APLIKASI PENGENDALIAN ANGGARAN BERBASIS WEB

Teks penuh

(1)

APLIKASI PENGENDALIAN ANGGARAN

BERBASIS WEB

Nur Ani

1

, Widia Efra Pangaribuan

2

Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana

1,2

Jl. Raya Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta, 11650

e-mail:

nurani@gmail.com

1

,

pangaribuan.widia@gmail.com

2

ABSTRACT

Budgeting commonly used as a system of budget planning, coordination and supervision of the company. The budget appears adequate to serve as a good planning tool, so that coordination and adequate supervision can be implemented as well. Thus it is clear that the budget can be used as a control tool of its activities.

Oftentimes budget plan submission,

expenditure submission, and budget reporting

process are time-consuming. That’s why

application development is important to accelerate the process, considering the importance of budget as a tool for controlling company activity. Budget Control Application is an application that used for controlling budget plan and expenditure that already planned.

This application develops for increasing work capacity of organization, because up till now, the underway process is still manually in middle or small organization. So need more time to approving budget proposal that submitted. This application is develop using PHP programming language and SQL Server 2000 as database.

Keyword: Budget controlling, web based

application, SQL Server 2000

I. PENDAHULUAN

Dewasa ini banyak perusahaan yang berkembang sangat pesat dan memegang peranan penting dalam pembangunan. Dengan semakin luasnya kesempatan usaha, maka persaingan antar perusahaan sejenis akan semakin ketat. Untuk mampu bersaing antar perusahaan sejenis lainnya, perusahaan harus dapat mengerahkan sumber daya dan teknologi yang dimilikinya untuk mencapai tingkat produksi yang paling optimal dan menguntungkan. Dengan demikian dibutuhkan manajemen perusahaan yang mampu bekerja secara efisien dan efektif demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan yaitu untuk memperoleh laba dan mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan.

Keberhasilan perusahaan tidak lepas dari upaya pengelolaan yang dilakukan oleh manajemen

(manager) yang terampil dan berbakat dalam mengelola perusahaan tersebut, manajemen bertumpu pada fungsi perencanaan, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengendalian sehingga diharapkan tujuan yang telah ditetapkan perusahaan dapat tercapai. Dengan demikian nampaklah bahwa anggaran adalah alat bagi manajemen untuk membantu menjalankan fungsi-fungsinya.

Anggaran menjadi masalah yang cukup menarik untuk dibahas, karena dengan disusunnya anggaran. Maka dapat dilihat taksiran-taksiran dari hasil-hasil atau pengeluaran-pengeluaran, jauh sebelum kegiatan dilaksanakan.

Sistem pengontrolan rencana anggaran dan pengeluaran umumnya masih berjalan secara konvensional. Setiap rencana anggaran dan pengeluaran yang akan diberikan ke manager untuk disetujui, masih dilakukan secara manual dan belum menggunakan teknologi informasi. Berdasarkan hal tersebut maka diperlukan suatu aplikasi yang dapat melakukan pengontrolan terhadap pengeluaran yang sudah terpakai dari anggaran yang sudah direncanakan dan memberikan laporan pengeluaran setiap saat ke pihak yang membutuhkan.

Berdasarkan uraian di atas maka rumusan masalah yang menjadi perhatian dalam penulisan ini adalah:

a. Bagaimana aplikasi pengendalian anggaran ini dapat membantu proses pengajuan rencana anggaran dan pengeluaran.

b. Bagaimana mempersingkat waktu proses persetujuan rencana anggaran yang telah diajukan.

c. Bagaimana membuat laporan data anggaran per periode, laporan data pengeluaran per periode, dan statistik anggaran per periode yang bisa dilihat oleh pengguna setiap saat.

Adapun cakupan pembahasan meliputi:

a. Lingkup pekerjaan yang ditangani dalam pembangunan aplikasi ini adalah pembuatan aplikasi (analisis, desain, dan implementasi) pengontrolan pengeluaran dari anggaran yang sudah direncanakan berdasarkan jenis-jenis pengeluaran dari perusahaan.

b. Aplikasi ini hanya akan mencatat hal-hal yang berkaitan dengan pengajuan rencana anggaran, dan pengeluaran anggaran.

