Rancang Bangun Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Pembangunan Sarana dan Prasarana pada Dinas Perhubungan Kota Surabaya

(1)

JSIKA Vol. 5, No. 7, Tahun 2016,

ISSN 2338-137X

Page 1

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

MONITORING

DAN EVALUASI PEMBANGUNAN SARANA DAN

PRASARANA PADA DINAS PERHUBUNGAN KOTA SURABAYA

Nanda C. P1) Antok Supriyanto2) Yoppy Mirza Maulan 3)

Email: 1)nanda190191@gmail.com, 2) antok@stikom.edu, 3) yoppy@stikom.edu

Abstract:

Transportation Department of Surabaya in particular the Deputy Transport Infrastructure which has activities that organize and establish management and control communications infrastructure. Problems faced could not be monitoring the progress of time and project work in the field. So the evaluation and early identification of problems that arise in the field so the prevention and settlement can not be immediately implemented and carried out repairs upcoming activities.

To cope with the problem it was designed monitoring and evaluation information system penmbangunan facilities and infrastructure, the system is run by media websites that will be accessed easily through a smartphone, phablet, tablets and devices that can access other internet used by field supervisors.

It was concluded that the application to assist and facilitate the task of the stakeholders in the process of monitoring and evaluation of development projects at the Department of Transportation in Surabaya. This is seen in the results of the implementation of the application of the results of this study.

Keywords:

Information Systems, Monitoring and Evaluation, Facility and infrastructure

Kegiatan pengembangan sarana dan prasarana ini dirancang untuk menunjang misi utama dinas perhubungan dan juga bidang sarana dan prasarana

transportasi yaitu meningkatkan pemerataan

pelayanan, dengan prioritas pada wilayah kota Surabaya dan masyarakat berpenghasilan rendah, meningkatkan pelayanan yang murah, mudah, aman, nyaman dan cepat, meningkatkan peran bidang transportasi dalam percepatan dan pemerataan proses pembangunan daerah serta mendorong partisipasi masyarakat dan dunia usaha dalam meningkatkan pelayanan perhubungan. Pada akhirnya kegiatan pengembangan sarana dan prasarana ini akan

berdampak terhadap membaiknya pelayanan

perhubungan kepada masyarakat kota Surabaya dan masyarakat di sekitarnya. Selain itu ketersediaan sarana dan prasarana transportasi maupun fasilitas pendukung lainya hingga kini masih sering menjadi masalah utama di kota-kota besar seperti Jakarta, Suraabaya dan kota lainya.. Hal ini terjadi karena makin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan sarana dan prasarana transportasi juga faslitas pendukung lainya serta tidak diimbangi dengan

jumlah pembangunanya. Untuk itu, dinas

perhubungan sebagai organisasi perangkat daerah yang ikut bertanggung jawab atas ketersediaan sarana dan prasarana serta fasilitas pendukung lainya seperti yang sudah tercantum dalam tugas pokoknya

melakukan perencanaan pembangunan sarana

prasarana transportasi dengan harapan dapat

memenuhi kebutuhan dan menunjang kegiatan masyarakat kota Surabaya dan wilayah sekitarnya akan sarana dan prasarana transportasi juga faslitas pendukung lainya. Pelaksanaan pembangunan sarana dan prasarana transportasi termasuk dalam kebutuhan kota yang dananya bersumber dari APBD (Anggaran Pembiayaan dan Belanja Daerah) dan telah diatur dalam Peraturan Walikota Surabaya Nomor 21 Tahun 2013.

Seksi pengembangan bidang sarana dan

prasarana transportasi sebagai pihak yang

bertanggung jawab terhadap kegiatan pembangunan sarana dan prasarana transportasi, melakukan

monitoring dan evaluasi secara terus menerus sejak tahap perencanaan hingga tahap akhir kegiatan pengerjaan proyek. Selama ini monitoring dan pelaporan kemajuaan pengerjaan proyek sarana dan prasarana transportasi dilakukan secara manual, yaitu pihak pengawas lapangan dari dinas perhubungan mencatat kemajuan fisik proyek yang telah dikerjakan dan mengambil gambar untuk kemudian membuat laporan kemajuan pengerjaan proyeknya.

