BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Manajemen
Logistik
Proses pemenuhan pesanan pelanggan dan distribusi merupakan salah satu kegiatan pada proses bisnis logistik. Kegiatan logistik dalam suatu perusahaan memiliki peranan yang sangat penting karena merupakan pusat operasional dari perusahaan khususnya perusahaan perdagangan. Performance perusahaan harus didukung penuh dari bagian logistik untuk menjamin ketersediaan barang dengan tepat jumlah, tepat mutu, tepat biaya, dan tepat waktu dalam rangka meningkatkan profitabilitas perusahaan dan efisiensi biaya operasional.
Menurut Gitosudarmo (1998, p7) kegiatan logistik dapat didefinisikan sebagai suatu perpaduan dari sistem-sistem manajemen distribusi fisik, manajemen material dan transfer persediaan internal. Hal ini menyangkut segala aspek gerakan fisik dari, ke dan diantara lokasi serta fasilitas yang merupakan struktur operasi dari organisasi perusahaan yang bersangkutan.
Definisi lain dari Martin (1998) yang mendefinisikan manajemen logistik sebagai proses yang secara strategik mengatur pengadaan bahan, perpindahan dan penyimpanan bahan, komponen dan penyimpanan barang dengan informasi yang terkait melalui organisasi dan jaringan pemasarannya dengan cara tertentu sehingga keuntungan dapat dimaksimalkan baik untuk
jangka waktu sekarang maupun dimasa mendatang melalui pemenuhan pesanan dengan biaya yang efektif.
Sistem logistik dalam suatu perusahaan mempunyai hubungan antara kegiatan kegiatan logistik pada unit-unit operasi lainnya seperti bidang pemasaran, penjualan, produksi, keuangan dan logistik itu sendiri.
2.2. Pengertian Rekayasa Ulang
Menurut Hammer dan Champy (1995, pp27-30), rekayasa ulang adalah pemikiran ulang secara fundamental dan perancangan ulang secara radikal atas proses-proses bisnis untuk mendapatkan perbaikan dramatis dalam hal ukuran-ukuran kinerja yang penting dan kontemporer; seperti biaya, kualitas, pelayanan, dan kecepatan.
Definisi diatas memuat 4 kata kunci, yaitu:
1. Kata kunci Fundamental, artinya menanyakan pertanyaan-pertanyaan yang paling mendasar tentang perusahaan-perusahaan mereka dan bagaimana operasinya.
2. Kata kunci Radikal, artinya merancang ulang mulai dari akar permasalahan dan menciptakan cara-cara yang sama sekali baru dalam menyelesaikan pekerjaan.
3. Kata kunci Dramatis, artinya perbaikan yang akan dicapai dengan rekayasa ulang adalah sebuah lompatan yang jauh ke depan.
4. Kata kunci Proses, artinya sekumpulan aktifitas yang meliputi suatu jenis input atau lebih dan menciptakan sebuah output yang bernilai bagi pelanggan.
Menurut Manganeli dan Klein (1994, pp7-8), rekayasa ulang adalah pembentukan ulang strategi yang radikal dan cepat, nilai tambah dari proses bisnis, juga sistem, kebijakan, struktur organisasi yang mendukungnya, dimana bertujuan untuk mengoptimalkan alur kerja dan produktifitas di suatu organisasi.
Menurut Victor S.L Tan (1994, p39), rekayasa ulang proses bisnis adalah sebuah paradigma baru yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang berhasil dalam mengorganisir dan melakukan bisnis mereka untuk mendapatkan hasil yang mengagumkan.
Dalam pelaksanaannya ia menyatakan bahwa rekayasa ulang pada perusahaan akan mengubah cara perusahaan memproses input sehingga menghasilkan suatu output. Rekayasa ulang proses bisnis memusatkan perhatian pada inovasi, kecepatan, pelayanan dan kualitas.
2.3. Karateristik dari Rekayasa Ulang
Karateristik dari rekayasa ulang proses bisnis adalah 1. Rekayasa ulang harus dilakukan secara cepat.
