PERSONALIA PERUSAHAAN NEWMARET 20017 I

(1)

(2)

Definisi penyusunan

personalia

Fungsi manajemen yg b’kenaan dg

penarikan, penempatan,

pemberian latihan, &

pengembangan anggota

(3)

Pentingnya penyusunan

personalia?????????????

SDM

Investasi organisasi

Penyusunan personalia/

staffing 7an

organisasi Manajer

(4)

PENYUSUNAN PERSONALIA

• _Penarikan

• _Penempatan

• _{Pemberian Latihan}

(5)

PROSES PENYUSUNAN

PERSONALIA

• _{LINGKUNGAN INTERNAL}

Yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi

• _{LINGKUNGAN EKTERNAL}

(6)

PROSES PENYUSUNAN

PERSONALIA

• _{Perencanaan Sumber daya Manusia}

• _Penarikan

• _Seleksi

• _{Pengenalan dan Orientasi}

• _{Latihan dan Pengembangan}

• _{Penilaian Pelaksanaan Kerja}

• _{Pemberian Balas Jasa dan Penghargaan}

• _{Perencanaan dan Pengembangan Karier}

(7)

MACAM/JENIS PERSONALIA Sesuai fungsi  tenaga kerja dibagi 2 :

1. Tenaga Eksekutif 2. Tenaga Operatif

Tenaga Eksekutif

 Bertugas mengambil berbagai keputusan dan melaksanakan fungsi

manajemen : Planning, Organizing, Actuating, Coordinating, Controlling

 Merupakan tenaga ahli, menguasai manajemen, mempunyai visi misi

kedepan

Tenaga Operatif

 Tenaga trampil sesuai dengan bidangnya  Dibagi keahliannya dibagi 3 :

1. Tenaga trampil (skilled labour)

2. Tenaga setengah trampil (Semi skilled labour)

(8)

SUMBER TENAGA KERJA

Tenaga kerja  dapat diperoleh dari :

a. Dalam perusahaan  promosi, transfer job

b. Relasi karyawan  kualifikasi sdh diketahui

c. Lembaga penempatan tenaga kerja 

bertugas menyalurkan tenaga kerja

d. Lembaga pendidikan  permintaan langsung ke lembaga

(9)

Proses Penyusunan

Personalia

1. Perencanaan SDM a) Penentuan jabatan

• Penentuan spesifikasi jabatan (job disc) • --- 7an & rencana

• --- keb personalia keseluruhan • --- jmlh personalia skrg

(10)

PERENCANAAN SDM

(11)

Fungsi Operasional Personalia

 Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja

1. Penentuan jabatan dalam organisasi

2. Menentukan jumlah, mutu dan jenisnya

3. Pengembangan kemampuan individu &

kelompok

4. Pemanfaatan secara efektif SDM yg dimiliki

5. Mempersiapkan kebijakan & program agar

kebutuhan organisasi sesuai dg kebutuhan inividu

6. Menciptakan mekanisme/cara agar kegiatan 1

(12)

Penentuan jabatan dalam organisasi perusahaan

 _{Perencanaan penetapan jabatan}

dipilih tenaga kerja yg tepat utk memangku jabatan tsb

 _{Manajer melakukan}_{analisis jabatan}₌

menginventarisasi semua jenis kegiatan yg diperlukan dalam organisasi, kemudian

mengelompokkan ke dalam kelompok-kelompok kegiatan (proses

(13)

 _{Departementisasi didasarkan pada}

kombinasi dari dasar fungsi, daerah, waktu, langganan & proses produksi.

 _{Setelah jabatan-jabatan tersusun,}

manajer menyusun pedoman kerja (deskripsi jabatan)

 _Disusun_{spesifkasi jabatan}₌

persyaratan minimal yg harus dipenuhi oleh pejabat

 _{Spesifkasi jabatan digunakan sebagai}

(14)

Apa yang dimaksud dgn

Analisis Jabatan

?

•

_{Analisis Jabatan}_{adalah fungsi MSDM yang}

berusaha “memotret” masing-masing jabatan dalam organisasi agar diperoleh informasi

mengenai aspek-aspek penting jabatan tersebut, seperti tujuan, tugas dan tanggung jawab,

kondisi kerja, kompetensi, dsb.

•

_{Analisis jabatan}(job analysis) _{adalah proses}

(15)

Pengertian Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah

pengumpulan, penilaian, dan penyusunan informasi secara

(16)

Alasan Pelaksanaan Analisis

Jabatan

Analisis jabatan dilakukan karena suatu informasi dapat menjadi landasan untuk mencocokkan pekerjaan dengan

petugas, beban kerja yang dilakukan, hambatan-hambatan yang ditemui oleh pelaksana, dan landasan dalam

(17)

Analisa Jabatan

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :

1. Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut

2. Apa wewenang dan tanggung jawabnya

3. Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan 4. Bagaimana cara melakukannya

5. Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja

6. Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan

(18)

_{Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari}

beberapa sumber yaitu :

1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian 2. Pekerja yang bersangkutan

3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu 4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan

_Berdasarkan _{sumber-sumber} _tersebut,

pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :

1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan

2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya

(19)

 _{Analisis Jabatan mencakup 2 elemen,}

yaitu :

1. Uraian Jabatan (Job Description).

2. Spesifkasi Jabatan (Job Spesifcation) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

 _{Uraian Jabatan (Job Description)}

adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada.

