PERENCANAAN DAN PENGADAAN SDM

PERENCANAAN

DAN

PENGADAAN SDM

UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA

Competency:

The combination of observable

and measurable knowledge, skills,

abilities and personal attributes

that contribute to enhanced

employee performance and

ultimately result in organizational

success.

ASKERA

= Attitude, Skill,

Knowledge, Experience,

Responsibility, Accountability

COMPETENCY:

HR alignment with business

Strategic partner

(Management of Strategic Human Resources)

Change Agent

(Management of Transformation

and change)

Administrative expert

(Management of

Organisation infrastructure)

Employee champion

(Management of Employee contribution) Future/strategic focus

Day-to-day operational focus

Peo

KOMPETENSI PRAKTISI HR

Penguasaan

Bisnis

Penguasaan

Pengelolaan

Perubahan

Penguasaan

Pengelolaan

SDM

Master HR

practices

Manage change

processes

Demonstrate

personal

credibility

6

PERENCANAAN KEBUTUHAN SDM

1.

Memastikan jumlah dan kualifikasi pekerja pada saat dan

tempat yang tepat, dan mampu mensukseskan strategi

pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

2.

Menetapkan kebutuhan pekerja dengan tepat dan

tersedianya sistem atau sarana guna mensukseskan

Lingkungan

Strategi

Bisnis

SDM YG ADA

Teknologi

PERENCANAAN

& PENGADAAN SDM

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

PERENCANAAN DAN PENGADAAN SDM

The Big Role of HR

Strategic Plan

for Future

Current Workforce

How do we fill

MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN SDM

10

PENGADAAN SDM

1.

Program ini berisikan kegiatan Pengadaan SDM

mencakup tahapan rekrutmen dan proses seleksi

hingga program orientasi karyawan yang dilakukan

di organisasi.

2.

Beberapa teori yang mendasari tentang

prinsip-prinsip Pengadaan Sumber Daya Manusia juga akan

diuraikan dalam program ini meliputi definisi,

filosofi, kajian dari beberapa buku teks.

3.

Untuk menjadikan praktisi Manajemen SDM

kompeten dalam bidang Pengadaan SDM, program

ini akan dilengkapi dengan tahapan kegiatan

Kompetensi Pengadaan Pekerja

Peserta mampu:



Membuat rencana pencarian sumber calon pekerja;



Melaksanakan pencarian sumber calon pekerja

(rekrutmen);



Melaksanakan proses seleksi calon pekerja;



Melakukan penilaian hasil seleksi;



Melakukan penawaran kerja terhadap calon pekerja;



Melakukan penempatan pekerja;

•

Memberikan organisasi, SDM yang

‘match’,

memiliki

‘skills’,

‘knowledge’,

dan

‘attitude’

yang sesuai dengan kebutuhan

organisasi, sehingga organisasi dapat mencapai tujuannya

dengan optimal;

•

Memastikan bahwa orang yang tepat berada di tempat yang

tepat dan waktu yang tepat. (

To ensure that the right people

will be in the right place at the right time).

CAPABILITY

Knowledge Skill

Attitude

REQUIREMEN

T

Knowledge Skill

Attitude

Matching

Recruitment &

Selection

PENCARIAN &

MENGANALISA/ MELAKUKAN TES KEPADA PELAMAR

MENEMUKAN SEORANG YANG TERBAIK UNTUK PENEMPATAN

REKRUTMEN

_SELEKSI

PROSES MENEMUKAN &

MENARIK MINAT CALON KARYAWAN YG

DIBUTUHKAN AGAR MELAMAR MENJADI

KARYAWAN

PROSES MENYARING &

MEMILIH CALON KARYAWAN/ PELAMAR

UNTUK DITERIMA DI PERUSAHAAN

• Website Perusahaan

• Website Jobs DB.com

• Career Development Center –

Universitas/Institut

• Surat Kabar

• Job Posting ke Disnaker/Kemnaker

• Job Fair – Campus recruitment

Serangkaian kegiatan yang dilakukan

secara terencana, guna memperoleh calon

karyawan yang sesuai dengan tuntutan

jabatan (job requirement), yang terurai

secara rinci dalam uraian jabatan (job

description), spesifikasi jabatan (job

specification), dan standar kinerja jabatan

(job performance standard)

