Petunjuk Penggunaan E-Formasi III. Versi I.0

(1)

Petunjuk Penggunaan

E-Formasi III

(2)

Pendahuluan

Petunjuk ini dibuat untuk memberikan langkah – langkah sistematis

dan penjelasan dalam melakukan input pada e-Formasi Versi III

(3)

Fitur baru

e-Formasi III mempunyai beberapa fitur baru, yaitu:

1. Data Kelas Jabatan

2. Data NIP

3. Cetak Excel

(4)

Data Kelas Jabatan

Pengguna dapat melakukan input kelas jabatan pada halaman

struktur organisasi, kelas jabatan diisi dan melekat pada

masing-masing jabatan. Kelas jabatan dapat diisi dari 0 (nol) hingga 30 (tiga

puluh)

(5)

Data NIP

Pada formulir Struktur jabatan, ditambahkan 1 field untuk mengisi

Nomor Induk Pegawai (NIP), NIP akan di sinkronisasi dengan data

BKN untuk melihat keabsahannya.

• Pada posisi jabatan struktural, NIP hanya dapat diisi 1 kali

• Pada posisi jabatan fungsional, NIP dapat diisi lebih dari 1 kali

(6)

Data NIP (cont.)

Langkah Pengisian:

1. Isi NIP pada Field Nomor Induk Pegawai; 2. Tekan Tombol Hijau dikanan field tersebut;

3. NIP yang telah diinput akan tampil pada table dibawah;

4. Pengguna dapat melakukan penghapusan NIP dengan menekan tombol ; 5. Pengguna dapat melakukan validitas dengan menekan tombol

(7)

Cetak Excel

Pada e-Formasi versi III, cetak data dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

1. Cetak Bezzeting, fitur ini mencetak isi formulir bezzeting dengan membatasi

10.000 (Sepuluh Ribu) data untuk 1 File.

2. Cetak Usulan Formasi , fitur ini mencetak isi formulir bezzeting dengan

membatasi 1.000 (Seribu) data untuk 1 File.

(8)

Cetak Excel (cont.)

(9)

Rekapitulasi Lanjutan

Fitur rekapitulasi adalah fitur yang

menampilkan data terkait jumlah

suatu jabatan yang dikelompokan

berdasarkan posisi jabatan. Jumlah

yang ditampilkan pada fitur

rekapitulasi yaitu:

1. Jumlah kebutuhan (ABK);

2. Jumlah PNS;

3. Jumlah kekurangan PNS;

4. dan Jumlah usulan formasi

Untuk melihat informasi lebih lengkap,

klik label jabatan yang diinginkan.

(10)

Rekapitulasi Lanjutan (cont.)

Fasilitas ini menampilkan informasi jabatan dengan kategori tertentu, sesuai

dengan kategori yang diinginkan pengguna pada halaman sebelumnya,

sistem akan menampilkan seluruh jabatan dengan kategori tersebut. Adapun

kelengkapan informasi yang disampaikan adalah:

1. Jumlah Kebutuhan (ABK);

2. Jumlah PNS;

3. Jumlah Kekurangan;

4. Jumlah Usulan Formasi;

Pengguna dapat melihat lebih detil terhadap jabatan tertentu dengan

meng-klik label jabatan yang diinginkan.

(11)

Rekapitulasi Lanjutan (cont.)

Pada halaman rekapitulasi ini, pengguna akan disajikan informasi

mengenai jabatan beserta tempat/kantor/unit kerja dari jabatan

tersebut

(12)

7 Langkah Pengisian

• Langkah 1. Halaman Depan dan Login Aplikasi

• Langkah 2. Pengaturan Pengguna

• Langkah 3. Input Struktur Organisasi

• Langkah 4. Input Bezzeting

• Langkah 5. Rincian Usulan Formasi

• Langkah 6. Input Analisa Jabatan

(13)

Halaman Depan

Halaman ini dibagi menjadi 3, yaitu: 1. Konten Pancasila

2. Pengumuman dan Formulir Login 3. Riwayat Versi E-Formasi

(14)

Melakukan Login Aplikasi

Langkah Pengisian:

1. Masukkan ID pengguna pada field “ID Pengguna”

2. Masukkan Sandi pada field “Sandi” 3. Lalu Klik Masuk Aplikasi

*Untuk Kritik dan saran, dapat email di [email protected]

(15)

Melakukan Login Aplikasi (Cont.)

Formulir profil akan tampil di awal login aplikasi:

1. Lengkapilah profil pengguna dengan informasi yang valid;

2. Isilah field sandi jika ingin merubah sandi;

(16)

Pengaturan Pengguna

Untuk mengakses pengaturan

pengguna, klik menu di kanan atas, klik Manajemen pengguna

(17)

Pengaturan Pengguna (Kantor)

1. Pilih Tambah Kantor 2. Isilah formulir sesuai

dengan isian 3. Klik simpan

4. Hasil inputan akan tampil di daftar

(18)

Pengaturan Pengguna (Kantor Cont.)

• Kantor yang baru

dibuat akan langsung aktif, status kantor dapat dilihat pada kolom status;

• Klik Nonaktifkan jika ingin menonaktifkan kantor

• Klik ubah untuk melakukan

perubahan pada data kantor tersebut

(19)

Pengaturan Pengguna (Pengguna)

1. Pilih tambah pengguna 2. Lakukan pengisian sesuai

dengan field yang disediakan

3. Isi field kantor dengan

memasukan 3 huruf untuk memulai pencarian, lalu klik data yang diinginkan 4. Pilih peran menjadi Admin

Lokal

5. Lalu Klik Simpan

6. Pengguna Baru akan tampil pada daftar pengguna

(20)

Pengaturan Pengguna (Pengguna Cont.)

