KEARSIPAN LKPJ 2017 - Kumpulan data - OPEN DATA PROVINSI JAWA TENGAH

(1)

U

RU

S

AN

W

AJ

IB KE

ARSIPAN

Hal. 343 Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Walikota Semarang Akhir Tahun Anggaran 2016

24. URUSAN WAJIB KEARSIPAN

A. KEBIJAKAN PROGRAM

Kegiatan Kearsipan memiliki peranan penting dalam kelancaran

pelaksanaan keorganisasian baik sebagai sumber informasi maupun pusat

ingatan bagi organisasi itu sendiri. Hal tersebut telah ditetapkan dalam

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Pasal 1 angka 2).

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang

dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara. Berdasarkan ketentuan tersebut, maka Pemerintah Kota Semarang

melaksanakan Arah Kebijakan Urusan Wajib Kearsipan melalui Program dan

Kegiatan sebagai berikut :

1. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan dengan kegiatan

Pembangunan Data Base Informasi Kearsipan dan Pengklasifikasikan Data.

2. Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah dengan

kegiatan Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip dan

Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah;

3. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan

dengan kegiatan Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah.

4. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi dengan kegiatan

Sosialisasi / Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan Instansi Pemerintah/

Swasta;

B. REALISASI PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN

1. REALISASI KEUANGAN

Realisasi keuangan untuk pelaksanaan program dan kegiatan pada Urusan

Wajib Kearsipan tahun 2016 sebesar :

SKPD ANGGARAN (Rp) REALISASI

ANGGARAN (Rp)

PERSEN TASE (%) Kantor Perpustakaan dan Arsip 478.990.000 467.320.000 97,56

JUMLAH 478.990.000 467.320.000 97,56

Adapun perincian pelaksanaan program dan kegiatan pada Urusan Wajib

Kearsipan tahun 2016 sebagai berikut :

KODE

REK PROGRAM / KEGIATAN ANGGARAN (Rp)

REALISASI ANGGARAN (Rp)

PERSEN TASE (%)

URUSAN WAJIB KEARSIPAN 478.990.000 467.320.000 97,56

KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP 478.990.000 467.320.000 97,56

15 PROGRAM PERBAIKAN SISTEM ADMINISTRASI KEARSIPAN

113.079.000 112.784.000 99,74

001 Pembangunan Data Base Informasi Kearsipan 78.079.000 77.924.000 99,80

(2)

U

RU

S

AN

W

AJ

IB KE

ARSIPAN

KODE

REK PROGRAM / KEGIATAN ANGGARAN (Rp)

REALISASI ANGGARAN (Rp)

PERSEN TASE (%) 16 PROGRAM PENYELAMATAN DAN

PELESTARIAN DOKUMEN / ARSIP DAERAH

92.911.000 92.141.000 99,17

001 Pengadaan Sarana Pengolahan Dan Penyimpanan Arsip

52.911.000 52.803.000 99,80

002 Pendataan Dan Penataan Dokumen / Arsip Daerah

40.000.000 39.338.000 98,35

17 PROGRAM PEMELIHARAAN RUTIN / BERKALA SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN

29.000.000 28.835.000 99,43

002 Pemeliharaan Rutin / Berkala Arsip Daerah 29.000.000 28.835.000 99,43 18 PROGRAM PENINGKATAN KUALITAS

PELAYANAN INFORMASI

244.000.000 233.560.000 95,72

003 Sosialisasi / Penyuluhan Kearsipan Di Lingkungan Instansi Pemerintah / Swasta

53.140.000 50.430.000 94,90

006 Supervisi, Pembinaan Dan Stimulasi Kearsipan 190.860.000 183.130.000 95,95

2. HASIL YANG DICAPAI

Selama tahun 2016, pelaksanaan Urusan Wajib Kearsipan menghasilkan

kinerja sebagai berikut :

a. PROGRAM PERBAIKAN SISTEM ADMINISTRASI KEARSIPAN

Pada tahun 2016 untuk meningkatkan kualitas administrasi

penyelenggaraan pemerintahan. Adapun indikator kinerja dan target yang

dicapai pada tahun 2016 adalah sebagai berikut :

INDIKATOR KINERJA TAHUN 2016 % REALISASI

TAHUN 2015

TARGET REALISASI

1 Jumlah arsip dengan sistem administrasi yang baik 2010-2016

18.452 arsip 18.453 arsip 100 14.500 arsip

2 Jumlah arsip dengan sistem administrasi yang baik Tahun 2016

2500 dokumen

2532 dokumen

104 -

3 Peningkatan klasifikasi arsip

6 % 6 % 100 5,8 %

4 Jumlah SKPD yang dilibatkan dalam pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah

45 SKPD 45 SKPD 100 35 SKPD

Sumber Data : Kantor dan Perpustakaan dan Arsip Tahun 2016

Perbaikan sistem administrasi kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan

pembangunan Database Informasi Kearsipan dan Pengklasifikasian Data. Jumlah

asrip yang telah tersistem dengan baik pada tahun 2016 sebanyak 18.453 arsip

(sifatnya komulatif dari 5 tahun terakhir) meningkat disbanding tahun 2015

sebanyak 14.500 arsip. Untuk arsip yang ditangani hanya pada tahun 2016

sebanyak 2532 dokumen. Sebagai sumber informasi, pengelolaan arsip harus

mengarah pada penyatuan informasi yang bersifat integratif, sistemik dan

simultan.

