1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK RI), sebagaimana diamanatkan dalam UU No. 15 Tahun 2006, bertugas untuk memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab keuangan negara. Perlunya dilakukan pemeriksaan pada akhirnya adalah untuk menuju pengelolaan keuangan negara yang tertib, taat pada peraturan perundang-undangan, efisien, efektif, dan transparan dengan memperhatikan rasa keadilan dan kepatuhan [1]. Pemeriksaan mencakup suatu proses evaluasi mengenai bagaimana suatu entitas pemerintahan mengelola keuangan negara. Evaluasi ini dilakukan secara independen dan hasilnya disampaikan kepada pihak-pihak yang berwenang dalam bentuk Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) [2]. Dalam setiap pemeriksaan, hasil pemeriksaan merupakan hal yang penting yang harus dijamin kredibilitasnya. Hal ini dikarenakan hasil pemeriksaan merupakan acuan yang akan digunakan oleh para pejabat entitas dan pengguna hasil pemeriksaan lainnya dalam mengambil keputusan. Selain itu, kredibilitas hasil pemeriksaan juga merupakan hal yang diharapkan oleh publik [3]. Hasil pemeriksaan bisa menjadi awal mula perbaikan dalam pengelolaan keuangan negara. Sebagai contoh, dalam hal pemeriksaan keuangan, LHP BPK RI akan digunakan oleh entitas pemerintah dalam melakukan koreksi dan penyesuaian yang diperlukan atas laporan keuangan yang diterbitkan. Sedangkan pada pemeriksaan kinerja, LHP salah satunya akan memuat rekomendasi. Penyampaian rekomendasi ini dimaksudkan agar menjadi bahan perbaikan bagi entitas pemerintah sehingga diharapkan mampu menyelenggarakan kegiatan secara ekonomis dan efisien serta memenuhi sasaran secara efektif [2].
Hasil pemeriksaan yang bermutu dan dapat diandalkan yang dideskripsikan dalam suatu bentuk laporan merupakan hasil dari setiap tahap dalam pemeriksaan yang berlangsung baik yang salah satunya adalah tahap pelaporan hasil pemeriksaan itu sendiri. Pelaporan hasil pemeriksaan terdiri dari beberapa tahap
2
yang dimulai dengan penyusunan konsep LHP (LHP belum final) berdasarkan temuan pemeriksaan TP di lapangan dan diakhiri dengan penyampaian LHP kepada lembaga perwakilan dan pemilik kepentingan [4]. Di BPK RI, pelaporan hasil pemeriksaan masih dilakukan secara konvensional yang memunculkan permasalahan diantaranya terkait kolaborasi dan dokumentasi berbagai versi laporan. Permasalahan terkait kolaborasi terjadi ketika personil yang terlibat dalam penyelesaian laporan tidak berada pada satu tempat untuk menyelesaikan LHP. Penyelesaian LHP dilakukan secara kolaboratif ketika pemeriksaan lapangan sudah selesai dilaksanakan. Mengingat beban pekerjaan pemeriksa dan pe-review terkadang sangat padat, sangat mungkin penyelesaian LHP dilakukan ketika satu atau beberapa personil yang terlibat dalam penyelesaian laporan sudah melaksanakan tugas lainnya. Hal ini berarti dalam menyelesaikan LHP belum tentu seluruh personil berada pada satu tempat. Dengan mekanisme penyusunan
laporan yang masih konvensional, yaitu menggunakan aplikasi office offline yang
belum diarahkan untuk penulisan kolaboratif, maka akan memunculkan ketidakpraktisan dan hambatan dalam menyelesaikan LHP secara bersama-sama. Sedangkan permasalahan terkait dokumentasi terjadi karena adanya berbagai versi laporan yang seharusnya didokumentasikan dengan tertib. Untuk mendapatkan
