• Tidak ada hasil yang ditemukan

Pola Pengelolaan Arsip pada Dinas Kebersihan Kota Medan

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2017

Membagikan "Pola Pengelolaan Arsip pada Dinas Kebersihan Kota Medan"

Copied!
20
0
0

Teks penuh

(1)

BAB II

TINJAUAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu

archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu

memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan

arsipnya. Istilah arsip menurut Sedarmayanti (2000, 8) meliputi 3 pengertian,

yaitu:

1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan

2. Gedung penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen

3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan

naskah atau dokumen.

Sedangkan pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 yaitu sebagai berikut:

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

(2)

10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

11.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

Menurut The Liang Gie (2002, 118) menyatakan bahwa “Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dipergunakan dapat secara cepat ditemukan kembali”.

Berdasarkan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 pasal 1 ini jelaslah, bahwa yang membuat, atau menerima arsip itu adalah bukan hanya Lembaga-lembaga Negara atau Badan Pemerintahan tetapi juga Badan Swasta. Berarti pula Badan Swasta harus menertibkan atau memperbaiki sistem kearsipan dalam rangka kehidupan kebangsaan dan berdasarkan pasal 3 Undang-Undang No.43/2009, bahwa menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI

sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

Menurut Peraturan Presiden RI No. 28 Tahun 2012 pasal 1 menjelaskan: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa arsip merupakan

kumpulan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

(3)

2.2 Tujuan, Fungsi Dan Peranan Arsip

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan

dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu

masalah. Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan

bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan

petanggungjawaban tersebut bagi pemerintah (Sedarmayanti, 2003, 19).

Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua (Wursanto, 1991, 18-19), yaitu :

1. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi tiga bagian yaitu,

a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

c. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Dilihat dari kegunaan arsip, maka arsip dapat difungsikan baik secara

mikro maupun makro dalam kesatuan sistem kearsipan yaitu:

1. Arsip sebagai sumber informasi 2. Arsip sebagai sumber penelitian 3. Arsip sebagai sumber sejarah 4. Arsip sebagai sumber ingatan 5. Arsip sebgai sumber komunikasi

6. Arsip sebgai sumber pengambilan keputusan 7. Arsip sebgai sumber alat pembuktian. ( Mulyono , Sularso. 1985, 11-14)

Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi arsip yaitu arsip

dinamis dan arsip statis dan dilihat dari kegunaan arsip sebagai sumber informasi,

sumber penelitian, sumber sejarah, sumber ingatan, sumber komunikasi, sumber

pengambilan keputusan dan sebagai sumber alat pembuktian.

Dalam setiap kegiatan yang berlangsung di setiap bidang pekerjaan, arsip

sangat di perlukan, karena arsip mempunyai kegunaan yang menyangkut berbagai

(4)

yang membutuhkannnya dapat diketahui dengan mudah. Peranan arsip menurut

Sedarmayanti (2003, 19) adalah :

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

2.3 Jenis-jenis Arsip

Arsip menurut Wursanto (1991, 29) dapat ditinjau atau dibedakan

berdasarkan jenis-jenisnya seperti berikut:

1. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah informasi yang terekam atau tercatat, termasuk pula data yang berada dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi, perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan, sebagai bukti dari aktifitas tersebut.

2. Arsip Statis

Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas, tetapi tidak semua arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas berbagai jenis arsip.

Adapun jenis arsip menurut Wursanto (1991, 21-28) berdasarkan dari

subjek atau isinya antara lain:

1. Arsip Keuangan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, daftar gaji. 2. Arsip Kepegawaian

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat – surat pengangkatan pegawai, absensi pegawai.

3. Arsip Pemasaran

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.

4. Arsip Pendidikan

Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah – masalah pendidikan seperti Garis – Garis Besar Program Pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.

Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa jenis-jenis arsip terdiri

(5)

secara langsung dalam suatu kegiatan organisasi atau perkantoran penciptaan arsip

dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip

yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen tetapi dapat

dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.

2.3.1 Penggolongan Arsip

Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi

peninjauannya. Menurut Wursanto (1991, 22) juga menyatakan bahwa:

Penggolongan arsip berdasarkan sifat kepentingannya yaitu arsip nonesensial merupakan arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai

hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam

waktu yang terlalu lama, arsip yang diperlukan yaitu arsip yang masih mempunyai

nilai kegunaan tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan

atau dibutuhkan, arsip penting yaitu arsip mempunyai nilai hukum, arsip vital

yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya.

Pendapat lain tentang penggolongan arsip menurut Wursanto (1991, 21)

berdasarkan subjek atau isinya dapat dibedakan menjadi beberapa macam antara

lain:

Arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan arsip pendidikan. Penggolongan arsip berdasarkan bentuk atau wujudnya ada beberapa macam misalnya, surat dalam hal ini yang dimaksud surat adalah setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

Berdasarkan pernyataan di atas bahwa penggolongan arsip dilihat dari sisi

isinya, bentuk, nilai dan fungsinya yang mana terdapat beberapa arsip-arsip

menurut dari penggolongan arsipnya berdasarkan masing-masing jenisnya.

2.3.2 Siklus Arsip

Siklus hidup Arsip adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan

digunakan. Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan,

skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk

pengambilan keputusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika

(6)

data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip

tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan,

ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan. Martono (1990, 10) mengemukakan bahwa “pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya (life cycle). Ketiga tahapan tersebut ialah penciptaan (records creation), penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) dan tahap istirahat (retirement)”.

Gambar 1: Siklus Arsip Sumber: Sedarmayanti (1992, 17)

Lingkaran hidup kearsipan (life span of records) pada gambar diatas dapat dibagi menjadi tujuh tahapan, yaitu:

1. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian merupakan tahap di mana surat

masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.

3. Tahap referensi merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan

arsip.

(7)

6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya (arsip inaktif) didaftar kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.

7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan (Sedarmayanti 1992, 17).

2.4 Sistem Pengelolaan

2.4.1 Pengertian Dan Tujuan Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip, pelu adanya pedoman yang merupakan

rambu bagaimana suatu sistem dijalankan dalam suatu organisasi. Oleh karena itu

pedoman pengelolaan arsip dapat dipahami sebagai petunjuk untuk memfungsikan

sistem pengelolaan arsip, yang di dalamnya memuat tentang siapa, apa, kapan,

dimana, dan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dilaksanakan. Sistem

penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu

pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap

perkembangan di masa yang akan datang. Menurut Sedarmayanti (2003, 68) yang

dimaksud dengan sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun

arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat

arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.

Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam pengelolaan

arsip-arsip agar arsip-arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali

diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Menurut Wursanto (1991: 32) menjelaskan bahwa ada 11 (sebelas)

peralatan kearsipan yang umum digunakan oleh perusahaan swasta maupun

pemerintah:

1. Map

a. Map biasa (Stofmap foli), dipergunakan untuk menyimpan warkat atau arsip yang berukuran folio (21x34cm) untuk sementara. Keuntungan ialah praktis, dan mudah mempergunakannya. Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan dalam menyimpan warkat dalam jumlah terbatas dan juga warkat-warkat akan mudah lepas.

(8)

c. Map jepitan (Snelhecter), memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip tidak mudah lepas.

d. Mapa tebal (Briefordner), memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh dan kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila diperlukan.

2. Folder

Merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet.

3. Guide

Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanaan arsip.

4. Filing Cabinet (File Cabinet)

Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

5. Almari arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, terdiri dari satu pintu dan juga dua pintu yang berfungsi untuk menyimapan berbagai macam bentuk arsip.

6. Meja

Berfungsi sebagai tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat untuk sementara.

