LAPORAN AUDIT INTERNAL ISO 9001:2008 DI BALAI VETERINER LAMPUNG

LAPORAN

AUDIT INTERNAL ISO 9001:2008

DI BALAI VETERINER LAMPUNG

Tanggal 7-8 Juli 2014

KEMENTERIAN PERTANIAN

DIREKTORAT JENDERAL PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN

BALAI VETERINER LAMPUNG

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT Pelaksanaan Audit Internal ISO

9001:2008 di Balai Veteriner Lampung telah selesai dilaksanakan, semua hasil Audit

Internal ISO 9001:2008 di Balai Veteriner Lampung dituangkan dalam laporan ini.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih belum sempurna, oleh karena itu

kami mohon maklum dan masukan konstruktif untuk perbaikan laporan ini maupun

untuk perbaikan di tahun-tahun yang akan dating.

Semoga laporan hasil kegiatan ini dapat menjadi salah satu bahan perbaikan

pelaksanaan Audit Internal ISO 9001:2008 di Balai Veteriner Lampung di waktu

selanjutnya dan bermanfaat bagi kita semua.

Bandar Lampung,

Juli 2014

Panitia Audit Internal ISO 9001:2008

Wakil Manajemen

Drh. Enny Saswiyanti,M.Si

NIP.

19770901 200112 2 001

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Sistem manajemen mutu penting untuk meningkatkan persaingan dan

kepercayaan masyarakat terhadap instansi atau perusahaan di era

globalisasi saat ini. Tata kelola pemerintahan yang sesuai dengan

tuntutan-tuntutan baru dari stakeholder berupa komitmen untuk meningkatkan mutu,

reformasi birokrasi, pedoman kerja yang transparan, standar etika dan

jaminan akuntabilitas publik. Untuk menjawab kebutuhan pelayanan publik

ini maka sistem tata kelola pemerintahan yang mendukung peningkatan

fungsi dan kinerja diperlukan. Sistem manajemen mutu berdasarkan SNI

ISO 9001:2008 merupakan salah satu sistem yang biasa digunakan

sebagai standarisasi pelayanan terhadap publik.

ISO 9001:2008 adalah serangkaian standar yang memberikan panduan

dan kriteria untuk sistem manajemen mutu. Sistem ini meliputi pedoman,

prosedur dan instruksi kerja yang menggambarkan proses dalam

organisasi.

Dengan adanya sistem manajemen mutu ini maka diharapkan :

-

Kepercayaan pelanggan meningkat

-

Citra dan daya saing institusi meningkat

-

Produktivitas, efisiensi dan efektifitas operasional meningkat sehingga

memperkecil pemborosan biaya akibat kegagalan mencapai mutu

produk yang ditetapkan.

-

Moral karyawan akan meingkatkan karena sistem kerja yang baik dan

konsisten.

Balai Veteriner Lampung sebagai Laboratorium penguji telah mendapat

sertifikat ISO 9001 : 2008 oleh mutu certification in international tahun

2013. Oleh karena itu diperlukan audit internal sebagai kendali untuk

menilai bahwa sistem mutu telah diterapkan secara berkesinambungan dan

konsisten.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Adapun maksud dan tujuan kegiatan ini adalah :

-

Menilai penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008;

BAB II

MATERI DAN METODE

A.

METODE

Metode yang dilakukan adalah audit dokumen dan audit lapangan untuk

melihat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008.

B. JADWAL

(Terlampir)

C. AUDITOR

1. drh. Enny Saswiyanti,M.Si (Wakil Manajemen)

2. Drh. Suryantana

3. drh. Tri Guntoro

4. Drh. Syarifah Alawiyah

5. Drh.Eko Agus Srihanto,M.Sc

6. Drh.Gunawan Setiaji

7. Rachmad Santoso

8. Tri Haryani,SE

BAB III

KEGIATAN

A. PESERTA

Peserta dari kegiatan ini terdiri dari :

1. Personil Inti

: 31 orang

2. Personil pendukung

: 9 orang

3. Karyawan/karyawati

: 20 orang

60 orang

B. PELAKSANAAN

Pelaksanaan dilakukan di Balai Veteriner Lampung (Laboratorium dan

administrasi)

C. HASIL KEGIATAN

Audit internal telah dilaksanakan di Balai Veteriner Lampung pada tanggal

7-8 Juli 2014 mencakup seluruh ruang lingkup ISO 9001 : 2008 dan diluar

ruang lingkup. Balai telah melaksanakan ISO 9001 : 2008 sehingga secara

sistem sudah berjalan dengan baik kegiatan pengujian di dalam dan luar

ruang lingkup ISO 9001 : 2008. Secara garis besar hasil audit internal :

