SISTEM INFORMASI KEMAHASISWAAN
BERBASIS WEB DAN SMS
GATEWAY
PADA UNIVERSITAS SAINS DAN TEKNOLOGI JAYAPURA
Mursid
[email protected]
Dhany Anggryawan
[email protected]
Program Studi Teknik Informatika S1
Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen
Universitas Sains dan Teknologi Jayapura
Abstraksi – Universitas Sains dan Teknologi Jayapura (USTJ) adalah salah satu Perguruan Tinggi
swasta yang terdapat di Kota Jayapura. Mahasiswa USTJ pada Tahun Akademik 2017/2018 kurang lebih berjumlah 3.000 mahasiswa. Penyajian informasi akademik selama ini masih menggunakan papan pengumuman, sehingga mahasiswa yang tidak berada di kampus kesulitan dalam mendapatkan informasi terbaru.Penelitian ini bertujuan untuk membuat sebuah sistem informasi berbasis Web dan SMS Gateway, yang dapat memudahkan mahasiswa dalam mendapatkan informasi terbaru seperti batas waktu pembayaran fixed cost, batas waktu pengurusan Kartu Rencana Studi (KRS), informasi pembayaran praktek, informasi Kuliah Kerja Nyata (KKN), Kerja Praktek (KP)/Praktek Kerja Lapangan (PKL), Tugas Akhir (TA)/Karta Tulis Ilmiah (KTI), serta informasi-informasi lain yang dapat diakses melalui website maupun melalui SMS. Sistem informasi ini juga dapat memudahkan Biro Administrasi Akademik (BAAK) mengingatkan mahasiswa yang belum melakukan proses pengembalian KRS. Sistem ini dibuat menggunakan Adobe Dreamweaver CS3, XAMPP, PHP, MySQL dan Gammu.Hasil yang diperoleh yaitu mahasiswa mendapatkan broadcast informasi terbaru dan SMS peringatan apabila belum melakukan proses pengembalian KRS di BAAK. Mahasiswa dapat melihat informasi DNS, Informasi peserta TA/KTI, KKN, KP/PKL dalam website. Mahasiswa dapat merequest informasi pembayaran fixed cost/variable cost, pembayaran praktikum, pembayaran KKN, pembayaran KP/PKL, pembayaran TA/KTI, informasi batas waktu pengurusan KRS.
Keyword : USTJ, Sistem Informasi, Kemahasiswaan, SMS Gateway, Website
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi berkembang sangat pesat. Segala macam aspek dapat dimudahkan dengan adanya teknologi begitupun dalam dunia perkuliahan. Sistem informasi kemahasiwaan adalah suatu aplikasi yang dapat digunakan untuk memperoleh informasi atau data kemahasiswaan pada suatu perguruan tinggi. Proses penyampaian informasi di lingkungan kampus Universitas Sains dan Teknologi Jayapura (USTJ) masih dilakukan dengan cara menempelkan informasi pada papan pengumuman BAAK atau BAU dan Fakultas, jika mahasiswa ingin mengetahui informasi terbaru seperti pembayaran uang kuliah (SPP), daftar nilai mahasiswa harus ke kampus. Masalah lain adalah jika mahasiswa telah melakukan pembayaran di bank namun masih ada yang menunda untuk melakukan pengurusan (KRS) dan sebagia mahasiswa juga masih ada yang telah melakukan perwalian tetapi tidak mengembalikannya ke BAAK sehingga mahasiswa tersebut tidak terdaftar pada berita acara perkuliah.
Sistem informasi merupakan sistem pembangkit informasi, kemudian dengan integrasi yang dimiliki antar subsistem, maka sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkulitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Sistem informasi juga merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan aliran informasi (Yakub, 2012).