7. Kursi

Ada 4 (empat) jenis kursi yang dipergunakan di kantor : a. Kursi yang digunakan Tata Usaha (clerical chair). b. Kursi yang digunakan sekretaris (secretarical chair). c. Kursi yang digunakan para eksekutif (executive chair). d. Kursi yang digunakan pada waktu rapat (conference chair). 8. Berkas kotak (Box File)

Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, setiap kotak dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat sejenis. 9. Rak arsip

Adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan. Kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama dijilid pertahun. 10.Mesin-mesin kantor

(9)

11.Alat-alat tulis

Adalah alat-alat yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Misalnya, pena,pensil, penggaris, spidol, kertas, penghapus, steples, dan sebagainya.

Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa sistem pengelolaan arsip

adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang

sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara

aman dan ekonomis.

2.4.2 Pola Klasifikasi Kearsipan

Dalam upaya merealisasikan konsep pengelolaan arsip serta dapat

mengaplikasikan pada tatanan pelaksanaan, maka dalam kesempatan ini saya

mencoba menawarkan sebuah konsep klasifikasi arsip yang sederhana dan

mendasar namun untuk keperluan nyata dapat dikembangkan sesuai dengan

kondisi dan kebutuhan yang memadai.

Menurut Supardi (2015, 4) Pola Penataan kearsipan ini sebaiknya

dilaksanakan melalui empat tahapan yang meliputi :

1. Pencarian dan pelengkapan arsip-arsip yang pernah dibuat 2. Pengelompokan Arsip

3. Penciptaan Klasifikasi dan Indeksasi 4. Penataan Akhir

Dalam rangka penertiban masalah administrasi ini maka perlu dibuat suatu

pola klasifikasi yang akan memudahkan penataan arsip dan memudahkan

pencarian arsip oleh pembuat arsip.

2.4.2.1 Prinsip Dasar dan Pola Penyusunan Klasifikasi

Klasifikasi arsip merupakan pengelompokan arsip-arsip yang tercipta

berdasarkan fungsi dan kegiatan yang dipergunakan untuk memudahkan

penemuan kembali arsip. Maksud dan tujuan dari klasifikasi arsip yaitu sebagai

acuan kerja di dalam mengelola arsip dengan baik, khususnya dalam pemberkasan

dan penemuan kembali arsip serta memberikan pedoman kerja kepada

(10)

Klasifikasi atau penggolongan menurut Widjaja (1986, 133) merupakan “pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok”.

Klasifikasi menurut Sedarmayanti (2003, 37) adalah “pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.

Prinsip dasar dalam pengelolaan arsip adalah untuk mempermudah proses

penyimpanan dan dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan.

Menurut Supardi (2015, 5) menyatakan bahwa bentuk penyusunan arsip adalah:

a) Klasifikasi kearsipan di lingkungan pemerintah kota disusun berdasarkan

masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari

semua unit serta institusi atau relasi yang mendukung keberadaan

lembaga dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR utama yang

dilengkapi dengan kode pembantu.

b) Pola kearsipan disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip

perkembangan umum pemerintahan, didahului oleh tiga perincian dasar,

masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga,

sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam

menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola.

c) Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 (sepuluh) kelompok yang merupakan

kode dari tugas-tugas unit yang ada lingkungan pemerintah kota (000 – 900) sepuluh kelompok pokok masalah tersebut adalah sebagai berikut:

000 UMUM 100 PEMERINTAH 200 POLITIK

300 KEAMANAN/KETERTIBAN 400 KESEJAHTERAAN RAKYAT

500 PEREKONOMIAN

600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN 700 PENGAWASAN

800 KEPEGAWAIAN 900 KEUANGAN

Dari pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa Pola kearsipan disusun

secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan umum

pemerintahan Kode klasifikasi dibuat sebanyak 10 (sepuluh) kelompok yang

(11)