Monitoring dan pelaporan kemajuan pengerjaan proyek ini kemudian dilaporkan kepada staff pengawas di kantor untuk diolah datanya. Setiap tahap pengerjaan proyek ini memiliki indikator kesesuaian dengan rencana pelaksanaan proyek, yang berfungsi untuk mengetahui apakah indikator masing-masing tahapan sudah berjalan dengan baik dan sesuai dengan rencana.

(2)

ISSN 2338-137X

Page 2

Selama ini proses monitoring sering tidak akurat karena data kemajuan pengerjaan proyek dari hasil proses monitoring di lapangan tidak langsung diolah dan dibuat laporan kemajuanya, serta sering terjadinya kehilangan data perkembangan hasil pengawasan dikarenakan data tersebut hanya dicatat secara manual disebuah kertas dan juga jarak lokasi proyek yang jauh dari kantor Dinas Perhubungan Kota Surabaya. Hal ini berakibat pada pelaksanaan pengerjaan proyek yang beresiko yang tidak bisa mendeteksi secara dini permasalahan yang muncul di

lapangan sehingga upaya pencegahan dan

penyelesaian tidak dapat segera dilaksanakan serta dilakukan perbaikan dan penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

Dari hasil monitoring kemajuan pengerjaan proyek di lapangan yang di dapat oleh pengawas

lapangan akan dilakukan penilaian kemajuan

pengerjaan proyek dengan menghitung prosentase progres pengerjaannya menggunakan dasar rencana pengerjaan proyek yang sudah disusun di awal, seperti pembobotan nilai kegiatan dan pembobotan biaya dari tiap kegiatan yang akan dikerjakan dalam

proses pengerjaan proyek. Jika terdapat

ketidaksesuaian dengan perencanaan proyek di awal maka pihak dinas perhubungan akan memberikan surat peringatan (SP) kepada pihak kontraktor atau pelaksana proyek sesuai dengan kontrak kerja yang telah disepakati. Apabila aplikasi ini diterapkan pada Bidang Sarana Prasarana Dinas Perhubungan Kota Surabaya diharapkan dapat memudahkan staf

pengawas lapangan untuk melaporkan hasil

pengawasan dengan lebih fleksibel dan realtime, sehingga jika ada temuan yang bisa merugikan pengerjaan proyek sarana dan prasarana transportasi dapat di evaluasi lebih awal.

Monitoring

Monitoring didefinisikan sebagai siklus kegiatan yang mencakup pengumpulan, peninjauan ulang, pelaporan, dan tindakan atas informasi suatu proses yang sedang diimplementasikan (Mercy Corps, 2005). Umumnya, monitoring digunakan dalam checkingantara kinerja dan target yang telah ditentukan.

Monitoring ditinjau dari hubungan terhadap manajemen kinerja adalah proses terintegrasi untuk memastikan bahwa proses berjalan sesuai rencana (on the track). Monitoring dapat memberikan informasi keberlangsungan proses untuk menetapkan

langkah menuju ke arah perbaikan yang

berkesinambungan. Pada pelaksanaannya, monitoring

dilakukan ketika suatu proses sedang berlangsung. Level kajian sistem monitoring mengacu pada

kegiatan per kegiatan dalam suatu bagian

(Wrihatnolo, 2008), misalnya kegiatan pemesanan barang pada supplier oleh bagian purchasing. Indikator yang menjadi acuan monitoring adalah

output per proses/per kegiatan

Evaluasi

Evaluasi merupakan bagian dari sistem manajemen

yaitu perencanaan, organisasi, pelaksanaan,

monitoring dan evaluasi. Tanpa evaluasi, maka tidak akan diketahui bagaimana kondisi objek evaluasi tersebut dalam rancangan, pelaksanaan serta hasilnya. Istilah evaluasi sudah menjadi kosa kata dalam bahasa Indonesia, akan tetapi kata ini adalah kata serapan dari bahasa Inggris yaitu evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (Echols dan Shadily,

