Tujuan Dan Fungsi Pengolahan Data

(1)

Tujuan dan Fungsi Pengolahan Data Tujuan dan Fungsi Pengolahan Data Tujuan Pengolahan Data :

Tujuan Pengolahan Data :

Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam ben Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuktuk yang berguna (hasil).

yang berguna (hasil).

Fungsi dasar Pengolahan Data : Fungsi dasar Pengolahan Data : 1. Mengambil rogram dan data

1. Mengambil rogram dan data (masukan ! inut)(masukan ! inut)

". Menyiman rogram dan data serta menyediakan untuk emrosesan ". Menyiman rogram dan data serta menyediakan untuk emrosesan #. Menjalankan roses aritmatika dan logika ada data yang disiman #. Menjalankan roses aritmatika dan logika ada data yang disiman $. Menyiman hasil antara dan hasil akhir engolahan.

$. Menyiman hasil antara dan hasil akhir engolahan.

%. Men&etak atau menamilkan data yang disiman atau hasil engolahan. %. Men&etak atau menamilkan data yang disiman atau hasil engolahan.

MANFAAT PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI BAGI PERUSAHAAN ATAU MANFAAT PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI BAGI PERUSAHAAN ATAU ORGANISASI

ORGANISASI February 1' "1*

February 1' "1*inin Uncategorized Uncategorized +ama: ,anuar -andika

+ama: ,anuar -andika

+PM: *1%111%

kelas 

A

A Penge!tian Penge!tian Pengolahan Pengolahan DataData

Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian/kejadian dan kesatuan nyata.

Pengolahan data (data ro&essing) adalah maniulasi data kedalam bentuk yang lebih berarti

berua informasi sedangkan informasi adalah hasil dari kegiatan/kegiatan engolahan data yang

memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kegiatan atau eristi0a.

B

B Si"lus Si"lus Pengolahan Pengolahan DataData

iklus engolahan data terdiri dari tiga tahaan

iklus engolahan data terdiri dari tiga tahaan dasar yaitu 2nut Pro&essing dan 3utut.dasar yaitu 2nut Pro&essing dan 3utut.

Man#aat Te"nologi Siste$ In#o!$asi Man#aat Te"nologi Siste$ In#o!$asi

3leh sebab entingnya engelolaan data dan informasi bagi erusahaan maka dibutuhkan suatu

sistem manajemen engelolaan data dan

sistem manajemen engelolaan data dan informasi yang dikenal dengan istem 2nformasiinformasi yang dikenal dengan istem 2nformasi

Manajemen (2M) yang berguna untuk eningkatan

Manajemen (2M) yang berguna untuk eningkatan efekti4itas efisiensi dan roduktifitasefekti4itas efisiensi dan roduktifitas

kinerja erusahaan atau organisasi. Pengelolaan data yang baik erlu dilakukan agar data/data

enting suatu erusahaan daat disiman dengan baik ditemat aman yang nantinya daat

digunakan jika dibutuhkan. e&ara umum manfaat engelolaan data dan informasi dengan

memanfaatkan teknologi sistem informasi daat kita uraikan sebagai berikut 5

(2)

1. % Mening"at"an E#isiensi O&e!asional

Dengan memanfaatkan erkembangan teknologi dan sistem informasi engelolaan data yang baik bermanfaat untuk meningkatkan kinerja erusahaan agar lebih efisien sehingga erusahaan

daat menjalan strateginya mulai dari akuntansi hingga enelusuran order elanggan dengan lebih menghemat 0aktu biaya bahkan daat membuat laoran dari jarak jauh. istem informasi daat memroses data memroses transaksi bisnis mengontrol industrial dan mendukung

komunikasi serta rodukti4itas erusahaan se&ara efisien.

