BAB IV PEMBAHASAN. meningkatkan prestasi semua lembaga pendidikan yang ada. digitalisasi didalamnya. Hal tersebut dapat terpengaruh karena semakin

(1)

commit to user

36

BAB IV PEMBAHASAN

A. Analisis Masalah

Buku adalah salah satu bahan referensi mahasiswa yang bersifat sangat penting. Bahan referensi tersebut dikatakan sangat penting karena dapat menunjang proses belajar mengajar dalam suatu lembaga pendidikan. Oleh sebab itu, semua lembaga pendidikan diwajibkan mewadahi semua pelajar atau mahasiswa tempat belajar yang lengkap yaitu sebuah perpustakaan. Dan fasilitas perpustakaan yang ditawarkan diharapkan dapat meningkatkan prestasi semua lembaga pendidikan yang ada.

Selain itu, perkembangan teknologi informasi saat ini, menuntut kinerja semua pustakawan untuk slalu memberikan inovasi dan kreatifitas baru yang membuat sebuah perpustakaan semakin mengedepankan digitalisasi didalamnya. Hal tersebut dapat terpengaruh karena semakin banyak orang yang memanfaatkan internet untuk lebih cepat mendapatkan informasi tanpa harus mengunjungi perpustakaan. Dengan adanya kasus tersebut, dunia perpustakaanpun mengikuti perkembangan teknologi informasi yang ada, salah satunya adalah UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang.

UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang telah memanfaatkan library

garden sebagai wadah untuk aplikasi yang digunakan untuk pengolahan

(2)

commit to user

menjadi koleksi digital yaitu skripsi, tugas akhir, thesis, laporan penelitian. Bahan koleksi tersebut diolah secara digital agar semua mahasiswa dapat memanfaatkan koleksi tersebut dengan lebih praktis.

B. Proses Pengolahan Data Skripsi Melalui Digital Library di UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang.

Proses pengolahan koleksi skripsi menjadi data digital yaitu memiliki tahapan-tahapan yang harus dilakukan. Tahapan-tahapannya yaitu berawal dari mahasiswa yang menyerahkan CD skripsi. Selanjutnya CD skripsi

tersebut diolah ke dalam aplikasi digital library sehingga dapat diakses

semua mahasiswa IKIP PGRI Semarang.

“Di dalam CD skripsi berisi artikel dan skripsi lengkap. Artikel dan skripsi lengkap itu yang nantinya akan diproses secara digital. Sebelum di

upload kedua komponen penting itu harus dikasih background, logo IKIP

PGRI Semarang, dan dikunci agar mahasiswa tidak dapat copy paste”

(wawancara langsung dengan pustakawan UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang yaitu ibu Renie pada hari Jum’at, 23 Februari 2013).

(3)

Bagan 2

Tampilan Alur Proses Digital Library UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang

Sumber: UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang Untuk lebih lengkapnya, proses tersebut antara lain:

Penyerahan CD Skripsi

Editing

Uploading

Informasi Siap di Unduh melalui

(4)

commit to user

1. Penyerahan CD Skripsi Kepada Petugas Perpustakaan Gambar 7

Contoh Tampilan CD Skripsi di IKIP PGRI Semarang

Sumber : UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang, 2013

Penyerahan CD skripsi adalah salah satu syarat mahasiswa untuk bisa mengajukan wisuda. Hal yang pertama, mahasiswa harus menyerahkan langsung CD skripsi kepada UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang. CD skripsi tersebut diserahkan kepada pustakawan dibagian sirkulasi. Saat dibagian sirkulasi, CD skripsi yang sudah diserahkan tersebut akan dicek oleh pustakawan terlebih dahulu apakah sudah lengkap atau belum. CD

skripsi itu harus berisi bagian-bagian skripsi yang lengkap seperti, cover,

halaman pengesahan, halaman persetujuan, halaman persembahan, abstrak, kata pengantar, bagian isi dari Bab I-V, lampiran, hingga daftar pustaka.

