BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Telaah Penelitian sebelumnya
Penelitian sebelumnya mengenai analisis kebutuhan tenaga kerja telah dilakukan oleh Paskalis Sudirman (2012) dalam kajian berjudul “Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Reservasi di Intercontinnental Bali Resort Jimbaran”. Penelitian ini menganalisis beban kerja reservasi di Intercontinnental Bali Resort Jimbaran. Teknik pengumpulan data yang digunakan observasi partisipasif, wawancara mendalam, dan kuesioner. Sumber data berupa data primer dan sekunder dan mengunakan sampling Jenuh dengan jumlah sampel 10 orang. Teknik analisis data meliputi yaitu analisis beban kerja. Hasil analisis yang diperoleh bahwa, beban kerja karyawan reservasi Intercontinental Bali Resort yang bertugas pada morning shift kekurangan waktu kerja selama 55 menit dan untuk middle shift kekurangan waktu kerja 25 menit, sehingga terjadi kelebihan beban kerja yang diterima oleh karyawan reservasi yang melebihi waktu kerja yang telah ditentukan oleh hotel tersebut. Pada kenyataanya karyawan reservasi Intercontinental Bali Resort seharusnya membutuhkan berjumlah 13 dengan perinciaan 1 orang manager reservasi dan 12 orang staff reservasi, sedangkan yang ada sekarang yaitu terdiri dari 10 orang tenaga kerja dengan perincian 1 manager reservasi dan 9 orang karyawan reservasi.
Penelitian selanjutnya dilakukan oleh I Gede Artika Yasha (2013) dalam kajiannya yang berjudul “Analisis kebutuhan tenaga kerja Food and Beverage department di Rama Beach Resort and Villas Tuban Kabupaten Badung Bali”. Teknik pengumpulan data yang digunakan observasi, wawancara bersetruktur dan kuesioner. Sumber data berupa data primer dan sekunder dan mengunakan sensus sebagai sampel dengan jumlah sampel sebanyak sepuluh (10) orang. Teknik analisis data meliputi analisis kebutuhan tenaga kerja dan analisis beban kerja. Hasil
penelitian diketahui bahwa dari persyaratan mengenai tenaga kerja dilihat dari, keahlian, pengalaman, umur, jenis kelamin,pendidikan, keadaan fisik, bakat, tempramen dan karakter, berdasarkan hasil analisis Work Load Analysis jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sebanyak 16 orang, yang sebelumnya berjumlah 10 orang. Penambahan 4 orang untuk morning shift yang terdiri 2 orang untuk hot kitchen dan 2 orang untuk seksi pastry and bakery dan 4 orang untuk evening shift yang terdiri dari 2 orang untuk hot kitchen dan 2 orang untuk pasty and bakery pada high session. Sedangkan pada saat low season tidak ada penambahan tenaga kerja. Hasil analisis Work Force Analysis dengan pertimbangan absensi dan perputaran tenaga kerja maka jumlah tenaga kerja yang seharusnya dibutuhkan adalah 16 orang.
Persamaan penelitian sekarang dengan penelitian sebelumnya yaitu sama-sama menganalisa tentang kebutuhan tenaga kerja, dengan masing – masing objek dan lokasi penelitian yang berbeda. Perbedaan dalam penelitian kali ini lebih difokuskan lagi pada kebutuhan tenaga kerja reservasi yang memiliki beban kerja tinggi seperti sering kali extend demi menyelesaikan tuntutan pekerjaan yang semakin banyak sebagai akibat kurangnya tenaga kerja yang membantu dalam menyelesaikan pekerjaannya.
2.2 Deskripsi konsep 2.2.1 Pengertian Hotel
Salah satu jenis akomodasi yang banyak ditemukan di daerah tujuan wisata adalah hotel. Pada dasarnya hotel menyediakan berbagai fasilitas dan pelayanan demi keamanan, kenyamanan
dan kepuasan tamu hotel. Untuk mempertegas pengertian hotel ada beberapa pendapat tentang hotel diantaranya.
Menurut Sulastiyono.(2002:5) “hotel adalah suatu perusahaan yang dikelola oleh pemiliknya dengan menyediakan pelayanan makanan, minuman dan fasilitas kamar untuk tidur kepada orang-orang yang sedang melakukan perjalanan dan mampu membayar dengan jumlah yang wajar sesuai dengan pelayanan yang diterima tanpa adanya perjanjian khusus”.
Sedangakan Bagyono (2007 :2) menyatakan bahwa “hotel adalah jenis akomodasi yang dikelola secara komersial dan professional, disediakan bagi setiap orang untuk mendapatkan pelayanan penginapan, makanan dan minuman serta pelayanan lainnya”.
Pengertian hotel juga dikemukakan oleh Bartono (2005:56) menyebutkan bahwa “Hotel adalah suatu bagian dari hospitality industry, suatu estabilishment yang bergerak didalam bisnis jasa penjualan dan jasa penginapan yang didalamnya termasuk penyedia makanan dan minuman serta fasilitas lainnya”.