LHP final, diperlukan beberapa tahapan review atas konsep LHP. Tahapan review
ini akan terkait dengan versi laporan. Di BPK RI, minimal terdapat dua tahapan review, yaitu review oleh pengendali teknis dan review oleh penanggung jawab sehingga paling tidak akan memunculkan tiga versi laporan yaitu konsep LHP
sebelum di-review, konsep LHP hasil review pengendali teknis, dan konsep LHP
hasil review penanggung jawab. Adanya beberapa versi laporan ini menimbulkan
ketidakpraktisan dalam mendokumentasikannya. Dengan pelaporan hasil pemeriksaan yang masih dilakukan secara konvensional maka masing-masing versi laporan harus didokumentasikan secara manual dan hal ini terkadang tidak dilakukan dengan tertib. Masalah yang biasa terjadi adalah pemeriksa mengalami kebingungan atas versi terakhir dari dokumen serta hilangnya beberapa riwayat revisi. Dokumentasi versi laporan penting untuk dilakukan karena dokumentasi yang baik atas berbagai versi laporan merupakan salah satu upaya untuk
3
melindungi pihak-pihak yang terkait dengan pelaporan hasil pemeriksaan. Dengan adanya dokumentasi yang baik, apabila terjadi perubahan esensi hasil pemeriksaan maka akan dapat ditelusur pada tahap mana perubahan itu terjadi. Dokumentasi yang baik atas versi-versi laporan pada masing-masing tahap juga dapat dijadikan alat kendali internal untuk menuju ketertiban dan transparansi proses pelaporan.
Selain permasalahan terkait kolaborasi dan dokumentasi, masih terdapat permasalahan-permasalahan di dalam proses pelaporan hasil pemeriksaan di BPK RI. Pada tahap penyusunan temuan pemeriksaan, tim pemeriksa harus secara manual menggabungkan konsep-konsep temuan menjadi satu sebelum
dikomunikasikan dengan entitas terperiksa. Pada tahap-tahap review, proses
review atas konsep LHP masih belum sepenuhnya dilakukan secara paperless.
Selama ini proses review masih cenderung dilakukan dengan memberikan hasil
cetak konsep LHP kepada pe-review walaupun terkadang juga dilakukan dengan
hanya memberikan salinan dokumen elektronik. BPK RI memang belum
menerapkan konsep paperless dalam menjalankan proses bisnisnya. Akan tetapi,
sebelum dicapai LHP final, terdapat beberapa tahapan review sehingga apabila
pada masing-masing tahapan review disertai dengan mencetak konsep LHP maka
akan terjadi pemborosan yang cukup besar. Masalah lain yang timbul karena pengelolaan yang masih konvensional adalah susahnya memantau perkembangan penyelesaian laporan. Pemantauan ini dilakukan sebagai upaya untuk menjaga agar penyelesaian laporan dapat dilakukan tepat waktu. Hal ini berkaitan dengan kewajiban BPK RI untuk memenuhi tenggat penyampaian LHP.
Berbagai permasalahan yang muncul dalam pelaporan hasil pemeriksaan perlu diatasi. Pada intinya permasalahan terkait kolaborasi, ketidakpraktisan
dalam menggabungkan konsep-konsep temuan menjadi satu, dan review yang
belum sepenuhnya paperless, dapat diatasi dengan adanya sistem di BPK RI yang
memungkinkan untuk melakukan penulisan laporan kolaboratif secara online.
Sedangkan permasalahan-permasalahan seperti ketidakpraktisan dalam
4
dapat diatasi dengan adanya suatu sistem untuk memanajemen dokumen-dokumen laporan tersebut.