2.4.2.2 Mekanisme Pengelolaan Arsip

Mekanisme pengelolaan kearsipan memegang peranan penting dalam

suatu organisasi, manajemen, dan administrasi. Sebab arsip merupakan pusat

ingatan bagi setiap kegiatan kantor karena tanpa arsip tidak mungkin seseorang

mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks terutama dalam

pengelolaan administrasi dan organisasi, oleh sebab itu pengelolaan arsip selalu

berkaitan dengan surat, warkat, record dan dokumen yang lainnya, jadi demi

kelancaran pengelolaan, baik pada kantor pemerintahan swasta, baik besar

maupun kecil diperlukan adanya administrasi yang tertib dan menyeluruh. Arsip

atau kearsipan yang teratur dan tertib adalah sebagai alat informasi dan referensi

yang dapat membantu lembaga pemerintahan dan lembaga-lembaga swasta dalam

kelancaran kegiatannya.

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor

20 Tahun 2012 menjelaskan bahwa mekanisme dalam pengelolaan arsip adalah :

1. Mempunyai kewajiban mengingatkan kepada setiap unit pengolah untuk dapat memindahkan arsip di unit pengolah yang sudah memenuhi kriteria arsip sesuai dengan jadwal retensi arsip masing-masing lembaga negara setiap akhir tahun;

2. Mengkoordinasikan penyusunan daftar Arsip usul pindah dari unit pengolah serta mengolah dan memverikasi daftar arsip inaktif usul pindah tersebut baik fisik maupun informasinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

3. Mengkoordinasikan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan dengan disertai daftar arsip yang dipindahkan dan berita acara pemindahan arsip;

4. Sesegera mungkin harus menata dan menyimpan arsip yang dipindahkan sesuai dengan sistem penyimpanan yang berlaku di pusat arsip;

5. Menata arsip berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli; 6. Menata arsip melalui kegiatan:

a. Pengaturan fisik arsip;

b. Pengolahan informasi arsip; dan c. Penyusunan daftar arsip inaktif.

7. Daftar arsip sekurang-kurangnya memuat: a. Pencipta arsip;

b. Unit pengolah; c. Nomor arsip; d. Kode klasifikasi; e. Uraian informasi arsip; f. Kurun waktu;

g. Jumlah;

(12)

i. Lokasi simpan.

8. Harus dapat menjamin keamanan fisik dan informasi arsip yang disimpan di pusat arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

9. Bertanggungjawab memelihara arsip inaktif melalui kegiatan penataan dan penyimpanan. Pemeliharaan arsip inaktif tersebut dapat dilakukan dengan cara alih media arsip, yang dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan perundang-undangan. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi.

10.Mengkoordinasikan pelaksanaan alih media termasuk pemberian autentikasi terhadap arsip hasil alih media. Autentikasi terhadap hasil alih media ditetapkan oleh pimpinan lembaga atau pejabat yang ditunjuk olehnya.

11.Membuat berita acara disertai daftar arsip dinamis yang dialihmediakan yang sekurang-kurangnya memuat:

a. Waktu pelaksanaan; b. Tempat pelaksanaan; c. Jenis media;

d. Jumlah arsip;

e. Keterangan proses alih media yang dilakukan; f. Pelaksana; dan

g. Penandatanganan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit kearsipan. 12.Bertanggung jawab membuat daftar arsip dinamis yang dialihmediakan,

yang sekurang-kurangnya memuat informasi tentang: a. Unit pengolah;

b. Nomor urut; c. Jenis arsip; d. Jumlah arsip; dan e. Kurun waktu.

2.4.3 Sistem Penyimpanan Arsip ( Filing System)

Penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang ada pada saat penyimpanan

arsip dengan mempergunakan penataan sehingga proses penyimpanan dapat

dilakukan dengan cepat bilamana sewaktu-waktu di perlukan.

Karena dalam penyimpanan arsip di perlukan suatu penataan, maka tujuan

dari penataan itu adalah :

1. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai

nilaipakai yang sewaktu-waktu di perlukan bagi pemecahan persoalan

(13)

2. Menyimpan bahan-bahan arsip atau dokumen dengan suatu sistem

tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan

kembali.

3. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari

kemungkinan rusak, terbakar dan hilang.

(Widjaya, A.W.1990:141).

Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari (Sedarmayanti, 2003 : 70):

1. Sistem Abjad ( Alphabetical System)

Sistem Abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang

umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A

sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks, yaitu

pedoman yang dijadikan dasar untuk penyimpanan dan menemukan

kembali arsip berdasarkan abjad. Peraturan mengindeks ini dapat

digolongkan kedalam empat kategori, yaitu:

a) Indeks nama orang.

b) Indeks nama Badan Pemerintah atau Swasta.

c) Indeks nama organisasi atau Badan Sosial dan sejenisnya.

d) Indeks nama tempat atau wilayah.

Sarana yang dipergunakan pada sistem abjad ini adalah:

i. lembar petunjuk atau guides. Lembar petunjuk ini berfungsi untuk membantu berdirinya berkas-berkas atau dokumen yang

diarsipkan dan mempermudah kita untuk melihatnya.

ii. Folder.

Ada dua macam folder yaitu: a) Folder campuran atau umum.

Folder ini berisikan surat yang bersifat sementara dimana masalah atau subjeknya hanya satu dan kurang dari lima

masalah atau perihal/subjek.

(14)

Folder ini berfungsi untuk memindahkan berkas-berkas atau surat-surat dari folder umum. Folder individu ini sudah di khususkan hanya untuk satu macam nama atau objek saja.

Selanjutnya berkas-berkas atau surat-surat disusun secara

kronologis berdasarkan urutan tanggal.

b) Kartu Tunjuk Silang.

Kartu ini dipergunakan untuk mencari judul-judul atau

nama-nama dari berkas-berkas atau surat-surat yang diarsipkan.

Gambar: Sistem Abjad

2. Sistem Pokok Soal ( Subject Filing System)

Sistem Masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang

berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk

dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka

harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi

dalam surat-menyurat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut

dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang disebut dengan “ Daftar Indeks”. Daftar Indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat didalam

kantor atau organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan

masalah. Yang harus diperhatikan dalam sistem masalah atau subjek

(15)

1.Surat harus dibaca secara cermat dan seksama.

2.Menetapkan hal secara rinci.

3.Mengindeks sesuai dengan daftar indeks.

4.Memberi kode sesuai dengan daftar indeks.

5.Penggolongan surat sesuai dengan daftar indeks.

6.Meletakkan surat dalam map atau folder yang sesuai dengan kode yang sudah ditetapkan dan disusun sesuai dengan umur surat

Gambar: Sistem Pokok Soal

3. Sistem Nomor atau Angka ( Numerical Filing System)

Sistem Nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap

masalah diberi nomor tertentu. Sistem nomor yang digunakan dalam

penataan arsip terdiri dari:

1) Sistem Dewey.

Sistem ini menggunakan angka 0 sampai 9. Angka yang

dipergunakan adalah ratusan sehingga sistem Dewey dikenal juga sistem desimal atau persepuluhan.

2) Sistem Terminal Digital.

Sistem Terminal Digital yaitu nomor surat harus sesuai dengan

kode buku arsip. Dalam buku arsip tercatat: nomor urut, tanggal,

judul/caption nomor surat, tanggal surat yang difile / diarsipkan, perihal, keterangan yang diperlukan.

(16)

Dalam sistem ini berdasarkan pada urutan nama surat masuk

menurut catatan harian yang dilakukan oleh bagian penerimaan

surat.

Gambar :Sistem Nomor Atau Angka

4. Sistem Wilayah atau Daerah ( Geographical Filing System)

Sistem Wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

tempat, daerah atau wilayah tertentu. Sistem wilayah atau geografik

memberi informasi kepada perusahaan mengenai daerah-daerah yang

potensial, kurang potensial, atau bahkan sedang-sedang saja untuk

mengembangkan daerah pemasaran untuk produk perusahaan yang

bersangkutan.

