25 BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 4.1 Analisis
4.1.1 Kondisi Perusahaan
Berdasarkan analisis yang dilakukan peneliti, sistem perekrutan karyawan yang sedang berjalan saat ini di PT.Tiga Manunggal Synthetic Industriessudah berjalan dengan baik, namun masih menggunakan sistem manual, yaitu Formulir Permintaan Ketenagakerjaan& Personalia harus menyeleksi lamaran yang masuk dikirim via pos atau internal karyawan sehingga terjadi penumpukkan berkas. Terjadinya penumpukkan berkas tersebut sangat menyulitkan Personalia saat pencarian data dalam seleksi pelamar berdasarkan surat lamaran yang masuk, karena Personalia harus mencari dan membuka tiap berkas lamaran yang masuk satu persatu untuk mencari pelamar yang sesuai dengan kriteria kebutuhan perusahaan. Personaliajuga harus mencetak dan mengkopi surat panggilan seleksi dan surat panggilan penempatan kerja tiap ada kegiatan penerimaan karyawan baru, dan dalam proses tersebut membutuhkan kertas yang tidak sedikit.
Personalia harus memeriksa hasil tes calon karyawan dengan mengoreksi satu per satu kertas tes karyawan yang telah mengikuti seleksi tes, dalam hal ini banyak waktu yang terbuang dengan hanya memeriksa hasil tes saja, karena sangat membutuhkan waktu yang lama dalam pengoreksian hasil tes, personalia pun masih harus menyekesi pelamar berdasarkan hasil tes tersebut sesuai dengan kriteria perusahaan. Pelamar pun harus berkali-kali datang ke perusahaan untuk memenuhi panggilan perusahaan dalam mengikuti tes tulis, wawancara dengan personalia dan wawancara dengan bagian yang membutuhkan karyawan.
1.1.2 Prosedur Perekrutan Karyawan PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries.
1. Departemen bagian membutuhkan karyawan baru diluar rencana mutasi atau promosi dari dalam, departemen yang membutuhkan mengisi FormulirPermintaanTenagakerjaan (Formulir Permintaan Tenagakerja)
2. Kebutuhan karyawan baru tersebut diberikan kepada pimpinan bagian personalia untuk di tandatangani, baik jumlah persyaratan jabatannya, maupun waktu dibutuhkannya.Apabila belum mendapat persetujuan dariPimpinanbagian personalia, maka kebutuhan Karyawan tersebut di tolak.
3. Apabila mendapat persetujuan pimpinan bagian personalia, bagian personalia menerima Formulir Permintaan Tenagakerjaan tersebut untuk diproses lebih lanjut berdasarkan form isian Persyaratan Jabatan dan Tugas Jabatan dari Departemen yang membutuhkan karyawan, bagianpersonaliabisa melakukan seleksi arsip lamaran kerja yang sudah masuk sebelumnya (Bank data pelamar). 4. Jika dalam Bank data tidak ada karyawan yang sesuai dengan permintaan bagian
personalia membuat lowongan kerja.
5. Pelamar dapat langsung mengirim surat lamaran kerja yang dapat dikirim langsung ke bagian personalia, bagian personalia menganalisis surat lamaran kerja, Bagian personalia langsung membuatkan surat panggilan tes yang sudah di tandatangani oleh personalia untuk pelamar.
6. Pelamar membawa surat panggilan tes dan data karyawan sebagai bukti panggilan tes berserta data karyawan. Pelamar mengisi Biodata Calon Karyawan,kemudian Biodata Calon karyawan,data karyawan, surat panggilan
tes di serahkan ke bagian personalia, untuk di buatkan Formulir Penilaian Calon Karyawan.
7. Pelamar langsung mengikuti Tes,hasil dari tes di serahkan ke personalia untuk di masukan dalam formulir penilaian calon karyawan dan di tandatangani oleh bagian personalia ,bagian personaliamenyerahkan surat panggilan tes, data karyawan, Biodata Calon Karyawan, formulir penilaian calon karyawan ke bagian department yang membutuhkan karyawan.
