1 1. PENDAHULUAN
Pada masa sekarang ini seiring dengan berjalannya waktu, teknologi dan arus informasi berkembang dengan pesat dan berpengaruh terhadap kemajuan perusahaan dalam menjalankan usahanya. Hal ini membuat banyak perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk membantu kegiatan usahanya. Salah satu perkembangan teknologi informasi ini adalah sistem informasi akuntansi. Bagi organisasi yang berorientasi pada profit pembuatan sistem informasi akuntansi ini terbilang tidak terlalu sulit karena kegiatan utama dari organisasi tersebut adalah mencari keuntungan.
Sistem informasi akuntansi dapat berupa siklus penerimaan kas dan pengeluaran kas. Menurut Romney (2006) tentang siklus penerimaan kas, “Siklus penerimaan kas adalah rangkaian kegiatan dan opereasional pemrosesan data yang terkait yang berhubungan dengan penerimaan bagi perusahaan”. Sedangkan pengeluaran kas, “Siklus pengeluaran kas adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.”
Sistem informasi akuntansi yang ada saat ini masih berupa pencatatan manual. Menurut Handojo et.al (2004) hal tersebut sering kali menyebabkan terjadinya kesalahan pada ‘account balance’, yang membuat kinerja menjadi kurang efisien, karena setiap kali harus menelusuri lagi, mencari di mana letak kesalahan yang dibuat. Dengan dibangunnya sistem informasi akuntansi ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk dapat menjurnal dan memposting secara otomatis transaksi yang terjadi.
2
Gen-B merupakan salah satu perusahaan dagang yang berada di Ambarawa. Gen-B ini adalah perusahaan dagang yang sedang berkembang. Jenis produk yang dijual berupa pakaian dan asesoris untuk pria maupun wanita. Pencatatan transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas dalam usahanya masih menggunakan cara manual yaitu masih menggunakan buku dan alat tulis. Pada toko Gen-B ini mempunyai satu karyawan dan pemilik terlibat langsung di dalam usahanya. Jadi setiap ada transaksi, hanya pemilik yang mencatat dan menerima uang. Pemilik sendiri belum memahami pencatatan transaksi dengan baik. Terkadang pemilik tidak mencatat transaksi penerimaan kas. Begitu pula pada saat transaksi pengeluaran kas. Pemilik sering tidak mencatat saat terjadi pengeluaran kas. Hanya nota saja yang menjadi bukti pengeluaran kasnya. Dengan kondisi seperti itu akan terjadi selisih antara catatan kas dengan uang yang ada.
Pemilik Gen-B tertarik untuk memperbaiki sistem penerimaan dan pengeluaran kasnya dengan menggunakan kemajuan teknologi informasi. Sistem penerimaan dan pengeluaran kas yang terkomputerisasi dapat menjadi solusi untuk mengatasi persoalan dan keinginan pemilik Gen-B. Dengan sistem penerimaan dan pengeluaran kas yang terkomputerisasi, pemilik dapat lebih cepat melihat posisi kas dan mencari data mutasi kas yang diperlukan. Perbaikan sistem penerimaan dan pengeluaran kas dengan komputerisasi sederhana diharapkan oleh pemilik lebih mengurangi waktu pencatatan. Karena selama ini, pencatatan seringkali tidak dilakukan, karena waktu pencatatan dalam buku membutuhkan waktu dan tidak teroganisir dengan baik. Selain itu, pemilik kesulitan untuk mengetahui berapa kas yang dimiliki oleh usahanya pada waktu tertentu, karena membutuhkan waktu untuk menghitung.
3
Berdasarkan uraian di atas, persoalan yang menjadi fokus dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana pemodelan proses dan data yang dapat dilakukan untuk membuat rancangan database penerimaan dan pengeluaran kas?
2. Bagaimana aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas untuk Gen-B?
Hasil penelitian ini diharapkan akan menghasilkan rancangan database dan aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas untuk Gen-B. Dengan aplikasi tersebut, diharapkan pemilik Gen-B dapat memanfaatkan untuk membantu pengelolaan usahanya. Selain itu hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat bagi peneliti untuk menerapkan pengetahuan mengenai perancangan sistem akuntansi dan menambah pengetahuan bagi pembaca.
2. LANDASAN TEORI Perancangan Sistem
Definisi perancangan sistem menurut George M. Scott (2001) mengenai perancangan sistem sebagai berikut : “Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan, tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir analisis sistem.
Menurut Verzello dan John Reuter III (1982) perancangan sistem merupakan tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem : Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi : “menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk “. Sedangkan menurut John Burch & Gary Grudnitski (1986) desain sistem dapat didefinisikan
4
sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Analisis sistem dan desain sistem secara umum bergantung satu sama lain. Studi menunjukkan bahwa apa yang dikumpulkan, dianalisis dan dimodelkan selama fase analisis menyediakan dasar bagi desain sistem secara umum untuk dibuat. Fase analisis sistem merupakan investigasi dan berorientasi ke temuan.
Menurut Whitten (2004), pengembangan sistem informasi akuntansi mempunyai tahap-tahapan sebagai berikut:
1. Permulaan sistem (system initiation) 2. Analisis sistem (system analysis) 3. Desain sistem (system design)
4. Implementasi sistem (system implementation) Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Menurut Romney (2006) siklus penerimaan kas adalah Siklus penerimaan kas adalah rangkaian kegiatan dan opereasional pemrosesan data yang terkait yang berhubungan dengan penerimaan bagi perusahaan Penerimaan kas berasal dari pendapatan tunai, penagihan piutang, dan berbagai sumber pendapatan lainnya.
Menurut Mulyadi (2001) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi bahwa berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :
5
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.
Sedangkan siklus pengeluaran kas menurut Romney (2006) adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan pemrosesan kata terkait yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran untuk barang atau pelayanan. Sedangkan menurut Soemarso S.R (2004) mengemukakan bahwa “Pengeluaran kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan berkurangnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang maupun hasil transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas.” Dana-dana yang dikeluarkan oleh perusahaan misalnya digunakan untuk pembelian persediaan, biaya pemeliharaan, biaya gaji atau upah karyawan dan pengeluaran lainnya.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengeluaran kas adalah transaksi-transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo-saldo kas tunai, atau rekening bank milik perusahaan baik yang berasal dari pembelian tunai, pembayaran utang, pengeluaran transfer maupun pengeluaran-pengeluaran lainnya. Pengeluaran kas dapat berupa uang logam, cek atau wesel pos, uang yang dikeluarkan melalui bank atau langsung dari piutang.
6
Dalam penelitian ini objek penelitian adalah Toko Gen-B yang terletak di jalan Kartini Tambakboyo Ambarawa. Gen-B ini merupakan perusahaan yang bergerak di bidang perusahaan dagang. Gen-B ini merupakan perusahaan yang sedang berkembang di era kemajuan teknologi saat ini. Satuan analisis dalam penelitian ini adalah perusahaan Gen-B sedangkan satuan pengamatan dalam penelitian ini adalah penerimaan kas dan pengeluaran kas.
