Analisis dan Pemodelan Sistem Informasi Enterprise Architecture Dodaf Framework Produk OV-5 dan SV-4 pada PT Pionirbeton Industri.

(1)

iii _{Universitas Kristen Maranatha}

ABSTRAK

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan oleh PT Pionirbeton Industri (PBI) dalam mengatur keseluruhan proses yang terjadi setiap harinya. Seluruh pertukaran data yang dilakukan oleh setiap unit organisasi dalam kegiatan harian PBI ditangani oleh ERP. Mulai dari departemen Sales dan Marketing, Production, Credit Support dan

Account Receivable. Lewat analisis pemodelan dengan menggunakan DODAF

Framework, perusahaan dapat mengetahui secara jelas data-data, kegiatan apa

saja dan siapa yang terlibat di dalam sistem ERP. Produk DODAF yang digunakan dalam analisis pemodelan ini adalah Operational View-5 (Operational Activity

Model) dan System View-4 (System Functionality Description) dalam bentuk UML

Activity Diagram dan Data Flow Diagram (DFD). DODAF Framework menganalisis

secara rinci kegiatan dan pertukaran data dari sudut pandang operasional dan sistem. Dengan tujuan agar kegiatan operasional yang berlangsung setiap harinya di PBI dapat berjalan dengan lebih efektif dan membawa keuntungan bagi perusahaan. Selain itu, pemodelan ini dapat menjadi dokumentasi yang baik mengenai sistem ERP dan dapat menjadi masukan untuk pengembangan sistem yang lebih sempurna di masa yang akan datang. Sumber data diperoleh lewat wawancara dan observasi sistem ERP di PT Pionirbeton Industri Plant Pulogadung, Jakarta.

(2)

iv _{Universitas Kristen Maranatha}

ABSTRACT

Enterprise Resource Planning system (ERP) is a web-based application that is used by the PT Pionirbeton Industri (PBI) in organizing the whole process that happens every day. The entire data exchange performed by each organizational unit in the daily activities of PBI handled by ERP. Starting from the department of Sales and Marketing, Production, Credit Support and Account Receivable. Through analyzes modeling using DODAF Framework, companies can clearly know the data, what activities and who was involved in the ERP system. The product DODAF used in the analyzes modeling is Operational View-5 (Operational Activity Model) and System View-4 (System Functionality Description) in the form of UML Activity Diagram and Data Flow Diagrams (DFD). DODAF Framework to analyze in detail the activities and the exchange of data from an operational and systems standpoint. With the goal of keeping operations that take place every day at PBI can be run more effectively and bring benefits to the company. In addition, modeling can be a good documentation about the ERP system and in the future can be an input for the development for more perfect system. Source of data derived through the interviews and observations of ERP systems in PT Pionirbeton Industri, Pulogadung Plant Jakarta.

(3)

v _{Universitas Kristen Maranatha}

DAFTAR ISI

PRAKATA ... i

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT ... iv

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

DAFTAR SINGKATAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 3

1.5 Sumber Data ... 3

1.6 Sistematika Penyajian ... 3

BAB II KAJIAN TEORI ... 5

2.1 Arsitektur Perusahaan (Enterprise Architecture) ... 5

2.2 DODAF ... 6

2.2.1 Pandangan Arsitektur DODAF ... 8

2.2.2 Pengguna Arsitektur DODAF ...10

2.3 Unified Modeling Language (UML) Activity Diagram ...11

2.3.1 Jenis-jenis UML ...14

2.4 Data Flow Diagram (DFD) ...18

2.4.1 Komponen DFD ...19

2.4.2 Penggambaran DFD ...21

2.5 Operational Activity Model ...24

2.6 System Functionality Description ...28

BAB III ANALISIS DAN HASIL EVALUASI...31

3.1 Profil Perusahaan ...31

3.1.1 Visi dan Misi Perusahaan ...31

3.1.2 Materials Support Perusahaan ...32

3.2 Proses Bisnis ...32

(4)

vi _{Universitas Kristen Maranatha}

3.4 Analisis Operational Activity Model (OV-5) ...37

3.5 Analisis System Functionality Description (SV-4) ...46

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ...68

4.1 Simpulan ...68

4.2 Saran ...69

DAFTAR PUSTAKA ...70

(5)

vii _{Universitas Kristen Maranatha}

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Domain Arsitektur Informasi pada DODAF ... 6

