UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
_________________________________________________________________ Jurusan Teknik Informatika
Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2003
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM MOBILE E-MAIL DAN EVENT ALERTING
Agus Kianto 0700698321 Erwin 0700708612 Lin Erich Budianto 0700710503
Abstrak
Sistem Mobile E-mail adalah sistem terintegrasi antara e-mail dan SMS yang dibangun untuk menjawab kebutuhan PT Serasi Autoraya akan sistem komunikasi yang handal. Sistem ini dibangun dengan tujuan meningkatkan ketersediaan infrastruktur komunikasi serta menerapkan otomatisasi pengiriman pesan baik melalui SMS maupun e-mail. Sistem ini cocok diterapkan pada PT Serasi Autoraya karena proses komunikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut lebih banyak bersifat rutin dan banyak menerapkan proses mem-forward informasi ke kelompok / grup internal maupun eksternal perusahaan. Metodologi yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metode penelitian lapangan dengan melakukan wawancara ke PT Serasi Autoraya. Wawancara tersebut dilakukan untuk mengumpulkan informasi terkait dengan pembangunan sistem tersebut. Dengan sistem mobile e-mail, PT Serasi Autoraya mampu mempercepat proses penyebaran informasi melalui otomatisasi pengiriman pesan (event alert) ulang tahun pada departemen Customer Care dan pengiriman informasi maintenance kendaraan pada departemen Service serta kemudahan proses forward informasi lalu lintas untuk para driver pada departemen Driver Management System.
Kata Kunci
PRAKATA
Segala hormat, puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas kasih, penyertaan serta kekuatan yang diberikan-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul: Sistem Mobile E-mail dan Event Alerting, sebagai syarat menyelesaikan jenjang studi Strata-1 di Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Kebutuhan penyebaran informasi yang meningkat di dalam perusahaan, antar perusahaan maupun antara perusahaan dengan pelanggan mendorong perusahaan untuk membangun infrastruktur komunikasi yang terintegrasi. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, penulis membangun infrastruktur komunikasi untuk PT Serasi Autoraya dengan konsep Unified Messaging. Dengan infrastruktur tersebut, PT Serasi Autoraya dapat meningkatkan efektivitas komunikasi baik internal perusahaan, antar perusahaan maupun antara perusahaan dengan pelanggan.
Dalam proses penulisan skripsi ini, penulis meminta maaf sebesar-besarnya jika pada proses penyusunan tersebut penulis melakukan kesalahan. Untuk pengembangan lebih lanjut, penulis juga memohon kritik dan saran yang dapat membangun. Penulis menyadari bahwa tanpa kesempatan, bimbingan, bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, skripsi ini tidak dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu, penulis juga menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya terutama kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Geraldus Polla, MApp. Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk menyusun skripsi ini.
2. Bapak Ir.Harjanto Prabowo, MM., selaku Direktur Operasi Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M. Sc., M. Comp. Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.
4. Bapak H. M. Subekti, BE, M.Sc., selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika. 5. Bapak Freddy Purnomo, S. Kom., selaku Sekretaris Jurusan Teknik Informatika. 6. Bapak Ir. Lukas Tanutama, MM., selaku dosen pembimbing.
7. Bapak Johan Muliadi Kerta, S.Kom, MM., yang telah membantu dengan memberi saran dan kritik terhadap skripsi ini.
8. Bapak Hendra, selaku Information System Development Supervisor dari pihak PT Sersai Autoraya, yang telah memberikan kesempatan untuk membangun sistem dalam skripsi ini.
9. Bapak Danar, selaku IT System Development Analyst dari pihak TRAC, yang telah membantu dalam penyusunan skripsi.
10. Ibu Dona Amelia, selaku Information System Project Analyst dari pihak TRAC, yang telah membantu dalam tahap penyusunan skripsi.
11. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan moral dan material sehingga skripsi ini dapat diselesaikan.
