15 4.1. Prosedur Pengiriman Barang
1. Bagian Direct Sales Distribution (DSD) mengambil Data Pesanan di Sistem
BASIS, lalu sesuai pesanan bagian DSD membuat Delivery Order (DO). DO
di kirim ke Transporter dan bagian Warehousing (WH) melalui Email.
2. Transporter mengirim truk yang dibutuhkan dan bagian WH membuat
Pickslip 2 rangkap sesuai dengan data barang yang dipesan lalu dikirim ke
Bagian Picker.
3. Bagian Picker lalu menyiapkan barang sesuai dengan Pickslip. Barang dan
Pickslip yang sudah di otorisasi Picker di kirim ke Bagian DSD untuk di cek
kecocokan barang dengan Pickslip. Jika tidak cocok Bagian Picker
mengganti barang yang benar dan jika cocok Bagian DSD mengotorisasi
Pickslip. Pickslip rangkap 2 yang sudah diotorisasi di jadikan satu dengan
barang dan rangkap 1 dikirim ke bagian WH.
4. Bagian WH membuat Product Summary (PS) 1 rangkap. Kemudian Pickslip
rangkap 1 dan PS dikirim ke bagian DSD.
5. Sesuai Pickslip rangkap 1 dan PS, kemudian Bagian DSD membuat Faktur
Penjualan 3 rangkap, Purchase Order (PO) 1 rangkap, Dokumen Load 2
rangkap dan Shipment Dokumen 2 rangkap. Dokumen Load dan Shipment
Dokumen 2 diotorisasi bagian DSD dan Transporter. Shipment Dokumen
rangkap 1, Faktur Penjualan, Dokumen Load Rangkap 1 , PO dan Barang
dikirim ke Transporter untuk diditribusikan ke Outlet. Shipment Rangkap 2
6. Dua hari kemudian transporter mengembalikan Faktur Penjualan Rangkap 1
dan 2 yang sudah diotorisasi Outlet, PO, Bukti Penerimaan Barang (BPB) ,
Shipment Dokumen Rangkap 1 dan Dokumen Load rangkap 1 ke bagian
DSD.
7. Lalu bagian DSD membuat Laporan Pengiriman Invoice 2 rangkap
diotorisasi sesuai dengan Faktur Penjualan Rangkap 1 dan 2, BPB, dan PO.
Laporan Pengiriman Invoice 2 rangkap,Faktur Penjualan Rangkap 1 dan 2,
BPB, dan PO dikirim ke bagian Finance untuk di cek dan diotorisasi.
Laporan Pengiriman Invoice Rangkap 1,Faktur Penjualan Rangkap 1 dan 2,
BPB, dan PO diarsip di bagian Finance dan laporan Pengiriman Invoice
Rangkap 2 dikembalikan ke Bagian DSD dan diarsip.
8. Lalu sesuai Shipment Dokumen rangkap 2 dan dokumen Load rangkap 2 dan
3 dibuatkan Daily Report dan diarsip menurut tanggal oleh bagian DSD.
4.2. Analisis dan Kebutuhan Sistem 4.2.1.Analisis Sistem
Membuat laporan harian dan laporan keseluruhan data pengiriman
invoice/faktur penjualan masih manual dengan cara copy paste data,
dalam hal ini masih sering lupa mengcopy data dari laporan harian ke
laporan keseluruhan mengakibatkan data yang ada di laporan
keseluruhan tidak sama di laporan harian.
Cara pengcopyan data yang sedikit lama, sehingga diperlukan cara
pengcopyan data yang lebih cepat dan mudah untuk mempersingkat
Data yang tidak sama dan kurang lengkap dapat mengakibatkan data
tidak tersusun rapi.
Dari beberapa analisa yang diungkapkan diatas, maka Sistem
Informasi Penginputan Data Pengiriman Faktur Penjualan dibuat untuk
membantu mempermudah pembuatan laporan harian dan keseluruhan.
4.2.2.Kebutuhan Sistem Hardware
Kebutuhan terkait dengan perangkat keras dimana sistem harus
mampu berjalan di komputer perusahaan.
Software
Kebutuhan terkait perangkat lunak dimana sistem harus bisa berjalan
di Microsoft Office Excel 2013.
Tenaga Ahli
Kebutuhan yang terkait dukungan yang diberikan setelah sistem
digunakan yaitu pelatihan bagi calon pengguna sistem.
