198
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DI RUMAH SAKIT PERTAMINA CIREBON, MANFAAT, KENDALA DAN TANTANGANNYA
Oleh: Suprajono
Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Magelang ABSTRACT
The application of such technology is to enhancing the performance of employee. Technology that was used should be an appropriate technology that will used to speed registration and report system, such as in hospital. One of technology information model in hospital is coordinating patient registration, medical services, follow-up services, payment system and other information. By that technology information need more complicate system of software and hardware. The obstacle of the implementation is during operation and usage the program optimally. The other problem is dependency to the programmer. The most important is lack of competency of human resources such as doctor, nurse and administration people that were operate it, maintenance and repair the program. Combination of job between medical services and computer program will increase job stress of the medical people that will impact to the medical services itself. Software was built by the programmer himself, without participation and cooperation of hospital staff as an operator that will use the software. It’s concluded that application of technology information in hospital should be regard to the user, human resources and maintenance in order to use the software continuously and sustaninable.
Keywords: technology information, job stress, appropriate technology.
LATAR BELAKANG
Tujuan akhir suatu proses produksi adalah menghasilkan produk yang bermutu. Produk dapat berupa benda maupun jasa. Produk bermutu menunjukkan adanya penerapan proses berkualitas untuk mencapai hasil yang paling optimal (Tjiptono, 1997). Salah satu proses produksi yang diharapkan memberikan produk berkualitas adalah pelayanan jasa rumah sakit. Pelayanan bermutu ditunjukkan oleh kepuasan pelanggan memanfaatkan jasa yang disediakan (Anonim, 1992).
Penerapan proses produksi untuk pelayanan jasa rumah sakit dipengaruhi oleh beberapa factor seperti petugas, system dan teknologi yang dipergunakan (Manuaba, 2003). Integrasi ketiga unsur tersebut memerlukan suatu proses secara holistic melalui teknologi penerapan tepat guna, peningkatan sumber daya manusia dan pembuatan system informasi manajemen. Ketidakseimbangan pengaturan salah satu unsur akan memberatkan unsur yang lain, karena tidak mampu mengikuti perkembangan yang ada. Salah satu ketidakseimbangan yang sering terjadi adalah keterlambatan sumber daya manusia dan system informasi mengikuti perkembangan teknologi informasi.
Penerapan suatu teknologi bertujuan untuk mempermudah kerja petugas (Rahardjo, 1999). Tetapi apabila tidak diimbangi oleh pengembangan kemampuan sumber daya manusia sebagai pengguna teknologi, maka akan menimbulkan berbagai masalah. Oleh karena itu dalam penerapan suatu teknologi diperlukan suatu teknologi yang memenuhi criteria teknologi tepat guna seperti masalah teknis, ekonomis, ergonomic, sosial budaya, hemat energi dan tidak merusak lingkungan (Manuaba, 1998b; Manuaba, 2003b).
199
Teknologi informasi di rumah sakit Pertamina Cirebon diharapkan mampu menunjang pelayanan kepada pelanggan. Manfaat yang diharapkan itu bersumber dari kemampuan teknologi informasi mendukung penyediaan data pasien, data rumah sakit,jumlah kasus dan lain sebagainya. Ketersediaan data secara cepat dan akurat akan mampu mempercepat system pelaporan serta kemampuan komunikasi rumah sakit dengan pelanggan melalui penyediaan berbagai informasi pelayanan terhadap pasien.
Tulisan berikut akan mengulas mengenai pemanfaatan teknologi informasi disebuah rumah sakit Pertamina di kota Cirebon Jawa Barat, sebagai salah satu upaya peningkatan pelayanan rumah sakit kepada pelanggannya.
KASUS
Sistem informasi di rumah sakit tersebut diterapkan sejak tahun 2000. Informasi yang diharapkan dapat disediakan melalui pengadaan computer adalah pengaturan data registrasi pasien, berbagai tindakan yang dilakukan baik rawat jalan maupun rawat inap, penggunaan material kesehatan dan obat-obatan, system pembayaran. Informasi rawat inap dan rawat jalan, diagnosis penyakit, penyakit terbanyak juga tersedia dengan cepat melalui system komputerisasi tersebut. Keterkaitan antara unit diatur dalam suatu local area network. Komunikasi antar computer diatur secara serial, dimana pemasukan data pada unit berikutnya akan menunggu pemasukan data unit sebelumnya.