(2)

c. Desain input yang dimaksud meliputi perancangan bentuk form tampilan layar pada

komputer dengan menggunakan bahasa

pemograman PHP, dan database SQL Server 2000

II. METODE PENELITIAN

Metode atau teknik yang digunakan untuk pengumpulan data yang dibutuhkan, antara lain: Analisis sistem di lakukan dengan melalui:

a. Survei sistem yang sedang berjalan, dalam hal ini penulis melakukan survey pada PT. Kertas XYZ. b. Identifikasi kebutuhan informasi melalui

wawancara dan obeservasi dengan pihak perusahaan dan pelaku-pelaku yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan bagian-bagian yang mempunyai hubungan langsung dengan masalah perencanaan anggaran di PT Kertas XYZ.

c. Studi kepustakaan yang berhubungan dengan penulisan ini.

Hasil analisis kemudian dijadikan sebagai bahan masukan dalam perancangan sistem yang akan dibangun.

Metode Perancangan

Dalam penulisan ini metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan sistem melalui tahap-tahap sebagai berikut:

a. Pembuatan Data Flow Diagram b. Pembuatan Entity Relationship Diagram c. Pembuatan Rancangan Masukan dan Keluaran

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

Untuk mendukung analisa dan perancangan aplikasi pengendalian anggaran dibutuhkan objek studi. Dalam studi ini, yang digunakan sebagai bahan untuk keperluan studi kasus adalah kegiatan pengelolaan anggaran di PT. Kertas XYZ, Jakarta.

Untuk dapat memahami permasalahan dalam organisasi PT. XYZ dan bagaimana merancang sebuah aplikasi yang dapat diterapkan pada organisasi maka diperlukan pemahaman dasar mengenai hal yang berkaitan dengan proses pengendalian anggaran. Menurut National Committee on Governmental Accounting (NCGA), saat ini Governmental Accounting Standarts Board (GASB), definisi anggaran adalah Rencana operasi keuangan, yang mencakup estimasi pengeluaran yang diusulkan, dan sumber pendapatan yang diharapkan untuk membiayainya dalam periode waktu tertentu [4]. Unsur yang melekat pada anggaran meliputi: a. Rencana

Recana merupakan penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan di waktu yang akan datang dengan

spesifikasi khusus, misalnya disusun secara sistematis mencakup seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (satuan) moneter. b. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan

Unsur ini bermakna bahwa budget mencakup semua kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian yang ada dalam perusahaan, (pemasaran, produksi, pembelanjaan, administrasi dan kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia). c. Dinyatakan dalan unit (satuan) moneter

Budget dinyatakan dalam satuan moneter yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam, yakni satuan ”rupiah”, mengingat satuan dari berbagai kegiatan pada dasarnya berbeda misalnya: untuk bahan mentah kilogram, tenaga kerja jam kerja per minggu dst.

d. Jangka waktu tertentu yang akan datang.

Unsur ini menyatakan bahwa budget berlaku untuk masa datang, hal ini berarti bahwa apa yang dimuat dalam budget adalah taksiran–taksiran (forecast) tentang apa yang akan terjadi serta apa yang akan dilakukan di waktu yang akan datang. Berkaitan dengan jangka waktu, anggaran dikenal dengan [4] :

o Anggaran Strategis

Anggaran yang berlaku untuk jangka

panjang/lebih dari 1 periode akuntansi/ 1 tahun. o Anggaran Taktis

Anggaran yang berlaku untuk jangka pendek yang disusun untuk 1 periode akuntansi (setahun penuh) dinamakan budget periodik (periodical budget), sedangkan budget yang disusun untuk jangka waktu kurang dari satu periode akuntansi misalnya jangka tiga bulanan, dan sebagainya disebut sebagai budget bertahap (continous budget). Pengendalian Anggaran merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk memastikan rencana keuangan yang telah disusun untuk masa depan, yang sesuai dengan tujuan perusahaan dan meliputi tindakan tindakan yang diperlukan untuk mencapainya, tidak melebihi dari anggaran yang telah direncanakan. ANALISA SISTEM

