II-1
TINJAUAN PUSTAKA
Pada bagian ini akan dibahas mengenai prinsip-prinsip dari manajemen proses bisnis terutama terkait dengan supply chain management, pengklasifikasian barang, konsep perancangan proses bisnis dengan SCOR Framework, dan konsep perancangan aplikasi berbasis objek dengan menggunakan unified process.
2.1 Proses Bisnis
Supply chain management
2.1.1 Proses Bisnis
Setiap perusahaan pastilah memiliki proses dan fungsi. Fungsi diartikan sebagai sesuatu yang selalu ada selama organisasi dalam perusahaan tersebut berjalan. Proses merupakan suatu aktivitas yang memiliki awal dan akhir. Proses adalah aktivitas-aktivitas terstruktur dan terukur untuk memproduksi output tertentu untuk konsumen ataupun target pasar, dan memberikan pengaruh yang kuat tentang bagaimana suatu pekerjaan diselesaikan di dalam suatu organisasi (Davenport 1993).
Fungsi dalam suatu perusahaan dan keterhubungan antar fungsi tersebut digambarkan oleh Porter dalam bentuk Porter Framework. Porter mendefinisikan bahwa untuk setiap fungsi dalam perusahaan tersebut terdapat suatu rantai nilai yang memberikan kontribusi terhadap profit margin operasional bisnis suatu perusahaan, yang biasa dikenal dengan value chain [GAM07]. Porter mengelompokan aktivitas perusahaan menjadi aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Proses sendiri terjadi di dalam atau antar fungsi dalam perusahaan tersebut.
Value chain dan pekerjaan untuk setiap fungsi tersebut dapat dilihat pada Gambar II-1.
Gambar II-1 Value Chain Porter Framework
Proses bisnis merupakan suatu cara dimana pekerjaan diorganisir, dikoordinasikan, dan difokuskan untuk menghasilkan produk atau layanan yang bernilai (valuable) [GAM07].
Proses bisnis memiliki tiga komponen utama [PUB93] yaitu: 1. Input, merupakan material atau user requirement.
2. Proses, merupakan sejumlah aktivitas atau pekerjaan untuk melakukan transformasi input. Dapat berupa serangkaian proses atau tahapan tertentu 3. Output, merupakan hasil akhir yang diinginkan.
Perancangan proses bisnis dapat dilakukan dengan mengidentifikasi dan menganalisis urutan setiap proses yang terjadi dan menggambarkannya dalam sebuah model seperti flowchart, cross-functional chart, IDEF0, dan sebagainya. Gambar II-2 merupakan contoh proses beserta komponennya yang ditulis dengan menggunakan IDEF0 [PUB93].
Penggambaran menggunakan IDEF0 tersebut dapat dibuat secara hierarki untuk menunjukkan hierarki dari proses. Proses yang lebih umum dapat dipecah menjadi proses yang lebih detil seperti pada Gambar II-3.
Gambar II-3 Hierarki Proses dalam IDEF0
2.1.2 Supply chain management
Supply chain didefinisikan sebagai rangkaian proses bisnis dan informasi yang menyediakan produk atau layanan dari pemasok melalui proses manufaktur dan distribusi ke konsumen paling akhir (Schroeder, 2000). Pelaku-pelaku yang terlibat dalam supply chain ini antara lain pemasok, pusat produksi/manufaktur/pabrik, warehouse, distributor, dan outlet.
Struktur komponen dari supply chain dapat dibagi menjadi tiga layer atau lapisan supply chain [RAJ07] yaitu:
1. Upstream supply chain, merupakan lapisan yang terdiri dari rangkaian
pemasok mulai dari pemasok tingkat pertama hingga tingkat akhir sebelum masuk ke dalam manufaktur.
2. Internal supply chain, merupakan lapisan yang terdiri dari seluruh rangkaian
proses yang terjadi pada manufaktur atau organisasi untuk mengubah/mentransformasi input dari pemasok menjadi output yang bernilai. 3. Downstream supply chain, merupakan lapisan yang terdiri dari seluruh
rangkaian proses untuk melakukan pengiriman produk ke konsumen akhir. Ilustrasi dari keterhubungan ketiga lapisan supply chain tersebut dapat dilihat pada Gambar II-4.