Gambar 2. Tiga Pandangan di DODAF ... 8

Gambar 3. Contoh Use Case Diagram ...15

Gambar 4. Contoh Class Diagram ...16

Gambar 5. Contoh Activity Diagram Tanpa Swimlane ...17

Gambar 6. Contoh Collaboration Diagram ...18

Gambar 7. Terminator ...19

Gambar 8. Proses ...20

Gambar 9. Data Store ...21

Gambar 10. Contoh DFD Level 1 ...24

Gambar 11. Lambang aktivitas ...25

Gambar 12. Contoh Activity Diagram ...26

Gambar 13. Contoh Activity Diagram dengan Swimlane ...27

Gambar 14. Simbol DFD ...30

Gambar 15. Flowchart Proses Bisnis ...35

Gambar 16. Flowchart Proses Bisnis ...36

Gambar 17. Swimlanes pada UML ...40

Gambar 18. Activity Diagram Membuat PO ...43

Gambar 19. Activity Diagram Membuat Invoice ...45

Gambar 20. Referensi Eksternal ...52

Gambar 21. Data Flow Diagram Level 0 ...54

Gambar 22. Data Flow Diagram Level 1 ...57

Gambar 23. Data Flow Diagram Level 2 Proses 1 ...59

(6)

(7)

ix _{Universitas Kristen Maranatha}

DAFTAR TABEL

Tabel I. Konsepsi Dasar UML ...13

Tabel II. Urutan Aktivitas Membuat PO ...37

Tabel III. Urutan Aktivitas Membuat Invoice ...38

Tabel IV. Decision Point di Sistem ERP ...39

Tabel V. Terminator pada UML ...40

Tabel VI. Pertukaran Data Antar Fungsi...51

Tabel VII. Penyimpanan Data ...52

Tabel VIII. Keterangan Data di DFD Level 0 ...54

Tabel IX. Keterangan Data di Level 1 ...58

Tabel X. Keterangan Data di DFD Level 2 Proses 1 ...60

Tabel XI. Keterangan Data di DFD Level 2 Proses 2 ...61

Tabel XII. Keterangan Data di DFD Level 2 Proses 3 ...63

Tabel XIII. Keterangan Data di DFD Level 2 Proses 4 ...64

Tabel XIV. Keterangan Data di DFD Level 2 Proses 5 ...65

(8)

x _{Universitas Kristen Maranatha}

DAFTAR LAMPIRAN

(9)

xi _{Universitas Kristen Maranatha}

DAFTAR SINGKATAN

DODAF Department of Defense Architecture Framework

EA Enterprise Architecture

OV Operational View

SV System View

UML Unified Modeling Language DFD Data Flow Diagram

PO Purchase Order

SO Sales Order

ERP Enterprise Resource Planning

AR Account Receivable

CC Credit Control

(10)

1 Universitas Kristen Maranatha

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Saat ini peran teknologi informasi sebagai bagian dari sistem

informasi telah mengalami perubahan secara dramatis. Kini teknologi

informasi tidak hanya diharapkan menjadi perangkat pembantu kegiatan

organisasi saja, tetapi teknologi informasi sudah menjadi bagian dari suatu

organisasi untuk mencapai tujuannya. Kendala yang ada sekarang ini adalah

menyelaraskan strategi bisnis dan strategi teknologi pada suatu organisasi.

Untuk menjawab permasalahan tersebut, organisasi perlu merencanakan

sebuah arsitektur teknologi informasi perusahaan yang akan membantu

pengambilan keputusan teknologi informasi jangka panjang yang tepat

dengan mempertimbangkan kepentingan organisasi secara keseluruhan.

Arsitektur teknologi informasi perusahaan (

Enterprise Architecture

) adalah

sebuah cetak biru yang menjelaskan bagaimana elemen dari teknologi

informasi yang digunakan dan manajemen informasi berjalan secara

bersama-sama sebagai suatu kesatuan. DODAF (

Department Of Defense

Architecture Framework

) adalah salah satu kerangka (

framework

) dari suatu

arsitektur teknologi informasi perusahaan yang ada yang menyediakan

kerangka dasar untuk menggambarkan dan mengembangkan infrastruktur

yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya.

Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang industri, PT

Pionirbeton Industri mengusung visi menjadi produsen beton siap pakai

(

ready mix concrete

) utama di Indonesia. Untuk itu PT Pionirbeton Industri

(11)

2

Universitas Kristen Maranatha

membantu PT Pionirbeton Industri untuk mencapai visi misi dan kemampuan

pelayanan yang maksimal bagi para konsumennya.

1.2 Rumusan Masalah

Pada prinsipnya sebuah arsitektur teknologi informasi merupakan

proses yang kompleks, karena itu proses perencanaan harus dikelola

berdasarkan suatu petunjuk yang jelas dengan tujuan menyelaraskan

strategi bisnis dan strategi teknologi untuk memberikan hasil yang maksimal

bagi PT Pionirbeton Industri. Berikut beberapa masalah yang akan dibahas:

1.

Bagaimana kegiatan operasional yang terjadi dalam perusahaan

khususnya sistem informasi yang ada pada PT Pionirbeton Industri?

2.

Apakah sistem informasi yang ada mendukung tercapainya tujuan

perusahaan?

3.

Apakah manfaat dari pemodelan dengan menggunakan DODAF ini

bagi PT Pionirbeton Industri?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan menyeluruh dari arsitektur teknologi informasi perusahaan

adalah untuk mengelola kompleksitas perusahaan dan menyelaraskan

strategi bisnis dan strategi teknologi yang digunakan. Untuk itu DODAF

berusaha mencapai tujuan tersebut dengan:

1.

Mengidentifikasi

kegiatan

operasional

yang

terdapat

dalam

perusahaan khususnya pada sistem informasi yang ada dengan

metode yang sudah dipilih.

2.

Mengetahui fungsi sistem yang sesuai untuk mendukung tujuan

perusahaan dengan metode yang dipilih.

(12)

3

Universitas Kristen Maranatha

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Sesuai dengan perumusan masalah diatas, maka dalam penyelesaian

tugas akhir ini menggunakan dua produk yang ada didalam DODAF yang

sesuai untuk cakupan PT Pionirbeton Industri sebagai penyedia barang dan

jasa, yaitu:

1.

Operational View 5

–

Operational Activity Model

.

OV-5 merupakan penggambaran secara grafis dan tekstual dari

kegiatan operasional yang terjadi didalam organisasi atau sistem

informasi. Produk DODAF ini memiliki beberapa pilihan dalam

mengembangkan model aktivitas dengan menggunakan beberapa

metode seperti IDEF0, UML

Activity Diagram

,

Node Tree Diagram

,

atau

Activity List

. Dalam pembahasan ini digunakan

UML Activity

Diagram

sebagai metode pengembangan model aktivitas.

2.

Systems and Services View 4

–

System Functionality Description

.

SV-4 merupakan penggambaran secara grafis dan teksual dari fungsi

sistem yang digunakan organisasi. Seperti OV-5, SV-4 juga memiliki

beberapa pilihan dalam mengembangkan deksripsi fungsi sistem,

seperti IDEF0, UML

Use Case

,

Data Flow Diagram

(DFD),

Node Tree

Diagram

dan

Function List

. Namun yang digunakan dalam

pembahasan ini adalah

Data Flow Diagram

(DFD).

1.5 Sumber Data

Sumber data didapatkan dengan melakukan wawancara, observasi

dan uji coba sistem pada PT Pionirbeton Industri. Selain itu teori yang sesuai

diambil dari buku-buku referensi dan internet.

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian tugas akhir ini terbagi atas 4 bab, yaitu:

BAB I PENDAHULUAN

(13)

4

Universitas Kristen Maranatha

BAB II KAJIAN TEORI

Pada bab ini mengemukakan tentang teori-teori dasar yang mendukung

penyusunan tugas akhir dan juga teori mengenai DODAF serta teori

mengenai OV-5 dan SV-4.

BAB III ANALISIS DAN HASIL EVALUASI

Pada bab ini mengemukakan tentang analisis dan evaluasi proses yang

terjadi didalam perusahaan yang sesuai dengan DODAF.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

(14)

BAB IV SIMPULAN DAN SARAN

1.1 Simpulan

Berdasarkan proses analisis pemodelan sistem informasi dengan

menggunakan DODAF

Framework

yang telah dilakukan, maka penulis

menarik beberapa kesimpulan:

1.

