1
PROJECT CHARTER
SISTEM INFORMASI DATA KENDARAAN DINAS/OPERASIONAL SEKRETARIAT
DAERAH
“IDAKENDI
untuk:
Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Bandung
Dipersiapkan oleh:
TCCOMP
JASA KONSULTASI PERANGKAT LUNAK TCCOMP
2
Project Charter
PROJECT NAME
Sistem Informasi Data Kendaraan Dinas/Operasional Sekretariat Daerah
PROJECT NUMBER
PRPL/2015/I/14 DATE
26 April 2015
REVISION NUMBER
1.1
1.
Project Description and Goals
Bagian ini menjelaskan kebutuhan dan kepentingan proyek.
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat pesat beberapa tahun terakhir ini. Kehidupan manusia tidak terlepas dari penggunaan teknologi informasi dan komunikasi. Penggunaan gadget dan perangkat lainnya sudah menjadi tradisi kehidupan di seluruh penjuru dunia. Dengan tingginya perkembangan teknologi tersebut, maka permasalahan yang ada pada kehidupan juga akan semakin kompleks. Adanya teknologi tersebut menuntut manusia untuk memecahkan suatu permasalahan klasik dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi beserta keunggulan yang dimilikinya seperti kecepatan, ketepatan dan keakuratan dalam memberikan informasi. Hal tersebut akan membantu manusia dalam menyelesaikan pekerjaannya secara cepat dengan hasil yang akurat.
Dalam instansi pemerintahan Bagian Umum Sekretariat Daerah Bandung, informasi tentang kendaraan dinas sangat dibutuhkan untuk mempermudah pengelolaan data manajerial teknis maupun non teknis. Komputer dapat digunakan sebagai alat pengolah manajerial data yang dapat mempercepat proses pengolahan data kendaraan tersebut. Penerapan teknologi komputer manajerial ini sering disebut dengan sistem informasi.
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 19 Tahun 2007, Bagian Umum termasuk dalam susunan struktur organisasi Sekretariat Daerah dan merupakan salah satu bagian dari 4 (empat) bagian di bawah Asisten Administrasi. Bagian Umum terbagi menjadi 3 (tiga) Sub Bagian yaitu Sub Bagian Rumah Tangga dan Persandian, Sub Bagian Keuangan, dan Sub Bagian KeKendaraanan. Adapun tugas pokok dan fungsi Bagian Umum yang tertuang dalam Keputusan Bupati Bandung Nomor 4 Tahun 2008, adalah sebagai berikut : Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Asisten Administrasi dalam merencanakan teknis operasional, merumuskan kebijakan dan koordinasi teknis administratif penyusunan rumusan kebijakan dan pengkoordinasian Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah melalui pengelolaan kerumahtanggaan dan persandian, pengelolaan keuangan serta pelayanan dan pengelolaan administrasi keKendaraanan.
Seiring perkembangannya, sering dijumpai adanya kesalahan dalam pengolahan data kendaraan yang disebabkan karena kurang telitinya perhitungan serta kemungkinan terjadinya kecurangan yang dapat merugikan instansi pemerintahan. Hal tersebut dapat terjadi karena semua transaksi yang dilakukan menggunakan sistem yang kurang terintegrasi secara praktis. Keamanan dari pengolahan data diragukan kebenarannya karena bisa saja oknum yang tidak bertanggung jawab memanipulasi data tersebut dengan mudah. Oleh karena itu, untuk mempermudah dan menjamin integritas data kendaraan dinas operasional daerah akan dibangun Sistem Informasi Kendaraan Dinas Operasional.
3 Pengelolaan Habis Pajak, Cek Perawatan Kendaraan dan Pindah Tangan Kendaraan, Cek Rekapitulasi Data Kendaraan, serta Panduan dan Bantuan Informasi.
2.
Risks
Bagian ini menjelaskan resiko-resiko yang mungkin terjadi dalam pengerjaan proyek.
# Risk Area Likelihood RiskOwner Project Impact-Mitigation Plan
1 Informasi dari
stakeholder utama kurang
Medium System Analyst
Mencari stakeholder lainnya yang kemungkinan memiliki keterkaitan
Adanya tim pendamping yang kompeten dan memiliki akses yang baik terhadap sumber data.
3 Adanya bug aplkasi dan mengujicobakan aplikasi yang telah dibangun kepada berbagai stakeholder. 4 Hasil Yang
Tidak Sesuai
Harapan High Project
Manager
Pemahaman terhadap lingkup, bentuk, kedalaman, dan substansi luaran dipahami dan disepakati kedua belah pihak; Komunikasi lebih intensif dan terdokumentasi; Analisis kebutuhan harus dilakukan secara cermat.
3.
Deliverables
Bagian ini menjelaskan dokumen-dokumen yang akan diberikan, meliputi: Print Out Program, Dokumentasi Analisis dan Perancangan, Dokumentasi Aplikasi, Manual Pengoperasian Website Hasil Kegiatan, Capture Antarmuka Hasil Kegiatan, dan Source Code dalam CD.
Penjelasan dokumen ini meliputi Print Out Program, Dokumentasi Analisis dan Perancangan, Dokumentasi Aplikasi, Manual Pengoperasian Website Hasil Kegiatan, dan Capture Antarmuka Hasil Kegiatan.
Print Out Program adalah dokumen cetak dari source code program yang telah dibangun dalam proyek. Dokumen ini mendeskripsikan source code pada setiap modul dan juga script website beserta fungsi-fungsinya.