Dalam hal penulisan kolaboratif atas satu dokumen secara online, telah
banyak inovasi teknologi yang memungkinkan untuk melakukan hal tersebut yang di antaranya adalah Google Docs dan Office Online. Google Docs adalah sebuah office suite berbasis web yang ditawarkan oleh Google secara gratis. Dengan Google Docs, beberapa pengguna dimungkinkan untuk berkolaborasi dalam
membuat dan mengedit dokumen secara online [5]. Sedangkan Office Online
adalah sebuah office suite online yang ditawarkan oleh Microsoft. Office Online
juga memungkinkan penggunanya untuk membuat dan mengedit berkas dengan menggunakan aplikasi Microsoft Office yang ringan dan merupakan versi
berbasis web browser [6]. Kedua office suite tersebut menggunakan media
penyimpanan publik yang berada pada sistem cloud masing-masing. Selain
penggunaan office suite pada suatu sistem cloud, dalam memenuhi kebutuhan
untuk membuat dan mengedit dokumen teks via web, terdapat beberapa doc editor
yang dapat ditanamkan pada suatu sistem web privat, yang diantaranya adalah GemBox, Aceoffix, dan TX Text Control [7][8][9]. Selain itu, penggunaan Microsoft SharePoint yang diintegrasikan dengan Office Web Apps juga memberikan peluang bagi organisasi untuk membangun suatu sistem privat
berbasis web dengan fitur editor baik untuk dokumen teks maupun spreadsheet
[10].
Sedangkan dalam hal memanajemen laporan, berbagai kajian dan penerapan
Sistem Informasi (SI) di bidang Report Management System (RMS) telah banyak
dilakukan dan diantaranya menunjukkan bahwa sistem telah mampu memberikan solusi atas permasalahan yang dihadapi dan meningkatkan efisiensi kerja [11]. Namun pada kasus pelaporan hasil pemeriksaan di BPK RI, fungsi manajemen yang ditekankan adalah pada manajemen dokumen yang berupa laporan. Bukan pada manajemen untuk menghasilkan laporan secara otomatis oleh sistem. LHP di BPK RI tetap harus ditulis secara langsung oleh pemeriksanya, bukan hasil dari generalisasi sistem. Oleh karena itu, sebenarnya sistem yang dibutuhkan adalah
5
sistem manajemen laporan (RMS). Kajian dan pengembangan DMS telah banyak dilakukan dan di antaranya menunjukkan bahwa sistem yang dikembangkan mampu mengelola penyimpanan dokumen dengan baik, mengatur akses secara aman, dan berhasil diimplementasikan [12] [13].
Dengan melihat kajian yang menunjukkan suksesnya penerapan sistem manajemen dokumen serta inovasi teknologi yang memungkinkan dilakukannya
penulisan kolaboratif secara online, maka memunculkan peluang penelitian
dengan menggabungkan keduanya dalam merancang suatu SI online untuk
keperluan penyusunan LHP secara kolaboratif di BPK RI. 1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang terkait pelaporan hasil pemeriksaan di BPK RI, dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Proses pelaporan hasil pemeriksaan di BPK RI masih terkendala kolaborasi
jarak jauh dan pendokumentasian riwayat revisi.
2. Belum adanya wadah privat bagi pemeriksa BPK RI untuk mendukung
kolaborasi jarak jauh menyebabkan penyelesaian LHP menjadi terhambat.
3. Banyaknya tahapan revisi atas dokumen menyebabkan ketidaktertiban dalam
dokumentasi, kebingungan atas versi terakhir dari dokumen, dan hilangnya riwayat revisi.
1.3. Keaslian Penelitian
Penelitian atas pengembangan sistem kolaboratif dan DMS telah banyak dilakukan di berbagai bidang. Beberapa penelitian tersebut diantaranya dilakukan oleh Tarazi dan Akre [14] yang membahas dan menilai kesuksesan implementasi sistem kolaboratif di salah satu institusi akademik ternama di Uni Emirat Arab. Sistem kolaboratif diimplementasikan dengan menggunakan teknologi Microsoft SharePoint, Blogs, dan Wikis. Sistem ini berjalan sukses dan mampu digunakan sebagai wadah untuk berbagi informasi dan materi perkuliahan serta untuk menggelar pengajaran secara elektronik.