Sub

Bagian

Tata

Usaha

Kepegawaian

SOP belum lengkap contoh : SOP pengumpulan DUPAK

SOP untuk cuti tidak ditempelkan atau diedarkan

Dokumen aktif tidak terlindungi contoh : tidak ditempatkan

didalam lemari/rak

Evaluasi hasil pelatihan pegawai belum dilakukan

Keuangan

Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik

Kurangnya pemahaman visi, misi

Perencanaan

ROPAK belum selesai terkendala peta dan segera didistribusikan

Anjab, ABK dan SKP belum di pasang

BMN

Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barang

tahun berikutnya tidak berjalan

Kegiatan internal untuk laporan pembelian barang dan bahan

tidak disampaikan ke BMN

Buku penerima barang tidak ada tanda tangan penerima

Barang yang rusak tidak diberi label

Alat tidak masuk ke inventaris BMN

Pelayanan Teknis

Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat membuat

laporan dari bulan Januari 2014

Overlap pengambilan sampel di RPH

Informasi Veteriner

Belum membuat rekap tentang kendali pengujian

Masih ada pengujian lebih dari janji (30 hari) untuk active servis

(E 30)

LP03 dari Januari-Mei tidak ada notes (tulisan informasi tidak

boleh digandakan)

Laboratorium

Kesmavet

Labeling kalibrasi alat hilang

Pemahaman penggunaan angka koreksi kalibrasi masih sangat

kurang

Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang

Uraian tugas penguji belum ada

Kaji ulang permintaan tidak berjalan

Pengujian yang lebih dari klausul perjanjian terutama untuk

cemaran mikroba (E30)

Laboratorium Virologi

Keterlambatan pengujian ELISA melebihi klausul (1 bulan)

Kaji ulang permintaan tidak berjalan

Laporan untuk E30 bulanan belum dibuat

Lab. Bakteriologi

Metode uji tidak lengkap : metode uji untuk Campilhobacter

belum ada

Angka koreksi kalibrasi belum digunakan pengukuran : belum

ditempel pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup

Berita acara pemindahan dokumen kadaluarsa kebagian arsip

belum ditanda tangani : Berita Acara pemindahan arsip diatas

tahun 2011

Lab. Patologi

Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan besar,

kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada

Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik

Stock bahan tidak tersedia

Lab. Bioteknologi

Masih ditemukan lama waktu pengujian yang tidak sesuai janji

layanan (30 hari)

Lab. Parasitologi

Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia dan Elisa

Toxoplasma belum ada

Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran :

belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam ruang

lingkup

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil kegiatan audit ISO 9001:2008, maka diperoleh beberapa

simpulan dan saran sebagai berikut :

1.

Seluruh hasil kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik ;

2.

Sistem manajemen mutu telah berjalan baik laboratorium maupun

administrasi dan harus ditingkatkan lagi terutama terkait pelayanan diluar

ruang lingkup ISO 9001:2008;

3.

Komunikasi dan koordinasi internal perlu ditingkatkan lagi agar sistem dapat

berjalan lebih baik;

4.

Keterlibatan pegawai dan pemahaman akan kebijakan mutu perlu ditingkatkan

lagi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

BAB IV

PENUTUP

Demikian laporan kegiatan Audit Internal ISO 9001:2008 Tahun 2014, semoga isi

laporan ini bisa menjadi masukan untuk perbaikan dan peningkatan berkelanjutan

pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu di Balai Veteriner Lampung.

Bandar Lampung,

Juli 2014

Panitia Audit Internal ISO 9001:2008

Wakil Manajemen

Drh. Enny Saswiyanti,M.Si

NIP. 19770901 200112 2 001

NO

9

Kesimpulan Audit :

- Angka koreksi kalibrasi belum digunakan pengukuran : belum ditempel pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup - Berita acara pemindahan dokumen kadaluarsa kebagian arsip belum ditanda tangani : Berita Acara pemindahan arsip diatas tahun 2011

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

Lab. Bakteriologi

Metode uji tidak lengkap : metode uji untuk Campilhobacter akan segera dibuat belum ada

Berita acara pemindahan dokumen kadaluarsa kebagian arsip belum ditanda tangani : Berita Acara pemindahan

segera di tandatangani belum ditempel pada semua alat yang termasuk

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

STATUS

BATAS

WAKTU

2 hari

Angka koreksi kalibrasi belum digunakan pengukuran :

dalam ruang lingkup

akan segera ditempel 2 hari

2 hari

arsip diatas tahun 2011

NO

10

Kesimpulan Audit :

- Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik - Stock bahan tidak tersedia

- Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada

2 hari 2 hari Segera mencetak Anjab,ABK dan SKP

pengendalian hama tikus

STATUS

BATAS

WAKTU

2 hari

Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

Lab. Patologi

Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan Segera membuat catatan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada

NO

4

Kesimpulan Audit :

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

BMN

Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barangSetiap akhir tahun dari masing-masing lab. tahun berikutnya tidak berjalan

