06a-Membangun Sistem Informasi Perusahaan Digital

(1)

Pengelolaan

Sistem Informasi

Rita Afyenni, S.Kom,

M.Kom

(2)

5. Membangun Sistem Informasi

Perusahaan Digital

a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi

Terencana

(3)

5.a. Sistem Sebagai Perubahan

Organisasi Terencana

• SI merupakan entitas SOSIOTEKNIS:

– Suatu pengaturan unsur-unsur teknis

– Suatu pengaturan unsur-unsur sosial

• Perubahan SI akan mencakup perubahan terhadap:

– Pekerjaan

– Keterampilan

– Manajemen

– Organisasi

• Dalam filosofi sosioteknis:

(4)

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi

Terencana (continue...)

• Merancang SI yang baru berarti

merancang-ulang organisasi, untuk itu diperlukan

perencanaan yang baik.

• Para pembangun SI harus

mempertimbangkan pengaruh sistem secara

keseluruhan,

– Fokus terutama pada konflik organisasi dan

perubahan-perubahan dalam tempat pengambilan

keputusan.

(5)

• SI bisa jadi sukses secara teknis, tetapi

bisa menjadi kegagalan organisasi karena:

– Terdapatnya kegagalan pada proses sosial

politis dalam membangun SI.

• Para perancang sistem harus memastikan

bahwa semua anggota kunci pada

organisasi bisa berpartisipasi dalam

(6)

• Ada dua prinsip metodologi untuk menetapkan

persyaratan inti informasi dari organisasi sebagai satu

kesatuan:

– Perencanaan sistem bisnis (Analisis Enterprise):

• Analisis mengenai persyaratan organisasi yang menguji

organisasi secara keseluruhan dalam hal unit-unit organisasi, fungsi, proses dan unsur-unsur data;

• Membantu mengidentifikasi entitas-entitas dan atribut-atribut kunci pada data organisasi.

• Butuh biaya mahal untuk mengumpulkan semua data – Faktor-faktor penting kesuksesan (Analisis Strategis):

• Sejumlah kecil sasaran operasional yang mudah diidentifikasi yang dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan • Diyakini untuk memastikan kesuksesan sebuah organisasi

(7)

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi

• Perubahan yang diakibatkan oleh penggunaan

teknologi informasi:

• Otomatisasi: penggunaan komputer untuk mempercepat kinerja tugas-tugas yang ada.

• Rasionalisasi: pelancaran prosedur standar pengoperasian, mengeliminasi sumbatan-sumbatan sehingga otomatisasi membuat prosedur pengoperasian menjadi lebih efisien. • Perekayasaan ulang: perancangan ulang secara radikal

proses bisnis, mengkombinasikan langkah-langkah untuk membuang langkah-langkah yang tidak berguna dan

berulang, untuk lebih memperbaiki biaya, kualitas, layanan dan memaksimalkan keuntungan TI

(8)

(9)

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi

• Perekayasaan ulang proses bisnis meliputi:

– Kegiatan perbaikan alur kerja:

• Proses pelancaran prosedur bisnis sehingga

dokumen bisa dengan mudah dan efisien

dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lainnya.

– Perbaikan proses:

• Menggunakan konsep TQM:

– Konsep yang menyatakan bahwa kontrol kualitas merupakan

tanggung jawab yang harus dijalankan oleh semua orang di dalam satu organisasi

• Six Sigma:

(10)

• Garis-garis besar pengembangan sistem:

i. Analisis sistem:

• Analisis masalah yang akan dipecahkan oleh organisasi

menggunakan SI

• Menetapkan persyaratan informasi:

– Pernyataan terinci atas kebutuhan informasi dari sistem yang baru.

– Siapa yang membutuhkan informasi, dan bilamana, dimana, serta bagaimana informasi dibutuhkan.

ii. Perancangan Sistem:

(11)

iii. Penyelesaian proses pengembangan sistem:

– Menerjemahkan hasil rancangan ke dalam SI yang bisa secara

penuh beroperasi:

• Pemrograman • Pengujian

• Konversi, penggantian sistem lama ke sistem baru

– Strategi paralel, sistem dijalankan bersamaan sampai berfungsi dengan benar.

– Penggantian langsung, sistem baru langsung menggantikan sistem lama.

– Studi pilot, memperkenalkan sistem baru ke pihak terbatas sampai sistem berfungsi dengan baik lalu diterapkan ke semua pihak.

– Pendekatan fase, memperkenalkan sistem secara bertahap kepada fungsi organisasi ataupun unit organisasi (honorer perminggu -> honorer perbulan; kantor pusat -> unit lainnya).

