Unit Kompetensi,Bahagian Pembangunan Modal Insan,
Jabatan Pendaftar
GARIS PANDUAN
PELAKSANAAN AKTIVITI
UNIT KOMPETENSI
2
Nama Pusat Tanggungjawab (PTJ) : JABATAN PENDAFTAR
Bahagian/Seksyen/Jabatan : BAHAGIAN PEMBANGUNAN MODAL INSAN, UNIT KOMPETENSI
Senarai Tugas dan Tanggungjawab Unit:
1. Program Transformasi Minda (PTM) 2. Peperiksaan Perkhidmatan
3. Peperiksaan Bayaran Insentif Tugas Kewangan (BITK).
Tarikh Kuatkuasa : Mulai 2014
3
Bil. Peraturan Pentadbiran
1.0 PROGRAM TRANSFORMASI MINDA
1.1 Pegawai yang disyaratkan mengikuti Program Transformasi Minda (PTM)
a) Pegawai lantikan pertama pada atau selepas 1 Januari 2013 yang berkhidmat secara
tetap dalam Perkhidmatan Awam.
b) Pegawai dalam tempoh percubaan dan belum menghadiri Kursus Induksi – Modul Umum.
1.2 Pengecualian Mengikuti Program Transformasi Minda (PTM)
a) Hadir dengan jayanya PTM;
b) Hadir dengan jaya Kursus Induksi – Modul Umum
c) Lulus Peperiksaan Perkhidmatan Am Kerajaan di skim perkhidmatan terdahulu.
Ketua jabatan boleh memberi pengecualian tanpa perlu merujuk kepada Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA).
Pengecualian hendaklah direkodkan dalam Rekod Perkhidmatan pegawai. 1..3 Syarat –syarat Penumpangan PTM di agensi lain
Penumpangan mengikuti PTM berlaku apabila Panel Pengurusan PTM tidak mempunyai keupayaan untuk melaksanakan PTM atas sebab-sebab yang tertentu boleh
menumpangkan pegawai menghadiri PTM di agensi lain. Penumpangan boleh dilaksanakan dengan syarat :
a) Urusan penumpanagan dipersetujui oleh kedua-dua pihak yang menumpang dan
menerima pegawai sebagai pegawai tumpanagan
b) Sijil PTM yang dikeluarkan oleh kementerian/Jabatan/Agensi yang melaksanakan
program tersebut hendaklah diterima pakai bagi tujuan pengesahan dalam perkhidmatan.
c) Sekiranya Kementerian/Jabatan/Agensi yang menerima pegawai sebagai pegawai
tumpanagan mengenakan bayaran pengurusan, kadar dikenakan hendaklah munasabah dan dipersetujui oleh kedua-dua pihak.
1.4 Pelaksanaan PTM
Kurikulum PTM terbahagi kepada tiga (3) segemn utama :
a) Segmen I : Negara dan Perkhidmatan Awam
b) Segmen II : Tanggungjawab dan peranan pegawai
c) Segemn III : Budaya Kerja Kelas Pertama
Pelaksanaan PTM adalah selama lima (5) hari.
4
Bil. Peraturan Pentadbiran
1.5 Syarat Mengulang
Panel Pengurusan PTM membenarkan pegawai mengulang sekiranya tidak melengkapkan PTM atas mana-mana sebab berikut:
a) Disahkan tidak sihat oleh Pengamal Perubatan Berdaftar
b) Terpaksa meninggalkan program untuk menjaga keluarga terdekatnya yang sakit
c) Terpaksa meninggalkan program untuk menjadi saksi atau terlibat dalam
perbicaraan kes di mahkamah.
d) Melahirkan anak dalam tempoh Program
e) Keluarga terdekat meninggal dunia
f) Keadaan lain yang difikirkan munasabah dan dibenarkan oleh Ketua Urusetia yang
melaksanakan PTM.
Pegawai yang tidak melengkapkan PTM hendaklah mengulang segmen yang belum dilengkapkan.
1.6 Pegawai yang gagal PTM
Pegawai yang gagal PTM disebabkan masalah disiplin dan komitmen tidak dibenarkan mengulang semula PTM dan boleh ditamatkan perkhidmatanya.
1.7 Pencapaian dan Keputusan
Pegawai yang mengikuti PTM sepenuhnya dan Berjaya berasaskan penilaian, layak diberikan sijil PTM. Keputusan “Hadir Dengan Jaya PTM” hendaklah direkodkan dalam Rekod Perkhidmatan pegawai berkenaan.
2.0 PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN
2.1 Syarat dan Kelayakan Peperiksaan Perkhidmatan
Pegawai yang disyaratkan menduduki Peperiksaan Perkhidmatan Subjek Umum dan Subjek Jabatan adalah pegawai dalam tempoh percubaan tertakluk kepada syarat yang
ditetapkan dalam skim perkhidmatan.
