BAB 3 DESKRIPSI UMUM PERUSAHAAN

(1)

DESKRIPSI UMUM PERUSAHAAN

3.1. Tentang Perusahaan

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Sebagai penyedia layanan terpadu bagi semua nasabahnya yaitu "One Stop Financial Service", pada tanggal 28 November 1996, PT. Bank Negara Indonesia (Persero), Tbk. bersama dengan PT. Asuransi Jiwasraya mendirikan perusahaan asuransi jiwa PT. Asuransi Jiwa BNI Jiwasraya (BNI Jiwasraya). Pada saat awal berdiri, BNI Jiwasraya telah menyediakan produk asuransi jiwa yang meliputi Asuransi Jiwa, Asuransi Kesehatan, Asuransi Kecelakaan Diri, Anuitas dan Pensiun.

Seiring berjalannya waktu telah terjadi perubahan mengenai komposisi kepemilikan saham BNI Jiwasraya, di mana setelah terjadi perubahan komposisi saham, saat ini mayoritas kepemilikan dimiliki oleh PT. Bank Negara Indonesia (Persero), Tbk. Sehubungan dengan perubahan kepemilikan saham tersebut, nama PT Asuransi Jiwa BNI Jiwasraya diubah menjadi PT BNI Life Insurance (BNI Life). Selaku anak perusahaan dari PT. Bank Negara Indonesia (Persero), Tbk. maka pada saat terjadi perubahan logo pada perusahaan induk, tampilan logo BNI Life pun diubah

(2)

Berpedoman pada Visi, Misi dan Moto perusahaan, BNI Life senantiasa mengedepankan pelayanan terbaik bagi para nasabahnya. Saat ini BNI Life tidak hanya menghadirkan produk-produk tradisional namun juga menghadirkan beberapa produk baru lainnya antara lain produk asuransi pesangon dan produk asuransi yang menggabungkan proteksi dengan investasi (unit link). Selain itu, untuk memenuhi kebutuhan pangsa pasar syariah, maka pada tanggal 19 Mei 2004 BNI Life membentuk Unit Syariah yang bertujuan untuk menyediakan dan memasarkan produk-produk asuransi berbasis syariah bagi masyarakat.

Dengan demikian diharapkan semua produk konvensional maupun produk syariah, serta produk individu maupun produk kumpulan yang dihadirkan oleh BNI Life dapat memenuhi kebutuhan pasar yang beragam.

Sampai dengan akhir tahun 2011, produk asuransi jiwa BNI Life telah dipasarkan melalui agen-agen asuransi jiwa di 47 (empat puluh tujuh) kantor pemasaran dan melalui 495 Bancassurance Spesialist yang ditempatkan di kantor cabang BNI di seluruh Indonesia. Jaringan layanan BNI Life tersebut tentunya akan terus diperluas demi kenyamanan para nasabahnya

Penghargaan-penghargaan yang telah dicapai PT. BNI Life Insurance antara lain Indonesia Brand Champion 2011 versi Majalah Marketeers Award untuk kategori The Best Customer Coice Islamic Life Insurance, Best Life Insurance 2011 versi Majalah Media Asuransi untuk

(3)

kategori Ekuitas Rp 100 – Rp 250 miliar, The Best Life Insurance Company versi Majalah Media Asuransi untuk kategori Ekuitas Rp 100 miliar – Rp 250 miliar dalam Insurance Award 2010, The Most Prudent Risk Management Islamic Life Insurance Peringkat I dari Islamic Finance Award 2010 dan Karim Business Consulting, The Best Insurance Company 2010 kategori Asuransi Jiwa Beraset di atas Rp1 triliun - Rp2,5 triliun dari Majalah Investor, Insurance Awards 2010 Versi Majalah InfoBank dengan predikat Sangat Bagus, Perusahaan Asuransi Terbaik 2009 Versi Majalah Investor kategori Aset Rp 500 Miliar - Rp 1,5 Trilyun.

3.1.2. Visi dan Misi • Visi

Menjadi perusahaan asuransi jiwa terkemuka di Indonesia dalam kinerja finansial dan kualitas layanan.

