TINJAUAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
PENCATATAN KAS KECIL PADA PT. PRIMA USAHA
ERA MANDIRI (A&W) STORE BANDUNG
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat Sidang Tugas Akhir
Program Diploma Tiga Politeknik LP3I Bandung
Disusun Oleh:
Cucu Cahyarani
201503143
POLITEKNIK LP3I BANDUNG
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
KONSENTRASI AKUNTANSI
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan usaha yang dilakukan oleh perusahaan membuat tanggung jawab yang lebih besar khususnya dalam mengolah aktiva perusahaan. Pemilik perusahaan tidak dapat melakukan pengawasan atas semua kegiatan operasional perusahaan secara langsung maka dari itu pemilik perusahaan harus memerlukan pengendalian dalam pelaksanaan semua kegiatan perusahaan.
Perusahaan harus mempunyai pengendalian internal untuk dapat melakukan pengawasan dalam pelaksanaan semua kegiatan perusahaan. Pelaksanaan kegiatan tersebut dapat mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan seperti menjaga aktiva perusahaan dan bisa terhindar dari kecurangan/penyelewengan aktiva perusahaan yang dilakukan oleh pihak-pihak tertentu.
Penerapan pengendalian internal tersebut terhadap kas dianggap sangat penting karena kas merupakan aktiva yang sangat likuid dan merupakan salah satu cara untuk menjaga agar dana kas perusahaan tidak disalahgunakan.
Pengendalian intern merupakan system yang diperlakukan untuk mengawal kegiatan sebuah perusahaan. Dimana sIstem tersebut dapat meningkatkan fungsi pengendalian dan pengawasan dalam menilai hasil kinerja perusahaan.
Dengan adanya pengawasan maka diharapkan akan dapat membantu manajemen dalam mempertahankan kelangsungan seluruh kegiatan operasional, terutama dalam hal pengelolaan kas yang ada dalam perusahaan.
Di dalam praktiknya pengeluaran kas yang jumlahnya relative kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil. Perusahaan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil, walaupun jumlahnya relative kecil.
Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relative kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek membutuhkan waktu yang lama akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil sifatnya rutin karena fungsinya yang demikian penting, maka perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayangkan betapa tidak efisiennya apabila dana kas kecil tidak disediakan anggarannya oleh perusahaan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menungu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya menggunakan dana kas kecil tadi.
Mengingat pentingnya kedudukan kas tersebut, maka manajemen membutuhkan suatu pengendalian intern yang dapat mengamankan aktivitas kas kecil. Tujuan daripada pengendalian itu sendiri akan tercapai apabila semua sistem, prosedur, kebijakan yang telah ditetapkan yang menjadi unsur dari pengendalian intern benar- benar efektif.
Fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk kelancaran aktivitas dari perusahaan. Pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil ialah pengeluaran yang sifatnya rutin dan paling rentan terhadap penyalahgunaan. Maka dari itu system pengendalian internal terhadap kas akan memisahkan beberapa fungsi, diantaranya fungsi penyimpanan, fungsi pelaksanaan dan fungsi pencatatan.
Biasanya kas kecil digunakan dalam transaksi yang terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahaan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari, sehingga perusahaan harus melakukan pengelolaan kas kecil secara baik.
Dana yang ditentukan dalam kas kecil harus ditetapkan melalui keputusan manajemen dan tidak boleh melebihi batas. Pada saat perusahaan mengambil keputusan untuk membentuk kas kecil, maka perusahaan menyisihkan sejumlah dana untuk kas kecil, sejumlah tertentu diterapkan oleh manajemen . jumalah dana kas kecil dibatasi tidak boleh atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan.
apa saja yang boleh menggunakan dana kas kecil, prosedur-prosedur apa saja yang dilakukan.
PT. Prima Usaha Era Mandiri (A&W) store cabang Bandung dalam pencatatan dana kas kecil menggunakan system imprest dimana jumlah nominalnya selalu tetap. Perusahaan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik, dengan kata lain prosedur kas kecil mutlak dilakukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengeloloaan terhadap kas kecil pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk terhadap kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu perusahaan kehabisan kas kecil, maka akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat. Layaknya pada setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional, PT. Prima Usaha Era Mandiri (A&W) juga memiliki kegiatan operasional yang mengakibatkan pengeluaran kas dalam jumlah kecil.