2000). Sedangkan menurut pengertian istilah

³HYDOXDVL PHUXSDNDQ NHJLDWDQ \DQJ WHUHQFDQD XQWXN

mengetahui keadaan sesuatu obyek dengan

menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan

GHQJDQ WRODN XNXU XQWXN PHPSHUROHK NHVLPSXODQ´

(Yunanda, 2009). Pemahaman mengenai pengertian

evaluasi dapat berbeda-beda sesuai dengan

pengertian evaluasi yang bervariatif oleh para pakar evaluasi. Menurut Stufflebeam dalam Lababa (2008),

HYDOXDVL DGDODK ³the process of delineating, obtaining, and providing useful information for judging decision alternatives," Artinya evaluasi merupakan proses menggambarkan, memperoleh, dan menyajikan informasi yang berguna untuk merumuskan suatu alternatif keputusan. Masih dalam Lababa (2008), Worthen dan Sanders mendefenisikan

³HYDOXDVL VHEDJDL XVDKD PHQFDUL VHVXDWX \DQJ

berharga (worth). Sesuatu yang berharga tersebut dapat berupa informasi tentang suatu program,

SURGXNVL VHUWD DOWHUQDWLI SURVHGXU WHUWHQWX´

Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder

Berikut ini adalah

Proses bisnis Seksi

Pengembangan Sarana dan Prasarana Transportasi Dinas Perhubungan Kota Surabaya,

STAKEHOLDER PROSES BISNIS PHASE POLICY Staf Pengembangan Sarana dan Prasaran Penginputan Data Rencana Pelaksanaan Proyek dan 1 Pembuatan Laporan Monitoring Kemajuan Fisik

(3)

ISSN 2338-137X

Page 3

STAKEHOLDER PROSES BISNIS PHASE POLICY Penginputan Laporan Data Kemajuan Fisik Hasil Pengerjaan Proyek Mingguan Pekerjaan dan Evaluasi dilakukan tiap minggu. 3 Staf Lapangan Pencatatan dan Pelaporan Data Kemajuan Fisik Pengerjaan Proyek 2 Pencatatan dan Pelaporan Data Kemajuan Fisik Hasil Pengerjaan Proyek dilakukan Mingguan Kepala Seksi Pengembangan Sarana dan Prasarana Evaluasi Pengerjaan Proyek 4 -

Context Diagram

Berikut ini adalah desain context diagram untuk perangkat lunak yang akan dikerjakan. Disini dapat terlihat bahwa sistem memiliki empat pengguna yang nantinya akan berinteraksi dengan sistem, hal tersebut disesuaikan dengan stakeholder.

Komentar Info Data Satuan

Data Satuan

Data Pilihan Proyek Informasi Hasil Perhitung an & M onitoring

Informasi Rencana Informasi Proyek

Info Data Uraian Pekerjaan Info Data Peng awas

Info Data Proyek Info Data Kontraktor

Info Data Rencana

Laporan Evaluasi Data Rencana

Data Uraian Pekerjaan

Laporan Laporan Keseluruhan Proyek Laporan Monitoring Ming guan

Data Prog ress Informasi Uraian Pekerjaan

Data Peng awas Data Proyek Data Kontraktor

0

Sistem M onitoring Evaluasi Sarana Prasarana + Staff Peng embang an Sarana dan Prasarana Peng awas Lapangan Kepala Bidang

Gambar 1. Context Diagram

DFD Level 0

Komentar Progress

Komentar Progress [Komentar]

Informas i Kontraktor Informas i Satuan Pekerj aan Data Satuan Pekerj aan

[Data Satuan] [Info Data Satuan]