Berdasarkan beberapa defnisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa hotel merupakan suatu bentuk akomodasi yang menyediakan fasilitas kamar tidur, makanan dan minuman serta mengunakan sistem pelayanan.
2.2.1.1 Tipe Hotel
Berdasarkan tipenya, hotel dikelompokkan dalam beberapa kategori, yaitu berdasarkan lokasi Soenarno (2006:13:18)
1. City hotel adalah hotel yang terletak di tengah kota besar. Kebanyakan tamu yang ada di city hotel bertujuan untuk bisnis, pertemuan, seminar, dagang, serta untuk acara resmi perusahaan.
2. Resort hotel adalah hotel yang terletak di daerah tujuan wisata. Kebanyakan jauh dari kota, dekat dengan tempat-tempat rekreasi atau tempat yang sering dikunjungi keluarga, pelancong, atau pengunjung lain.
Ada beberapa jenis resort hotel, antara lain Beach hotel, Mountain hotel, Lake hotel, Rivine Hotel, Cliff hotel, Forest/jungle hotel, Amusement park hotel dan Riverside hotel.
a. Beach hotel adalah hotel resort yang terletak di tepi pantai.
b. Mountain hotel adalah jenis hotel untuk wisatawan yang terletak di pegunungan. c. Lake hotel adalah hotel untuk rekreasi yang terletak di tepi danau.
d. Rivine hotel adalah hotel yang terletak di tepi jurang terjal, umumnya di dataran tinggi, dengan tebing curam di bawahnya.
e. Cliff hotel mirip dengan Riven hotel, hanya saja terletak di lokasi yang lebih tinggi. f. Forest/ jungle hotel adalah hotel yang berada di area hutan, mengandalkan unsure
natur, flora dan wana wisata.
g. Amusement park hotel adalah hotel yang terletak di dalam area dunia fantasi. Adventure amusement park, atau Dream land. Konsep dan gaya bangunan mengarah ke sesuatu yang fantastis.
h. Riverside hotel adalah hotel yang terletak yang terletak di tepi sungai.
Berdasarkan dari definisi Soenarno (2006:13:18) Prama Sanur Beach Bali termasuk beach hotel karena hotel ini terletak di tepi pantai Sanur dan menghadap ke selatan.
2.2.2.1 Jenis Hotel
Menurut Tarmoezi, (2000:3), dari banyaknya kamar yang disediakan, Jenis hotel dapat dibedakan menjad beberapa bagian diantaranya:
Jumlah kamar yang tersedia maksimal sebanyak 28 kamar. 2. Medium Hotel
Jumlah kamar yang disediakan antara 28-299 kamar. 3. Large Hotel
Jumlah kamar yang disediakan sebanyak lebih dari 300 kamar.
Berdasarkan jenis hotel yang ditinjau dari banyak kamar yang tersedia di Prama Sanur Beach Termasuk Large Hotel yaitu mempunyai kamar lebih dari 300 kamar, yang terdiri dari 238 unit superior room, 40 deluxe garden view room, 124 delux sea view room, 20 junior suite room, 3 president suite room, 1 sanur beach suite room dan 2 luxucious pool villa.
2.3 Pengertian Tentang Front Office Department
Front Office Department merupakan salah satu department yang berperan sangat penting dalam memberikan pelayanan yang profesional kepada tamu, karena Front Office merupakan pusat dari segala kegiatan dan sumber informasi bagi departemen yang lain yang ada di hotel. Pelayanan yang profesional dari suatu hotel dapat dilihat dari kualitas pelayanan di Front Office sehingga sering dikatakan bahwa Front Office merupakan kesan pertama dan terakhir bagi tamu. Adapun pengertian Front Office menurut beberapa ahli di antaranya.
Menurut Darmardjati (2001:51) adalah sebagai berikut “salah satu bagian dari suatu hotel yang secara administrative dan operasional mengurusi rooming (penempatan ke dalam kamar) seorang tamu di hotel, termasuk dalam pengurusan ini: registrasinya, informasi yang diperlukan oleh tamu, menyerahkan kunci kamar, menunjuk bell boy yang akan membawa tamu ke kamarnya, mengurusi kiriman pos ataupun amanat-amanat / massages dari ataupun untuk tamu”.
Sedangkan Tarmoezi dan Heldi Manurung (1999:18) menyatakan bahwa “Front Office merupakan departemen yang bertanggung jawab atas penjualan kamar hotel berdasarkan cara yang sistematis melalui reservasi hingga menyerahkan kamar kepada tamu hotel dan memberikan pelayanan informasi selama dia menginap di hotel”.
Pengertian Front Office juga dikemukakan oleh Sujatno (2005:32) “Front Office merupakan departemen yang menangani proses penjualan kamar mulai dari pemesanan kamar, penyambutan tamu, registrasi tamu yang akan menginap, memberikan kunci kamar, sampai menangani proses pembayaran”.