4
Dokumentasi Aplikasi menjelaskan berbagai macam fitur yang dimiliki sistem beserta fungsinya. Nama beserta fungsi icon-icon yang terdapat pada sistem juga dijelaskan dalam dokumen ini. Selain itu, dokumen ini juga menjelaskan pembagian tampilan beserta fitur-fitur yang dapat digunakan berdasarkan hak aksesnya.
Manual Pengoperasian Website Hasil Kegiatan menjelaskan Standar Operasional Penggunaan (SOP) website. Dokumen ini menjelaskan cara mengelola data yang meliputi proses menambah, mengubah, dan mengapus, cara menampilkan data, mencari data, mencetak laporan, dan cara menggunakan fitur bantuan.
Capture Antarmuka Hasil Kegiatan menggambarkan berbagai macam tampilan yang dimiliki oleh sistem informasi ketika pengguna menggunakan suatu fitur tertentu.
4.
Scope Definition
Bagian ini menjelaskan ruang lingkup proyek, misalnya spesifikasi fungsi dari proyek.
Batasan dari proyek ini adalah:
Tidak membahas tentang penjualan dan pembelian kendaraan dinas/operasional sekretariat daerah.
Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat ini adalah sebagai berikut:
Sistem harus dapat mempermudah petugas dalam memproses dan mengelola data kendaraan meliputi data Nomor Polisi, data kendaraan berdasarkan tahun pembuatan, dan data Rincian Habis Pajak.
Sistem harus dapat mempermudah dan melayani pencarian informasi mengenai data kendaraan dan pindah tangan kendaraan.
Sistem harus dapat menangani laporan data kendaraan dan data Habis Bayar Pajak.
Sistem harus dapat mempermudah petugas dalam memproses dan melakukan kegiatan secara transparan, jelas, cepat, tepat, dan akurat.
Kebutuhan non-fungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input, proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan non-fungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak.
Kebutuhan non-fungsional dari segi Availability, sisem ini diharapkan mampu beroperasi terus menerus selama 24 jam, karena aplikasi ini digunakan oleh Bagian Umum Sekretariat Daerah untuk menjalankan semua aktivitas dalam proses bisnis.
Kebutuhan non-fungsional dari segi Reliability, sistem ini harus dibangun dengan kehandalan yang tinggi sehingga dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan. Dengan kehandalan yang tinggi diharapkan kinerja (efektifitas dan efisiensi) dalam pengelolaan data-data Kendaraan Dinas/Operasional Sekretariat dapat ditingkatkan.
Kebutuhan non-fungsional dari segi Database security yaitu database hanya dapat diakses oleh authorized user/admin. Sedangkan kebutuhan non-fungsional dari segi Security sendiri yaitu sistem ini memiliki hak akses tertentu bagi tiap jenis penggunanya.
5
5.
Project Milestones
Bagian ini menjelaskan gambaran umum jadwal proyek yang akan dikerjakan.
Summary Milestone Schedule – List key project milestones relative to project start.
Project Milestone Target Date
(dd/mm/yyyy)
Project Start 01/05/2015
Complete Solution Analyst 07/05/2015
Complete Solution Design 11/05/2015
Complete Solution Simulation with Software 21/05/2015
Complete Solution Simulation and Testing 27/05/2015
Complete Installation Software 29/05/2015
Project Complete 31/05/2015
6.
Budget Summary
Bagian ini menjelaskan pembiayaan proyek secara ringkas.
PROJECT COMPONENT COMPONENT COST
Survey dan Analisa Rp 14.121.000
Desain dan Implementasi Sistem Rp 60.744.000
Biaya Lisensi Rp 5.704.000
Training Aplikasi Rp 3.000.000
Biaya Dokumentasi Rp 12.102.000
Biaya Non Personil Rp 14.100.000
Total Rp 109.771.000
7.
Assumptions, Constraints, & Dependencies
Bagian ini menjelaskan hal-hal yang mendukung sistem, batasan, dan ketergantungannya dengan sistem yang lain (jika ada).
Asumsi-asumsi dari proyek ini adalah:
1. Survey dan hari bekerja dilakukan selama 1 bulan penuh, 1 minggu terdiri dari 7 hari (hari Sabtu dan Minggu dihitung).
Batasan-batasan untuk sistem ini, antara lain :
1. User biasa (petugas) bisa melakukan tambah, ubah, hapus, cari, dan cetak data. 2. Admin bisa melakukan tambah, ubah, hapus, dan cetak data serta mengatur hak akses
6
8.
Project Organizational Structure
Bagian ini berisikan daftar anggota team/kelompok beserta fungsi dan tugas-tugasnya di dalam team/kelompok project ini.
Project Team Role Project Team Member(s) Responsibilities
Project Manager M. Azza Hadi
Melakukan interview terhadap stakeholder proyek
Melukan pembagian tugas
Control Project Team
Bertanggung jawab atas berjalannya proyek
Finnancial
System Analyst Yutika Amelia Effendi
Melakukan analisa terhadap rancangan sistem
Database Julia Safitri Melakukan perancangan
database
Web Designer Madis Saralita Desain interface website
Programmer 1 Alex Putra
Melakukan
pembangunan fungsi-fungsi sistem
Programmer 2 Baba Surya S.
Melakukan
pembangunan fungsi-fungsi sistem
Operator Komputer Ken Arok
Meyiapkan kebutuhan
Mencoba aplikasi yang telah dibangun
Sekretaris Roro Jonggrang Dokumentasi pengerjaan
proyek
9.
Project Authorization
Bagian ini berisikan persetujuan/otorisasi project yang disahkan oleh project manager dan project owner.
APPROVED BY: PROJECT MANAGER
M. Azza Hadi
DATE
26 April 2015
APPROVED BY: PROJECT OWNER
Dian Wardiana, S.IP, M.Si, MP
DATE
