BPM-LA-2018-1152
1
Bab I Latar Belakang
1. Penjelasan Singkat tentang Direktorat Kerjasama
Direktorat Kerjasama dan Alumni merupakan unit kerja universitas yang berada di bawah koordinasi Wakil Rektor III Bidang riset, Inovasi dan kemitraan yang terdiri dari 3 bidang yaitu Bidang Relasi Internasional (International Office) , Bidang korporasi, Bidang komunitas , gereja dan sekolah.
Bidang kerjasama relation internasional (internasional office) merupakan sebuah bidang dibawah koordinasi Direktorat Kerjasama yang bertanggung jawab terhadap penanganan kerja sama diranah Internasional. Aktivitas Relasi Internasional diantaranya adalah mengurus hal – hal yang terkait dengan kerja sama kegiatan dan dokumentasi perjanjian luarnegeri, menangani segala keperluan mahasiswa pertukaran/student Exchange dari dan ke luar negeri, menerima kunjungan – kunjungan internasional serta menyediakan informasi beasiswa keluar negeri.
Bidang Kerja sama korporasi merupakan bidang dibawah koordinasi direktorat kerja
sama yang bertanggungjawab terhadap penanganan kerja sama dengan perusahaan
perusahaan diranah Nasional. Aktivitas bidang kerjasamanya diantaranya adalah
mengurus hal – hal yang terkait dengan kerja sama dan dokumentasi perjanjian
dengan institusi pendidikan, pemerintah, perusahaan swasta dalam negeri,
menerima kunjungan tamu dalam negeri , mengurus hal terkait perijinan pihak luar
terkait dengan tenant dan memperkuat hubungan kelembagaan internal. Sedangkan
Bidang kerja sama komunitas, gereja dan sekolah merupakan sebuah bidang
dibawah koordinasi Direktorat Kerjasama yang bertanggungjawab terhadap
penanganan kerjasama diranah nasional dengan aktivitasnya adalah mengurus hal –
hal yang terkait dengan kerja sama dan dokumentasi perjanjian komunitas, gereja
dan sekolah, membangun kemitraan baru dengan komunitas, gereja dan sekolah,
mempererat hubungan kemitraan dan menerima kunjungan tamu komunitas, gereja
dalam negeri, serta menyediakan informasi dan relasi berkaitan kerja sama untuk
mendukung dan memajukan Universitas Kristen maranatha.
2
2. Tujuan Audit
a. Untuk peningkatan kualitas akademik dan non-akademik berkelanjutan, bukan untuk mencari-cari kesalahan.
b. Untuk memberikan dukungan penyelenggaraan kegiatan akademik dan non- akademik yang efektif dan efisien.
c. Memastikan seluruh kegiatan institusi berjalan dengan baik dan terus meningkat secara berkesinambungan.
d. Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggung jawab (accountable) untuk mutu seluruh kegiatannya.
3. Lingkup Audit
Lingkup Audit Mutu Internal Unit Kerja adalah Tingkat Kepatuhan pada: BAN PT, ISO 9001 : 2015, Manual Mutu, UU No.12 Tahun 2012, PP 32 Tahun 2013: Standar Nasional Pendidikan, Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT)
4. Pihak-pihak Teraudit dan Obyek Teraudit
Pihak teraudit adalah Universitas Kristen Maranatha.
Objek teraudit adalah Direktorat Kerjasama.
5. Rincian Dokumen Acuan
Rincian dokumen audit adalah sebagai berikut : Dokumen sasaran mutu unit
Dokumen standar operating procedure (SOP) Dokumen Instruksi kerja (IK)
Dokumen rencana program kerja dan anggaran (RPKA)
Dokumen pendukung lainnya.
3
6. Rencana Audit
Berikut ini jadwal acara Audit Mutu Internal Direktorat Kerjasama dan Alumni JADWAL PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL
DIREKTORAT KERJASAMA Senin, 2 Oktober 2018
Ketua Tim :
Neneng Sayidah SE., MM., MSi
Anggota Tim : Maxsye Werinussa, S.Sos
FORM A2 : JADWAL AUDIT MUTU INTERNAL
Tujuan : 1. Untuk peningkatan kualitas akademik dan non akademik berkelanjutan, bukan untuk mencari-cari kesalahan.
2. Untuk memberikan dukungan penyelenggaraan kegiatan akademik dan non akademik yang efektif dan efisien.
3. Memastikan seluruh kegiatan institusi berjalan dengan baik dan terus meningkat secara berkesinambungan.
4. Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggung jawab (accountable) untuk mutu seluruh kegiatannya.
Ruang Lingkup: 1.
Organisasi: Universitas Kristen Maranatha 2.
Objek: Direktorat Kerjasama
3.
Tingkat Kepatuhan pada: BAN PT, ISO 9001 : 2015, Manual Mutu, UU No.12 Tahun 2012, PP 32 Tahun 2013: SNP, Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT), Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015
Auditee: Francis A.K, S.Kom
Yayang Seriwati, AMd
Emmanuel F. Sigit, SE., M.Si
Agung T. Dinar, SH
4
Ketua Auditor : Anggota Auditor :
Neneng Sayidah SE., MM.,MSi Maxsye Werinussa, S.Sos
Tanggal: 2 Oktober 2017
Waktu Auditor Interviewee Standard Chapter
09.00-09.15. Pembukaan (Pra audit) NS DIrektur DKS
Perkenalan tim auditor dan tim auditee Kepala bidang
Ruang lingkup dan tujuan audit Staff
Kerahasiaan data audit
Penjelasan jadwal audit
Persiapan audit (peralatan, dokumen dll.)
09.15-12.00 Pembahasan dan wawancara: Tim Audit (NS , MW)
Direktur DKS
Direktur DKS Kepala bidang
Kepala Bidang Staff
Staff
Cek dokumen
12.00-13.00 Istirahat Tim audit
13.00-14.00 Persiapan penyusunan hasil audit Tim audit
14.00-15.00 Penyusunan hasil audit Tim Audit
(wrapped-up meeting tim auditor)
15.00-16.00 Klarifikasi temuan tim auditor Tim Audit Direktur DKS
Penandatanganan hasil temuan Kepala bidang
16.00-16.15 Penutupan NS,MW
16..15 Audit Selesai
5
Bab II
Hasil Audit Mutu Internal
Hasil Audit Mutu Internal berisi:
1. Temuan Audit (Audit Finding) a. Klausul 4
Direktorat Kerjasama dan Alumni telah melakukan evaluasi diri dan mengidentifikasi masalah internal dan eksternal yang tertuang pada dokumen SWOT, telah melakukan monitoring dan evaluasi sesuai klausal 4.1. DKS memahami dengan jelas kebutuhan stakeholders yaitu mahasiswa, dosen, karyawan, Mitra perusahaan, sekolah, gereja, Universitas dalam dan luarnegeri, Yayasan, pemerintah, tenaga kerja asing, serta mahasiswa internasional dan telah melakukan monitoring dan evaluasi kebutuhan stakeholders termasuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persyaratan pihak-pihak yang berkepentingan, ada laporan dan tindak lanjutnya sesuai klausal 4.2. Sistem Manajemen mutu sudah diterapkan, peta proses serta pengendalian dokumen tersebut selalu terjaga dan telah di evaluasi sesuai klausal 4.3.
b. Klausul 5
Direktorat kerjasama sudah memiliki struktur tata pamong, tugas, wewenang dan tanggung jawab pimpinan terdokumentasi sesuai dengan klausal 5.1.1.