Website merupakan fasilitas internet yang menghubungkan dokumen dalam lingkup lokal maupun jarak jauh. Dokumen pada website disebut dengan web page dan link dalam website memungkinkan pengguna bisa berpindah dari satu page ke page lain (hyper text), baik diantara page yang disimpan dalam server yang sama maupun server diseluruh dunia. Pages diakses dan dibaca melalui browser seperti Netscape Navigator, Internet Explorer, Mozila Firefox, Google Chrome dan aplikasi browser lainnya (Hakim Lukmanul, 2004).
SMS Gateway adalah suatu aplikasi yang memungkinkan kita menerima atau mengirim SMS (short message service), sebagai pengganti perangkat telekomunikasi (handphone, modem). Ketika menerima / mengirim SMS, maka kita akan memakai fungsi-fungsi dan tombol-tombol yang ada pada
handphone.SMS Gateway juga dapat melakukan otomatisasi pengelolaan SMS, seperti mengirimkan ke banyak nomor tujuan, membalas sms secara otomatis dan sebagainya, tergantung aplikasi SMS
Gateway tersebut dirancang (Akwan P. Basuki, 2016)
MySQL merupakan software RDBMS (atau server database) yang dapat mengelola database
dengan sangat cepat, dapat menampung data dalam jumlah sangat besar, dapat diakses oleh banyak user (multi-user), dan dapat melakukan suatu proses secara sinkron atau berbarengan ( multi-threaded) (Budi Raharjo, 2011).
Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan sistem informasi kemahasiswaan yang dapat membantu staff BAAK dan BAU di Universitas Sains dan Teknologi Jayapura dalam penyampaian informasi kepada mahasiswa sehingga tidak terlambat melakukan pendaftaran ulang.
2. METODE PENELITIAN
2.1. Lokasi dan Rancangan Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Universitas Sains dan Teknologi Jayapura pada Biro Administrasi Akademik (BAAK) dan Biro Administrasi Umum (BAU). Metode penelitian yang digunakan yaitu deskriptif, yang melakukan kajian studi pustaka, menganalisa dan merancang sistem Informasi Kemahasiswaaan berbasis Website dan SMS Gateway. Data-data yang dikumpulkan berupa transaksi keuangan dan akademik serta prosedur yang dilakukan oleh mahasiswa dalam melakukan proses pendaftaran ulang.
2.2. Analisa Sistem Berjalan
Tahapan ini merupakan tahapan analisis sistem yang berjalan bagi mahasiswa untuk melakukan pengurusan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Daftar Nilai Semester (DNS) di Biro Administrasi Umum (BAU) dan Biro Administrasi Akademik (BAAK).
Gambar 1. Analisa Sistem Berjalan
BAU BANK MAHASISWA BAAK a b j h PRODI c d e f g i k l m FAKULTAS n o p
0 Sistem Informasi
Kemahasiswaan Berbasis Web dan
SMS Gateway
Pada USTJ
Admin BAU Admin BAAK
Mahasiswa
- Dt. Kategori pembayaran - Dt. Mahasiswa yang telah membayar - informasi pembayaran fixed cost/ variable cost
