ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENARIKAN KENDARAAN BERMOTOR KONSUMEN PADA
PT. BAF ( BUSSAN AUTO FINANCE ) PANGKALPINANG 1222510089
ACHMAD FAIRUZA
Program Studi Sistem Informasi STMIK Atma Luhur
Jl. Jenderal Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Propinsi Kepulauan Bangka Belitung Website : http://www.atma-luhur.ac.id
ABSTRAK
PT Bussan Auto Finance (BAF) adalah perusahaan pembiayaan yang saat ini berkonsentrasi pada pembiayaan motor Yamaha. Selama tahun 2009, BAF membiayai lebih dari 714 ribu unit kendaraan bermotor baru. Total asset lebih dari 10 triliun rupiah.
Namun pada sistem penarikan kendaraan bermotor yang sekarang ini pada BAF masih menggunakan cara manual belum terkomputrerisasi dengan baik, terutama untuk data – data penarikan, data biaya, tengang waktu pembayaran, surat keputusan dan data pembiayaan dan pelaporan dibuat menggunakan Microsoft Word dan Microdoft Excel dan disimpan dalam folder biasa, belum menggunakan database.
Kata Kunci : analisa dan perancangan sistem informasi penarikan kendaraan bermotor konsumen pada pt. baf ( bussan auto finance ) pangkalpinang.
PENDAHULUAN 1. Latar Belakang
PT. BAF ( Bussan Auto Finance ) cabang Bangka Belitung merupakan media pelayanan penyaluran pembiayaan pembelian kendaraan bermotor khususnya diwilayah bangka belitung, dengan fokus satu kendaraan yaitu Yamaha motor. Salah satu bagian penting dalam sebuah bisnis pelayanan dan pembiayaan kredit kendaraan bermotor selaian market adalah bagian penarikan kendaraan bermotor.
Adapun fungsi bagian ini difokuskan untuk penarikan kendaraan bermotor apabila konsumen yang sesuai dengan perjanjian tidak menjalankan kewajibanya sebagai konsumen BAF, maka sebagai perusahaan yang profesional dalam hal pembiayaan berhak menarik kembali kendaraan yang
telah dimiliki konsumen dalam masa kredit.
Namun pada sistem penarikan kendaraan bermotor yang sekarang ini pada BAF masih menggunakan cara manual belum terkomputrerisasi dengan baik, terutama untuk data – data penarikan, data biaya, tengang waktu pembayaran, surat keputusan dan data pembiayaan dan pelaporan dibuat menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel dan disimpan dalam folder biasa, belum menggunakan database. Sehingga dapat menjadi suatu kendala dan permasalahan apabila dibutuhkan secara cepat terutama untuk pimpinan cabang yang meminta data penarikan kendaraan bermotor pada setiap bulan secara cepat.
Berdasarkan uraian diatas maka judul yang diambil yaitu “ANALISA DAN
PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI PENARIKAN
KENDARAAN BERMOTOR
KONSUMEN PADA PT. BAF ( BUSSAN AUTO FINANCE “.
1.2 TUJUAN DAN MANFAAT PENULISAN
a. Tujuan
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan prosedur dan aliran data pada sistem informasi yang berjalan saat ini di sistem informasi penarikan kendaran bermotor, sehingga penulis dapat mengetahui teknik analisa dan perancangan sistem yang tepat untuk membuat sistem informasi sistem informasi kebutuhan penarikan kendaraan bermotor dengan lebih baik, relevan, mudah di baca dan dipergunakan.
b. Manfaat dari penelitian ini diharapkan
Bagi Penulis Penelitian ini dilakukan untuk menambah pengetahuan dan pemahaman lebih mendalam bagi penulis mengenai analisa dan perancangan sistem informasi penarikan kendaraan bermotor pada PT.
BAF ( Bussan Auto Finance) . Mempermudah dan mepercepat proses pembuatan data – data kebutuhan penarikan kendaraan, sehingga tidak memakan waktu yang lama karena data sudah tersimpan di dalam server.
1.3 PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, dapat dirumuskan masalah yang timbul yaitu sistem informasi Penarikan Kendaraan Bermotor yang ada saat ini belum dapat berjalan secara optimal karena pengelolaan data informasi - informasi kebutuhan penrikan kendaraan bermotor masih kurang akurat dan efesien dalam memberikan informasi baik dalam hal penarikan yang dilakukan dan pemberitahuan ke pihak konsumen.