(5)

Dan mahasiswa diwajibkan saat menyerahkan CDskripsi, isinya harus sudah berupa PDF. Jadi pustakawan hanya akan melakukan proses lanjutannya

saja yaitu proses editingdan uploading. Setelah itu, mahasiswa baru

mendapatkan surat bebas dari UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang.

2. Editing

Saat melakukan tugas magang atau Kuliah Kerja Perpustakaan, penulis dapat mengerjakan 309 skripsi yang diproses dari bentuk CD skripsi

menjadi digital library. Untuk lebih jelasnya, dibawah ini adalah tabel

rincian jumlah dari setiap fakultas di IKIP PGRI Semarang. Rincian tersebut antara lain:

Tabel 3

Jumlah CD Skripsi yang Diproses ke dalam Digital Library

No Jurusan Jumlah

1 Psikologi Pendidikan dan Bimbingan 45

2 PGSD 32 3 PAUD 51 4 Pendidikan Kewarganegaraan 25 5 Pendidikan Ekonomi 20 6 Pendidikan Matematika 17 7 Pendidikan Fisika 13 8 Pendidikan Biologi 30

(6)

commit to user

10 Pendidikan Bahasa dan Sastra Jawa 21

11 Pendidikan Bahasa Inggris 15

Sumber: UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang, 2013

Tabel di atas menjelaskan tentang jumlah skripsi yang diproses menjadi data digital oleh penulis. Skripsi tersebut terdiri dari setiap jurusan S1 di IKIP PGRI Semarang. Penulis melakukan semua kegiatan proses

digital library ini dengan berawal dari proses editing. Pada awalnya

mahasiswa menyerahkan skripsi yang semua isi CD skripsi tersebut sudah

melewati proses scanning. Proses scanning yaitu proses dimana mahasiswa

memindahkan CD skripsi yang masih berbentuk cetak ke dalam bentuk

PDF. Ada beberapa istilah dalam proses editing ini, antara lain:

a) Rename

Proses rename ini yaitu saat semua kegiatan editingsudah

dilakukan. Dalam tahap ini, cukup menggunakan nama lengkap

penulis sebagai identitas dari file PDF agar memudahkan proses

selanjutnya.

b) Seleksi

Proses seleksi bertujuan untuk membedakan data yang berupa skripsi, tugas akhir, thesis, laporan penelitian, dan lain-lain.

Sebelum melakukan proses rename dan seleksi, isi CD skripsi yang

sudah berupa PDF tersebut harus diberi background logo IKIP PGRI

Semarang sebagai identitas bahwa karya ilmiah tersebut berasal dari mahasiswa IKIP PGRI Semarang. Proses tersebut yang dinamakan

(7)

sebagaiproses editing. Karena CD skripsi yang diserahkan tersebut sudah berbentuk PDF, maka petugas yang dinamakan sebagai editor ini, hanya

melakukan dua kegiatan saja yaitu editing dan uploading. Proses editing

yaitu sebagai berikut ini:

Gambar 8

Tampilan pemberian Background

Masing-masing artikel dan skripsi yang lengkap ini harus melalui

tahap awal ini yaitu pemberian background. Cara pemberian background

(8)

commit to user

a) mencari menu document setelah itu klik menu document tersebut

hingga muncul beberapa sub menu.

b) Pilih kata background dan geser ke kanan hingga muncul beberapa

menu lagi.

c) Klik add /replace.

d) Setelah menu add /replace diklik akan muncul kolom add

background.

Gambar 9

Tampilan Add Background

(9)

e) Di dalam menu add background harus diatur agar memenuhi

prosedur atau standar pengaturan background yang sudah

ditetapkan. Yang harus diatur yaitu pada kolom saved settings. Pada

kolom tersebut diganti kata LOGO yang sudah tersedia.

f) Klik ok dan save as untuk mengakhiri proses pemberian

background.