12. Dan semua pihak yang telah membantu secara fisik maupun mental dalam pembuatan skripsi ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Jakarta, Januari 2007
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar ... i
Halaman Judul Dalam ... ii
Halaman Persetujuan Hardcover ...iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji...iv
Abstrak ... vii
Prakata ... viii
Daftar Isi ... x
Daftar Tabel ... xvii
Daftar Gambar ... xix
Daftar Lampiran ... xxiv
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Ruang Lingkup... 4
1.3 Tujuan dan Manfaat ... 4
1.4 Metodologi ... 5
1.5 Sistematika Penulisan ... 8
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Unified Messaging ... 9
2.2 Konsep E-mail... 9
2.2.2 Komponen Utama Infrastruktur Komunikasi E-mail... 10
2.2.3 Cara Kerja E-mail ... 12
2.2.4 Format E-mail ... 14
2.2.5 File Extension Penyimpanan Data E-mail ... 14
2.2.6 Konsep Mailbox ... 15
2.3 Konsep SMS ... 16
2.3.1 Definisi SMS... 16
2.3.2 Sejarah SMS... 16
2.3.3 Komponen Utama Jaringan SMS... 17
2.3.4 Kelebihan SMS ... 18
2.4 Konsep SMS Gateway Server... 19
2.4.1 Komponen SMS Gateway... 19
2.4.2 Fitur-fitur SMS Gateway ... 20
2.4.3 Gammu.exe ... 21
2.4.4 Microsoft Exchange Server... 21
2.4.5 Microsoft Outlook... 22
2.4.6 Cara Komunikasi antara Outlook dengan Microsoft Exchange Server ... 23
2.4.7 MySQL... 25
2.4.8 VB.NET ... 25
BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Sejarah Perusahaan... 29
3.1.1 Struktur Organisasi ... 29
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan... 31
3.2 Analisa sistem yang sedang berjalan... 31
3.2.1 Sistem yang sedang berjalan ... 31
3.2.1.1 SMS Gateway Server ... 31
3.2.1.2 Sistem E-mail ... 33
3.2.1.3 Database operasional... 35
3.2.2 Analisa Permasalahan ... 37
3.2.3 Analisa Pemecahan Masalah... 40
3.3 Perancangan Sistem Solusi ... 44
3.3.1 Perancangan Model Sistem Solusi ... 44
3.3.2 Perancangan fitur sistem solusi... 46
3.3.2.1 Sistem Pengiriman e-mail dan SMS secara manual ... 48
3.3.2.2 Sistem Pengiriman e-mail dan SMS secara otomatis ... 53
3.3.3 Perancangan implementasi pada jaringan ... 55
3.3.4 State Transition Diagram ... 56
3.3.4.1 STD Menu Utama ... 56
3.3.4.2 STD Sub Menu Kirim SMS ... 57
3.3.4.3 STD Menu Manajemen Grup... 58
3.3.4.4 STD Sub Menu Master Group ... 59
3.3.4.5 STD Sub Menu Master User ... 60
3.3.4.7 STD Sub Menu Laporan Inbox ... 61
3.3.4.8 STD Sub Menu Laporan Outbox ... 62
3.3.4.9 STD Menu Setting... 62
3.3.4.10 STD Sub Menu Customer Data... 63
3.3.4.11 STD Sub Menu Maintenance Data ... 64
3.3.4.12 STD Sub Menu Template SMS... 65
3.3.4.13 STD Menu Logout ... 65
3.3.5 Rancangan Tampilan... 66
3.3.5.1 Struktur Menu ... 66
3.3.5.2 Perancangan Layar Form Login... 68
3.3.5.3 Perancangan Layar Form Utama... 69
3.3.5.4 Perancangan Layar Form Kirim SMS... 70
3.3.5.5 Perancangan Layar Form Master Group ... 71
3.3.5.6 Perancangan Layar Form Master User... 73
3.3.5.7 Perancangan Layar Form Laporan Inbox... 75
3.3.5.8 Perancangan Layar Form Laporan Outbox ... 76
3.3.5.9 Perancangan Layar Form Setting Customer Data ... 77
3.3.5.10 Perancangan Layar Form Setting Maintenance Data ... 78
3.3.5.11 Perancangan Layar Form Template SMS ... 79