Gambar II-4 Lapisan Supply chain management
Customer sebagai sasaran merupakan penentu utama pola kegiatan yang dilakukan oleh pelaku supply chain. Kegiatan para pelaku ini sangat didasarkan pada kebutuhan (demand) yang ada disisi customer. Maka, kegiatan supply chain biasanya diidentifikasi secara mundur atau backward.
Pada Tabel II-1 terdapat beberapa pengertian dari supply chain management dari buku [OXF04].
Tabel II-1 Pengertian Supply chain management
Penulis Definisi
Oliver & Weber (1982)
Supply chain management menangani aliran barang mulai dari pemasok melalui manufaktur dan distribusinya ke end user
Simchi-levi,et al (2000)
Supply chain management merupakan kumpulan (set) alat, cara, atau pendekatan yang bertujuan untuk mengintegrasikan hubungan antara pemasok, manufaktur, warehouse (depo), dan gudang agar berjalan secara efektif dan efisien, sehingga produk dapat diproduksi dan didistribusikan dalam jumlah dan ke lokasi yang benar, dan dalam
Penulis Definisi
waktu yang tepat untuk mengurangi total biaya produksi, tapi di sisi lain permintaan tetap dapat terpenuhi dan keuntungan didapatkan
Persoalan utama dalam mengatur supply chain yaitu perkiraan permintaan/kebutuhan (demand forecasting) dan waktu pengiriman. Kedua persoalan ini bersifat tidak pasti (uncertainty) dan dipengaruhi oleh banyak faktor [SAI06].
Lima hal penting agar SCM lebih produktif dan efisien [SHO05], yaitu:
1. Tetapkan SCM sebagai aspek strategis bagi perusahaan
SCM seharusnya diterapkan sesuai dengan strategi organisasi/bisnis secara keseluruhan bukan pada level operasional saja. Strategi tersebut dapat dilihat pada Tabel II-2.
Tabel II-2 Strategi Bisnis dan SCM Strategi
Utama
Sumber Keunggulan
Basis Kompetisi Kunci Keberhasilan
Biaya Efisiensi biaya produksi
Harga termurah dikelasnya
Efisiensi infrastruktur dan alat transportasi
Inovasi Unik teknologi dan merek
Produk inovasi Ketepatan waktu dan kecepatan masuk pasar
Pelayanan Pelayanan
prima
Sesuai dengan keinginan khusus konsumen
Rancang supply chain management secara khusus
Mutu Keamananan dan keandalan produk
Produk yang dapat diandalkan
Pengendalian mutu dalam supply chain management (tracebility)
2. Rancang proses SCM dari ujung ke ujung
3. Rancang struktur organisasi supply chain management
Struktur organisasi harus bisa mengintegrasikan SCM secara keseluruhan seperti pada Gambar II-5.
Gambar II-5 Struktur Organisasi Supply chain management 4. Kembangkan model kolaborasi yang tepat
5. Gunakan alat ukur kinerja yang tepat
Dalam perancangan SCM terdapat tiga hal yang perlu dirancang [RAJ07], yaitu:
1. Aliran barang/material
Aliran barang mulai dari pemasok hingga konsumen akhir melalui seluruh bagian SCM dan sebaliknya termasuk juga pengembalian barang, daur ulang, dan penghancuran (disposal).
2. Aliran informasi
Aliran informasi dan pengetahuan meliputi perkiraan kebutuhan (demand forecasting), transmisi permintaan/order, dan laporan status (status report)
3. Aliran finansial
Aliran dan informasi finansial meliputi informasi kartu kredit, credit terms, jadwal pembayaran, konsinyasi, dan rencana serta persetujuan kepemilikan dan pembayaran (Kalakota&Robinson, 2000).
Pada tugas akhir ini hanya akan dirancang aliran barang dan informasi saja. Hal ini dikarenakan aliran barang dapat terlihat langsung pada pendefinisian proses dan aliran informasi merupakan dasar perancangan aplikasi komputer. Untuk aliran finansial, diperlukan pemodelan sendiri yang tidak tercakup pada SCOR Framework.