• Misi

Memberikan kontribusi dalam meningkatkan kesejahteraan bangsa melalui perencanaan keuangan dan proteksi yang baik, yang dilayani oleh SDM yang handal didukung oleh proses bisnis yang efektif dan penyediaan produk sesuai kebutuhan sehingga PT.BNI Life Insurance menjadi perusahaan asuransi jiwa kebanggaan bangsa

(4)

3.1.3. Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. BNI Life Insurance Divisi Information Technology

Berikut ini adalah peran dan tugas dari masing-masing jabatan yang ada di dalam divisi Information Technology pada PT. BNI Life Insurance yang berhubungan dengan ruang lingkup kerja praktik yang kami lakukan :

a. Head of IT

- _{Memegang jabatan tertinggi di divisi Information Technology.}

- _{Membawahi empat subdivisi, yaitu IT Specialist, IT Application}

(5)

- _Mengambil _keputusan _terpenting _yang _berhubungan _dengan

Information Technology.

b. Subdivisi IT Specialist

- _{Subdivisi yang memproses pembuatan aplikasi diluar aplikasi core}

perusahaan.

- _{Membawahi empat subdivisi, yaitu :}

• Portal Development

Bertanggung jawab untuk pengembangan portal / dashboard serta menunjang bisnis dan operasi perusahaan.

• Business Analyst & Software QA

Subdivisi ini bertanggung jawab dalam pembuatan kebutuhan dari aplikasi dan memastikan kualitas hasil aplikasi tersebut telah sesuai. • Technology Office

Bertanggung jawab dalam mendukung semua unit dalam divisi Information Technology sesuai dengan perkembangan teknologi. • IT Project Management.

Bertanggung jawab untuk memantau semua proses pembuatan aplikasi mengenai Information Technology dan memastikan semua aplikasi tersebut berjalan lancar dengan selalu mengikuti perkembangan yang terjadi pada aplikasi tersebut serta bekerja sama dengan semua unit pada divisi Information Technology.

(6)

c. Subdivisi IT Application Development

Subdivisi ini berwenang dalam mengerjakan aplikasi sesuai permintaan dari subdivisi atau unit bisnis lainnya yang merupakan aplikasi utama dan bersifat terkomputerisasi. IT Application Development membawahi empat subdivisi, yaitu :

• Individual Application Development

Bertanggung jawab dalam pengembangan, pelaksanaan, dan pemeliharaan semua aplikasi bisnis individu serta mendukung bisnis dan operasi perusahaan.

• Group Application Development

Bertanggung jawab dalam pengembangan, pelaksanaan, dan pemeliharaan semua aplikasi bisnis grup serta mendukung bisnis dan operasi perusahaan.

• Syariah Application Development

Bertanggung jawab dalam pengembangan, pelaksanaan, dan pemeliharaan semua aplikasi bisnis syariah serta mendukung bisnis dan operasi perusahaan sesuai dengan arahan yang diberikan oleh Head of IT.

• Data Warehouse Service

Subdivisi ini berwenang untuk pengembangan, pelaksanaan, dan pemeliharaan gudang data perusahaan dari semua aplikasi subdivisi

(7)

Development, dan Syariah Application Development serta merupakan sumber data untuk pembuatan laporan.

Aplikasi yang akan dikerjakan oleh divisi ini berupa aplikasi utama dari PT. BNI Life, sebagai contoh adalah aplikasi operasional asuransi. Proses pembentukan aplikasi utama melalui beberapa tahap berikut :

1. Subdivisi IT Application Development melakukan pemilahan terhadap aplikasi tersebut apakah termasuk aplikasi utama atau bukan. Jika termasuk aplikasi utama, maka subdivisi IT Application Development akan mengerjakan pembuatan aplikasi utama tersebut.

2. Setelah melewati tahap pemilahan aplikasi utama, subdivisi Application Development akan memilih dan memutuskan apakah aplikasi tersebut termasuk dalam ruang lingkup subdivisi Individual Application Development, Group

Application Development atau Syariah Application

Development. Aplikasi akan dikerjakan oleh subdivisi yang terpilih.

