ANALISIS DAN DESAIN SPESIFIKASI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT (Studi Kasus pada PT Global Solution Provider Bandung)
ANALYSIS AND DESIGN SPECIFICATION
OF CREDIT SALES ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM (Case Study at PT Global Solution Provider Bandung)
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Akuntansi
Oleh: Wafiq 095111064
JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2012
ABSTRAK
PT GSP (Global Solution Provider) merupakan perusahaan yang kegiatan penjualannya bergerak di bidang pengadaan barang maupun jasa. Perusahaan ini tidak memiliki jumlah persediaan karena kegiatan bisnisnya adalah memesan dan menjual kembali. Penjualan di perusahaan ini bergantung pada jumlah order yang diminta pemesan.
Penulis melakukan riset data tentang sistem informasi akuntansi penjualan pengadaan barang dan jasa di perusahaan tersebut dengan tujuan untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan di PT Global Solution Provider dan untuk mengetahui rancangan program aplikasi sistem informasi akuntansi penjualan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dikelola secara semi komputerisasi oleh perusahaan memiliki kelemahan-kelemahan dalam sistem pengendalian internal seperti kesalahan pencatatan dan pemisahan tugas yang belum jelas sehingga beresiko terhadap terjadinya penyelewengan dan waktu kerja yang berlebihan, keterlambatan waktu penagihan terhadap piutang, serta hasil dokumen-dokumen yang belum dapat dikatakan berkualitas sebagai sumber informasi yang dapat diolah kembali.
Untuk mengatasi kelemahan-kelemahan tersebut diperlukan tahapan-tahapan pengembangan sistem yang terdiri dari tahap perencanaan, analisis, dan desain sistem untuk merancang sebuah desain sistem baru yaitu desain sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang terkomputerisasi yang diharapkan mampu menghasilkan informasi yang berkualitas dan dapat membantu pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
Dengan diterapkannnya sistem informasi akuntansi penjualan kredit terkomputerisasi yang dirancang sesuai dengan kebutuhan PT Global Solution Provider, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menangani dan mengelola penjualan barang dagangan dan jasa secara efektif dan efisien.
Kata kunci: penjualan kredit, sistem informasi akuntansi terkomputerisasi, desain sistem
ABSTRACT
PT GSP (Global Solution Provider) is a personal trade company which their operational activities are on the basis of procurement and service. This company has no inventory, because one of it activity is receiving order and reselling the item. Then the company sale is always based on the order of the buyer.
Writer conducting a research about inventory accounting information system in this company to know inventory accounting information system applied in Global Solution Provider and to know inventory accounting information system application design which is suitable for company need.
Credit sales accounting information system which is managed semi-computerized by the company has several weaknesses in internal control system such as wrong on input and undivided clearly job description that leads to fraud and overclocking, delay time collection of receivables, and lacking of good qualities documents as the source of information which can be reused.
To solve these weaknesses we need system development steps that consist of planning, analysis, and design systems to make a new design that is computerized credit sales accounting information system, hope it can produce an accounting information system of credit sales that can produce qualified information that help management to make decisions.
With implemented computerized credit sales accounting information system that design based PT Global Solution Provider’s need, hopefully can help company in handling and managing with goods and service effectively and efficiently.
Keywords: credit sales, computerized accounting information system, system design
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas kuasa dan rahmat-Nya lah penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Analisis dan Desain Spesifikasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit (Studi Kasus pada PT Global Solution Provider Bandung)” ini dapat selesai tepat pada waktunya.
Dalam pembuatan laporan ini, tentunya penulis tidak lepas dari berbagai hambatan dan rintangan yang dihadapi. Namun, dengan bantuan dari berbagai pihak, baik bantuan moril maupun materil, penulis akhirnya dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini dengan baik dan tepat waktu. Ucapan terima kasih yang begitu mendalam penulis sampaikan terutama kepada Bapak dan Ibu yang sangat penulis cintai atas curahan kasih sayang dan do’a yang tiada hentinya.