3. Proses Uploading Skripsi.

Uploading adalah hal terakhir yang dilakukan dalam proses

digitalisasi koleksi skripsi. Proses uploading yaitu kegiatan pengisian metadata dan berkas dokumen PDF ke dalam digital library. Pustakawan

yang akan melakukan uploading koleksi skripsi yaitu awalnya harus

(10)

commit to user

a. Login

Gambar 10 Tampilan Login

Cara untuk masuk dalam library garden yaitu dengan login terlebih

dahulu. Login dilakukan dengan mengisi username dan password.

Yang dapat melakukan login ini yaitu petugas yang bertugas di

ruang multimedia saja.

b. Isi Form Metadata

Form metadata berisi beberapa kolom yang siap diisi. Di bawah ini adalah gambar kolom untuk pengisian semua data saat proses

(11)

Gambar 11

Tampilan Kolom Pengisian Form Metadata

Proses uploading koleksi skripsi di UPT Perpustakaan IKIP PGRI

Semarang ini sangat mudah dan simpel. Karena pengisian data skripsi yang

harus dimasukkan juga tidak terlalu banyak sehingga proses uploading ini

sangat cepat. Yang harus dimasukkan yaitu awalnya kolom judul. Pada kolom ini harus dituliskan judul lengkap dari skripsi tersebut. Yang kedua

(12)

commit to user

yaitu nama penulis yang harus ditulis secara lengkap. Kemudian yang harus diisi lagi yaitu kolom pembimbing 1, pembimbing 2, penerbit, kota terbit,

tahun terbit, subyek, jenis penelitian, bahasa, abstrak, title file text yang diisi

NIM penulis, file fulltext.

Sebelum skripsi lengkap ini di upload, harus melakukan penguncian

dulu agar tidak dapat di copy paste oleh pengguna atau pelanggaran

plagiatisme. Dibawah ini adalah gambar tampilan untuk mengunci file skripsi tersebut.

Gambar 12 Tampilan Menu Secure

(13)

Cara untuk mengunci file skripsi ini yaitu

a) Dibuka file skripsi tersebut , setelah itu pilih menu secure dan klik 1

encrypt with password dan klik juga 2 IKIP.

b) Klik menu save untuk menyimpan penguncian tersebut.

c) Proses selanjutnya yaitu uploadingfulltext yang sudah siap.

Prosesnya yaitu klik browsemasukkan file yang akan di browse.

Kemudian klik simpan mengunggah file skripsi tersebut.

Gambar 13

(14)

commit to user

Kalau data skripsi tersebut sudah di upload, maka tinggal mengganti

statusnya saja. Seperti pada tampilan gambar di atas. Yang pada awalnya tidak aktif harus diganti dengan mengklik sehingga akan terganti kata aktif.Jika status sudah terganti kata aktif, maka secara otomatis skripsi tersebut sudah siap diakses oleh semua pengguna.

Beberapa penjelasan di atas disebut dengan proses uploading. Proses

uploading ini berupa data skripsi yang sudah berbentuk PDF dan fulltext

dari cover lengkap, bab I-V, hingga daftar pustaka.

4. Cara Penelusuran Informasi digital library di UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang

Digital library di UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang

menyediakan berbagai koleksi. Koleksi tersebut tidak hanya skripsi saja,

namun ada juga yang berupa e-book, laporan penelitian, e-journal, tugas

akhir, dan sebagainya. Dan disini UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang sudah membuktikan bahwa UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang sudah dapat mengikuti perkembangan teknologi informasi dengan selalu

memberikan informasi terkini melalui digital library. Dengan digital library

ini, mahasiswa akan lebih efisien waktu karena tidak harus berkunjung ke

perpustakaan, karenadigital library ini dapat diakses 24 jam. Digital library

ini dapat diakses lewat internet. Alamat akses dari digital library UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang ini yaitu http://library.ikippgrismg.ac.id kemudian akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini:

(15)

commit to user Gambar 14

Tampilan Home Website UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang

Sumber : http://library.ikippgrismg.ac.iddiakses pada tanggal 24 Mei 2013, 14.00 WIB

(16)

commit to user

garden, jurnal, buku tamu. Dan gambar di atas adalah tampilan dari menu

home. Didalam menu home ini berisi semua aktifitas dari UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang. Aktifitas-aktifitas tersebut akan selalu di

updatemenurut adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh UPT

Perpustakaan IKIP PGRI Semarang. Selain itu, kita juga dapat mengetahui semua koleksi terbaru dari UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang melalui menu home ini.