Salah satu sarana untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan klasifikasi

(3)

U

RU

S

AN

W

AJ

IB KE

ARSIPAN

dengan cara mengelompokan arsip. Hasil kinerja Kegiatan pengklasifikasian arsip

dapat dilihat dari jumlah SKPD yang terlibat dalam pendataan dan penataan

dokumen/arsip daerah sebanyak 45 SKPD dan berhasil meningkatkan klasifikasi

arsip menjadi 6 % pada tahun 2016.

b. PROGRAM PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN DOKUMEN/ARSIP

DAERAH

Arah dari program penyelamatan dokumen / arsip daerah adalah

pelestarian jangka panjang dokumen atau arsip daerah. Hasil kinerja pada tahun

2016 dapat dilihat sebagai berikut :

INDIKATOR KINERJA TAHUN 2016 % REALISASI

TAHUN 2015

1 Jumlah dokumen/arsip yang diselamatkan tahun 2016

400 dokumen 420 dokumen 105 400 dokumen

2 Jumlah dokumen / arsip daerah yang diselamatkan / dipelihara dari 2010 -2016

11.000 arsip 11.000 arsip 100 10.000 arsip

3 Jumlah dokumen yang berhasil di digitalisasi

22.650 dokumen

100 18.900 dokumen Sumber Data : Kantor dan Perpustakaan dan Arsip Tahun 2016

Tujuan dari pelaksanaan program ini adalah peningkatan jumlah arsip yang

dapat diselamatkan dan dilestarikan. Hal ini dapat dilihat dari Hal ini dapat dilihat

dari jumlah Dokumen / arsip daerah yang diselamatkan / dipelihara selama

tahun 2016 mencapai 11.000 arsip (sifatnya komulatif selama 5 tahun terakhir)

meningkat dari tahun 2015 sebanyak 10.000 arsip. Hanya pada tahun 2016

dokumen/arsip yang diselamatkan sebanyak 420 dokumen. Upaya penyelamatan

dan pelestarian dokumen / arsip bisa dilakukan melalui berbagai cara di

antaranya dengan penyediaan ruang penyimpanan yang memadai serta dengan

duplikasi atau digitalisasi dokumen / arsip. Pada tahun 2016 Pemerintah Kota

Semarang telah berhasil mendigitalisasikan dokumen sebanyak 22.650 dokumen,

meningkat dari tahun 2015 sebanyak 18.900 dokumen.

c. PROGRAM PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA SARANA DAN PRASARANA

KERASIPAN

Program ini dilaksanakan melalui kegiatan pemeliharaan arsip secara rutin

dan berkala. Hasil kinerja pada tahun 2016 adalah sebagai berikut :

INDIKATOR KINERJA TAHUN 2016 % REALISASI

TAHUN 2015

1 Rasio ketersediaan sarana/ prasarana penyimpanan arsip yang berfungsi dan terpelihara

96.00% 96,00% 100 95.00%

(4)

U

RU

S

AN

W

AJ

IB KE

ARSIPAN

Sarana/prasarana penyimpanan arsip yang berfungsi dan terpelihara

dengan baik pada tahun 2016 jika dirasiokan sebesar 96 %, meningkat

dibandingkan tahun 2015 sebesar 95 % dari total sarana / prasarana yang dimiliki

oleh Pemerintah Kota Semarang. Pemerintah Kota Semarang saat ini telah

memiliki Depo Penyimpanan Arsip di Jalan Prof Sudiarto Tembalang, sebagai

sarana/prasarana utama penyimpanan arsip di lingkungan Pemerintah Kota

Semarang.

d. PROGRAM PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN INFORMASI

Tujuan dari program ini adalah meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji

secara tepat waktu dan akurat bagi para pengguna. Ketersediaan layanan

informasi kearsipan di Pemerintah Kota Semarang pada tahun 2016 sebesar 53%

meningkat daripada tahun 2015 sebesar 52%. Sedangkan kegiatan pameran

kearsipan yang diikuti pada tahun 2016 sebanyak 2 kali pameran.

INDIKATOR KINERJA TAHUN 2016 % REALISASI

TAHUN 2015

1 Aksesbilitas/ketersediaan layanan informasi kearsipan.

53.00 % 53.00 % 100 52%

2 Pameran tentang kearsipan yang diikuti

2 kali 2 kali 100 2 kali

Sumber Data : Kantor dan Perpustakaan dan Arsip Tahun 2016

C. PERMASALAHAN YANG DIHADAPI

Urusan Wajib Kearsipan yang dilaksanakan pada tahun 2016 belum dapat

berjalan secara maksimal disebabkan oleh belum tersedianya tenaga teknis

arsiparis dan sebagai instansi teknis sangat membutuhkan SDM yang profesional

di bidangnya.

D. SOLUSI

Adapun solusi yaitu mengusulkan pegawai yang sudah ada menjadi tenaga

fungsional arsiparis dan melakukan pembinaan terhadap SKPD untuk