Selain itu, dengan segala hormat dan penghargaan yang sebesar-besarnya, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih kepada berbagai pihak yang telah memberikan banyak bantuan dalam pembuatan laporan tugas akhir ini, yaitu kepada:
1. Bapak Drs. Rendra Trisyanto Surya., M.Si selaku Dosen Pembimbing, terima kasih atas kesediaan dan kesabarannya membimbing penulis selama penyusunan Tugas Akhir ini.
ii
2. Pemilik dan seluruh staf di PT Global Solution Provider yang telah memberikan informasi dan masukan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 3. Bapak Dadang Hermawan, SE., M.Si. selaku Ketua Jurusan Akuntansi
Politeknik Negeri Bandung.
4. Bapak Arry Irawan, SE., M.Si. selaku Ketua Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Bandung.
5. Seluruh staf pengajar Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Bandung. 6. Ines Rengganis yang selalu memberikan motivasi dan dorongan serta kasih
sayang sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Stefanus, Daniel, Opik, Irfan, Ipeh, Rere sebagai teman sharing penulis di kelas.
8. Tumpal, Dendi, Iqbal, Yoga, dan teman-teman kosan BETA.
9. Teman-teman seperjuangan angkatan 2009 Program Studi Akuntansi, khususnya untuk kelas 3 AK B yang selalu saling memberikan motivasi dan dorongan.
10. Seluruh anggota Himpunan Mahasiswa Akuntansi.
11. Pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Semoga segala bantuan, kebaikan dan ketulusan semua pihak mendapat balasan yang berlimpah dari Allah SWT.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan koreksi, saran dan kritik yang bersifat membangun demi perbaikan lebih lanjut.
Akhir kata Penulis berharap laporan tugas akhir ini dapat memberikan manfaat bagi pembacanya, khususnya bagi perusahaan. Penulis juga mengharapkan kritik dan saran yang membangun sebagai acuan untuk karya tulis berikutnya. Bandung, Juli 2012 Penulis
iv
DAFTAR ISI
ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... ivDAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Identifikasi dan Pembatasan Masalah ... 3
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
1.3.1. Tujuan Penelitian ... 4 1.3.2. Manfaat Penelitian ... 5 1.4. Metodologi Penelitian ... 6 1.4.1. Metode Penelitian ... 6 1.4.2. Data Penelitian ... 6 1.4.2.1. Jenis Data ... 6 1.4.2.2. Sumber Data ... 7
1.4.2.3. Teknik Pengumpulan Data ... 7
1.4.2.4. Alat Analisis Data ... 8
1.5. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi ... 9
2.1.1. Pengertian Sistem, Informasi dan Sistem Informasi ... 9
2.1.2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 12
2.1.3. Komponen Sistem Informasi Akuntansi ... 13
2.1.4. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 14
2.2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit ... 15
2.2.1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit . 15 2.2.2. Fungsi Terkait ... 16
2.2.3. Dokemen dan Catatan yang Digunakan ... 17
2.2.4. Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit .... 21
2.2.5. Risiko Umum dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan... 23
2.3. Sistem Pengendalian Intern ... 24
2.3.1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ... 24
2.3.2. Pengendalian dalam Sistem Informasi... 24
2.4. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi Terstruktur ... 32
2.4.1. Pengertian Pengembangan Sistem (System Development) . 32 2.4.2. Tujuan Pengembangan Sistem ... 33
2.4.3 Jenis-jenis Metodologi Pengembangan Sistem ... 36 2.4.4. Tahap-tahap Pengembangan Sistem dengan
vi
Pendekatan Tradisional ... 38
2.4.5. Alat Bantu Pengembangan Sistem ... 55
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Gambaran Umum dan Aktivitas Perusahaan ... 60
3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 60
3.1.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 61
3.1.3. Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan ... 62
3.2. Desain Spesifikasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit ... 68
3.2.1. Tahap Perencanaan ... 68
3.2.2. Tahap Analis Sistem ... 69
3.2.3. Tahap Desain Sistem Secara Umum... 90
