PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Optimalisasi Evaluasi Mutu Melalui Sistem Informasi
Manajemen Mutu (SIMUTU) di Universitas Muhammadiyah
Malang
Galih Wasis Wicaksono *
*Badan Kendali Mutu Akademik Universitas Muhammadiyah Malang, Kepala Divisi Kendali Mutu Sarana dan Prasarana Akademik
Abstract
Optimalisasi Evaluasi Mutu Melalui Sistem Informasi Manajemen Mutu (SIMUTU) di Universitas Muhammadiyah Malang
Pendahuluan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sebagai kegiatan penjaminan mutu perguruan tinggi yang bersifat sistemik, dalam pelaksanaannya di Universitas Muhammadiyah Malang (UMM) embeeded
atau melekat pada satuan penjaminan mutu yang terdiri dari berbagai badan. Badan badan tersebut meliputi Badan Kendali Mutu Akademik (BKMA), Badan Pemberdayaan Sumberdaya Manusia (BPSDM), Badan Pengawas Internal (BPI) serta Badan Pembangunan dan Pemeliharaan Kampus (BP2K). Keunikan UMM tersebut menjadi ciri khas penerapan SPMI di UMM. Sebagai contoh, BKMA UMM menjadi motor penggerak penjaminan mutu bidang akademik sekaligus
mengawal pemenuhan atas Standar Nasional Pendidikan di UMM. Siklus SPMI yang terdiri dari fase Penetapan, fase Pelaksanaan, fase Evaluasi hingga fase Pengendalian (PPEPP) tentunya menjadi tantangan tersendiri dalam pelaksanaannya. Faktor lain yang perlu diperhatikan ialah karakteristik pelaksanaan SPMI yang berencana dan berkelanjutan menuntut kesinambungan siklus yang
tentunya membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang tidak sedikit. Sebagai gambaran, UMM memiliki 53 program studi yang terdiri atas program D3, S1, S2, S3 dan program profesi. Jumlah dosen UMM mencapai 625 dosen dan jumlah mahasiswa UMM mencapai 37.760 Mahasiswa. UMM juga tersebar di 3 lokasi kampus dengan total jumlah ruang kelas bersama sejumlah ± 200 ruang, serta memiliki lebih dari 40 laboratorium. Berdasarkan gambaran tersebut, pelaksanaan SPMI yang komprehensif dan berkesinambungan di UMM menjadi tidak mudah, oleh karena itu diperlukan inovasi serta terobosan dalam pelaksanaannya.
Isi
dalam pemenuhan isi standar (formative evaluation). Selain itu tujuan akhir dari fase evaluasi ialah penilaian dan analisis hasil akhir pelaksanaan isi standar (summative evaluation) yang dapat
dilaksanakan oleh internal Perguruan Tinggi (audit mutu) ataupun oleh pihak eksternal (akreditasi). BKMA UMM sebagai bagian dari satuan penjaminan mutu di UMM memiliki salah satu fungsi yakni memantau, memfasilitasi dan melaksanakan evaluasi mutu sebagai bagian dari siklus SPMI terhadap pelaksanaan isi SN Dikti khususnya standar nasional pendidikan beserta standar turunannya. BKMA UMM sejak awal dibentuk telah konsisten melakukan serangkaian kegiatan evaluasi mutu. Beberapa kegiatan yang rutin dilaksanakan tersebut ialah:
Evaluasi standar proses pembelajaran. UMM telah melaksanakan standar proses 1.
pembelajaran beserta 2 standar turunan yakni standar pelaksanaan dan standar pengawasan proses pembelajaran. Merujuk pada jumlah ruang kelas, jumlah dosen dan jumlah program studi yang telah dipaparkan sebelumnya, prosedur evaluasi pelaksanaan standar proses pembelajaran di UMM menjadi tidak mudah. Maka dari itu, BKMA UMM melakukan
terobosan, yakni dengan memanfaatkan closed-circuit television (CCTV) sebagai salah satu
tools untuk memantau kehadiran serta durasi mengajar dosen sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Evaluasi standar dosen dan tenaga kependidikan. UMM telah menerapkan standar dosen 2.