1. ' Me$&e!"enal"an Ino(asi Dala$ Bisnis

Penggunaan TM dalam erbankan meruakan &ontoh baik dari ino4asi teknologi sistem informasi. Dengan adanya TM bank/bank besar daat memeroleh keuntungan strategis

melebihi esaing mereka. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya ertukaran kedalam hubungan antara suatu erusahaan dengan konsu men atau

emasoknya. ebagai &ontoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reser4asi enerbangan terkomuterisasi yang dita0arkan keada agen enerbangan oleh sebuah erusahaan enerbangan besar. 6ila sebuah agen erjalanan telah menjalankan sistem reser4asi

terkomuterisasi maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reser4asi dari erusahaan enerbangan lain.

1. ) Me$*angun Basis Pengolahan In#o!$asi St!ategis

Dengan mun&ulnya erkembangan teknologi sistem informasi maka akan memberikan dorongan bagi erusahaan untuk membangun basis/basis engolahan dan enyimanan sumber/sumber

informasi dengan strategis yang akan digunakan untuk ekerluan erusahaan dalam strategi bersaing. 6asis teknologi informasi yang dimaksud adalah hard0are dan soft0are

mengembangkan jaringan telekomunikasi menye0a sesialisasi sistem informasi dan melatih engguna.

1. + Mendu"ung Penga$*ilan ,e&utusan Manaje!ial

alah satu manfaat dari sistem informasi manajemen adalah untuk memermudah engaturan manajemen dan menunjang roses engambilan keutusan karena sistem tersebut menyediakan informasi bagi manajemen erusahaan. Pentingnya informasi dalam roses engambilan

(3)

informasi ketika mengambil suatu keutusan keutusan tana didasari oleh informasi memadai akan daat berakibat fatal dan tidak daat men&aai tujuan dengan baik.

Uraian diatas hanyalah sebagian ke&il dari banyaknya manfaat mengelola data dan informasi bagi sebuah erusahaan manfaat lainnya akan lebih terasa saat kita benar/benar memanfaatkan

teknologi dan informasi untuk mengelola data baik itu dalam sebuah erusahaan organisasi mauun ribadi yang digunakan untuk kebutuhan sehari/hari.

Demikianlah beberaa manfaat dari engelolaan data dan informasi dengan memanfaatkan teknologi yang daat diuraikan semoga daat bermanfaat.

- E$&at golongan *esa! alat &engolah data

1. Peralatan manual : yaitu eralatan engolahan data yang sangat sederhana dan faktor terenting dalam emakaian alat adalah menggunakan tenaga tangan manusia

". Peralatan Mekanik: yaitu eralatan yang sudah berbentuk mekanik yang digerakkan dengan tangan se&ara manual

#. Peralatan Mekanik Elektronik : Peralatan mekanik yang digerakkan oleh se&ara otomatis oleh motor elektronik

$. Peralatan Elektronik : Peralatan yang bekerjanya se&ara elektronik enuh

D Si#at Pengolahan Data

 da beberaa sifat engolahan data yang membedakannya dengan area aliksi yang lain.  Pengolahan data menjalankan tugas yang enting5 Pengolahan data adalah akti4itas yang

dierlukan.

 Mengikuti rosedur standar se&ara relati4e5 Peraturan dan latihan yan g diterima menjelaskan &ara engolahan data yang akan dilakukan.

 Menghimun data yang detail atau lengka.

7arena re&ord engolahan data menunjukan akti4itas erusahaan se&ara lengka maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan!transaksi tersebut se&ara urut jika re&ord dierlukan. 7ronologi itu disebut dengan audit trail.

 Memunyai fokus historis yang aling utama.

 Memberikan informasi eme&ahan masalah minimal

 E Pe!ang"at Luna" Pengolahan Data

Terdaat beberaa ma&am erangkat lunak engolah data yang sudah berkembang diantaranya: Database 222 (d6ase 222) Database 28 (d6ase 28) Fo9base Mi&rosoft &&ess P dan lain/ lain.