3.2.4. Tahap Desain Sistem Terinci ... 94
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan ... 126 4.2. Saran ... 128 DAFTAR PUSTAKA ... 129 LAMPIRAN ... L-1
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Tahap dasar PDE ... 29 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan ... 62 Gambar 3.2 Document Flowchart Sistem Penjualan Kredit Barang
PT Global Solution Provider ... 78 Gambar 3.3 Document Flowchart Sistem Penjualan Kredit Jasa
PT Global Solution Provider ... 79 Gambar 3.4 DFD Context Sistem Penjualan Kredit Barang PT Global
Solution Provider ... 80 Gambar 3.5 DFD Context Sistem Penjualan Kredit Jasa PT Global
Solution Provider ... 80 Gambar 3.6 Usulan Document Flowchart Sistem Penjualan Kredit Barang
PT Global Solution Provider ... 83 Gambar 3.7 Usulan Document Flowchart Sistem Penjualan Kredit Jasa
PT Global Solution Provider ... 84 Gambar 3.8 Usulan DFD Context Sistem Penjualan Kredit Barang PT
Global Solution Provider ... 89 Gambar 3.9 Usulan DFD Context Sistem Penjualan Kredit Jasa PT
Global Solution Provider ... 89 Gambar 3.10 Usulan DFD Logic Level 0 Sistem Penjualan Kredit Barang
PT Global Solution Provider ... 90 Gambar 3.11 Usulan DFD Logic Level 0 Sistem Penjualan Kredit Jasa
viii
PT Global Solution Provider ... 91
Gambar 3.12 Usulan DFD Logic Level 1 Sistem Penjualan Kredit Barang PT Global Solution Provider ... 92
Gambar 3.13 Usulan DFD Logic Level 1 Sistem Penjualan Kredit Jasa PT Global Solution Provider ... 93
Gambar 3.14 Usulan ERD Sistem Penjualan Kredit PT Global Solution Provider ... 94
Gambar 3.15 Relationship Antar Tabel ... 103
Gambar 3.16 Kerangka Desain Objek Aplikasi ... 104
Gamber 3.17 Start Up ... 105
Gambar 3.18 Form Login ... 106
Gambar 3.19 Menu Utama ... 107
Gambar 3.20 Form Peringatan Piutang ... 108
Gambar 3.21 Form Data Pengguna ... 109
Gambar 3.22 Form Hak Akses ... 110
Gambar 3.23 Form Data Barang ... 111
Gambar 3.24 Form Data Jasa ... 112
Gambar 3.25 Form Data Pelanggan ... 113
Gambar 3.26 Form Transaksi Penjualan Kredit Barang ... 114
Gambar 3.27 Form Transaksi Penjualan Kredit Jasa ... 115
Gambar 3.28 Form Laporan Penjualan Kredit Barang ... 116
Gambar 3.29 Bentuk Cetak Laporan Penjualan Kredit Barang/Tanggal ... 116
Gambar 3.30 Bentuk Cetak Laporan Penjualan Kredit Barang/Invoice ... 117
Gambar 3.31 Form Transaksi Penjualan Kredit Jasa ... 117
Gambar 3.32 Bentuk Cetak Laporan Penjualan Kredit Jasa/Tanggal ... 118
Gambar 3.33 Bentuk Cetak Laporan Penjualan Kredit Jasa/Invoice ... 118
Gambar 3.34 Form Laporan Piutang ... 119
Gambar 3.35 Bentuk Cetak Laporan Piutang ... 120
Gambar 3.36 Form Laporan Barang ... 121
Gambar 3.37 Bentuk Cetak Laporan Barang ... 121
Gambar 3.38 Form Laporan Jasa ... 122
Gambar 3.39 Bentuk Cetak Laporan Jasa ... 123
Gambar 3.40 Form Laporan Pelanggan ... 124
Gambar 3.41 Bentuk Cetak Laporan Pelanggan ... 124
Gambar 3.42 Struktur Modul ... 125
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Kategori Pengendalian Aplikasi ... 32
Tabel 2.2 Simbol Data Flow Diagram ... 56
Tabel 2.3 Simbol Document Flowchart ... 57
Tabel 2.4 Simbol Document Flowchart ... 58
Tabel 2.5 Simbol Entity Relationship Diagram ... 59
Tabel 3.1 Struktur Tabel Barang ... 96
Tabel 3.2 Struktur Tabel Jasa ... 97
Tabel 3.3 Struktur Tabel Pelanggan ... 97
Tabel 3.4 Struktur Tabel Pelanggan Detail ... 98
Tabel 3.5 Struktur Tabel Penjualan Kredit Barang ... 99
Tabel 3.6 Struktur Tabel Penjualan Kredit Barang Detail... 100
Tabel 3.7 Struktur Tabel Penjualan Kredit Jasa ... 101
Tabel 3.8 Struktur Tabel Penjualan Kredit Jasa Detail ... 102
Tabel 3.9 Struktur Tabel Pengguna ... 102
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Surat Penawaran Harga ... L-1 Lampiran 2 : Invoice ... L-2 Lampiran 3 : Bukti Kas Masuk ... L-3 Lampiran 4 : Purchase Order ... L-4 Lampiran 5 : Surat Jalan ... L-5 Lampiran 6 : Kartu Bimbingan ... L-6 Lampiran 7 : Surat Permohonan Riset Data... L-7
129
DAFTAR PUSTAKA
Gelinas, Ulric J., Steve J. Sutton. 2005. Accounting Information Systems Fifth
Edition. United States of America : South-Western.