Saat ini sistem yang digunakan sebagai acuan untuk pengembangan Aplikasi Pengendalian Anggaran adalah sistem pengelolaan anggaran yang dilakukan secara manual, dimana setiap rencana anggaran dan pengeluaran yang akan diberikan ke manager berupa kertas dokumen untuk disetujui. Cara seperti ini tidak efektif dan efisien, karena setiap data rencana anggaran dan rencana pengeluaran masih tercatat di kertas, sehingga selalu timbul masalah ketika membuat pelaporan anggaran tahunan.

Secara garis besar alur sistem pengelolaan anggaran terdiri dari prosedur perencanaan anggaran, prosedur perencanaan pengeluaran, dan prosedur pelaporan, yang akan dipaparkan sebagai berikut: Prosedur Perencanaan Anggaran

(3)

Berdasarkan hasil analisa maka proses perencanaan meliputi hal berikut (lihat Gambar 1): 1. Proses perencanaan anggaran akan dilakukan

oleh staf. Setiap anggaran yang sudah direncanakan oleh staf harus melalui proses persetujuan dari manager.

2. Jika anggaran yang direncanakan belum disetujui oleh manager, maka akan kembali ke proses perencanaan anggaran yang dilakukan oleh staf. 3. Rencana anggaran dapat juga direvisi oleh staf.

Setiap melakukan revisi pada rencana anggaran, harus mendapat persetujuan dari manager. Tapi jika revisi anggaran belum disetujui maka akan kembali ke proses revisi anggaran yang dilakukan oleh staf.

Gambar 1. Analisa Prosedur Perencanaan Anggaran [3] (telah diolah kembali)

Prosedur Perencanaan Pengeluaran

Setiap rencana anggaran yang sudah disetujui oleh manager akan dialokasikan ke sumber

pengeluaran perusahaan yang disebut dengan rencana pengeluaran (Gambar 2). Sumber pengeluaran terdiri dari lima sumber yaitu:

1. Permintaan pembelian / Purchase Requisition (PR) adalah proses permintaan pembelian oleh staf untuk perusahaan dengan spesifikasi yang sudah ditentukan.

2. Job Order Request (JOR) adalah proses untuk memesan permintaan pekerjaan oleh staf dengan spesifikasi yang sudah ditentukan.

3. Purchase Order (PO) adalah proses untuk memesan pembelian untuk perusahaan dengan spesifikasi yang sudah ditentukan.

4. Pembelian langsung (PL) adalah proses membeli langsung suatu barang bagi perusahaan tanpa terlebih dahulu melalui proses pemesanan barang. Pembelian Langsung bisa dilakukan dengan permintaan pembelian (Purchase Requsition) dan tanpa permintaan pembelian (Purchase Requsition).

5. Surat Perintah Kerja (SPK) adalah proses untuk memberikan perintah kerja kepada staf yang sudah disetujui oleh pihak perusahaan dengan spesfikasi yang sudah ditentukan.

Hasil dari setiap proses Job Order Request (JOR) dan Purchase Requisition (PR) akan diklarifikasi oleh sebuah proses penawaran (bidding). Setiap Job Order Request (JOR) yang sudah melalui proses penawaran (bidding) akan menghasilkan Surat Perintah Kerja (SPK). Purchase Requsition (PR) yang sudah melalui proses penawaran (bidding) akan menghasilkan Purchase Order (PO) dan Pembelian Langsung (PL).

