BAB II
PERUSAHAAN PROFIL / INSTITUSI
A. Sejarah Ringkas Perusahaan / Instansi
Dinas Informasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemko Medan merupakan instansi yang baru dibentuk penngabungan dari kantor informasi komunikasi kota Medan dan kantor Pengolahan Data Elektronik Pemko Medan. Tugas utamanya adalah melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah dalam bidang Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektonik.
Menindak lanjuti Instruksi Menteri dalam negeri Republik Indonesia No.5 Tahun 1992 perihal Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik di seluruh Indonesia diterbitkan Surat keputusan Walikotamadya KDH Tk. II Medan No.061/1253/SK/1992 tanggal 20 Juli1992 tentang pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Kota Medan. Kemudian dalam perkembangannya diterbitkan pula Perda Kodati II Medan No. 17 Tahun 1996 Tanggal 15 Februari 1996 tentang pembentukan susunan organisasi dan tata kerja kantor Pengolahan Data Elektronik Kotamadya Daerah Tk. II Medan yang ditindak lanjuti dengan surat keputusan Walikotamadya KDH Tk. II Medan No. 1883. 342/4005/SK/1996 tanggal 14 Oktober 1996 tentang pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Kodati II Medan yang sekaligus mencabut dan mengganti SK No. 061/1254/SK/1991.
Berdasarkan keputusan Presiden RI No. 50 Tahun 2000 tanggal 07 April 2000 tentang Tim koordinasi Telematika Indonesia dan surat menteri Pendayagunaan Aparatur Negara R.I. No. 141/M.PAN/4/2000 tanggal 20 April 2000 perihal tim Koordinasi Telematika Indonesia telah dinyatakan banwa kantor PDE Propinsi dan Kantor PDE Kabupaten/Kota adalah perpenjangan Tim Koordinasi Telematika Indonesia di daerah dan harus diberdayakan. Selanjutnya dalam rreorganisasi kelembagaan Kota Medan dalam pelaksanaan otonomi daerah sesuai dengan UU No. 22 Tahun 1999 dibentuk kembali Kantor Pengolahan Data Elektronik kota Medan dengan berdasarkan kepada Perda Kota Medan No. 5 tahun 2001 tanggal 26 Juni 2001 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja lembaga teknis di lingkkungan Pemerintahan dan Surat Keputusan Walikota Medan No. 05 Tahun 2001 tentang Pembentukan organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis di lingkungan Pemerintahan Kota Medan.
Seperti halnya Kantor Informasi dan Komunikasi Kota Medan sebelumnya adalah lembaga instansi vertikal yaitu eks Departemen Penerangan Kota Medan. Seperti dimaklumi pada saat Presiden RI Abdurrahman Wahid mengumumkan susunan kabinet persatuan pada tanggal 26 Oktober 1999 maka Departemen Penerangan RI dilikuidasi. Sejalan dengan pelaksanaan otonomi daerah melalui UU No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dibentuk lembaga yang mengakomodir eks Depertemen di daerah, seperti halnya pembentukan Kantor Informasi dan Komunikasi Kota Medan melalui Perda Kota Medan No. 05 Tahun 2001 tentang pembentukan organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis di lingkungan Pemerintah Kota Medan. Hingga terakhir dilakukan penggabungan kantor Informasi dan Komunikasi Kota Medan dengan Kantor Pengolahan Data
Elektronik Kota Medan menjadi Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Kota Medan berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No. 35 Tahun 2002.
B. JENIS USAHA/KEGIATAN
Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemko Medan adalah unsur pelaksana Pemerintah Kota Medan dalam bidang informasi, komunikasi dan pengolahan data elektronik yang dipimpin oleh Seorang Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah.
Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemko Medan mempunyai tugas membantu Kepala Daerah dalam penyelenggaraan urusan rumah tangga daerah dalam bidang informasi, komunikasi dan pengolahan data elektronik serta melaksanakan tugas pembantuan sesuai dengan bidang dan tugasnya.
