Teknik Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#14)
Audit internal merupakan salah satu program mutu manajerial. Standar akreditasi Bab 3, kriteria 3.1.4. EP2, 3, dam 4 mensyarakatkan dilakukan audit internal secara periodik
Pimpinan Puskesmas dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas melakukan evaluasi kegiatan perbaikan kinerja melalui audit internal yang dilaksanakan secara periodik (3.1.4)
Pokok Pikiran:
• Upaya perbaikan mutu dan kinerja perlu dievaluasi apakah mencapai sasaran- sasaran/indikator-indikator yang ditetapkan. Hasil temuan audit internal disampaikan kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab manajemen mutu, Penanggung jawab Program/Upaya Puskesmas dan pelaksana kegiatan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan.
• Jika ada permasalahan yang ditemukan dalam audit internal tetapi tidak dapat diselesaikan sendiri oleh Pimpinan dan karyawan Puskesmas, maka permasalahan tersebut dapat dirujuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk ditindak lanjuti.
Elemen Penilaian:
• Data kinerja dikumpulkan, dianalisis dan digunakan untuk meningkatkan kinerja Puskesmas.
• Dilakukan audit internal secara periodik terhadap upaya perbaikan mutu dan kinerja dalam upaya mencapai sasaran-sasaran/indikator-indikator mutu dan kinerja yang ditetapkan.
• Ada laporan dan umpan balik hasil audit internal kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab Manajemen mutu dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas untuk mengambil keputusan dalam strategi perbaikan program dan kegiatan Puskesmas.
• Tindak lanjut dilakukan terhadap temuan dan rekomendasi dari hasil audit internal.
Audit internal dalam standar akreditasi : 1. Difokuskan pada penilaian kinerja 2. Bertujuan untuk peningkatan kinerja 3. Dilakukan secara periodik
4. Dilaporkan kepada kepala PUSKESMAS 5. Diumpan balikkan pada auditess
6. Wajib ditindaklanjuti
7. Jika tidak dapat diselesaikan oleh PUSKESMAS dilakukan rujukan ke dinas kesehatan kabupaten/kota
Terlaksananya rujukan untuk menyelesaikan masalah dari hasil rekomendasi jika tidak dapat diselesaikan sendiri oleh Puskesmas
Pengertian Audit
Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan (dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
Beberapa pengertian yang digunakan dalam audit:
• Kriteria audit:
o Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan o Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit
• Bukti audit:
o Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi
• Temuan audit:
o Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit o Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan
kriteria audit, atau peluang perbaikan Jenis Audit
• Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri.
o Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit pihak pertama
o Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
• Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi,
o Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan
o Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas) 10 Esensi dari audit:
1. Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak yang diaudit) 2. Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan
dikendalikan secara efisien 3. Dilakukan dengan azas manfaat 4. Dilakukan secara objektif
5. Berpijak pada fakta dan kebenaran
6. Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis 7. Bermuara pada pengambilan keputusan
8. Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu 9. Merupakan kegiatan berulang
10. Menghasilkan laporan Tujuan Audit
Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan
Tujuan audit internal
Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi.
Dasar penetapan tujuan audit internal:
1. Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi 2. Rencana pengembangan pelayanan
3. Persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan 4. Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
5. Evaluasi terhadap rekanan
6. Adanya potensi risiko kegiatan organisasi Dasar penetapan tujuan
audit internal Contoh tujuan audit internal Permasalahan prioritas
yang dihadapi organisasi
Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada pelayanan farmasi
Rencana pengembangan pelayanan
Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan laboratorium Persyaratan suatu system
manajemen yang diacu
Mengetahui kesesuaian proses pelayanan laboratorium dengan standar pelayanan lab puskesmas Persyaratan regulasi atau
persyaratan kontrak
Mengetahui kesesuaian sumber daya farmasi dengan permenkes
No 75/2014
Evaluasi terhadap rekananMengevaluasi perjanjian kerjasama dengan laboratorium mitra
Potensi risiko kegiatan pelayanan
Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi
Aktivitas Audit
1. Memastikan (konfirmasi dan verifikasi) 2. Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
3. Merekomendasi (memberikan saran/masukan)
Prosedur yang biasa dilakukan auditor 1. Telaah dokumen
2. Observasi
3. Meminta penjelasan dari auditee
4. Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
5. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria 6. Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
7. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas 8. Pemeriksaan silang (cross-check)
9. Mengakses catatan yang disimpan auditee 10. Mewawancarai auditee
11. Menyampaikan angket survey 12. Menganalisis data
Tahapan Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS (#16)
Tahapan Audit Internal
• Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit
• Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentu
• Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit
• Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil audit
Menyusun rencana audit (audit plan)
Perencanaan audit internal terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut:
• Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja
• Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
• Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
• Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
• Metoda audit: komunikasi internaksi secara langsung, metoda survei, dsb
• Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit
• Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
• Contoh Form : Rencana Audit
No
Unit/
sasaran audit
Auditor
Kegiatan/
proses yang diaudit
Standar/
kriteria yang digunakan
Tanggal audit I
Tanggal audit II
Pelaksanaan Audit
• Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metoda:
o Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
o Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee o Meminta peragaan oleh auditee
o Memeriksa dan menelaah dokumen
o Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik o Mencari bukti-bukti
o Melakukan pemeriksaan silang o Mencari informasi dari sumber luar o Menganalisis data dan informasi o Menarik kesimpulan
o Memberikan rekomendasi
• Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun instrument pengumpulan data
Menyusun instrument audit Contoh Form Instrumen Audit No Standar/Kriteri
audit yang diacu
Daftar
pertanyaan/observasiFakta Temuan audit Rekomendasi Lampiran PMK
75/2015 ttg tenaga puskesmas (khususnya tenaga kefarmasian) Standar akreditasi Bab 8.2
SOP
penyimpanan B3 Analisis Data
• Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan
• Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikan
Menyusun laporan audit
• Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
• Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen:
o Hasil audit
o Tindak lanjut yang telah dilakukan o Kendala pada waktu perbaikan
Sistematika Laporan Audit Internal dalam Akreditasi PUSKESMAS
Sistematika Laporan Audit Internal : 1. Latar belakang
2. Tujuan audit 3. Lingkup audit 4. Objek audit
5. Standar/kriteria yang digunakan 6. Auditor
7. Proses audit
8. Hasil dan analisis hasil audit
9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee
Contoh Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut
Tindak Lanjut
• Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
• Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
• Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
• Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring
• Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan manajemen
• Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal
