SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SURAT MASUK DAN KELUAR KECAMATAN SIDOREJO SALATIGA
Laporan Praktek Kerja dan Tugas Akhir
Disusun Oleh :
Yunia Ningsih 552016016
PROGRAM STUDI KOMPUTERISASI AKUNTANSI
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2019
ii
iii
iv
v
vi
vii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan atas karunia Tuhan YME yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Keluar Kecamatan Sidorejo Salatiga” dengan baik dan tepat pada waktunya.
Tugas akhir ini dibuat dengan tujuan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma III (D.III) Komputerisasi Akuntansi UKSW. Penulis menyadari bahwa tanpa dukungan dan bimbingan dari semua pihak, maka penulis tidak dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan baik dan lancar. Oleh karena itu , penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Guntur Junanto, S.STP selaku pimpinan Kecamatan Sidorejo dan Bapak Haryanto, SE. MM selaku Pembimbing Kerja Praktek dan Tugas Akhir di Kecamatan Sidorejo yang telah memberikan bimbinganya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik.
2. Bapak Ariya Dwika Cahyono, S.Kom, MT selaku kepala program studi Komputerisasi Akuntansi dan seluruh Dosen yang telah memberikan dukunganya sehingga tugas akhir ini dapat selesai dengan baik.
3. Bapak Purwanto, S.E., dan Bapak Suharyadi, S.Kom., M.Cs. selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang telah memberikan bimbingan, saran dan dukungannya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik.
4. Serta keluarga, teman-teman dan seluruh pihak yang turut membantu dalam penyusunan tugas akhir ini.
Penulis menyadari bahwa laporan ini belumlah sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun dari rekan-rekan sangat diperlukan dalam menyempurnakan laporan ini. Akhir kata penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis dan bagi para pembaca.
Salatiga,
Yunia Ningsih
Saripati
Pengolahan data merupakan salah satu permasalahan yang sering dihadapi oleh suatu instansi yang masih menerapkan kegiatan administratif secara manual seperti yang terjadi di Kecamatan Sidorejo Salatiga yaitu pendataan surat masuk dan keluar secara manual yang menimbulkan kendala seperti sulitnya menemukan kembali informasi yang ada, data sulit dibaca, serta adanya kesalahan penulisan data.
Tujuan penelitian ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah praktek kerja dan tugas akhir (PKTA) dan sebagai salah satu syarat kelulusan program studi diploma 3 Komputerisasi Akuntansi, supaya penulis mampu memahami konsep pegelolaan arsip surat yang ada pada Kantor Kecamatan Sidorejo Salatiga, serta untuk merancang sistem informasi manajemen surat masuk dan keluar berbasis Website.
Penulisan ini mencakup analisis prosedur pencatatan surat masuk dan keluar di Kecamatan Sidorejo Salatiga serta perancangan sistem manajemen surat masuk dan keluar di Kecamatan Sidorejo Salatiga.
Sistem yang dibangun menghasilkan implementasi dalam bentuk DFD (Context Diagram, Diagram Nol, dan Diagram Level 1), database, tabel (user, instansi, transaksi surat masuk, dan transaksi surat keluar) , dan formulir yang berkaitan dengan pencatatan surat masuk dan keluar. Sehingga mampu menghasilkan sistem yang memudahkan instansi dalam pembuatan nomor agenda secara otomatis yang juga menyajikan arsip secara digital, selain itu instansi dapat dengan mudah melakukan proses pelaporan jumlah surat dan detail surat masuk dan keluar yang terjadi dalam periode waktu tertentu.
