Evaluasi Sistem Akuntansi Dana Kas Kecil (Petty Cash) Pada Pt. Jamu Air Mancur Palur

(1)

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI DANA KAS KECIL (PETTY CASH) PADA PT. JAMU AIR MANCUR PALUR

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh : SETIANI NIM F3311115

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(2)

ABSTRAK

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI DANA KAS KECIL (PETTY CASH) PADA PT. JAMU AIR MANCUR PALUR

SETIANI F3311115

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimanakah sistem akuntansi dana kas kecil (petty cash) yang diterapkan pada PT. Jamu Air Mancur Palur, apakah sistem tersebut sudah sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang diterapkan pada perusahaan, serta untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan sistem akuntansi dana kas kecil pada PT. Jamu Air Mancur Palur. Metode yang digunakan adalah metode imprest system

Sistem dan prosedur dana kas kecil pada PT. Jamu Air Mancur Palur dengan metode imprest systemsudah cukup baik, dibuktikan dengan adanya otorisasi setiap fungsi terkait yang berwenang pada dokumen yang bersangkutan, adanya pemberian nomor urut tercetak dan pemisahan antar fungsi yang terkait. Walaupun dengan demikian masih ada pula yang harus diperbaiki, yaitu dokumen hanya dibuat rangkap satu jadi tidak semua bagian memiliki dokumen tembusannya. Pada saat permintaan pengeluaran kas kecil tidak adanya perbandingan dengan dokumen persediaan barang yang sudah habis.

Dari pembahasan diatas maka saran dari penulis adalah dokumen dibuat rangkap berdasarkan fungsi yang terkait, apabila terjadi kesalahan ataupun ada dokumen yang hilang masih ada bagian yang memiliki arsipnya, serta pada saat melakukan permintaan pengeluaran kas kecil, bagian akuntansi (budget) seharusnya membandingkan dengan dokumen persediaan, apakah persediaan tersebut benar-benar sudah habis, hal ini dapat meminimalisir terjadinya manipulasi terhadap kas perusahaan.

(3)

ABSTRACT

AN EVALUATION ON PETTY CASH ACCOUNTING SYSTEM IN PT. JAMU AIR MANCUR PALUR

SETIANI F3311115

This research aimed to find out how the petty cash fund accounting system was applied to PT. Jamu Air Mancur Palur, whether or not the system had been consistent with Standard Operating Procedure (SOP) applied to company, as well as to find out the strength and weakness of small cash fund in PT. Jamu Air Mancur. The method used was imprest system one.

The petty cash fund system and procedure existing in PT. Jamu Air Mancur Palur with imprest system method had been sufficiently good, it could be seen from the presence of each related authorized functio

document, printed sequenced number and separation of related function. Nevertheless, some improvement was still required, in the term of single-copy document development, thus not all division had its copy and no comparison with the used-up good supply document, during petty cash expense demand.

From the discussion above, the writer recommended the document to be made doubly based on related function, so when some error occurred or some document was missing, some divisions still had the archive, and when applying the petty cash expense demand, the accounting (budget) division should compare if with the supply demand, whether or not the supply was actually used-up. Thus, it could minimize the manipulation of company cash.

(4)

(5)

(6)

(7)

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Jangan bangga lahir dari keluarga kaya, tapi banggalah jika dapat mengkayakan keluarga.(Hamzah Izzulhaq)

Hanya mimpi dan keyakinan yang bisa membuat manusia berbeda dengan makluk lainnya, hanya mimpi dan keyakinan yang bisa membuat manusia istimewa dimata sang pencipta dan yang bisa dilakukan oleh makluk yang bernama manusia terhadap mimpi-mimpi dan keyakinannya adalah mereka hanya tinggal mempercayainya, percaya pada 5cm didepan kening kamu. (5cm movie)

Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka menyerah. (Thomas Alva Edison)

Suatu ujian dari Allah SWT itu tiap umat beda-beda. Kita pintar-pintar ambil hikmahnya saja, selalu istiqomah dan selalu bersyukur. (Penulis)

Hati Ayah dan Ibu sangatlah mulia, beliau tidak mengharapkan apapun dari anaknya, yang ada difikiran beliau hanyalah bagaimana ia mengantarkan anaknya menuju gerbang kesuksesan dan menuntun anaknya untuk menikmati indahnya dunia dan akhirat kelak. (Penulis)

Penulis persembahkan kepada: 1. Allah SWT

2. Ayah dan Ibu Tercinta

3. Kakak ku Wanti dan Adik ku Arif

(8)

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat, rahmat serta hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan

Akuntansi Dana Kas Kecil (petty cash)Pada PT. Jamu Air Mancur Palur

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, tidak sedikit hambatan yang penulis hadapi, namun penulis menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan materi ini tidak lain berkat bantuan, dorongan dan bimbingan orang-orang disekitar penulis, sehingga kendala-kendala yang penulis hadapi dapat teratasi. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Allah SWT atas anugerahnya yang telah diberikan kepada penulis sehingga penyusunan Tugas Akhir ini selesai dengan tepat waktu,

2. Kedua Orang tua tercinta yang telah mengantarkan penulis menuju kesuksesan, terima kasih atas doa, dukungan dan semangat yang telah diberikan,

3. Bapak Wisnu Untoro, M.S Selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNS, 4. Bapak Drs. Budi Atmanto, M.Si,Ak Selaku ketua program Diploma III

Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis UNS,

5. Bapak Arif Lukman Santoso, SE, MM, Master, Ak Selaku dosen pembimbing yang telah membimbing penulis dalam menyusun Tugas Akhir,

(9)

7. Ibu Nurul Qomariyati selaku Supervisor Staff Accountingdan seluruh staff karyawan PT Jamu Air Mancur Palur, atas kesempatan yang diberikan kepada penulis untuk melakukan magang dan penelitian guna menyusun Tugas Akhir. 8. Teman-teman seperjuangan DIII Akuntansi 2011 atas kekompakannya selama 3

tahun ini,

9. Uswatun Khasanah, Wulan Hapsari, dan Agung Dian P. Terima kasih telah menjadi sahabat terbaik selama menuntut ilmu di solo,

10. Dewi Cahya dan Fransisca Siwi. Terimakasih atas kerjasamanya selama magang dan penelitian di PT. Jamu Air Mancur Palur,

11.