Berdasarkan pengertian Front Office di atas dapat disimpulkan bahwa Front Office merupakan departemen yang bertanggung jawab atas penjualan kamar mulai dari pemesanan kamar, penyambutan tamu, registrasi tamu yang akan menginap, memberikan kunci kamar, menagani massages untuk tamu yang menginap sampai menangani proses pembayaran rekening tamu dan memberikan pelayanan informasi selama dia menginap. Hal ini juga merupakan aktifitas yang dilakukan Front Office departemen di Prama Sanur Beach Bali.
Adapun fungsi-fungsi dari departemen Kantor Depan (Darsono, 2001:10) adalah sebagai berikut:
a. Menyewakan kamar tamu.
b. Sumber utama informasi pelayanan hotel. c. Mengkoordinasikan pelayanan tamu. d. Menyusun laporan status kamar. e. Pencatatan pembayaran tamu. f. Menyelesaikan pembayaran tamu.
g. Menyusun riwayat kunjungan tamu ( guest history card ). h. Alat – alat komunikasi.
i. Menangani barang bawaan tamu.
Pada dasarnya fungsi Front Office departeman di Prama Sanur Beach Bali tidak jauh berbeda dengan fungsi tersebut di atas.
2.4 Pengertian Tentang Tugas dan Tanggung Jawab Reservasi
Tugas dan tanggung jawab utama seorang Reservasi staf adalah mencatat dan memproses seluluh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel dan menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal. Adapun rincian tugas dan tanggung jawab reservasi staf yaitu:
1. Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan. 2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel.
3. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga dan fasilitas promosi, harga khusus dll.
4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan. 5. Mencatat memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media. 6. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list).
7. Memprosos perubahan pemesanan kamar.
8. Mencatat metode pembayaran yang sudah diatur khusus tamu rombongan dan konvensi.
9. Melakukan tindak pencegahan untuk menghidari tamu no show.
10. Meminta persetujuan atasan untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit.
11. Membuat laporan reservasi.
12. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat.
Sedangkan Menurut Marpaung (2002:151:152) Adapun tugas dari reservasi adalah sebagai berikut
a. Memberikan informasi mengenai tarif angkutan, jadwal pelayanan angkutan, jadwal pertunjukan,harga kamar (hotel), harga makanan serta persyaratan.
b. Memberikan saran cara terbaik kepada calon tamu atau langganan dalam menikmati pemakaian jasa angkutan dan jasa akomodasi.
c. Memesan tempat jasa angkutan atau kamar pada hotel atau akomodasi lainya yang diminta dan membertahukan konfirmasinya segera kepada calon tamu.
d. Memberi informasi mengenai dokumen perjalanan dan perijinan keimigrasian.
Pengertian tugas dan tanggung jawab reservasi juga dikemukakan oleh Sugiarto (2004:31)
a. Membuat perkiraan tentang tingkat hunian kamar pada hari ini dan di bandingkat dengan yang ada di bagian reception.
b. Mengecek hal-hal yang menyangkut kedatangan tamu rombongan- dari persiapan hingga kedatangan- untuk mengetahui bila ada masalah yang berhubungan dengan pemesanan.
c. Mempersiapkan expected arrival list (daftar tamu yang diharapkan tiba) dan expected departure list (daftar tamu yang didaftarkan akan meninggalkan hotel)
d. Secara teratur menghadiri rapat di departemen kantor depan
e. Membuat dan memperbaiki data di bagian pemesanan agar tetap dalam kondisi up-to-date.
f. Melakukan „courtesy call’ dengan pihak travel agent,air line company,dan perusahaan lainnya.
g. Memeriksa „filing document’ agar selalu rapi dan akurat.
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpukan bahwa tugas dan tanggung jawab reservasi adalah mempromosikan produk dan fasilitas hotel. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga dan fasilitas promosi, harga khusus dll. Mencatat memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list). Memprosos perubahan pemesanan kamar. Mencatat metode pembayaran yang sudah diatur khusus tamu rombongan dan konvensi. Meminta persetujuan atasan untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit. Mempersiapkan expected arrival list dan expected departure list. Membuat laporan reservasi.Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat. Memeriksa filing document agar selalu rapi.
2.5 Pengertian Tentang Reservasi
Menurut Bagyono (2008:28) reservasi adalah: “salah satu seksi yang bertugas dan bertanggu jawab untuk menagani permintaan pemesanan dari para calon tamu”.
Sedangkan menurut Damarjati (2001:16) “reservasi bisa disamakan arti dengan booking yang memiliki pengertian pemesanan tempat (restaurant, night-club, theater, show, atau tempat duduk dalam pesawat, kereta api, intercity bus atau kamar dalam hotel dan sebagainya)”.
Pengertian lain tentang reservasi juga dikemukakan oleh Agus Irianto (2010) yakni” reservasi secara umum dapat diartikan sebagai penyedia seat, yang meliputi keseluruhan proses kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan inventori, pendistribusian produk, dan pencatatan keseluruhan transaksi pemesanan tempat untuk pencapaian revenue yang optimal”.
Pengertian reservasi dalam penelitian ini yaitu mengacu pada pendapat dari Bagyono yaitu salah satu seksi yang bertugas dan bertanggung jawab untuk menaggani permintaan pemesanan dari para calon tamu.