1.4 RUANG LINGKUP
Penulis membatasi masalah dalam hal pembuatan sistem penarikan kendaraan bermotor pada BAF , yang meliputi data konsumen, data Motor, data Biaya Kredit, data – data kebutuhan perjalanan penarikan kendaraan , surat – surat yang dibutuhkan dalam penarikan, data- data biaya dan data – data yang berhubungan dengan kebutuhan penarikan kendaran bermotor , sehingga menghasilkan laporan berupa hasil informasi penarikan kendaraan bermotor dan pelaporan biaya.
1.5 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian adalah menggambarkan cara mengumpulkan informasi – informasi atau data – data yang diperlukan. Metode penelitian yang dilakukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini adalah sebagai berikut.
a. Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian yang digunakan adalah
b. Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.
1). Data Primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber penelitian, dengan cara wawancara langsung dengan angket atau kuesioner dan observasi dalam hal ini penulis memperoleh langsung.
2) Data Sekunder.
Yaitu data yang didapat dari dokumentasi dan data lain yang bersumber dari referensi studi kepustakaan, jurnal dan artikel.
b. Metode Pengumpulan Data
1). Studi Kepustakaan (Dokumentasi) 2). Metode Wawancara (interview) 3). Metode Pengamatan Lapangan
(Observasi)
c. Pembuatan Sistem Informasi 1). Analisis Sistem
2). Desain Dan Perancangan Sistem ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
2. STRUKTUR ORGANISASI
BRANCH HEAD
COLL HEAD
CHIEF COLL
COLLETION
DESKCOLL
Gambar 2.1 Struktur Organisasi 3. ANALISA SISTEM USULAN a.Use Case Diagram Master
Gambar 3.2. Use Case Diagram Master
b. Use Case Diagram transaksi
Gambar 3.3. Use Case Diagra data transaksi
c. Use Case Diagram laporan
Gambar 3.4. Use Case Diagram laporan
4. ACTIVITY DIAGRAM
a. Activity Diagram Pendataan Data Konsumen
Gambar. 4.1
Activity Diagram Pendataan Data Konsumen
Entry Data Konsumen
CS
Entry Data Staff Administrasi
HRD
Entry Data Surat Penarikan Kendaraan Cetak Surat Penarikan Kendaraan
<< Include >>
Administrasi
Entry Data Telat Angsuran Kredit CS
Cetak Penagihan Kredit HRD
Entry Data Kwintansi Pembayaran
Entry Data Janji Bayar
Staff
Cetak Surat Peringatan
Staff Entry Data Kondisi Kendaraan
Administrasi
Cetak Laporan Penarikan Kendaraan
Manager
Cetak Laporan tunggakan kredit
Berikan Data Konsumen Lengkap
Terima Data Konsumen Lengkap
Simpan Data Konsumen Administrasi CS
b. Activity Diagram Perintah Penagihan
Gambar. 4.2
Activity Diagram Perintah Penagihan c. Activity Diagram Penarikan Motor
Gambar. 4.3 Activity Diagram Penarikan Motor 4). d. Activity Diagram Pendataan staff
penagihan
Gambar. 4.5
Activity Diagram Pendataan staff penagihan
e. Activity Diagram Proses Penarikan Kendaraan
Gambar. 4. 6
Activity Diagram Penarikan Kendaraan
5. RANCANGAN STRUKTUR BASIS DATA
a. Entity Relationship Diagram
KONSUMEN ANGSURAN
TELAT
PENAGINAN KREDIT punya
Staff Penagihan
dan penarikan Janji Bayar
Buat
Perintah
KWINTANSI
PEMBAYARAN ada
Lakukan
Bisa SURAT
PENARIKAN KENDARAAN Lakukan
KONDISI MOTOR Cek No.perjanjian
Nama Alamat Telpon Jenis_motor No_rangka No_Mesin Tgl_kredit Tlg_habis_kredit Tgl_jatuhtempo Nama_surve Kode_surve Status_kredit Dp_Motor Masa_anggsuran No_BN
No_asr Tgl_asr Tgl_telat Biaya_angsuran Jumlah_hari
No_asr No_telat
No_tagih Tgl_tagih Tgl_byr Jumlah_biaya tagih Keterangan
No_kwn Tgl_kwn Jumlah_uang Jumlah_pembayaran Tgl_telat Status_penagihan Kode_staff
Nama_staff No_telpon Tugas Jabatan penagihan
alamat No_tagih
No_kwn Kode_staff
No_tagih
No_JB Tgl_JB penagihan Keterangan
No_surat Tgl_surat Isi Keterangan Jumlah Telat
No_sp No_surat
No_surat No_kondisi
No_kondisi Jenis_motor Nama_motor Kondisi An.motor No_surat
No_staff
1 M
1
M M
1 1 M
1
1 1
1
1
1 1
Surat Peringatan Buat
No_sp Tgl_sp Perihal Tugas Isi keterangan
M
1 No_perjaniian
No_asr
No_tagih No_JB
1
Gambar 5.1.