(4)

1. Dbase 222 Dbase 28 dan Fo9base adalah rogram alikasi engolah data berbasis D3 ". Mi&rosoft &&ess adalah rogram alikasi engolah data berbasis indo0s

#. P dan Fo9 ro adalah sebuah alikasi emograman untuk membuat sebuah rogram berbasis data

F Man#aat dan Pe!anan Pengolahan Data dala$ Me$e.ah"an Masalah

Pengolahan data dalam kehiduan di sebuah sistem sangat enting. karena sanga membantu sekali dalam sebuah sistem. istem yang komleks sangat terbantu oleh Pengolahan Data karena selain daat menyiman engolahan data juga daat membantu men&ari data bila dierlukan.  Data adalah :

uatu enggambaran fakta  engertian instruksi yang daat disamaikan dan diolah oleh manusia atau mesin.

;ontoh : data berua angka  karakter alhabet simbol gambar suara dll  Pengolahan data adalah :

Pengubahan atau transformasi simbol/simbol seerti nomor dan huruf untuk tujuan eningkatan kegunaannya.

 istem Pengolahan Data adalah : istem yang melakukan engolahan data.

;ontoh : sistem engolahan data enjualan sistem engolahan data ega0ai dll.  Tujuan Pengolahan Data :

Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam ben tuk yang berguna (hasil).

 Fungsi dasar Pengolahan Data :

1. Mengambil rogram dan data (masukan ! inut)

". Menyiman rogram dan data serta menyediakan untuk emrosesan #. Menjalankan roses aritmatika dan logika ada data yang disiman $. Menyiman hasil antara dan hasil akhir engolahan.

(5)

%. Men&etak atau menamilkan data yang disiman atau hasil engolahan.  Pengolahan Data Pada 7omuter

Pengolahan data ada komuter meliuti : i. Pengumulan data

istem engolahan data diran&ang untuk mengumulkan data yang menggambarkan tia tindakan internal erusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya. ii. Pengubahan Data

oerasi engubahan data men&aku : engklasifikasian enyortiran engkalkulasian erekaitulasian embandingan.

iii. Penyimanan Data

emua data harus disiman disuatu temat samai ia dierlukan. Data tersebut disiman dalam berbagai media enyimanan dan file yang disiman disebut database.

i4. Pembuatan Dokumen

istem engolahan data menghasilkan outut yang dibutuhkan oleh erorangan atau kelomok baik di dalam mauun luar erusahaan.

4. Manfaat Pengolahan Data

Dengan digunakannya engolahan data elektronik maka manfaat yang daat dieroleh adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia  hal ini karena beberaa ekerjaan dilakukan se&ara otomatis oleh eralatan bantuan seerti komuter . 7euntungan lain adalah kemamuan

komuter untuk memroses data lebih besar keakuratan yang lebih besar ke&eatan yang lebih besar fasilitas engendalian otomatis dan engolahan se&ara serentak.

G Siste$ Pengolahan Data

7omuter adalah sebuah alat elektronik yang beroerasi di ba0ah kontrol instruksi yang

disiman di dalam memorynya yang daat menyiman dan memaniulasi data menurut aturan yang ditentukan kemudian memberikan dan menyiman hasil untuk keerluan mendatang. Dalam hal ini inut yang diberikan berua data dan hasil yang dikeluarkan tersebut disebut dengan informasi. Dalam dunia komuter system engolah data di bedakan menjadi dua yaitu File Pro&essing ystem dan Database.

(6)

 File P!o.essing S/ste$ (Sistem Pengolah File)

Dulu banyak organisasi yang menggunakan file ro&essing system untuk menyiman dan mengelola data. Dengan file ro&essing system setia deartemen atau area dalam sebuah organisasi memiliki kumulan file nya masing < masing. File < file ini didesain se&ara sesifik untuk masing < masing alikasi yang digunakan di setia deartemen atau area tersebut

sehingga re&ord data dalam satu file tidak berhubungan dengan re&ord di file lainnya. +amun file ro&essing sistem memiliki " kelemahan yang men&olok yaitu:

% Data Redudan./

=edudansi data adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan enyimanan data yang sama berkali < kali sehingga hal ini menyebabkan sumber daya enyimanan seerti harddisk terbuang dengan er&uma.

danya redudansi data disebabkan oleh karena setia deartemen memiliki kumulan filenya sendiri sehingga field yang sama disiman dalam lebih dari satu file.danya dulikasi data ini menyebabkan emborosan temat enyimanan dan 0aktu serta daat meningkatkan terjadinya error ! kesalahan.