3. Rekayasa ulang merencanakan ulang proses dengan fokus pada identifikasi dan perbaikan aktivitas yang memberikan nilai tambah serta mencoba menghilangkan semua aktivitas lainnya.
Rekayasa ulang proses bisnis itu bukanlah:
1. Sekedar perubahan secara perlahan dari proses bisnis yang sudah ada 2. Sekedar otomatisasi bila proses bisnis yang sudah ada itu salah dan
digunakan teknologi informasi sebagai otomatisasi maka otomatisasi tersebut hanya menghasilkan cara-cara yang lebih efisien dalam melakukan hal-hal yang salah.
3. Sekedar restrukturisasi atau perampingan dari organisasi, meskipun pada kenyataannya, rekayasa ulang menghasilkan organisasi yang lebih ramping.
4. Sekedar peningkatan kualitas, meskipun rekayasa ulang proses bisnis hampir selalu fokus pada kepuasan pelanggan.
2.4. Tahapan dalam Rekayasa Ulang
Untuk menerapkan suatu rekayasa ulang pada sebuah perusahaan, ada beberapa metode yang diajukan oleh beberapa ahli dengan perbedaan pada tahapan-tahapannya.
Menurut Victor S.L. Tan (1994, pp39-41), penerapan suatu rekayasa ulang proses bisnis perlu memiliki metode yang terdiri atas beberapa tahapan yaitu:
1. Memahami proses yang sedang berlangsung
Tahapan ini dilakukan dengan mendokumentasikan proses yang sedang berlangsung. Proses ini menggambarkan hubungan input-output diantara pemasok, unit organisasi dan konsumen. Pemahaman yang seksama dari proses yang sedang berlangsung akan memberikan dasar untuk merancang proses baru dan perbaikannya
2. Analisis proses yang sedang berlangsung
Tahap ini merupakan tahap kritis dimana pertanyaan dan asumsi pada proses sebelumnya akan diuji. Menghilangkan semua kendala yang ada dalam pencariaan suatu proses yang lebih baik. Kenyataannya untuk mendapatkan solusi yang kreatif, diperlukan sekumpulan pertanyaan yang harus dijawab.
3. Mencari alternatif rancangan ulang
Tahap ini, mencari alternatif penyelesaian yang dapat memberikan perbaikan yang berarti melalui pendekatan kreatif. Hal ini berarti mengabaikan modul-modul, peraturan-peraturan, dan tata tertib yang berlaku. Kecuali mengabaikan paradigma yang sudah lama, proses baru akan lebih mudah diperbaiki. Dalam pertimbangan alternatif proses, akan lebih baik jika proses baru dirancang berbeda dari proses yang sedang
berlangsung. Pengaruh dari proses baru harus memberikan alternatif solusi terhadap permasalahan yang terjadi.
4. Mencari informasi yang diperlukan untuk mendukung proses baru
Informasi merupakan kunci dalam menjalankan fungsi pada proses yang baru. Pengujian pada perubahan informasi dan penilaian terhadap informasi diantara unit-unit organisasi sangat diperlukan untuk mendukung proses baru. Saluran komunikasi yang terbaiklah yang patut dipertimbangkan.
5. Melakukan tes kelayakan terhadap rancangan proses baru
Langkah akhir dalam tahapan rekayasa ulang proses bisnis adalah mengindentifikasikan sumber-sumber tambahan seperti sumber daya manusia, dan sumber keuangan. Hal ini diperlukan untuk memastikan kesuksesan proses baru. Sementara formulasi dari proses baru seharusnya tidak dihambat atau dipengaruhi oleh kekurangan sumber-sumber yang ada. Kenyataannya adalah organisasi akan lebih melihat penilaian terhadap kelayakan dari implementasi daripada ketersediaan sumber yang ada. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk melakukan tes kelayakan sebelum proses baru yang direkomendasikan akan diterapakan.