Survei kepuasan pelanggan telah dilakukan khusunya untuk tracer study, responden dapat mengisi kuesioner dengan mengakses di http://survei.maranatha.edu/index.php/survei/index?sid=661581&ang=en di tindaklanjuti dalam upaya peningkatan kepuasan pelanggan sesuai klausal 5.1.2.
DKS sudah menjalankan kebijakan mutu dan sudah disosialisasikan kepada
seluruh anggota unit kerjanya sesuai klausal 5.2. DKS sudah memiliki tupoksi,
anjab sesuai fungsi PJS dan telah dikomunikasikan ke seluruh lingkup organisasi.
6
c. Klausul 6
Direktorat Kerjasama sudah memiliki dokumen manajemen resiko dan bukti penanganan resiko, namun belum disosialisasikan, hal ini tidak sesuai klausal 6.1.
Sasaran mutu sesuai kebijakan dan telah terukur serta mempunyai target pencapaian yang jelas sesuai klausal 6.2. SOP perubahan sistem manajemen mutu sudah dijalankan, sudah disosialisasikan, namun belum diotorisassi, hal ini tidak sesuai klausal 6.3.
Klausul 7
Direktorat Kerjasama sudah memiliki struktur organisasi yang sesuai dengan sistem manajemen mutu dan sesuai dengan infrastruktur yang diperlukan sesuai dengan klausal 7.1. DKS telah melakukan pemetaan kompetensi personil yang dibutuhkan untuk mendukung jabatan dengan didukung dokumen seperti ijasah dan sertifikat pelatihan lengkap sesuai klausal 7.2. Kesadaran setiap personil di DKS tentang pentingnya kebijakan mutu dan sasaran mutu telah disosialiasikan melalui rapat rutin bulanan dan triwulan sesuai klasusal 7.3. Komunikasi internal berjalan dengan baik yang dituangkan dalan notulen rapat sedangkan komunikasi eksternal telah terdokumentasi melalui buku ekspedisi pengiriman surat – surat, hal ini sesuai dengan klausal 7.3. Dalam kaitan dengan Informasi terdokumentasi, DKS telah memiliki SOP pengendalian dokumen informasi dan catatan mutu yang telah diverifikasi dan di otorisasi sesuai dengan klausal 7.5.
d. Klausul 8
Berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian operasional yaitu jumlah SOP dan IK di DKS telah mencapai 100 % dari total kegiatan lingkup kerjanya saat ini, DKS akan meng-update SOP dan IK sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan kegiatan sesuai dengan klasual 8.1. DKS telah mengkomunikasikan informasi produk dan layanan kepada pelanggan melalui rapat dengan pimpinan, rapat dengan prodi dan unit kerja, pihak eksternal dan telah menerima feedbacknya dan ada tindak lanjutnya serta telah terdokumentasi sesuai dengan klausal 8.2.
Spesifikasi produk dan layanan telah terdefinisi dan terdokumentasi dan dapat
7
dipastikan terpenuhi disertai bukti dokumennya sesuai dengan klausal 8.2.2. DKS telah meninjau persyaratan produk dan layanan termasuk persyaratan dan ketentuan dari pihak terkait dan didokumentasikan dengan mempertimbangkan feedback dari pelanggan, serta terdokumentasi sesuai dengan klausal 8.2.3. DKS telah melakukan perubahan persyaratan produk dan layanan, telah tersedia SOP, hal ini telah sesuai dengan klausal 8.2.4. DKS telah melakukan desain dan pengembangan produk dan layanan, dengan SOP terdokumentasi lengkap, sesuai dengan klausal 8.3. DKS telah memastikan pengendalian penyediaan produk &
jasa eksternal seperti pada saat melaksanakan suatu event pelatihan, DKS mendistribusikan kuesioner langsung, untuk mendapatkan feedback dari peserta pelatihan. Hal ini sesuai persyaratan dan kualitas yang ditentukan sebelumnya, serta menjadi bagian dalam sistem manajemen mutu dokumen dan SOP telah tersedia, hal ini sesuai dengan klausal 8.4. DKS telah memastikan proses produksi dan layanan berada pada kondisi terkendali, Dokumen dan SOP proses produksi dan layanan tersedia sesuai dengan klausal 8.5. DKS telah melakukan identifikasi dan mampu menelusuri ketika produk dan layanan dirilis sesuai dengan SOP hal ini telah memenuhi klausal 8.6.DKS telah melakukan pengendalian luaran produk dan layanan yang tidak sesuai persyaratan, dokumen dan SOP nya tersedia, hal ini telah memenuhi klausal 8.7.
e. Klausul 9
DKS telah melakukan pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja dan hasilnya telah di verifikasi, namun belum di otorisasi, hal ini tidak sesuai dengan klausal 9.1. DKS telah mengikuti jadwal pelaksanaan Audit Internal yang diadakan oleh BPM secara periodik. Melalui laporan Audit periode sebelumnya diketahui hasil temuan audit tidak ada. sesuai dengan klausal 9.2. DKS telah melakukan rapat tinjauan manajemen secara periodik dan dokumen perencanaan tindak lanjut serta tersedia SOP sesuai dengan klausal 9.3.
f. Klausul 10
DKS telah melakukan usaha peningkatan kinerja dan efektifitas sistem
manajemen mutu, SOP tersedia dan sudah dilakukan secara berkelanjutan, hal ini
8
telah sesuai dengan 10.1. DKS telah melakukan tindak lanjut evaluasi terhadap keluhan yang diterima stakeholders sudah dilakukan dan terdokumentasi dan diverifikasi serta telah di otorisasi hal ini sesuai dengan klausal 10.2 DKS telah melakukan rencana peningkatan secara berkelanjutan, hal ini sesuai dengan klausal 10.3. Kelengkapan seluruh dokumen DKS telah mencapai lebih dari 90 %.
2. Tanggapan Hasil Audit oleh Teraudit
Pihak auditee akan menindaklanjuti hasil audit dengan melakukan perbaikan dan melengkapi dokumen yang masih kurang seperti dokumen manajemen resiko yang terbaru, rekapan pemetaan kompetensi yang terbaru, perubahan persyaratan produk yang terbaru, dan dokumen - dokumen yang diperlukan sesuai dengan manajemen yang terbaru.
Pihak auditee akan senantiasa melakukan continuous improvment untuk meningkatkan kinerja Direktorat Kerjasama sesuai audit yang dilaksanakan telah mencapai tujuan audit.
