8 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Human Resources Information System (HRIS)
HRIS adalah bagian dari Management Information System, merupakan sekumpulan dari beberapa sistem yang berisi serta menyediakan banyak informasi yang mendukung pada manajemen sebuah perusahaan diungkapkan oleh Wu (1984).
McLeod dan Schell (2007) menambahkan bahwa HRIS didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi bagi manajer secara menyeluruh tentang sumber daya manusia organisasi, sebagaimana yang diungkapkan.
Munurut Altarawneh & Al-Shqairat (2010) HRIS (Human Resources Information System) merupakan sebuah konsep yang mempunyai titik fokus pada pemanfaatan dari pengembangan Teknologi Informasi serta karakteristik sebagai pengelola fungsi dan aplikasi pada sebuah Human Resources Management (HRM).
Dari pernyataan tersebut dapat ditarik kesimpulan sebuah perusahaan/organisasi perlu mengembangkan sistem informasi untuk mendukung pengelolaan sebuah seumber daya manusia supaya dapat membantu dalam pengambilan keputusan strategis, dan peningkatan untuk kemajuan pada sebuah perusahaan. Fungsi dari HRIS dapat menjalankan fungsi sebagai penyimpan data sederhana dan komunikasi informasi yang dapat digunakan untuk kepentingan transaksi yang lebih kompleks. HRIS difungsikan kepada departemen SDM
9
(Ruel, Bondarouk & Looise, 2004). Terdapat tiga model fungsi utama yang diberikan oleh Kovach et al (1999).
Gambar 2.1 tiga model fungsi utama HRIS
Secara garis besar HRIS merupakan sistem yang dibuat supaya input data berhubungan dengan SDM dan outputnya keefektifan yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Menurut Mahdi Mahmoudi pada tahun 2008 beberapa keuntungan penggunaan HRIS adalah sebagai berikut : (1) dapat meningkatkan keunggulan kompetitif pada suatu organisasi, (2) proses yang berkelanjutan, (3) dapat menggembangkan kualitas reporting, (4) SDM dapat terintegrasi dengan informasi.
2.2 Penerapan HRIS
Penerapan HRIS dengan indikator yang optimal diantaranya adalah pemilihan teknologi untuk pengaplikasian HRIS, proses bisnis dan kemampuan penggunaan sistem seperti yang diungkapkan oleh Winter (2002). Tujuan dan manfaat dari penerapan HRIS dalam perusahaan/organisasi adalah improve services to employes and managers (Steve Alexander, 2001).
Studi literatur tentang manfaat dari HRIS seperti yang dijelaskan menurut para pakar (Beadles et al., 2005; Kovach et al., 2002; Ball, 2000; Overman, 1992) dijelaskan bahwa penerapan dan manfaat HRIS secara strategis berperan dalam meningkatkan keputusan manajemen. Telah ditetapkan bahwa
INPUT MAINTENANCE OUTPUT
10
potensi dari keuntungan HRIS adalah proses informasi yang lebih cepat, akurasi informasi yang lebih besar, perencanaan dan pengembangan program, dan meningkatkan komunikasi karyawan. Pada studinya terdapat beberapa hal manfaat HRIS terhadap HRM (Human Resources Management) diantaranya adalah : (1) penghematan atas biaya dan waktu, (2) kontribusi pengambilan keputusan yang bersifat strategis, (3) kualitas pengambilan keputusan yang bersifat strategis, (4) komitmen untuk pengembangan karyawan. Selain terdapat keuntungan secara administrasi dan strategis penggunaan HRIS, Beckers dan Bsat (2002) mengungkapkan terdapat 5 alasan perusahaan manfaat HRIS pada perusahaan/organiasai adalah sebagai berikut : (1) meningkatkan daya saing dengan meningkatkan praktek dari HR sendiri, (2) menghasilkan jumlah dan berbagai operasional HR yang lebih besar, (3) menggeser fokus HR dari pengolahan transaksi ke manajemen sumber daya manusia yang bersifat strategis, (4) menjadikan karyawan bagian dari HRIS, (5) dapat merekayasa ulang seluruh fungsi dari HR.