REKRUTMEN

JOB DESCRIPTION Menguraikan apa-apa yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan (a profile of the job)

JOB SPECIFICATION Menguraikan syarat-syarat, kompetensi dari pemegang jabatan (a profile of

human characteristics,

demographic, competency, psychological)

JOB PERFORMANCE STANDARD

Merupakan target, kriteria yang dapat mengukur

Dimulai sejak mencari pelamar dan diakhiri

dengan diterimanya surat lamaran. Hasil dari

proses rekrutmen adalah sekelompok pelamar

yang akan dipilih (short-listed) melalui proses

seleksi menjadi pegawai baru

* CHR. JIMMY L. GAOL 2014

surplus

demand Organizational

Identifikasi Sumber Rekrutmen

Rekrutmen Internal

Rekrutmen Eksternal

Keuntungan :

- Imbalan bagi karyawan yang bekerja dengan baik

- Meningkatkan moral karyawan - Kinerja masa lalu dapat diketahui - Suksesi kepemimpinan

Keuntungan

- Membawa ide-ide baru

- Membawa kompetensi yang dibutuhkan perusahaan

- Pengetahuan dari perusahaan lain - Merekrut yang berpengalaman

dapat mengurangi biaya training

Kerugian :

- Pengetahuan terbatas yang telah dipelajari dari perusahaan.

- Biaya training atau pengembangan tinggi

- Menimbulkan politik kantor

Kerugian :

- Karyawan yang didapat tidak cocok

- Biaya rekrutmen tinggi

- Menimbulkan masalah moral pada kandidat internal

-

Rangkaian kegiatan yang dilakukan

oleh perusahaan/organisasi untuk

dapat mengambil keputusan tentang

siapa-siapa dari calon pegawai yang

paling tepat (memenuhi syarat)

untuk bisa diterima menjadi pegawai

dan siapa-siapa yang seharusnya

ditolak untuk diterima menjadi

pegawai

CHR. JIMMY L. GAOL 2014

SELEKSI

Tujuan Seleksi :

• Memastikan perusahaan memperoleh karyawan sesuai

persyaratan yang dibutuhkan serta memilih kandidat terbaik melalui persaingan uji kompetensi (Aprianto,2013);

• Merupakan proses penyaringan karyawan untuk menduduki suatu jabatan baik pada „entry level‟ hingga seluruh tingkatan manajerial maupun untuk promosi jabatan (Aprianto, 2013);

1. Informasi tentang

visi, misi, strategi bisnis, iklim

organisasi

, dan budaya kerja

2. Informasi tentang posisi, jumlah, dan waktu pemenuhan tenaga kerja

3. Informasi tentang tugas dan tanggung jawab

4. Standar kualifikasi

tenaga kerja yang dibutuhkan 5. Informasi tentang kecakapan yang diperlukan untuk

suatu posisi (job specification), serta informasi tentang kompetensi yang harus dimiliki untuk posisi tersebut

(man specification)

Job specification dan Man specification disebut juga

Kriteria inti

,

sebagai dasar menentukan metode dan

serangkaian alat seleksi yang digunakan dalam proses seleksi

Ditolak

Menawarkan

kandidat berikutnya yang cocok

METODE SELEKSI



Pemilihan metode seleksi bertujuan untuk memperoleh

karyawan dengan

kualitas sesuai persyaratan

seseorang untuk

menduduki suatu suatu lowongan jabatan



Metode seleksi yang paling baik adalah

mendekati penggunaan

keahlian pada jabatan

yang akan diisi guna memperoleh

METODE SELEKSI

EXTERNAL SELECTION

Assessment Methods :

• Personality Test

• Cognitive Ability Test

• Physical Ability Test

• Work Samples

• Structured Interview

INTERNAL SELECTION

Assessment Methods :

• Talent Management

• Seniority & Experience (pengalaman dan lama kerja)

• Job Knowledge (penguasaan terhadap konsep yang

diperlukan untuk ‘perform’ di pekerjaan tertentu

• Performance Appraisal (sepanjang reliable &

unbiased)

Contoh Alur Rekrut/Seleksi

PELAMAR

Admin. Screening (ELIGIBILITY)

Step 1

Test – Personality/Cognitive/Teknis

(SUITABILITY)

Step 2

Step 3 Interview – Behavioral/HR

Step 4 _{Interview - USER}

Step 5 Medical Test + Compensation



RELIABEL

: hasilnya konsisten meski

individu di tes pada waktu dan tempat

yang berbeda



VALID

:keberhasilan tes pada proses

seleksi benar-benar akan

menggambarkan keberhasilan pada

pekerjaannya

METODE ASSESSMENT

1.