Media reservasi adalah alat pengantar atau pengghubung reservasi dengan pihak pemesan. Adapun media yang bisa digunakan dalam reservasi adalah sebagai berikut Kesrul (2003;126) :
a. Telepon adalah salah satu alat yang banyak digunakan untuk pemesanan karena mudah dilaksanakan dan hemat waktu.
b. Facsimile adalah alat elektronik berteknologi canggih yang fungsinya sebagai foto copy jarak jauh, dengan demikian berita yang disampaikan sama persis dengan berita yang diterima.
c. Surat Reservasi melalui surat juga sering dilakukan, terutama untuk reservasi tamu rombongan dalam jumlah besar. Cara ini lebih efektif karena informasi yang disampaikan menjadi lebih jelas dan mudah dipahami.
d. Telex adalah Media reservasi ini biasanya dipergunakan pada reservasi internasional dan lokal yang jaraknya cukup jauh.
e. Telegram adalah salah satu media reservasi, namun cara ini sudah jarang dipergunakan. f. Kabel adalah Median ini merupakan cara lama dalam membuat pemesanan dan sekarang
jarang dipergunakan.
g. Go Show adalah reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan secara langsung. Berdasarkan dari beberapa media reservasi di atas media yang digunakan oleh pihak Prama Sanur Beach Bali adalah telpon, facimile dan Go Show.
2.5.2 Sumber Reservasi
Sumber-sumber reservasi adalah lembaga atau perseorangan yang melakukan pemesanan. Sumber-sumber ini bisa menjadi pemesan tetap. Adapun sumber-sumber reservasi adalah sebagai berikut Kesrul (2003;127):
a. Company atau perusahaan
Perusahaan yang dimaksud disini bisa merupakan perusahaan swasta nasional atau asing yang joint venture. Perusahaan umum yang bergerak di bidang industri sandang dan pangan dan industi yang bergerak di bidang teknik merupakan salah satu sumber pemesanan kamar. Sebab pengusahan yang melakukan perjalanan dalam usahan bisnis atau tugas kantor secara countinue bisa mereka miliki langganan tetap di setiap daerah tujuan wisata. Di samping pihak-pihak pengusaha dalam rangka tugas kantor, kadang kala mereka mengambil waktu citinya untuk berlibur bersama keluarga adalam bagian dari pengisian kamar hotel
b. Travel Agent
Biro perjalanan merupakan salah satu badan usaha yang bergerak di bidang jasa, mereka, mereka memberikan pelayanan kepada setiap orang yang membutuhkan khususnya menagani seseorang yang inggin mengadakan perjalanan. Biro perjalanan mempunyai peranan yang sangat penting sebagai patner hotel dalam usaha meningkatkan hunian kamar. Biro perjalanan membantu tamu dalam melaksanankan pemesanan kamar pada pihak hotel sesuai dengan kebutuhan tamu dan mengirim konfirmasi baik melalui surat, telex dan alat komonikasi lainnya yang dikehendaki.
Pihak hotel (reservasi staff) akan memberikan konfirmasi apakah pemesanan masih bisa diterima atau tidak dilengkapi dengan beberapa informasi tambahan. Bila pemesanan kamar dilakukan oleh pihak biro perjalanan sedangkan pembayaran dilakukan oleh tamu langsung di hotel pada waktu mereka meningalkan hotel, maka pihah biro perjalanan akan mengeluarkan surat konfirmasi yang sering di sebut confirmasi slip, sebagai bukti mereka telah memesan sesuai dengan permintaannya. Sedangkan pihak biro
perjalanan berhak mendapatkan imbalan jasa dari pihak hotel (commission) 10% dari harga pokok kamar (sebelum ditambah uang jasa dan pajak). Bila tamu membayar langsung kepada biro perjalanan atau membeli tour secara keseluruhan pada biro perjalanan, tamu akan membawa tanda bukti pembayaran yang disebut voucher. Dikeluarkan oleh biro perjalanan dalam rangkap tiga, satu lembar dikirim kepada pihak hotel, satu lembar diberikan kepada tamu dan satu lembar dijadikan arsip. Dari voucher itu tamu berhak memperoleh pelayanan sesuai dengan jumlah yang tertera pada voucher itu dan pihak hotel akan menguangkan voucher ini kepada biro perjalanan akan membayar sejumlah yang ditentukan dalam voucher.
