

GERAK CARA MAJLIS

Mengandungi susunan gerak cara secara terperinci untuk semua tindakan yang perlu dilakukan dan nama Ahli Jawatankuasa yang bertanggungjawab melaksanakan tugasan yang telah ditetapkan bagi memastikan kesempurnaan majlis.

Antara tujuan gerak cara majlis adalah :

• Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut.

• Sebagai panduan kepada semua pegawai dan staf yang terlibat dalam majlis tersebut.

• Untuk menentukan majlis berjalan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima pakai oleh pengurusan universiti.

• Untuk mengawal masa.

• Sebagai panduan dan rujukan untuk masa yang akan datang Gerak cara yang tepat perlu mengandungi butiran seperti berikut::

 Masa

 Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci  Pegawai yang bertanggungjawab

Penyediaan Buku Program

1. Kulit Buku

• Logo UiTM

• Nama Program atau Majlis • Tarikh

• Tempat

• Tetamu Kehormat • Penganjur

2. Isi Kandungan Bahagian Hadapan

• Kata alu-aluan Penaung/Tetamu Kehormat • Kata alu-aluan Naib Canselor

• Kata alu-aluan Pengerusi Jawatankuasa Induk/Pengarah Projek • Satu kata alu-aluan 1 halaman berserta gambar saiz pasport.

3. Bahagian Tengah

• Penerangan atau Maklumat tentang program atau majlis • Atur cara Majlis

4. Bahagian Belakang

• Senarai Jawatankuasa • Pengiklan (jika perlu) • Ucapan Penghargaan

DASAR DAN SYARAT PEMBERIAN CENDERAMATA

•

Rujukan Pekeliling Naib Canselor Bil.18/2011, berkuat kuasa mulai 1 Oktober 2011.

•

Dasar dan syarat pemberian cenderamata Universiti bergantung kepada kategori jemputan dan juga had nilai yang ditetapkan.

BIL KATEGORI JEMPUTAN/ PENERIMA CENDERAMATA TUJUAN JEMPUTAN /LAWATAN/ PEMBERIAN JENIS ITEM CENDERAMATA

HAD NILAI (RM) CATATAN

1. Ketua Pembesar Negara SPB Yang Dipertuan Agong SPB Raja Permaisuri Agong Sebagai Jemputan Khas Merasmikan sesuatu aktiviti rasmi Universiti SempenaHari Keputeraan Sempena Hari Raya Lawatan semasa gering Songket Batik Seramik Painting ArtworkGaleri Tuanku Nur Zahirah Kek/Biskut Buah-buahan Item lain yang bersesuaian Tidak melebihi RM3,000.00 bagi satu program Jika datang berpasangan cenderahati yang bersesuaian boleh diberikan kepada pasangan tersebut dengan syarat nilai bagi kedua-dua cenderahati tidak melebihi RM3,000.00 Bagi seluruh sistem UiTM, pengecualian daripada ketetapan ini hanya dibenarkan jika mendapat kelulusan Naib Canselor.

BIL KATEGORI JEMPUTAN/ PENERIMA CENDERAMATA TUJUAN JEMPUTAN /LAWATAN/ PEMBERIAN JENIS ITEM CENDERAMATA

HAD NILAI (RM) CATATAN

2. Ketua Pembesar Negari

Sultan Raja Muda Gabenor

Tuan Yang Terutama (TYT) Sebagai Jemputan Khas Merasmikan sesuatu aktiviti rasmi Universiti SempenaHari Keputeraan Buku Seramik Painting ArtworkGaleri Tuanku Nur Zahirah

Item lain yang bersesuaian Tidak melebihi RM2,500.00 bagi satu program Jika datang berpasangan cenderahati yang bersesuaian boleh diberikan kepada pasangan tersebut dengan syarat nilai bagi kedua-dua cenderahati tidak melebihi RM2,500.00 Bagi seluruh sistem UiTM, pengecualian daripada ketetapan ini hanya dibenarkan jika mendapat kelulusan Naib Canselor.