• Status pengguna terlihat pada kolom status, untuk pengguna dengan status non aktif, pengguna tidak dapat melakukan login

• Untuk melakukan

perubahan dapat menekan tombol ubah, dan akan menampilkan data pengguna, lakukan

perubahan, ID pengguna tidak dapat diubah.

• Klik tombol aktifkan atau nonaktifkan untuk merubah status pengguna

(21)

Struktur Organisasi

1. Klik menu Template Struktur 2. Klik Struktur Organisasi

(22)

Struktur Organisasi

Halaman struktur jabatan dibagi 2 sisi, yaitu 1. Peta Jabatan, terletak disisi kiri

(23)

Struktur Organisasi (Cont.1)

• Klik tombol Tambah struktur baru

• Atau klik kanan pada jabatan yang ada

• Pilih menu sesuai yang anda inginkan

• Tambah struktur untuk menambah jabatan baru tanpa induk

• Tambah struktur setara untuk

menambah jabatan baru dengan induk yang sama dengan jabatan yang anda pilih

• Tambah bawahan baru untuk

menambah jabatan dengan jabatan yang anda pilih sebagai induk

(24)

Struktur Organisasi (Cont.2)

Langkah pengisian formulir jabatan:

1. Pilih posisi jabatan sesuai yang anda inginkan

2. Ketik minimal 3 huruf untuk melakukan pencarian jabatan, lalu klik jabatan yang diinginkan sebagai induk.

3. Pilih posisi jabatan yang ingin anda tambah

4. Ketik nama jabatan jika anda menambah jabatan strukturan, atau ketik minimal 3 huruf untuk pencarian jika anda memilih posisi jabatan fungsional

5. Isi kelas jabatan

6. Isi NIP yang menduduki jabatan tersebut lalu klik untuk menampilkan didaftar, setelah data tampil, klik untuk melakukan validasi NIP

7. Ketik minimal 3 huruf pada field analisis jabatan, dan pilih anjab yang sesuai dengan jabatan (Jika anda telah memasukkan data anjab)

8. Ketik minimal 3 huruf pada field unit kerja dan pilih unit kerja (*Unit kerja berfungsi sebagai tanda bahwa jabatan tersebut akan tampil pada pengguna dengan unit kerja tersebut)

9. Lalu Tekan simpan

(25)

Struktur Organisasi (Cont.3)

• Klik tanda untuk membuka dan menampilkan data jabatan dibawah jabatan tersebut

• Ulangi langkah dari awal untuk menambahkan jabatan baru

(26)

Bezzeting

1. Klik menu Template Struktur 2. Klik Template Bezzeting

(27)

Bezzeting

Formulir Bezzeting dibagi 2:

1. Bagian atas adalah rekapitulasi dari bezzeting yang telah anda input. 2. Bagian tengah berisi penjelasan warna formulir

(28)

Bezzeting (Cont.)

Langkah pengisian

1. Klik untuk membuka peta jabatan

2. Klik 2 kali pada kolom yang ingin diisi, Kolom yang dapat diisi adalah kolom Kelas, ABK, PNS, PPPK, CPNS, BUP N hingga N+5, dan Usulan Formasi

3. Masukkan jumlah angka yang anda inginkan, lalu tekan Enter 4. Akan tampil notifikasi

(29)

Rincian Usulan Formasi

1. Klik menu Template Struktur 2. Klik Rincian Usulan Formasi

(30)

Rincian Usulan Formasi (Cont.)

• Halaman ini akan menampilkan jabatan yang telah diajukan usulan formasi, hanya jabatan fungsional yang akan tampil pada rincian tersebut

• Untuk usulan formasi tersebut, harus mempunyai anjab, lakukan pengisian anjab terlebih dahulu

(31)

Analisis Jabatan

1. Klik menu Template Struktur 2. Klik Analisis Jabatan

(32)

Analisis Jabatan (Cont.)

Halaman ini akan

menampilkan data analisis jabatan yang telah

dimasukkan

1. Klik tambah analisis

jabatan untuk membuat anjab baru

(33)

Analisis Jabatan (Cont.)

1. Masukkan nama anjab yang anda inginkan 2. Lalu klik buat

3. Halaman akan pindah ke formulir anjab

(34)

Formulir Anjab

Formulir anjab dibagi menjadi: 1. Sisi kiri sebagai link halaman 2. Sisi kanan sebagai formulir

3. Klik link halaman untuk menampilkan formulir

4. Isilah formulir sesuai dengan data anjab anda

5. Lalu klik simpan

6. Lengkapilah seluruh formulir analisis jabatan

7. Kembali ke daftar anjab jika sudah selesai dan ingin membuat anjab baru

(35)

Set anjab pada struktur organisasi

• Buka kembali struktur organisasi, dan

pilihlah jabatan yang ingin anda set analisis jabatan

• Klik kanan pada jabatan tersebut

• Lalu klik Edit

(36)

Set anjab pada struktur organisasi (Cont.)

1. Untuk menset anjab pada jabatan tersebut 2. Ketik minimal 3 huruf pada field dikanan

analisis jabatan untuk melakukan

pencarian, isi lebih lengkap jika pencarian tidak menampilkan anjab yang anda

inginkan

3. Klik data anjab yang anda inginkan 4. Lalu klik simpan

(37)

Pencetakan

1. Klik menu Template Struktur 2. Klik Cetak

(38)

Pencetakan (Cont.)

Data yang telah anda input dapat anda cetak menjadi 2 bentuk, yaitu PDF dan Excel

Klik salah satu

Untuk menampilkan PDF atau mengunduh Excel

(39)

Terima Kasih

Selamat mengerjakan