3.3.5.12 Perancangan Layar Form Logout... 80
3.3.6 Rancangan Database ... 80
3.3.6.1.1 Tabel CustDetails ... 81 3.3.6.1.2 Tabel notification ... 82 3.3.6.1.3 Tabel order ... 82 3.3.6.2 Database Sistem ... 83 3.3.6.2.1 Tabel inbox... 83 3.3.6.2.2 Tabel inbox_outlook ... 83 3.3.6.2.3 Tabel inbox_processed... 84 3.3.6.2.4 Tabel loginuser... 84 3.3.6.2.5 Tabel outbox... 85 3.3.6.2.6 Tabel outbox_outlook ... 85 3.3.6.2.7 Tabel outbox_processed... 86 3.3.6.2.8 Tabel pbk... 86 3.3.6.2.9 Tabel pbk_groups... 87 3.3.6.2.10 Tabel settingcustomer ... 87 3.3.6.2.11 Tabel settingmaintenance... 88 3.3.6.2.12 Tabel templatesms... 89
3.3.7 Rancangan class dan modul dari aplikasi... 90
3.3.7.1 class Mysql.vb... 90 3.3.7.2 class outlook.vb... 91 3.3.7.3 class frmGroup.vb ... 92 3.3.7.4 class frmInReport.vb ... 93 3.3.7.5 class frmOutReport.vb ... 94 3.3.7.6 class frmSendSMS.vb ... 95 3.3.7.7 class frmSettingCustomer.vb ... 96
3.3.7.8 class frmSettingMaintenance.vb ... 98
3.3.7.9 class frmTemplate.vb ... 99
3.3.7.10 class frmUser.vb... 100
3.3.7.11 class frmUtama.vb... 101
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI 4.1 Implementasi ... 105
4.1.1 Spesifikasi kebutuhan perangkat keras ... 105
4.1.2 Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak... 105
4.2 Prosedur Operasional ... 106
4.2.1 Spesifikasi Uji Coba Sistem Mobile e-mail ... 106
4.2.2 MySQL... 107
4.2.3 Microsoft Outlook 2003... 109
4.2.4 Microsoft Exchange Server 2000... 110
4.2.5 Prosedur Penggunaan Sistem untuk admin ... 111
4.2.5.1 Memulai Program... 111
4.2.5.2 Mengirim SMS... 118
4.2.5.3 Mengatur Manajemen Grup ... 124
4.2.5.4 Mengatur Manajemen User... 133
4.2.5.5 Membaca Laporan Inbox ... 146
4.2.5.6 Membaca Laporan Outbox... 149
4.2.5.7 Mengatur Manajemen otomatisasi ulang tahun customer ... 154
kendaraan ... 157
4.2.5.9 Mengatur Template SMS ... 160
4.2.5.10 Melakukan Logout ... 166
4.2.6 Prosedur Penggunaan Sistem untuk user ... 167
4.2.6.1 Prosedur penggunaan SMS ... 168
4.2.6.2 Prosedur penggunaan e-mail ... 169
4.3 Evaluasi sistem... 171
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ... 179
5.2 Saran ... 180
DAFTAR PUSTAKA ...181
RIWAYAT HIDUP ...183 LAMPIRAN-LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 tabel custDetails ... 36
Tabel 3.2 tabel notification ... 36
Tabel 3.3 tabel PM Order... 37
Tabel 3.4 tabel custDetails ... 81
Tabel 3.5 tabel notification ... 82
Tabel 3.6 tabel order ... 82
Tabel 3.7 Rancangan tabel inbox ... 83
Tabel 3.8 Rancangan tabel inbox_outlook... 83
Tabel 3.9 Rancangan tabel inbox_processed ... 84
Tabel 3.10 Rancangan tabel loginuser ... 84
Tabel 3.11 Rancangan tabel outbox ... 85
Tabel 3.12 Rancangan tabel outbox_outlook... 85
Tabel 3.13 Rancangan tabel outbox_processed ... 86
Tabel 3.14 Rancangan tabel pbk ... 86
Tabel 3.15 Rancangan tabel pbk_groups ... 87
Tabel 3.16 Rancangan tabel settingcustomer... 88
Tabel 3.17 Rancangan tabel settingmaintenance ... 89
Tabel 3.18 Rancangan tabel templatesms ... 90
Tabel 3.19 Tabel keterangan variabel ... 90
Tabel 4.1 Tabel waktu pemrosesan dari SMS ke SMS ... 171
Tabel 4.2 Tabel waktu pemrosesan dari SMS ke e-mail... 173