(12)

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi

• Pendekatan-pendekatan Alternatif

Pembangunan Sistem:

i. Siklus hidup sistem tradisional:

• Metodologi tradisional untuk mengembangkan

SI yang membagi proses pengembangan

sistem ke dalam tahap-tahap formal

• Masing-masing tahap harus diselesaikan

secara sekuensial oleh divisi yang sangat

(13)

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi

ii. Prototiping

– Proses pembangunan sistem yang bersifat eksperimental

secara cepat dan mudah untuk tujuan demonstrasi dan

evaluasi.

– Sehingga pengguna bisa dengan lebih baik menentukan

persyaratan informasi

iii. Paket perangkat lunak aplikasi:

– SI bisa dibangun menggunakan PL dari

(14)

5.a. Sistem Sebagai Perubahan Organisasi

iv. Pengembangan pengguna akhir:

– Pengembangan SI oleh pengguna akhir dengan

sedikit atau tanpa bantuan formal dari para

pakar teknis SI.

v. Outsourcing:

– Praktik perjanjian/kontrak pengoperasian pusat

komputer, jaringan telekomunikasi, atau

(15)

Terencana (continue...)

• Pengembangan Aplikasi untuk

Perusahaan Digital:

– Pengembangan berorientasi obyek:

• Pendekatan pengembangan sistem menggunakan obyek sebagai unit dasar dari analisis dan perancangan sistem. • Sistem dimodelkan sebagai sekumpulan obyek dan relasi

obyek.

– Rapid Aplication Development (RAD)

(16)

5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan

Mengelola Perubahan

• Model anggaran modal tradisional:

– Digunakan untuk mengukur nilai proyek

investasi modal jangka panjang.

– Anggaran modal: proses analisis dan pemilihan

beragam proposal untuk

(17)

Mengelola Perubahan (continue...)

• Ada 6 model anggaran modal:

– Metode penggantian

• Pengukuran waktu yang dibutuhkan untuk mengganti/mengembalikan investasi awal dari proyek.

– Nilai akuntansi dari pengembalian modal investasi (ROI)

• Penghitungan nilai pengembalian investasi dengan cara mengatur arus kas masuk yang dihasilkan oleh investasi untuk penurunan harga (depresiasi)

– Rasio rugi-laba

• Rasio dari keuntungan dan kerugian

– Nilai net saat ini (NPV=Net Present Value)

• Biaya investasi dibandingkan denagn arus kas masuk bersih yang muncul pada tahun-tahun berikutnya.

– Indeks Keuntungan

• Membandingkan keuntungan investasi alternatif; dihitung dengan membagi nilai saat ini dari total arus kas masuk dari investasi dengan biaya awal investasi

– Nilai internal pengembalian internal

• Nilai pengembalian modal

(18)

5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan

• Keuntungan dapat dilihat dari:

– Keuntungan nyata

• Keuntungan yang bisa mengukur dan menetapkan nilai moneter

• Mencakup biaya operasional terendah dan meningkatkan arus kas.

– Keuntungan yang tidak kelihatan

• keuntungan yang tidak bisa diukur dengan mudah

• Mencakup efisiensi layanan pelanggan atau perbaikan pengambilan keputusan

(19)

5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan

• Keuntungan investasi teknologi informasi akan berkurang jika perusahaan tidak mempertimbangkan biaya perubahan

organisasi yang berkaitan dengan sistem baru atau mengefektifkan perubahan-perubahan tsb.

• Masalah-masalah yang menyebabkan kegagalan SI dapat dikelompokkan kepada:

– Perancangan

• Informasi tidak tersedia secara cepat • User Interface yang jelek

– Data

• Tingkat inakurasi dan inkonsistensi yang tinggi. – Biaya

• Biaya implementasi melebihi anggaran pengoperasian yang telah ditetapkan

– Pengoperasian

(20)

5.b. Memahami Nilai Bisnis dari SI dan

• Manajemen perubahan diterapkan pada saat implementasi

SI

• Yang menjadi agen perubahan:sistem analist.

• Penyebab keberhasilan dan kegagalan implementasi:

– Peran para pengguna dalam proses implementasi

– Tingkat dukungan manajemen untuk usaha implementasi

– Level kompleksitas dan risiko proyek implementasi

• Berhubungan dengan ukuran dan struktur proyek; kemampuan

penggunaan TI untuk PL, PK dan pengelolaan database.

– Kualitas manajemen proses implementasi

(21)

• Mengelola Implementasi:

– Mengendalikan faktor-faktor risiko

• Mengelola kompleksitas teknis

• Penggunaan secara tepat peranti

perencanaan resmi dan peranti kendali

resmi

– Contoh: PERT, Gantt Chart