Metode Rapid Re yang diajukan oleh Raymond L. Mangenelli dan Mark M Klein (1994, pp265-281) juga memiliki beberapa tahapan dalam melakukan rekayasa ulang yaitu:
1. Persiapan
Pada tahap ini dimulai dengan pengembangan dari persetujuan bersama yang telah disepakati oleh eksekutif pada terobosan tujuan dan sasaran dimana mewakili maksud untuk keberadaan dari proyek rekayasa.
Maksud dari tahap ini adalah mengerahkan, mengatur, dan memberi kekuatan kepada orang yang akan melaksanakan proses rekayasa ulang tersebut. Tahap ini menghasilkan mandat untuk melakukan perubahan, struktur organisasi, dan anggaran dasar untuk tim rekayasa ulang
2. Indentifikasi
Tahap ini mengembangkan suatu pengertian dari model proses yang berdasarkan pada orientasi kepada pelanggan. Identifikasi menghasilkan definisi dari pelanggan, proses, dan pengukuran performance serta mengenali proses yang memebrikan nilai tambah bagi perusahaan.
Produk kerja yang dihasilkan adalah peta proses organisasi, daftar sumber daya, banyaknya dan keseringan data yang muncul, dan yang terpenting adalah penandaan dari proses-proses yang ditujukan kepada yang melakukan rekayasa ulang.
3. Visi
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk mengembangkan sebuah proses mengenai visi yang mampu mencapai suatu terobosan performance untuk proses yang akan dipilih untuk direkayasa ulang. Tahapan ini mengidentifikasikan element proses yang sedang berjalan, masalah-masalah, isu-isu, ukuran perbandingan pada kinerja proses saat ini,
perbaikan kesempatan dan tujuan, definisi perubahan data yang diisyaratkan dan laporan visi dari proses yang baru.
4. Solusi
Pada tahapan ini, solusi dibagi menjadi dua bagian yaitu: perancangan teknis dan perancangan sosial.
a. Perancangan teknis
Tujuan dari tahapan ini adalah menetapkan dimensi teknikal dari proses yang baru. Spesifikasi ini akan menghasilkan deskripsi tentang teknologi, standar, prosedur, sistem dan kontrol bagi karyawan, perancangan interaksi element sosial dan teknik, persiapan perencanaan untuk pengembangan, procurement, fasilitas, pengetesan, konversi, dan deployment.
b. Perancangan sosial
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menetapkan dimensi sosial dari proses bisnis yang baru. Tahap ini menghasilkan gambaran tentang organisasi, staffing, jalur karir, insentif bagi karyawan, perancangan interaksi element teknik dan sosial, dan perencanaan awal untuk perekrutan, pendidikan, pelatihan, re-deployment.
5. Transformasi
Tujuan dari tahapan ini adalah mewujudkan visi dari proses rekayasa ulang. Tahapan ini adalah tahapan akhir untuk melakukan implementasi pada perencanaan proses.
Metode rekayasa ulang bisnis proses yang dirumuskan oleh Davenport & Short (1990) didalam artikel mereka yang berjudul “The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign” dimuat di Sloan Management Review pada tahun 1990, mengutarakan 5 tahap untuk melakukan rekayasa ulang proses bisnis yaitu:
1. Membangun visi bisnis dan tujuan proses
Rekayasa ulang proses bisnis didorong oleh visi bisnis yang umumnya adalah pengurangan biaya, pengurangan waktu, peningkatan kualitas, pembelajaran serta empowering. Prioritas objektif organisasi serta kemampuan organisasi untuk berubah.
2. Memahami dan mengukur proses yang sedang berlangsung
Pemodelan proses bisnis yang sedang berjalan membuat landasan dasar untuk mengetahui dimana masalah yang timbul, hal ini dilakukan guna mencegah terulangnya kesalahan serta mempersiapkan landasan atau dasar bagi pengembangan dimasa depan.
3. Identifikasi proses yang akan direkayasa ulang
Banyak perusahaan menggunakan metodologi “High-Impact Result” yang berfokus kepada proses terpenting dalam visi bisnis. Sedikit dari perusahaan menggunakan pendekatan yang mendalam dan terstruktur untuk mengidentifikasikan semua proses yang ada didalam organisasi kemudian mengelompokannya berdasarkan peringkat kepentingannya untuk dilakukan proses perubahan.