3. Ringkasan Temuan Audit
Berdasarkan hasil Audit Mutu Internal unit kerja dengan menggunakan standar dari
ISO 9001: 2015 dan manual mutu, Tim Auditor menyimpulkan bahwa Direktorat
kerjasama memiliki 3 temuan yang terdiri dari 3 (tiga) temuan minor dan 5 (lima)
Observasi. Adapun ruang lingkup temuan lebih pada upaya dalam peningkatan
efektifitas sistem manajemen mutu agar lebih ditingkatkan lagi secara berkelanjutan.
9
Bab III Simpulan
Simpulan merupakan pertimbangan Tim Audit Mutu Internal yang berisikan:
1. Kepatuhan Pihak Teraudit terhadap Sistem Mutu yang telah Ditetapkan di Lingkungan UK. Maranatha
Berdasarkan hasil audit, tim auditor menyimpulkan bahwa Direktorat Kerjasama telah mematuhi hampir seluruh standar manual mutu ISO : 9001:2015. Direktorat Kerjasama perlu melengkapi dan menjaga tingkat kepatuhannya agar proses penjaminan mutu yang berkelanjutan di DKS berjalan baik dan peningkatan sasaran mutu terus menerus dapat tercapai.
2. Sistem Mutu yang telah Ditetapkan dapat Mencapai Tujuan Mutu
Berdasarkan hasil audit, tim auditor menyimpulkan bahwa Direktorat Kerjasama sudah hampir mencapai seluruh tujuan mutu berdasarkan standar ISO 9001:2015, Walaupun masih ada temuan : 3 minor dan 5 Observasi selama proses audit. DKS masih perlu melakukan perbaikan dan menjaga kepatuhan pada semua standar manual mutu ISO.
3. Rekomendasi Tim Auditor
Berdasarkan ringkasan temuan audit :
a. Direktorat Kerjasama perlu memutahirkan dokumen perencanaan dan penanganan resiko dan peluang secara proporsional dengan dampak potensial terhadap kesesuaian produk dan layanan.
b. Direktorat Kerjasama perlu menambah SDM jika diperlukan untuk mengisi beberapa posisi, agar kinerja pelayanan DKS dapat terus meningkat dan optimal.
c. Direktorat kerjasama perlu melakukan pengarsifan digital terutama dokumen – dokumen penting terkait surat perjanjian/MOU dengan Universitas luarnegeri dan mitra perusahaan.
d. Direktorat Kerjasama terus memantau dan berkoordinasi dengan semua unit
kerja untuk peningkatan pelayanan terhadap semua stakeholders terutama agar
pelayanan kepada pihak eksternal dapat di optimalkan.
10
e. Direktorat Kerjasama perlu menjaga dan meningkatkan komunikasi dan
sosialisasi ke seluruh bidang yang ada di DKS untuk mengupdate segala informasi
keputusan, kebijakan, yang berkaitan dengan pelayanan DKS.
Lampiran 1
Daftar Distribusi Laporan Audit
1. Rektor Universitas Kristen Maranatha
2. Wakil Rektor I Universitas Kristen Maranatha 3. Wakil Rektor II Universitas Kristen Maranatha 4. Wakil Rektor III Universitas Kristen Maranatha 5. Wakil Rektor IV Universitas Kristen Maranatha
6. Badan Perencanaan, Pemantauan dan Jaminan Mutu (BPPJM) 7. Direktur Direktorat Kerjasama
8. Ketua Auditor Direktorat Kerjasama
9. Tim Audit Mutu Internal (1 orang)
Lampiran 2
Form A1: Daftar Periksa Audit Mutu Internal Unit Kerja (Auditee)
Lampiran 3
Form A2: Jadwal Audit Mutu Internal
Ketua Auditor: Neneng Sayidah SE., MM., MSi Auditor:
Tanggal:
Waktu Auditor Interviewee Standard Chapter
Pembukaan (pra-audit) 1. Direktur
Perkenalan tim auditor dan tim auditee 2. Kabid
Ruang lingkup dan tujuan audit 3. Kabid
Kerahasiaan data audit 4. Staff
Penjelasan jadwal audit 5. Staff
Persiapan audit (peralatan, dokumen dll.) 6.
Pembahasan dan wawancara: 1. Direktur 4.1,4.2,4.3,4.4,4.5,4.6,4.7,4.
8,4.9
Kabid relasi Internasional 2. Kabid relasi Internasional 6.1, 6.2, 6.4, 7.1, 7.3, 7.5
Kabid korporasi 3. Kabid Korporasi 6.3, 7.4
kabid Komunitas 4. Skabid Komunitas 7.2
Staff 5. Staff 4.1, 4.2, 8.4, 8.5
Cek dokumen 6.
12.00-13.00 Istirahat
Penyusunan hasil audit (wrapped-up meeting tim auditor )
Klarifikasi temuan tim auditor 1. Direktur
2. Kabid relati Internasional
3. Kabid korprasi
4. Kabid Komunitas
5. Staff
6.
16.00-16.15 Penutupan NS, MW
16.15 Audit Selesai
15.00-16.00 NS, MW
Penandatanganan hasil temuan
09.30-12.00 Tim Audit
13.00-15.00 Tim Audit
Max Werinusa, S.Sos
Selasa/2 Oktober 2018
09.00-09.30 NS Pembukaan, Perkenalan tim
auditor, Penjelasan mengenai proses &
prosedur audit
3.
Tingkat Kepatuhan pada: BAN PT, ISO 9001 : 2015, Manual Mutu, UU No.12 Tahun 2012, PP 32 Tahun 2013: SNP, Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT), Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015
Auditee: 1. Francis Aderson K, S.Kom 2. Yayang Sriwati, A.Ms.
3. Agung Tyastuti Dinar artika Sari, SH 4. Emmanuel F. Sigit
Ruang Lingkup: 1.
Organisasi: Universitas Kristen Maranatha 2.
Objek: Direktorat Kerjasama, alumni dan komunitas
FORM A2 : JADWAL AUDIT MUTU INTERNAL
Tujuan : 1. Untuk peningkatan kualitas akademik dan non akademik berkelanjutan, bukan untuk mencari-cari kesalahan.
2. Untuk memberikan dukungan penyelenggaraan kegiatan akademik dan non akademik yang efektif dan efisien.
3. Memastikan seluruh kegiatan institusi berjalan dengan baik dan terus meningkat secara berkesinambungan.
4. Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggung jawab (accountable) untuk mutu seluruh
kegiatannya.