- Informasi pembayaran KKN - Informasi pembayaran KP / PKL - Informasi pembayaran TA / KTI - Informasi pembayaran wisuda - Informasi pembayaran Praktikum
- Dt. Fakultas - Dt. Program Studi - Dt. Mahasiswa - Dt. Mata Kuliah - Dt. KRS - Dt. DNS
- Dt. informasi mahasiswa yang mengontrak KP / PKL - Dt. informasi mahasiswa yang mengontrak TA / KTI - Dt .informasi mahasiswa yang mengontrak KKN - Informasi pengurusan KRS dan PKRS - Validasi mahasiswa yang telah melakukan pengurusan KRS
- Validasi mahasiswa yang telah melakukan pengembalian KRS
- Dt mahasiswa yang telah membayar
- Req informasi pembayaran fixed cost/ variable cost
- Req informasi pembayaran KKN - Req informasi pembayaran KP - Req informasi pembayaran PKL - Req informasi pembayaran TA - Req informasi pembayaran KTI - Req informasi pembayaran wisuda - Req informasi pembayaran Praktikum - Req. Informasi Pengurusan KRS - Req. Informasi Pengurusan PKRS
- Informasi pembayaran fixed cost/ variable cost
- Informasi pembayaran KKN - Informasi pembayaran KP - Informasi pembayaranPKL - Informasi pembayaran TA - Informasi pembayaran KTI - Informasi pembayaran wisuda - Informasi pembayaran Praktikum - Informasi Pengurusan KRS - Informasi Pengurusan PKRS - Informasi DNS 0 SISTEM INFORMASI KEMAHASISWAAN BERBASIS WEB DAN
SMS GATEWAY 10.P DATA INFORMASI TERBARU 1.P PENGOLAHAN DATA KATEGORI PEMBAYARAN 4.P PENGOLAHAN DATA MATA KULIAH 6.P PENGOLAHAN DATA MAHASISWA MEMBAYAR 7.P PENGOLAHAN DATA KRS DAN DNS 5.P PENGOLAHAN DATA MAHASISWA 2.P PENGOLAHAN DATA FAKULTAS 3.P PENGOLAHAN DATA PROGRAM STUDI 11.P DATA INFORMASI SMS 8.P VALIDASI MAHASISWA YANG TELAH MELAKUKAN PENGURUSAN KRS 9.P VALIDASI MAHASISWA YANG TELAH MELAKUKAN PENGEMBALIAN KRS 2.3. Perancangan Sistem a) Diagram Konteks
Diagram konteks ini menunjukkan hubungan sistem dengan kesatuan luar.
Gambar 2. Diagram Konteks
b) Diagram Berjenjang
Pada diagram berjenjang ini menunjukkan tingkatan/level proses dalam sistem sebelum menggambarkan Data Flow Diagram (DFD).
c) Diagram Overview Level 0
Diagram overview level 0 menunjukan rincian dari Data Flow Diagram (DFD).
Gambar 4. Diagram Overview Level 0 1.P
PENGOLAHAN DATA KATEGORI
PEMBAYARAN
ADMIN BAU PEMBAYARAN
Dt. Kategori Pembayaran ADMIN BAAK 4.P PENGOLAHAN DATA MATA KULIAH MAHASISWA Dt. Mahasiswa 5.P PENGOLAHAN DATA MAHASISWA
Dt. Mata Kuliah Dt. Mata Kuliah MATA_KULIAH
7.P PENGOLAHAN DATA KRS DAN DNS KRS_DNS 10.P DATA INFORMASI TERBARU - Informasi pengurusan KRS dan PKRS
- Dt. Informasi DNS
- Dt. Mahasiswa yang mengontrak KP / PKL - Dt. Mahasiswa yang mengontrak TA/ KTI - Dt Mahasiswa yang mengontrak KKN - Dt. Mahasiswa yang belum melakukan KRS - Dt. Mahasiswa yang belum mengembalikan KRS.
