2.1. Sejarah Organisasi
Perusahaan distribusi pharmasi ini berdiri tahun 1980 di Palembang, Sumatera Selatan, sebagai anak perusahaan manufaktur terbesar di Indonesia. Perusaahan ini memberntuk distributor karena Peraturan Menteri Kesehatan RI tahun 1980 mengatur distribusi farmasi harus dilakukan oleh badan usaha yang terpisah dari perusahaan produsen. Dan karena itu, perusahaan distributor ini pun fokus mendistribusikan produk farmasi dan penunjang kesehatan.
Sejak semula, Perusahaan ini bergerak dalam bisnis distribusi produk-produk ethical dan medical devices. Distribusi produk-produk semacam ini membutuhkan pengetahuan khusus agar tidak salah sasaran dan salah pakai. Sangatlah berbahaya bila produk ini salah pakai atau disalah-gunakan.
Dalam perjalanannya, Perusahaan ini tidak hanya mendistribusikan produk farmasi dan penunjang kesehatan dari perusahaan induknya tetpai juga mendistribusikan produk sejenis dari perusahaan lain. Sejak 1993, sejalan dengan regulasi pemerintah, perushaan ini pun diperbolehkan mengimpor dan mendistribusikan produk farmasi yang telah terdaftar di Badan Pengawasan Obat dan Makanan (BPOM). Hingga kini telah menjadi distributor produk-produk pharmasi, alat kesehatan dan produk consumer.
Berkat perannya yang strategis di industri farmasi Indonesia, kinerjanya terus meningkat dari tahun ke tahun. Kini telah mendistribusikan ribuan jenis
produk farmasi, penunjang kesehatan dan produk consumer dan memiliki pusat distribusi (distribution center) dan cabang yang tersebar di segenap penjuru Nusantara. Sistem distribusi nya telah pula memperoleh sertifikasi standar ISO 9001:2008 dan Goods Distribution Practices (GDP) WHO Technical Series No. 937, 2006. Perusahaan ini memahami benar ketersediaan produk di setiap titik distribusi pada waktu dan jumlah yang tepat merupakan kunci sukses bersaing meraih kepercayaan pelanggan dan mitra bisnis. Sebab itu, ia mengembangkan solusi distribusi yang andal.
2.2 Lingkup Bidang Usaha Pelayanan
Bergerak di bidang jasa distribusi obat, alat kesehatan dan produk consumer dengan persaingan industri dan bisnis distribusi yang demikian ketat. Saat ini terdapat 2300-an perusahaan distribusi sedangkan jumlah pabrik obat cuma sekitar 200. Perusahaan ini ingin memenangi persaingan tersebut dengan keunggulan penguasaan kekuatan eksplorasi pasar.
Produk yang didistribusikan oleh perusahaan ini terdapat 3 kategory produk yaitu ethical product, medical product, dan Consumer product. Dalam hal ini consumer product terdapat produk susu, produk suplemen, produk permen dan produk konsumsi lainnya. Produk permen yang di manage adalah salah satunya permen jahe dengan nama Golden Ginger. Golden Ginger adalah permen kualitas baik yang terbuat dari ekstrak segar Jahe kelas terbaik. Dengan rasa alami unik untuk menenangkan tenggorokan, dan membuat anda merasa segar dan hangat. Permen dengan kualitas baik yang terbuat dari ekstrak segar bermutu tinggi akar Jave jahe.
Untuk memenangi persaingan, saat ini mengandalkan tiga keunggulan. Pertama, kekuatan eksplorasi pasar (strong market exploration). Sebagai perusahaan lokal selalu senantiasa berdiri paling depan untuk menjangkau dan mengenali kebutuhan di setiap daerah yang tentunya berbeda antar satu dengan lainnya. Sangat paham market yang pas di setiap daerah dengan tekad strong market exploration. Tidak sekadar mengirim barang, tetapi harus bisa merekomendasikan dan mengarahkan produk yang tepat di daerah yang tepat. Perusahaan mengerti di pulau mana dan cara mainnya seperti apa.
Keunggulan kedua, ekspedisinya siap 24 jam mengantarkan dan menjamin seluruh produk diterima dalam keadaan baik (reliable supply chain solution). Dengan kekuatan ini, perusahaan dapat mengelola modal secara baik. Untuk itu supply chain nya harus kuat, sistem platform harus bagus dan data perkiraan penjualan harus transparan. Perusahaan terus memperkuat keunggulan di bagian ini.