(17)

Tampilan Berita UPT Perpustakaan IKIP PGRI Seamrang

Di atas adalah gambar tampilan menu berita. Cara untuk masuk di

menu ini yaitu tinggal buka saja websiteUPT Perpustakaan IKIP PGRI

Semarang dan masuk klik menu berita.Didalam menu berita ini kita akan mendapatkan informasi tentang berita-berita terkini dari UPT Perpustakaan

(18)

Tampilan Katalog Online UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang

Didalam menu katalog online ini, semua pengguna dapat mencari

semua koleksi pustaka di UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang dengan mengetik bahan pustaka yang diinginkan berdasarkan judul, pengarang, dan

(19)

subyek. Setelah itu, pengguna akan mendapatkan informasi fisik dan nomor klasifikasi dari bahan pustaka yang diinginkan. Sehingga pengguna tinggal mencatat nomor klasifikasi dan dapat secara langsung mengetahui letak bahan pustaka yang dicari tersebut.

Gambar 17

Tampilan Statistik UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang

(20)

commit to user

Menu statistik adalah menu yang menyajikan semua informasi tentang jumlah koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh UPT Peerpustakaan IKIP PGRI Semarang. Koleksi bahan pustaka tersebut antara lain buku, skripsi, thesis, dan desertasi.

Gambar 18

Tampilan Digital Library Website UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang

(21)

C. Kendala yang Dihadapi dalam Proses Digitalisasi Koleksi Skripsi di UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang

Dalam proses digitalisasi koleksi skripsi yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang ini juga mengalami beberapa kendala atau hambatan yang tidak bisa dihindari.“Proses digitalisasi koleksi skripsi ini mengalami beberapa kendala atau hambatan seperti saat melakukan proses digitalisasi koleksi skripsi, terjadi mati lampu yang membuat pemutusan jaringan internet secara otomatis. Selain itu, kekurangan Sumber Daya Manusia (SDM) karena di dalam ruang multimedia hanya ada satu pustakawan yang bertugas” (wawancara langsung dengan ibu Renie pada Jum’at, 23 Februari 2013).

Dari penjelasan tersebut menjelaskan bahwa ada beberapa kendala atau hambatan didalam proses digitalisasi koleksi skripsi yang dialami saat ini. Kendala tersebut anatara lain:

1. Kendala pertama yaitu saat terjadi pemadaman listrik yang

tiba-tiba sehingga secara otomatis jaringan internetnya juga terputus.

Hal tersebut dapat mengganggu proses uploading. Tidak hanya itu

saja, semua kegiatan juga akan terhenti.

2. Kendala yang kedua yaitu kekurangan tenaga sumber daya

manusia. Karena di UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang ini hanya menempatkan satu petugas saja untuk bagian multimedia tersebut.

(22)

commit to user

D. Upaya dalam Menghadapi Kendala Proses Digitalisasi Koleksi Skripsi di UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang

UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang memiliki cara untuk mengatasi kendala atau hambatan tersebut. Cara atau upaya tersebut antara lain sebagai berikut:

1. UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang hanya menunggu

jaringan listrik hidup kembali, sehingga koneksi jaringan internet dapat berfungsi seperti biasa.

2. Untuk kendala kekurangan Sumber Daya Manusia (SDM), pihak

UPT Perpustakaan IKIP PGRI Semarang melakukan

pemberdayaan sudent staffdan mahasiswa yang sedang magang

untuk diikut sertakan untuk membantu semua kegiatan, salah

satunya yaitu proses uploading koleksi skripsi. Student staff ini

adalah beberapa mahasiswa yang bekerja part time di UPT