Aplikasi HelpDesk Sistem Pelaporan Kerusakan Listrik di
PT. Wijaya Karya Beton.Tbk
Mochammad Muklas Adiyansa (121080200016), Eko Agus Suprayitno, S.Si, MT Jurusan Teknik Informatika Universitas Muhammadiyah Sidoarjo
Muklasadiyansa@mhs.umsida.ac.id.
ABSTRAK
Aplikasi Helpdesk adalah Aplikasi bantuan yang berupa informasi dan pengganti penyedia layanan informasi yang menangani permasalahan yang berkaitan dengan komputer, Listrik atau masalah serupa. Layanan helpdesk sering digunakan di perusahaan maupun instansi- instansi lainya. karena fasilitas helpdesk ini untuk karyawan yang melalui layanan jalur situs web dan Sms. karena informasi suatu permasalahan atau rekapitulasi akan dapat diketahui dengan cepat, karena setiap pelaporan kerusakan yang ada di perusahaan ini akan tercatat dengan baik pada sistem database komputerisasi. Hal ini di rasakan penting bagi setiap perusahaan agar tetap dapat bertahan di dunia perusahaan.
Selama ini mengandalkan pencatatan dibuku pelaporan kerusakan yang kemudian diinput ke dalam Microsoft Excel pada beberapa bagian pekerjaan contohnya pada bagian Admin peralatan yang sekarang ini harus mencatat secara manual apabila terjadi pelaporan kerusakan alat yang ada di perusahaan ini.
Oleh karena itu pada saat ini membuthkan suatu aplikasi helpdesk ini untuk menginputkan data- data kerusakan agar seorang admin bisa mengentry data laporan secara efektif dan lebih cepat dan bisa monitoring petugas mekanik yang sering aktif dalam pelayanan tersebut.
Dengan adanya aplikasi Helpdesk ini dapat mempermudah dan mempercepat proses yang ada di dalam bagian mekanik elektrik, sehingga kegiatan yang sebalumnya dilakukan secara manual dapat beralih bertahap menggunakan satu system yang lebih mudah serba otomatis.
Application Helpdesk Reporting System Damage To Electrical
PT.Wijaya Karya Beton. Tbk
Mochammad Muklas Adiyansa (121080200016), Eko Agus Suprayitno S, Si, MT Department of Informatics, University of Muhammadiyah Sidoarjo
Muklasadiyansa@mhs.umsida.ac.id.
ABSTRACT
Helpdesk App is an application aid in the form of information and replacement information service providers that handle issues relating to computers, electricity or similar issues. Service helpdesk is often used in companies and other agencies. because this helpdesk facility for employees through the service website paths and Sms. due to a problem or a recapitulation of the information will be known quickly, because each reporting damage in this company will be listed properly in the computerized database system. It is in the felt is important for any company that can survive in the corporate world.
During recording in the book relies on reporting of damage then inputted into a Microsoft Excel on some piece of work for example in the Admin section of the present equipment must be recorded manually in case of equipment failure reporting in this company.
Therefore, at this time requires a helpdesk application to input data - data destruction so that an admin can either data entry and report effectively and more quickly and can be mechanical monitoring officers are often active in the ministry.
With the application of this Helpdesk can simplify and accelerate the process that is in electrical mechanical parts, so that the activities that were previously done manually can be switched gradually shift to a system that is easier is automatic.
Keywords: helpdesk applications, information systems, Web and SMS
1.PENDAHULUAN
1.1 Pendahuluan
PT.Wijaya Karya Beton.Tbk (Wika Beton) adalah salah satu dari anak perusahaan yang berdiri sejak 11 Maret 1997, anak perusahaan ini merupakan perluasan Wika dalam bidang industri beton pracetak, Wika telah memulai konsentrasi pada industri beton sejak tahun 1977 dengan mengembangkan produk beton pracetak. Pengembangan produk tersebut telah menciptakan beberapa hasil seperti tiang beton untuk pendistribusian energi, pracetak serta produk lainnya seperti bantalan rel kereta api, produk beton untuk jembatan pipa, dinding penahan tanah, bangunan gedung dan perumahan yang di implementasikan untuk berbagai proyek. Produk-produk ini di hasilkan pada waktu yang tepat dan dan diprediksikan akan menjadi produk yang memimpin pasar.
Proses pengelolaan helpdesk di PT. Wijaya Karya Beton.Tbk divisi bagian mekanik elektrik masih menggunakan metode manual yang menyebabkan lamanya proses pelayanan. Saat ini proses pelaporan kerusakan menggunakan media telephon yang rawan terjadi kesalahan penulisan laporan kerusakan serta sulitnya melakukan rekapitulasi secara rutin.