3. Tahap selanjutnya setelah aplikasi terbentuk, dilakukan pengujian aplikasi utama tersebut oleh QA (Quality Assurance) pada subdivisi Business Analyst & Software QA untuk memastikan kualitas dari aplikasi yang telah dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna.

(8)

d. Subdivisi IT Infrastructure

Bertanggung jawab dalam pengembangan, pemantauan, dan

pelaksanaan semua infrastruktur Information Technology seperti jaringan, server, basis data, kebijakan, keamanan, serta mendukung bisnis dan operasi perusahaan. Subdivisi ini juga bekerja sama dengan subdivisi IT Specialist, IT Application Development, dan IT Operation dalam perbaikan, pengembangan, pelaksanaan, dan pemeliharaan infrastruktur Information Technology agar dapat memberikan pelayanan yang semakin baik kepada semua pengguna.

e. Subdivisi IT Operation

Bertanggung jawab dalam memastikan semua operasional perusahaan berjalan dengan baik sesuai dengan standar operasional prosedur yang telah ditentukan. Subdivisi ini akan bekerja sama dengan semua unit kerja pada Information Technology, yaitu subdivisi IT Specialist, subvisi IT Application Development, dan subdivisi IT Infrastructure dengan memberikan masukkan dan mendukung pengembangan, pelaksanaan, dan pemeliharaan sehingga dapat memberikan pelayanan yang semakin baik kepada semua pengguna.

3.1.4. Lokasi

BNI Life Tower, 21st Floor The Landmark Center

(9)

Jl. Jend. Sudirman No. 1, Jakarta 12910

Tel: (+62-21) 2953 9999 Fax: (+62-21) 2953 9998

3.2. Kondisi Saat Ini

PT. BNI Life Insurance memiliki empat subdivisi dalam divisi Marketing and Distribution, yaitu Bancassurance, Agency, Employee Benefits, dan Syariah. Agency merupakan salah satu subdivisi yang dapat disebut sebagai unit bisnis karena memiliki kewenangan penuh atas proses bisnisnya sendiri. Unit bisnis ini memiliki agen penjual asuransi yang tersebar di beberapa wilayah seperti Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Selatan, Jakarta Barat, dan Jakarta Utara. Agen akan menawarkan produk asuransi kepada non nasabah dari induk perusahaan PT. BNI Life, yaitu PT. Bank Negara Indonesia Tbk.

Proses dalam mengolah hasil kerja dari para agen asuransi tersebut masih tergolong manual. Agen memiliki sebuah buku yang disebut dengan “Buku Biru”. “Buku Biru” adalah buku yang digunakan agen untuk menuliskan data target kegiatan, target nasabah, data nasabah, data kegiatan, dan terus berganti setiap bulan. Setiap akhir bulan, “Buku Biru” akan diperiksa oleh supervisor agency and administration licency. Satu supervisor memegang satu wilayah. Supervisor akan memeriksa “Buku Biru” setiap agen satu persatu sehingga mengetahui kegiatan yang dilakukan agen dan berapa jumlah calon nasabah yang didapatkan oleh agen sehingga keaktifan agen dan perkembangan penjualan dapat terlihat.

(10)

Selain itu, data agen asuransi diatur pengolahannya secara terkomputerisasi oleh karyawan agency and administration licency, yaitu dengan menggunakan database MySQL.

Use Case sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi yang sedang berjalan, dapat dilihat pada gambar 3.2 di bawah ini.

(11)

Tabel 3.1 Dokumentasi Use Case Sistem Manajemen

Aktivitas Bisnis Agen Asuransi

Use case Actor Deskripsi

Membuat Target Kegiatan

Agen (system actor) , Supervisor Agency Administration & Licency (business actor)

Mendeskripsikan kejadian dimana agen membuat target kegiatan pada bulan tersebut di buku biru yang akan selanjutnya diberikan kepada Supervisor Agency Administration & Licency pada setiap akhir bulan. Membuat Laporan Data

Nasabah

Mendeskripsikan kejadian dimana agen membuat laporan data nasabah setelah mendapatkan nasabah. Laporan tersebut ditulis di buku biru yang akan selanjutnya diberikan kepada Supervisor Agency Administration & Licency pada setiap akhir bulan.