ASSESSMENT CENTER : mengungkap kompetensi,

yaitu memotret perilaku yang muncul secara

langsung tanpa perlu mengungkap apa yang

mendasari seseorang berperilaku tertentu dengan

menggunakan simulasi-simulasi.

Assessment Center

menggunakan pendekatan

multi

methods

/

tools, multi Assessee,

dan

multi Assessor.

2.

PSIKOTES : mengungkap potensi yang ada serta

meramalkan kecenderungan perilaku yang akan

Asesmen Psikologis (Psikotes)

Asesmen Psikologis

Potensi seseorang

Aspek Kemampuan

Kognitif

Aspek Kepribadian

Aspek Sikap Kerja

Aspek

Tes Psikologi (Psikotes)

33

Kemampuan

Umum (Kognitif)

Sikap Kerja Kepribadian Kepemimpinan

• Kecerdasaan

• Daya Analisa

• Penalaran angka

• Kecermatan

• Kesigapan Kerja

• Ketekunan

• Prioritas tugas

• Dorongan berprestasi

• Inisiatif

• Kerja sama

• Penyesuaian diri terhadap

• perubahan

• Daya tahan Stres

• Keterampilan Interpersonal

• Daya tahan kerja

• Kemampuan

TES KEMAMPUAN KOGNITIF, merupakan tes yang mencakup kegiatan mental (otak), Segala upaya yang menyangkut aktivitas otak, meliputi :

1.Kemampuan pemahaman verbal – Verbal

Comprehension mengacu pada kemampuan seseorang untuk memahami serta menggunakan bahasa dan tulisan

2.Kemampuan Kuantitatif – Quantitative Ability

meliputi kecepatan dan ketepatan seseorang dalam memecahkan masalah aritmatika .

3.Kemampuan Penalaran – Reasoning ability mengacu pada kemampuan seseorang untuk menemukan berbagai solusi terhadap beragam masalah.

4.Kemampuan Penguraian – Analyze meliputi

kemampuan orang dalam menyusun analisa dan membuat sebuah kesimpulan dari suatu masalah.

Konsep

Memilih orang untuk berkinerja.

Kinerja orang = Kinerja Perusahaan.

MAU Tidak Mau pula

“Biang Kerok, Nyeseel Deh”

Mampu sih…

tapi Gak Mau

“Capeek deh

Faktor Suitability = Kepribadian

Kepribadian faktor penting penentu kecocokan dengan

pekerjaan. Personality tertentu cocok utk pekerjaan

tertentu

Tuntutan Pekerjaan

≈

Kepribadian => Enjoy => Perform

Harrison, 2002

KEPRIBADIAN

Bagaimana Mengetahui Suitability



Psikotes

=> tes psikologi untuk mengetahui tipe-tipe

kepribadian



Wawancara perilaku (Behavioral Interview)

=>untuk menggali fakta/evidence sikap/perilaku

dan respons yang pernah ditunjukkan saat

berhadapan dengan situasi kondisi tertentu.



Cross check referensi kerja

Terdapat 5 kategori aspek kepribadian yang umumnya saat ini diukur adalah:

1. Kepercayaan Diri : Keyakinan pada kemampuan diri sendiri untuk menyelesaikan suatu tugas/tantangan

2. Komunikasi : Kemampuan mengekspresikan isi pikiran secara jelas, lancar, mudah dipahami orang lain

3. Kontrol Diri : Kemampuan mengendalikan & mengontrol emosi

4. Stabilitas emosi: tingkatan emosi seseorang, tenang, mandiri dan otonomi dalam menghadapi masalah.

5. Motivasi Berprestasi: tingkatan/kemampuan seseorang untuk mendorong & memotivasi diri sendiri untuk berprestasi lebih tinggi