Agen perjalanan wisata dapat menjadi sumber reservasi untuk tamu-tamu yang dikatagorikan dalam F.I.T (Free Independent Traveler) adalah para wisatawan yang datang sendiri, tidak langsung dengan rombongan dan G.I.T (Group Inclusive Tour) adalah wisatawan yang datang ke hotel secara berombongan.
c. Airline Agency atau perusahaan penerbangan
Perusahaan penerbangan (Airline) adalah salah satu pokok sebagai penunjang kegiatan pariwisata dan juga sebagai saranan angkutan yang sangat penting bagi kehidupan dunia usaha sehingga dapat memperlancar kegiatan melayani manusia. Di samping sebagai saranan angkutan yang penting bagi dunia usaha secara umum dan kegiatan pariwisata khususnya, maka perusahaan penerbangan juga sebagai patner dalam pengisian jumlah hunian kamar hotel. Para wisatawan tidak saja memerlukan sarana angkutan tetapi juga memerlukan tempat meginap selama mereka melakukan perjalanan, sehingga kadang tamu akan meminta bantuan dari pihak perusahaan penerbangan untuk mendapatkan tempat menginap. Bahkan secara resmi disamping mereka menyediakan
tiket penerbangan juga menjual kamar hotel kepada tamu dengan jalan menyediakan harga tertentu sudah termasuk harga tiket, kamar dan makanan yang disebut dengan “package tour” dengan mengambil package tour, maka tamu akan memperoleh fasilitas selama perjalanan di daerah tujuan sesuai dengan macam package yang diambil. Reservasi yang diperoleh dari perusahaan penerbangan antara lain untuk awak pesawat dan kantor perwakilan.
d. Pemerintah
Pemerintah merupakan sumber yang sangat subur, sebab dari pemerintah ada berbagai sumber lembaga diantaranya.
1. BUMN (Badan Usaha Milik Negara)
2. Department-department di dalam perusahaan 3. Pemerintah daerah
e. Individual atau perseorangan adalah sebagai sumber pemesanan kamar, tamu mengadakan pemesanan langsung, melalui alat komonikasi yang mereka inginkan dan membayar langsung rekeningnya pada waktu meningalkan hotel. Banyak pesanan perorangan yang terjadi pada hotel yang bisa dipergunakan untuk liburan dan hal ini harus mendapat perhatian yang baik, pelayanan yang memuaskan dalam usaha mempertinggi penghasilan dari pihak hotel sebab mereka mereka kebanyakkan membayar mebayar langsung dengan harga normal. Konfirmasi dan informasi lain yang dibutuhkan oleh tamu harus mereka terima sebelum tamu tiba di hotel.
f. Airpot Representative atau petugas hotel yang bekerja di bandara udara adalah petugas yang bekerja melayanin tamu yang baru tiba dan akan menginap di hotel tempat petugas-petugas tersebut bekerja. Sedangkan tugas lainya adalah mecari tamu-tamu yang
kebetulan belum membuat resesvasi dan membuat mereka tertarik untuk menginap di hotel.
g. Central reservasion system (Sistem Pemesanan Pusat) ada dua jenis central reservation system yaitu an affiliante reservasion network sebuah jaringan reservasi hotel yang memiliki mata rantai bisnis seperti Hyatt, Hilton, InterContenental dan lain-lain. Serta a non-affiliate reservation network, yaitu jaringan reservasi yang tidak terkait pada mata rantai hotel.
h. Intersell Agencies adalah perusahaan yang memberikan jasa pelayanan dalam segalan sesuatu yang sifatnya pemesanan seperti pesan tiket pesawat, sewa mobil dan sebagainya. i. Internet adalah satu sumber reservasi yang banyak dilakukan oleh para wisatawan yang ingin memesan kamar untuk liburan mereka. Sekarang hampir semua hotel besar maupun kecil mempunyai suatu sistem yang disebut reservation online. Biasanya hotel mempunyai suatu kerja sama dengan provider tertentu dengan pembagian hasil berupa komisi dari setiap reservasi yang confirm. Dengan adanya system reservation online ini diharapkan para wisatawan lebih mudah dalam memilih akomodasi yang diinginkan. Pada Prama Sanur Beach Bali sumber-sumber reservasi adalah. Arline agency, individual, internet dan travel agent yang bekerja sama dengan prama sanur beach bali diantaranya ,booking.com,agoda
2.6 Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumberdaya manusia adalah manajemen yang khusus mempelajari hubungan dan peranan prilaku manusia dalam organisasi.
Menurut Filippo (1980:5) bahwa “manajemen personalia adalah perencanan, pengorganisasia, pengarahan, dan pengendalian kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian”.
Sedangkan menurut Marthis dan Jackson (2001:4) bahwa “Manajemen sumberdaya manusia berhubungan dengan sistem rencanan formal dalam suatu organisasi untuk menentukan efektivitas dan efisiensi dilihat dari bakat seseorang untuk mewujudkan sasaran suatu organisasi”.
Definisi Manajemen Sumber Daya Manusia juga dikemukakan oleh Miner (1977: 4) yaitu “manajement personalia didefinisikan sebagai suatu proses pengembangan, menerapkan, dan menilai kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, metode-metode, dan program-program yang berhubungan dengan individu karyawan dalam organisasi
Berdasarkan definisi tersebut dapat di tarik simpulan bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, memimpin, dan pengendalian tentang pemanfaatan Sumber Daya Manusia secara efektif dan efesien, baik yang berkaitan dengan penarikan, pengembangan, pemelihara, maupun yang berkaitan dengan pemberhentian yang di arahkan untuk mencapai tujuan individual, fungsional, organisasional dan kemasyarakatan.
2.6.1 Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Bartos (2001:5:6) kedalam manajemen sumber daya manusia dalam arti makro diterapkan fungsi pokok manajemen umumnya yang meliputi: fungsi-fungsi pokok manajemen yaitu fungsi-fungsi operatif.