Data Rencana

Data Kontraktor

Info Hasi l Eval uas i

Informas i Proyek

Informas i Progres s Informas i Rencana

[Informas i Has il Perhi tungan & Monitori ng] [Informas i Rencana]

[Informas i Proyek]

Informas i Proyek

DataPengawas Proyek

[Data Pi l i han Proyek]

Data Proyek Di eval uas i

[Info Data Pengawas ] [Info Data Kontraktor] [Info Data Urai an Pekerj aan]

[Info Data Proyek] [Info Data Renc ana]

[Laporan Evaluasi ] Data Rencana Proyek

[Data Renc ana]

Hasi l Eval uas i

[Laporan Laporan Kes el uruhan Proyek]

[Laporan Moni tori ng Mi ngguan] Data Progres s Data Urai an Pekerj aan

Data Proyek

Data Progres s

[Data Progress ] [Informas i Urai an Pekerj aan]

Data Urai an Pekerj aan Data Pengawas Proyek

Data Urai an Pekerj aan

Data Proyek

Data Kontraktor [Data Proyek] [Data Pengawas ] [Data Uraian Pekerj aan] [Data Kontraktor]

Staff Pengembangan Sarana dan Prasarana

Pengawas Lapangan

Kepal a B idang 1

Mengel ol a Data Perencanaan P royek

+

2

Mengel ol a Kemajuan Fi si k dan Moni toring + 4 Meneri ma Laporan + 1 Kontraktor 2 Proyek 3 Pengawas Proyek

4 Uraian Pekerj aan

6 Progress

3

Mel akukan Evaluasi Proyek

+

5 Renc ana

7 Satuan

Gambar2. DFD Level 0

Conceptual Data Model CDM

Conceptual Data Model(CDM) merupakan gambaran secara keseluruhan tentang konsep struktur basis data yang dirancang untuk program atau aplikasi. Adapun CDM yang dirancang untuk Rancang Bangun Sistem Informasi Proses bisnis Seksi Pengembangan Sarana dan Prasarana Transportasi Dinas Perhubungan Kota Surabaya. menjalankan memiliki (D) menggunakan satuan terdiri dari Mengupdate progress atas terdiri dari pengawas_proyek Mempunyai Kontraktor Id_Kontraktor Nama_Kontraktor Alamat_Kontraktor No_Telp Nama_Pemilik Jabatan_Pemilik

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (50) <M> Identifier_1 <pi> Pegawai NIP Nama_Pegawai Jabatan

<pi> Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (30) <M> Identifier_1 <pi> Proyek Id_Pekerjaan Nama_Pekerjaan Lokasi Nomor_Kontrak Tanggal_Kontrak Addendum_Kontrak Biaya_Pekerjaan Tahun_Anggaran Tanggal_Mulai Tanggal_Selesai

<pi> Variable characters (30) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (50) Date Date Decimal (18,2) Integer Date Date <M> Identifier_1 <pi> Login_Pegawai Username Pasword Hak_Akses

<pi> Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (30) <M> Identifier_1 <pi> Uraian_Pekerjaan Id_Uraian_Pekerjaan No_Uraian Uraian_Pekerjaan Jenis_Uraian_Pekerjaan Volume_Kontrak Harga_Satuan Jumlah_Harga <pi> Integer Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (30) Float Decimal (18,2) Decimal (18,2) <M> Identifier_1 <pi> Satuan Id_Satuan Nama_Satuan

<pi> Variable characters (10) Variable characters (50) <M> Identifier_1 <pi> Progress Id_Progress Volume_Progress MINGGU_KE Keterangan Bukti_Foto <pi> Integer Float Integer Text Variable characters (200) <M> Identifier_1 <pi> Rencana ID_RENCANA MINGGU_KE VOLUME_RENCANA <pi> Integer Integer Float <M> Identifier_1 <pi>