' Isolated Data

2solasi data adalah kondisi ketidaktahuan engguna rogram akan data enting yang sama ada rogram lain sebagai akibat dari emakaian data se&ara terisah oleh tia rogram yang berbeda.

2solasi data juga menyebabkan sulitnya untuk mengakses data dalam deartemen yang berbeda adahal kebutuhan untuk mengakses data di deartemen lain sering terjadi di dalam sebuah

erusahaan.Misalnya data alamat e/mail member hanya terdaat di file membershi &oordinator dan data jad0al training member hanya di file training offi&e abila staf erusahaan ingin memberitahu member melalui email bah0a jad0alnya berubah maka staf tersebut membutuhkan data dari kedua file (membershi &oordinator dan training offi&e).-al ini membutuhkan rosedur yang rumit dan seringkali membutuhkan engalaman dari seorang rogrammer &omuter.

7edua hal inilah yang menyebabkan banyak orang mauun organisasi beralih ke system

engolah data yang lebih daat mengatur menyiman dan mengambil data dengan jumlah besar dengan mudah yang kita sebut dengan sistem engolah data basis atau Database.

 Data*ase (Basis data)

adalah kumulan informasi yang disiman di dalam komuter se&ara sistematik sehingga daat dieriksa menggunakan suatu rogram komuter untuk memeroleh informasi dari basis data

(7)

tersebut. Database sendiri terdiri dari sebuah koleksi data yang terorganisir dalam bentuk digital. alah satu &ara untuk mengelomokkan database melibatkan jenis isinya misalnya: bibliografi dokumen/teks statistik.

Pendekatan database memiliki beberaa kelebihan sebagai berikut : % Mengu!angi !edudansi data

Pengurangan data redudansi membuat roses enyimanan data efektif sehingga menghemat biaya erusahaan untuk in4estasi teknologi enyimanan.

' Mening"at"an integ!itas data

Dengan adanya integritas data maka memermudah roses engudatean data karena

engudatean sebuah field atau data berlaku untuk semua table yang menggunakan data tersebut. ) Me$udah"an dala$ sha!e data dan a"ses data

Proses administrasi dalam table dilakukan ada satu lokasi yaitu database ser4er. Dengan demikian roses share data atau akses data daat berlangsung lebih mudah dan efektif. + Mengu!angi 0a"tu &enge$*angan

Dengan system database engembangan rogram berlangsung lebih &eat. -al ini disebabkan karena erubahan yang menyangkut administrasi data dilakukan melalui ser4er database. Proses administrasi dan enganalisaan data yang berlangsung di satu temat ini memermudah roses embangunan rogram yang lebih efektif terutama ada taha analisa dan eneraan rogram.

Te"nologi data*ase sendiri meruakan teknologi yang hadir seiring dengan erkembangan teknologi komuter yang dimana di&itakan dan dikembangkan se&ara khusus untuk mengolah database agar daat diakses dengan lebih mudah dan &eat namun juga teta akurat agar

enggunaannya tentu semakin efektif dan efisien sesuai dengan tuntutan jaman dan erkembangan dari teknologi informasi saat ini.

Dua &ontoh teknologi database yang daat saya berikan adalah sebagai berikut: 1. Data 0a!ehouse

dalah database besar yang digunakan untuk menyiman dan mengatur data yang dibutuhkan untuk menganalisa transaksi sekarang dan lamau. Dengan adanya data 0arehouse manajer dan engguna daat mengakses transaksi dan ringkasan transaksi dengan efektif.

(8)

". 1e* data*ase

er4er database ada mulanya hanya mendukung rogram internal erusahaan. Melalui 0ebsite kegunaan ser4er database dierluas dengan adanya dukungan akses ublik. alah satu &ontoh dari emanfaatan ini adalah transaksi online.