_{Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat}

penting :

_untuk _{menghindarkan} _terjadinya

perbedaan pengertian,

_{untuk menghindari terjadinya pekerjaan}

rangkap

_{untuk mengetahui batas-batas tanggung}

(20)

_{Spesifkasi/Persyaratan Jabatan}

adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifkasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

_{Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan}

dalam Spesifkasi Jabatan adalah:

1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fsik dan mental

(21)

_{Kegunaan Analisa Jabatan}

Uraian Jabatan dan Spesifkasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:

1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan

2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang

3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru

4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan

5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi

6. Untuk merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja

(22)

ANALISA JABATAN

Gambaran tentang :

 Tugas

 Wewenang

 Tanggungjawab

 Hub. Kerja

 Anak buah

 Peralatan yg digunakan

SPESIFIKASI JABATAN

DESKRIPSI JABATAN

(23)

Apa Manfaat Analisis

Jabatan?

 _{Sebagai masukan penting bagi}

fungsi-fungsi MSDM lainnya seperti rekrutmen dan seleksi, penilaian kinerja, manajemen karir,

kompensasi, dsb.

 _{Sebagai bagian penting dalam}

perancangan sistem organisasi

(24)

Perencanaan Sumber Daya

Manusia

Pelatihan dan Pengembangan dan Kesehatan

Kompensasi Penilaian

Kinerja

Analisis Jabatan untuk Tim Pertimbangan

Hukum Keterampilan

Pengetahuan Kemampuan Tanggung Jawab

Tugas Kewajiban

Deskripsi Jabatan

Spesifikasi Jabatan Analisis Jabatan

(25)

Penentuan jumlah tenaga kerja (TK) :

1. Analisa beban kerja, meliputi :

 Peramalan penjualan, penyusunan jadwal

waktu kerja & penentuan jumlah TK yg

diperlukan untuk membuat satu unit barang

2. Analisa TK

 Untuk menghitung jumlah TK yg

sesungguhnya dapat tersedia pada satu periode tertentu

 Karena tdk sepenuhnya TK semua bekerja

(26)

 JABATAN (JOB) Ialah sekumpulan

PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu

dengan yang lain, dan yang

pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan

(27)

 Berdasarkan sumber-sumber tersebut,

pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :

1. Menyebarkan kuisioner ( daftar

pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan

2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah

melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya

3.Melakukan pengamatan langsung pada

(28)

 Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan

pada umumnya digunakan untuk :

1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )

 a. Penyusunan organisasi baru

 b. Penyempumaan organisasi yang

sekarang

 c. Peninjauan kembali alokasi tugas,

(29)

2. Kepegawaian

 a. Rekrutmen seleksi/penempatan

 b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)

 c. Penyusunanjenjang karir (Career

Planning)

 d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat

dengan c)

 e. Program pelatihan

3. Ketatalaksanaan

 a. Tata laksana

(30)

 2.3.1. Uraian Jabatan (Job Description)

 Uraian jabatan adalah suatu catatan yang

sistematis tentang tugas dan tanggung

jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada.

 Penyusunan uraian jabatan ini adalah

sangat penting, terutama untuk

menghindarkan terjadinya perbedaan

pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk

(31)

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam

Uraian Jabatan pada umumnya meliputi : 1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi

tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan

2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas

(32)

 Tugas-tugas yang harus dilaksanakan

 Pengawasan yang harus dilakukan dan

yang diterima.

 Hubungan dengan jabatan lain.

 Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang

digunakan

 Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang

(33)

 Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang

harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu

jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik.

 Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara

bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

 Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam

Spesifikasi Jabatan adalah:

 1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

 3. Persyaratan fisik dan mental

(34)

 Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil

dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:

 1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan

 2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja

seseorang

 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi

dan penempatan pegawai baru

 4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan

dan latihan

 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi

 6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam

organisasi dan penyederhanaan kerja

 7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program

(35)

(36)

Pelaksanaan Analisis

Jabatan

Pengumpulan informasi jabatan

dapat dilakukan dengan kegiatan : 1. Mengidentifikasi jabatan yang

akan dianalisis.

2. Menentukan teknik

(37)

1.Mengidentifikasi Jabatan

yang Akan Dianalisis

Mengidentifikasi jabatan maksudnya