Dinas informasi dan komunikasi bergerak dibidang pelayanan sistem Informasi dan Komunikasi pemerintah dan masyarakat, mengabdi pada masyarakat dengan cara melakukan pemantauan, registrasi, apresiasi terhadap lembaga pemerintah dan masyarakat di bidang informasi dan komunikasi.
C. STRUKTUR ORGANISASI
Pembuatan struktur organisasi dalam suatu perusahaan mutlak harus dilakukan oleh pimpinan perusahaan agar aktivitas personil perusahaan tidak tumpang tindih. Struktur organisasi yang telah dibuat akan membantu memberikan pengertian yang jelas bagaimana pembagian tugas yang ada dalam
perusahaan itu dan setiap pekerja mengetahui darimana sumber perintah kerja dan kepada siapa dia bertanggung jawab.
Dengan adanya struktur organisasi diharapkan tercapainya suatu koordinasi yang efektif diantara unit-unit maupun bagian-bagian dalam organisasi sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai. Oleh sebab itu struktur yang digunakan harus disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan suatu organisasi agar penggunaan sumber daya yang ada dapat optimal.
Struktur organisasi dinas informasi dan komunikasi pemerintahan kota medan merupakan stuktur organisasi fungsional, yang mencerminkan tanggung jawab yang vertical. Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin, mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.
Jadi pengertian struktur organisasi adalah suatu urutan orang – orang untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab serta kewajiban yang dibebankan untuk mencapai tujuan yang diinginkan bersama. Berikut adalah susunan struktur organisasi Dinas Informasi Komunikasi Dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan.
Adapun Struktur Organisasi Dinas Informasi Komunikasi Dan Pengolahan Data Elektronik PEMKO Medan dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan
KEPALA DINAS Kelompok Jabatan Fungsional KA. BAG.TU Sub.Bag.U mum Sub.Bag.Ke uangan Sub.Bag. Kasubdis Data dan Seksi Data Seksi Seksi Evaluasi D Subdis Infokom Seksi Infokom T Seksi Info Seksi Infokom Pameran & Media Luar Subdis Infokom Media Cetak, Radio/TV dan Seksi Media Cetak Seksi Radio/TV Seksi Perfilman Subdis Manajemen Seksi perencana an dan pengemb angan Seksi Penataan dan Perawatan Subdis Pendayagunaa n Sinfokokom Subdis Pembinaan D Subdis Pembinaan dan
D. Job Discription
Job Discription Dinas Informasi Komunikasi Dan Pengolahan Data Elektronik Pemko Medan adalah sebagai berikut :
a. Kepala
Kepala adalah pimpinan dalam suatu perusahaan dalam mengambil keputusan dan penaggung jawab utama atas jalannya dan tercapainya tujuan organisasi dan mengkoordinasikan para kepala bagian organisasi agar tercapai pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah, terkendali dan terpadu.
Adapun uraian tugasnya adalah :
a. Memimpin dan mengendalikan seluruh operasi organisasi.
b. Menetapkan kebijaksanaan dari rencana-rencana organisasi dan mengambil keputusan dalam memimpin organisasi.
c. Bertanggung jawab terhadap urusan yang ada hhubungannya dengan kegiatan organisasi.
d. Mengkoordinir dan mengawasi segala pelaksanaan operasional organisasi.
b. Kepala Bagian Tata Usaha
Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas di bidang ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan umumlainnya.
Untuk melaksanakan tugasnya bagian Tata Usaha mempunyai fungsi :
a. Melaksanakan pengelolaan surat urusan surat menyurat dan kearsipan.
b. Mengelola urusan administrasi kepegawaian.
c. Mengelola urusan keuangan dan perbendaharaan serta penyusunan laporan keuangan dinas.
d. Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan umum lainnya.
e. Melaksanakan tuga-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
Bagian tata usaha terdiri dari :
1. Sub Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan surat-menyurat, kearsipan, administrasi kepegawaian dan urusan umum lainnya.
2. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola administrasi keuangan .
3. Sub Bagian Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan di bidang perlengkapan kerumahtanggaan dan pengadaan barang.
Setiap sub bagian dipimpin oleh seorang kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepala bagian Tata Usaha.
c. Sub Dinas Data dan Program
Sub Dinas Data dan Program dipimpin oleh seorang kepala sub dinas yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah Kepala Dinas. Sub Dinas Data dan Program mempunyai tugas dinas di bidang di bidang pengelolaan data, penyusunan program, evaluasi dan pelaporan.
Yang dalammelaksanakan tugasnya Sub Dinas Data dan Program mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Menyelenggarakan penyusunan program dinas. 2. Membuat, menyusun database sistem informasi. 3. Menyelenggarakan perawatan dan pengamanan data.
4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
5. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan dinas. Sub Dinas Data dan Program terdiri dari :
1. Seksi Data yang mempunyai tugas menyelenggarakan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, perawatan dan pengamanan data serta membuat, membangun database sistem informasi.
2. Seksi Program mempunyai tugas menyusun program kerja dinas.
3. Sub Evaluasi dan Pelaporan Perlengkapan mempunyai tugas memantau, mengevaluasi, dan menyusun laporan kerja dinas.
Setiap seksi dipimpin seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala Sub Dinas Data dan Program.
d. Sub Dinas Informasi Komunikasi Sosial
Sub DinasInformasi dan Komunikasi Social mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas di bidang Informasi dan komunikasi social yang meliputi komunikasi tatap muka, pelayanan, informasi keliling, pemberdayaan kelompok komunikasi social, pelaksanaan pameran dan pemamfaatan media luar ruang.
Untuk melaksanakan tugasnya, Sub Dinas Informasi dan Komunikasi mempunyai fungsi :
a. Mengumpulkan dan mengolah bahan perumusan kebijaksanaan teknis di bidang pelayanan informasi dan komunikasi sosial.
b. Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi dan komunikasi melalui media tatap muka, informasi mobil, pameran dan media luar ruang. c. Melaksanakan pemberdayaan informasi masyarakat, kelompok
komunikasi social dalam pembangunan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
Sub Dinas Informasi Komunikasi Sosial terdiri dari :
Seksi Informasi dan Komunikasi Tatap Muka mempunyai tugas melaksanakan pelayanan informasi dan komunikasi melalui ceramah, diskusi, dialog interaktif, dan kegiatan tata muka lainnya serta memberdayakan kelompok komunikasi social.
1. Seksi Informasi Mobil mempunyai tugas melaksanakan pelayanan informasi komunikasi meliputi pemutaran film, siaran keliling dan kegiatan lainnya melalui mobil unit.
2. Seksi Informasi dan Komunikasi Pameran dan Media Luar Ruang mempumyai tugas melaksanakan kegiatan pameran, publikasi, photo ekshibisi, spanduk, baliho, dan kagiatan media luarruang lainnya serta mengawasi dan memberikan pelayanan penyelenggarakan pameran.
e. Sub Dinas Informasi dan Komunikasi Media Cetak, Radio/TV dan Film
Sub Dinas Informasi dan Komunikasi media Cetak, Radio/TV dan film mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pelayanan informasi dan komunikasi kepada masyarakat melalui media cetak, radio / televisi dan film sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Untuk melaksanakan tugasnya, Sub Dinas Informasi dan Komunikasi Media Cetak, Radio / TV dan Film mempunyai fungsi :
1. Merumuskan kebijaksanaan teknis di bidang informasi dan komunikasi melalui media cetak, radio / televisi dan film. 2. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan informasi dan
komunikasi melalui media cetak, radio / televisi dan film. 3. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan peredaran film
dan rekaman video komersil.