Perkembangan dari Teknologi Database sudah berlangsung sejak tahun 1>*an dimana ada saat itu berkembang sebuah sistem yang disebut denganFlat File yang bertahan hingga tahun

1>?an.Hie!a!.hial danNet0o!" adalah teknologi komuter yang berkembang dari tahun 1>'an hingga tahun 1>>an. Pada tahun 1>?an hadir sebuah teknologi yang disebut denganRelational yang masih eksis hingga saat ini seiring dengan tuntutan userO*je.t2 o!iented danO*je.t2!elational hadir ada tahun 1>>an yang terus berkembang dan masih digunakan hingga sekarang.

oft0are yang daat mengijinkan enggunanya untuk membuat mengakses dan mengatur sebuah database adalah sistem manajemen basis data (database management system).

Data*ase $anage$ent s/ste$ (DBMS) atau kadang disingkat M6D adalah suatu sistem atau erangkat lunak yang diran&ang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan oerasi

terhada data yang diminta banyak engguna. ;ontoh tiikal M6D adalah akuntansi sumber daya manusia dan sistem endukung elanggan M6D telah berkembang menjadi bagian standar di bagian endukung (back o!!ice) suatu erusahaan. D6M meruakan erangkat lunak yang diran&ang untuk daat melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumah yang besar. D6M juga diran&ang untuk daat melakukan masniulasi data se&ara lebih mudah.

ebelum adanya D6M maka data ada umumnya disiman dalam bentuk flatfile yaitu file teks yang ada ada sistem oerasi. amai sekarangun masih ada alikasi yang menyiman data dalam bentuk flat se&ara langsung. Menyiman data dalam bentuk flat file memunyai kelebihan dan kekurangan. Penyimanan dalam bentuk ini akan memunyai manfaat yang otimal jika ukuran filenya relatif ke&il seerti file ass0d. File ass0d ada umumnya hanya digunakan untuk menyiman nama yang jumlahnya tidak lebih dari 1 orang. elain dalam bentuk flat file enyimanan data juga daat dilakukan dengan menggunakan rogram bantu seerti sreadsheet. Penggunaan erangkat lunak ini memerbaiki beberaa kelemahan dari flat file seerti bertambahnya ke&eatan dalam engolahan data. +amun demikian metode ini masih memiliki banyak kelemahan diantaranya adalah masalah manajemen dan keamanan data yang masih kurang.

Penyimanan data dalam bentuk D6M memunyai banyak manfaat dan kelebihan dibandingkan dengan enyimanan dalam bentuk flat file atau sreadsheet diantaranya :

(9)

1. Performan&e yang daat dengan enyimanan dalam bentuk D6M &uku besar sangat jauh berbeda dengan erforman&e data yang disiman dalam bentuk flat file. Disaming memiliki

unjuk kerja yang lebih baik juga akan didaatkan efisiensi enggunaan media enyimanan dan memori.

". 2ntegritas data lebih terjamin dengan enggunaan D6M. Masalah redudansi sering terjadi dalam D6M. =edudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan emborosan media enyimanan.

#. 2ndeendensi. Perubahan struktur database dimungkinkan terjadi tana harus mengubah alikasi yang mengaksesnya sehingga embuatan antarmuka ke dalam data akan lebih mudah dengan enggunaan D6M.

$. entralisasi. Data yang terusat akan memermudah engelolaan database. kemudahan di dalam melakukan bagi akai dengan D6M dan juga kekonsistenan data yang diakses se&ara bersama/sama akan lebiih terjamin dari ada data disiman dalam bentuk file atau 0orksheet

yang tersebar.

%. ekuritas. D6M memiliki sistem keamanan yang lebih fleksibel dariada engamanan ada file sistem oerasi. 7eamanan dalam D6M akan memberikan kelu0esan dalam emberian hak akses keada engguna.

;ontoh M6D adalah 3ra&le @A ser4er "!"# M &&ess My@A dan sebagainya. <O!a.le

6asis data 3ra&le adalah basis data relasional yang terdiri dari kumulan data dalam suatu sistem manajemen basis data =D6M. Perusahaan erangkat lunak 3ra&le memasarkan jenis basis data ini untuk berma&am/ma&am alikasi yang bisa berjalan ada banyak jenis dan merk erangkat keras komuter ( "lat!orm).