dan tenaga kependidikan serta menetapkan dan melaksanakan 5 standar turunan. Evaluasi pelaksanaan standar yang rutin dilaksanakan BKMA UMM yakni standar evaluasi diri (self evaluation) kinerja dosen, evaluasi kinerja pembelajaran dosen, evaluasi kinerja dosen
pembimbing tugas akhir dan evaluasi kinerja pembimbing akademik (perwalian). BKMA UMM pada awalnya melaksanakan seluruh kegiatan evaluasi tersebut secara manual. Penyelia ditunjuk pada masing masing program studi untuk membantu pendistribusian kuisioner kepada mahasiswa. Evaluasi juga masih dilaksanakan secara sampling. Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan evaluasi juga relatif lebih lama, karena analisis dan pelaporan dilaksanakan secara manual.
Evaluasi standar sarana dan prasarana pembelajaran. UMM telah menetapkan dan 3.
melaksanakan standar turunan sarana dan prasarana pembelajaran yakni standar ruang kelas dan laboratorium serta standar buku dan media belajar. Setiap tahun BKMA UMM
mengevaluasi seluruh sarana dan prasarana pembelajaran yang tersebar di 3 lokasi kampus. Terobosan yang dilakukan BKMA UMM ialah memanfaatkan enumerator yang berasal dari mahasiswa (tenaga part time) yang telah dilatih, sehingga proses evaluasi bisa lebih cepat. BKMA UMM juga memanfaatkan environment meter sebagai alat bantu ukur, yang terdiri dari sensor kebisingan untuk mengukur tingkat kebisingan ruang kelas dan laboratorium, sensor cahaya untuk mengukur intensitas cahaya di ruang kelas maupun di laboratorium, sensor suhu dan kelembapan untuk mengukur kenyamanan ruang kelas dan laboratorium.
Evaluasi standar pengelolaan pembelajaran. UMM telah menetapkan dan melaksanan 4.
standar turunan pengelolaan pembelajaran. Pada setiap semester, BKMA UMM memfasilitasi pelaksanaan evaluasi diri (self evaluation) kinerja dan layanan program studi, laboratorium serta perpustakaan. Pada awalnya, seluruh proses evaluasi tersebut dilaksanakan secara manual.
Serangkaian kegiatan evaluasi yang rutin dilaksanakan setiap semester maupun setiap tahun oleh BKMA UMM sangat membutuhkan sumber daya manusia, waktu dan biaya yang besar. Dengan segala keterbatasannya, BKMA UMM merasa perlu untuk melakukan inovasi yakni membangun dan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Mutu (SIMUTU). SIMUTU merupakan sistem
terintegrasi berbasis teknologi web yang penggunanya terdiri atas BKMA UMM, program studi, pengelola laboratorium, dosen, enumerator dan mahasiswa. Sampai dengan tahun 2016 SIMUTU telah menyediakan 13 kegiatan evaluasi mutu online sehingga dapat diakses kapanpun dan
Mengelola dan menyediakan file dokumen mutu yang meliputi kebijakan mutu, manual mutu, 1.
standar mutu dan SOP/instruksi kerja, sehingga dapat diakses oleh seluruh pemangku kepentingan yang terkait.
Memfasilitasi pelaksanaan evaluasi mutu pembelajaran, evaluasi mutu buku dan sumber 2.
belajar, evaluasi mutu kinerja pembimbingan tugas akhir, evaluasi kinerja mutu layanan perwalian, evaluasi mutu layanan program studi, evaluasi mutu layanan laboratorium serta evaluasi mutu layanan perpustakaan. Evaluasi dilakukan oleh mahasiswa secara online untuk menilai pelaksanaan isi standar oleh dosen, program studi, laboratorium maupun
perpustakaan.
Memfasilitasi evaluasi diri bagi dosen, program studi, laboratorium dan perpustakaan secara 3.
online.