Dalam penelitian ini terdapat dua jenis data yang digunakan seperti yang dipaparkan dalam tabel 1 di bawah ini :
Tabel 1. Jenis dan Sumber Data
Jenis Data/Informasi Sumber
Primer
- Kebutuhan informasi penerimaan dan pengeluaran kas (output dan laporan yang diharapkan)
- Tampilan aplikasi
- Pemilik - Pemilik
Sekunder
- Format laporan penerimaan dan pengeluaran kas
- Nota – nota penjualan dan dukumen pengeluaran kas yang ada
- Dokumen penerimaan dan pengeluaran kas lainnya yang saat ini digunakan.
- Pemilik - Pemilik - Pemilik
Fokus dari penelitian ini adalah analisis dan perancangan sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada Gen-B. Aktivitas yang terkait di dalam penerimaan kas adalah penjualan barang kepada pelanggan yang dilakukan Toko Gen-B. Sedangkan aktivitas yang terkait di dalam pengeluaran kas adalah pembelian barang dari pemasok. Input data yang digunakan dalam penelitian ini adalah kebutuhan informasi yang terkait dengan penerimaan kas dan kebutuhan informasi yang terkait dengan pengeluaran kas. Selanjutnya peneliti akan
7
memproses data input dengan menganalisis kebutuhan informasi, sehingga menghasilkan output berupa kebutuhan informasi yang terkait penerimaan dan pengeluaran kas.
Setelah mengetahui kebutuhan informasi yang terkait penerimaan dan pengeluaran kas, maka tahap selanjutnya membuat rancangan proses. Kebutuhan informasi yang terkait penerimaan dan pengeluaran kas menjadi input dan kemudian dilakukan proses modeling yang akan menghasilkan Data Flow Diagram (DFD). Selanjutnya membuat rancangan database dengan input Data Flow Diagram (DFD) yang digunakan untuk melakukan proses data modeling dan akan menghasilkan Entity Relationship Diagram (ERD).
Kemudian membuat rancangan aplikasi dengan data input Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD) yang akan digunakan untuk melakukan proses perancangan menggunakan Microsoft Access 2007 dan akan menghasilkan output yaitu aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas pada Gen-B.
Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini, adalah descriptive qualitative, dengan langkah-langkah analisis sebagai berikut:
1. Menganalisis kebutuhan informasi yang di inginkan oleh perusahaan tersebut.
2. Membuat rancangan proses dengan data input kebutuhan informasi yang terkait penerimaan dan pengeluaran kas yang digunakan untuk proses modeling dan menghasilkan output yaitu Data Flow Diagram (DFD).
8
3. Membuat rancangan database dengan data input Data Flow Diagram (DFD) yang digunakan untuk proses data modeling dan menghasilkan output yaitu Entity Relationship Diagram (ERD).
4. Membuat rancangan aplikasi dengan input DFD dan ERD yang digunakan untuk melakukan proses perancangan menggunakan Microsoft Access 2007 sehingga akan menghasilkan output yaitu aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas.
Untuk mempermudah peneliti menjawab persoalan penelitian dalam penelitian ini, maka tahapan proses penelitian peneliti gambarkan dalam kerangka penelitian berikut ini :
9 Kerangka Penelitian KEBUTUHAN INFORMASI Kebutuhan informasi yang terkait penerimaan kas Analisis Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi yang terkait penerimaan dan pengeluaran kas RANCANGAN PROSES Proses Modeling DFD RANCANGAN DATABASE RANCANGAN APLIKASI DFD Data Modeling ERD ERD Perancangan menggunakan Microsoft Access 2007 Aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas Kebutuhan informasi yang terkait pengeluaran kas Kebutuhan informasi yang terkait penerimaan dan pengeluaran kas DFD
10 4. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Gen-B merupakan salah satu perusahaan dagang yang sedang berkembang. Didalam perkembangan usahanya, Gen-B mempuyai masalah-masalah sebagai berikut, pencatatan transaksi masih manual menggunakan buku dan alat tulis, pemilik tidak memahami pencatatan transaksi dengan baik, pemilik terkadang tidak melakukan pencatatan transaksi penerimaan kas maupun pengeluaran kas, dan sulit melihat laporan periode yang lalu.
Berdasarkan masalah di atas, maka analisis kebutuhan sistem informasi pada Gen-B dapat dilihat dalam tabel 2 di bawah ini.
Tabel 2. Analisis Kebutuhan Sistem Informasi pada Gen-B
Faktor Masalah Kebutuhan
Teknologi Pencatatan transaksi masih manual menggunakan buku dan alat tulis
Sarana pencatatan transaksi secara terkomputerisasi.
Manusia
Pemilik tidak memahami tentang pencatatan transaksi dengan baik.
Sarana pencatatan yang mudah dimengerti.
Manajemen Pemilik tidak disiplin untuk langsung mencatat pada saat transaksi atau aktivitas tersebut terjadi.
Mewajibkan pemilik untuk langsung mencatat pada saat transaksi dan aktivitas terjadi.
Metode Sulit melihat laporan
periode lalu
Mewajibkan pemilik untuk membuat laporan per periode
Sistem informasi secara terkomputerisasi akan membantu menyelesaikan masalah yang terjadi pada Gen-B. Sistem informasi secara terkomputerisasi berbasis database, akan membantu Gen-B untuk mewujudkan kebutuhan-kebutuhan seperti yang tertera di atas.
11 Pemodelan Data dan Proses
Pada penelitian ini, kebutuhan sistem informasi yang ada pada Gen-B dijadikan dasar dalam pemodelan data dan proses. Pemodelan data dan proses dilakukan dengan menggunakan DFD (Data Flow Diagram).
DFD (Data Flow Diagram) Level Konteks
Pada DFD (Data Flow Diagram) level konteks, menunjukkan sistem penerimaan dan pengeluaran kas yang dirancang untuk Gen-B. Terdapat tiga external agent pada sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B, yaitu pelanggan, pemasok, dan pemilik. Ketiga external agent tersebut menjadi sumber dan tujuan data sistem informasi pada Gen-B.
12 FDD (Functional Decomposition Diagram)
Gambar 2. FDD (Functional Decomposition Diagram)
Berdasarkan gambar di atas maka dapat diurutkan dari yang pertama yaitu dari pemrosesan penerimaan kas, pemrosesan pengeluaran kas, pemrosesan pemindahan kas, dan yang terakhir pemrosesan pelaporan yang dibagi menjadi 3 yaitu pemrosesan laporan kas, pemrosesan laporan penerimaan kas, dan pemrosesan laporan pengeluaran kas.
DFD (Data Flow Diagram) Level 0
Dalam pemodelan DFD (Data Flow Diagram) level 0, bertujuan untuk merancang aliran data secara terperinci dari proses satu menuju proses lain di dalam sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B. Pada pemodelan ini dilakukan dengan mengolah data input yang bersumber dari external agent kemudian diolah oleh sistem sampai dengan menghasilkan output yang kemudian diserahkan kembali kepada external agent.