Lampiran 4
Form A3: Daftar Hadir Audit Internal
Lampiran 5
Form A4: Daftar Periksa Audit Mutu Internal Unit Kerja (Auditor)
Catatan :
Periode Audit:Agustus 2017 - Juli 2018 Tanggal Audit:
Lokasi Audit
/Unit Kerja:Direktorat Kerjasama, Alumni, Dan Komunitas Auditor 1 :
Auditor 2 : Daftar Auditee :
Capaian/Keterangan:
A. Dokuman Evaluasi Diri (laporan tahunan), SWOT TRUE
0. Dokuman Evaluasi Diri (laporan tahunan) dan SWOT tidak ada 5 1. Dokuman Evaluasi Diri (laporan tahunan) ada dan SWOT tidak ada
2. Dokuman Evaluasi Diri (laporan tahunan) tidak ada dan SWOT ada 3. Dokuman Evaluasi Diri (laporan tahunan) ada dan SWOT ada
4. Dokuman Evaluasi Diri (laporan tahunan) ada dan SWOT ada, dan sudah dilaksanakan Capaian/Keterangan:
A. Dokumen Bukti Pemantauan (Monitoring) TRUE
B. Dokumen Bukti Evaluasi TRUE
0. Monitoring dan Evaluasi tidak dilakukan 5
1. Monitoring dilakukan tetapi Evaluasi tidak dilakukan 2. Monitoring tidak dilakukan tetapi Evaluasi dilakukan 3. Monitoring dan Evaluasi dilakukan tetapi tidak ada tindak lanjut 4. Monitoring dan Evaluasi dilakukan dan ada tindak lanjut
4.1 Memahami
organisasi dan konteksnya (organisasi harus
memahamai masalah-masalah
baik eksternal dan internal)
10.52632
Adanya Monitoring dan
Evaluasi
Bagaimana unit kerja memantau (monitoring) dan mengevaluasi informasi tentang masalah eksternal dan internal?
4
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
2.6315789 10.52632
Adanya Evaluasi Diri, SWOT
(Kekuatan, Kelemahan, Kesempatan, Ancaman)
Bagaimana unit kerja mengidentifikasi masalah eksternal dan internal yang relevan dengan tujuan dan arah strategis sistem manajemen mutu?
4 2.6315789
FORM A4 : DAFTAR PERIKSA AUDIT MUTU INTERNAL2 Oktober 2018
Neneng Sayidah SE., M.M., M.Si.
Maxye Wirrenusa, S.Sos
Francis Anderson.K., S.kom, Agung T. Dinar, SH., Yayang Seriwati Amd., Emmanuel Sigit, SE., M.AK., Tria, Dita.
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
1
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen Pendefinisian Pihak yang Berkepentingan (Stakeholders) TRUE 0. Tidak mengetahui pihak stakeholders
5
1. Mengetahui pihak stakeholders namun tidak mengetahui kebutuhannya dengan jelas 2. Mengetahui pihak stakeholders dan mengetahui kebutuhannya dengan jelas
3. Mengetahui pihak stakeholders (terdokumentasi) dan mengetahui kebutuhannya dengan jelas
4. Mengetahui pihak stakeholders (terdokumentasi) dan mengetahui kebutuhannya dengan jelas (terdokumentasi)
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen Monitoring dan Evaluasi Stakeholders dan kebutuhannya FALSE
0. Monitoring dan Evaluasi tidak dilakukan 1
1. Monitoring dilakukan tetapi Evaluasi tidak dilakukan 2. Monitoring tidak dilakukan tetapi Evaluasi dilakukan
3. Monitoring dan Evaluasi dilakukan dan ada laporan tetapi tidak ada tindak lanjut 4. Monitoring dan Evaluasi dilakukan dan ada laporan serta tindak lanjut Capaian/Keterangan:
A. Dokumen ruang lingkup sistem manajemen mutu TRUE
0. Dokumen ruang lingkup sistem manajemen mutu tidak ada
5
1. Dokumen ruang lingkup sistem manajemen mutu ada, namun belum diterapkan 2. Dokumen ruang lingkup sistem manajemen mutu ada, sudah diterapkan
3. Dokumen ruang lingkup sistem manajemen mutu ada, sudah diterapkan, sudah mengacu pada klausul 4.1 dan 4.2
4. Dokumen ruang lingkup sistem manajemen mutu ada, sudah diterapkan, sudah mengacu pada klausul 4.1 dan 4.2, dan sudah diotorisasi
4.3
4 2.6315789
Menentukan lingkup Quality
Management System (sistem manajemen mutu)
Batasan-batasan yang jelas untuk
sistem manajemen mutu
Apakah batasan- batasan sudah diterapan untuk menetapkan lingkup sistem manajemen mutu?
10.52632
Monitoring dan evaluasi stakeholders dan
kebutuhannya
Mengetahui, terus memantau dan meninjau persyaratan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders)
0 2.6315789 0 4
4.2 Memahami
kebutuhan dan harapan pihak- pihak terkait (stakeholders)
Penentuan stakeholders dan
kebutuhannya
Mengetahui dengan jelas siapa saja pihak yang berkepentingan (stakeholders) terhadap sistem manajemen mutu dan mengetahui kebutuhan stakeholders
2.6315789 10.52632
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1
2 3 4
2
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen Mutu (Kebijakan Mutu, Manual Mutu, Sasaran Mutu) TRUE
B. Dokumen Proses (SOP, IK, dsb) TRUE
0. Dokuman Mutu dan Dokumen Peta Proses tidak ada 5
1. Dokuman Mutu tidak ada, Dokumen Peta Proses ada 2. Dokuman Mutu ada, Dokumen Peta Proses tidak ada 3. Dokuman Mutu ada, Dokumen Peta Proses ada
4. Dokuman Mutu ada, Dokumen Peta Proses ada dan sudah diotorisasi Capaian/Keterangan:
A. Daftar dokumen-dokumen TRUE
B. SOP pengendalian dokumen-dokumen TRUE
0. Daftar dokumen-dokumen dan SOP pengendalian dokumen-dokumen tidak ada
5
1. Daftar dokumen-dokumen ada, SOP pengendalian dokumen-dokumen tidak ada 2. Daftar dokumen-dokumen tidak ada, SOP pengendalian dokumen-dokumen ada 3. Daftar dokumen-dokumen dan SOP pengendalian dokumen-dokumen ada
4. Daftar dokumen-dokumen dan SOP pengendalian dokumen-dokumen ada dan selalu terjaga dan di-update, serta diotorisasi
10.52632
4.4 4.4.1
Sistem manajemen mutu
dan proses- prosesnya
Adanya dokumen mutu dan dokumen proses
Apakah unit kerja memiliki sistem untuk menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen mutu, juga proses dan interaksinya sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015?
4 2.6315789 10.52632
4.4.2 Sistem "Informasi
terdokumentasi"
untuk mendukung proses-proses
Adanya daftar dokumen dan
SOP pengendalian
dokumen
Apakah informasi selalu terdokumentasik an dan ada manajemen pengendalian dokumen?