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “TINJAUAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PENCATATAN KAS KECIL PADA PT. PRIMA USAHA ERA MANDIRI (A&W)STORE BANDUNG”
1.2 Identifikasi Masalah
a) Seringkali terjadinya salah pencatatan pengeluaran kas
b) Procedure kelengkapan dokumen,pemisahan fungsi dan keterbatasan budget. Budget yang telah ditentukan seringkali tidak sesuai dengan kebutuhan yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan
c) Dokumen sebagai bukti pengeluaran kas sering hilang atau tidak lengkap. d) Apakah pengendalian internal penerimaan dan pengeluaran kas telah
sesuai dengan sistem pengendalian intern.
1.3 Rumusan masalah
a) Bagaimana penerapan pengendalian internal pencatatan dana kas kecil pada PT. Prima Usaha Era Mandiri (A&W) store cabang Bandung dan kelemahan-kelemahan yang terjadi dalam pelaksanaan kas kecil.
b) Apakah penerapan sistem pengendalian intern kas kecil di PT. Prima Era Usaha Mandiri (A&W) store Bandung Indah Plaza sudah sesuai dengan ketentuan – ketentuan yang berlaku secara umum.
c) Solusi terhadap hambatan yang timbul dalam pengelolaan kas kecil PT. Prima Usaha Era Mandiri (A&W) store cabang Bandung Indah Plaza”
1.4 Pembatasan masalah
Pada penelitian ini dikarenakan adanya keterbatasan waktu, ilmu, dan tenaga, agar permasalahan yang dibahas lebih terarah dan tidak melebar luas, maka penulis membatasi masalah hanya pada tinjauan pengendalian internal pencatatan dana kas kecil pada PT. Prima Usaha Era Mandiri (A&W) store cabang Bandung”
a) Batasan Data
Data yang penulis gunakan dalam melakukan penelitian ini adalah data transaksi kas kecil yang terjadi pada tahun 2017.
b) Batasan Lapangan
Perusahaan yang ditelliti adalah PT. Prima Usaha Era Mandiri (A&W) store cabang Bandung yang beralamat di Jl. Merdeka no.56 mall Bandung Indah Plaza.
1.5 Tujuan penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini adalah:
a) Untuk megetahui pengendalian intern pencatatan dana kas kecil pada PT. Prima Usaha Era Mandiri (A&W) store cabang Bandung.
b) Untuk mengetahui apakah pengendalian intern pencatatan dana kas kecil perusahaan sudah sesuai dengan teori akuntansi keuangan mengenai metode pencatatan kas kecil
c) Untuk mengetahui solusi yang tepat untuk menyelesaikan hambatan yang muncul pada pengendalian intern pencatatan dana kas kecil di PT. Prima Usaha Era Mandiri (A&W) store cabang Bandung.
Dari penelitian ini diharapkan akan diperoleh hasil yang bermanfaat bagi pihak- pihak sebagai berikut:
a) Bagi perusahaan sebagai bahan referensi dalam menetapkan pengendalian intern pencatatan dana kas kecil agar bisa menjadi lebih baik demi kelancaran operasional kerja
b) Bagi penulis, untuk mengetahui bagaimana pengendalian intern pencatatan dana kas kecil pada PT. Prima Usaha Era Mandiri (A&W) store cabang Bandung” dan membandingkan serta mengaplikasikan teori-teori yang telah didapat selama belajar di Politeknik LP3I Bandung dengan situasi yang sebenarnya didalam perusahaan selain itu, menambah ilmu pengetahuan, wawasan dan pemahaman penulis.
c) Bagi pembaca, dapat menjadi referensi dan bacaan dalam menambah wawasan dan pengembangan ilmu pengetahuan bagi pembacanya terutama bagi mahasiswa ataupun mahasiswi Politeknik LP3I Bandung yang akan menyusun tugas akhir khususnya mengenai pengendalian intern pencatatan dana kas kecil.
1.7 Desain Penelitian
1.7.1 Metode penelitan
Dalam menyelesaikan tugas akhir ini penulis menggunarakn metode descriptif, metode descriptif dilakukan melalui pendekatan yang betujuan mempaparkan dan menggambarkan secara jelas suatu gejala yang terjadi dalam suatu bidang pekerjaan yang ditunjang dengan hasil obeservasi dan wawancara ditempat penelitian. Kemudian data dan informasi yang diperoleh penulis diolah dan dianalisis menggunakan dasar teori yang ada untuk mencapai suatu kesimpulan dalam penelitian.