4. Identifikasi Information Technology Levers
Penentuan dimana teknologi informasi diterapkan pada proses bisnis yang ada serta kemampuan departemen teknologi informasi dimana perusahaan untuk terlibat secara aktif didalam proses rekayasa.
5. Merancang dan mengembangkan prototipe dari proses baru
Perancangan yang sudah ada sebaiknya dipandang sebagai akhir dari rekayasa ulang bisnis proses. Tapi, sebaiknya dipandang sebagai sebuah prototipe, yang dapat diulang secara kesinambungan. Prototipe disini diumpamakan sebagai pendekatan rekayasa ulang proses bisnis yang akan memberikan hasil akhir yang cepat guna memberikan kepuasan kepada pelanggan.
2.5. Sasaran dari Rekayasa Ulang
Untuk mencapai hasil yang efektif dan efisien bagi perusahaan, sebuah rekayasa ulang memiliki beberapa sasaran yang akan berdampak langsung terhadap perusahaan ataupun secara tidak langsung kepada pelanggan seperti (Victor S.L Tan, 1994, pp41-42)
1. Meningkatkan Value-Added Content
Proses yang tidak memperngaruhi value dari hasil akhir output harus ditiadakan, sehingga diperoleh proses yang benar-benar memberikan value-added bagi pelanggan
2. Mempersingkat waktu proses
Pada umumnya hasil yang diinginkan dari sebuah rekayasa ulang adalah proses baru yang apabila dinilai secara waktu akan lebih cepat dari proses lama. Adapun haal-hal yang mempergaruhi lamanya waktu dari suatu proses antara lain work flow, pelaksanaan proses, produktifitas.
3. Memaksimalkan fleksibilitas
Memaksimalkan fleksibilitas diperoleh dengan usaha memperoleh kemampuan untuk membuat keputusan pada saat yang tepat. Proses pemgambilan keputusan ini yang akan dipercepat melalui rekayasa ulang. 4. Memenuhi permintaan pelanggan
Dengan mendengarkan keinginan dan menghargai nilai dari pelanggan maka akan didapatkan suatu proses yang menghasilkan output yang berkualitas bagi pelanggan.
2.6. Peranan Teknologi Informasi dalam Rekayasa Ulang
Menurut Joe Peppard dan Philip Rowland (1995, p181), ada empat hal yang dapat dilakukan oleh teknologi informasi dalam meningkatkan kinerja perusahaan mulai perubahaan pada karakteristik proses. yaitu:1. Menghilangkan
Menghilangkan proses-proses yang dianggap tidak perlu lagi dilakukan jika sistem komputer diimplementasikan, misalnya karena alasan efisiensi.
2. Menyederhanakan
Penyederhanaan proses-proses tertentu atau pengurangan rantai proses akan membuat pelaksanaan aktivitas yang lebih cepat dan murah.
3. Menggabungkan
Diintegrasikannya beberapa proses yang biasanya ditangani oleh beberapa karyawan dari berbagai divisi yang terpisah menjadi sebuah proses yang lebih sederhana.
4. Mengotomatisasikan
Mengubah hal-hal yang biasanya dilakukan secara manual menjadi aktivitas yang menggunakan komputer. Dalam hal ini, teknologi informasi memainkan peranan yang cukup penting dalam rekayasa ulang proses bisnis dan merupakan bagian baik kecil maupun besar dari setiap upaya untuk melakukan rekayasa ulang.
Pada kenyataannya, tidak semua perusahaan secara penuh menggunakan keempat hal tersebut. Ada sebagian perusahaan yang hanya berhasil melakukan otomatisasi saja, sementara yang lain melakukan penghilangan dan penyederhanaan proses-proses utama. Hal ini wajar saja mengingat bahwa pada akhirnya faktor manusialah yang akan menjadi penentu utama keberhasilan program rekayasa ulang proses bisnis.