Teknologi informasi yang dipergunakan mempercepat pelayanan. Oleh karena itu software dan hardware diatur dan dibuat oleh seorang sarjana computer sebagai seorang programmer. Hasil pembuatan program tersebut kemudian disosialisasikan kepada karyawan rumah sakit yang akan menggunakannya. Kepada mereka diberikan cara memasukkan data, mencari data maupun membuat laporan.
Dalam penerapannya ternyata kecepatan yang diharapkan dari penggunaan system ini tidak sepenuhnya tercapai. Unit berikutnya masih harus menunggu untuk memasukkan data bahkan harus menilpun terlebih dahulu untuk mengingatkan. Waktu pelayanan kepada pasien berikutnya menjadi berkurang karena harus menunggu pemasukan data computer. Sistem pelaporan bahkan harus membaca data pasien di computer, bukan diolah sendiri oleh computer. Keraguan dan ketidaktahuan petugas juga merupakan salah satu faktor yang ikut memperlambat penggunaan system dan pelayanan kepada pasien. Kerusaan satu bagian kecil akan memerlukan waktu yang lama, karena harus memanggil dan menunggu pembuat program tersebut untuk memperbaikinya. Akibatnya akan terjadi ketergantungan kepada pembuat program, sehingga proses pelayanan rumah sakit menjadi tersendat-sendat. Bahkan kadang-kadang harus kembali secara manual.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Penggunaan Komputer dan program Informasi Rumah Sakit
Tidak dapat dipungkiri bahwa computer masih dianggap oleh sebagian orang sebagai teknologi yang canggih dan memerlukan keahlian khusus. Hal ini menyebabkan adanya ketakutan orang untuk menggunakan computer di satu sisi sementara disisi lain ada keinginan sebagian orang untuk belajar secara khusus tentang penggunaan computer. Pemahaman tentang suatu program juga memerlukan pelatihan. Perkembangan teknologi informasi telah mendorong berkembangnya berbagai program computer (software) dan teknologi computer (hardware).
Keinginan untuk menggunakan computer akan menuntut pengguna untuk mempelajari secara khusus baik program dasar maupun tingkat lanjutan. Kursus atau pelatihan dapat diberikan seoara umum terhadap program yang ada, maupun secara khusus untuk mengoperasikan suatu program tertentu. Dalam hal pengembangan system
200
informasi rumah sakit, maka petugas yang akan mengoperasikan harus belajar tentang program tersebut secara khusus disamping program lainnya.
Sehubungan dengan kasus diatas, maka penerapan teknologi informasi di rumah sakit Pertamina Cirebon telah ditangani oleh seorang programmer computer (Rahardjo, 1999). Tetapi yang mengoperasikannya adalah para petugas rumah sakit. Adapun latar belakang pendidikan petugas rumah sakit adalah:
- Sekolah Menengah Umum(SMU) untuk tugas Operator, Rekam Medik, Kasir
- Sekolah Perawat Kesehatan (SPK)
- Politeknik Kesehatan(Poltekkes) yang terdiri dari :Perawat(Akper), Bidan (Akbid), Analis (Laboran, Rontgen), Gizi dll.
- Dokter (dokterUGD dan dokter manajemen)
Melihat latar belakang pendidikan tersebut, maka tidak banyak petugas yang mempunyai ijazah atau sertifikat computer. Hanya ada beberapa orang saja yang mampu menunjukkan sertifikat computer, tetapi terbatas pada program Microsoft Work, Excel baik salah satu maupun keduanya. Sedangkan program rumah sakit merupakan suatu program khusus, sehingga petugas baru mulai belajar mengoperasikan.
Dalam pelaksanaannya, petugas yang sudah dilatih tetap mengalami kesulitan mengoperasikan karena program tersebut menuntut beberapa jenis operasi seperti:
- Memasukkan data pasien(nama, jenis kelamin, alamat, pendidikan dll). - Memasukkan jenis pelayanan medik(injeksi, pemasangan infuse, jait luka
dll)
- Mengetik tindakan-tindakan khusus(nama dokter yang melakukan, bedah minor, sirkumsisi, maupun tindakan lainnya)
- Memasukkan obat-obat dan alat kesehatan yang dipergunakan. Berdasarkan observasi dilapangan, kesulitan yang dihadapi adalah:
- Kemampuan dasar system operasi computer tidak dijelaskan, seperti membuka file, menutup file,dll)
- Pengenalan istilah-istilah program seperti cancel, ignore, dialog box,dll. - Penggunaan bahasa computer secara kombinasi yaitu bahasa Indonesia untuk
program yang diadaptasi, sementara program aslinya menggunakan bahasa Inggris.