Berdasarkan permasalahan yang telah ada sebelumnya tersebut diatas, kami mengajukan proposal skripsi yang berjudul “Aplikasi Helpdesk Sistem Pelaporan Kerusakan Listrik di PT. Wijaya Karya Beton.Tbk”. Atas dasar itu bagian mekanik elektrik berinisiatif
untuk membuat Aplikasi Help Desk ini. Diharapkan dengan penggunaan aplikasi ini, kendala dalam mengelola help desk yang sebelumnya dapat teratasi sehingga dapat mencapai hasil yang maksimal dan memuaskan bagi unit-unit di PT. Wijaya Karya Beton. Sedangkan untuk kepentingan internal sendiri dapat mempermudah dan mempercepat proses yang ada di dalam bagian mekanik elektrik , sehingga kegiatan yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat beralih bertahap menggunakan satu sistem yang lebih mudah dan serba otomatis. pada aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman
PHP dan database server MySQL
sedangkan untuk kode programnya menggunakan bahasa Notepad++.
1.2. Perumusan Masalah
a. Bagaimana membuat Aplikasi Helpdesk Berbasis sms gateway pada Sistem Pelaporan Kerusakan Listrik di PT. Wijaya Karya Beton.Tbk ?
b. Seberapa efektif Aplikasi helpdesk
dapat bekerja dan membantu kreatifitas kerja di PT. Wijaya karya beton.Tbk ?
1.3. Batasan Masalah
1. Proses yang dibahas dalam aplikasi ini hanya proses mengenai pelaporan kerusakan listrik pada bagian mekanik elektrik di PT. Wijaya Karya Beton.Tbk 2. sebagai user yang mempunyai hak akses dalam sistem aplikasi program ini adalah unit yang ada di PT. Wijaya Karya Beton.Tbk. Seperti unit mekanik, unit teknik mutu, satpam, HRD, gudang dll
1.4. Tujuan Penelitian
1.Mempermudah dan membantu pengentry-an data oleh semua unit di PT. Wijaya Karya Beton.Tbk.
2. Mempermudah petugas teknis dalam menyelesaikan permasalahan.
2.TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Terdahulu
Pernah diteliti juga oleh Aini Ulfa 2012 tentang Aplikasi Helpdesk Online dengan menggunakan php dan ajax yang membahas tentang Aplikasi Helpdesk Online dengan menggunakan php dan ajax yang membahas tentang proses pembuatan sebuah system aplikasi helpdesk dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP yang digunakan untuk menyediakan fasilitas helpdesk untuk pelanggannya lewat layanan situs web, sehingga membantu perusahaan dalam melayani kebutuhan pelanggan.
Oleh karena itu diperlukan sistem
informasi untuk memantau persediaan soft
drink di setiap gerai coca cola yang ada.
Program dibuat berbasis website dengan
pemograman HTML, PHP dan MYSQL.
Hasil dari pembuatan aplikasi ini berupa
sistem informasi untuk memantau
persediaan soft drink di setiap gerai coca
cola yang ada sehingga informasi stok dari
setiap gerai bisa diketahui langsung melalui
website.
3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Langkah – Langkah Penelitian
Untuk mendapatkan data-data yang penulis butuhkan untuk melakukan
perancangan sistem yang akan dibuat, maka penulis menggunakan beberapa metode untuk mendapatkan data yang dibutuhkan, adapun metode yang dipakai adalah sebagai berikut :
1. Observasi : adalah teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan pengamatan langsung terhadap obyek yang di teliti guna mendapatkan data-data, adapun data-data yang meliputi data tentang laporan kerusakan listrik di PT Wika Beton
2. Wawancara (Interview) :untuk mendapatkan data yang penulis butuhkan maka kami melakukan wawancara langsung kepada pihak-pihak terkait untuk mengetahui sistem yang sudah ada untuk dianalisa tentang kelemahan yang ada dan selanjutnya dijadikan sebagai bahan referensi dalam pengembangan program
3. Dokumentasi :pengambilan data-data tentang kegiatan, profil perusahaan, serta organisasi yang ada untuk dijadikan sebagai acuan dalam pengembangan sistem
3.2 Rancangan Aplikasi
Dalam proses perancangan aplikasi Di bawah ini adalah flowchart mengenai tingkat akses data petugas, petugas bisa melihat informasi penugasan dan menginput laporan kerusakan yang akan ditanggapi oleh petugas di unit maintenance. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada gambar berikut :
Flow chart sistem
Gambar 3.1 Flow Chart Sistem
3.6 Konteks Diagram
Konteks diagram merupakan penjelasan secara umum system, dalam system aplikasi helpdesk terdapat tiga entitas yaitu admin unit, admin helpdesk dan manager. Berikut ini gambar konteks diagram system helpdesk pelaporan kerusakan.