Hasil dari perancangan SCM ialah strategi pengelolaan SCM yang tepat untuk diterapkan perusahaan. Terdapat dua macam strategi SCM menurut Marshall L. Fisher yaitu efficient dan responsive supply chain management [FMA97]. Ciri-ciri
Tabel II-3 Strategi Supply chain management
Pembeda Physically Efficient Process Market Responsive Process
Tujuan utama Memasok permintaan yang terprediksi (predictable demand) dengan biaya seminimal mungkin
Memasok permintaan yang sulit diprediksi (unpredictable demand), meminimalkan ketidaksediaan stok (stockouts) ketika ada permintaan dan menghindari adanya inventori yang tidak terpakai (berlebih)
Fokus manufaktur
Menjaga utilisasi Mengurangi dan menyebarkan kelebihan kapasitas (buffer capacity) Strategi
Inventori
Lakukan perubahan cepat dan meminimalkan inventori di setiap titik supply chain
Distribusikan tempat penyimpanan stok dan barang jadi
Lead time focus
Perpendek lead time selama tidak meningkatkan biaya
Investasi khusus untuk mengurangi lead time
Pendekatan untuk pemilihan pemasok
Pilih atas dasar biaya dan kualitas
Pilih atas dasar kecepatan, fleksibilitas, dan kualitas
Strategi desain produk
Maksimalkan performansi produk dan minimalkan biaya
Gunakan modular design untuk menunda diferensiasi produk
Perusahaan perlu menyiapkan lima strategi untuk merancang strategi SCM [SHO05], yaitu:
1. Operation Strategy
Strategi operasi dan strategi SCM yang cocok digunakan dapat dilihat pada Tabel II-4.
Tabel II-4 Jenis Strategi Operasional dan Penentuan Strategi SCM Strategi Operasi Dipilih untuk Strategi SCM
Make to stock Produk standar yang dijual dalam volume besar
SCM seefisien mungkin, standarisasi metode dan alat frekuensi serta lot size optimal, EOQ, ROP
Strategi Operasi Dipilih untuk Strategi SCM
Make to order Produk sesuai pesanan konsumen, pesan ulang masih mungkin tapi dalam frekuensi kecil
SCM responsif, target dan ketepatan waktu sangat penting, Variasi metode dan alat perlu dipersiapkan
Configure to order
Produk standar yang produk akhirnya disesuaikan dengan keinginan konsumen
Dari pabrik ke outlet SCM efisien, dari outlet ke konsumen SCM responsif
Engineer to Order
Produk kompleks dan unik untuk keperluan konsumen tertentu
SCM responsif. Metode dan alat perlu negosiasi dan kontrak khusus
2. Channel Strategy, pemilihan jalur distribusi yang tepat.
3. Outsourcing Strategy, pemilihan kegiatan apa yang dapat dipindah tangankan
ke perusahaan lain (outsourcing).
4. Customer Service Strategy, pemilihan cara pelayanan yang tepat
5. Asset Network, perusahaan harus memperhatikan jaringan asset seperti
pemilihan lokasi pabrik, restrukturisasi infrastruktur, posisi warehouse, dan sebagainya.
Pengelolaan organisasi ada dua macam yaitu:
1. Silo Organization, merupakan suatu model manajemen organisasi dimana
setiap unit dalam organisasi tersebut (pemasaran, produksi, keuangan, SDM, dan sebagainya) masing-masing seperti kerajaan kecil. Antara unit satu dengan yang lain tidak ada koordinasi.
2. Process Organization, merupakan bentuk organisasi yang sudah cair. Di
dalamnya tidak ada lagi birokratis dan tidak ada lagi kerajaan-kerajaan kecil. Integrasi internal di dalam perusahaan mensyaratkan situasi seperti ini.
Prasyarat untuk masuk ke information technology dalam SCM adalah mengubah keadaan perusahaan dari silo menjadi process organization. Jika bentuk organisasi telah berubah barulah diterapkan information technology yang biasa dikenal dengan Enterprise Resource Planning (ERP) seperti SAP, Oracle, dan sebagainya [SAI06].
Langkah-langkah yang dapat digunakan untuk melakukan desain information technology yang dapat mendukung SCM [SAI06], adalah sebagai berikut:
1. Langkah pertama, membangun strategi SCM dengan menggunakan SCOR Model
2. Langkah kedua, menyusun proses bisnis SCM-nya sebelum dilakukan kesiapan teknologi informasinya. Pada tahap ini digunakan pula SCOR model. 3. Langkah ketiga, melakukan penilaian atas kesiapan organisasi terhadap information technology untuk SCM. Bila ditemukan kesenjangan, maka akan dirancang information technology untuk mengisi kesenjangan tersebut. Pada tahap inilah ditentukan modul-modul apa saja yang dibutuhkan untuk aplikasi SCM.