6asis data 3ra&le ini ertama kali dikembangkan oleh Aarry Bllison 6ob Miner dan Bd 3ates le0at erusahaan konsultasinya bernama So!t#are De$elo"ment %aboratories (SD%) ada tahun 1>''. Pada tahun 1>?# erusahaan ini berubah nama menjadi 3ra&le ;ororation samai

sekarang. <MS A..es

Mi&rosoft &&ess (atau Mi&rosoft 3ffi&e &&ess) adalah sebuah rogram alikasi basis data komuter relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan erusahaan ke&il hingga menengah. likasi ini meruakan anggota dari beberaa alikasi Mi&rosoft 3ffi&e selain tentunya Mi&rosoft ord Mi&rosoft B9&el dan Mi&rosoft Po0erPoint. likasi ini

(10)

menggunakan mesin basis data Mi&rosoft ,et Database Bngine dan juga menggunakan tamilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan engguna.

Mi&rosoft &&ess daat menggunakan data yang disiman di dalam format Mi&rosoft &&ess Mi&rosoft ,et Database Bngine Mi&rosoft @A er4er 3ra&le Database atau semua kontainer basis data yang mendukung standar 3D6;. Para engguna! "rogrammer yang mahir daat

menggunakannya untuk mengembangkan erangkat lunak alikasi yang komleks sementara ara rogrammer yang kurang mahir daat menggunakannya untuk mengembangkan erangkat

lunak alikasi yang sederhana. &&ess juga mendukung teknik/teknik e mrograman berorientasi objek tetai tidak daat digolongkan ke dalam erangkat bantu emrograman berorientasi objek. <M/S3L

My@A adalah sebuah erangkat lunak sistem manajemen basis data @A (bahasa 2nggris: database management system) atau D6M yang multithread multi/user dengan sekitar * juta instalasi di seluruh dunia. My@A 6 membuat My@A tersedia sebagai erangkat lunak gratis diba0ah lisensi C+U Ceneral Publi& Ai&ense (CPA) tetai mereka juga menjual diba0ah lisensi komersial untuk kasus/kasus dimana enggunaannya tidak &o&ok dengan enggunaan CPA. Tidak sama dengan royek/royek seerti a&he dimana erangkat lunak dikembangkan oleh komunitas umum dan hak &ita untuk kode sumber dimiliki oleh enulisnya masing/masing My@A dimiliki dan disonsori oleh sebuah erusahaan komersial 0edia My@A 6 dimana memegang hak &ita hamir atas semua kode sumbernya. 7edua orang 0edia dan satu orang Finlandia yang mendirikan My@A 6 adalah: Da4id 9mark llan Aarsson dan Mi&hael MontyE idenius.

Penge!tian data*ase da!i sisi &ela"u *isnis saat ini sangat luas namun bila sedikit saya tarik benang merahnya database bagi elaku bisnis adalah sebuah sistem teknologi yang memuat data/

data yang saling berhubungan dengan jumlah besar yang daat di anggil kemudian di olah sesuai kebutuhan dan ada akhirnya menghasilkan sebuah outut berua informasi yang di erlukan oleh sebuah mauun beberaa unit! di4isi organisasi bisnis dimana informasi yang

dihasilkan tersebut berfungsi sebagai bahan dasar ertimbangan! engoerasian sebuah atau beberaa unit! di4isi kegiatan dari organisasi tersebut. -al inilah menurut saya yang terus

mendorong database menjadi eran 4ital di dunia bisnis saat ini dikarenakan engolahan

databasis juga mendukung elaku bisnis untuk selalu mendaatkan informasi berkualitas yang di&irikan dengan informasi yang akurat daat diastikan enggambaran 0aktu sekarang

terorganisasi mudah diakses berguna dan juga daat mengurangi biaya yang harus dikeluarkan oleh sebuah organisasi bisnis