4. Melaksanakan kegiatan pelayanan pembinaan dan pengawasan media cetak, radio / televisi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Meningkatkan kerjasama pelayanan informasi melalui media cetak, radio / televisi dan film sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
Sub Dinas Informasi dan Komunikasi media Cetak, Radio/TV dan Film terdiri dari :
1. Seksi Informasi dan Komunikasi Media Cetak mempunyai tugas melaksanakan pelayanan informasi dan komunikasi melalui kegiatan penerbitan, pers, grafika sertamelaksanakan pemantauan registrasi,apresiasi jasa jurnalistik, ajukasi, fasilitasi dan advokasi pers.
2. Seksi Informasi dan Komunikasi Radio/Televisi mempunyai tugas melaksanakan pelayanan informasi komunikasi melalui siaran radio dan televisi.
3. Seksi Perfilman mempunyai tugas melaksanakan informasi melaui perfilman, melaksanakan pembinaan dan penertiban di bidang perfilman serta mempersiapkan Surat Pemberitahuan Tagihan Retribusi Daerah (SPTRD), Surat Ketetapan Retribusi Daerah (SKRD) dan Kartu Data Wajib Reribusi.
f. Sub Dinas Manajemen Sistem Informasi Dan Komunikasi
Sub Dinas Sistem Informasi dan Komunikasi mempunyai tugas melaksanakan penataan sistem informasi yang meliputi pengumpulan,
Untuk melaksanakan tugasnya, sub dinas Manajemen Sistem Informasi dan Komunikasi mempunyai fungsi :
a. Mengumpulkan dan mengolah data secara elektronik.
b. Merencanakan pembangunan/pengembangan sistem informasi. c. Menata perangkat keras/lunak sisteminformasi.
d. Menata jaringan Lokal Area Network ( LAN) dan Wide Area Network (WAN).
e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang dibeerikan oleh kepala dinas sesuai dengan bidang tugasnya.
Sub Dinas Manajemen System Informasi Dan Komunikasi terdiri dari:
1. Seksi Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi dan Komunikasi mempunyai tugas menyusun rencana induk dan rencana pengembangan sistem informasi dan komunikasi.
2. Seksi Penataan dan Perawatan Sistem Informasi dan Komunikasi mempunyai tugas menata, merawat, dan memperbaiki perangkat keras dan lunak, menginventaris prasarana dan sarana sistem informasi dan komunikasi.
g. Sub Dinas Pendayagunaan Sistem Informasi Dan Komunikasi Sub Dinas Pendayagunaan Sistem Informasi dan Komunikasi mempunyai tugas menyelenggarakan bimbingan di bidang teknologi informasi, mengoperasikan dan mengendalikan sistem informasi dan komunikasi Website Kota Medan, menghimpun, menyusun danmemasukkan data, menggali potensi daerah serta membina hubungan kerjasama di bidang informasi dan komunikasi. Untuk melaksanakan tugasnya,
Sub Dinas Pendayagunaan Sistem Informasi dan Komunikasi mempunyai fungsi:
a. Memberdayakan dan mengendalikan data elektronik.
b. Memberdayakan dan mengendalikan perangkat keras/lunak sistem informasi.
c. Memberdayakan dan mengendalikan sistem jaringan computer Local Area Network (LAN) dan Wide Area Network (WAN).
d. Memberdayakan SDM (Sumber Daya Manusia) di bidang siatem informasi.
e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan bidang dan tugasnya.