8. Bagian departemen yang membutuhkan karyawan menerima Formulir penilaian calon karyawan , yang kemudian memberikan catatan /hasil keputusandan di tandatangani juga, Fromulir penilaian calon karyawan, cacatan / hasil keputusan, data karyawan dan surat panggilan tes calon karyawan tersebut membuat catatan bahwa karyawan di terima, yang kemudian Formulir penilaian calon karyawan, catatan / analisa penialan pelamar (apakah pelamar di terima / di tidak) dan surat panggilan tes calon karyawan di kirim ke bagian personalia. 9. Bagian Persenolian langsung membuat surat panggilan kerja yang sudah di
tandatangani bagian personalia dan surat panggilan tes, data karyawan, Biodata Calon Karyawan, formulir penilaian calon karyawan dan catatan / hasil keputusan di arsip.
1.1.3 Kelemahan dan Kelebihan Perekrutan Karyawan PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries.
Kelemahan dalam sistem Kepegawaian PT Tiga Manunggal Synthetic Industries.
a. Apabila terjadi permintaan ketenagakerjaan dari perusahaan bagian personalia harus mencari data karyawan yang pernah mendaftar, dan menganalisis satu persatu berkas calon karyawan , jika tidak ada karyawan yang persyaratannya tidak memenuhi keinginan perusahaan bagian personalia harus mencari atau membuka lowongan pekerjaan dengan persyaratan yang diinginkan oleh Pimpinan perusahaan. b. Kurang efektif jika ada pengangkatan dan pengeluaran karyawan
yang sering disebut PHK-55, karena bagian perusahaan harus mencari berkas karyawan untuk di pindahkan pengarsipan berkas karyawan.
Kelebihan dalam sistem Kepegawaian PT Tiga Manunggal Synthetic Industries
a. Pengarsipan pada PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries sangat rapih dan mudah dicari sesusai NRK karyawan.
4.2 Kebutuhan
Permasalahan yang dihadapi oleh bagian personalia khususnya dalam pencatatan data karyawan perlu adanya sistem informasi yang terkomputerisasi. Sistem Informasi terkomputerisasi yang akan dikembangkan sekaligus dibahas dalam laporan ini menggunakan Java Neatbean, dan database MySQL. Dengan menggunakan aplikasi ini pengelolaan data karyawan dapat diolah secara mudah dengan waktu yang singkat.
4.3 JadwalPraktek Kerja
Tabel 4.1 Jadwal Perancangan Sistem
Tanggal Keterangan
Januari 2016
Minggu 2 11
Menentukan topik, menjelaskan yang harus dilakukan di dalam perusahaan.
Menentukan pokok permasalahan dalam Sistem Informasi. Minggu 4 25 Menentukan Sistem Kepegawaian yang akan di jalankan. Februari 2016
Minggu 1 5 Pembuatan ERD , DFD, Dan hubungan Relasi Antar Tabel. Minggu 2 19 Menetukan Judul Laporan.
Revisi Laporan, ERD, DFD dan Relasi Antar Tabel. Minggu 3 29 Revisi Flowchart.
Menentukan arah program yang akan di buat.
Menentukan Database.
Maret 2016
Minggu 2 11 Memecahkan Masalah dalam source.
Menentukan dan merancang User Interface dengan Java Neatbeans.
Revisi Laporan, ERD, DFD dan Relasi Antar Tabel. Minggu 3 14 Revisi rancangan User Interface dengan Java - Neatbeans.
16 Pembuatan Data Karyawan (Insert, Update, Delete).
18 Revisi User Interface pada tabel History.
Minggu ke 4 24
Revisi Laporan, ERD, DFD dan Relasi Antar Tabel dan
Flowchart.