Ketiga, kekuatan sebagai organisasi pengetahuan (knowledge organization). “Pemicunya (trigger), jualan obat bukanlah seperti jualan permen atau semen. Obat itu ada knowledge di dalamnya. Jangan sampai jualan obat tapi tidak tahu apa kegunaan obat yang dijual. Perusahaan ingin menjadikan salesmannya yang terbaik. Hal Ini perlu di lakukan edukasi. Akumulasi knowledge itu harus di dapatkan. Mempunyai platform IT (Information Technology) yang lengkap. Knowledge ini juga di share ke prinsipal dan pekerja front-line pelanggan
2.3 Sumber Daya
Jumlah SDM Perusahan ini adalah lebih dari 4.000 pekerja front-line yang siap diandalkan sebagai ujung tombak yang akan membangun pilar kedua costumer healthcare. Kekuatan eksplorasi pasar dan solusi distribusi yang andal tidak terlepas dari keunggulan perusahaan ini sebagai organisasi pengetahuan (knowledge organization). Hal ini tampak pada SDM nya yang mampu mengidentifikasi, menggali dan membagi pengetahuan kepada mitra bisnis dan pelanggan dalam mencapai tujuan bersama. SDM nya memiliki semangat Care, Trust and Grow. Salah satu langkah untuk mewujudkannya, secara rutin menggelar Knowledge Sharing for Customer dengan menghadirkan manajemen senior yang sarat pengalaman dan pakar yang ahli pada bidangnya
Perusahaan benar-benar memanfaatkan knowledge management untuk menggerakkan jalannya bisnis distribusi produk obat dan peralatan kesehatan. Telah mengembangkan knowledge workers yang mampu sharing pengetahuan – baik secara internal maupun eksternal. Hal ini ditunjang oleh kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan peduli. Manajemen senior tidak segan-segan turun ke jajaran karyawan paling depan untuk berbagi pengetahuan. Diperkuat lagi oleh change agent yang ada di seluruh cabang, distribution center, national distribution center dan head office yang berjumlah 60 orang dan dipilih berdasarkan beberapa kriteria. Perusahaan ini memiliki model dalam menjabarkan konsep knowledge management yang telah diformulasikan secara baku. Dalam konsep knowledge management , perusahaan ini melakukan kegiatan berbagi pengetahuan (knowledge sharing) kepada pihak internal dan eksternal.
Jumlah SDM di kantor pusat total 204 yang terdiri 6 level, berikut perinciannya :
Tabel 2.1 Data SDM Kantor pusat
Posisi Jumlah Karyawan SLTA D3 S1 S2
Direksi 1 0 0 0 1 Senior Manager 6 0 0 0 6 Manager 50 0 0 16 33 Executive 19 0 6 11 2 Officer 33 0 4 25 4 Staff 95 50 36 9 0 Total 204 50 46 61 46
Sumber: Dokumentasi perusahaan periode tahun 2015
Secara garis besar struktur Perusahaan di gambarkan sebagai berikut:
Gambar 2.1. Struktur Organisasi Perusahaan Sumber: Dokumentasi perusahaan periode tahun 2015
Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dari keterangan struktur organisasi:
- Direksi : Tugas Direksi Perusahaan adalah sebagai koordinator, komunikator,
pengambil keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor dalam menjalankan dan memimpin perusahaan yang secara garis besar bertanggungjawab mengatur perusahaan secara keseluruhan.
- Sekretaris : Tugas Sekretaris Perusahaan adalah membantu pimpinannya dalam
melakukan tugas-tugas harian, baik yang rutin maupun yang khusus.
- Departemen Head Marketing : Tugas dan tanggung jawabnya adalah
melakukan pengawasan dan pengendalian atas seluruh kinerja Business Manager yang berada di bawah tanggung jawabnya.
- Departemen Head Operasional : Tugas dan tanggung jawabnya adalah
melakukan pengawasan dan pengendalian atas seluruh kinerja manajemen operasi dan kualitas bagi kepentingan perusahaan. Departemen ini juga bertugas dalam merealisasikan dan melaksanakan rencana-rencana serta prosedur-prosedur yang diterapkan melalui pendelegasian wewenang pada departemen yang berada di bawah tanggung jawabnya.
- Business manager : Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses
penjualan dan pemasaran bersama Sales dan Marketing Supervisor untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien.
Customer Relationship Manager (CRM) : Bertanggung jawab dalam menjaga
hubungan baik dengan pelanggan dan Perusahaan. Departemen ini juga bertanggung jawab terhadap proses pemecahan masalah yang terjadi terkait dengan kepuasan pelanggan.
Human Resource Manager : Bertanggung jawab mengelola dan
mengembangkan sumber daya manusia. Dalam hal ini termasuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan sumber daya manusia dan pengembangan kualitas sumber daya manusia.
QA manager : Bertanggung jawab dalam kontrol kualitas produk dan juga
kontrol kualitas proses kerja yang dituangkan dalam SOP.