Dewayani (2011) dalam penelitiannya menemukan bahwa penerapan Sistem HRIS telah sesuai dengan tujuan perusahaan, penerapan HRIS berpengaruh pada employee empowerment, HRM practice telah dapat dilaksanakan secara online, sehingga mendukung kelancaran aktivitas pekerjaan karyawan, penerapan HRIS memberikan kemudahan dalam segi knowledge sharing sehingga setiap karyawan dapat mengakses semua knowledge yang diperlukan setiap saat, namun penerapan HRIS di Indonesia masih terbatas pada perancanaan karyawan.
11 2.3 Time Management
Time management adalah proses menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat dan bekerja lebih cerdas hal ini diungkapkan oleh Davidson (2001). Pernyataan dari Dejanasz (2002) menembahkan bahwa time management merupakan suatu kemampuan untuk dapat mengalokasikan waktu dan sumber- sumber untuk mencapai tujuan. Seorang pimpinan yang efektif dapat mengelola waktu dan sumber-sumber waktu yang diperlukan untuk mendisiplinkan diri dan memfokuskan pada tujuan. Haven Cockerham (2002) mengemukakan bahwa dalam studinya HRIS dapat menghemat waktu dan efisiensi yaitu dengan cara penggabungan aplikasi HRIS dengan website, organisasi perekrutan melalui online sehingga kecepatan waktu dapat berjalan secara efisien dan aktivitas pekerjaan menjadi lebih cepat. Kovach et al. (1999) dan targowski et al. (2001).
Juga menyatakan hal yang sama yaitu manfaat yang diakui secara umum penggunaan HRIS adalah mengurangi waktu yang untuk proses administrasi.
2.4 Cost Management
Cost management menutut Blocher et al. (2002), memiliki konsep yang lebih lebar diantaranya adalah sumber data informasi yang dibutuhkan manajer untuk mengelola perusahaan secara efektif meliputi informasi keuangan, pendapatan serta non keuangan.
Dalam penelitian Pandya (2013), menyatakan bahwa ada banyak peneliti telah mengusulkan bahwa penggunaa HRIS akan mengurangi biaya SDM dengan automatisasi informasi.
12
Beadless et al (2005) juga mengatakan pandangan yang sama pada HRIS menciptakan efisiensi informasi dan penghematan biaya yang memungkinkan HR manager mengalihkan perhatian mereka untuk menyediakan analisis data yang lebih baik.
2.5 Quality of Information Effect
Dimensi dari quality of information effect adalah kualitas intrinsic, dimana akurasi objektivitas dan reputasi sangatlah diperlukan, dalam segi kontekstual relevansi, nilai tambah, kelengkapan jumlah data sangat mempentaruhi kemudahan pemehaman seseorang dalam menerima informasi yang ada seperti yang telah diungkapkan oleh Lirrank (2003). HRIS memiliki keuntungan yaitu keuntungan mengurangi redundansi dalam organisasi karena sentralitas informasi dan aksesibilitas mudah. Hal ini juga meningkatkan kemampuan untuk membuat laporan dan menganalisa informasi dengan cepat dan akurat, sehingga membuat tenaga kerja lebih mudah untuk mengelola (Lucerna 2013).
2.6 Managerial Satisfaction
Johnson dan Gueutal (2012) percaya bahwa HRIS menyediakan karyawan dengan akses ke informasi akan meningkatkan transparansi proses HR, membantu mereka untuk lebih memahami peran SDM dalam organisasi, dan membuat mereka merasa mereka memiliki kontrol atas informasi mereka yang dapat menyebabkan meningkatkan rasa keadilan dan kepuasan kerja. Ball, et al (2012) dalam penelitiannya mengungkapkan bahwa HRIS juga pada sebuah
13
organiassi penerapan HRIS juga memberikan kepuasan manajerial dipengaruhi oleh kualitas sistem, kualitas informasi.