1.7.2 Teknik Pengumpulan Data 1.Studi lapangan
Merupakan suatu teknik pengumpulan data secara langsung dengan studi apangan meliputi:
Merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui cara mencatat hasil penelitian dilapangan dengan melakukan tinjauan secara langsung mengikuti dan mengamati jalannya kegiatan. Sebagaimana judul penelitian penulis dalam TINJAUAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PENCATATAN KAS KECIL PADA PT. Prima Usaha Era Mandiri (A&W) store cabang Bandung”
b) Wawancara (interview)
Untuk mendapatkan data-data yang relevan yang sesuai dengan penelitian penulis, salah satu teknik penelitian yang digunakan adalah wawancara yaitu dengan Tanya jawab kepada orang yang mempunyai informasi tentang hal yang penulis teliti agar mendapat data yang diinginkan untuk menunjang penelitian penulis.
2 .Study Kepustakaan
Study kepustakaan merupakan salah satu metode pengumpulan data dengan cara membaca referensi-referensi yang berkaitan dengan peneliatian yang sedang penulis lakukan. Pengumpulan data dengan studi kepustakaan ini menjadi salah satu dasar perbandingan penulis dalam menyelesaikan penelitiannya.
3. Populasi dan Sampel
4. Teknis analisis data
5.Lokasi dan Waktu Penelitian
Dalam menyelesaikan tugas akhir ini penulis melakukan penelitian di pada PT. Prima Usaha Era Mandiri (A&W) store cabang Bandung Indah Plaza yang beralamat di Jl. Merdeka, No. 56 Kota Bandung, Jawa Barat. Waktu untuk melakukan pengambilan data dalam penelitian tugas proposal ini dimulai dari bulan Januari 2018 – April 2018.
Tabel1. 1 Waktu Penelitian
1 Izin penelitian 2 Pengumpulan Data
3 Bimbingan
4 BAB 1
5 BAB 2
6 BAB 3
7 BAB 4
8 BAB 5
1.9 Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah memahami dan memberikan gambaran mengenai tugas akhir ini, penulis membagi kedalam 5 bab yang sistematikanya sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan tentang masalah – masalah serta latar belakang system pengendalian internal pengendalian pengelolaan kas kecil, identifikasi masalah, rumusan masalah, pembatasan masalah, kegunaan penelitian, desain penelitian, lokasi dan waktu penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam ban ini penulis memaparkan referensi dari hasil karya para ahli dan tinjauan pustaka dengan meliahat buku-buku yang mendukung kajian yang penulis teliti dalam tugas akhir ini.
BAB III OBYEK PENELITIAN PERUSAHAAN
Dalam bab ini berisi objek penelitian, teknik pengumpulan data, metode, analisis, sejarah perusahaan, visi, misi, struktur organisasi perusahaan, aspek kegiatan usaha serta keterangan lain diperusahaan yang penulis teliti.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis menguraikan pembahasan materi secara jelas dan hasil penelitian dari judul yang telah penulis angkat.
BAB III
OBYEK PENELITIAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Salah satu restoran waralaba yang cukup berhasil di Indonesia adalah Restoran A&W, yang berasal dari California, Amerika Serikat. Restoran ini awalnya hanya sebuah kios rootbeer sederhana. Kios A&W rootbeer ini pertama kali diperkenalkan oleh Roy Allen, seorang pengusaha di Lodi, California pada Juni 1919.
Allen menggunakan formula yang sangat unik dan beraroma khas untuk rootbeer buatannya. Rootbeer A&W merupakan paduan dari sari tumbuhan, rempah – rempah dan beberapa campuran yang hingga kini masih dirahasiakannya. Allen mendapatkan formula unik dari seorang ahli farmasi di Arizona.
Sejak kesuksesan kios rootbeer pertamanya di Lodi, Roy Allen kemudian membuka kios rootbeer lainnya, salah satunya di dekat Sacramento. Kios ini merupakan kios penjualan minuman yang menerapkan konsep ‘drive ini’ pertama di dunia.
Merk restoran A&W sendiri merupakan inisial dari dua nama mereka, yaitu “Allen & Wright”, dan nama minumannya menjadi A&W Rootbeer. Penerapan logo A&W dilakukan sekitar tahun itu juga, dengan memasang logo A&W pada gelas
mug-nya .