13
Gambar 3. DFD (Data Flow Diagram) level 0 DFD (Data Flow Diagram) Level 1
Dalam pemodelan data dan proses untuk merancang sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B tidak hanya sampai pemodelan DFD level 0 saja. Untuk itu dibutuhkan lagi pemodelan proses dan aliran data yang lebih terperinci yang terjadi pada pemrosesan pelaporan. Dengan DFD (Data Flow Diagram) Level 1 ini akan dirancang pemodelan proses dan data secara lebih terperinci. Pemodelan secara lebih terperinci ini bertujuan agar sistem informasi yang dirancang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan aktivitas bisnis pada Gen-B terkait penerimaan dan pengeluaran kas.
14
Gambar 4. DFD (Data Flow Diagram) level 1 Pemrosesan Pelaporan Perancangan Sistem Informasi
Sistem informasi yang berbasis database membutuhkan sebuah langkah perancangan agar sistem informasi yang dibuat dapat digunakan sesuai kebutuhan. Salah satu cara untuk merancang sistem informasi dapat diwujudkan dalam sebuah ERD (Entity Relationship Diagram). Dalam database, data di dalamnya akan berhubungan antara data satu dengan data lainnya sehingga akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Begitu pula dengan perancangan sistem penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B yang membutuhkan ERD sebagai desain sistemnya. Adapun ERD yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut.
15
ERD Sistem Informasi Gen-B
Gambar 5. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Gen-B
16 Perancangan Database
1. Tabel
Tabel adalah kumpulan data mengenai suatu objek tertentu dalam kolom (field) dan baris (record). Berikut adalah tabel yang dibutuhkan Gen-B: • Tabel Barang
Pada tabel barang terdapat 6 field yaitu kode barang (primary key), nama barang, jumlah, satuan, harga beli, dan harga jual. Jenis data pada kode barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama barang adalah Text, field size 30 ; jenis data pada jumlah adalah number, field size long interger ; jenis data pada satuan adalah Text, field size 10 ; jenis data pada harga beli adalah number, field size long interger ; jenis data pada harga jual adalah number, field size long interger.
Berikut ini adalah gambar desain tabel barang :
17
Berikut ini adalah tabel barang setelah data di masukkan ke dalam tabel.
Gambar 7. Gambar Isi Tabel Barang
• Tabel Kas
Pada tabel kas terdapat 2 field, yaitu kode akun kas (Primary Key), nama akun kas. Jenis data pada kode akun kas adalah text dengan field size 10; jenis data pada nama akun kas adalah text dengan field size 30.
18
Berikut ini adalah gambar desain tabel kas :
Gambar 8. Gambar Desain Tabel Kas Berikut ini adalah gambar isi tabel kas :
Gambar 9. Gambar Isi Tabel Kas
• Tabel Kas Detail
Pada tabel kas detail terdapat 3 field yaitu kode akun kas, jumlah saldo, dan tanggal setoran. Jenis data pada kode akun kas adalah Text, field size : 10 ; jenis data pada jumlah saldo adalah number, field size long interger ; jenis data pada tanggal setoran adalah date/time dengan format medium date.
Berikut ini adalah gambar desain tabel kas detail :
19
Berikut ini adalah gambar tabel kas detail yang sudah berisi data.
Gambar 11. Gambar Isi Tabel Kas Detail
• Tabel Pemindahan Kas
Pada tabel pemindahan kas terdapat 6 field yaitu dari, nama akun, jumlah, ke, nama, dan tanggal. Jenis data pada dari adalah Text, field size : 10 ; jenis data pada nama akun adalah Text, field size : 50 ; jenis data pada jumlah adalah number, field size long interger ; jenis data pada ke adalah Text, field size : 10 ; jenis data pada nama adalah Text, field size : 50 ; jenis data pada tanggal adalah date/time dengan format medium date.
Berikut ini adalah gambar desain tabel pemindahan kas :
20
Berikut ini adalah gambar tabel pemindahan kas yang sudah berisi data:
Gambar 13. Gambar Isi Tabel Pemindahan Kas • Tabel Pembelian
Pada tabel pembelian terdapat 3 field, yaitu nomor nota pembelian, kode barang, dan kuantitas pembelian. Jenis data pada nomor nota pembelian adalah Autonumber, field size : long interger ; jenis data pada kode barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada kode kuantitas pembelian adalah number, field size long interger.
Berikut ini adalah gambar desain tabel pembelian :
21
Berikut ini adalah tabel pembelian yang sudah berisi data :
Gambar 15. Gambar Isi Tabel Pembelian • Tabel Penjualan
Pada tabel penjualan terdapat 3 field, yaitu nomor nota penjualan, kode barang, dan kuantitas penjualan. Jenis data pada nomor nota penjualan adalah Autonumber, field size : long interger ; jenis data pada kode barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada kode kuantitas pembelian adalah number, field size long interger.
Berikut ini adalah gambar desain tabel penjualan :
22
Berikut ini adalah gambar tabel penjualan yang sudah berisi data :
Gambar 17. Gambar Isi Tabel Penjualan • Tabel pengeluaran kas
Pada tabel pengeluaran kas terdapat 11 field, yaitu nomor nota pembelian (primary key), tanggal pembelian, kode pemasok, nama pemasok, kode kasir, nama kasir, kode barang, nama barang, kuantitas, harga, dan kode akun kas. Jenis data pada nomor nota pembelian adalah Autonumber, field size : long interger ; jenis data pada tanggal pembelian adalah date/time dengan format medium date ; jenis data pada kode pemasok adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama pemasok adalah Text, field size : 30 ; jenis data pada kode kasir adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama kasir adalah Text, field size : 30 ; jenis data pada kode barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama barang adalah Text, field size : 30 ; jenis data pada kode kuantitas adalah number,
23
field size long interger ; jenis data pada harga adalah number, field size long interger ; jenis data pada kode akun kas adalah Text, field size : 10.
Berikut ini adalah gambar desain tabel pengeluaran kas :
Gambar 18. Gambar Desain Tabel Pengeluaran Kas
Berikut ini adalah gambar tabel pengeluaran kas yang sudah berisi data :
Gambar 19. Gambar Isi Tabel Pengeluaran Kas • Tabel Penerimaan Kas
Pada tabel penerimaan kas terdapat 9 field, yaitu nomor nota penjualan (primary key), tanggal penjualan, kode kasir, nama kasir, kode barang, nama barang, harga, jumlah, dan kode akun kas. Jenis data pada nomor
24
nota penjualan adalah Autonumber, field size : long interger ; jenis data pada tanggal penjualan adalah date/time dengan format medium date ; jenis data pada kode kasir adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama kasir adalah Text, field size : 30 ; jenis data pada kode barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama barang adalah Text, field size : 30 ; jenis data pada kode harga adalah number, field size long interger ; jenis data pada jumlah adalah number, field size long interger ; jenis data pada kode akun kas adalah Text, field size : 10.
