v
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Program Ganda
Sistem Informasi – Manajemen Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Ganjil 2006/2007
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PERSEDIAAN, PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA PT. JAYA PRATAMA
Zoraya 0600666104
Abstrak
Sistem merupakan aspek yang penting dalam menjaga kelangsungan sebuah perusahaan. Analisa dan perancangan sistem informasi persediaan, penjualan dan pembelian ini bertujuan untuk mencari kelemahan sistem dan memberikan solusi terbaik atas kelemahan sistem itu. Maka dirasa perlu untuk adanya suatu sistem informasi persediaan, penjualan dan pembelian yang tepat di PT. Jaya Pratama agar dengan terbangunnya sistem informasi yang baik, informasi yang dihasilkan akan lebih cepat dan akurat.
Penulisan skripsi ini menggunakan metode analisis dan perancangan. Analisis permasalahan dilakukan dengan cara melakukan survey terhadap sistem yang berjalan, analisis terhadap temuan survei, identifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan dan identifikasi persyaratan sistem dengan menggunakan metode analisis SWOT. Analisis dan perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan konsep Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang digambarkan dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML).
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem persediaan, penjualan dan pembelian yang berjalan di perusahaan masih belum memadai dan informasi yang berjalan belum cepat dan akurat. Perancangan sistem informasi persediaan dan pembelian akan memperbaiki sistem yang sedang berjalan dan dapat mempercepat aliran informasi yang cepat dan akurat dalam perusahaan.
vi
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan anugerah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu.
Selain itu, penulis juga ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak memberikan bantuan secara materiil maupun moril selama pembuatan skripsi ini berlangsung, yaitu:
1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc. Selaku Rektor Universitas Bina Nusantara
2. Bapak Siswono, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara
3. Bapak Idris Gautama So, SE., S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Manajemen Universitas Bina Nusantara dan selaku dosen pembimbing skripsi jurusan Manajemen yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis
4. Bapak Henkie Ongowarsito, S.Kom., M.Sc., selaku dosen pembimbing skripsi jurusan sistem informasi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis
5. Segenap staff pengajar Universitas Bina Nusantara yang telah membimbing penulis selama masa kuliah
6. Bapak Bob Sebastian, selaku Direktur PT. Jaya Pratama yang telah banyak meluangkan waktunya memberikan pengarahan yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini
vii
7. Orang tua dan saudara-saudari semua yang telah banyak memberikan bantuan dan dukungan materiil maupun moril yang tak ternilai sehingga skripsi ini dapat diselesaikan
8. Rekan-rekan dan teman-teman yang telah memberikan saran, dukungan dan bantuan kepada penulis
9. Pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu.
Penulis telah berusaha untuk berbuat yang terbaik dalam penulisan skripsi ini, tetapi penulis sadar bahwa masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan dalam penulisannya, maka penulis sangat mengharapkan saran-saran dan kritik yang membangun demi perbaikan dan penyempurnaan skripsi ini.
Akhir kata, penulis merasa sangat bersyukur bila skripsi ini dapat bermanfaat bagi rekan-rekan pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan.