(17)

5. Sistem Tanggal (Choronological Filing System)

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan

urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal

dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Surat

atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling

akhir pula. Sarana yang digunakan adalah Buku Agenda, Laci Guide, Folder (map) dan Kartu Indeks.

Gambar : Sistem Tanggal

2.5 Temu Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu

dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat,

Hal ini sangat berhubungan dengan penataan dan penyimpanan arsip. Arsip sangat

erat hubungannya dengan sistem penataan arsip, sebab jikalau sistem

penyimpanan salah maka dengan sendirinya penemuan kembali arsip akan sulit

pula.

Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip

dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan kembali informasi yang

terkandung dalam arsip. Jika penemuan kembali arsip gagal, haruslah dilakukan

penelitian, apakah sebab dari kegagalan tersebut (Hadi Abubakar, 1996 : 74).

Menurut Hadi Abubakar dalam bukunya Pola Kerasipan Modren (1996 :75): Sistem Kartu Kendali menyatakan “Agar sistem penemuan kembali arsip ini mudah dilaksanakan ada beberapa acuan yang harus dilaksanakan, yaitu :

1. Kebutuhan si Pemakai arsip harus diteliti terlebih dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.

2. Harus didasarkan atas kegiatan nyata Instansi yang bersangkutan, kemudian digunakan indeks sebagai tanda pengenal.

(18)

4. Sarana dan prasarana yang menunjang kearsipan harus lengkap, yang sesuai dengan penataan berkas.

5. Sumber daya manusianya haruslah terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, dan tekun.

2.6 Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen

terhindar dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut

tidak dapat dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen

arsip dapat terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai faktor

perusak seperti rayap, kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak

mendukung sehingga arsip yang tersimpan cepat menjadi rusak.

Menurut Suparjati (2004, 30) mengatakan bahwa penyebab kerusakan

arsip ada 2 (dua) yaitu faktor instrinsik dan faktor ekstrinsik:

1. Faktor instrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari arsip itu sendiri, seperti kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya.

2. Faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian manusia. a. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar terhadap kondisi arsip

antara lain: temperature, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara dan debu

b. Organisme perusak yang sering merusak arsip antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoa dan tikus.

c. Selain dari kedua hal tersebut, arsip dapat rusak karena kelalaian dari pengelola arsip itu sendiri, misalnya percikan bara rokok, cipratan minuman dan sebagainya.

Setelah mengetahui beberapa penyebab kerusakan arsip, maka langkah

selanjutnya adalah melakukan upaya atau usaha untuk mengadakan pencegahan

terhadap kerusakan.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip

secara rutin untuk mencegah kerusakan arsip. Pemeliharaan arsip secara fisik

dapat dilakukan dangan cara sebagai berikut (Sedarmayanti, 2003 : 110-113) :

a) Pemeliharaan

1. Pengaturan Ruangan

Ruang penyimpanan arsip haruslah tetap kering (temperatur antara 60-75 Derajat), terang tetapi tidak langsung terkena sinar matahari, mempunyai ventilasi yang merata, terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.

2. Tempat penyimpanan arsip

(19)

3. Penggunaan bahan pencegah kerusakan arsip

Salah satunya dengan meletakkan kamper di tempat penyimpanan, atau melakukan penyemprotan bahan kimia secara berlanjut. 4. Kebersihan

Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan gangguan serangga.

b) Tujuan Pemeliharaan

Adapun tujuan pemeliharaan arsip adalah :

1. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap penanggungjawab kearsipan harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip itu sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.

2. Agar penanggungjawab kearsipan dapat mengetahui dan mengawasi apakah suatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

c) Pencegahan Kerusakan

Ada beberapa cara untuk mencegah kerusakan pada arsip, antara lain : 1. Penggunaan Air Conditioner (AC)

Agar kelembapan dan kebersihan udara dalam ruangan penyimpanan dapat diatur dengan baik.