Gambar 2 Analisa Prosedur Perencanaan Pengeluaran [3] (telah diolah kembali)

Prosedur Pelaporan

Semua rencana anggaran dan pengeluaran akan diproses untuk menghasilkan laporan. Penggunaan Aplikasi Pengendalian Anggaran diharapkan dapat mempermudah setiap divisi perusahaan dalam proses pengajuan rencana anggaran, proses pengajuan rencana pengeluaran, dan proses. Sistem otomatis diharapkan dapat membuat sistem dapat digunakan dalam waktu-nyata, sehingga laporan-laporan dapat segera diperoleh setelah proses pemasukan data selesai dilakukan. Dan setiap kegiatan pengeluaran anggaran dari tahun-tahun sebelumnya dapat dilihat,

(4)

perencanaan anggaran yang lebih baik untuk tahun depan.

Sasaran Pengguna

Sasaran pengguna Aplikasi Pengendaliaan Anggaran adalah setiap divisi perusahaan yang memiliki anggaran tahunan, sehingga dapat menyusun rencana keuangan untuk masa depan, yang sesuai dengan tujuan perusahaan dan meliputi tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapainya, dan mengatur agar tidak melebihi dari anggaran yang telah direncanakan. Mempermudah Manager atau General Manager dalam mengawasi pengeluaran anggaran. Karakteristik pengguna adalah pegawai setiap divisi yang yang menguasai penggunaan komputer untuk melakukan akses ke web.

USULAN SISTEM

Sistem yang diusulkan adalah aplikasi dengan fasilitas untuk memasukkan rencana anggaran, rencana pengeluaran, dan pencetakan laporan anggaran. Hak akses yang diberikan adalah: administrator, manager, staff, dan user biasa.

Deskripsi aplikasi yang akan dibangun adalah: 1. Aplikasi yang akan dibangun adalah aplikasi

yang berbasis web yang bisa diakses setiap saat melalui web browser dengan akses ke basis data dalam waktu-nyata, sehingga kondisi data terbaru dapat diperoleh secara langsung pada saat sistem diakses oleh pengguna..

2. User dapat memakai aplikasi ini melalui komputer dimana saja selama komputer tersebut terhubung ke Internet.

3. Aplikasi dapat melakukan proses kalkulasi pengeluaran dari anggaran yang sudah disediakan.

4. Aplikasi yang akan dibangun tidak menangani proses history misalnya : perubahan rencana anggaran, perubahan harga barang.

5. User dapat memperoleh laporan pengeluaran dan anggaran perusahaan setiap waktu.

6. User dapat melakukan pencarian data pengeluaran dan data anggaran dengan mudah melalui fasilitas search.

7. User dapat melakukan delete, update, insert pada halaman yang memunculkan data anggaran umum dan rinci untuk setiap anggaran dari perusahaan.

8. User dapat melakukan delete, update, insert pada halaman yang memunculkan data pengeluaran dari divisi perusahaan.

Aplikasi yang akan dibangun adalah aplikasi berbasis web (web based). Jadi service time yang diharapkan dari aplikasi ini adalah tersedia dan dapat di akses kapan pun di perusahaan. Aplikasi dapat dipakai melalui komputer yang terhubung ke jaringan

perusahaan, sehingga mempermudah melakukan proses perencanaan anggaran dan pengeluaran antara staff dan Manager.

manager data anggaran staff database membuat , merevisi rencana anggaran menyetujui Disimpan Pay to $ persetujuan terhadap rencana anggaran revisi ulang Data anggaran (1) (2) (3) (4) (5) (6)

Gambar 3 Proses perencanaan anggaran [2] (telah diolah kembali)

$ $

Purchase Requisition

$ $

Job Order Request

$ $ Purchase Order $ $ Pembelian langsung dianggarkan $ $

Surat Perintah Kerja

Data anggaran dianggarkan dianggarkan mengahasilkan mengahasilkan m en ga h as ilka n manager menyetujui m en ye tu ju i

Gambar 4 Proses realisasi anggaran

$ VISIO CORPORATION Report semua user melihat pe lapo ran da ta Data anggaran $ $ Purchase Requisition $ $

Job Order Request

$ $

Pembelian langsung

$ $

Surat Perintah Kerja

$ $ Purchase Order pelaporan data pelaporan data pelapo ran da ta pelap oran data pe lap ora n d ata