Dalam perkembangannya, restoran A&W mengalami beberapa kali perubahan, baik perubahan kepemilikan perusahaan maupun logo yang dopergunakan. Logo pertama A&W semula berupa lingkaran donat, inisial A&W dan tulisan “ice cold rootbeer” didalamnya drngan anak panah yang tertancap tepat ditengah. Versi logo ini beberapa, yakni hitam putih, hitam merah (1948, seringkali disebut Red & Black Bulls Eye) dan coklat oranye (1961, Brown & Orange Bulls Eye ).
Logo A&W mengalami perubahanyang cukup signifikan pada tahun 1968, yakni dengan mengubah bentuk donat menjadi oval dengan tetap menggunakan inisial A&w ditengahnaya. Simbol anak panah dilepas, sehingga kesan A&W lebih simpel dan mudah diingat. Versi lain dari logo ini muncul saat ulang tahun A&W yang ke-75.
Tahun 1985 A&W masuk ke Indonesia, perusahaan ini berdiri pada tanggal 21 April 1985 dipimpin oleh Bapak Zaina siman sebagai operation Direktur dan komisaris dijabat.
3.1.2 Visi Misi dan Perusahaan
1 Visi PT. Prima Usaha Era Mandiri
Menjadi Restoran terbaik di Indonesia dalam kategori Fast food dan sangat disenangi oleh masyarakat.
2. Visi PT. Prima Usaha Era Mandiri
Memenuhi kebutuhan makanan dan minuman dengan persyaratan halal bagi masyarakat disekitar lokasi dengan pelayanan cepat, mutu baik dan sehat, serta mendapatkan keuntungan untuk semua restoran yang digunakan untuk meningkatkan ksejahteraan pemilik dan karyawan.
3.2 Aspek kegiatan Usaha
PT. Prima Usaha Era Mandiri adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha restoran siap saji, merupakan jenis usaha bidang jasa makan yang mempunayi komitmen untuk selalu mengedepankan pelayanan dan kepuasan pelanggannya disamping untuk mensejahterakan karyawan dan pemiliknya.
3.3 Struktur Organisasi
Organisasi merupakan hal yang penting dalam segala bidang kegiatan, karena dengan adanya organisasi dapat diketahui apa yang dilakukan oleh masing – masing bagia
Berikut merupakan uraian pekerjaan yang terdapat dari struktur organisasi PT Prima Usaha Era Mandiri (A&W) Cabang Bandung :
1. Direktur
a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan
b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan. c. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan
termasuk juga keuntungan perusahaan.
d. Merencanakan serta mengembangkan sumber – sumber pendapatan dan pembelanjaan kekayaan perusahaan.
e. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar perusahaan.
f. Menetapkan strategi – strategi untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
g. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan, mulai bidang administrasi, kepegawaian, hingga pengadaan barang. h. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.
2. Operation Manager
a. Mengelola dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan.
b. Mengawasi produksi barang atau penyediaan bahan baku.
d. Meningkatkan system operasional, dan kebijakan dalam mendukung visi dan misi perusahaan.
e. Mengatur anggaran dan mengelola biaya f. Mengelola program jaminan / quality control.
3. Distrik
a. Segala informasi mengenai prosedur atau produk terbaru sampai level Area Manager dan restoran region menjadi tanggung jawabnya. b. Memastikan Area Manager dan RGM memahami semua ketentuan –
ketentuan terbaru.
c. Memastikan Standar Operasional Kerja, dan prosedur yang telah diterapkan di semua store yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Area Manager
a. Membantu regional operation manager untuk melakukan pengawasan terhadap operasi restoran.
b. Memberikan intruksi dan petunjuk kepada restoran manager dalam menjalankan operasi restoran dan memberikan masukan kepada restoran manager dalam mengendalikan operasi restoran.
c. Membantu manajemen dalam mengembangkan wilayah operasi pemasaran dan pengembangan produk.
d. Bertanggung jawab terhadap manajemen dalam kegiatan operasi dan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan manajemen.
5. Training Officer
a. Bertanggung jawab atas keseluruhan proses training (perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan penutupan).
b. Membuat modul training berdasrkan kebutuhan (Training Need Analysis).
c. Survey kunjungan restoran untuk melakukan observasi kebutuhan. d. Dapat memberikan ide – ide konsep training cemerlang saat
dibutuhkan.
e. Melakukan kegiatan reporting tentang training. 6. Restoran General Manajer
a. Melaksanaakn pencapaian target penjualan
b. Mengawasi dan mengontrol seluruh kegiatan kerja restoran. c. Memberikan pelatihan kepada karyawan