Sedangkan menurut Gorda (2004:4) semua kondisi organisasi dihadapkan kepada keterbatasan sumberdaya yang dimiliki bila dibandingkan dengan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai yang sangat luas dan kompleks.
Pengertian fungsi manajemen sumberdaya manusia juga dikemukakan oleh Hariandja (2002:3) untuk meningkatkan dukungan sumber daya manusia dalam usaha meningkatkan efektivitas organisasi dalam rangka mencapai tujuan
Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi manajemen sumber daya manusia dalam arti makro diterapkan fungsi pokok manajemen, kondisi organisasi sumberdaya yang dimiliki bila dibandingkan dengan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dalam rangka mencapai tujuan
2.7 Tinjauan Perencanaaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan Sumber Daya Manusia harus bertitik tolak dari perencanaan perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan analisis pekerjaan (job analysis). Perencanaan Sumber Daya Manusia bukanlah suatu kegiatan yang terpisah dan berdiri sendiri, melainkan penyusunan perencanaan SDM haruslah disusun secara terpadu dengan perencanaan perusahaan serta memperhatikan hasil keluaran analisis pekerjaan, yakni uraian pekerjaan (job description) dan persyaratan pekerjaan (job specification). beberapa ahli manajemen mengemukakan definisi perencanaan SDM seperti berikut.
Menurut Beach (1975: 85) bahwa “Man power planning is the process by which a firm insures that is has the ringt number of people who prossess the proper skills at the right time performing jobs that are useful to the organization” (Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah suatu proses dengan mana suatu perusahaan menjamin bahwa perusahaan memiliki orang-orang
yang cukup banyak yang memiliki keterampilan yang mantap yang sesuai untuk melaksanankan pekerjaan yang berguna bagi organisasi).
Menurut Miner (1977:135) bahwa “human resources planning may be described as a process which seeks to ensure that the right number and kinds of people will be at the right places at the right time in the capable of doing those things which are needed so that the organization can continue to achieve it goals”(Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah suatu proses yang dapat menjamin bahwa jumlah dan jenis orang yang akan menduduki posisi yang tepat pada masa mendatang, kemampuan untuk melakukan hal-hal yang diperlukan sehingga organisasi dapat terus mencapai tujuan-tujuannya).
Sedangakan menurut Walker (1980:3) bahwa “human resourse planning is the processvof identifying and responding to the these issues, and charting new policies, systems, and programs that will assure effective human resources management under changing conditions” (Perencanaan SDM merupakan proses mengidentifikasi dan respon suatu keputusan, penataan kebijaksanaan baru, sistem dan program-program yang akan menjamin pengelolaan SDM yang efektif di bawah kondisi yang berubah-ubah)
Berdasarkan dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM adalah suatu proses yang terus menerus secara berkesinambungan, karenan perusahaan dan tujuannya beserta lingkungan bisnis senantiasa berubah-ubah.
2.7.1 Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia
Ketersediaan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk pelaksaan tugas-tugas pada masa-masa yang akan datang adalah sangat penting untuk memastikan bahwa kegiatan perusahaan dapat terlaksana dengan baik.
Menurut Hariandja (2002:76) tujuan perencanaan sumberdaya manusia adalah tindakan-tindakan yang akan dilakukan harus direncanakan sebelumnya untuk memastikan atau meminimalkan gangguan pada rencana-rencanan perusahaan. Jika jumlah pegawai lebih besar dari pada kebutuhan, itu mengimplikasikan bahwa perusahaan kurang baik memanfaatkan sumber daya manusianyadan sebaliknya,secara lebih luas dapatlah dikatakan bahwa perencanaan sumber daya manusia yang baik akan.
1. Memperbaiki pemanfaatan sumber daya manusia.
2. Menyesuaikan aktivitas sumber daya manusia dan kebutuhan di masa depan secara efisien. 3. Meningkatkan efisien dalam menarik pegawai baru, dan melengkapi informasi sumber daya
manusia yang dapat membantu kegiatan sumber daya manusia dan unit organisasi lain. 2.8 Tinjauan Tentang Tenaga Kerja
Menjalankan sebuah perusahaan sangat bergantung pada tenaga kerja yang merupakan peranan penting sebagai pengendali dalam operasionalnya, manusia (Tenaga Kerja) unsur terpenting di samping dari unsur alat produksi lainnya seperti modal kerja, saranan kerja, mesin-mesin, bahan mentah dan bahan baku, serta metode kerja (Buchari 2001:85). Pemerintah telah mengeluarkan peraturan tentang tenaga kerja yang tertuang dalam UU ketenaga kerjaan NO 13 tahun 2003 pasal 1 ayat 2 dinyatakan bahwa “Tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan/jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat”.
Sastrohadiwiryo (2003:33) juga memberikan batasan bahwa “tenaga kerja adalah salah satu unsur dari perusahaan dan memiliki peran yang sangat penting dalam operasional perusahaan”.