Gambar 5 Proses pelaporan Proses perencanaan anggaran

Proses bisnis perencanaan anggaran digambarkan pada gambar 3, dengan alur sebagai berikut; Staf akan membuat rencana anggaran, dan rencana anggaran ini akan diproses untuk mendapat persetujuan dari manager. Jika rencana anggaran tidak sesuai dengan kriteria yang ada, maka rencana anggaran tersebut

(5)

akan direvisi ulang oleh staf dan akan diproses kembali untuk mendapatkan persetujuan dari manager. Setiap rencana anggaran yang sudah disetujui akan disimpan di database [1].

Proses Realisasi Anggaran

Rencana anggaran yang sudah disetujui akan dianggarkan secara langsung ke sumber-sumber pengeluaran yaitu JOR, PR dan PL dan tidak secara langsung ke PO dan SPK. Pemesanan pembelian (Purchase Order) dilakukan jika permintaan pembelian (Purchase Requisition) sudah disetujui oleh manager. Surat Perintah Kerja dikeluarkan jika permintaan pekerjaan (Job Order Request) sudah disetujui oleh manager. Pembelian Langung dapat dilakukan berdasarkan permintaan pembelian

(Purchase Requisition) dan tanpa permintaan pembelian. Secara visual dijelaskan pada gambar 4. Proses Pelaporan

Semua rencana anggaran dan pengeluaran akan diproses untuk menghasilkan laporan, yang nantinya laporan ini dapat dilihat oleh semua user kecuali administrator (Gambar 5).

Spesifikasi kebutuhan fungsional pada aplikasi pengendalian anggaran terdiri dari fungsi-fungsi yang terdapat pada aplikasi Perencanaan Anggaran yang terlihat pada gambar 6:

Gambar 6 Daftar Fungsi RANCANGAN SISTEM

Untuk dapat menggambarkan proses bisnis dari system usulan maka dibuatlah perancangan system menggunakan pendekatan terstruktur dengan menggunakan diagram konteks, sedangkan untuk menggambarkan keterkaitan entitas dalam perancangan basis data digunakan diagram keterhubungan entitas (ERD) [5]. Pendekatan secara terstruktur digunakan karena kebutuhan dari pemahaman pihak pengguna rancangan aplikasi yang melihat proses berdasarkan data yang diperlukan dalam penerapan aplikasi nantinya.

Diagram konteks tersebut terdiri atas eksternal

entity, aplikasi yang dibangun, dan data flow

(Gambar 7).

Eksternal entity yang terdapat dalam Aplikasi Perencanaan Anggaran:

1. Administrator adalah karyawan yang memiliki hak penuh dalam penggunaan aplikasi.

2. Manager, merupakan manager divisi. 3. Staff, merupakan karyawan divisi.

4. User biasa, setiap orang kecuali staff, manager

dan administrator yang memakai aplikasi.

staff user biasa

administrator aplikasi Budget Control Manejer program budget plan revision budget plan program budget plan approval budget plan detil data detil data detil data detil data

Gambar 7 Konteks Diagram

Data flow merupakan data yang mengalir dalam

diagram konteks Aplikasi Perencanaan Anggaran: 1. Detil data yang mengalir dari aplikasi ke

administrator, data flow ini memiliki data item yaitu data budget, data Pembelian Langsung, data

(6)

(JOR), data Purchase Requisition (PR), data Surat Perintah Kerja (SPK), data user.

2. Detil data yang mengalir dari aplikasi ke staff, user biasa, manager, data flow ini memiliki data item yaitu data budget, data Pembelian Langsung, data Purchase Order (PO), data Job Order Request (JOR), data Purchase Requisition (PR), data Surat Perintah Kerja (SPK).