Kata Kunci : sistem informasi, manajemen arsip
viii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan ... 2
1.2.1 Tujuan Umum ... 2
1.2.2 Tujuan Khusus... 2
1.3 Cakupan Topik Bahasan ... 2
1.4 Jadwal Praktek Kerja ... 3
1.5 Metode Pelaksanaan dan Pengumpulan Data ... 4
1.5.1 Praktek Kerja ... 4
1.5.2 Pengamatan ... 4
1.5.3 Wawancara ... 4
1.5.4 Studi Pustaka ... 4
BAB II DASAR TEORI ... 5
2.1 Konsep dan Definisi Konsep... 5
2.1.1 Konsep Sistem Informasi ... 5
2.1.2 Konsep Manajemen Arsip ... 5
ix
2.2 Uraian Konsep ... 5
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Arsip... 5
2.2.2 Perbandingan Pengelolaan Arsip Konvensional dengan Arsip Elektronik... 6
2.2.3 Peran Arsip ... 9
2.2.4 Media Arsip ... 10
2.2.5 Siklus Hidup Arsip ... 11
2.2.6 Karakteristik Sistem ... 12
2.2.7 Perencanaan Sistem Informasi ... 14
2.2.8 Langkah Membangun Aplikasi Berbasis Web ... 15
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 19
3.1 Profil Perusahaan ... 19
3.1.1 Visi Kecamatan Sidorejo Salatiga ... 20
3.1.2 Misi Kecamatan Sidorejo Salatiga ... 20
3.2 Bidang Usaha Perusahaan ... 21
3.3 Fasilitas Perusahaan ... 22
3.4 Struktur Organisasi ... 23
BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS ... 25
4.1 Analisis ... 25
4.2 Kebutuhan ... 27
4.2.1 Kebutuhan Hardware... 28
4.2.2 Kebutuhan Software ... 28
4.2.3 Kebutuhan Brainware ... 28
4.3 Jadwal ... 28
x
4.4 Perancangan ... 29
4.4.1 Context Diagram ... 29
4.4.2 Diagram Nol ... 30
4.4.3 Diagram Level 1 ... 31
4.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 34
4.4.5 Perancangan Tabel Field ... 34
4.4.6 Perancangan Interface ... 36
4.5 Implementasi ... 50
4.5.1 Basis Data ... 50
4.5.2 User Interface Aplikasi ... 50
BAB V PENUTUP ... 66
5.1 Kesimpulan ... 66
5.2 Saran ... 67
DAFTAR PUSTAKA ... 68
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1 . 1 Jadwal Kerja Praktek ... 3
Tabel 2 . 1 Tingkatan Perubahan Sistem ... 15
Tabel 3 . 1 Deskripsi Pekerjaan ... 24
Tabel 4 . 1 Jadwal Perancangan Sistem Informasi ... 28
Tabel 4 . 2 Perancangan Tabel User ... 35
Tabel 4 . 3 Perancangan Tabel Surat Keluar ... 35
Tabel 4 . 4 Perancangan Tabel Surat Masuk ... 35
Tabel 4 . 5 Perancangan Tabel Instansi ... 36
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3 . 1 Struktur Organisasi... 23
Gambar 4 . 1 Diagram Konteks Sistem Informasi ManAjemen Surat Masuk Keluar ... 29
Gambar 4 . 2 Diagram Nol Sistem Informasi Manajemen... 30
Gambar 4 . 3 Diagram Level 1 Proses Transaksi surat Masuk ... 31
Gambar 4 . 4 Diagram Level 1 Proses Transaksi Surat Keluar ... 32
Gambar 4 . 5 Diagram Level 1 Proses Cetak Laporan ... 33
Gambar 4 . 6 Diagram Level 1 Proses Pengaturan ... 33
Gambar 4 . 7 ERD Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Keluar ... 34
Gambar 4 . 8 Halaman Login ... 36
Gambar 4 . 9 Halaman Beranda ... 37
Gambar 4 . 10 Halaman Lihat Jumlah Surat ... 37
Gambar 4 . 11 Halaman Transaksi Surat Masuk Administrator Umum ... 38
Gambar 4 . 12 Halaman Transaksi Surat Masuk Operator ... 38
Gambar 4 . 13 Halaman Tambah Data Surat Masuk ... 39