- Penggunaan shortcut-shortcut yang tidak standar untuk tiap halaman kerja program, seperti F1untuk mencari nama pasien, F2 untuk mencari pasien lama dll.
- Pemberian penjelasan terhadap setiap menu yang ada, sehingga memudahkan petugas membaca bila mengalami kesulitan.
- Penggunaan warna dan ukuran huruf yang standar untuk semua tampilan sehingga tidak ada memberikan penekanan maupun untuk memberikan tanda peringatan.
- Kemampuan petugas mengenal dan mengoperasikan keyboard dan mouse. Hal ini dilihat dari tidak biasanya mereka menggunakan keyboard untuk mengetik kata atau kalimat secara cepat. Mereka masih bingung mencari letak huruf, fungsi tombol, membuat huruf besar, dll.
Melihat temuan tersebut, Manuaba, (2003b) menekankan perlunya memperhatikan pendekatan secara sistemik, holistic, interdisipliner dan partisipasi (SHIP approach) bila akan membuat suatu program. Dalam hal ini petugas yang akan mempergunakan program diminta pendapatnya, unit yang memerlukan laporan juga diminta pendapatnya, para ahli kesehatan juga harus ikut dalam penyusunan program serta memperhatikan prinsip penerapan teknologi tepat guna.
201
Pembuatan program (software) dengan pendekatan holistic akan menghasilkan program rumah sakit yang mampu diadaptasi oleh setiap petugas (user friendly), menghasilkan data untuk pelaporan secara akurat, menyajikan informasi kepada pelanggan secara cepat dan tepat. Bila hal ini dapat dilaksanakan maka manfaat program untuk mempercepat pelayanan rumah sakit akan tercapai.
Hal lain adalah mempersiapkan petugas yang akan menggunakannya, petugas yang akan memeliharanya maupun petugas yang akan memperbaiki bila terjadi kerusakan, sebagai berikut:
1.Pengguna adalah petugas operator, rekam medik, perawat, dokter, analis. Mereka perlu diberikan pelatihan dasar mengenal computer dan system operasinya, pengetahuan dasar mengetik serta pengetahuan tentang program itu sendiri.
2.Pemelihara dan memperbaiki adalah petugas khusus yang menguasai teknik computer dan teknik operasional program. Petugas yang diperlukan adalah teknisi computer dan programmer.
Paramedis sebagai Petugas dan Operator Komputer
Pelayanan rumah sakit menyangkut berbagai pelayanan mulai dari pendaftaran, anamnesis, pemeriksaan dokter, pemeriksaan penunjang, pengobatan dan tindakan lainnya, pemberian obat sampai pembayaran. Tetapi dalam pelaksanaannya pelanggan akan menilai kecepatan pelayanan dari kecepatan petugas melakukan anmnesis sampai memperoleh tindakan pengobatan. Semua proses tersebut dilaksanakan di Unit Gawat Darurat sebagai pusat operasional rumah sakit. Di Unit ini akan bertugas tenaga paramedis dan dokter.
Selain tugas memberikan pelayanan kepada pasien secara tenaga medis dan paramedic, mereka juga dituntut melakukan kegiatan administrasi pelayanan rumah sakit dan administrasi medis. Administrasi medis dilakukan dengan mencatat seluruh data tindakan terhadap pasien dilembar Catatan Medik. Administrasi rumah sakit adalah mencatat semua jenis tindakan, jumlah obat beserta harga-harganya ke dalam computer, untuk kemudian menjadi bahan referensi bagi kasir rumah sakit meminta biaya pelayanan kepada pasien. Kedua tugas tersebut dilaksanakan secara bersamaan terhadap setiap pasien yang datang ke Unit Gawat Darurat. Bila salah satu tidak dilaksanakan, maka unit apotik dan kasir akan menelepon untuk segera dilaksanakan prosedur pemasukan data ke koputer.