BIL KATEGORI JEMPUTAN/ PENERIMA CENDERAMATA TUJUAN JEMPUTAN /LAWATAN/ PEMBERIAN JENIS ITEM CENDERAMATA

HAD NILAI (RM) CATATAN

Perincian Kadar Pemberian Cenderamata Kepada Tetamu

3. Perdana Menteri Sebagai Jemputan Khas Merasmikan sesuatu aktiviti rasmi Universiti SempenaHari Keputeraan Buku Seramik Painting ArtworkGaleri Tuanku Nur Zahirah

Item lain yang bersesuaian Tidak melebihi RM2,500.00 bagi satu program Jika datang berpasangan cenderahati yang bersesuaian boleh diberikan kepada pasangan tersebut dengan syarat nilai bagi kedua-dua cenderahati tidak melebihi RM2,500.00 Bagi seluruh sistem UiTM, pengecualian daripada ketetapan ini hanya dibenarkan jika mendapat kelulusan Naib Canselor.

BIL KATEGORI JEMPUTAN/ PENERIMA CENDERAMATA TUJUAN JEMPUTAN /LAWATAN/ PEMBERIAN JENIS ITEM CENDERAMATA

HAD NILAI (RM) CATATAN

Perincian Kadar Pemberian Cenderamata Kepada Tetamu

4. Sultanah

Raja Puan Muda Menteri Menteri Besar/Ketua Menteri Timbalan Menteri Exco Sebagai Jemputan Khas Merasmikan sesuatu aktiviti rasmi Universiti Sempena Hari Keputeraan (bagi Sultanah dan Raja Puan Muda sahaja)

Buku Seramik Painting

ArtworkGaleri Tuanku Nur Zahirah

Item lain yang bersesuaian Tidak melebihi RM500.00 bagi satu program Bagi seluruh sistem UiTM, pengecualian daripada ketetapan ini hanya dibenarkan jika mendapat kelulusan Naib Canselor.

PEGAWAI PENGIRING

Pegawai pengiring yang disangkutkan kepada seorang tetamu

kenamaan hendaklah mempunyai pengetahuan yang berkaitan:

 Amalan protokol dan etiket

 Atur cara program secara terperinci  Biodata tetamu yang berkenaan

 Mengenali tetamu yang disangkutkan kepadanya

 Ketetapan Masa – Perlu lebih awal tiba daripada tetamu yang

SEMASA ACARA BERLANGSUNG (at event)

Perkara yang perlu dilakukan ketika majlis berlangsung ialah:



Mengedarkan gerak cara majlis kepada semua Petugas dan Ahli Jawatankuasa Majlis.



Memastikan Juruacara majlis hadir.



Memastikan Pembaca Doa hadir



Menyambut Tetamu Kenamaan/Kehormat.



Susunan tempat duduk mengikut susunan protokol.



Bilik menunggu/Bilik tetamu tersedia



Cenderamata (jika berkaitan)



Buku program



Sistem audio berjalan dengan baik



Tempat Jamuan



Bilik Sidang Media (jika berkaitan)

SELEPAS ACARA BERLANGSUNG (post-event)

Tindakan yang perlu dibuat Selepas Majlis ialah:

 Surat penghargaan dan terima kasih kepada AJK yang terlibat dan tetamu yang memberikan sumbangan

 Laporan majlis (termasuk laporan perbelanjaan dan pendapatan)  Keratan akhbar acara yang berkenaan

 Salinan rekod rakaman video atau liputan media  Album gambar sebagai koleksi penganjur

POST MORTEM

Diadakan selepas selesai acara atau majlis bagi mengukur tahap

kejayaan serta kelancaran majlis tersebut

Bukan platform atau kaedah untuk mencari kelemahan individu

tertentu namun lebih kepada proses untuk penambahbaikan

Bertujuan untuk mengenal pasti punca kelemahan serta cara-cara

mengatasinya bagi penambahbaikan majlis yang akan datang

RUMUSAN

(5w 1h) WHAT Jenis/Peringkat Acara Protokol Acara Tema Atur Cara WHY Latar belakang Objektif Acara Output Outcome WHO Tetamu Utama/Kehormat Kumpulan Sasaran Jawatankuasa Media WHEN Tarikh /Masa

Kalendar Tetamu Utama Kalendar Umum WHERE Lokasi Pelan Susunatur HOW Kaedah Pengendalian Peruntukan Kewangan Publisiti Penjanaan Hasil