3. Revision budget plan, merupakan data yang berisi revisi perencanaan anggaran.

4. Program budget plan, merupakan data yang berisi perencanaan anggaran.

5. Approval budget plan, merupakan data yang berisi persetujuan rencana anggaran oleh manager. PO detail_PR PR merujuk mempunyai meminta 1 n n 1 meminta budget detail_bugdet budget_plan budget_release mempunyai mengisi mempunyai mempunyai 1 n 1 n mempunyai mempunyai mempunyai login divisi pemohon staff

Gambar 8. ERD Bagian 1 [3] (telah diolah kembali)

n 1 mempunyai menghasilkan mempunyai mempunyai SPK detail_PO vendor PO merujuk detail_PR meminta pemohon meminta JOR mempunyai detail_SPK mengacu barang n 1 n 1 mempunyai mempunyai mempunyai login divisi staff n 1

Gambar 9. ERD Bagian 2 [3] (telah diolah kembali) Rancangan basis data dibuat dengan mengumpulkan entitas-entitas yang berhubungan dengan Aplikasi Pengendalian Anggaran, dan menghubungkannya dengan mengacu pada relasi antar entitas-entitas tersebut. Diagram

Entity-Relationship (ER) dari basis data Aplikasi

Pengendalian Anggaran dipaparkan pada gambar 8, gambar 9 dan gambar 10.

Berdasarkan rancangan basis data maka dibutuhkan sebuah basis data yang terdiri dari 19 tabel yaitu: barang, budget_release, divisi, harga, jor,

jor_detail, kode, pemohon, pl, pl_detail, po, po_detail, pr, pr_detail, rencana_budget, spk, spk_detail, user, dan vendor.

budget detail_bugdet detail_PL PL budget_plan budget_release mempunyai mempunyai mengisi mempunyai mempunyai 1 n 1 n 1 n mempunyai mempunyai mempunyai login divisi pemohon meminta staff n 1

Gambar 10. ERD Bagian 3 [3] (telah diolah kembali) IMPLEMENTASI

Pada bagian menu dan tampilan maka akan diberikan struktur navigasi menu utama seperti pada gambar 11.

Form Login

Bagian ini berisi spesifikasi fungsi login yang terdapat pada Aplikasi Pengendalian Anggaran. Layar Login digunakan untuk menghindari pihak-pihak yang tidak berhak mengakses Aplikasi Pengendalian Anggaran. Di dalam layar ini terdapat tombol Login uuntuk masuk ke Halaman Utama dan Cancel untuk batal masuk ke halaman utama. Pilihan status terdiri dari: Staff, GM, Admin, dan User. Status ini merupakan jabatan pengguna yang akan membedakan hak akses terhadap beberapa menu aplikasi. Pengguna yang dapat login, adalah pengguna yang sudah didaftarkan oleh Administrator.

Form Utama

Tampilan form utama akan berbeda sesuai dengan status jabatan pengguna ketika login, yaitu status Staff, GM, Admin, dan User. Pada pengguna dengan status login sebagai GM atau Staff, tampilan pada layar utama terdiri dari 9 link menu yaitu: Barang, Budget, Purchase Requirement, Purchase Order, Pembelian Langsung, Job Order Request, Surat Perintah Kerja, Statistik dan Logout. Dimana yang membedakan antara kedua status tersebut adalah GM memiliki hak akses untuk menyetujui transaksi yang telah dibuat, yaitu Perencanaan Budget, Purchase Requisition, dan Job Order Request. Sedangkan pengguna dengan status Staff tidak memiliki hak untuk menyetujui hanya melihat saja.

Pada layar utama ADMIN, selain 9 link menu seperti di atas, terdapat satu tambahan menu lagi yaitu menu pengaturan pengguna. Dimana menu ini terdiri dari 4 sub menu yaitu: Daftar User, Tambah User,

(7)

Daftar Pemohon, dan Tambah Pemohon. Admin tidak berhak melakukan persetujuan terhadap transaksi Perencanaan Budget, PR, dan JOR.

Login Purchase Requisition Purchase Order Budget Barang Menu Utama Logout Surat Perintah Kerja Statistik Job Order Request

Gambar 11. Navigasi menu utama Form Barang

Tampilan form Barang terdiri dari 4 sub menu yaitu Daftar Barang, Tambah Barang-Vendor, Data Barang, dan Data Vendor.