Memperhatikan tugas tersebut, maka untuk setiap pasien yang dilakukan prosedur sampai tuntas, belum bisa memberikan pelayanan kepada pasien berikutnya. Akan tetapi sesuai dengan nama unit pelayanan ini, maka jumlah pasien dan jenis pasien bervariasi. Tentunya konsentrasi petugas lebih focus pada pelayanan kesehatan dan tindakan emergensi untuk menyelamatkan pasien. Keterlambatan pelayanan medik lebih menimbulkan keluhan pasien dari pada keterlambatan pelayanan administrasi. Jadi konsentrasi petugas akan terpecah antara kedua pelayanan tersebut. Dampak yang ada berdasarkan kompetensi petugas terhadap program computer adalah:
- Keterlambatan pelayanan medis kepada pasien bila harus menyelesaikan pelayanan administrasi.
- Keterlambatan administrasi bila harus melakukan pelayanan medik.
Berdasarkan tinjauan ergonomic, maka petugas tersebut akan menerima beban kerja yang berlipat, sehingga dapat menimbulkan stress (Grandjean & Kroemer, 2000). Stress akibat tugas medis saja sudah dapat mempengaruhi kinerjanya, apalagi ditambah stress akibat ketidaksiapan mengoperasikan program computer dan komputernya.
202
Akibatnya adalah keterlambatan pelayanan kepada pasien, sehingga tujuan penggunaan program computer tidak sesuai dengan harapan semula.
Melihat peningkatan beban kerja tersebut, maka hendaknya lebih baik mempergunakan operator khusus untuk pelayanan administrasi. Tujuannya adalah untuk mempercepat pelayanan medis petugas. Bagaimanapun pandangan pelanggan terhadap kecepatan pelayanan rumahsakit masih ditentukan oleh kecepatan petugas medis memberikan tindakan medis kepada pasien.
Peluang dan Tantangan
Melihat perkembangan masyarakat sebagai pengguna jasa pelayanan rumah sakit maka pemanfaatan teknologi informasi merupakan suatu keharusan Hal ini didasarkan atas berbagai pertimbangan:
1. Undang-undang kesehatan yang mengatur hak dan kewajiban pasien sebagai konsumen serta hak dan kewajiban rumah sakit sebagai penyedia layanan beserta tuntutan hokum terhadap setiap kelalaian yang dilakukan (Anonim, 1992).
2. Adanya keharusan memberikan informasi yang benar dan seluas-luasnya kepada pasien dan keluarganya (informed consent) terhadap setiap tindakan yang akan dilakukan beserta dampaknya. Kondisi tiap pasien memerlukan penjelasan yang berbeda (Manuaba, 1997). Oleh karena itu setiap data pasien, tindakan medik harus tercatat dengan baik dan dapat dengan mudah diakses di kemudian hari.
3. Makin banyaknya rumah sakit swasta di suatu daerah menyebabkan persaingan semakin ketat. Untuk memenangkan persaingan, maka pelayanan bermutu merupakan hal yang mutlak antara lain melalui kecepatan pelayanan rumah sakit dalam arti luas (Tjiptono, 1997).
4. Pelayanan medis kepada pasien semakin bervariasi. Spesialisasi dokter semakin banyak sehingga pasien memerlukan informasi yang benar untuk memilih jenis pelayanan yang sesuai. Pasien berhak menentukan dokter yang akan dipilih beserta tindakan yang akan dilakukan berdasarkan penjelasan yang telah diterimanya (Manuaba, 2003a).
Dengan demikian peluang penggunaan teknologi informasi di rumah sakit Pertamina Cirebon memiliki peluang sangat besar, karena akan mampu menyediakan suatu system informasi secara cepat dan akurat, antara lain:
- Mempercepat penyediaan data pasien baik pasien baru maupun pasien lama. Hal ini tentu bermanfaat untuk pasien-pasien langganan dalam waktu lebih dari 5 tahun. Pencatatan secara manual pada buku Catatan Medik akan dihapus dari ruang penyimpanan catatan medis setiap 5 tahun.
- Ruang penyimpanan data semakin ringkas dan kecil, karena hanya mengandalkan beberapa computer, server, CD, VCD, floppy disk dan beberapa back-up data.