Berikut ini adalah gambar desain tabel penerimaan kas :
25
Berikut ini adalah gambar tabel penerimaan kas yang sudah berisi data :
Gambar 21. Gambar Isi Tabel Penerimaan Kas • Tabel Pemasok
Pada tabel pemasok terdapat 4 field, yaitu kode pemasok (primary key), nama pemasok, alamat, dan telepon. Jenis data pada kode pemasok adalah Text, field size 5 ; jenis data pada nama pemasok adalah Text, field size 30 ; jenis data pada alamat adalah Text, field size 50 ; jenis data pada telepon adalah Text, field size 13.
Berikut ini adalah gambar desain tabel pemasok :
26
Berikut ini adalah gambar tabel pemasok yang sudah berisi data :
Gambar 23. Gambar Isi Tabel Pemasok • Tabel Kasir
Pada tabel kasir terdapat 4 field, yaitu kode kasir (primary key), nama kasir, alamat, dan telepon. Jenis data pada kode kasir adalah Text, field size 5 ; jenis data pada nama kasir adalah Text, field size 30 ; jenis data pada alamat adalah Text, field size 50 ; jenis data pada telepon adalah Text, field size 13.
Berikut ini adalah gambar desain tabel kasir :
Gambar 24. Gambar Desain Tabel Kasir
Berikut ini adalah gambar tabel kasir yang sudah berisi data :
27 2. Query
Query adalah sebuah pernyataan yang digunakan untuk mengambil informasi berdasarkan data-data yang disimpan dalam tabel yang kemudian dipilih menjadi sebuah data baru. Dalam penelitian ini database penyimpanan yang dipakai adalah query karena dapat digunakan untuk mengambil data dari beberapa tabel sehingga dapat memberikan sebuah data baru yang terstruktur dan lengkap. Crosstab merupakan sebuah data baru yang digunakan untuk mengelompokkan data dengan difokuskan dari 1 field utama. Berikut ini adalah 11 query dan 5 crosstab yang dirancangkan.
• Query Kas
Query kas dibuat untuk mengetahui jumlah saldo yang ada pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode akun kas (tabel kas), nama akun (tabel kas), total penerimaan kas (query penerimaan kas), total pengeluaran kas (query pengeluaran kas), penambahan/pengurangan (query pemindahan kas detail), dan saldo kas.
Berikut ini penghitungan untuk saldo kas :
Saldo kas : [Total Penerimaan Kas]-[Total of Total Pembelian]+[Penambahan/Pengurangan]
Berikut ini adalah query kas :
28 • Query Kasir
Query kasir dibuat untuk mengetahui nama kasir yang melakukan transaksi pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode kasir (tabel kasir), nama kasir (tabel kasir), alamat (tabel kasir), dan telepon (tabel kasir).
Berikut ini adalah query kasir :
Gambar 27. Query kasir • Query Pemasok
Query pemasok dibuat untuk mengetahui nama pemasok beserta alamat pemasok, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode pemasok (tabel pemasok), nama pemasok (tabel pemasok), alamat (tabel pemasok), dan telepon (tabel pemasok).
Berikut ini adalah query pemasok :
29 • Query Pembelian
Query pembelian dibuat untuk mengetahui jumlah pembelian barang dan pengeluaran kas pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan nomor nota pembelian (tabel pengeluaran kas), tanggal pembelian (tabel pengeluaran kas), kode pemasok (tabel pengeluaran kas), kode kasir (tabel pengeluaran kas), kode barang (tabel pembelian), kuantitas pembelian (tabel pembelian), nama barang (tabel barang), harga beli (tabel barang), total pembelian, kode akun kas (tabel pengeluaran kas), dan nama akun kas (tabel kas).
Berikut ini perhitungan untuk total pembelian :
30
Berikut ini adalah query pembelian :
Gambar 29. Query Pembelian • Query Penjualan
Query penjualan dibuat untuk mengetahui jumlah barang yang yang terjual dan penerimaan kas pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan nomor nota penjualan (tabel penerimaan kas), tanggal penjualan (tabel penerimaan kas), kode kasir (tabel penerimaan kas), kode barang (tabel penjualan), kuantitas penjualan (tabel penjualan), nama barang (tabel barang), harga jual (tabel barang), total penjualan, kode akun kas (tabel penerimaan kas), dan nama akun kas (tabel kas).
Berikut ini perhitungan untuk total penjualan : Total penjualan : [Kuantitas Penjualan]*[Harga Jual]
31 Berikut ini adalah query penjualan :
Gambar 30. Query Penjualan • Query Penerimaan Kas
Query penerimaan kas dibuat untuk mengetahui jumlah penerimaan kas yang diterima Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode akun kas (tabel kas), nama akun kas (tabel kas), total of jumlah saldo (setoran kas), total of total penjualan (penerimaan kas), dan total penerimaan kas.
Berikut ini perhitungan untuk total penerimaan kas :
Total penerimaan kas : [Total of Jumlah Saldo]+[Total of Total Penjualan]
32
Berikut ini adalah query penerimaan kas :
Gambar 31. Query Penerimaan Kas
• Query Pengeluaran Kas
Query pengeluaran kas dibuat untuk mengetahui jumlah pengeluaran kas pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode akun kas (tabel kas), nama akun kas (tabel kas), dan total of total pembelian (pengeluaran kas).
Berikut ini adalah query pengeluaran kas :
Gambar 32. Query Pengeluaran Kas • Query Pemindahan Kas
Query pemindahan kas dibuat untuk mengetahui jumlah kas yang dipindahkan pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan dari (tabel pemindahan kas), ke (tabel pemindahan kas), tanggal (tabel pemindahan kas), dan jumlah (tabel pemindahan kas).
33
Berikut ini adalah query pemindahan kas :
Gambar 33. Query Pemindahan Kas • Query Pemindahan Kas Detail
Query pemindahan kas detail dibuat untuk mengetahui jumlah pemindahan kas secara detail pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode akun kas (tabel kas), nama akun kas (tabel kas), pemindahan kas (ke)_crosstab_total of jumlah:total of jumlah (pemindahan kas (ke)), pemindahan kas (dari)_crosstab_total of jumlah: total of jumlah (pemindahan kas (dari)), dan penambahan/pengurangan.
Berikut ini perhitungan untuk penambahan/pengurangan :
Penambahan/pengurangan : [Pemindahan Kas (Ke)_ Crosstab _ TotalOf Jumlah]-[Pemindahan Kas (Dari)_Crosstab_Total Of Jumlah] Berikut ini adalah query pemindahan kas detail :
34 • Penerimaan Kas
Penerimaan kas di sini merupakan suatu langkah crosstab yang digunakan untuk mengelompokkan total penerimaan kas berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.