Entity Relationship Diagram 6. Spesifikasi Basis Data
a. Tabel Konsumen
Nama File : Konsumen Primary Key : No_perjanjian
Tabel 6.1
Tabel Spesifikasii Basis Data Konsumen
Berikan Data Penagihan Keterlambatan
Teriman Laporan
Terima Data Penagihan Keterlambatan Anggsuran
Lakukan Penagihan
Hasil Penagihan Keterlambatan Anggsuran
Buat Kwintansi Pembayaran [ bayar ]
Laporan Informasi [ tidak bayar ]
Keterangan Konsumen
Informasi Konsumen konsumen Staff Penagihan
administrasi
Berikan Data Staff Penarikan
Terima Data Staff Penarikan Kendaraan
Catat Dan simpan administrasi HRD
Berikan Data Staff Penagihan
Terima Data Staff Penagihan
Catat Dan Simpan administrasi HRD
Buat Laporan Penarikan Kendaraan
Berikan Laporan Penarikan Kendaraan
Terima Laporan Penarikan Kendaraan
Manager administrasi
b. Tabel Staff Penagihan
Nama File : Staff Penagihan Primary Key : No_Staff
Tabel 6.2
Tabel Spesifikasi Basis Staff Penagihan
c. Tabel Angsuran Telat
Nama File : Angsuran Telat Primary Key : No_asr
Tabel 6.3
Tabel Spesifikasi Basis Data Angsuran Telat
d. Tabel Penagihan Kredit
Nama File : Penagihan Kredit Primary Key : No_tagih
Tabel 6.4
Tabel Spesifikasi Basis Data Penagihan Kredit
e. Tabel Janji Bayar
Nama File : Janji Bayar Primary Key : No_JB
Tabel 6.5
Tabel Spesifikasi Basis Data Janji Bayar
f. Tabel Kwintansi Pembayaran Nama File : Kwintansi
Pembayaran
Primary Key : No_KWN
Tabel 6.6 Tabel Spesifikasi Basis Data Kwintansi Pembayaran
f. Tabel Jenis Surat Peringatan
Nama File : Surat Peringatan Primary Key : No_SP
Tabel 6.7
Tabel Spesifikasi Basis Data Surat Peringatan
f. Tabel Surat Penarikan Kendaraan Nama File : Surat Penarikan
Kendaraan
Primary Key : No_surat Tabel 6.8
Tabel Spesifikasi Basis Surat Penarikan Kendaraan
g. Tabel Data Kondisi Motor
Nama File : Data Kondisi Motor Primary Key: No_Kondisi
Tabel 6.8
Tabel Spesifikasi Basis Kondisi Motor
7. PERANCANGAN TAMPILAN PROGRAM
a. Struktur Tampilan
Sistem Informasi
Penarikan Kendaraan Bermotor Konsumen Pada PT. BAF ( Buasan Auto Finance ) Pangkalpinang
Master Pendataan Pegawai
Entry Data Kwintansi Pembayaran
Laporan
Entry Data Konsumen
Entry Data Staff
Entry Data Telat Angsuran Kredit
Cetak Penagihan Kredit
Entry Data Kondisi Kendaraan
Entry Data Janji Bayar
Entry Data Surat Penarikan Kendaraan
Cetak Laporan Penarikan Kendaraan
Cetak Laporan Tunggakan Kredit
Cetak Surat Peringatan
Cetak Surat Penarikan Kendaraan
Tabel 7.1
Struktur Tampilan Halaman b. Rancangan Layar
1). Rancangan Layar Menu Utama
Form Menu Utama Form Menu Utama
Master Transaksi Laporan Keluar
Sistem Informasi
Penarikan Kendaraan Bermotor Konsumen Pada PT. BAF ( Buasan Auto Finance )
Pangkalpinang
Gambar 7.2
Rancangan Layar Menu Utama 3). Rancangan Layar Data Konsumen
FORM ENTRY DATA KONSUMEN FORM ENTRY DATA KONSUMEN
PT. BAF ( BUASAN AUTO FINANCE )
No.Perjanjian Nama Konsumen Alamat Telpon Jenis Motor No.Rangka
input input input input input input
Cari Data
Simpan
Keluar Ubah Baru
Hapus No.Mesin
Tgl.Kredit Tgl.Habis Kredit Tgl. Jatuh Tempo
input Sysdate Sysdate sysdate
Nama surve input
Kode Surve Status Kredit DP Motor Masa Angsuran
input input input input
No. BN Motor input
Gambar 7.4