Selanjutnya menurut Musanef (1997:18) mengemukakan bahwa “Tenaga kerja adalah orang-orang yang bekerja pada suatu organisasi baik pada instasi pemerintah maupun pada perusahaan dan pada usaha-usaha sosial dengan mana ia memperoleh balasan jasa tertentu”.
Sedangkan menurut Soeroto (Adiputra,2004) menyatakan bahwa “Sumber Daya Manusia baik nyata maupun yang potensial untuk memproduksi yang berbeda dengan sumber daya yang lainnya (alam dan kapital)”
Pengertian tenaga kerja dalam penelitian ini berdasarkan empat definisi di atas dapat disimpulkan bahwa tenaga kerja adalah orang yang mampu melakukan pekerjaan guna menghasilkan barang dan jasa untuk memenuhi kubutuhan masyarakat dengan memperoleh balas jasa. Adapun tenaga kerja yang dimaksud adalah tenaga reservasi yang bertugas di Prama Sanur Beach Bali.
2.9 Tinjauan Tentang Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja (Work Force Analysis)
Martoyo (1992) menyatakan bahwa “analisis kebutuhan tenaga kerja adalah melakukan analisis terhadap kemampuan tenaga kerja yang sekarang ini untuk memenuhi kebutuhan karyawan, dianalisis apakah tenaga kerja yang sekarang bisa diatur kembali dan dapat memenuhi kebutuhan atau tidak”.
Menurut Mudiarta Utama (2001) bahwa “Analisis kebutuhan tenaga kerja adalah menghitung banyaknya tenaga kerja yang dibutuhkan berdasarkan beban kerja produksi akan diperoleh jumlah tenaga kerja yang sesuai untuk menyelesaikan beban produksi yang ditetapkan”.
Berdasarkan beberapa definisi tersebut, maka yang di maksud dengan analisis kebutuhan tenaga kerja dalam penelitian ini adalah suatu analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja reservasi pada Prama Sanur Beach Bali.
Untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan akan turut diperhitungkan analisis beban kerja, tingkat absensi dan tingkat perputaran tenaga kerjanya. Ketiga hal ini perlu diperhitungkan agar setiap saat terdapat jumlah tenaga kerja yang cukup untuk melaksanankan tugas-tugas dalam perusahaan, sehingga tidak menggangu jalannya produksi.
Manfaat analisis kebutuhan tenaga kerja atau sumber daya manusia bagi perusahaan meliputi beberapa hal sebagai berikut:
1. Optimalisasi sistem manajemen informasi utamanya tentang data karyawan. 2. Memanfaatkan SDM seoptimal mungkin.
3. Mengembangkan sistem perencanaan sumber daya manusia dengan efesiensi dan efektif. 4. Mengkordinasikan fungsi-fungsi manajemen SDM secara optimal.
5. Mampu membuat perkiraan kebutuhan SDM dengan lebih akurat dan cermat.
Faktor- faktor yang perlu dipertimbangkan perusahaan dalam menganalisis kebutuhan perusahaan akan Sumber Daya Manusia / tenaga kerja meliputi:
1. Perubahan lingkungan eksternal
Bentuk- bentuk prubahan lingkungan eksternal meliputi: a. Kondisi perekonomian makro
Kondisis perekonomian makro, seperti tingkat suku bunga, inflasi dan nilai rupiah sangat mempengaruhi dan kemajuan bisnis ditingkat mikro.
Disisi hukum bentuk peraturan-peraturan seperti halnya yang menyangkaut hak cuti, hak waktu kerja, upah minimum regional dan hak sosial karyawan dapat mempengaruhi perencanaan kebutuhan SDM. Disisi politik, perusahaan mengalami kesulitan yang lebih besar dalam berbisnis utamanya dalam mengekspansi usahanya jika kestabilan politik selalu terganggu. Di sisi sosial budaya masyarakat bisa memberi ciri perbedaan etos kerja.
c. Ilmu pengetahuan dan teknologi
Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat berpengaruh terhadap kebutuhan SDM yang akan digunakan oleh perusahaan. Oleh karena itu tergantung pada jenis usaha dan teknik produksi yang akan digunakan, apakah akan berorientasi pada padat karya ataukah padat modal.
d. Persaingan usaha
Bentuk persaingan usaha seperti halnya dalam aspek keunggulan efisiensi, teknologi, kualitas SDM, tingkan upah dan peluang espansi usaha serta pangsa pasar komoditi.
2. Perubahan lingkungan internal perusahaan meliputi: a. Perubahan kondisi perusahaan
Kondisi perusahaan yang sehat dan kurang sehat dapat dilihat dari sisi efisiensi akan berpengaruhnya permintaan atau kebutuhan SDM. Semakin berkualitas kemampuan perusahaan untuk melakukan investasi dan espansi, semakin tinggi peluang karyawan dapat direkrut.
Kondisi dimana karyawan yang relatif mudah dilihat dari segi-segi prilaku, peguasaan teknologi, ragam kebutuhan karyawan, tingkat kehadiran dan perputaran karyawan yang semuanya itu akan berpegaruh pada produktifitas kerja.