Berikut ini adalah crosstab penerimaan kas :
Gambar 35. Crosstab Penerimaan Kas • Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas di sini merupakan suatu langkah crosstab yang digunakan untuk mengelompokkan total pengeluaran kas berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.
Berikut ini adalah crosstab pengeluaran kas :
35 • Setoran Kas
Setoran kas di sini merupakan suatu langkah crosstab yang digunakan untuk mengelompokkan total setoran kas berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.
Berikut ini adalah crosstab setoran kas :
Gambar 37. Crosstab Setoran Kas • Pemindahan Kas (dari)
Pemindahan kas (dari) di sini merupakan suatu langkah crosstab yang digunakan untuk mengelompokkan total pemindahan kas (dari) berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.
Berikut ini adalah crosstab pemindahan kas (dari) :
36 • Pemindahan Kas (ke)
Pemindahan kas (ke) di sini merupakan suatu langkah crosstab yang digunakan untuk mengelompokkan total pemindahan kas (ke) berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.
Berikut ini adalah crosstab pemindahan kas (ke) :
Gambar 39. Crosstab Pemindahan Kas (ke) 3. Form
Fungsi form (formulir) yaitu untuk memudahkan pemilik dalam menginput data ke dalam database. Dalam penelitian ini terdapat 7 form yaitu form formulir barang, form formulir kasir , form formulir pemasok, form formulir pembelian-pengeluaran kas, form formulir penjualan-penerimaan kas, form pemindahan kas, dan form setoran kas. Selain itu juga terdapat detail pembelian subform yang digunakan untuk melihat jumlah dan barang yang dibeli secara detail, dan detail penjualan subform yang digunakan untuk melihat jumlah dan barang yang terjual secara detail.
• Formulir Barang
Formulir barang berfungsi untuk mencatat barang-barang baru yang dimiliki Toko Gen-B. Isi dari formulir ini adalah kode barang, nama barang, harga beli, harga jual, dan jumlah. Selain itu, di dalam
37
formulir ini juga terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database barang, dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk mempermudah pengguna saat mau menambah data barang dengan menampilkan formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan berguna untuk menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol hapus berguna untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan pengguna saat pengisian data. Tombol database barang berguna untuk melihat data-data barang yang telah tersimpan di dalam data-database, dan yang terakhir yaitu tombol keluar yang berguna untuk mempermudah pengguna keluar dari formulir barang tersebut.
38
Berikut ini adalah formulir barang :
Gambar 40. Formulir Barang • Formulir Kasir
Formulir kasir berfungsi untuk menginput data kasir yang berada di Toko Gen-B. Isi dari formulir ini yaitu kode kasir, nama kasir, alamat, dan telepon. Selain itu, di dalam formulir ini juga terdapat beberapa tombol perintah yang dapat mempermudah pengguna untuk menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu
39
tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database kasir, dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk mempermudah pengguna saat mau menambah data kasir dengan menampilkan formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan berguna untuk menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol hapus berguna untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan pengguna saat pengisian data. Tombol database kasir berguna untuk melihat data kasir yang telah tersimpan di dalam database, dan yang terakhir yaitu tombol keluar yang berguna untuk mempermudah pengguna keluar dari formulir kasir tersebut.
40
Berikut ini adalah formulir kasir :
Gambar 41. Formulir Kasir • Formulir Pemasok
Formulir pemasok berfungsi untuk mencatat nama pemasok baru yang berelasi dengan Toko Gen-B. Isi dari formulir ini yaitu kode pemasok, nama pemasok, alamat, dan telepon. Selain itu, di dalam formulir ini juga terdapat beberapa tombol yang dapat mempermudah pengguna untuk menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu
41
tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database pemasok, dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan menampilkan formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan berguna untuk menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol hapus berguna untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan pengguna saat pengisian data. Tombol database pemasok berguna untuk melihat data pemasok yang telah tersimpan di dalam database, dan yang terakhir yaitu tombol keluar yang berguna untuk mempermudah pengguna keluar dari formulir pemasok tersebut.
42
Berikut ini adalah formulir pemasok :
Gambar 42. Formulir Pemasok • Formulir Pengeluaran Kas
Formulir pengeluaran kas berfungsi untuk menginput data transaksi pembelian barang yang berhubungan dengan pemasok. Hal tersebut dapat memudahkan pengguna dalam mencatat semua transaksi pengeluaran kas. Orang yang berwenang untuk mengisi formulir ini adalah pemilik. Isi dari formulir ini yaitu nomor nota pembelian, tanggal pembelian, kode kasir, nama kasir, kode pemasok, nama pemasok, kode akun kas, nama akun kas. Dan pada detail
43
pembelian berisi kode barang, nama barang, kuantitas pembelian, satuan, harga beli, dan jumlah. Langkah pertama mengisi formulir ini yaitu dengan mengisi tanggal pembelian, secara otomatis akan muncul nomor nota pembelian. Kemudian mengisi kode kasir, secara otomatis akan muncul nama kasir sesuai kode kasir yang diisikan. Selanjutnya mengisi kode pemasok, secara otomatis akan muncul nama pemasok sesuai kodenya. Disusul dengan mengisi kode akun kas, secara otomatis akan muncul nama akun kas sesuai kode yang diisikan. Di dalam detail pembelian juga mengisi kode barang, secara otomatis akan muncul nama barang beserta satuan dan harga belinya. Kemudian mengisi kuantitas pembelian, secara otomatis akan muncul jumlah harga sesuai kuantitas pembelian dan terakhir akan muncul total pembelian secara otomatis. Selain itu, di dalam formulir ini juga terdapat beberapa tombol yang dapat mempermudah pengguna untuk menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database pengeluaran kas, tombol print, dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan menampilkan formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan berguna untuk menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol hapus berguna untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan pengguna saat pengisian data. Tombol database pengeluaran kas berguna untuk melihat data pengeluaran kas yang telah tersimpan di
44
dalam database, tombol print berguna untuk mencetak formulir pengeluaran kas tersebut, dan yang terakhir yaitu tombol keluar yang berguna untuk mempermudah pengguna keluar dari formulir pengeluaran kas tersebut.