Rancangan Layar Konsumen 4). Rancangan Layar Data Staff
FORM ENTRY DATA STAFF FORM ENTRY DATA STAFF
PT. BAF ( BUASAN AUTO FINANCE )
Kode Staff Nama Staff Tugas Jabatan Penagihan Alamat
input input input input input input
Cari Data
Simpan
Keluar Ubah Baru
Hapus
Gambar 7.8
Rancangan Layar Data Staff
6). Rancangan Layar Entry Angsuran Telat Kredit
FORM ENTRY DATA ANGSURAN TELAT KREDIT FORM ENTRY DATA ANGSURAN TELAT KREDIT
No.Staff Tanggal Angsuran Tanggal Telat Biaya Angsuran
input Sysdate
Sysdate input
Cari Data Konsumen No.Perjanjian
Nama konsumen alamat Jenis motor
input Display Display Display
BN. motor Sysdate
Baru simpan Batal Keluar
Jumlah Hari Telat input
Gambar 7.10
Rancangan Layar Entry Angsuran Telat Kredit
7). Rancangan Layar Entry Penagihan Kredit
FORM CETAK PENAGIHAN KREDIT FORM CETAK PENAGIHAN KREDIT
Baru simpan Batal Keluar
Tanggal Angsuran Tanggal Telat Biaya Angsuran
input Sysdate
Sysdate Input
Jumlah Hari Telat Display No. Angsuran
No.Perjanjian Nama konsumen
Display Display
Cari Data Staff Kode Staff
Nama Staff Tugas
input Display Display
Kode Staff Tgl. Tagih
No.Tagih input
input input Tgl. Bayar
Kode Staff
Jumlah Biaya Tagih 999.999.999
input Keterangan
Gambar 7.11
Rancangan Layar Entry Penagihan Kredit
8). Rancangan Layar Form Data Kwintansi Pembayaran
FORM ENTRY DATA KWINTANSI FORM ENTRY DATA KWINTANSI NO. Kwintansi Tanggal Kwintansi Jumlah Uang Jumlah Pembayaran
input Sysdate
input
Cari Data Penagihan Kredit No.Tagih
Tanggal Tagih Tgl.Bayar No.Kebutuhan
input Display Display Display
Keterangan Display
Tambah simpan Batal Keluar
Tgl. Telat Input
Status Penagihan
Nama Konsumen
Input
Display Input
Alamat Display
Nama Perusahaan Display
Gambar 7.12
Rancangan Layar Form Entry Data Kwintansi Pembayaran
9). Rancangan Layar Data Janji Bayar
FORM ENTRY DATA JANJI BAYAR FORM ENTRY DATA JANJI BAYAR
No. Janji Bayar Tgl. Janji Bayar Penagihan Keterangan
input Sysdate
input
Cari Data SJ
Baru simpan Batal Keluar
Input
No.Penagihan Tanggal Penagihan Nama Staff Nama Konsumen
input Display Display Display Alamat
No.Telpon
Display Display
Gambar 7.13
Rancangan Layar Data Janji Bayar 10). Rancangan Layar Cetak Surat Peringatan
FORM CETAK PENAGIHAN KREDIT FORM CETAK PENAGIHAN KREDIT
No.Surat Penarikam Tanggal Surat Isi Surat
input Sysdate
input
Baru simpan Batal Keluar
Jumlah Telat Input
No.SP Tanggal SP
input Sysdate
Alamat
Display Display Nama Konsumen
Cari Data SP
Kode Staff Nama Staff Tugas
input Display Display
Cari Data Staff
Gambar 7.14
Rancangan Layar Layar Cetak Surat Peringatan
11). Rancangan Layar Surat Penarikan kendaraan
FORM CETAK SURAT PENARIKAN FORM CETAK SURAT PENARIKAN
No. Surat penarikan Tgl. surat
input Sysdate
Cetak Batal Keluar
Gambar 7.15
Rancangan Layar Form Surat Penarikan kendaraan 11). Rancangan Layar Entry Data Kondisi Motor
FORM ENTRY DATA KONDISI MOTOR FORM ENTRY DATA KONDISI MOTOR
No.Kondisi Jenis motor Nama Motor Kondisi
input Input
input
Cari Data Penarikan Kendaraan No. Surat Penarikan
Tanggal surat Nama Konsumen Alamat
input Display Display Display
Baru simpan Batal Keluar
AN. Motor Input
Input
Gambar 7.16
Rancangan Layar Entry Data Kondisi Motor