APRIL 2016
4.4 Perancangan
4.4.1 DFD ( Data Flow Diagram )
a. Context Diagram
Context Diagram menjelaskan tentang aplikasi pengolahan data karyawan yang berfungsi untuk mengolah data karyawan tersubut menjadi karyawan yang masih aktif selama masa kerjanya.
Aplikasi Pengolahan Data
karyawan
Karyawan aktif Data karyawan
c. DFD Level 0
DFD Level 0 seperti pada Gambar 4.3 dibawah ini menjelaskan sumber data dan tujuan data. Dari data semua karyawan dapat di olah dengan tujuan lebih mudah untuk melihat history setiap karyawan dan masa PHK setiap karyawan.
User / Personalia
Input id user dan password Login 1.0 Input Semua karyawan 2.0 Input data semua
karyawan Tampilan semua Data karyawan Data History Karyawan 3.0 Hasil pengolahan riwayat karyawan Data Semua Karyawan History karyawan Karyawan PHK 4.0 Karyawan PHK Hasil proses inputan dari semua karyawan Perusahaan Pengolahan data karyawan
1.4.2 ERD(Rancangan Entity Relation Diagram) Semua karyawan Nik Karyawan Nama karyawan alamat No hp keahlian Tempat Lahir Tanggal lahir Jenis kelamin Tercatat aktif History karyawan Id History Nik karyawan Tanggal masuk history Karyawan PHK tercatat Nik Karyawan Nama karyawan alamat No hp keahlian Tempat Lahir Tanggal lahir Jenis kelamin Tanggal masuk Tanggal keluar
Gambar 4.4Rancangan ERD
ERD Sistem Pengolahan Data Karyawan diatas mnenjelaskan adanya relasi antara entitas dan hubungan, dengan setiap entitas memiliki atribut masing-masing. Semua Karyawan mencatat data karyawan minimal 1 karyawan, dan banyak karyawan yang ada dalam history karyawan, history karyawan mempunyai banyak data karyawan yang PHK, tetapi minimal 1 karyawan yang tercatat di history.
1.4.3 Rancangan Kamus Data
1. Nama tabel : user
Tabel 4.2. TabelUser
2. Nama table : tb_semuakary
Tabel 4.3 Tabel tb_semuakary
Field Type Panjang
Nik varchar 20 nama_kary varchar 20 alamat varchar 20 nohp varchar 16 keahlian varchar 20 tempat_lhr varchar 20 tgl_lhr date jenis_kel enum ('Pria','Wanita',",") id_jabatan varchar 20 id_statuskary varchar 20 id_dept varchar 20 tgl_masuk date tgl_keluar date
3. Nama table : id_jabatan
Tabel 4.4 Tabel id_jabatan
Field Type Panjang
id_jabatan varchar 20
nama_jabatan varchar 20
Field Type Panjang
User Varchar 20
4. Nama table : id_dept
Tabel 4.5 Tabel id_dept
Field Type Panjang
id_dept varchar 20
Dept varchar 25
5. Nama table : id_statuskary
Tabel 4.6 Tabel id_statuskary
6. Nama table : history
Tabel 4.7 Tabel history
Field Type Panjang
id_history int 20
Nik varchar 10
Tanggal date
History varchar 500
Field Type Panjang
id_statuskary Varchar 20
1.4.4 Rancangan Relasi Tabel
DATA KARYAWAN
Data Semua Karyawan Data Karyawan PHK History Karyawan Keluar LOGIN
ID User :
Password :
MASUK 1.4.5 Rancangan Tampilan Pengguna 1. Login Aplikasi Sistem Pengolahan KaryawanPada tampilan ini di butuhkan 2 field yaitu id karyawan dan password serta sebuah fungsi untuk login ke sistem.
Gambar 4.6.1 Tampilan rancangan Login
2. Menu Utama Sistem
Pada menu utama sistem digunakan menu bar untuk memilih menu lainnya atau kegiatan yang akan dikerjakan.