Berikut ini adalah formulir pembelian-pengeluaran kas :
Gambar 43. Formulir Pengeluaran Kas • Formulir Penerimaan Kas
Formulir penerimaan kas berfungsi untuk menginput data transaksi penjualan dengan pembeli. Hal itu dapat memudahkan pengguna dalam mencatat semua transaksi penerimaan kas. Orang yang berwenang mengisi formulir ini adalah pemilik. Isi dari formulir ini yaitu nomor nota penjualan, tanggal penjualan, kode kasir, nama
45
kasir, kode akun kas, nama akun kas, kode barang, nama barang, kuantitas, satuan, harga jual, dan jumlah. Langkah pertama dalam mengisi formulir ini yaitu dengan mengisi tanggal penjualan, secara otomatis akan muncul nomor nota penjualan. Setelah itu mengisi kode kasir, secara otomatis akan muncul nama kasir sesuai kodenya. Di susul dengan mengisi kode akun kas, secara otomatis akan muncul nama akun kas sesuai kodenya. Berikutnya mengisi kode barang, secara otomatis nama barang akan muncul sesuai kode barang beserta satuan dan harga jualnya. Kemudian mengisi kuantitas barang yang dibeli, secara otomatis akan muncul jumlah harga sesuai kuantitas yang di beli dan terakhir akan muncul total penjualan secara otomatis. Selain itu, di dalam formulir ini juga terdapat beberapa tombol yang dapat mempermudah pengguna untuk menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database penerimaan kas, tombol print, dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan menampilkan formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan berguna untuk menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol hapus berguna untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan pengguna saat pengisian data. Tombol database pengeluaran kas berguna untuk melihat data penerimaan kas yang telah tersimpan di dalam database, tombol print berguna untuk mencetak formulir penerimaan kas tersebut, dan yang terakhir yaitu
46
tombol keluar yang berguna untuk mempermudah pengguna keluar dari formulir penerimaan kas.
Berikut ini adalah formulir penerimaan kas :
Gambar 44. Formulir Penerimaan Kas • Formulir Pemindahan Kas
Formulir pemindahan kas berfungsi untuk mencatat pemindahan kas pada Gen-B yang dilakukan oleh pemilik.Isi dari formulir ini yaitu tanggal, dari, ke, dan jumlah. Selain itu, di dalam formulir ini juga terdapat beberapa tombol yang dapat mempermudah pengguna untuk menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database
47
pemindahan kas, dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan menampilkan formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan berguna untuk menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol hapus berguna untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan pengguna saat pengisian data. Tombol database pemindahan kas berguna untuk melihat data pemindahan kas yang telah tersimpan di dalam database, dan yang terakhir yaitu tombol keluar yang berguna untuk mempermudah pengguna keluar dari formulir pemindahan kas tersebut.
48
Berikut ini adalah formulir pemindahan kas :
Gambar 45. Formulir Pemindahan Kas • Formulir Setoran Kas
Formulir setoran kas berfungsi untuk mencatat kas yang disetorkan oleh pemilik. Hal tersebut dapat memudahkan pengguna untuk melakukan penyetoran kas baik di bank maupun pada toko sebagai setoran modal. Isi dari formulir ini yaitu tanggal setoran, jumlah saldo, kode akun kas, dan nama akun kas. Langkah pertama yaitu dengan mengisi tanggal setoran. Kemudian mengisi jumlah saldo yang akan disetorkan. Berikutnya dengan mengisi kode akun kas yang secara otomatis akan muncul nama akun kas. Selain itu, di dalam formulir ini juga terdapat beberapa tombol yang dapat mempermudah
49
pengguna untuk menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database setoran kas, dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan menampilkan formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan berguna untuk menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol hapus berguna untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan pengguna saat pengisian data. Tombol database setoran kas berguna untuk melihat data setoran kas yang telah tersimpan di dalam database, dan yang terakhir yaitu tombol keluar yang berguna untuk mempermudah pengguna keluar dari formulir setoran kas tersebut.
50
Berikut ini adalah formulir setoran kas :
Gambar 46. Formulir Setoran Kas • Detail Pembelian Subform
Formulir detail pembelian subform digunakan pada formulir pengeluaran kas untuk mengisi pembelian barang secara detail. Pada formulir detail pembelian subform ini pengguna bisa melihat hasil pencatatan transaksi pembelian secara detail.
51
Berikut ini gambar formulir detail pembelian subform :
Gambar 47. Formulir Detail Pembelian Subform • Detail Penjualan Subform
Formulir detail penjualan subform digunakan pada formulir penerimaan kas untuk mengisi penjualan barang secara detail. Pada formulir detail penjualan subform ini pengguna bisa melihat hasil pencatatan transaksi penjualan barang secara detail.
52
Berikut ini adalah gambar formulir detail penjualan subform :
Gambar 48. Formulir Detail Penjualan Subform 4. Report
Report berguna untuk mengetahui dan menampilkan data-data yang telah disimpan dalam database dan untuk memudahkan pengguna melihat hasil pencatatan transaksi dalam bentuk laporan. Dalam penelitian ini terdapat 9 report yaitu report daftar barang, report daftar kasir, report daftar pemasok, report kas, report pemindahan kas, report setoran kas, report penerimaan kas, report pengeluaran kas, dan report stok barang.
• Daftar Barang
Daftar barang berfungsi untuk melihat berapa banyak barang yang dimiliki Toko Gen-B. Isi dari daftar barang yaitu kode barang, nama
53
barang, harga beli, harga jual, dan jumlah. Daftar barang ini akan terisi secara otomatis saat pengguna mengisi formulir barang.
Berikut ini gambar report daftar barang :
Gambar 49. Report Daftar Barang • Daftar Kasir
Daftar kasir berfungsi untuk mengetahui data-data kasir yang berada di Toko Gen-B. Isi dari daftar kasir ini yaitu kode kasir, nama kasir, alamat, dan telepon. Daftar kasir ini akan terisi secara otomatis saat pengguna mengisi formulir kasir.
54
Berikut ini gambar report daftar kasir :
Gambar 50. Report Daftar Kasir • Daftar Pemasok
Daftar pemasok berfungsi untuk mengetahui data-data pemasok dari Toko Gen-B. Isi dari daftar pemasok ini yaitu kode pemasok, nama pemasok, alamat, dan telepon. Daftar pemasok ini akan terisi secara otomatis saat pengguna mengisi formulir pemasok.
55
Berikut ini gambar report daftar pemasok :
Gambar 51. Report Daftar Pemasok • Laporan Kas
Laporan kas berfungsi untuk mengetahui jumlah kas yang tersedia pada Toko Gen-B. Isi dari laporan kas ini yaitu kode akun kas, nama akun kas, total penerimaan kas, total pengeluaran kas, penambahan/pengurangan, dan saldo kas. Di dalam laporan kas dikelompoklan menjadi dua nama akun kas yaitu kas di tangan dan kas di bank sesuai dengan transaksinya, hingga pada akhirnya terdapat total kas tersedia pada laporan kas tersebut.
56 Berikut ini gambar laporan kas :
Gambar 52. Laporan Kas • Laporan Pemindahan Kas
Laporan pemindahan kas berfungsi untuk mengetahui jumlah kas yang dipindahkan dari kas di tangan ke kas di bank ataupun sebaliknya. Kas di tangan dipindahkan ke kas di bank apabila jumlah kas di tangan sudah terlalu bayak dan supaya aman maka dipindahkan di bank. Sedangkan kas di bank dipindahkan ke kas di tangan apabila jumlah kas di tangan sudah sedikit, atau kas tersebut akan digunakan untuk pembelian barang dagangan.