Gambar 3.2 Konteks Diagram DFD level 0
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Halaman Login
Halaman Login merupakan Admin yang dapat melakukan Transaksi data semua unit. Dalam hak akses admin yang dapat melakukan Transaksi kepada semua unit yaitu : Unit Maintenance, Unit Mekanik elektrik, Unit Produksi, Unit Gudang, Unit Keuangan, Unit HRD, Unit Teknik Mutu, Unit Laboratorium.
Gambar 4.1. Halaman Login.
4.2 Halaman Menu Utama
Halaman utama Admin pada website Aplikasi Helpdesk ;
Gambar 4.2. Halaman Menu utama 1
Aplikas Helpdesk Pelaporan kerusakan listrik di PT. Wika Beton.Tbk Admin
Unit Admin
Helpdesk melaporkan kerusakan
Informasi penanganan
Laporan hasil kerusakan dan penyelesaian
Info penugasan
Input pelaporan
Info pleporan
4.3 Halaman Penugasan
Halaman penugasan merupakan halaman input data penugasan kepada petugas maintenance mekanik, dalam halaman ini user harus menginputkan unit , tanggal pelaporan, status urgensi, telepon dan email petugas. Berikut ini tampilan halaman penugasan.
Gambar 4.3. Halaman Menu Penugasan
4.4 Data Grafik
Gambar
Gambar 4.4. Halaman Grafik
4.3. Halaman Sms Gateway 4.3.1 Sms Massal
Sms Massal berfungsi untuk mengirimkan sms pemberitahuan kepada petugas secara massal dan semua petugas akan menerima sms dari admin
helpdesk, Berikut tampilan halaman sms massal :
Gambar 4.17. SMS Massal
4.3.2 Halaman Sms Inbox
Sms inbox berfungsi menerima informasi complain dari semua pihak unit yang membutuhkan atau melaporkan suatu kerusakan. Semua informasi yang sampai ke admin helpdesk dilakukan oleh sistem itu sendiri dan secara otomati admin akan menanggapi semua laporan tersebut.
5.1Kesimpulan
Berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan dalam perusahaan selama perancangansampai engimplementasika sebuah Aplikasi Helpdesk system pelaporan kerusakan listrik di PT. Wijaya Karya Beton. Tbk ini dapat di ambil beberapa kesimpulan antara lain sebagai berikut :
1. Aplikasi Helpdesk ini dapat di gunakan di PT.wijaya Karya Beton. Tbk. untuk mempermudah kepada Admin dalam merekapitulasi sebuah laporan kerusakan alat di perusahaan ini. 2. Aplikasi Helpdesk system
pelaporan kerusakan listrik di PT. Wijaya Karya Beton.Tbk memberikan kemudahan kepada para pengguna dalam mengakses sebuah informasi mengenai kerusakan listrik di perusahaan ini dan bisa bekerja secara efektif untuk merekapitulasi sebuah kinerja para maintenance yang pro aktif dalam perusahaan ini.
5.2 Saran
Saran yang dapat diberikan atas penulis dalam penelitian adalah sebagai berikut : 1. Penulis berharap Aplikasi Helpdesk ini dapat di manfaatkan sebaik– baiknya agar tujuan di buatnya Aplikasi Helpdesk system kerusakan listrik di PT. wijaya Karya Beton. Tbk ini tercapai yaitu Mempermudah Admin pengelola dalam merekapitulasi dan menyusun pelaporan rutin dari setiap pelayanan kerusakan.
2. Dari segi Aplikasi tersebut yang dibuat masih jauh dari kesempurnaan,dan masih banyak yang
harus dikembangkan lagi pada Aplikasi tersebut agar terlihat lebih lengkap dan tampilan Aplikasi lebih menarik. Di harapkan di penelitian selanjutnya lebih di kembangkan dan memperindah tampilan aplikasi tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Nugroho, B. 2004. Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan
PHP dan MySQL. Gava Media, Yogyakarta
Hilariyon Uciek H., S.T., dan Lukky Hendrawan 2012, Perangkat Lunak Helpdesk di PT. PLN (Persero), Edisi I,
Elex Media komputindo, Jawa barat dan banten.
Aini Ulfa. 2012, Aplikasi Helpdesk Online dengan menggunakan php dan
ajax, Ram Media, Yogyakarta.
Victor Gayuh Utomo, Fitro Nur Hakim, Pranoto. 2014. Perancangan Aplikasi
Helpdesk Servis Software Dan Hardware Berbasis Web. Penerbit
Informatika. Bandung.
Oktavian yuzan,2007. Untuk Keperluan Berbagai Programing. Salemba infotex.
Jakarta.