2. Fumigasi

Merupakan penyemprotan bahan kimia untuk mencegah atau membasmi serangga atau bakteri.

3. Restorasi Arsip

Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang telah rusak, sehingga dapat digunakan kembali dalam waktu yang lebih lama lagi.

Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu : i. Tradisional

Yaitu dengan cara melapiskan kertas “handmade” dan “chiffon”.

ii. Laminasi

Yaitu pekerjaan menutup arsip diantara dua lembar plastik. iii. Mikrofilm

Merupakan suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.

2.7 Penyusutan Arsip

Tidak semua arsip harus disimpan terus-menerus karena ada sebagian

arsip yang harus dipindahkan dan dimusnahkan. Penyusutan arsip adalah kegiatan

mengurangi volume arsip dari satu tempat penyimpanannya baik dengan cara

memindahkan sebagian arsip ke tempat lain, memusnahkannya maupun

menyerahkannya ke kantor arsip daerah.

(20)

Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan Pemerintahan

masing-masing; (b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang

berlaku; (c) menyerahkan asip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional”. Menurut Sedarmayanti (2003, 105) ada 2 macam penyusutan adalah : (a)

metode berkala, merupakan suatu mode penyusutan yang dilakukan dalam jangka

waktu tertentu, setelah masa penimpanan yang telah berakhir, maka arsip aktif

disusutkan sekaligus pada periode tersebut ( metode berkala 1 kali dalam jangka

waktu tertentu, metodeberkala 2 alam jangka waktu tertentu, metode berkala atas

dasar waktu minimum-maksimum); (b) metode berulang-ulang terus-menerus,

merupakan suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa

menunggu periode tertentu.

Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa penyusutan arsip sangat penting

di dalam suatu organisasi karena bertujuan untuk mengurangi terjadinya

tumpukan arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi di lemari penyimpanan.

2.8 Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah suatu daftar yang memuat

kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.

Penentuan JRA ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas

(Sedarmayanti, 2003 : 103).

Menurut Sedarmayanti Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan suatu

daftar yang menunjukkan :

1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip;

2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelun dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.

Menurut Sedarmayanti dalam bukunya Tata Kearsipan Dengan

Memanfaatkan Teknologi Modren menyatakan bahwa tujuan JRA :

a) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif b) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif c) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya

Gambar

Gambar 1: Siklus Arsip
Gambar :Sistem Nomor Atau Angka
Gambar : Sistem Tanggal

Referensi

Dokumen terkait

Jasa Tabungan mudhorobah di BNI Syariah 2003 Identifikasi Faktor- faktor yang Mempengaruhi Motivasi Nasabah Menabung di BNI Syariah DIY 2001 Anaiisa Perilaku Konsumen

Pejabat Pembuat Komitmen (PPKom) Pekerjaan pengadaan Belanja Bahan Pangan Dapur Bencana Alam/ cadangan Pangan Provinsi Jawa Tengah Tahun 2014;. Menteri

Saya lihat, usaha masyarakat yang lain juga jalan” begitu tanggapan awal Yakobus terkait hadirnya Program Desa/Kelurahan Mandiri Anggur Merah di

[r]

Sesuai dengan pedoman penilaian kinerja guru, khususnya kemampuan guru dalam berkomunikasi dengan peserta didik telah ditetapkan beberapa indikator yaitu: (1) Cara

Hasil Analisis Data Observasi Sikap siswa dalam peningkatan nilai nasionalisme melalui pembelajaran IPS dengan penerapan konsep Tut Wuri Handayani. Berdasarkan

(2) Seksi Pembangunan mempunyai tugas menyiapkan bahan pelajaran, alat intruksi tenaga pengajar, penyusunan kualifikasi calon peserta pendidikan dan latihan

Tujuan dari penelitian ini adalah mengkaji pengaruh aktivitas seksual pranikah, ketaatan beragama dan sosial ekonomi sebagai faktor yang berpengaruh terhadap