A. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi dalam sebuah sistem meliputi pemasukan data ( input ) kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, dan hasil informasi akan ditangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnya sehingga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi sebagai sistem khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut.
B. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jogiyanto (2005) Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). (P.17)
Menurut James A. Hall (2007), Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien, meningkatkan kualitas, efisiensi, kemampuan dalam pengambilan keputusan,dan meningkatkan sharing knowledge. (P.6) Menurut (Romney & Steinbart, 2006) Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari .lima komponen :
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam
mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-akivitas organisasi. 3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi
4. Software yang dipakai untuk memposes data organisasi
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral
device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
(P.3)
Kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu SIA memenuhi tiga fungsi pentinya dalam organisasi, yaitu :
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh
organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data
organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal. Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.
C. Fungsi Utama Sistem Informasi Akuntansi
Adapun Fungsi Utama Sistem informasi akuntansi adalah (Romney dan Steinbart, 2006): 1. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan.
2. Memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang memungkinkan bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan.
3. Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga asset dari organisasi termasuk data. Kontrol ini memastikan bahwa data akan tersedia ketika dibutuhkan dan data tersebut akurat serta dapat dipercaya.
(P.3)
D. Sistem Akuntansi Pembelian
Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber, pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan. (Mulyadi, 2008, P.298)
Menurut Mulyadi (2008), Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan
untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat
digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian
dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar
negari. (P.299)
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah (Mulyadi,2008):
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk
menyimpan barang dagang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang,
menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu
dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang berkaitan dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang
dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk
mencatat transakasi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan
utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
Sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang dagang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. (P.299)
Menurut Mulyadi (2008) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.(P. 301)
Proses pembelian setiap jenis perusahaan hampir serupa karena meliputi beberapa atau seluruh kegiatan berikut ini (Mulyadi, 2008):
1. Konsultasi dengan supplier yang diadakan sebelum pembelian berlangsung dengan cara
menghubungi beberapa supplier untuk mendapatkan pemahaman mengenai ketersediaan kuantitas dan harga dari barang dan jasa.
2. Pembuatan dokumen permintaan pengadaan barang atau jasa dengan mendapatkan
persetujuan dari supervisor.
3. Mengadakan perjanjian dengan supplier untuk pembelian barang atau jasa dimasa yang akan
datang. Perjanjian dengan supplier meliputi pesanan-pesanan pembelian (pesanan yang sebetulnya dikirim ke supplier) dan kontrak dengan supplier.
4. Penerimaan barang atau jasa dari supplier dimana perusahaan harus memastikan bahwa
hanya batang yang dipesan berada dalam kondisi baiklah yang akan diterima.
5. Pengakuan kewajiban atas barang dan jasa yang diterima dari supplier yang akan dicatat
oleh departemen hutang pada saat tagihan diterima dari supplier.
6. Pemilihan invoice yang akan dibayar.
7. Penulisan, penandatanganan dan pengiriman cek kepada supplier.
(P.301)
Menurut Mulyadi (2008) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. 4. Laporan Penerimaan Barang.
5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah
diterbitkan. 6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran berfungsi sebagai remittance advice
(P.303-308)
Menurut Mulyadi (2008), catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :
1. Register Bukti Kas Keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.
2. Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
4. Kartu Persediaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
(P.308-310)
E. Sistem Informasi Gudang
Sistem Informasi Gudang dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi barang atau jasa baik secara kredit atau jasa untuk mendapatkan sumberdaya lainnya seperti kas atau janji untuk membayar (piutang). Penjualan adalah suatu aktivitas perusahaan yang utama dalam memperoleh pendapatan, baik untuk perusahaan besar maupun perusahaan kecil.
Menurut Soemarso (2002) “Pada saat perusahaan menjual barang dagangannya, maka diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan”. (P. 274)
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam SAK Penjualan barang meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang dibeli untuk dijual kembali, seperti barang dagang yang dibeli pengecer atau tanah dan property lain yang dibeli untuk dijual kembali.