Pegawai yang dilantik secara lateral (pelantikan ke gred kenaikan pangkat) adalah dikecualikan daripada menduduki peperiksaan perkhidmatan ini.
Pegawai yang skim perkhidmatanya memperuntukan PSL layak menduduki Peperiksaan Khas PSL sekiranya memenuhi syarat berikut:
a) Telah disahkan jawatan
b) Telah berada di skim perkhidmatan semasa sekurang-kurangnya tiga (3) tahun; dan c) Diperakukan oleh ketua Jabatan.
2.2 Syarat –syarat Penumpangan Peperiksaan Perkhidmatan Awam di Agensi Lain
Lembaga Peperiksaan boleh membenarkan pegawai dalam skim perkhidmatan dibawah tanggungjawabnya untuk menduduki sesuatu peperiksaanyang dilaksanakan oleh Kementerian/Negeri/ Agensi lain, tertakluk kepada sukatan peperiksaan yang setaraf dengan keperluan skim perkhidmatan dan sesuai dengan bidang tugas pegawai berkenaan.
5
Bil. Peraturan Pentadbiran
2.3 Pencapaian dan Keputusan
“Lulus” atau “Gagal”
Bil. Peraturan Pentadbiran
3.0 PEPERIKSAAN BAYARAN TUGAS KEWANGAN (BITK)
3.1 Syarat dan Kelayakan Peperiksaan BITK
Calon yang layak menduduki Peperiksaan BITK adalah Pembantu Tadbir (P/O), Pembantu Akauntan, Pembantu Tadbir Kewangan yang menjalanakan tugas kewangan sepenuh masa dalam bidang berikut:
i. Pengurusan dan Kawalan Belanjawan
ii. Pengurusan Kewangan Am
iii. Pengurusan Terimaan Am
iv. Pengurusan Terimaan
v. Pengurusan Perolehan Kerajaan
vi. Pengurusan Bayaran Emolumen
vii. Pengurusan Pembayaran
viii. Pengurusan Akaun
ix. Pengurusan Pelaburan dan Pinjaman
3.2 Kadar Bayaran Elaun
BITK dibayar atas kadar berikut:
i. Staf yang memiliki sijil RM 80.00 sebulan
6
PROSES KERJA PROGRAM TRANSFORMASI MINDA (PTM)
Bil. Proses Kerja Sumber Kuasa/ Rujukan
1. Merancang jadual perlaksaan Program Transformasi Minda.
Cadangan yang dibuat ialah dua kali setahun. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. Tahun 2012 – Program Transformasi Minda Pelan Pembelajaran Program Transformasi
Minda JPA 2. Menyemak senarai kakitangan berjawatan tetap yang diperolehi
daripada Unit Perjawatan. Unit Perjawatan
3. Tentukan tarikh, tempat dan masa. Takwim Universiti dan Kalendar Akademik
4. Keluarkan tawaran dan buat hebahan kepada semua staf berjawatan tetap untuk memohon bagi menduduki Program Transformasi Minda (PTM) melalui emel dan portal.
6-8 minggu sebelum tarikh PTM diajalankan 5. Maklumkan kepada staf-staf yang layak menduduki PTM melalui
emel. Sebulan sebelum
6. Sediakan surat pelantikan penceramah, fasilitator dan
pengawas 3 minggu sebelum PTM dijalankan
7. Sediakan surat panggilan kepada calon. 3 minggu sebelum PTM dijalankan
8. Kursus dijalankan selama 5 hari
9. Ujian Pemahaman Program Transformasi Minda (PTM) Cawangan Kompetensi, Jabatan Perkhidmatan
Awam 10. Buat bayaran honorarium penceramah dan saguhati kepada
fasilitator Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2007 Garis Panduan Kadar Bayaran saguhati/ Honorarium kepada penceramah/fasilitator UniMAP
11. Sediakan laporan keputusan untuk kelulusan Panel
Pembangunan Sumber Manusia. Dalam Tempoh tiga (3) bulan selepas tarikh PTM berakhir
12. Maklum keputusan kepada calon. Dalam Tempoh tiga (3) bulan selepas tarikh
7
Bil. Proses Kerja Sumber Kuasa/ Rujukan
13. Salinan Keputusan kepada Unit Perkhidmatan Untuk dimasukan
kedalam fail peribadi. Selepas perakuan keputusan oleh Panel Pengurusan PTM
8
PROSES KERJA PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN
Bil. Proses Kerja Sumber Kuasa/Dirujuk
1. Merancang jadual perlaksaan peperiksaan perkhidmatan.
Cadangan yang dibuat ialah dua kali setahun. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1998 – Peratutan-perautan Mengenai Peperiksaan Perkhidmatan Awam dan semua
peraturan berkaitan dengannya.