4 2.6315789
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
3
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen Struktur Tata Pamong TRUE
B. Dokumen tentang Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Pimpinan TRUE 0. Tidak ada dokumen kepemimpinan
5
1. Dokumen Struktur Tata Pamong tidak ada, tetapi dokumen tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab pimpinan ada
2. Dokumen Struktur Tata Pamong ada, tetapi dokumen tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab pimpinan tidak ada
3. Dokumen Struktur Tata Pamong dan dokumen tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab pimpinan ada
4. Dokumen Struktur Tata Pamong dan dokumen tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab pimpinan ada dan terbukti dijalankan
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen survey kepuasan pelanggan TRUE
0. Survey pelanggan tidak dijalankan
5
1. Survey pelanggan dijalankan, tetapi tidak ada tindak lanjut 2. Survey pelanggan dijalankan, dilakukan evaluasi kepuasan pelanggan
3. Survey pelanggan dijalankan, dilakukan evaluasi kepuasan pelanggan dan ditindak lanjuti 4. Survey pelanggan dijalankan, dilakukan evaluasi kepuasan pelanggan, ditindak lanjuti, dilakukan peningkatan kepuasan pelanggan
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen kebijakan mutu TRUE
0. Tidak ada dokumen kebijakan mutu 5
1. Ada dokumen kebijakan mutu, tetapi belum dijalankan dan belum disosialisasikan 2. Ada dokumen kebijakan mutu, sudah dijalankan, tetapi belum disosialisasikan 3. Ada dokumen kebijakan mutu, sudah dijalankan dan disosialisasikan
4. Ada dokumen kebijakan mutu, sudah dijalankan dan disosialisasikan dan sesuai dengan sasaran mutu
5.1
5.2 Kebijakan mutu Adanya
Kebijakan Mutu Apakah kebijakan mutu diterapkan sebagai arahan dasar bagi seluruh lapisan unit kerja?
4 2.6315789 10.52632
5.1.2 Customer Focus
Survey kepuasan pelanggan
Apakah pihak manajemen memastikan bahwa kepentingan pelanggan selalu diperhatikan dan mendapat prioritas tinggi?
4 2.6315789
2.6315789 10.52632
10.52632
5.1.1 Kepemimpinan
dan komitmen pimpinan
Adanya dokumen kepemimpinan
Bagaimana top- management (pimpinan) menunjukkan kepemimpinan dan komitmen sehubungan dengan sistem manajemen mutu?
4
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3
Pilih 0 1 2 3 4 4
4
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen Tupoksi / Analisis Jabatan PJS TRUE
0. Tidak adanya dokumen tupoksi/anjab
5
1. Dokumen tupoksi/anjab ada, namun tidak sesuai dengan fungsi PJS 2. Dokumen tupoksi/anjab ada, dan sesuai dengan fungsi PJS
3. Dokumen tupoksi/anjab ada, sesuai dengan fungsi PJS, tetapi belum seluruhnya dikomunikasikan di seluruh organisasi
4. Dokumen tupoksi/anjab ada, sesuai dengan fungsi PJS, dan sudah dikomunikasikan di seluruh lingkup organisasi
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen manajemen resiko (Klausul 6.1.1) TRUE
B. Dokumen bukti penanganan resiko (Klausul 6.1.2) TRUE 0. Tidak ada perencanaan untuk menangani resiko dan peluang 4 1. Ada perencanaan untuk menangani resiko dan peluang
2. Ada perencanaan untuk menangani resiko dan peluang dan didokumentasikan 3. Ada perencanaan untuk menangani resiko dan peluang yang proporsional dengan dampak potensial terhadap kesesuaian produk dan layanan dan didokumentasikan
4. Ada perencanaan untuk menangani resiko dan peluang yang proporsional dengan dampak potensial terhadap kesesuaian produk dan layanan dan didokumentasikan, serta disosialisasikan
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen sasaran mutu TRUE
B. Dokumen pengukuran capaian sasaran mutu TRUE
0. Tidak ada dokumen sasaran mutu
5
1. Dokumen sasaran mutu ada, tetapi belum sesuai dengan kebijakan mutu
2. Dokumen sasaran mutu ada, sesuai dengan kebijakan mutu
3. Dokumen sasaran mutu ada, sesuai dengan kebijakan mutu dan terukur/mempunyai skala target pencapaian yang jelas
4. Dokumen sasaran mutu ada, sesuai dengan kebijakan mutu dan terukur/mempunyai skala target pencapaian yang jelas serta selaras dengan upaya peningkatan kepuasan pelanggan 6.2 Sasaran mutu dan
rencana pencapaiannya
Aktifitas Sasaran Mutu
Apakah unit kerja menetapkan sasaran mutu pada fungsi, level dan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu?
4 2.6315789 10.52632 2.6315789 10.52632
6.1 Tindakan untuk menangani resiko dan peluang (risk based thinking )
Manajemen resiko
Bagaimana perencanaan untuk menangani resiko dan mengidentifikasi peluang?
3 2.6315789 7.894737
5.3 Peran, tanggung jawab dan wewenang secara
organisasional
Adanya dokumen tugas pokok dan fungsi (tupoksi)
PJS
Bagaimana pihak manajemen menetapkan pengemban tanggung jawab dan wewenang untuk beberapa pekerjaan penting terkait sistem manajemen mutu?
4
Pilih 0 1 2 Pilih
0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
3 4
5
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. SOP untuk perubahan sistem manajemen mutu TRUE
0. Tidak ada SOP untuk perubahan sistem manajemen mutu 4 1. SOP untuk perubahan sistem manajemen mutu ada
2. SOP untuk perubahan sistem manajemen mutu ada, dengan pertimbangan yang jelas 3. SOP untuk perubahan sistem manajemen mutu ada, dengan pertimbangan yang jelas, dan disosialisasikan
3. SOP untuk perubahan sistem manajemen mutu ada, dengan pertimbangan yang jelas, dan disosialisasikan, serta sudah diotorisasi
Capaian/Keterangan:
0. Struktur organisasi yang tersedia tidak sesuai dengan sumber daya manusia yang dibutuhkan
5
1. Struktur organisasi yang tersedia tidak sesuai dengan sumber daya manusia yang dibutuhkan, tetapi sesuai dengan infrasturktur yang diperlukan
2. Struktur organisasi yang tersedia sesuai dengan sumber daya manusia yang dibutuhkan tetapi tidak sesuai dengan sistem manajemen mutu
3. Struktur organisasi yang tersedia sesuai dengan sumber daya manusia yang dibutuhkan terkait sistem manajemen mutu, tetapi tidak sesuai dengan infrasturktur yang diperlukan 4. Struktur organisasi yang tersedia sesuai dengan sumber daya manusia yang dibutuhkan terkait sistem manajemen mutu, sesuai dengan infrasturktur yang diperlukan
Capaian/Keterangan:
Unit kerja tidak memiliki fasilitas lingkungan yang sesuai dengan produk dan layanan yang dibutuhkan
2
Unit kerja memiliki fasilitas lingkungan yang sesuai dengan produk dan layanan yang dibutuhkan
Capaian/Keterangan:
Unit kerja tidak menginventarisir pengetahuan yang dibutuhkan oleh SDM
2
Unit kerja menginventarisir pengetahuan yang dibutuhkan oleh SDM Lingkungan
untuk pengoperasian
proses-proses
Apakah kondisi lingkungan sesuai dengan
produk dan layanan yang
dibutuhkan
4 2.6315789 10.52632
10.52632
7.1 Sumber Daya Sumber daya umum
Apakah sumber daya yang tersedia meliputi
sumber daya manusia dan infrastruktur?