Jakarta, Januari 2007
viii DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar...i
Halaman Judul Dalam ...ii
Halaman Persetujuan Hardcover ...iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji...iv
Abstrak ...v
Prakata ...vi
Daftar Isi ...viii
Daftar Tabel ...xiii
Daftar Gambar ...xvi
Daftar Lampiran... xxiii
BAB 1 PENDAHULUAN ...1
1.1 Latar Belakang ...1
1.2 Ruang Lingkup ...3
1.3 Tujuan dan Manfaat ...3
1.4 Metodologi Penelitian ...4
1.5 Sistematika Penulisan ...5
BAB 2 LANDASAN TEORI ...7
2.1 Sistem Informasi ...7
2.1.1 Pengertian Sistem ...7
2.1.2 Pengertian Informasi ...7
2.1.4 Peran Fundamental Dari Sistem Informasi Dalam Bisnis ...8
2.2 Analisis Dan Perancangan Sistem ...9
2.2.1 Pengertian Analisis Sistem ...9
2.2.2 Langkah-langkah Dalam Tahap Analisis ...9
2.2.3 Pengertian Perancangan Sistem ...9
2.2.4 Langkah-langkah Dalam Tahap Perancangan ...9
2.3 Pembelian...10
2.3.1 Pengertian Pembelian...10
2.3.2 Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Informasi Pembelian...10
2.3.3 Prosedur Yang Membentuk Transaksi Pembelian...11
2.4 Penjualan...13
2.4.1 Pengertian Penjualan...13
2.4.2 Fungsi-fungsi Yang Terkait Dengan Penjualan Tunai...14
2.5 Persediaan ...14
2.5.1 Pengertian Persediaan Barang...14
2.5.2 Metode Pencatatan Persediaan...15
2.5.3 Faktor-faktor Persediaan...16
2.5.4 Pengelolaan Persediaan...16
2.6 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)...17
2.6.1 Object...17
2.6.2 Object Oriented...17
2.6.3 Object Oriented Analysis (OOA)...18
x
2.6.5 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)...19
2.6.5.1 System Choice ...21
2.6.5.2 System Definition ...22
2.6.5.3 Problem Domain Analysis ...22
2.6.5.4 Application Domain Analysis ...33
2.6.5.5 Architectural Design...40
2.6.5.6 Component Design...46
2.7 Teknik Analisis Data...53
2.7.1 Analisis SWOT ...53
2.7.2 Pembagian Analisis SWOT ...53
2.7.3 Penentuan Faktor Strategis Internal (IFAS)...54
2.7.4 Penentuan Faktor Strategis Eksternal (EFAS) ...56
2.7.5 Diagram Posisi SWOT...57
2.7.6 Matrik SWOT ...59
BAB 3 ANALISA SISTEM INFORMASI...62
3.1 Latar Belakang Perusahaan...62
3.2 Struktur Organisasi ...63
3.3 Analisa Sistem Berjalan...64
3.4 Rich Picture Sistem Yang Berjalan ...66
3.5 Analisis SWOT ...66
3.5.1 Evaluasi Faktor Internal...66
3.5.1.2 Evaluasi Kelemahan (Weakness) ...71
3.5.1.3 Hasil Evaluasi Faktor Internal ...72
3.5.2 Evaluasi Faktor Eksternal ...73
3.5.2.1 Evaluasi Peluang (Opportunities) ...74
3.5.2.2 Evaluasi Ancaman (Threats)...79
3.5.2.3 Hasil Evaluasi Faktor Eksternal...82
3.5.3 Matriks Grand Strategy Hasil Penelitian...83
3.5.4 Matriks SWOT...84
3.6 Permasalahan Yang Dihadapi ...85
3.7 Usulan Pemecahan Masalah ...86
3.8 System Definition Yang Diusulkan ...87
3.9 Rich Picture Sistem Yang Diusulkan ...90
3.10 FACTOR Criteria...90
3.11 Problem Domain...92
3.12 Application Domain ...92
3.13 Problem Domain Analysis ...93
3.13.1 Classes ...93
3.13.2 Events...95
3.13.3 Structures ...98
3.13.4 Behavior...100
3.14 Application Domain Analysis ...106
3.14.1 Usage ...106
xii
3.14.3 Function ...165
3.14.4 Interface ...167
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ...199
4.1 Component Design...199
4.1.1 Model Component...199
4.1.2 Function Component...210
4.2 Architecture Design ...210
4.2.1 Generic Architecture Pattern...210
4.2.2 Criteria...212
4.2.3 Component Architecture ...215
4.2.4 Process Architecture...216
4.3 Spesifikasi Sistem Yang Diusulkan ...217
4.3.1 Spesifikasi Perangkat Keras...217
4.3.2 Spesifikasi Perangkat Lunak...218
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN...219