2.7 Pengembangan Hipotesis
2.7.1 Pengaruh HRIS terhadap Time Management
Dery et al. (2009) mengemukakan bahwa sejauh mana bertindak dengan HRIS sebagai enabler untuk meningkatkan fokus strategis untuk SDM tergantung pada perhatian organisasi, pemahaman tentang tanggapan teknologi kompleksitas HRM dan keberhasilan manajemen perubahan untuk memfasilitasi penerimaan pengguna. Streaming HRIS online dapat memproses data dalam jumlah besar dengan akurasi, sehingga mencegah karyawan dari harus melakukan kegiatan tersebut secara manual, sehingga waktu yang diperlukan hemat dan lebih efisien dalam penggunaannya
H1 : HRIS akan berpengaruh positif terhadap time management
2.7.2 Pengaruh HRIS Terhadap Cost Management
Sebuah sistem HRIS merupakan keputusan investasi yang besar untuk perusahaan dari semua ukuran. Manfaat umum dari HRIS dalam penelitian yang dilakukan oleh lederer (1984) dan Hammond (1981) diungkapkan bahwa HRIS dapat meningkatkan akurasi peyediaan akses informasi yang tepat dan cepat dan penghematan biaya. Lori dan Elaine (2002) dalam penelitian yang telah dilakukan ditemukan bahwa penerapan HRIS membantu penekanan biaya hingga 90% dengan
14
menggunakan perekrutan karyawan secara online, sehingga dapat menghemat efisiensi biaya.
H2 : HRIS akan berpengaruh positif terhadap cost management
2.7.3 Pengaruh Terhadap Quality Information Effect
Hubungan antara HRIS dan Quality Information Effect saling berkesinambungan, seperti penelitian dari Beadles et al (2005) menyatakan bahwa menemukan hubungan positif namun moderat antara HRIS dengan Quality Information Effect.
Fungsi yang telah disediakan oleh penerapan HRIS bahwa arus informasi yang telah disediakan memungkinkan kepada manajemen puncak dan lebih efektif untuk membuat keputusan seperti yang diungkapkan oleh Lengnick-Hall dan Moritz (2003).
H3 : HRIS akan berpengaruh positif terhadap Quality of Information Effect
2.7.4 Pengaruh HRIS Terhadap Managerial Satisfaction Kepuasan manajerial dengan kondisi sistem yang menurun, dan sistem baru akan dicari. Sebuah HRIS yang efektif pada akhirnya bertujuan untuk menjadikan proses HR lebih efisien dan cepat, dengan demikian membawa tentang kepuasan manajerial. Namun apabila tidak dilakasanakan dengan baik dan efektif, HRIS dapat gagal untuk membawa kepuasan manajerial. Hal yang mendasar untuk keberhasilan implementasi HRIS adalah dukungan dari manajemen eksekutif dan tim dukungan lintas fungtsional pernyataan ini diformalkan
15
oleh Insight Consulting Partners (2012). Kepuasan menajerial menggunakan sistem HRIS dapat ditingkatkan ketika keuntungan sistem manajemen direaliasasikan, cara merealisasikannya dengan beberapa hal, diantaranya adalah efisiensi penigkatan pengambilan keputusan secara keseluruhan, penguranan biaya dan meningkatkan pengawasan anggaran, transparansi bisnis, visi dari bisnis organisasi yang jelas dan pemahaman yang helas dalam proses rekrutmen, seleksi dan pemecatan karyawan (Dorel & Bradic-Martinovic, 2011).
H4 : HRIS akan berpengaruh positif terhadap managerial satisfaction
2.8 Model Hipotesis
Gambar 2.2 Model Hipotesis H4
H3 H1 H2
Cost Management Quality Information Effect PENERAPAN
HUMAN RESOURCES INFORMATION
SYSTEM (HRIS)
Time Management
Managerial Satisfaction