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur,
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI OFFSET.
Kusrini dan Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi
Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta:
Penerbit ANDI.
Bodnar, George H, dan William S Hopwood. 2000. Sistem Informasi Akuntansi
Buku Satu. Alih Bahasa: Amir Abadi Jusuf, Rudi M. Tambunan. Jakarta:
Salemba Empat.
Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2004. Accounting Information
Systems 9th:Sistem Informasi Akuntansi. Alih Bahasa: Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat.
Gondodiyoto, Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi +Pendekatan Cobit. Jakarta: Mitra Wacana Media
Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. 2006. Sistem Informasi
Manajemen Edisi Revisi. Jogjakarta: UPP STIM YKPN
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Pertama. Jakarta: Salemba Empat.
Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.
Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi Edisi Kedua. Yogyakarta: Akademi Manajemen Perusahaan YKPN.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat.
Romney, Marshall B., dan Paul John Steinbart. 2005. Accounting Information
Systems 9th:Sistem Informasi Akuntansi. Alih Bahasa: Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary. Jakarta: Salemba Empat.
Wirutama, I Made. 2009. Pengolahan Data Elektronik. (http://kuliah .imadewira.com/pengolahan-data-elektronik, diakses tanggal 6 Juni 2012).
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama lengkap : Wafiq
Tempat,Tanggal Lahir : Bandung, 11 Februari 1991 Jenis kelamin : Laki -Laki
Kewarganegaraan : Indonesia
Agama : Islam
Alamat : Jl. Gegerkalong Girang no.65 Bandung
E-Mail : [email protected]
Telepon : (022)2015888/085624811022
2009-2012 : D3 Akuntansi Politeknik Negeri Bandung 2006-2009 : SMA Negeri 2 Bandung
2003-2006 : SMP Negeri 26 Bandung 1997-2003 : SDPN Setiabudhi Bandung
Praktik Kerja Lapangan:
Praktik Kerja di PT Telkom Indonesia, Tbk. Bandung Periode: Mei 2012 DATA PRIBADI PENDIDIKAN PENGALAMAN KERJA
Koordinator Disiplin Kegiatan Masa Pengenalan Himpunan Mahasiswa Baru Himpunan Mahasiswa Akuntansi - Politeknik Negeri Bandung
Periode: 2012
Ketua Departemen Seni Budaya
Himpunan Mahasiswa Akuntansi – Politeknik Negeri Bandung Periode: 2011
Panitia Kegiatan Accounting Ledger Fair on Entertainment, Seminar, and Talent (ALFEST)
Himpunan Mahasiswa Akuntansi – Politeknik Negeri Bandung Periode: 2011
Ketua Kegiatan Farewell
Himpunan Mahasiswa Akuntansi – Politeknik Negeri Bandung Periode: 2010
Panitia Kegiatan Donor Darah
Himpunan Mahasiswa Akuntansi – Politeknik Negeri Bandung Periode 2010
2012 : Peserta Seminar Nasional Akuntansi - Implementasi IFRS 2011 : Peserta Seminar Nasional Akuntansi Accounting Ledger Fair 2010 : Peserta Seminar Golden Faster – Mario Teguh
2009 : Latihan Dasar Kedisiplinan – Politeknik Negeri Bandung 2009 : Peserta Program Pengenalan Kehidupan Kampus (PPKK) 2009 : Peserta Netiquet Training
PENGALAMAN ORGANISASI
SEMINAR DAN PELATIHAN