(12)

Membuat Daftar Hari Istimewa

Mendeskripsikan kejadian dimana agen membuat daftar hari istimewa nasabah di buku biru yang akan selanjutnya diberikan kepada Supervisor Agency Administration & Licency pada setiap akhir bulan. Membuat Target

Nasabah

Mendeskripsikan kejadian dimana agen membuat target nasabah yang akan diprospek pada bulan tersebut di buku biru yang akan selanjutnya diberikan kepada Supervisor Agency Administration & Licency pada setiap akhir bulan. Membuat Laporan

Kegiatan

Mendeskripsikan kejadian dimana agen membuat laporan kegiatan setelah melakukan kegiatan dengan nasabah. Laporan tersebut ditulis di buku biru yang

(13)

akan selanjutnya diberikan kepada Supervisor Agency Administration & Licency pada setiap akhir bulan. Membuat Ringkasan

Aktivitas Mingguan

Mendeskripsikan kejadian dimana agen membuat ringkasan aktivitas mingguan setiap minggunya. Laporan tersebut ditulis di buku biru yang akan selanjutnya diberikan kepada Supervisor Agency Administration & Licency pada setiap akhir bulan.

Membuat Meeting Pengembangan Mingguan

Mendeskripsikan kejadian dimana agen membuat meeting pengembangan mingguan setiap minggunya yang berisi rencana agen pada bulan selanjutnya. Laporan tersebut ditulis di buku biru yang akan

(14)

selanjutnya diberikan kepada Supervisor Agency Administration & Licency pada setiap akhir bulan. Memberikan Total

Komisi Agen

Supervisor Agency Administration & Licency (system actor), Agen (business actor)

Mendeskripsikan kejadian dimana Supervisor Agency Administration & Licency memberikan total komisi kepada agen sesuai dengan laporan kegiatan yang telah diberikan dan ditulis pada buku biru setelah buku tersebut diberikan oleh agen.

Mengatur Data Agen pada SQL Server 2008 Karyawan Agency Administration & Licency (system actor), Supervisor Agency Administration & Licency (business actor) Mendeskripsikan kejadian dimana Karyawan Agency Administration & Licency mengatur penyimpanan data agen pada SQL Server 2008. Selanjutnya, Supervisor Agency

Administration & Licency dapat melihat daftar dan

(15)

data agen yang dibawahinya.

3.3. Identifikasi Masalah

Permasalahan yang dihadapi oleh PT. BNI Life berdasarkan kondisi yang ada sekarang dalam unit bisnis Agency adalah sebagai berikut :

1. Proses pemantauan kegiatan agen masih dilakukan secara manual melalui “Buku Biru” yang dimiliki oleh agen untuk menulis perkembangan penjualan, sehingga menyulitkan supervisor untuk memantau agen setiap harinya.

2. Penyimpanan data masih dilakukan secara manual melalui “Buku Biru” sehingga :

a. Terjadi redudansi data.

b. Kesulitan dalam pengolahan data nasabah, agen, dan kegiatan yang dilakukan agen.

(16)

3.4. Solusi yang Diusulkan

Solusi yang kami usulkan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada adalah sebagai berikut :

1. Merancang sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi berbasis mobile (Android) sehingga agen dapat mengakses dan memperbarui data setiap saat tanpa harus menggunakan komputer maupun laptop. Selain itu, sistem ini juga memudahkan admin yang merupakan supervisor dalam untuk memantau kinerja dan keaktifan agen. 2. Merancang sistem manajemen aktivitas bisnis agen asuransi berbasis

web yang terintegrasi dengan sistem mobile yang sebelumnya disebutkan, sehingga agen yang tidak memiliki perangkat smartphone berbasis Android dapat mengakses dan memperbarui data melalui komputer maupun laptop. Admin juga tetap dapat memantau kinerja para agen melalui sistem web ini.