TES KEPRIBADIAN, digunakan untuk mengukur sifat, karakteristik pekerja yang cenderung konsisten dan bertahan lama

*

ALAT SELEKSI

(contoh)

Personality tidak cukup

Mudah dilihat, dan Lebih mudah dikembangkan

KUALITAS KEPRIBADIAN

JOB COMPETENCY

Attitude Values

Self Image Traits/Motive

s Skill Knowledge

Karakteristik dasar yang perlu untuk keberhasilan

Lebih susah dilihat, dan lebih susah dirubah



(sbg raw material)

-Psychological Test -Superior Interview

Kepribadian dan Kompetensi

Fenomena

Gunung Es

WAWANCARA



Merupakan salah satu metode seleksi

yang bertujuan melihat kesesuaian calon karyawan terhadap pekerjaan maupun organisasi yang akan dimasuki



Adalah suatu proses dimana

pewawancara menggali pemahaman spesifik dari

‘

knowledge, skills

’

dan

TIPE PERTANYAAN (TYPES of QUESTIONS)



THE TRADITIONAL INTERVIEW : biasanya

pertanyaan didasarkan pada ‘resume’ pelamar dg menggunakan teknik ‘ open-ended questions’. Contoh :

- Ceritakan tentang pekerjaan terakhir anda! - Mengapa anda keluar dari pekerjaan

terakhir?

- Mengapa anda tertarik dengan pekerjaan ini?

 BEHAVIORAL INTERVIEW : didasarkan pada pandangan bahwa

prilaku individu di pekerjaan sebelumnya merupakan indikator

STRUCTURED INTERVIEW

 ADA STANDARISASI

 SEMUA KANDIDAT DIBERI PERTANYAAN YANG SAMA

 JOB-RELATED

 SETIAP JAWABAN DI BERI SKOR

 HASIL WAWANCARA SECARA DETIL DICATAT, FOKUS PADA

PRILAKU

 PAST BEHAVIOR IS GOOD PREDICTOR OF FUTURE

BEHAVIOR

UN

STRUCTURED INTERVIEW

 TIDAK TERENCANA, DILAKUKAN SECARA TEPAT, DAN INFORMAL

 DIDASARKAN PADA „INTUISI‟,

BIASANYA UNTUK DILIHAT KESESUAIAN PSIKOLOGIS

 CASUAL, PERTANYAAN TERBUKA DAN BERSIFAT SUBJEKTIF

 RELIABITIY LOW, TIDAK BISA MEMPREDIKSI KEBERHASILAN

KERJA YANG AKAN DATANG

 PENILAIAN BIASANYA

DIPENGARUHI OLEH IMPRESI, PENAMPILAN KANDIDAT DAN

BIAS DIDALAM WAWANCARA

1.

HALLO EFFECT

Informasi tertentu tentang kandidat mempengaruhi evaluasi karakteristis calon yang lain

2. PERTANYAAN YANG MENJURUSKAN

Pertanyaan yang mengarahkan jawaban yang diinginkan dan biasanya meggunakan pertanyaan tertutup.

3.

BIAS PRIBADI

Prasangka /rasa suka tidak suka terhadap kelompok tertentu karena pengalaman interviewer.

4. DOMINASI WAWANCARA

Pewawancara menguasai dan mendominasi proses

JIKA SESEORANG

BELUM

MEMILIKI

PENGALAMAN KERJA, ISI PERTANYAAN

DIHUBUNGKAN DENGAN KEGIATAN

Penawaran Kerja

(Job Offering)

Surat tawaran pekerjaan adalah dokumen yang disediakan oleh perusahaan memberikan tawaran pekerjaan kepada karyawan pada seleksi melalui perekrutan.

Aspek-aspek Penawaran

Kerja

1.

Jabatan

2.

Tugas dan Penempatan

3.

Waktu Kerja

4.

Status Karyawan (PKWT atau PKWTT)

5.

Besaran Gaji

6.

Besaran Kompensasi

7.

Benefit yang Ditawarkan

8.

Hak dan Kewajiban

PENEMPATAN PEGAWAI

(Placement)

Adalah suatu pengaturan awal atau pengaturan kembali dari seorang atau lebih pegawai pada suatu jabatan baru ataupun jabatan yang berlainan (Gaol, Jimmy, 2014)



Untuk pegawai baru : penempatan artinya pengaturan awal pada suatu jabatan bagi pegawai yang baru bekerja;



Untuk pegawai lama : penempatan dalam bentuk demosi, promosi, dan transfer.