Penjualan merupakan sasaran akhir dari kegiatan pemasaran, karena pada bagian ini ada penetapan harga, diadakan perundingan dan perjanjian serah terima barang, maupun perjanjian cara pembayaran yang disepakati oleh kedua belah pihak, sehingga tercapai suatu titik kepuasan (Mulyadi, 2008, P.192).
Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.
Sistem Informasi Penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku (Soemarso, 2002, P. 274).
1. Sistem Penjualan Tunai
Fungsi –yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai (Nugroho,2003)
a. Fungsi Bagian Order penjualan
b. Fungsi Kas
c. Fungsi Bagian Gudang
d. Fungsi bagian Pengiriman Barang
e. Fungsi bagian Akuntansi
Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Penjualan Tunai
a. Faktur Penjualan Tunai (FPT)
b. Pita Register Kas (PRK)
c. Credit Card Sales Slip
e. Faktur Penjualan COD
f. Bukti Setor Bank
g. Rekap Harga Pokok Penjualan
Prosedur – Prosedur Penjualan Tunai
a. Prosedur Order Penjualan
b. Prosedur Penerimaan dan Penyetoran Kas
c. Prosedur Penyerahan barang
d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
e. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
f. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Fungsi – fungsi yang Terkait Dalam Sistem Penjualan Tunai a. Fungsi Bagian Order penjualan
b. Fungsi Kas
c. Fungsi bagian Pengiriman Barang
d. Fungsi bagian Akuntansi
(P.152)
2. Sistem Akuntansi Penjualan Secara kredit
Menurut Mulyadi (2008) Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.
(P.202)
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan secara kredit adalah (Mulyadi 2008):
1. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order terssebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan.
2. Fungsi Kredit
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwewenang.
5. Fungsi Penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
(P:202)
Menurut Mulyadi (2008) jaringan prosedur yang membentuk sistem dalam penjualan kredit adalah :
1. Prosedur Order Penjualan.
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur Persetujuan Kredit.
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
3. Prosedur Pengiriman.
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
4. Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.
6. Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
(P:219)
Mulyadi (2008), Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah: 1. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya.
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari :
a. Surat order pengiriman
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut.
b. Tembusan kredit
Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
c. Surat pengakuan
Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
d. Surat muat
Tembusan surat muat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat 3 lembar, 2 lembar untuk perusahaan angkutan umum, dan 1 lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut.
e. Slip pembungkus
Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.
f. Tembusan gudang
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum di dalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang.
h. Arsip index silang
Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
2. Faktur dan Tembusannya
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipaka sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.
3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok yang dijual selama periode akuntansi tertentu
4. Bukti Memorial
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian barang dengan sejenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
(P.214)
G. Sistem Informasi Berbasis Web
Sistem Informasi berbasis web adalah serangkaian dari satu atau lebih komponen yang saling berelasi dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang terdiri dari pelaku, serangkaian prosedur, dan teknologi informasi dimana disini sistem informasi berbasis web memanfaatkan secara maksimal kegunaan dari komputer dan juga jaringan komputer berbasis web dalam pencapaian tingkat efektifitas dan efesiensi melalui web. (Bodnar G.H & Hoopwood ,2004 P:107)
H. Perangkat Lunak Pendukung
Dalam membuat sebuah sistem penjualan dan pembelian berbasis web, maka diperlukan perangkat yang dibutuhkan untuk merancang sistem tersebut.
Internet adalah sebuah jaringan besar yang terdiri dari berbagai jaringan yang meliputi jaringan bersifat bisnis, pendidikan dan riset serta menghubungkan jutaan komputer didalam jaringanjaringan tersebut. WWW (World Wide Web) adalah sistem client/server yang dirancang untuk menggunakan dokumen hypertext dan hypermedia via Internet. WWW
(World Wide Web) menggunakan HTTP (Hypertext Transfer Protocol) untuk bertukar
Language) yang digunakan untuk menciptakan halaman dan dokumen yang disajikan pada Web.
Uniform Resources Locator (URL) adalah cara standar yang digunakan untuk
menentukan situs atau halaman pada internet. URL merupakan cara standar untuk menampilkan informasi tentang jenis isi dan lokasi file : nama file, lokasi komputer di internet, letak file di dalam komputer, dan protokol internet yang digunakan untuk mengakses