Supply Chain Manager : PIC yang bertanggung jawab terhadap proses
pembelian dan distribusi dan menganalisa pergerakan DOI dan Forecast Error.
Finance dan Accounting Manager : merupakan fungsi kerja di suatu perusahaan
yang bertugas merencanakan, menganggarkan, memeriksa, mengelola, dan menyimpan dana yang dimiliki oleh perusahaan. Seorang manajer keuangan bertanggung jawab penuh pada keuangan perusahaan dan mengambil keputusan penting dalam suatu investasi dan pembelanjaan perusahaan.
Dan untuk departemen yang bertanggung jawab dalam proses pembelian, distribusi dan menganalisa pergerakan DOI dan Forecast Error adalah departemen SCM yang digambarkan struktur organisasinya seabagi berikut;
Gambar 2.2. Struktur Organisasi SCM Sumber: Dokumentasi perusahaan periode tahun 2015
Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dari keterangan struktur organisasi:
- Supply Chain Manager : PIC yang bertanggung jawab terhadap operasional
dalam proses supply chain.
- Distribution Planning Manager : PIC yang bertanggung jawab terhadap proses Planning dan Monitoring akan ketersediaan barang.
- Logistik Manager : PIC yang bertanggung jawab terhadap proses eksekusi dan
menjaga keakurasian stock di Warehouse.
- Distribution Planning Officer : PIC yang bertanggung jawab terhadap proses
2.4 Tantangan Organisasi
Dibukanya pasar AFTA (ASEAN Free Trade Area), yang merupakan harmonisasi perdagangan di kawasan ASEAN, ternyata masih menyisakan persyaratan, seperti pelaksanaan current GMP (c-GMP), diharuskan adanya penelitian terhadap BA-BE Studies (Bio-Availability_Bio-Equivalent) untuk obat-obat tertentu yang akan dipasarkan di negara-negara ASEAN. Hal itu boleh jadi akan memberikan, baik peluang maupun ancaman, bagi industri farmasi di Indonesia. Peluang, terutama bagi pabrik-pabrik yang sudah memenuhi persyaratan. Sebaliknya, bisa menjadi ancaman bila dilihat masih belum terlalu banyak industri farmasi nasional yang siap menghadapi pesaing regional maupun global, yang menggunakan salah satu negara ASEAN sebagai pijakan untuk melompat masuk ke pasar Indonesia. Tantangan ke depan, khususnya untuk kalangan distributor obat, adalah kemampuan dalam meningkatkan daya saing, salah satunya melalui kegiatan pendistribusian yang efisien, yang didukung oleh penerapan teknologi informasi. Dapat dibayangkan, ketika volumenya kecil, maka dipastikan sekala ekonomisnya tak mencapai. Sebaliknya, bagi perusahaan-perusahaan distribusi yang efisien, maka peluangnya lebih besar
2.5 Bisnis Proses
Model bisnis dari perusahaan distribusi ini relatif sederhana. Mereka harus efisien dana dan efektif. Efisiensi untuk menekan biaya dan efektivitas untuk mendongkrak penjualan. Distributor harus efisien dan bisnis proses yang harus di fokuskan adalah moedel perencanaan dari mulai puchasing sampai dengan
distribusi ke semua chanel. End to end proses nya harus terencana dan terintegrasi dengan baik.
Jam Operasional Senin sampai Jumat adalah 08:00-16:00 dan pada setiap hari Sabtu 08:00-13.00. Teknologi Informasi menggunakan teknologi terbaru seperti layanan online pemesanan, sistem ERP (Enterprise Resource Planning) di semua jaringan distribusi dan perencanaan rantai pasokan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.Untuk produk life-saving layanan 24 jam kapan saja dan di mana saja, perusahaan akan memberikan secara langsung kepada pelanggan sebagai bentuk layanan terbaiknya.
Gambar 2.2. Bisnis Proses Departemen SCM Sumber: Dokumentasi perusahaan periode tahun 2015
Berikut Bisnis proses di departemen SCM;
1. Demand dari pelanggan diolah melalui kolaborasi antara team salesman di cabang dengan marketing di kantor pusat untuk menentukan perencanaan penjualan yang di sebitu kolaborasi forecast.
2. Perencanaan penjualan yang di sebut forecast selanjutnya di informasikan ke departemen SCM melalui DP (distribution planning).
3. Setelah forecast di terima DP melakukan perhitungan purchase plan ke pabrik.
4. Pabrik akan mengirimkan barang sesuai pesanan yang di release oleh DP ke Gudang pusat/DC (Distibution Center) sebagai central penyimpanan barang sebelum di lakukan alokasi keseluruh cabang.
5. Setelah barang ready di DC, sesuai kebutuhan dan forecast yang di buat cabang, DP melakukan perhitungan alokasi untuk seluruh cabang