3. Menu Data Semua Karyawan
Pada menu data semua karyawan terdapat fungsi untuk tambah, perbaharui, hapus, memperbaharui data dan mencari data karyawan dengan NIK. Data yang akan disimpan akan masuk ke dalam table yang disediakan.
Data Karyawan Data Karyawan NIK Nama Karyawan Alamat Tempat lahir Tanggal Lahir Jenis kelamin Jabatan Keahlian Status Karyawan Departemen Tanggal Masuk Tanggal Keluar
Tambah Delete Ubah
TABEL KARYAWAN
4. History Karyawan
Tampilan history karyawan hanya di gunakan untuk mencari data karyawan sesuai masa perpindahan jabatan, departemen, stastus karyawan dan akan muncul pada tabel sesuai dengan NIK yang di cari.
Gambar 4.6.4 Tampilan rancangan History Karyawan
DATA KARYAWAN History Karyawan
Nik Cari
5. Menu Data Karyawan Pensiun
Tampilan pada menu data karyawan pensiun di butuhkan Combo Box dan field
yang fungsinya saling berkaitan. Combo box mempunyai dua pilihan nik dan tanggal yang kemudian dari situ bisa langsung di isi dalam combo box nik / tanggal yang di cari. Kemudian data dapat langsung muncul pada tabel dengan
menekan tumbol cari.
Gambar 4.6.5 Tampilan rancangan Data Karyawan PHK
DATA KARYAWAN
Data Karyawan PHK
Pilih salah satu
CARI
Data Ketenagakerjaan Pensiun
Tabel Ketenagakerjaan Pensiun
4.5 Implementasi
Gambar 4.7.1 Tampilan Login
Pada Gambar 4.7.1 di tampilan sistem yang muncul pertama sebagai tampilan
Login. Pada tampilan ini diminta untuk memasukan ID user dan Password. Untuk ID user “rika” dan Password“201151” , kemudian klik akan keluar Gambar 4.7.2.
Gambar 4.7.2 Tampilan Menu Utama
dari tampilan tersebut pilihlah menu kemudian akan muncul tampilan Gambar 4.7.3.
Pada gambar 4.7.3. tersebut berfungsi untuk menambah data karyawan, isi semua field
kecuali tanggal keluar karena pada kolom tanggal keluar akan otomatis terisi saat menekan tombol . Hal ini karena tanggal keluar mengikuti pilihan pada tanggal masuk , tanggal lahir dan juga status kerja,hal ini di gunakan untuk menghitung masa PHK 55 dan juga PHK karena masa kontrak sudah habis. Untuk mengedit data karyawan, dapat mencari NIK dengan menulis NIK pada kolom NIK kemudian pilih
tombol . Data akan keluar dan dapat mulai mengubah data yang diinginkan kemudian klik tombol maka data akan berubah dan tampil kembali pada tabel yang di sediakan.
Selanjutnya jika ada data yang akan di hapus dapat klik data pada tabel yang akan di hapus dan klik tombol maka data akan terhapus.
Selanjutnya adalah dua tampilan menu yang berbeda tetapi memiliki alur penggunaan yang sama yaitu ketika memilih menu “Data Karyawan PHK”dan menu “History Karyawan”.Pada kedua menu ini terdapat tombol dimana tombol ini digunakan untuk mencari karyawan yang akan dicari sesuai Nik atau tanggal.
Berikut menu , dapat dilihat pada Gambar 4.7.4 pada menu ini hanya ada tombol cari dimana tombol ini akan berfungsi saat ComboBox dipilih sesuai tanggal atau Nik, kemudian pada kolom yang di bawahnya dan tombol
Gambar 4.7.4 Tampilan Data Karyawan PHK
Menu berikutnya menu . Pada menu ini di gunakan untuk
melihat history karyawan selama masa perpindahan kerja atau perpanjangan masa kerja.
Gambar 4.7.5 Tampilan History Karyawan
Terkhir pada menu yang berfungsi untuk kembali pada menu