Layar Data Vendor

Layar ini digunakan untuk melihat data vendor. Pada layar ini terdapat fasilitas pencarian vendor berdasarkan nama, dan tombol edit, untuk mengubah data vendor beserta detail datanya.

Layar Budget

Layar ini berisikan data budget. Pada layar ini terdapat 3 sub menu yaitu Tambah Budget, Daftar Budget, dan Budget Terpakai.

Penambahan data budget terdiri dari 3 tahapan, yaitu;(1) Penambahan kode budget, yang secara otomatis disediakan oleh aplikasi yang nantinya akan menghasilkan cost code, kemudian (2) Penambahan program kerja baru dengan merefensikannya kepada cost code yang baru (3) Penambahan data detail budget seperti tahun budget, periode budget, satuan, quantity, harga satuan, dan total harga budget. Sedangkan pada daftar budget menampilkan daftar budget beserta detailnya (Gambar 12), termasuk status approved dari budget tersebut. Tombol detail disediakan untuk mengubah detail budget, termasuk mengubah status approved budget yang hanya dapat dlakukan oleh pengguna dengan status jabatan sebagai GM.

Gambar 12. Layar detail budget

Layar Purchase Requirement (PR)

Terdapat 2 sub menu pada layar ini yaitu: Daftar PR dan Tambah PR.

Pada layar daftar PR berisikan daftar PR beserta detailnya. Tombol detail yang terdapat pada layar ini berfungsi untuk menampilkan masing-masing PR secara detail, mencetaknya sebagai laporan, dan mengubah detail data PR termasuk status PR untuk disetujui atau ditolak. PR akan memilki No PR ketika telah disetujui oleh status dengan status jabatan sebagai GM.

Pada layar detail PR terdapat tombol print untuk mencetak laporan detail dari setiap PR, tombol edit untuk mengubah data PR, tombol delete untuk menghapus PR dan tombol approved dan tolak hanya muncul di layar jika status jabatan pengguna adalah GM

Layar Purchase Order (PO)

Terdapat 2 sub menu pada layar ini yaitu: Daftar PO dan Tambah PO. Pada daftar PO terdapat pada layar ini berfungsi untuk menampilkan masing-masing PO secara detail, mencetaknya sebagai laporan, dan mengubah data detail data PO.

Layar Pembelian Langsung (PL)

Terdapat 2 sub menu pada layar ini yaitu: Daftar PL dan Tambah PL. Tombol detail yang terdapat pada layar ini berfungsi untuk menampilkan masing-masing PL secara detail. Daftar PL yang ditampilkan terbagi atas dua sumber, yaitu dari PR dan Budget. Layar Job Order Request (JOR)

Berisikan daftar JOR beserta detailnya (Gambar 13). Tombol detail yang terdapat pada layar ini berfungsi untuk menampilkan masing-masing JOR secara detail. JOR dibuat berdasarkan data Budget yang telah dibuat sebelumnya

Gambar 13. Layar Daftar JOR Layar Surat perintah Kerja (SPK)

Berisikan daftar SPK beserta detailnya. Tombol detail yang terdapat pada layar ini berfungsi untuk menampilkan masing-masing SPK secara detail. SPK dibuat berdasarkan data JOR yang telah dibuat sebelumnya dan telah disetujui oleh GM.