4 2.6315789
4 2.6315789
10.52632
Apakah unit kerja menginventarisir
pengetahuan yang dibutuhkan
oleh SDM Pengetahuan
organisasional 6.3 Merencanakan
perubahan
Ada SOP untuk perubahan sistem manajemen mutu
Ketika unit kerja membutuhkan perubahan pada sistem manajemen mutu, apakah perubahan dilakukan secara terencana dan sistematis?
3 2.6315789 7.894737
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 4
Pilih 0 4
6
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen deskripsi jabatan TRUE
B. Dokumen bukti pemetaan kompetensi personil TRUE
0. Dokumen deskripsi jabatan tidak ada 5
1. Dokumen deskripsi jabatan ada, tetapi belum semua personil sesuai kompetensinya, bukti kompetensi personil tidak lengkap
2. Dokumen deskripsi jabatan ada, tetapi belum semua personil sesuai kompetensinya, bukti kompetensi personil lengkap
3. Dokumen deskripsi jabatan ada, semua personil sesuai kompetensinya, bukti kompetensi personil tidak lengkap
4. Dokumen deskripsi jabatan ada, semua personil sesuai kompetensinya, bukti kompetensi personil lengkap
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen bukti sosialisasi kebijakan dan sasaran mutu (notulen rapat, briefing, diskusi, survey, dsb)
TRUE B. Dokumen bukti pengembangan kesadaran kebijakan dan sasaran mutu (materi pelatihan, program kampanye mutu, dsb)
TRUE
0. Tidak ada sosialisasi dan pengembangan kesadaran mutu 5 1. Ada sosialisasi mutu, tetapi belum ada pengembangan kesadaran mutu
2. Ada sosialisasi dan pengembangan kesadaran mutu
3. Ada sosialisasi dan pengembangan kesadaran mutu, tetapi dokumennya belum lengkap 4. Ada sosialisasi dan pengembangan kesadaran mutu, dan dokumennya lengkap Capaian/Keterangan:
A. Dokumen SOP untuk komunikasi internal dan eksternal TRUE B. Dokumen komunikasi internal (notulen rapat, dsb) TRUE C. Dokumen komunikasi eksternal (surat ekspedisi, dsb) TRUE 0. SOP untuk komunikasi internal dan eksternal belum ada 5 1. SOP untuk komunikasi internal dan eksternal ada, namun komunikasi internal dan eksternal belum dilakukan secara sistematik
2. SOP untuk komunikasi internal dan eksternal ada, komunikasi internal dan eksternal dilakukan secara sistematik
3. SOP untuk komunikasi internal dan eksternal ada, komunikasi internal dan eksternal dilakukan secara sistematik, dan ada dokumentasi tapi belum lengkap
4. SOP untuk komunikasi internal dan eksternal ada, komunikasi internal dan eksternal dilakukan secara sistematik, dan ada dokumentasi lengkap
7.4 Komunikasi Ada dokumen
komunikasi internal dan eksternal
Apakah unit kerja memiliki
komunikasi internal dan eksternal yang relevan untuk
sistem manajemen mutu? ((what,
when, with whom, how, who ) it will communicate? )
4 2.6315789 10.52632 2.6315789 10.52632
7.2 Kompetensi Kompetensi
personil
Apakah kompetensi personil sesuai dengan kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan sistem manajemen mutu?
4 2.6315789
7.3 Kesadaran
(Awareness )
Adanya sosialisasi mutu
dan pengembangan
kesadaran
Apakah setiap personil unit kerja mempunyai kesadaran pentingnya kebijakan mutu, sasaran mutu dan keefektifan sistem manajemen mutu?
4
10.52632
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
7
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. SOP pengendalian dokumen informasi dan catatan mutu TRUE 0. Tidak ada SOP pengendalian dokumen informasi dan catatan mutu 5 1. Prosedur pengendalian dokumen informasi dan catatan mutu tidak dilaksanakan 2. Prosedur pengendalian dokumen informasi dan catatan mutu kurang sesuai acuan SOP 3. Prosedur pengendalian dokumen informasi dan catatan mutu sesuai acuan SOP 4. Prosedur pengendalian dokumen informasi dan catatan mutu sesuai SOP yang ditetapkan, diverifikasi, sudah diotorisasi dan ditunjukkan bukti.
Capaian/Keterangan:
0. Jumlah SOP 20 % dari total kegiatan lingkup kerja 5
1. Jumlah SOP 40 % dari total kegiatan lingkup kerja 2. Jumlah SOP 60 % dari total kegiatan lingkup kerja 3. Jumlah SOP 80 % dari total kegiatan lingkup kerja
4. Jumlah SOP 100 % dari total kegiatan lingkup kerja dan ditunjukkan buktinya Capaian/Keterangan:
0. Jumlah IK 20 % dari total kegiatan lingkup kerja 5
1. Jumlah IK 40 % dari total kegiatan lingkup kerja 2. Jumlah IK 60 % dari total kegiatan lingkup kerja 3. Jumlah IK 80 % dari total kegiatan lingkup kerja
4. Jumlah IK 100 % dari total kegiatan lingkup kerja dan ditunjukkan buktinya Ketersediaan IK Apakah setiap
kegiatan/proses dari lingkup kerja tersedia
IK?
4 2.6315789 10.52632
8.1 Perencanaan dan pengendalian
operasional
Ada SOP untuk setiap proses
operasional
Apakah unit kerja memiliki perencanaan dan pengendalian operasional untuk setiap proses operasional dalam bentuk
4 2.6315789 10.52632
7.5 Informasi
terdokumentasi
Ada SOP pengendalian
dokumen informasi dan catatan mutu
Apakah ada prosedur pengendalian dokumen informasi dan catatan mutu?
4 2.6315789 10.52632
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
8
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen bukti komunikasi dengan pelanggan dan feedback nya TRUE 0. Unit kerja tidak pernah mengkomunikasikan informasi produk dan layanan kepada pelanggan
4
1. Unit kerja mengkomunikasikan informasi produk dan layanan kepada pelanggan 2. Unit kerja mengkomunikasikan informasi produk dan layanan kepada pelanggan, serta menerima feedback nya
3. Unit kerja mengkomunikasikan informasi produk dan layanan kepada pelanggan, serta menerima feedback nya, dan ada tindak lanjutnya
4. Unit kerja mengkomunikasikan informasi produk dan layanan kepada pelanggan, serta menerima feedback nya, dan ada tindak lanjutnya. Semuanya terdokumentasi lengkap.