- Mempermudah pemberian informasi, karena dapat diakses oleh setiap petugas dan pasien. Hal ini tentu lebih cepat bila dibandingkan pemberian informasi oleh petugas informasi (public relations). Bila menggunakan petugas khusus, maka sifat layanan terbatas pada saat ada petugas, kemampuan memberikan penjelasan terbatas mengingat kompleksnya informasi pelayanan rumah sakit. - Mencatat data tindakan pasien secara nyata, seperti waktu tindakan, jenis
tindakan, biaya, ruangan dan lain sebagainya. Manipulasi data disatu unit akan menimbulkan ketidak sesuaian dengan tindakan selanjunya.
Semua hal tersebut memungkinkan pelayanan kepada pasien menjadi lebih cepat dan akurat, bila dibandingkan dengan menggunakan system informasi
203
manual. Hanya saja dalam pelaksanaannya, diperlukan beberapa penyesuaian maupun tantangan antara lain:
- Diperlukan petugas khusus untuk mengoperasikan, memelihara dan memperbaiki teknologi informasi yang dimiliki. Petugas dapat seorang yang menguasai teknik computer, membuat program computer serta mampu mengoperasikan. Hanya saja keterbatasan ilmu kedokteran yang dimiliki akan mempengaruhi jenis aplikasi program yang dibuat. Pemilihan petugas dapat berdasarkan kriteria:
1. Petugas computer yang belajar masalah kesehatan. 2. Petugas kesehatan yang mempelajari teknik computer.
Pelatihan khusus kepada petugas medis yang akan mengoperasikan program computer. Hal ini dilakukan bila petugas harus bekerja rangkap, sehingga kemampuan computer tidak sampai mengganggu kemampuan, waktu dan kecepatan pelayanan medik sebagai tugas pokoknya.
KESIMPULAN
Penggunaan teknologi informasi merupakan hal yang mutlak untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit. Dibutuhkan peningkatan program, sumber daya manusia dan system secara bersama-sama. Penyusunan program secara SHIP akan menghasilkan program yang lebih mudah dioperasikan karena merupakan produk bersama dan sesuai dengan kebutuhan mereka. Sementara itu pengembangan sumber daya secara khusus untuk mengoperasikan, memelihara dan memperbaiki program akan mampu menjaga program ini secara berkelanjutan. Sementara itu petugas medik lebih mampu meningkatkan konsentrasinya dalam memberikan pelayanan medik, sehingga pasien mendapatkan pelayanan medik lebih cepat.
SARAN
Untuk meningkatkan pelayanan melalui penerapan teknologi informasi, hendaknya disertai dengan pelatihan secara khusus kepada petugas yang akan mengoperasikannya. Pelatihan tidak hanya pada program itu sendiri, tetapi juga mengenai pengetahuan dasar tentang computer dan system operasinya serta kemampuan mengetik.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim, 1992. Undang-undang Republik Indonesia No. 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan.
Grandjean, E., Kroemer, 2000. Fitting the Task to the Human. A textbook of Occupational Ergonomics. 5th edition. Piladelphie: Taylor & Francis.
Manuaba, A. 1997. Different features of work systems in Indonesia and their consequent approachs. J. Human Ergol. 26:99-105.
Manuaba., A. 1998a, ‘ Task demaapacity and Performance – A Holistic system approach in manual material handling’, Ergonomi dan Materi Khusus. Proceeding Seminar Ergonomi, Denpasar : Program Studi Ergonomi-Fisiologi Kerja Universitas Udayana, 18 November.
Manuaba, A. 1998b. Bunga Rampai Ergonomi, Vol 1, Program Studi Ergonomi - F Isiologi Kerja Universitas Udayana.
Manuaba, A. 1998c. Widen the horizon is still needed in ergonomic approach and application in Indonesia. Proceeding Seminar Ergonomi dan Olahraga. Denpasar 18 November.
204
Manuaba, A. 2003a. Holistic Design is a must to attain sustainable product, The National Seminar on Product Design and Development Industrial Engineering UK Maranatha, Bandung, 4 – 5 Juli.
Maruaba, A. 2003b. Organisasi Kerja, Ergonomi dan produktivitas. Seminar Nasional Ergonomi, Jakarta, 9 – 10 April.
Rahardjo, B., 1999. Implementasi Teknologi Informasi di Industri Menengah. Pusat Penelitian Antar Universitas bidang Mikroelektronika (PPAUME), Institut Teknologi Bandung.
Tjiptono, F. 1997. Prinsip – prinsip Total Quality Service. Jogyakarta: Penerbit Andi. ………., 1999. Pedoman Lokakarya Pembangunan Bali Berlanjut, Denpasar.