4. Langkah keempat, merancang information technology untuk SCM dengan menggunakan hasil analisis sebelumnya. Proses perancangan aplikasi dapat dilakukan dengan metodologi seperti DFD (data flow diagram), UML (unified modeling language), atau RUP (Rational Unified Process).
5. Langkah kelima, implementasi rancangan aplikasi dengan menggunakan aplikasi komersial atau membangun sendiri.
Ilustrasi dari langkah-langkah untuk melakukan desain information technology dapat dilihat pada Gambar II-6.
Dari setiap proses tersebut akan diidentifikasi key performance indicator (KPI). Perancang perlu membedakan antara KPI dengan critical success factor (CSF). CSF diukur ketika proses telah selesai dijalankan sedangkan KPI selama proses berjalan. Contoh CSF yaitu kepuasan pelanggan, finance terkait biaya pemenuhan pesanan dan tingkat inventori, quality terkait masalah instalasi, faktur, dan manufacturing orders, serta cycle time dari produk/material [PDA07 dengan perubahan seperlunya].
Dalam mendefinisikan KPI sebelumnya perlu mengetahui sifat-sifat dari KPI, sifat tersebut di antaranya [PDA07]:
1. Bukan sesuatu yang diukur berdasarkan nilai finansial 2. Pengukuran dilakukan secara periodik
3. Ditetapkan oleh CEO atau tim senior manajemen
4. Dapat diukur dengan pasti dan dapat dijalankan oleh seluruh staf 5. Berhubungan dengan tanggung jawab kinerja individual atau tim 6. Memiliki efek signifikan terhadap CSF
7. Memberikan pengaruh positif terhadap ukuran performansi yang lain jika dilakukan optimasi
2.1.3 Klasifikasi Barang
Dalam penentuan strategi SCM proses klasifikasi barang merupakan salah satu dasar untuk pemilihan strategi. Pertimbangan perbedaan strategi untuk tiap barang yang digunakan selain melihat kebutuhan (demand) juga melihat sifat dari barang tersebut. Terdapat beberapa cara pengelompokan barang. Perbedaan antar cara terletak pada dasar pengelompokannya.
Marshall L. Fisher membedakan barang berdasarkan sifat barang yaitu dengan melihat perilaku dan life time dari barang. Terdapat dua kelompok yaitu barang fungsional dan barang inovatif [FMA97]. Ciri-ciri tiap kelompok dapat dilihat pada Tabel II-5.
Tabel II-5 Perbandingan Klasifikasi Barang
Pembeda Fungsional Inovatif
Sifat permintaan Permintaan dan Kebutuhan dapat diprediksi (Predictable Demand)
Permintaan dan Kebutuhan tidak dapat diprediksi (Unpredictable Demand)
Pembeda Fungsional Inovatif
Life cycle produk Lebih dari 2 tahun 3 bulan – 1 tahun
Kontribusi margin 5 – 20 % 20 – 60 %
Variasi produk Rendah Tinggi
Kontribusi kerugian terhadap bisnis ketika terjadi kesalahan peramalan kebutuhan
10 % 40 – 100%
Rata-rata stockout 1 - 2 % 10 – 40%
Pemotongan biaya 0 % 10 – 25%
Waktu yang dibutuhkan untuk order hingga barang jadi
6 bulan – 1 tahun 1 hari – 2 minggu
Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya strategi efisien cocok untuk barang yang termasuk dalam kelas atau kategori barang-barang fungsional, sedangkan strategi responsif cocok digunakan untuk barang-barang inovatif. Pendekatan dan irisan antara strategi supply chain dengan kategori barang dapat dilihat pada Gambar II-7.
Gambar II-7 Kesesuaian Klasifikasi Barang dengan Strategi SCM
2.2 SCOR Framework
SCOR Framework merupakan single framework yang mengintegrasikan konsep rekayasa proses bisnis, benchmark, dan praktikal Supply chain management yang digambarkan sebagai proses plan, source, make, deliver, and return dari pemasok ke konsumen melalui sejumlah proses dalam manufaktur yang seluruhnya sejalan dengan
strategi operasional, material, pekerjaan/proses, dan aliran informasi perusahaan [BOR03]. Keterkaitan pelaku dan proses dalam perusahaan pada SCOR framework digambarkan pada Gambar II-8 [BOR03].