Tabel 4.4 Tabel waktu pemrosesan dari e-mail ke e-mail... 176 Tabel 4.5 Tabel hasil uji coba keberhasilan pengiriman... 178
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Metode Problem Solving Loop (Roger S. Pressman,2001) ... 6
Gambar 2.1 Contoh Alur pengiriman email (www.wikipedia.org) ... 12
Gambar 2.2 Gambar sistem operasional SMS (fundsms.net) ... 17
Gambar 2.3 Arsitektur Outlook – Exchange (www.microsoft.com) ... 23
Gambar 3.1 Struktur Organisasi kantor pusat PT Serasi Autoraya ... 29
Gambar 3.2 Struktur Organisasi kantor cabang PT Serasi Autoraya... 30
Gambar 3.3 Infrastruktur SMS gateway Server... 32
Gambar 3.4 Cara kerja SMS gateway server ... 32
Gambar 3.5 Infrastruktur e-mail ... 33
Gambar 3.6 Cara kerja e-mail ... 34
Gambar 3.7 Infrastruktur unified messaging CISCO (www.cisco.com) ... 41
Gambar 3.8 Infrastruktur sistem mobile e-mail ... 44
Gambar 3.9 Komponen sistem mobile e-mail ... 45
Gambar 3.10 Sistem Terintegrasi e-mail dan SMS ... 47
Gambar 3.11 Sistem Pengiriman e-mail melalui sistem mobile e-mail... 48
Gambar 3.12 Sistem Pengiriman e-mail ke SMS dan sebaliknya... 49
Gambar 3.13 Flowchart untuk input berupa SMS ... 51
Gambar 3.14 Flowchar untuk input berupa e-mail ... 52
Gambar 3.15 Proses pengiriman SMS secara otomatis ... 53
Gambar 3.16 Proses pengiriman e-mail secara otomatis ... 54
Gambar 3.17 Perancangan implementasi sistem pada jaringan perusahaan... 55
Gambar 3.19 STD Sub Menu Kirim SMS ... 57
Gambar 3.20 STD Menu Manajemen Grup... 58
Gambar 3.21 STD Sub Menu Master Group ... 59
Gambar 3.22 STD Sub Menu Master User ... 60
Gambar 3.23 STD Menu Laporan... 61
Gambar 3.24 STD Sub Menu Laporan Inbox ... 61
Gambar 3.25 STD Sub Menu Laporan Outbox ... 62
Gambar 3.26 STD Menu Setting ... 62
Gambar 3.27 STD Sub Menu Customer Data ... 63
Gambar 3.28 STD Sub Menu Maintenance Data ... 64
Gambar 3.29 STD Sub Menu Template SMS ... 65
Gambar 3.30 STD Menu Logout ... 65
Gambar 3.31 Struktur Menu ... 66
Gambar 3.32 Perancangan Layar Form Login... 68
Gambar 3.33 Perancangan Layar Form Utama... 69
Gambar 3.34 Perancangan Layar Form Kirim SMS... 70
Gambar 3.35 Perancangan Layar Form Master Group ... 71
Gambar 3.36 Perancangan Layar Form Master Group untuk Tambah... 72
Gambar 3.37 Perancangan Layar Form Master Group untuk Ubah ... 72
Gambar 3.38 Perancangan Layar Form Master User... 73
Gambar 3.39 Perancangan Layar Form Master User untuk Tambah ... 74
Gambar 3.40 Perancangan Layar Form Master User untuk Ubah... 74
Gambar 3.41 Perancangan Layar Form Master User untuk Hapus ... 75
Gambar 3.43 Perancangan Layar Form Laporan Outbox ... 76
Gambar 3.44 Perancangan Layar Form Customer Data ... 77
Gambar 3.45 Perancangan Layar Form Maintenance Data ... 78
Gambar 3.46 Perancangan Layar Form Template SMS ... 79
Gambar 3.47 Perancangan Layar Form Logout... 80
Gambar 4.1 Menu Login... 112
Gambar 4.2 Tampilan dialog box untuk pesan kesalahan ... 113
Gambar 4.3 Menu Utama... 114
Gambar 4.4 Tampilan halaman pengiriman SMS... 119
Gambar 4.5 Tampilan pengiriman SMS ke grup ... 121
Gambar 4.6 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nomor tujuan... 122
Gambar 4.7 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian pesan ... 123