Sub Dinas Pendayagunaan Sistem Informasi Dan Komunikasi terdiri dari: 1. Seksi Pembinaan dan Peningkatan Sumber Daya Manusia mempunyai tugas menyelenggarakan bimbingan sistem informasi dan komunikasi, menghimpun, menyusun dan memasukkan data elektronik, menginventarisir potensi daerah di bidang sistem informasi komunikasi. 2. Seksi Operasional dan Kerjasama Sistem Informasi dan Komunikasi
mempunyai tugas memberdayakan dan nmengendalikan dataelektronik, melaksanakan pengolahan data elektronik, pelayanan data pemerintah dan data masyarakat, mengoperasikan sistem informasi dan komunikasi serta melaksanakan kerjasama bidang sistem informasi dan komunikasi.
h. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai sebagian tugas Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga, dalamjenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan keahliannya.
E. KINERJA USAHA TERKINI
Sebagai lembaga pemerintah yang berada ditengah-tengah masyarakat yang berubah dengan cepat, maka pemenuhan tugas dan fungsi Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan juga dipengaruhi kondisi mayarakat yang melingkupi:
1. Kondisi masyarakat Medan Secara Umum
Kota medan meliputi wilayah dengan luas sekitar 26.510 hektar. Pada tahun 2001, Medan berpenduduk 2.068.400 jiwa. Peningkatan jumlah penduduk di Medan akan diperkirakan terus bertambah tidak saja karena pertumbuhan dari penduduk tetapi juga karena arus imigrasi yang berlangsung di daerah-daerah lain menuju medan. Hal yang terakhir oleh daya tarik Medan sebagai ibukota propinsi sebagai ibukota terbesar di Sumatra Utara.
Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemko Medan bertugas dan berfungsi memberikan informasi, mengkonsumsikan dan mampu menyediakan data yang akurat bagi Pemerintahan Kota Medan. Dinas Infokom dan Pengolahan Data Elektronik Pemko Medan mampu beradaptasi
terhadapperubaha yang terjadi dan masyarakat. Adaptasi ini berarti perlunya melakukan perubahan-perubahan internal Dinas Infokom dan Pengolahan Data Elektronik Kota Medan agar dapat menyelesaikan tugas dan fungsi pokoknya.
2. Kondisi Objektif Berkaitan dengan Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Infokom dan PDE (Pengolahan Data Elektronik).
Kondisi objektif berkenaan dengan tugas pokok dan fungsi pokok dan fungsi tidak lain meliputi struktur organisasi, kualitas, jumlah dan etos kerja aparatur, pola manajemen, dan cakupan wewenang Dinas Infokom dan PDE (Pengolahan Data Elektronik) Pemko Medan. Hal ini sekaligus merupakan kondisi-kondisi yang sangat berperan dalam menentukan berhasil tidaknya Dinas Informasi Komunikasi dan Pengolahan Data Elektronik Pemko Medan melaksanakan tugas pokok yang diembannya.
Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan memberdayakan dan mengendalikan sistem jaringan computer Local Area Network (LAN) dan Wide Area Network (WAN) memberdayakan SDM (Sumber Daya Manusia) di bidang siatem informasi melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan bidang tugasnya. Dinas Informasi Komunikasi Pemerintahan Kota Medan secara selektif melakukan penyaringan terhadap peredaran film, karena ini menyangkut perkembangan masyarakat Kota Medan khususnya.
F. RENCANA KEGIATAN PERUSAHAAN
1. Penyerbarluasan Informasi melalui media luar ruang Baliho. 2. Penyebarluasan Informasi melalui media luar ruang spanduk. 3. Program kerjasama informasi dengan media massa.
4. Pengadaan pakaian dinas beserta perlengkapannya. 5. Pengembangan komunikasi informasi dan media massa. 6. Pembangunan dan operasional TV informasi digital.
7. Penyediaan jasa kebersihan kantor seperti peralatan kebersihan dan bahan pembersih kantor.
8. Program peningkatan sarana dan prasarana aparatur seperti: a. Pengadaan komputer dan perlengkapannya.
b. Pemeliharaan rutin atau berkala kantor. c. Perawatan AC.
9. Pendidikan dan pelatihan formal (pelatihan computer)
10. Bimbingan teknis implementasi peraturan perundang undangan.