Gambar 2. Conceptual Data Model

Pyshical Data Model

Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detil konsep struktur basis data untuk suatu program atau aplikasi. PDM terbentuk dari Conceptual Data Model (CDM) yang menggambarkan tabel-tabel penyusun basis data beserta field-field yang terdapat pada setiap tabel

(4)

ISSN 2338-137X

Page 4

FK_PROYEK_MENJALANK_KONTRAKT FK_LOGIN_PE_MEMILIKI_PEGAWAI FK_URAIAN_P_MENGGUNAK_SATUAN FK_URAIAN_P_TERDIRI_D_URAIAN_P FK_PROGRESS_MENGUPDAT_LOGIN_PEFK_PROGRESS_PROGRESS__URAIAN_P FK_URAIAN_P_TERDIRI_D_PROYEK FK_PENGAWAS_PENGAWAS__PEGAWAI FK_PENGAWAS_PENGAWAS__PROYEK FK_URAIAN_P_MEMPUNYAI_RENCANA FK_RENCANA_MEMPUNYAI_URAIAN_P Kontraktor Id_Kontraktor Nama_Kontraktor Alamat_Kontraktor No_Telp Nama_Pemilik Jabatan_Pemilik varchar(10) varchar(50) varchar(100) varchar(50) varchar(50) varchar(50) <pk> Pegawai NIP Nama_Pegawai Jabatan varchar(50) varchar(50) varchar(30) <pk> Proyek Id_Pekerjaan Id_Kontraktor Nama_Pekerjaan Lokasi Nomor_Kontrak Tanggal_Kontrak Addendum_Kontrak Biaya_Pekerjaan Tahun_Anggaran Tanggal_Mulai Tanggal_Selesai varchar(30) varchar(10) varchar(100) varchar(100) varchar(50) date date decimal(18,2) integer date date <pk> <fk> Login_Pegawai Username NIP Pasword Hak_Akses varchar(50) varchar(50) varchar(50) varchar(30) <pk> <fk> Uraian_Pekerjaan Id_Uraian_Pekerjaan ID_RENCANA Ura_Id_Uraian_Pekerjaan Id_Satuan Id_Pekerjaan No_Uraian Uraian_Pekerjaan Jenis_Uraian_Pekerjaan Volume_Kontrak Harga_Satuan Jumlah_Harga integer integer integer varchar(10) varchar(30) varchar(10) varchar(100) varchar(30) float decimal(18,2) decimal(18,2) <pk> <fk4> <fk2> <fk1> <fk3> Satuan Id_Satuan Nama_Satuan varchar(10) varchar(50) <pk> Progress Id_Progress Username Id_Uraian_Pekerjaan Volume_Progress MINGGU_KE Keterangan Bukti_Foto integer varchar(50) integer float integer long varchar varchar(200) <pk> <fk1> <fk2> Rencana ID_RENCANA Id_Uraian_Pekerjaan MINGGU_KE VOLUME_RENCANA integer integer integer float <pk> <fk> pengawas_proyek NIP Id_Pekerjaan varchar(50) varchar(30) <pk,fk1> <pk,fk2>

Gambar 3. Conceptual Data Model

Implementasi Data

Implementasi ini merupakan hasil skenario dari desain implementasi data yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Aplikasi tersebut dijalankan berdasarkan 3 stakeholder yaitu Staff Bidang Pengembangan Sarana dan Prasarana, Pengawas Lapangan dan Kepala Bidang Pengembangan Sarana dan Prasarana.

Sebelum semua stakeholder masuk kedalam sistem, sistem mewajibkan untuk melakukan aktifitas login sebagai validasi sistem.

Form Login

Form Data Proyek

Gambar 4. Form Data Proyek

Proses ini menjelaskan mengenai proses pengelolaan data perencanaan proyek. Proses tersebut terdiri dari pendataan ID proyek dan detil lainya yang nantinya disimpan dalam Tabel proyek.

.