Laila, Farida, Sitsun, Olif, Lala, Almh. Previ, Yuni, Mbak Hayu, Mbak Ayu, Mbak Vitadan Mbak Gita) atas doa, dukungan dan kekompakan selama dikos. Semangat untuk yang masih memperjuangkan gelar Amd dan Sarjananya. 12. Semua pihak yang telah memberikan bantuan dalam penulisan Tugas Akhir ini

yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.

Tugas Akhir ini tentunya jauh dari sempurna, maka penulis mengharapkan saran dan kritik agar dalam pembuatan karya ilmiahselanjutnya lebih baik.Penulis harap, Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat bagi kita semua dan dapat menambah wawasan serta pengetahuan bagi semua pihak yang telah membaca.

Surakarta, Juni 2014

(10)

DAFTAR ISI

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vii

KATA PENGANTAR ... viii A. Latar Belakang Masalah ...1

(11)

C. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ...8

D. Simbol-simbol untuk pembuatan Bagan Alir (flowchart)...11

E. Pengertian Sistem Akuntansi Dana Kas Kecil (petty cash)...18

III. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Berdirinya Perusahaan ...30

2. Visi dan Misi Perusahaan ...32

3. Lokasi Perusahaan ...33

4. Struktur Organisasi Finance, Accounting and Tax(FAT) ...35

5. Deskrispsi Jabatan ...36

6. Ketenagakerjaan ...39

7. Penggajian Karyawan ...40

8. Kesejahteraan Karyawan ...41

9. Proses Produksi ...43

10. Produk yang dihasilkan ...44

11. Saluran Distribusi yang digunakan...46

12. Promosi yang digunakan ...47

13. Daerah Pemasaran ...48

B. Analisis Data dan Pembahasan 1. Analisis data dan pembahasan sistem akuntansi dana kas kecil 1) Standar Operasional Prosedur (SOP) Perusahaan a. Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil ...50

(12)

c. Catatan yang digunakan dalam sistem dana kas kecil ...53

d. Jaringan proseduryang membentuk sistem dana kas kecil....54

e. Bagan Alir (flowchart)sistem dana kas kecil ...63

2) Sistem yang diterapkan pada Perusahaan a. Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil...77

b. Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil...79

c. Catatan yang digunakan dalam sistem dana kas kecil ...80

d. Jaringan proseduryang membentuk sistem dana kas kecil ..81

e. Bagan Alir (flowchart)sistem dana kas kecil...89

2. Evaluasi sistem akuntansi dana kas kecil a. Evaluasi fungsi yang terkait ...102

b. Evaluasi dokumen yang digunakan ...103

c. Evaluasi catatan yang digunakan...105

d. Evaluasi jaringan prosedur yang membentuk sistem ...106

(13)

DAFTAR TABEL

(14)

DAFTAR GAMBAR

Gambar III.1 Struktur Organisasi Finance, Accounting and Tax(FAT) ...35

Gambar III.2 Bagan Alir pengeluaran kas kecil berdasarkan SOP ...63

Gambar III.3 Bagan Alir pengeluaran kas kecil berdasarkan SOP (lanjutan) ...64

Gambar III.6 Bagan Alir pengisian kembali kas kecil berdasarkan SOP ...67

Gambar III.7 Bagan Alir pengisian kembali kas kecil berdasarkan SOP (lanjutan)...68

Gambar III.9Bagan Alir pengisian kembali kas kecil berdasarkan SOP (lanjutan)...70

(15)

Gambar III.14 Bagan Alir pengisian kembali kas kecil berdasarkan SOP

(lanjutan)...75 Gambar III.15 Bagan Alir pengisian kembali kas kecil berdasarkan SOP

(lanjutan)...76 Gambar III.16 Bagan Alir pengeluaran kas kecil berdasarkan keterjadian ...89 Gambar III.17 Bagan Alir pengeluaran kas kecil berdasarkan keterjadian

(lanjutan)...90 Gambar III.18 Bagan Alir pengeluaran kas kecil berdasarkan keterjadian

(lanjutan)...91 Gambar III.19 Bagan Alir pengeluaran kas kecil berdasarkan keterjadian

(lanjutan)...92 Gambar III.20 Bagan Alir pengisian kembali kas kecil berdasarkan keterjadian..93 Gambar III.21 Bagan Alir pengisian kembali kas kecil berdasarkan keterjadian

(lanjutan)...94 Gambar III.22 Bagan Alir pengisian kembali kas kecil berdasarkan keterjadian

(lanjutan)...96 Gambar III.24 Bagan Alir Pengisian kembali kas kecil berdasarkan keterjadian

(16)

Gambar III.26 Bagan Alir pengisian kembali kas kecil berdasarkan keterjadian (lanjutan)...99 Gambar III.27 Bagan Alir pengisian kembali kas kecil berdasarkan keterjadian

(17)

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Keterangan Magang

2. Petty cash Voucher (PC Voucher) 3. Nota