Gambar II-8 Supply chain management pada SCOR Framework
Untuk setiap titik hubungan antar pelaku dalam supply chain akan didefinisikan proses:
1. Plan
Setiap proses pasti memiliki input dan output. Setiap proses eksekusi harus memiliki plan yang baik agar dapat berjalan lancar. Begitu pula dalam supply chain management, plan harus direncanakan secara menyeluruh dan untuk setiap proses eksekusi yaitu source, make, deliver, dan return.
2. Source
Source merupakan proses eksekusi yang terkait dengan cara mendapatkan barang atau layanan yang diperlukan untuk menjalankan bisnis perusahaan. Source dijalankan berdasarkan plan source yang telah dibuat. Inti dari source adalah aktivitas pemilihan pemasok dan pembangunan kerja sama perusahaan dengan pemasok [SHO05].
3. Make
Proses make berkaitan dengan transformasi sumber daya yang didapatkan melalui proses source untuk menghasilkan barang atau layanan sesuai dengan spesifikasi dan aturan yang telah disepakati. Ada beberapa perusahaan yang menyerahkan kegiatan-kegiatan yang terangkum dalam proses make ini ke perusahaan lain (outsource). Contoh kegiatan dalam proses make yaitu pengemasan dan peluncuran produk (promosi) [SHO05].
4. Deliver
Proses deliver dimulai dengan penerimaan order dari konsumen (customer) hingga proses pemenuhan order tersebut dan pengumpulan pembayaran atas order tesebut. Proses deliver memastikan bahwa kebutuhan konsumen dapat dikomunikasikan ke seluruh jaringan supply chain. [SHO05].
5. Return
Proses pengaturan pengembalian barang, pemberian garansi, otorisasi, pemilihan barang yang dapat atau tidak dapat dikembalikan, dan disposisi barang jika terjadi pengembalian pada waktu dan tempat yang tepat [SHO05]. SCOR Model memiliki enam detil level. Tiga level pertama yaitu proses, subproses, dan aktivitas dideskripsikan pada model. Proses operasi (operable processes) atau level 4-6 digambarkan sebagai urutan kerja atau workflow.
Penggunaan level 1 hingga level 3 dapat mentranslasikan strategi bisnis ke dalam rancangan arsitektur supply chain yang dapat digunakan untuk mencapai objektif perusahaan. Derajat kedalaman penggunaan level yang digunakan berbeda-beda bergantung pada kebutuhan spesifik bisnis perusahaan dan titik awal pembangunan supply chain [SHO05].
2.3 Rational Unified Process
Rational Unified Process (RUP) merupakan salah satu metode pembangunan perangkat lunak yang dilakukan secara iteratif, berpusat pada arsitektur perangkat lunak (architecture centrics), dan didasarkan pada pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh aktor (use case driven). RUP banyak digunakan karena mampu merepresentasikan dan mendefinisikan dengan jelas apa, bagaimana, dan kapan suatu pekerjaan dilakukan sehingga pemetaan dari desain ke aplikasi dapat dilakukan dengan mudah karena aliran kerjanya (work flows) telah jelas [KRO03].
RUP merupakan gabungan antara metode yang didasarkan pada notasi dengan metode yang berdasarkan proses. Hubungan kedua metode tersebut dapat dilihat pada Gambar II-9.
Gambar II-9 Model RUP Gabungan UML dan Process
RUP memiliki empat fase pembangunan [KRO03], yaitu sebagai berikut:
1. Inception, merupakan fase pendefinisian scope dari project yang akan
dilakukan. Identifikasi apakah project layak dijalankan dan resiko-resiko yang mungkin terjadi akibat adanya project tersebut. Pada fase ini dilakukan juga identifikasi awal terhadap kebutuhan aplikasi.
2. Elaboration, merupakan fase identifikasi segala hal teknis, resiko teknis,
kebutuhan fitur, arsitektur yang akan digunakan, dan perbaikan scope dari project yang akan dikerjakan.
3. Construction, merupakan fase pembangunan perangkat lunak berdasarkan
hasil analisis dan desain pada fase sebelumnya.
4. Transition, merupakan fase implementasi dari aplikasi atau perangkat lunak
yang dibangun.
Aliran kerja dan diagram / model yang dibangun untuk setiap fase pada aliran kerja dapat dilihat pada Error! Reference source not found..