Form Uraian Pekerjaan

Gambar 5. Form Uraian Pekerjaan

Proses ini menjelaskan mengenai proses pengelolaan data proyek yaitu uraian pekerjaan. Proses tersebut terdiri dari pendataan Uraian pekerjaan, No uraian dan Volume kontrak serta data lainnya yang nantinya disimpan dalam Tabel Uraian Pekerjaan.

Form Laporan Mingguan

Gambar 6. Form Laporan Mingguan Proses ini menjelaskan mengenai proses pembuatan laporan kemajuan fisik mingguan.

Kesimpulan

Berdasarkan hasil uji coba dan evaluasi terhadap

Aplikasi Monitoring dan Evaluasi

Pembangunan Sarana dan Prasarana pada seksi pengembangan sarana dan prasarana Dinas

(5)

ISSN 2338-137X

Page 5

Perhubungan Kota Surabaya, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi dapat mempermudah tugas bagian

Pengawas Lapangan dengan memproses hasil kemajuan fisik dilapangan dan memperoleh hasil monitoring terhadap rencana pekerjaan dan kemajuan fisik pekerjaan, hasil evaluasi, dan laporan kemajuan fisik pekerjaan proyek per periodenya.

2. Aplikasi mempermudah tugas Staf

Pengembangan Sarana dan Prasarana dengan menghasilkan keluaran (output) berupa sisa pekerjaan proyek terkait, waktu dan progress di lapangan, serta alert ketidaksesuaian pekerjaan proyek serta aplikasi dapat menyajikan hasil

evaluasi pekerjaan dengan memberikan

informasi terhadap kondisi pekerjaaan di lapangan per periodenya.

3. Aplikasi dapat mempermudah Kepala Bidang Sarana dan Prasarana dengan dapat mengakses laporan mingguan, laporan keseluruhan proyek dan laporan evaluasi proyek secara realtime.

Saran

Berdasarkan hasil pembuatan aplikasi

monitoring dan evaluasi pekerjaan proyek pada bidang penataan ruang, maka penulis memberi saran berupa :

1. Sistem dapat dikembangkan dengan

menambahkan cakupan monitoring pada aspek biaya serta penambahan titik koordinat tempat pekerjaan proyek berada guna mengetahui lokasi pekerjaan proyek.

2. Sistem dapat dikembangkan menjadi sistem yang lebih komplek yang mencakup semua pekerjaan proyek yang ada di Dinas Perhubungan Kota Surabaya.

Referensi

Amsler, G. M., Findley, H. M., & Ingram, E. 2009.

Performance monitoring: guidance for the modern workplace. Supervision.

Arikunto, Suharsimi. 2009. Ed. Revisi. Dasar-dasar Evaluasi Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara.

_______ dan Cepi Safruddin Jabar. 2008. Evaluasi program pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara. Bambeger, Michael and Eleanor Hewitt (1996)

Monitoring and Evaluating Urban Development Programs: A Handbook for Managers and Reseachers

Chong, T. A. 2005. The synergies of the learning organization, visual factory management, and on the job training. Performance Improvement.

Depdikbud. 1996, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka.

Echols, John M and Hassan Shadily. 2000. Kamus Inggris-Indonesia. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Husen, Abrar. 2004. Manajemen Proyek.

Yogyakarta: Penerbit ANDI. Mercy Corps. 2005. Design, monitoring, and

evaluation guidebook.

Project Management Training and Resources. 2011.

What is the S-Curve in a project ? (http://www.visitask.com,diakses 20 November 2013)

Suandy, Erly, 2003, Perencanaan Pajak, Edisi Revisi, Penerbit : Salemba Empat, Jakarta.

Soeharto, I., 1997. Manajemen Proyek, dari Konseptual hingga Operasional. Cetakan Pertama, Jakarta: Erlangga.

William N Dunn. 2003. Pengantar Analisis Kebijakan Publik (terjemahan).

Yogyakarta: Gajahmada University press. Wrihatnolo, R. 2008. Monitoring, evaluasi, dan