Menyediakan evaluasi mutu sarana dan prasarana ruang kelas dan penunjang pembelajaran 4.
serta evaluasi laboratorium secara online.
Melakukan analisis dan penilaian hasil evaluasi secara otomatis. 5.
Menyediakan laporan hasil analisis dan penilaian evaluasi secara otomatis. 6.
Menyediakan pangkalan data mutu sebagai sistem pendukung keputusan bagi pemangku 7.
kepentingan.
Instrumen instrumen evaluasi didalam SIMUTU dapat ditingkatkan dan dikembangkan 8.
sehingga relevan dengan siklus PPEPP didalam SPMI.
SIMUTU membawa dampak yang sangat besar dalam optimalisasi kegiatan evaluasi khususnya di bidang akademik di UMM. Meskipun pada awalnya kendala yang dihadapi adalah tingkat partisipasi mahasiswa dan dosen yang masih rendah. Sehingga BKMA UMM gencar melaksanakan berbagai upaya seperti integrasi dengan berbagai sistem online lainnya serta sosialisasi melalui berbagai media sosial. Sebagai ilustrasi jumlah responden mahasiswa untuk evaluasi kinerja pembelajaran dosen misalnya yang dilaksanakan secara manual hanya dapat dilaksanakn maksimal oleh 100 mahasiswa untuk setiap dosen. Pada semester genap tahun ajaran 2013/2014 jumlah responden mahasiswa untuk evaluasi yang sama dengan menggunakan SIMUTU masih sejumlah 1.600 mahasiswa. Melalui berbagai upaya peningkatan kinerja SIMUTU dan berbagai upaya sosialisasi, pada Semester genap tahun ajaran 2015/2016 jumlah partisipasi responden evaluasi kinerja
pembelajaran dosen meningkat menjadi 14.354 mahasiswa atau meningkat hampir 1000%. SIMUTU juga memangkas waktu analisis dan pelaporan, sehingga kegiatan analisis hasil evaluasi yang
awalnya harus memakan waktu berbulan bulan, saat ini dapat dilakukan secara real time dalam beberapa menit. Aktivitas pelaporan juga menjadi lebih mudah karena SIMUTU men-generate
laporan secara otomatis sesuai dengan kebutuhan pemangku kepentingan. Program studi, dosen, dan laboratorium sebagai pengguna SIMUTU juga dapat memantau hasil evaluasi secara langsung serta dapat menyimpan hasil laporan dalam format paperless, sehingga selain mengoptimalkan waktu, penerapan SIMUTU juga dapat menghemat biaya. SIMUTU sebagai bagian dari SPMI di UMM mampu memberikan visualisasi kecenderungan peningkatan atau penurunan mutu khususnya di bidang akademik dari waktu ke waktu, sehingga pemangku kepentingan dapat menggunakan SIMUTU sebagai tolok ukur mutu yang otentik juga komprehensif. SIMUTU sebagai pangkalan data mutu, juga memantapkan peran SPMI sebagai acuan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu
Eksternal (SPME). Hasil laporan SIMUTU senantiasa dijadikan acuan untuk setiap kegiatan
akreditasi baik akreditasi program studi maupun akreditasi institusi UMM. SIMUTU sebagai produk teknologi tepat guna telah dipublikasikan dalam jurnal ilmiah dan telah memperoleh pengakuan berupa sertifikat hak cipta atas program komputer dari Direktur Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia pada bulan Juni 2016.
Penutup
digencarkan oleh BKMA UMM. Aktivitas penjaminan mutu akademik yang pada awalnya dipaksakan, lantas menjadi biasa, selanjutnya dengan kesadaran akhirnya membudaya. Pelaksanaan evaluasi mutu saat ini khususnya di bidang akademik melalui SIMUTU di UMM baik oleh mahasiswa, dosen, program studi, laboratorium dan perpustakaan telah menjadi budaya mutu yang berencana dan berkesinambungan.