Data yang dibutuhkan
1. Faktur Penjualan/ Invoice.
2. Bukti Penerimaan Barang (BPB).
4.3. Jadwal Pembuatan Sistem
Waktu Rencana
Januari Minggu 2 Menganalisa sistem yang digunakan untuk penginputan laporan pengiriman invoice/faktur penjualan
Minggu 3 Perancangan sistem
Minggu 4 Membuat tampilan User Interface Februari Minggu1
Minggu 2 Minggu 3
Minggu 4 Menyelesaikan Button Edit Data, Button Benar dan Button Hapus
Maret Minggu 1 Minggu 2
Minggu 3 Menyelesaikan Button Copy All Minggu 4 Pengujian sistem di Bagian DSD
4.4. Perancangan Sistem Use Case Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan
Gambar 4.4.1. Use Case Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan
Definisi :
No Use Case Deskripsi
1. Admin Orang yang memiliki hak untuk melakukan operasi sistem pengiriman invoice / faktur penjualan.
2 Menginput Data Merupakan proses pemasukan data ke sistem macro.
3 Mengcopy Data Merupakan proses dimana data harian di salin ke data keseluruhan.
4 Mengedit Data Merupakan proses mengubah data di sistem macro.
Data Flow Diagram (DFD) Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan Data Pengiriman Barang Laporan Pengiriman Invoice
Bukti
Gambar 4.4.2. DFD Pengiriman Invoice/Faktur Penjualan
User Interface Input Form
Form Input Invoice
Gambar 4.4.3. User Interface Input Form
Keterangan :
1. Button Tambah : Untuk menginput data yang di masukkan ke
Workbook PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm.
2. Button COPY ALL : untuk mengcopy data dari Workbook
PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm ke Workbook
3. Button EDIT DATA : untuk mengedit data yang salah, kalau di
Workbook PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm diedit
otomatis pada Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL.xlsm juga
teredit.
4. Button BENAR : untuk membenarkan data yang sudah diedit.
5. Button SIMPAN : untuk menyimpan data yang sudah diinput dan
memberi formt pada laporan.
6. Button HAPUS : untuk menghapus data, kalau di Workbook
PENGIRIMAN INVOICE KE BU TIM TIM.xlsm dihapus otomatis
pada Workbook PENGIRIMAN INVOICE ALL.xlsm juga terhapus.
7. Textbox1 = tno (untuk variabel no).
8. Textbox2 = tnama (untuk variabel nama outlet).
9. Textbox3 = ttgl (untuk variabel tanggal invoice).
10. Textbox4 = tinvoice (untuk variabel No Invoice).
11. Textbox5 = tbpb (untuk variabel No BPB).
12. Textbox6 = tnominal (untuk variabel nominal).
13. Textbox7 = untuk menyimpan kode.
4.5. Implementasi Sistem
Buka aplikasi Ms. Excel, Klik icon untuk mulai menginput data, seperti
Gambar 4.5.1. Simbol Input Data
Kemudian akan tampil Form dan format laporan seperti gambar di bawah ini :
Gambar 4.5.2. Form Input Invoice
Data diinputkan ke dalam textbox dan setelah itu klik Button Tambah yang
berfungsi untuk menambah data ke Worksheet.
Gambar 4.5.3. Tambah Data
Jika Data sudah selesai di input klik Button COPY ALL untuk mengcopy data ke
Daftar keseluruhan, jika Button COPY ALL di klik, maka otomatis akan
Gambar 4.5.4. Copy Data
Klik “Yes” untuk menyimpan data yang dicopy dan otomatis Workbook
PENGIRIMAN INVOICE ALL keluar.
Button Edit Data berfungsi mengedit data yang salah.
Gambar 4.5.5. Edit Data
Masukkan record atau no data yang akan diedit, data bisa diedit jika sudah dicopy
ke DAFTAR INVOICE ALL.
Edit data untuk data yang salah termasuk tanggal tetap harus di ganti sesuai
dengan format yang ada. Jika sudah, klik Button Benar untuk membenarkan data
di Worksheet dan DAFTAR INVOICE ALL.
Jika data yang sudah diinput ingin dihapus, maka klik Button Hapus, dan otomatis
data yang di DAFTAR INVOICE ALL juga terhapus.
Gambar 4.5.7. Hapus data
Jika sudah selesai klik Button Simpan, maka data yang telah di input akan
tersimpan dan aplikasi akan memberi border dan format pada laporan. Sehingga
akan tampil seperti gambar 4.5.8 laporan pengiriman Invoice.