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen spesifikasi produk dan layanan TRUE
B. Dokumen feedback pelanggan tentang spesifikasi produk dan layanan TRUE
0. Spesifikasi produk dan layanan tidak ada 5
1. Spesifikasi produk dan layanan terdefinisi.
2. Spesifikasi produk dan layanan terdefinisi dan terdokumentasi
3. Spesifikasi produk dan layanan terdefinisi, dan terdokumentasi, dan dipastikan terpenuhi 4. Spesifikasi produk dan layanan terdefinisi, dan terdokumentasi, dan dipastikan terpenuhi, serta dikonfirmasi oleh feedback pelanggan, disertai bukti dokumennya
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen peninjauan persyaratan produk dan layanan TRUE 0. Unit kerja tidak pernah meninjau persyaratan produk dan layanan 5 1. Unit kerja meninjau persyaratan produk dan layanan
2. Unit kerja meninjau persyaratan produk dan layanan dan didokumentasikan
3. Unit kerja meninjau persyaratan produk dan layanan dan didokumentasikan dengan mempertimbangkan feedback dari pelanggan
4. Unit kerja meninjau persyaratan produk dan layanan dan didokumentasikan dengan mempertimbangkan feedback dari pelanggan, disertai bukti dokumennya
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen perubahan/revisi persyaratan produk dan layanan TRUE B. SOP perubahan/revisi persyaratan produk dan layanan TRUE 0. Ketika ada perubahan persyaratan produk dan layanan, tidak ada dokumentasi dan sosialisasi
5
1. Perubahan persyaratan produk dan layanan didokumentasikan, namun tidak ada SOP nya 2. Perubahan persyaratan produk dan layanan didokumentasikan, ada SOP nya
3. Perubahan persyaratan produk dan layanan didokumentasikan, ada SOP nya dan disosialisasikan
4. Perubahan persyaratan produk dan layanan didokumentasikan, ada SOP nya dan disosialisasikan, serta mempertimbangkan feedback dari pihak yang berkepentingan 8.2.4 Perubahan
persyaratan produk dan layanan
Ketika persyaratan untuk produk dan jasa diubah/direvisi, apakah unit kerja merevisi dokumen dan mensosialisasika nnya pada pihak yang berkepentingan?
4 2.6315789
8.2.2 Menentukan persyaratan- persyaratan terkait produk
dan layanan
Apakah unit kerja memastikan bagaimana spesifikasi produk dan layanan yang akan diberikan dan juga memastikan bahwa spesifikasi tersebut dapat
4 2.6315789 10.52632
8.2.1 Komunikasi
dengan pelanggan
Apakah unit kerja mengkomunikasi kan semua informasi tentang produk dan layanan kepada pelanggan serta menindaklanjuti feedback dari pelanggan?
3
4
8.2 Menentukan
persyaratan- persyaratan produk dan layanan
8.2.3 Meninjau
(review ) persyaratan terkait produk
dan layanan
Apakah unit kerja meninjau (review ) persyaratan produk dan layanan untuk mempelajari apakah persyaratan dapat dipenuhi atau tidak?
10.52632 2.6315789 7.894737
2.6315789 10.52632
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1
Pilih 0 1 2 3 4 2 3 4
9
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen desain dan pengembangan (development ) produk dan layanan TRUE B. SOP desain dan pengembangan (development ) produk dan layanan TRUE 0. Proses tidak dijalankan
5
1. Proses dijalankan sebagian 2. Proses dijalankan seluruhnya
3. Proses dijalankan seluruhnya, namun belum terdokumentasi lengkap 4. Proses dijalankan seluruhnya, ada SOP dan terdokumentasi lengkap Capaian/Keterangan:
A. Dokumen pengendalian penyedia produk dan jasa eksternal TRUE B. SOP pengendalian penyedia produk dan jasa eksternal TRUE 0. Tidak ada SOP dan dokumen terkait pengendalian penyedia produk dan jasa eksternal 5 1. Ada pengendalian penyedia produk dan jasa eksternal
2. Ada pengendalian penyedia produk dan jasa eksternal, dan mengkomunikasikan persyarataan-persyaratan kepada nya
3. Ada pengendalian penyedia produk dan jasa eksternal, dan mengkomunikasikan persyarataan-persyaratan kepada nya, serta menjadi bagian dalam sistem manajemen mutu 4. Ada pengendalian penyedia produk dan jasa eksternal, dan mengkomunikasikan persyarataan-persyaratan kepada nya, serta menjadi bagian dalam sistem manajemen mutu.
SOP dan dokumen lengkap ATAU
Unit kerja tidak menggunakan penyedia produk dan jasa eksternal.
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen pelaksanaan proses produksi dan layanan TRUE
A. SOP pelaksanaan proses produksi dan layanan TRUE
0. Tidak ada kendali pada proses produksi dan layanan 5
1. Proses produksi dan layanan terkendali, namun tidak ada SOP 2. Proses produksi dan layanan terkendali, namun tidak sesuai SOP 3. Proses produksi dan layanan terkendali, sesuai SOP
4. Proses produksi dan layanan terkendali, sesuai SOP, dan terdokumentasi lengkap 8.4 Pengendalian
penyedia produk dan jasa eksternal
Kelengkapan pengendalian penyedia produk
dan jasa eksternal
Apakah unit kerja memastikan bahwa penyedia produk dan jasa eksternal sesuai persyaratan?
4 2.6315789
8.5 Pelaksanaan
produksi dan layanan
Proses produksi dan layanan harus berada pada kondisi yang terkendali
(karakteristik produk dan layanan, sumber
daya, personil, pemantauan, pengukuran, infrastruktur)
Apakah unit kerja memastikan bahwa proses produksi dan layanan berada pada kondisi yang terkendali?
4 2.6315789 10.52632 10.52632
8.3 Desain dan
pengembangan (development ) produk dan
layanan
Kelengkapan seluruh proses:
Perencanaan, masukan (input )
, pengendailan, luaran (output ), perubahan yang diperlukan.
Kelengkapan SOP dan dokumentasi.
Apakah unit kerja menjalankan seluruh proses ketika melakukan desain dan pengembangan produk dan layanan?
4 2.6315789 10.52632
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3
4
Pilih 0 1 2 3 4
10
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. SOP perilisan produk dan layanan TRUE
0. Ketidak produk dan layanan dirilis, tidak dilakukan identifikasi dan mampu telusur 5 1. Unit kerja melakukan identifikasi tetapi tidak mampu menelusuri ketika produk dan layanan dirilis
2. Unit kerja melakukan identifikasi dan mampu menelusuri ketika produk dan layanan dirilis, namun belum ada SOP nya
3. Unit kerja melakukan identifikasi dan mampu menelusuri ketika produk dan layanan dirilis, dan ada SOP nya
4. Unit kerja melakukan identifikasi dan mampu menelusuri ketika produk dan layanan dirilis, sesuai dengan SOP nya
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen pengendalian luaran produk dan layanan yang tidak sesuai persyaratan TRUE B. SOP pengendalian luaran produk dan layanan yang tidak sesuai persyaratan FALSE 0. Tidak ada pengendalian luaran produk dan layanan yang tidak sesuai persyaratan 2 1. Ada pengendalian luaran produk dan layanan yang tidak sesuai persyaratan, namun tidak ada SOP nya
2. Ada pengendalian luaran produk dan layanan yang tidak sesuai persyaratan, dan ada SOP nya
3. Ada pengendalian luaran produk dan layanan yang tidak sesuai persyaratan, dan sesuai dengan SOP nya
4. Ada pengendalian luaran produk dan layanan yang tidak sesuai persyaratan, dan sesuai dengan SOP nya, serta terdokumentasi legkap
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja TRUE 0. Pemantauan, pengukuran, analisis, evaluasi kinerja dan hasilnya tidak pernah dilakukan. 4 1. Pemantauan, pengukuran, analisis, evaluasi kinerja dan hasilnya tidak diotorisasi 2. Pemantauan, pengukuran, analisis, evaluasi kinerja dan hasilnya belum dilakukan verifikasi
3. Pemantauan, pengukuran, analisis, evaluasi kinerja dan hasilnya diverifikasi tetapi belum diotorisasi
4. Pemantauan, pengukuran, analisis, evaluasi kinerja dan hasilnya diverifikasi dan sudah diotorisasi
9.1 Pemantauan,
pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja
Adanya pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja
Apakah unit kerja melakukan
pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja?