Barang yang rusak tidak diberi label Alat tidak masuk ke inventaris BMN

segera diberi label

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

STATUS

BATAS

WAKTU

Kegiatan internal untuk laporan pembelian barang dan bahan tidak disampaikan ke BMN

Buku penerima barang tidak ada tanda tangan penerima

menginformasikan permintaan menginformasikan permintaan

Meminta tanda tangan ke penerima barang

- Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barang

tahun berikutnya tidak berjalan

- Alat tidak masuk ke inventaris BMN

- Barang yang rusak tidak diberi label

NO

6

Kesimpulan Audit :

- Belum membuat rekap tentang kendali pengujian

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

Infovet

Belum membuat rekap tentang kendali pengujian Rentang kendali pengujian akan dibuat Masih ada pengujian lebih dari janji (30 hari) untuk

LP03 dari Januari-Mei tidak ada notes (tulisan informasi

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

STATUS

BATAS

WAKTU

7 hari

active servis (E 30)

tidak boleh digandakan)

tulisan notes di LP03 sudah ditambahkan

NO

1

2

Kesimpulan Audit :

STATUS

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

BATAS

WAKTU

Kepegawaian

SOP belum lengkap contoh : SOP pengumpulan DUPAK Akan segera dibuat SOP 7 hari SOP untuk cuti tidak ditempelkan atau diedarkan

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

7 hari 1 bulan

7 hari

- SOP belum lengkap contoh : SOP pengumpulan DUPAK

Dokumen aktif tidak terlindungi contoh : tidak ditempatkan didalam lemari/rak

Evaluasi hasil pelatihan pegawai belum dilakukan

SOP cuti akan segera di edarkan Akan disediakan lemari/rak

Akan segera dilakukan evaluasi

NO

7

Kesimpulan Audit :

- Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

Lab. Kesmavet

Labeling kalibrasi alat hilang Segera ditindak lanjuti Pemahaman penggunaan angka koreksi kalibrasi masih

Kaji ulang permintaan tidak berjalan

Pengujian yang lebih dari klausul perjanjian terutama Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

STATUS

BATAS

WAKTU

7 hari

sangat kurang

Uraian tugas penguji belum ada

segera diadakan sosialisasi

Akan segera di letakkan dimeja 7 hari

- Kaji ulang permintaan tidak berjalan

NO

2

Kesimpulan Audit :

STATUS

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

BATAS

WAKTU

Keuangan

Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Segera mencetak dan meletakkan dimeja 7 hari Kurangnya pemahaman visi, misi

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

- Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik

Memahami visi, misi

NO

12

Kesimpulan Audit :

- Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran : belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup - Anjab, ABK dan SKP belum ada dimeja kerja pegawai

- Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia dan Elisa Toxoplasma belum ada

2 hari

2 hari lingkup

akan segera di tempel

STATUS

BATAS

WAKTU

Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran :

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

Lab. Parasitologi

Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia akan segera di serahkan dan didokumentasikan dan Elisa Toxoplasma belum ada

Anjab, ABK dan SKP belum ada dimeja kerja pegawai akan segera diletakkan dimeja belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam

NO

10

Kesimpulan Audit :

- Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik - Stock bahan tidak tersedia

- Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada

2 hari 2 hari Segera mencetak Anjab,ABK dan SKP

pengendalian hama tikus

STATUS

BATAS

WAKTU

2 hari

Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

Lab. Patologi

Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan Segera membuat catatan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada

NO

5

Kesimpulan Audit :

- Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat membuat laporan dari bulan Januari 2014

- Overlap pengambilan sampel di RPH

personil yang terlambat membuat laporan Petugas lebih teliti dan diverifikasi oleh Kasi Yantek

STATUS

BATAS

WAKTU

7 hari

Overlap pengambilan sampel di RPH

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

Pelayanan Teknis

Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat Membuat rekap pemberitahuan kepada membuat laporan dari bulan Januari 2014

NO

2

Kesimpulan Audit :

STATUS

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

BATAS

WAKTU

Keuangan

Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Segera mencetak dan meletakkan dimeja 7 hari

Kurangnya pemahaman visi, misi

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

- Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik

Memahami visi, misi

NO

8

Kesimpulan Audit :

- Keterlambatan pengujian ELISA melebihi klausul (1 bulan)

- Laporan untuk E30 bulanan belum dibuat

- Kaji ulang permintaan tidak berjalan

7 hari segera dibuat

STATUS

BATAS

WAKTU

Laporan untuk E30 bulanan belum dibuat

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12

LAPORAN AUDIT

Revisi

₀₁

Tanggal Terbit

_03-01-2014

Disetujui

Wakil Manajemen

NO NCR

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

Lab. Virologi

Keterlambatan pengujian ELISA melebihi klausul (1 bulan) segera diadakan Kaji ulang permintaan tidak berjalan