12). Rancangan Layar Cetak laporan Tunggakan Kredit
Cetak Laporan Tunggakan Kredit Cetak Laporan Tunggakan Kredit
Tanggal Awal Dd/mm/yyyy
Dd/mm/yyyy
Cetak Batal
Tanggal Akhir
Gambar 7.17
Rancangan Layar Cetak laporan Tunggakan Kredit
13). Rancangan Layar Entry Data Persyaratan SUKP
Form Entry Data Persyaratan SUKP
BARU SIMPAN BATAL KELUAR
Nomor SUKP Tanggal SUKP Perihal
input Sysdate Display Keputusan
Tujungan
Display Display No.Persyaratan
Tgl.persyaratan Nomor Berkas
input input input
Jenis Berkas input
Cari Data
Gambar 7.18
Rancangan Layar Entry Data Persyaratan SUKP
14). Rancangan Layar Cetak Persyaratan SUKP
Form Cetak Persyaratan SUKP
No.Persyaratan Tanggal Persyaratan
Cetak Batal
CARI DATA Pilih
Sysdate
Gambar 7.19
Rancangan Layar Cetak Persyaratan SUKP
15). Rancangan Layar Form Entry Data SKKP
Form Entry Data SKKP
No_SUKP Tanggal SUKP Nama Pegawai
BARU SIMPAN BATAL KELUAR
input Display Display NIP
Display Nomor SKKP
Tanggal SKKP Perihal
input Sysdate input isi
Keputusan Tujungan
input input
Cari Data
input Pangkat
Jabatan Gaji Pokok
Input Input Input Unit Kerja
Instansi Menimbang
Input Input Input Memperhatikan
Kedua
Input Input
Ketiga Input
Gambar 7.20
Rancangan Layar Form Entry Data SKKP
16). Rancangan Layar Form Cetak SKKP
Form Cetak SKKP
No.SKKP Tanggal SKKP
Cetak Batal
CARI DATA Pilih
Sysdate
Gambar 7.21
Rancangan Layar Form Cetak SKKP 17). Rancangan Layar Cetak Laporan SUKP
Form Cetak Laporan SUKP
Tanggal Awal Tanggal Akhir
Cetak Batal
DD/MM/YYYY DD/MM/YYYY Periode Laporan
Gambar 7.22
Rancangan Layar Cetak Laporan SUKP 18). Rancangan Layar Cetak Laporan SKKP
Form Cetak Laporan SKKP
Tanggal Awal Tanggal Akhir
Cetak Batal
DD/MM/YYYY DD/MM/YYYY Periode Laporan
Gambar 7.23
Rancangan Layar Cetak Laporan SKKP 8. PENUTUP
1. Kesimpulan
Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan jugabeberapa solusi pemecahan yang dapat ditawarkan, maka dapat ditarik kesimpulan yang dapat dirinci. Penggunaan system komputerisasi pada sistem administrasi perjalanan dinas, dapat membantu tugas dan tanggungjawab bagian tata usaha dalam memaksimalkan kerjanya dalam pengolahan data pegawai.
Penyimpanan data dalam basis data yang terkomputerisasi akan meminimalkan akses data dalam bentuk fisik mapun pengarsipan, dengan begini meminimalkan ruang penyimpanan arsip data dan informasi mengenai akan tersimpan dengan aman dan dapat diakses dengan
cepat. Dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi maka dalam pengolahan data pegawai dan pembuatan lapporan - laporan dapat meningkatkan efisiensi waktu yang digunakan.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007 Analisis dan Perancangan Sistem informasi Yogyakarta : Andi
Davids, Gordon B 2002, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen . Jakarta:DDM
Fowler, Martin.2005 Panduan Singkat Bahasa Permodelan Objek Standat Yogyakarta : Andi
Mcleod Jr Raymond. 2002. Sistem Informasi Manajemen Jakarta Mulyanta dan Leong, marlom 2009.
Tutorial Membangun Multimedia Interaktif Media pembelajaran Yogyakarta : Universitas Alam Jaya
Yogyakarta.
Nugroho, Adi 2002. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek. Bandung : Informatika