Gambar 4 . 14 Halaman Edit Data Surat Masuk ... 39
Gambar 4 . 15 Halaman Hapus Data Surat Masuk ... 40
Gambar 4 . 16 Halaman Transaksi Surat Keluar Administrator Umum ... 40
Gambar 4 . 17 Halaman Transaksi Surat Keluar Operator ... 41
Gambar 4 . 18 Halaman Tambah Data Surat Keluar ... 41
Gambar 4 . 19 Halaman Tambah Sisipan Surat Keluar ... 42
Gambar 4 . 20 Halaman Tambah Sisipan ... 42
Gambar 4 . 21 Halaman Edit Data Surat Keluar ... 43
Gambar 4 . 22 Halaman Hapus Data Surat Keluar ... 43
Gambar 4 . 23 Halaman Buku Agenda Surat Masuk ... 44
xiii
Gambar 4 . 24 Halaman Buku Agenda Surat Keuar ... 44
Gambar 4 . 25 Halaman Galeri File Surat Masuk ... 45
Gambar 4 . 26 Halaman Galeri File Surat Keluar ... 45
Gambar 4 . 27 Halaman Pengaturan Instansi ... 46
Gambar 4 . 28 Halaman Pengaturan User ... 46
Gambar 4 . 29 Halaman Tambah User ... 47
Gambar 4 . 30 Halaman Edit User ... 47
Gambar 4 . 31 Halaman Hapus USer ... 47
Gambar 4 . 32 Halaman Informasi Profil User ... 48
Gambar 4 . 33 Halaman Ubah Password ... 48
Gambar 4 . 34 Tampilan Hasil Cetak Agenda Surat Masuk ... 49
Gambar 4 . 35 Tampilan Hasil Cetak Agenda Surat Keluar ... 49
Gambar 4 . 36 Database Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk dan Keluar ... 50
Gambar 4 . 37 Halaman Login ... 50
Gambar 4 . 38 Halaman Lihat Jumlah Surat ... 51
Gambar 4 . 39 Halaman Beranda Administrator Umum ... 51
Gambar 4 . 40 Halaman Beranda Operator ... 52
Gambar 4 . 41 Halaman Transaksi Surat Masuk Administrator Umum ... 52
Gambar 4 . 42 Halaman Transaksi Surat Masuk Operator ... 53
Gambar 4 . 43 Halaman Tambah Data Surat Masuk ... 53
Gambar 4 . 44 Halaman Edit Data Surat Masuk ... 54
Gambar 4 . 45 Halaman Hapus Data Surat Masuk ... 55
Gambar 4 . 46 Halaman Transaksi Surat Keluar Administrator ... 55
Gambar 4 . 47 Halaman Transaksi Surat Keluar Operator ... 56
Gambar 4 . 48 Halaman Tambah Data Surat Keluar ... 56
Gambar 4 . 49 Halaman Tambah Sisipan Surat Keluar ... 57
Gambar 4 . 50 Halaman Tambah Sisipan ... 58
xiv
Gambar 4 . 51 Halaman Edit Data Surat Keluar ... 58
Gambar 4 . 52 Halaman Hapus Data Surat Keluar ... 59
Gambar 4 . 53 Halaman Buku Agenda Surat Masuk ... 59
Gambar 4 . 54 Halaman Buku Agenda Surat Keluar ... 60
Gambar 4 . 55 Halaman Galeri File Surat Masuk ... 60
Gambar 4 . 56 Halaman Galeri File Surat Keluar ... 61
Gambar 4 . 57 Halaman Pengaturan Instansi ... 61
Gambar 4 . 58 Halaman Pengaturan User ... 62
Gambar 4 . 59 Halaman Tambah User ... 62
Gambar 4 . 60 Halaman Edit User ... 63
Gambar 4 . 61 Halaman Hapus User ... 63
Gambar 4 . 62 Halaman Informasi Profil User ... 64
Gambar 4 . 63 Halaman Ubah Password ... 64
Gambar 4 . 64 Output Cetak Agenda Surat Masuk ... 65
Gambar 4 . 65 Output Cetak Agenda Surat Keluar ... 65
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Coding List
Lampiran 2 Flowchart
Lampiran 3 Lembar Disposisi Lampiran 4 Kartu Surat Masuk
Lampiran 5 Buku Agenda Surat Masuk Lampiran 6 Buku Agenda Surat Keluar
Lampiran 7 Standar Operasional Prosedur Pelayanan Surat