Dari analisis produk DODAF OV-5 diketahui bahwa kegiatan

operasional yang ada pada PT Pionirbeton Industri dibagi atas dua

aktivitas besar yaitu membuat PO dan membuat

invoice

. Untuk aktivitas

membuat PO dimulai dari aktivitas

sales

mencari

customer

dan berakhir

saat

admin

PO mencap, memberi nomor dan menandatangani PO.

Untuk aktivitas membuat

invoice

dimulai dari

admin schedule

saat

memproses PO menjadi

schedule

dan aktivitas selesai saat bagian AR

mengirimkan

invoice

kepada

customer

. Pemodelan atas kegiatan

operasional dapat dilihat pada gambar 18 dan 19 di bab sebelumnya.

2.

Sistem informasi yang digunakan oleh PT Pionirbeton Industri adalah

sistem

Enterprise Resource Planning

. Suatu sistem yang berfungsi

menangani kegiatan

sales

atau penjualan, pengiriman, gudang dan

juga keuangan. Sehingga proses bisnis yang berjalan di PT Pionirbeton

Industri dapat dikontrol dalam satu sistem. PT Pionirbeton Industri

memiliki banyak

batching plant

dan satu

head office

yang menjadi pusat

dilaksanakannya kegiatan administrasi. Penjadwalan pengiriman beton

ke

customer

dibuat oleh bagian

sales support

di kantor ini. Karena itu

sistem berbasis web ini dirasa penulis sudah cukup tepat diterapkan di

perusahaan. Hasil

schedule

dapat dengan cepat diterima di setiap

batching plant

. Sehingga proses produksi dan pengiriman beton dapat

(15)

69

Universitas Kristen Maranatha

3.

Pemodelan dengan menggunakan DODAF

Framework

ini dapat

menjadi dokumentasi Sistem Informasi ERP yang belum dimiliki oleh

PT Pionirbeton Industri. Selain itu hasil pemodelan ini juga dapat

menjadi acuan di masa depan untuk pengembangan sistem yang lebih

kompleks dan menangani keseluruhan kegiatan yang ada di

perusahaan. PT Pionirbeton Industri merupakan perusahaan yang terus

berkembang. Dengan adanya dokumentasi pemodelan dari Sistem

Informasi ERP, perusahaan dapat mengetahui arsitektur teknologi

informasi yang telah dimiliki oleh PT Pionirbeton Industri.

4

.

2 Saran

Sesuai dengan analisis pemodelan yang telah dilakukan terhadap

Sistem ERP, maka saran yang dapat diberikan bagi peneliti lain di masa

yang akan datang adalah menganalisis dan memodelkan Sistem ERP

dengan menggunakan produk DODAF lainnya. DODAF memiliki 20 produk

lain untuk memodelkan arsitektur sistem informasi. Penulis menggunakan

dua produk DODAF saat menganalisis sistem ERP yaitu SV 4 dan OV 5,

peneliti lain dapat menggunakan OV-1, SV-7 atau SV-8 yang sesuai dengan

anjuran DODAF

Framework

bagi perusahaan yang bergerak di bidang

penyedia jasa dan barang. Penulis berharap laporan tugas akhir ini dapat

menjadi acuan bagi peneliti lain di masa yang akan datang.

(16)

DAFTAR PUSTAKA

Booch, Grady etc. (1999).

The Unified Modeling Language User Guide

.

Addison-Wesley.

Babers, Charles. (2006).

The Enterprise Architecture Sourcebook Volume One

:

Process and Product

s. El Paso.

Grigoriu, Adrian. (2007).

An Enterprise Architecture Development Framework

.

New York: CreateSpace Independent Publishing Platform.

Department of Defense United States of America. (2007).

DoD Architecture

Framework Version 1.5 Volume II : Product Descriptions

. Retrieved

June15,2012, from

http: //dodcio .defense.gov/Portals/0/Documents/DODAF/DoDAF_Volume_II.pdf

Ambler, Scott W. (2005).

The Elements of

UML 2.0

Style

. Cambridge University

Press.

Andri Kristanto. (2008).

Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya

.

Yogyakarta: Gava Media.

Jogiyanto. (2006).

Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis

. Andi Offset.

Manurung, Rosida T. (2009).

Teknik Penulisan Karya Ilmiah

. Bandung: Jendela

Mas Pustaka.

Ericsson, Maria. (2004).

Activity Diagram : What They Are and How To Use

Them.

In IBM developerWorks : library

.

Retrieved October 10, 2012, from