Berikut ini aturan terbaru penulisan nomor surat. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas penulisan nomor surat terbagi dalam 3 katagori, yakni:
1. Nomor Naskah Dinas Arahan
a. Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis, Instruksi, Prosedur Tetap (Standar Operasional Prosedur), dan Surat Edaran Susunan nomor naskah dinas yang bersifat pengaturan dan penetapan terdiri dari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
Contoh
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ... TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
b. Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis Pedoman dan petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis merupakan peraturan, yang penomorannya sama dengan nomor peraturan. Susunan penomoran pedoman dan petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis adalah a) Nomor urut pedoman dan petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis; dan b) Tahun terbit. Contoh
Contoh Format Penomoran Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis: PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN/ PETUNJUK TEKNIS ...
2. Nomor Surat Dinas
▸ Baca selengkapnya: klasifikasi kode surat dinas terbaru
(2)Contoh
Contoh yang masih salah:
Nomor : 800/122.SMP1/VII/2014
Seharusnya Nomor : 122/800-SMP.1/VII/2014 Artinya :
122 merupakan nomor urut surat
800-smp.1 merupakan kode klasifikasi masalah Kepegawaian di SMP 1 yang disebutkan pada kop surat
VII menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli 2014 menunjukkan tahun atau tahun 2014
3. Nomor Nota Dinas
Nota dinas bersifat internal, dengan susunan penomoran sebagai berikut: a) nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim); b) kode klasifikasi; c) bulan (ditulis dalam dua digit); dan d) tahun terbit.
Contoh :
Nota Dinas yang ditandatangani Deputi Bidang Konservasi Arsip Nomor 190/ KN.01/XI/2013
190 : Nomor urut Nota Dinas dalam satu tahun takwim/kalender KN.01 : Kode Klasifikasi
XI : Bulan Ke-11 (November) 2013 : Tahun 2013
▸ Baca selengkapnya: nomor surat ippnu
(3)Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah, adalah sebagai berikut:
000 umum
100 pemerintahan 200 politik
300 keamanan dan ketertiban 400 kesejahteraan
500 perekonomian
600 pekerjaan umum dan ketenagakerjaan 700 pengawasan
800 kepegawaian 900 keuangan
Pengklasifikasian secara lebih spesipik diatur dalam lampiran Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun 2012 (dapat Anda download di link tersedia di bawah tulisan ini)
Kode klasifikasi surat khusus untuk lingkungan pendidikan yang sering digunakan adalah:
800 kepegawaian 900 keuangan 420 PENDIDIKAN 421 Sekolah 421.1 Pra Sekolah 421.2 Sekolah Dasar 421.3 Sekolah Menengah 421.4 Sekolah Tinggi 421.5 Sekolah Kejuruan
421.6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum 421.7 Kegiatan Pelajar
421.71 Reuni Darmawisata 421.72 Pelajar Teladan 421.73 Resimen Mahasiswa
421.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa
422.1 Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras, Perpeloncoan
422.2 Tahun Pelajaran 422.3 Hari Libur
422.4 Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP 422.5 Beasiswa
423 Metode Belajar 423.1 Kuliah
423.2 Ceramah, Simposium 423.3 Diskusi
423.4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur 423.5 Kurikulum
423.6 Karya Tulis 423.7 Ujian
424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor 425 Sarana Pendidikan
425.1 Gedung
425.11 Gedung Sekolah 425.12 Kampus
425.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa 425.2 Buku