(8)

Layar Statistik

Terdapat tombol Go untuk mencari statistik budget yang telah dipergunakan per tahunnya. Contoh tampilan terlihat pada gambar 14 berikut ini:

Gambar 14. Layar Laporan Stastistik PENGUJIAN

Metode yang digunakan dalam aplikasi ini adalah black-box testing. Metode ini sesuai dengan aplikasi yang akan dibangun, karena metode black-box testing melakukan pengujian dengan cara memberikan sejumlah masukan pada program aplikasi yang akan diproses dengan kebutuhan fungsionalmya untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

Halaman login merupakan halaman yang pertama kali muncul ketika seorang pengguna ingin masuk ke halaman menu utama. Username baru hanya dapat dimasukkan oleh admin, sehingga pengguna tidak dapat memasukkan username. Pilihan status hanya ada 4 yaitu: Admin, GM, Staff, dan User. Kasus uji yang dilakukan adalah memasukkan username, password, dan memilih status jabatan, dengan melakukan dua kelompok uji. Pada kelompok uji normal memasukkan data username, password, dan memilih status yang benar, maka akan menghasilkan tampilan halaman menu utama sesuai status pengguna. Sedangkan pada kelompok uji data salah, username, password, dan memilih status yang salah, sehingga akan muncul pesan kesalahan dan pengguna harus melakukan login ulang. Modul ini telah dilakukan pengujian dan hasilnya dapat dijalankan sesuai dengan rancangan yang telah dibangun.

Pada input dan update Barang, Budget, PR, PO, PL, JOR, dan SPK, kasus uji yang dilakukan adalah memasukkan data-data kedalam formulir masing-masing dengan melakukan dua kelompok uji normal dan data salah. Pada kelompok uji normal yaitu memasukkan masing-masing data secara benar, yang akan menghasilkan halaman pesan berhasil. Sedangkan pada kelompok uji data salah, data yang dimasukkan tidak lengkap yang akan menghasilkan halaman pesan kesalahan. Modul ini telah dilakukan pengujian dan atau dapat dijalankan sesuai dengan rancangan yang telah dibangun. Khusus pengguna dengan status jabatan sebagai user, tiidak dapat melakukan input dan update.

Hasil analisis terhadap aplikasi yang dibangun secara keseluruhan telah berfungsi dengan baik dan layak untuk digunakan.

IV. KESIMPULAN

Berdasarkan pada pada hasil pengujian dapat diuraikan beberapa kesimpulan dalam pembangunan aplikasi Pengendalian Anggaran ini adalah sebagai berikut :

a. Pembuatan aplikasi ini untuk memberikan laporan pengeluaran yang sudah terpakai dari anggaran yang sudah direncanakan, sehingga dapat dilakukan pengelolaan data dan pengontrolan anggaran per departemen di PT Kertas Nusantara.

b. Aplikasi Pengendalian Anggaran memiliki beberapa fungsi antara lain : mencari data anggaran, menghapus data anggaran, menambah data anggaran, mengubah data anggaran, mencari data pengeluaran, menghapus data pengeluaran, menambah data pengeluaran, mengubah data pengeluaran, mencari data user, menghapus data user, menambah user, mengubah data user, laporan data anggaran per perioda, laporan data pengeluaran per perioda, statistik anggaran per tahun.

c. Pihak Manajemen dapat mengontrol pengajuan pengeluaran atas pemakaian anggaran berdasarkan laporan yang di hasilkan oleh aplikasi ini.

d. Pada aplikasi yang dibuat ini tidak menangani proses pemberitahuan bahwa ada rencana anggaran atau pengeluaran yang harus mendapat proses approval dan kemudahan bagi manager melakukan proses approval tersebut, baik berupa email maupun sms.

V. DAFTAR PUSTAKA

[1] Ellen Christina, M. Fuad, 2001, Anggaran Perusahaan : Suatu Pendekatan Praktis.

[2] Jae K. Shim, Joel G. Siegel, 2001, Budgeting:

Pedoman Lengkap Langkah-Langkah

Penganggaran.

[3] Mikael Sugianto, 2007, Microsoft Visio 2007: Membuat Beragam Desain Diagram dan Flowchart

[4] Nurmatias, SE, MM, “Pengertian dan Ruang Lingkup Anggaran Perusahaan”, 2008 [Online] http://pksm.mercubuana.ac.id/new/elearning/file s_modul/93003-1-970919247478.doc, akses terakhir November 2009

[5] Yourdon, Ed. e-book Structured Analysis

Figur

Memperbarui...

Related subjects :