- Informasi pengurusan KRS dan PKRS - Informasi DNS
- Dt. Mahasiswa yang mengontrak KP / PKL - Dt. Mahasiswa yang mengontrak TA/ KTI - Dt Mahasiswa yang mengontrak KKN - Dt. Mahasiswa yang belum melakukan KRS - Dt. Mahasiswa yang belum mengembalikan KRS - Informasi Pembayaran fixed cost dan variable cost
- Informasi pembayaran praktikum - Informasi pembayaran KP / PKL - Informasi pembayaranTA/ KTI - Informasi pembayaran KKN - Informasi pembayaran Wisuda - Informasi mahasiswa yang telah membayar - Informasi Pembayaran fixed cost dan
variable cost
- Informasi pembayaran praktikum - Informasi pembayaran KP / PKL - Informasi pembayaranTA/ KTI - Informasi pembayaran KKN - Informasi pembayaran Wisuda - Informasi mahasiswa yang telah membayar
11.P DATA INFORMASI SMS Mahasiswa Info_Terbaru Informasi Terbaru Informasi Terbaru
- Informasi Pembayaran fixed cost
dan variable cost
- Informasi pembayaran praktikum - Informasi pembayaran KP / PKL - Informasi pembayaranTA / KTI - Informasi pembayaran KKN - Informasi pembayaran wisuda
Info_SMS Dt. Informasi SMS
Dt. Informasi SMS - Informasi batas waktu
pengurusan KRS dan PKRS
- Req. Info batas waktu pengurusan KRS dan PKRS - Req. Info Pembayaran fixed cost
dan variable cost
- Req. Infopembayaran praktikum - Req. Info pembayaran KP / PKL - Req. Info pembayaranTA/ KTI - Req. Info pembayaran KKN - Req. Info pembayaran Wisuda
- Info batas waktu pengurusan KRS dan PKRS - Info Pembayaran fixed cost dan variable cost
- Info pembayaran praktikum - Info pembayaran KP / PKL - Info pembayaranTA/ KTI - Info pembayaran KKN - Info pembayaran Wisuda
Dt. Mata Kuliah Dt. Mahasiswa Dt. Kategori Pembayaran 2.P PENGOLAHAN DATA FAKULTAS 3.P PENGOLAHAN DATA PROGRAM STUDI Dt. Mahasiswa PRODI FAKULTAS Dt. Prodi Dt. Prodi Dt. Prodi Dt. Fakultas Dt. Fakultas Dt. Fakultas Dt. Prodi Dt. Mahasiswa Dt. KRS, Dt. DNS 6.P PENGOLAHAN DATA MAHASISWA MEMBAYAR MHS_BAYAR Dt. Mahasiswa Membayar Dt. Mahasiswa Membayar 8.P VALIDASI DATA MAHASISWA YANG TELAH MELAKUKAN PENGURUSAN KRS Dt. Validasi Mahasiswa Pengurusan KRS
9.P VALIDASI DATA MAHASISWA YANG TELAH MELAKUKAN PENGEMBALIAN KRS Dt. Validasi Mahasiswa Pengembalian KRS
VALIDASI_MHS_ PENGURUSAN_ KRS VALIDASI_MHS_ PENGEMBALIAN_ KRS Dt. Validasi Mahasiswa Pengembalian KRS Dt. Validasi Mahasiswa Pengurusan KRS
Dt. Mahasiswa
Dt. Mahasiswa Dt. KRS
- Informasi pengurusan KRS dan PKRS - Informasi Pembayaran fixed cost dan variable cost
- Informasi pembayaran praktikum - Informasi pembayaran KP / PKL - Informasi pembayaranTA/ KTI - Informasi pembayaran KKN - Informasi pembayaran Wisuda - Informasi mahasiswa yang telah membayar - Informasi mahasiswa yang belum melakukan KRS - Informasi mahasiswa yang belum mengembalikan KRS
Dt. Validasi Mahasiswa Pengembalian KRS Dt. Validasi Mahasiswa Pengurusan KRS Dt. Mahasiswa Dt. Mahasiswa Membayar Dt. Mahasiswa Membayar Dt. Mahasiswa Membayar Dt. Kategori Pembayaran Dt. KRS Dt. DNS
Dt. Validasi Mahasiswa Pengurusan KRS -Dt. KRS