57
Berikut ini gambar laporan pemindahan kas :
Gambar 53. Laporan Pemindahan Kas • Laporan Setoran Kas
Laporan setoran kas berfungsi untuk mengetahui jumlah setoran kas yang disetorkan pemilik. Pemilik melakukan setoran kas untuk modal usahanya. Di dalam laporan setoran kas dikelompokkan menjadi dua nama akun kas yaitu kas di tangan dan kas di bank. Pemilik dapat melakukan setoran kas di bank sebagai modal usahanya ataupun tidak di bank yang disebut dengan setoran kas di tangan.
58
Berikut ini gambar laporan setoran kas :
Gambar 54. Laporan Setoran Kas • Laporan Penerimaan Kas
Laporan penerimaan kas berfungsi untuk mengetahui data-data penerimaan kas yang terjadi pada Toko Gen-B. Isi dari laporan penerimaan kas yaitu bulan untuk mengelompokkan transaksi per bulannya, nomor nota penjualan, tanggal, kode barang, kuantitas, nama barang, satuan, harga jual, jumlah, dan jumlah perbulan. Laporan penerimaan kas ini secara otomatis akan terisi saat pengguna mengisi formulir penjualan-penerimaan kas.
59
Berikut ini gambar laporan penerimaan kas :
Gambar 55. Laporan Penerimaan Kas • Laporan Pengeluaran Kas
Laporan pengeluaran kas berfungsi untuk mengetahui data-data pengeluaran kas yang terjadi pada Toko Gen-B. Isi dari laporan pengeluaran kas yaitu bulan untuk mengelompokkan transaksi per bulannya, nomor nota pembelian, tanggal, kode barang, kuantitas, nama barang, harga beli, jumlah, dan jumlah perbulan. Laporan pengeluaran kas ini secara otomatis akan terisi saat pengguna mengisi formulir pembelian-pengeluaran kas.
60
Berikut ini gambar laporan pengeluaran kas :
Gambar 56. Laporan Pengeluaran Kas • Laporan Stok Barang
Laporan stok barang berfungsi untuk mengetahui jumlah stok barang yang tersedia di Toko Gen-B. Sehingga dapat memudahkan pengguna dalam mencari stok barang. Isi dari laporan stok barang yaitu kode barang, nama barang, stok awal, pembelian barang, penjualan barang, dan stok tersedia. Laporan stok barang diambil dari query stok barang.
61
Berikut ini gambar laporan stok barang :
Gambar 57. Laporan Stok Barang 5. Switchboard
Switchboard berfungsi untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan aplikasi yang telah dibuat sebelumnya seperti form dan report. Di dalam menu utama terdapat 4 bagian yaitu :
A. Data Non-Transaksi
Pada menu data non-transaksi terdiri dari formulir barang yang berfungsi untuk menginput semua barang yang ada di Toko Gen-B, formulir pemasok yang berfungsi untuk menginput data pemasok, formulir kasir yang berfungsi untuk menginput data kasir, dan kembali ke menu utama yang berfungsi untuk mengembalikan ke menu utama.
62 B. Transaksi
Pada menu transaksi terdiri dari formulir pengeluaran kas yang berfungsi untuk menginput data transaksi yang terkait dengan pengeluaran kas, formulir penerimaan kas yang berfungsi untuk menginput data transaksi yang terkait dengan penerimaan kas, formulir setoran kas yang berfungsi untuk menginput data transaksi yang terkait dengan setoran kas, formulir pemindahan kas yang berfungsi untuk menginput data transaksi yang terkait dengan pemindahan kas, dan kembali ke menu utama yang berfungsi untuk mengembalikan ke menu utama.
C. Laporan
Pada menu laporan terdiri dari dua menu lagi yaitu laporan non-transaksi dan laporan non-transaksi. Di dalam menu laporan non-non-transaksi terdiri dari daftar barang yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai semua barang yang ada di Toko Gen-B, daftar pemasok yang berfungsi untuk melihat data pemasok, daftar kasir yang berfungsi untuk melihat data kasir, laporan stok barang yang berfungsi untuk melihat stok barang yang ada pada Toko Gen-B, dan kembali ke menu laporan yang berfungsi untuk mengembalikan ke menu laporan.
Di dalam menu laporan transaksi terdiri dari laporan laporan pengeluaran kas yang berfungsi untuk melihat data-data transaksi terkait pengeluaran kas, laporan penerimaan kas yang berfungsi untuk melihat data-data transaksi terkait penerimaan kas, laporan setoran kas yang berfungsi untuk melihat data-data transaksi setoran kas, laporan
63
pemindahan kas yang berfungsi untuk melihat data-data transaksi pemindahan kas, laporan kas yang berfungsi untuk melihat data kas yang tersedia pada Toko Gen-B, kembali ke menu laporan untuk mengembalikan ke menu laporan, dan kembali ke menu utama untuk mengembalikan ke menu utama.
D. Keluar berfungsi untuk keluar dari aplikasi.
Berikut ini adalah tampilan switchboard Toko Gen-B dengan hierarkinya : Menu Utama
1) Data NonTransaksi 2) Transaksi
3) Laporan 4) Keluar
Berikut ini adalah gambar menu utama :
64 1) Data Non-Transaksi
- Formulir Barang - Formulir Pemasok - Formulir Kasir
- Kembali Ke Menu Utama
Berikut ini adalah gambar data non-transaksi :
Gambar 59. Switchboard Data Non-Transaksi 2) Transaksi
- Formulir Pengeluaran Kas - Formulir Penerimaan Kas - Formulir Setoran Kas - Formulir Pemindahan Kas - Kembali Ke Menu Utama
65
Berikut ini adalah gambar transaksi :
Gambar 60. Switchboard Transaksi 3) Laporan
Berikut ini adalah gambar menu laporan :
Gambar 61. Switchboard Menu Laporan
- Laporan Non-Transaksi o Daftar Barang
66 o Daftar Pemasok o Daftar Kasir
o Laporan Stok Barang o Kembali Ke Menu Laporan
Berikut ini adalah gambar laporan non-transaksi :
Gambar 62. Switchboard Laporan Non-Transaksi - Laporan Transaksi
o Laporan Pengeluaran Kas o Laporan Penerimaan Kas o Laporan Setoran Kas o Laporan Pemindahan Kas o Laporan Kas
67
Berikut ini adalah gambar laporan transaksi :
Gambar 63. Switchboard Laporan Transaksi - Kembali Ke Menu Utama
4) Keluar Keamanan Sistem Informasi
Pada sistem penerimaan dan pengeluaran kas Toko Gen-B ini berisi mengenai data-data transaksi dan non-transaksi, sehingga data-data tersebut menjadi sangat penting. Untuk itu dibuatlah password demi keamanan sistem database pada Gen-B. Dengan memberikan password pada sistem informasi ini maka tidak dapat diakses oleh orang lain. Hanya orang yang berwenang saja yang dapat mengakses sistem database ini, sehingga data-data di dalamnya menjadi aman.