Khan, dkk [15] meneliti kegunaan ThinkFree Doc sebagai alat untuk menulis kolaboratifvia web dengan menggunakan lima kriteria yaitu efektivitas,
6
efisiensi, kepuasan, learnability, dan utility. Hasil penelitian menunjukkan bahwa
ThinkFree Doc dapat digunakan untuk menulis kolaboratif via web dan memiliki tampilan yang baik. Akan tetapi, respon sistem dianggap sangat lambat.
Shen dan Zhou [16] melakukan penelitian untuk mengembangkan suatu kontrol konkurensi yang fleksibel pada suatu sistem kolaboratif. Penelitian ini menggunakan StarOffice untuk menguji kontrol konkurensi yang diusulkan. Shen dan Zhou menemukan bahwa mekanisme kontrol baru dapat dengan mudah ditambahkan ke sistem tanpa menyentuh kode mekanisme kontrol konkurensi yang ada. Shen dan Zhou juga menemukan bahwa beberapa API yang penting tidak tersedia pada StarOffice.
Xu, dkk [11] yang merancang dan merealisasikan suatu sistem manajemen
dan pelaporan proyek berbasis mixed-architecture. Sistem ini diperlukan untuk
mengurangi human error dan mempercepat proses pelaporan. Implementasi yang
dilakukan selama dua tahun menunjukkan bahwa sistem bekerja stabil dan berperan penting dalam menurunkan beban kerja karyawan dan meningkatkan efisiensi kerja.
Ai-hong dan Hai-yan [12] mengembangkan suatu model manajemen atas dokumen-dokumen dengan tingkat kebutuhan pengamanan yang berbeda-beda. Dokumen dibedakan menjadi tiga, yaitu: dokumen tidak rahasia, dokumen rahasia, dan dokumen sangat rahasia. Mekanisme penatausahaan akan menyesuaikan klasifikasi tiap-tiap dokumen. Sistem manajemen dokumen ini telah diuji dan sukses diaplikasikan di lingkungan militer.
Xin dan Mingping [13] merancang suatu model untuk arsitektur manajemen
dokumen berdasarkan kebijakan kontrol akses gabungan antara Discretionary
Access Control (DAC) dan Role-Based Access Control (RBAC). Penggabungan dua konsep kontrol akses tersebut dilakukan untuk menyeimbangkan kebutuhan akan keamanan dan fleksibilitas.
Dari beberapa penelitian yang telah dilakukan sebelumnya, memunculkan
suatu pemikiran untuk melakukan penelitian terhadap pengembangan SI online
berbasis web di BPK RI yang dapat digunakan untuk menyusun LHP secara kolaboratif sehingga mampu mengatasi permasalahan terkait kolaborasi jarak jauh
7
dan permasalahan dokumentasi. Pengembangan SI dalam penelitian ini akan
memanfaatkan tools/library yang mendukung penggubahan dokumen office,
berupa dokumen teks, berbasis web. Sedangkan untuk mengatur akses atas
dokumen, akan digunakan penggabungan konsep Mandatory Access Control
(MAC) dan RBAC. Hal ini disesuaikan dengan karakter pemeriksaan di BPK RI yang berdasarkan mandat penugasan dengan penerbitan surat tugas serta adanya jenjang-jenjang peran yang berbeda-beda di dalam pemeriksaan. Sepanjang penelusuran yang telah dilakukan, penelitian sejenis untuk sistem pelaporan belum pernah dilakukan di BPK RI.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan prototipe sistem
informasi online di BPK RI yang dapat digunakan untuk menyusun LHP secara
kolaboratif dan mampu menatausahakan dokumen pelaporan secara otomatis. 1.5. Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Penelitian hanya terfokus pada pengembangan sistem pelaporan pada
pemeriksaan atas laporan keuangan.
2. Penelitian hanya terfokus pada fungsionalitas sistem.
1.6. Manfaat Penelitian
Sistem hasil dari penelitian ini diharapkan dapat digunakan untuk mendukung proses pelaporan hasil pemeriksaan di BPK RI sehingga memudahkan penyelesaian laporan secara kolaboratif serta memudahkan penatausahaan dokumen laporan.