2.10 Tinjauan Tentang Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis)
Menurut Suwanto (2011) “mengatakan bahwa secara konseptual beban kerja dapat ditinjau dari selisih energi yang tersedia pada setiap pekerjaan dengan energi yang diperlukan untuk mengerjakan suatu tugas dengan sukses”.
Pengertian analisis beban kerja juga dikemukakan oleh Winaya (1994) bahwa “suatu analisis untuk mengetahui tenaga kerja yang seharusnya dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekejaan, produksi atau periode tertentu”
Sedangkan Utama (2001) mengatakan bahwa: “Analisis beban kerja adalah penentuan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu atau penentuan jumlah jam kerja orang (man hours) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu dalam periode waktu tertentu”.
Berdasarkan dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis beban kerja merupakan teknik yang diciptakan untuk menetapkan waktu bagi seorang pekerja yang memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu pada suatu tingkat prestasi yang telah ditetapkan atau pada periode tertentu.
Menentukan jumlah tenaga kerja dengan mengunakan analisis beban kerja perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut Utama (2001), yaitu :
a. Target volume kerja merupakan pekerjaan yang mesti di rampungkan dalam batas waktu tertentu.
b. Standar waktu yaitu jumlah waktu yang dipergunakan untuk merampungkan suatu pekerjaan.
c. Jangka waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Penentuan jumlah tenaga kerja yang diperlukan, dilakukan dengan cara menerjemahkan beban kerja kedalam man hours per satuan pekerjaan, akan menghasilkan jumlah tenaga kerja seharusnya dibutuhkan pada periode tersebut. Hasil dari analisis beban kerja adalah penetapan jumlah karyawan yang diperlukan untuk melaksanankan sejumlah pekerjaan tertentu selama waktu tertentu pula. Langkah-langkah dalam melakukan analisis beban kerja sampai dengan menetapkan jumlah tenaga kerja Utama (2001) adalah sebagai berikut:
1. Standar beban kerja yaitu keseluruhan beban kerja yang diperlukan yang paling efektif untuk melaksanakan pekerjaanya, karena manusia mempunyai kemampuan yang berbeda maka pengukuran standar beban kerja dihitung dengan volum hasil kerja rata-rata dalam waktu yang sama tanpa mengesampingkan mutu produksi.
2. Waktu lingkaran kerja (cycle time) yaitu waktu yang dipergunakan untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dapat dibagi menjadi empat jenis yaitu:
a. Waktu lingkaran (cycle time) adalah waktu yang sungguh-sungguh di pergunakan untuk bekerja dan sifatnya berulang-ulang. Kegiatan yang dipergunakan dalam waktu lingkaran ini umumnya langsung berhubungan dengan produksi.
b. Waktu bukan lingkaran (non cycle time) adalah waktu yang didalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan proses produksi.
c. Waktu kelelahan (fatique time) adalah waktu yang digunakan karyawan untuk beristirahat sejenak di antara jam kerja diluar waktu istirahat.
d. Waktu pribadi (personal time) adalah waktu yang digunakan atau dimanfaatkan oleh karyawan untuk keperluan pribadi.
3. total Man Hours adalah jumlah karyawan dalam waktu yang sebenarnya dibutuhkan dalam menyelesaikan kewajiban selama satu tahun (365 hari)
4. Man Hours per Unit adalah jumlah waktu efektif (8jam x 60 menit = 480 menit) dalam satu tahun (243 hari)
Melalui perhitungan waktu lingkaran kerja dapat ditetapkan jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, yaitu dengan menerapkan jumlah waktu yang sesungguhnya diperlukan untuk berproduksi (waktu lingkaran), kemudian menetapkan persentase waktu bukan lingkaran, persentase waktu menghilangkan kelelahan dan persentase waktu pribadi. Keseluruhan waktu yang dibutuhkan oleh keempat waktu penyelesaian ini merupakan beban suatu jabatan.
2.11 Tinjauan Tentang Perputaran Tenaga Kerja (Labour Turn Over)
Menurut Winaya (1994), tingkat perputaran karyawan (labour turn over) adalah aliran masuk (accession) dan aliran keluarnya (separation) sumber daya manusia. Rekapitulasi Analisis Reservasi di Prama Sanur Beach Bali. “Tingkat perputaran sumber daya manusia adalah sesuatu istilah untuk mengukur beberapa banyak orang yang masuk menjadi karyawan dan beberapa banyak orang yang pergi meninggalkan perusahaan karena suatu sebab lain”.
Sedangkan menurut Utama (2001). “Tingkat perputaran karyawan menunjukan stabil tidaknya suatu perusahaan. Semakin tinggi persentase labour turn over suatu perusahaan berati semakin sering terjadi pergantian (replacement) sumber daya manusia pada perusahaan yang bersangkutan, begitu pula sebaliknya”.
Pada penelitian ini yang dimaksud dengan perputaran tenaga kerja adalah perbandingan antara jumlah pengganti karyawan dalam suatu perusahaan atau hotel dengan rata-rata karyawan yang terdapat dalam satu periode tertentu.