FILLED JOB

JUDGEMENT RATE

= Jumlah Kandidat yang Lolos Proses Seleksi Jumlah Kandidat yang Diproses dalam Seleksi

ACHIEVEMENT RATE

= Jumlah Kandidat yang Lulus Wawancara User Jumlah Kandidat yang Diberikan kepada User

FULLFILMENT RATIO

= Jumlah Kandidat yang Berhasil Direkrut Jumlah Kandidat yang Diminta

RESPONS TIME

= Waktu sejak Permintaan masuk sampai

berkas Kandidat pertama masuk ke User.

LEAD TIME

= Kapan waktu berkas kandidat diproses user

sampai dengan kandidat OnBoarding

PROGRAM ORIENTASI

“Program orientasi untuk membiasakan karyawan baru dengan peran mereka, organisasi, kebijakan, dan karyawan lainnya”

Tujuan Program Orientasi

Bertujuan agar karyawan sebagai karyawan baru dapat beradaptasi dengan baik dan cepat pada pekerjaannya, juga pada lingkungan sosialnya, budaya organisasi, dan keseluruhan organisasi.

Hari-hari di awal kerja adalah saat yang kritis untuk pembentukan kesan positif ataupun negatif tentang suatu pekerjaan ataupun perusahaan

Hasil ‘GOOD INDUCTION’ :

*

menghilangkan kecemasan

*

Tingkat ketergantungan karyawan menjadi kecil

*

menurunkan ratio turn over

Tahap Orientasi

1.

Perkenalan

2.

Penjelasan Tujuan Perusahaan (Misi, Visi,

nilai-nilai , budaya organisasi dan struktur

organisasi)

3.

Sosialisasi Kebijakan

4.

Jalur Komunikasi

Bahan Orientasi Pekerja

1.

Sejarah Perusahaan

2.

Norma dan budaya perusahaan

3.

Peraturan dan Kebijakan perusahaan

4.

Kondisi kerja perusahaan

5.

Benefit yang ada di perusahaan.

6.

Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan (Product

Knowledge)

7.

Struktur, Otoritas dan Tanggung Jawab

8.

Standart Operation Procedure perusahaan dan bagian

tertentu yang relevan

BUDDY SYSTEM

(menetapkan 1 orang pekerja yg berpengalaman untuk

pendamping) untuk :

MELIHAT-LIHAT PROSES PEKERJAAN

MEMPERKENALKAN KEPADA SUPERVISOR (USER)

MENJAWAB PERTANYAAN YANG DIAJUKAN PEGAWAI BARU

TIP 3

• COORDINATION WITH IT TEAM – TO INTRODUCE ALL COMPANY’S SYSTEM

• ALREADY HAVE INTERNAL SOCIAL NETWORK? – INVITE THE NEW EMPLOYEE

• INVITE NEW EMPLOYEES FOR LUNCH

SO NEW COMER CAN FEEL COMFORTABLE FRIENDLY ATMOSPHERE & INTRODUCE TO COLLEAGUES

TIP 2

FIRST DAY :

• WARM WELCOME

• TOUR DAN PERKENALKAN KE BAGIAN-BAGIAN TERKAIT

• JELASKAN KESELURUHAN FASILITAS

• KENALKAN PADA MENTOR/BUDDY

• REVIEW JOB-DESC, KEBIJAKAN & PROSEDUR PERUSAHAAN, ETHICS

TIP 1

•PERSIAPAN MASUK (SEBELUM DAY 1)

•HUBUNGI NEW COMER – JELASKAN JAM KERJA, DRESS CODE, DLL

•ASSIGN PENDAMPING – UNTUK MENYAMBUT

•SIAPKAN JOB-DESC, JOB PERFORMANCE STANDARD, ORGANIZATION CHART & DEPATMENT CHART

TIP 4

•INVEST IN TRAINING

•TEST NEW COMER’S KNOWLEDGE – CREATE INDIVIDUAL

•TRAINING PROGRAM BY E-LEARNING (OR DLM BTK GAME)

57

Oooops

…..