Gambar 4.8 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nama grup ... 124
Gambar 4.9 Tampilan halaman manajemen grup ... 125
Gambar 4.10 Tampilan halaman grup... 126
Gambar 4.11 Tampilan menu untuk penambahan grup... 127
Gambar 4.12 Tampilan pesan bahwa data berhasil disimpan... 129
Gambar 4.13 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nama grup ... 129
Gambar 4.14 Tampilan menu grup untuk melakukan perubahan data ... 130
Gambar 4.15 Tampilan pesan kesalahan untuk menu edit... 131
Gambar 4.16 Tampilan pesan bahwa data berhasil disimpan... 132
Gambar 4.17 Tampilan pesan kesalahan pengisian nama grup ... 132
Gambar 4.18 Tampilan menu untuk manajemen user ... 133
Gambar 4.20 Tampilan menu untuk penambahan user... 135
Gambar 4.21 Tampilan pesan berisi data berhasil disimpan ... 136
Gambar 4.22 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nomor pegawai ... 137
Gambar 4.23 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nama pegawai ... 137
Gambar 4.24 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian nomor HP pegawai ... 138
Gambar 4.25 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian grup pegawain ... 138
Gambar 4.26 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian e-mail pegawai... 139
Gambar 4.27 Tampilan data pegawai ... 140
Gambar 4.28 Tampilan pesan kesalahan untuk pemilihan nomor pegawai... 141
Gambar 4.29 Tampilan pesan berisi data berhasil disimpan ... 142
Gambar 4.30 Tampilan pesan konfirmasi penghapusan data ... 143
Gambar 4.31 Tampilan pesan kesalahan untuk pemilihan data yang akan dihapus .. 144
Gambar 4.32 Tampilan pesan yang berisi data berhasil dihapus... 145
Gambar 4.33 Tampilan layar untuk laporan ... 146
Gambar 4.34 Tampilan layar setelah pemilihan tanggal untuk laporan SMS ... 147
Gambar 4.35 Tampilan layar setelah pemilihan tanggal untuk laporan e-mail ... 148
Gambar 4.36 Tampilan layar laporan outbox ... 149
Gambar 4.37 Tampilan layar setelah pemilihan laporan SMS ... 150
Gambar 4.38 Tampilan layar setelah pemilihan laporan SMS ulang tahun... 151
Gambar 4.39 Tampilan layar setelah pemilihan laporan SMS maintenance ... 152
Gambar 4.40 Tampilan layar setelah pemilihan laporan e-mail ... 153
Gambar 4.41 Tampilan halaman manajemen otomatisasi data customer... 154
Gambar 4.42 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian data ... 156
Gambar 4.44 Tampilan halaman manajemen otomatisasi maintenance ... 158
Gambar 4.45 Tampilan pesan kesalahan untuk pengisian data ... 159
Gambar 4.46 Tampilan pesan berisi data berhasil disimpan ... 160
Gambar 4.47 Tampilan layar template SMS... 161
Gambar 4.48 Tampilan template SMS customer birthday... 162
Gambar 4.49 Tampilan template SMS maintenance ... 163
Gambar 4.50 Tampilan template SMS baru... 164
Gambar 4.51 Tampilan pesan berisi data berhasil disimpan ... 165
Gambar 4.52 Tampilan pesan kesalahan jika data gagal disimpan... 166
Gambar 4.53 Tampilan pesan konfirmasi keluar dari program ... 167
Gambar 4.54 Tampilan cara penulisan format untuk SMS... 169
DAFTAR LAMPIRAN
Lembar Wawancara ... L1 Data Komunikasi Pelanggan ... L4 Kuosioner Pelanggan ... L5 Hasil Kuosioner Pelanggan ... L6 ERD Sistem Mobile E-mail ...L7 ERD Sistem Operasional ...L8