2. Menyemak senarai kakitangan berjawatan tetap yang
disyaratkan untuk menduduki peperiksaan tersebut yang merupakan sebahagian daripada syarat-syarat pengesahan seperti yang ditetapkan di dalam skim perkhidmatan.
Penolong Pendaftar Unit Perjawatan
3. Tentukan tarikh, tempat dan masa. Takwim Universiti dan Kalendar Akademik
4. Keluarkan jadual peperiksaan dan buat hebahan kepada semua staf berjawatan tetap untuk memohon bagi menduduki peperiksaan tersebut melalui emel dan portal.
Tiga (3)bulan sebelum peperiksaan dijalankan 5. Maklumkan kepada staf-staf yang layak menduduki peperiksaan
melalui emel Satu (1) bulan sebelum peperiksaan dijalankan
6. Sediakan surat pelantikan penggubal, pengawas dan
sebagainya. Pelantikan penggubal tiga (3)bulan sebelum peperiksaan dijalankan.
Surat Pelantikan pengawas satu (1) bulan sebelum peperiksaan dijalankan.
7. Sediakan surat panggilan kepada calon. Satu (1) bulan sebelum peperiksaan dijalankan
8. Adakan mesyuarat Panel Penggubalan Soalan bagi menyediakan soalan-soalan peperiksaan bagi skim perkhidmatan yang terlibat.
Panel Penggubalan soalan mengikut skim perkhidmatan
9. Cetak kertas soalan Mengikut bilanga calon yang memohon dua (2)
hari sebelum peperiksaan dijalankan
10. Peperiksaan dijalankan. Ketua Pengawas/ Pengawas yang dilantik
11. Serahkan kertas ujian kepada pemeriksa yang dilantik Seminggu selepas peperiksaan dijalankan
12. Sediakan laporan keputusan untuk kelulusan Panel
9
Bil. Proses Kerja Sumber Kuasa/Dirujuk
13. Maklum keputusan kepada calon. Dalam tempoh tiga (3) bulan selepas
peperiksaan berakhir 14. Salina Keputusan kepada Unit Perkhidmatan Untuk dimasukan
kedalam fail peribadi. Selepas perakuan keputusan oleh panel PPSM
15. Buat Bayaran kepada penggubal/pengawas. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2004
10
PROSES KERJA PEPERIKSAAN BAYARAN INSENTIF TUGAS KEWANGAN (BITK)
Bil. Proses Kerja Sumber Kuasa/Dirujuk
1. Mendapat makluman tarikh pelaksanaan Peperiksaan BITK
daripada Urusetia di peringkat IPTA. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1999 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2001 Urusetia BITK yang dilantik peringkat IPTA 2. Membuat hebahan kepada semua staf yang layak untuk
membuat permohonan. Selepas mendapat maklumat daripada urusetia BITK IPTA
3. Menyemak permohonan untuk menduduki peperiksaan yang
telah diterima daripada staf-staf. daripada Unit Perjawatan bagi staf yang Mendapat pengesahan senarai nama menjalankan tugas kewangan
4. Menghantar nama-nama staf yang akan menduduki
Peperiksaan BITK kepada Urusetia peringkat IPTA untuk tujuan permohonan bilangan kertas soalan.
Sebelum tarikh tutup
5. Membuat tempahan tempahan dewan peperiksaan. Tempoh masa yang sesuai
6. Melantik Pengawas Peperiksaan. Sekiranya perlu, bergantung kepada bilangan
permohonan 7. Mengeluarkan slip menduduki peperiksaan kepada semua staf
yang telah memohon. Urusetia BITK IPTA
8. Menerima soalan daripada Urusetia BITK IPTA. Melalui Pos/Kuriel dua (2) hari sebelum
peperiksaan dijalankan
9. Sediakan surat panggilan kepada calon. Satu (1) hingga ke dua (2) minggu sebelum
peperiksaan dijalankan.
10. Peperiksaan dijalankan. Ketua Pengawas/ Pengawas
11. Serahkan kertas ujian kepada Urusetia BITK IPTA untuk pemarkahan.
.
Dalam tempoh masa yang ditetapkan oleh urusetia BITK IPTA
12. Maklum keputusan kepada calon. Selepas menerima kepuusan daripada
Urusetia BITK IPTA 13. Maklum calon yang lulus kepada Unit Perjawatan untuk
pembayaran elaun. Tindakan Unit Perjawatan untuk proses pembayaran elaun
11
Bil. Proses Kerja Sumber Kuasa/Dirujuk