Cara untuk memberikan password pada sistem database ini yaitu dengan membuka Microsoft Access 2007, kemudian klik open pilih file yang akan di beri password. Selanjutnya klik tanda panah drop-down pada tombol open dan pilih open exclusive. Pada tab menu klik database tools, kemudian klik encrypt with password
68
maka akan muncul set database password. Pada set database password masukkan password dan masukkan password lagi untuk verifikasi. Dengan itu password dapat langsung diaktifkan.
Selain memberikan password, bentuk keamanan yang lain yaitu dengan backup data. Backup data dilakukan agar data-data di dalam database bisa disimpan di dalam kaset CD. Cara mem-backup data yaitu dengan klik menu, kemudian klik manage lalu pilih backup database. Pemilik dapat menyimpan data tersebut yang berada di dalam kaset CD sebagai cadangan data.
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap Toko Gen-B ini, dapat diketahui bahwa Toko Gen-B melakukan pencatatan transaksi secara manual yaitu menggunakan buku dan alat tulis. Pemilik tidak memahami pencatatan transaksi dengan baik. Terkadang pemilik tidak mencatat transaksi penerimaan kas. Begitu pula pada saat transaksi pengeluaran kas. Pemilik sering tidak mencatat saat terjadi pengeluaran kas. Hanya nota saja yang menjadi bukti pengeluaran kasnya. Dengan kondisi seperti itu akan terjadi selisih antara catatan kas dengan uang yang ada. Atas dasar itu Toko Gen-B membutuhkan rancangan sistem penerimaan dan pengeluaran kas yang terkomputerisasi agar dapat digunakan untuk menginput semua data transaksi dan aktivitas yang terkait dengan kas. Sistem penerimaan dan pengeluaran kas tersebut akan menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh pemilik Toko Gen-B dalam pengambilan keputusan.
69
Untuk mempermudah dalam menganalisis dan merancang proses sistem penerimaan dan pengeluaran kas tersebut maka diperlukan DFD (Data Flow Diagram). Dalam DFD (Data Flow Diagram) dijelaskan bahwa sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada Toko Gen-B ini, akan mengolah data yang berasal dari pelanggan dan pemasok untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pemilik. Sedangkan untuk mempermudah merancang database sistem penerimaan dan pengeluaran kas tersebut maka dibutuhkan ERD (Entity-Relationship Diagram). Data model yang digambarkan menggunakan ERD (Entity-Relationship Diagram) menunjukkan semua entitas yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran kas pada Toko Gen-B.
Perancangan sistem penerimaan dan pengeluaran kas Toko Gen-B membutuhkan tabel-tabel yang berfungsi untuk menyimpan data. Tabel tersebut yaitu : tabel barang, tabel kas, tabel kas detail, tabel kasir, tabel pemasok, tabel pembelian, tabel penjualan, tabel pengeluaran kas, tabel penerimaan kas, dan tabel pemindahan kas.
Perancangan sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada Toko Gen-B juga membutuhkan 11 query yang berfungsi sebagai database penyimpanan yang mengelompokkan data dari beberapa tabel. Query tersebut yaitu : query kas, query kasir, query pemasok, query pembelian, query penjualan, query pemindahan kas, query pemindahan kas detail, query penerimaan kas, query pengeluaran kas, query setoran kas, query stok barang dan 5 Crosstab yang berfungsi untuk mengelompokkan data dari query dengan langsung dijumlahkan sesuai kode atau
70
shortlist yang diinginkan. Crosstab tersebut yaitu : pemindahan kas (dari), pemindahan kas (ke), penerimaan kas, pengeluaran kas, dan setoran kas.
Sistem penerimaan dan pengeluaran kas Toko Gen-B dalam perancangan database-nya juga membutuhkan 7 formulir (form) yang berfungsi untuk memudahkan pengguna untuk menginput data ke dalam database. Formulir (form) tersebut yaitu : formulir barang, formulir kasir, formulir pemasok, formulir pemindahan kas, formulir pengeluaran kas, formulir penerimaan kas, dan formulir setoran kas. Adapun 2 subform yang berfungsi untuk daftar bagi shortlist data yang diinginkan. Subform tersebut yaitu : detail pembelian subform dan detail penjualan subform.
Selain itu laporan (report) juga dibutuhkan untuk mengetahui informasi dari setiap transaksi. Pada Toko Gen-B ini memiliki 9 laporan (report) yaitu : daftar barang, daftar kasir, daftar pemasok, laporan kas, laporan pemindahan kas, laporan penerimaan kas, laporan pengeluaran kas, laporan setoran kas, dan laporan stok barang.
Selain tabel, query, formulir (form), dan laporan (report), ada juga switchboard (menu utama) yang berfungsi untuk mempermudah pengguna menggunakan formulir (form) dan laporan (report). Dengan menggunakan switchboard (menu utama) maka akan mudah menampilkan formulir (form) dan laporan (report) yang sebelumnya sudah dibuat.
SARAN
Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat disarankan beberapa hal penting :
71
1. Toko Gen-B sebaiknya melakukan pergantian sistem pencatatan transaksi yang awalnya manual menjadi terkomputerisasi dengan alasan untuk mempermudah penyimpanan data transaksi yang dilakukan dalam setiap aktivitas yang terjadi di toko tersebut.
2. Menjalankan aplikasi yang telah dirancang melalui program Microsoft Access 2007, agar proses pencatatan transaksi dan penyimpanan data penerimaan kas dan pengeluaran kas dapat dilakukan dengan aman, mudah dan cepat.
3. Melakukan backup data ke dalam kaset CD setiap sebulan sekali oleh pemilik sebagai pencegahan apabila sewaktu-waktu terjadi ketidakberesan sistem, Toko Gen-B masih punya cadangan datanya.
Keterbatasan Penelitian
Penelitian ini masih jauh dari sempurna, penelitian ini masih mempunyai keterbatasan. Keterbatasan tersebut adalah sistem ini belum sampai pada formulir stok barang yang berguna untuk mencari persediaan barang.
72 DAFTAR PUSTAKA
George M.Scott,(2001). Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Mc.Graw- Hill, inc. Jakarta.
Handoyo, et al. Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Atas Siklus Pembelian dan Penjualan Pada CV. X. Jurnal Informatika Vol.6, No. 2, November 2004 : 88 - 94.
John Burch dan Gary Grudnitski, 1986, Information Systems Theory and Practice, John Wiley and Sons, New York.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Penerbit PT Salemba Empat Patria, Jakarta.
Romney, Marshal R. & Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information Systems. New York. Prentice Hall).
Soemarso S.R, 2004, Akuntansi sebagai pengantar , salemba empat , Jakarta. Verzello, Robert J and Reutter John III.1982.Data Processing system and
Concepts.McGraw-Hill, Inc.All rights reseved.United States Of America. Whitten, Jeffery L., Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Dittman, 2004, Metode Desain