7.894737 4 2.6315789 10.52632
3 2.6315789
8.7 Pengendalian luaran (output )
proses, produk dan layanan yang
tidak sesuai persyaratan
Ada SOP dan dokumentasi pengendalian luaran (output )
produk dan layanan yang
tidak sesuai persyaratan
Apakah unit kerja melakukan pengendalian luaran (output ) proses, produk dan layanan yang tidak sesuai persyaratan?
1 2.6315789 2.631579
8.6 Rilis (release ) produk dan
layanan
Identifikasi dan mampu telusur (traceability ) ketika produk dan layanan sudah dirilis (released )
Apakah unti kerja mengidentifikasi dan mampu menelusuri ketika produk dan layanan dirilis (released )?
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3
Pilih 0 1 2 3 4 4
11
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. Laporan hasil audit internal TRUE
B. Laporan verifikasi tindakan koreksi hasil audit internal TRUE
0. Audit internal belum/tidak diadakan 5
1. Audit internal diadakan tetapi belum ada tindakan koreksi 2. Audit internal diadakan, ada tindakan koreksi
3. Audit internal diadakan, ada tindakan koreksi, tetapi belum dilakukan verifikasi 4. Audit internal diadakan, ada tindakan koreksi, dan sudah dilakukan verifikasi serta diotorisasi
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen perencanaan tindak lanjut pada rapat tinjauan manajemen TRUE
B. SOP rapat tinjauan manajemen TRUE
0. Tidak ada RTM 5
1. RTM dilakukan, namun tidak ada SOP nya
2. RTM dilakukan, ada SOP nya, namun tidak ada perencanaan tindak lanjutnya 3. RTM dilakukan, ada SOP nya, dan ada perencanaan tindak lanjutnya
4. RTM dilakukan, sesuai dengan SOP nya, dan ada perencanaan tindak lanjutnya, serta diotorisasi
Capaian/Keterangan:
A. SOP peningkatan kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu TRUE 0. Tidak dilakukan usaha peningkatan kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu 5 1. Unit kerja melakukan usaha peningkatan kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu, namun tidak ada SOP nya
2. Unit kerja melakukan usaha peningkatan kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu, ada SOP nya
3. Unit kerja melakukan usaha peningkatan kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu, ada SOP nya, disesuaikan dengan kebutuhan dan kepuasan pelanggan
4. Unit kerja melakukan usaha peningkatan kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu, ada SOP nya, disesuaikan dengan kebutuhan dan kepuasan pelanggan, serta dilakukan secara berkelanjutan (kaizen )
10.1 Peningkatan sistem manajemen mutu
Peningkatan kinerja dan efektifitas sistem manajemen mutu
Apakah unit kerja mencari peluang untuk perbaikan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan?
4
10.52632
2.6315789 10.52632 2.6315789 10.52632
9.2 Audit internal Adanya laporan hasil audit internal dan verifikasinya
Apakah unit kerja sudah diadakan audit internal secara periodik terkait sistem manajemen mutu?
4 2.6315789
9.3 Tinjauan
manajemen (management
review )
Adanya rapat tinjauan management (RTM) secara periodik
Apakah unit kerja melakukan rapat tinjauan manajemen secara periodik dan melakukan perencanaan tindak lanjut?
4
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
12
Ket Pilih
sesuai kondisi
(Diisi Auditee)
Nilai Butir Nomor
Klausul ISO 9001:2015
QMS
Tujuan Indikator Lingkup
Pertanyaan Panduan Pengisian Bobot
Butir
Total Nilai Butir
Capaian/Keterangan:
A. Notulensi rapat tindak lanjut hasil evaluasi terhadap keluhan stakeholders FALSE 0. Tindak lanjut hasil evaluasi terhadap keluhan yang diterima stakeholders tidak dilakukan
0
1. Tindak lanjut hasil evaluasi terhadap keluhan yang diterima stakeholders sudah dilakukan tetapi tidak terdokumentasi
2 .Tindak lanjut hasil evaluasi terhadap keluhan yang diterima stakeholders dilakukan dan sudah terdokumentasi namun belum diverifikasi dan diotorisasi
3. Tindak lanjut hasil evaluasi terhadap keluhan yang diterima stakeholders sudah dilakukan , terdokumentasi, dan diverifikasi tetapi belum diotorisasi
4. Tindak lanjut hasil evaluasi terhadap keluhan yang diterima stakeholders sudah dilakukan, terdokumentasi serta sudah diverifikasi dan diotorisasi
10.3 Peningkatan Berkelanjutan (Continual Improvement )
Rencana peningkatan berkelanjutan
Apakah ada rencana peningkatan berkelanjutan?
A. Adanya rencana peningkatan berkelanjutan (Continual Improvement)
FALSE
Capaian/Keterangan:
A. Dokumen yang dimiliki oleh unit kerja LENGKAP ≥ 80% TRUE
0. Kelengkapan SELURUH dokumen unit kerja < 20% 5
1. Kelengkapan SELURUH dokumen unit kerja ≥ 20% tetapi < 40%
2. Kelengkapan SELURUH dokumen unit kerja ≥ 40% tetapi < 60%
3. Kelengkapan SELURUH dokumen unit kerja ≥ 60% tetapi < 80%
4. Kelengkapan SELURUH dokumen unit kerja ≥ 80%
136 100 357.8947
NILAI BUTIR JLH % TOTAL
NILAI 0 1 3% 0
NILAI 1 1 3% 2.631578947
NILAI 2 0 0% 0
NILAI 3 4 11% 31.57894737
NILAI 4 31 84% 326.3157895
-2.63158
Total Dokumen SELURUH
klausul
4 10.52632
-1 2.6315789
2.6315789
10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan
koreksi
Tindak lanjut hasil evaluasi terhadap keluhan
stakeholders
Apakah dilakukan tindak
lanjut dari hasil evaluasi terhadap
keluhan stakeholders sebagai tindakan
koreksi?
Pilih 0 1 2 3 4
Pilih 0 1 2 3 4
13