*KODPS *NOMHS NMMHS TPLHR TGLHR ALMHS TLMHS KDJEK MAHASISWA *KODPS *KDKMK NAKMK SKSMK TKTMK *THSMS **KODPS **NOMHS **KDKMK NLAKH *KODPS **KD_FAKULTAS KDJEN NAMA_PRODI NAMA_KETUA *KD_FAKULTAS NAMA_FAKULTAS *THSMS *KODPS *NOMHS **JNBPK STMHS BESKS KDTTP JMTTP HRTTP TOTTP JBTTP KETTP *ID_V_URUS **THSMHS **NOMHS **KODPS KET *ID_V_KEMBALI **ID_V_URUS JUMLAH KET *ID_INFO_TERBARU **NOMHS **KODPS **ID_V_URUS **ID_V_KEMBALI JUDUL ISI TANGGAL ID_INFO_SMS ID_INFO_TERBARU FORMAT ISI_PESAN *JNBPK NMBIAYA HARGA MHS_BAYAR PEMBAYARAN VALIDASI_MHS_ PENGURUSAN_KRS VALIDASI_MHS_ PENGEMBALIAN_KRS Number (1) Text (50) FAKULTAS Number (3) Number (1) Text (1) Text (50) Text (50) PRODI Number (3) Number (11) Text (50) Number (1) Number (1) MATA_KULIAH Number (5) Number (3) Number (8) Number (11) Text (1) KRS_DNS Number (3) Number (8) Text (50) Text (20) Date Varchar (50) Number (12) Text (1) Number (2) Text (20) Number (7) Number (5) Number (3) Number (8) Number (2) Text (1) Number (2) Number (2) Number (7) Number (7) Number (7) Number (7) Text (5) Text (14) Number (8) Number (3) Text (10) Text (13) Text (50) Text (3600) Date INFO_TERBARU Text (15) Text (14) Number (8) Text (160) INFO_SMS 1 M 1 M 1 M 1 M 1 1 1 M 1 M 1 M 1 1 M 1 M 1 M 1 M 1 M M M M 1 M 1 Text (10) Number (5) Number (8) Number (3) Text (20) Text (13) Text (10) Number (4) Text (20) M
d) Relasi Antar Tabel
Gambar 5. Relasi antar Tabel
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Gambar 6 merupakan tampilan antarmuka Sistem Informasi Kemahasiswaan untuk melihat informasi nilaiper semester, daftar mahasiswa yang mengontrak TA/KP/KKN, melihat pembayaran SPP serta informasi yang berhubungan dengan pendaftaran ulang. Gambar 7 merupakan antamuka admin yang berfungsi untuk menambah atau menghapus data fakultas, program studi, matakuliah, mahasiswa, KRS dan DNS.
Gambar 8 tampilan Data Mahasiswa. Gambar 9tampilan untuk menvalidasi KRS. Gambar 10 tampilan antarmuka Implementasi Pembayaran mahasiswa. Gambar 11 menunjukan informasi SMS ke mahasiswa.
Gambar 6. Antarmuka Mahasiswa
Gambar 9. Validasi Pengurusan KRS
Gambar 10.Implementasi Pembayaran Mahasiswa
4. PENUTUP
Sistem informasi ini dapat memudahkan mahasiswa untuk mendapatkan informasi KRS, DNS, daftar mahasiswa mengontrak TA/KP/KKN dan pembayaran SPP karena mahasiswa dapat langsung melihat dalam website ataupun merequest informasi melaui SMS sesuai format yang telah
ditentukan. Mahasiswa mendapat SMS peringatan dari admin apabila telah melakukan pengurusan KRS tetapi belum melakukan pengembalian KRS di BAAK. Sistem informasi ini juga menyediakan
layanan SMS broadcast untuk memudahkan admin memberikan informasi kepada mahasiswa. Saran
untuk pengembangan sistem informasi perlu ditambahkan pengurusan kartu rencana studi (KRS) secara online.
5. DAFTAR PUSTAKA
Awan P. Basuki, 2016, Membangun Aplikasi SMS Gateway Berbasis Web Dengan Codeigniter dan Bootstrap, Informatika, Bandung.
Hakim Lukmanul, 2004, 2004, Pengertian Website dan unsur-unsurnya, Andi, Yogyakarta
Raharjo, B., 2011, Belajar Otodidak Membuat Database Menggunakan MySQL,
Informatika, Bandung.