5.1 Simpulan ...219
5.2 Saran ...219
DAFTAR PUSTAKA ...221 RIWAYAT HIDUP
LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEY
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Actor Spesification...35
Tabel 2.2 Initial Use Case Template...36
Tabel 2.3 Base Use Case Description Template...37
Tabel 2.4 Criteria Klasik Untuk Mengukur Kualitas Software ...41
Tabel 2.5 Panduan Dalam Merepresentasikan Private Events ...47
Tabel 2.6 Panduan Dalam Merepresentasikan Common Events...48
Tabel 2.7 Matrik SWOT ...60
Tabel 3.1 Internal Factors Analysis (IFAS) ...73
Tabel 3.2 External Factors Analysis (EFAS) ...82
Tabel 3.3 FACTOR Criteria...91
Tabel 3.4 Class Candidate Dan Class ...93
Tabel 3.5 Event Candidate Dan Event ...95
Tabel 3.6 Event Table ...97
Tabel 3.7 Event Table ...105
Tabel 3.8 Actor Spesification Untuk Kepala Gudang ...107
Tabel 3.9 Actor Spesification Untuk Manajer Penjualan...107
Tabel 3.10 Actor Spesification Untuk Manajer Keuangan ...107
Tabel 3.11 Actor Spesification Untuk Direktur ...108
Tabel 3.12 Base Use Case Description untuk Meng-update Barang ...108
Tabel 3.13 Base Use Case Description untuk Mendaftarkan Barang...109
xiv
Tabel 3.15 Base Use Case Description untuk Meng-update Pelanggan ...112
Tabel 3.16 Base Use Case Description untuk Meng-update Supplier ...113
Tabel 3.17 Base Use Case Description untuk Mendaftarkan Supplier...115
Tabel 3.18 Base Use Case Description untuk Mendaftarkan Persediaan...116
Tabel 3.19 Base Use Case Description untuk Memasukkan Data Persediaan Masuk .117 Tabel 3.20 Base Use Case Description untuk Membuat PO ...118
Tabel 3.21 Base Use Case Description untuk Membuat Nota Retur Pelanggan ...120
Tabel 3.22 Base Use Case Description untuk Membuat Surat Tagihan Pelanggan ...121
Tabel 3.23 Base Use Case Description untuk Mencatat Surat Tagihan Utang ...123
Tabel 3.24 Base Use Case Description untuk Memeriksa Supplier...124
Tabel 3.25 Base Use Case Description untuk Memeriksa Surat Tagihan Utang ...125
Tabel 3.26 Base Use Case Description untuk Memeriksa Barang ...127
Tabel 3.27 Base Use Case Description untuk Memeriksa Pelanggan...128
Tabel 3.28 Base Use Case Description untuk Memeriksa Nota Retur Pelanggan ...129
Tabel 3.29 Base Use Case Description untuk Memeriksa PO ...131
Tabel 3.30 Base Use Case Description untuk Memeriksa Persediaan ...132
Tabel 3.31 Base Use Case Description untuk Membuat Faktur Penjualan ...133
Tabel 3.32 Base Use Case Description untuk Memeriksa Faktur Penjualan ...134
Tabel 3.33 Base Use Case Description untuk Membuat Bukti Bayar Supplier ...136
Tabel 3.34 Base Use Case Description untuk Membuat Bukti Bayar Pelanggan ...137
Tabel 3.35 Base Use Case Description untuk Membuat Nota Returback Pelanggan ..138
Tabel 3.36 Base Use Case Description untuk Memeriksa Nota Returback Pelanggan139 Tabel 3.37 Base Use Case Description untuk Membuat Bukti Produksi ...141
Tabel 3.38 Base Use Case Description untuk Memeriksa Bukti Produksi ...142 Tabel 3.39 Base Use Case Description untuk Memeriksa Surat Tagihan Pelanggan ..143 Tabel 3.40 Function List ...165
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Komponen Sistem Arsitektur Dasar ...19
Gambar 2.2 Aktivitas Dalam Object Oriented Analysis and Design ...21
Gambar 2.3 Aktivitas Dalam Problem Domain Analysis ...25
Gambar 2.4 Notasi Dasar Dari Class...26
Gambar 2.5 Class Diagram ...27
Gambar 2.6 Generalization Structure...28
Gambar 2.7 Notasi Class Structure ...28
Gambar 2.8 Class Structure...29
Gambar 2.9 Notasi Object Structure...31
Gambar 2.10 Association Structure ...31
Gambar 2.11 Notasi Dasar Statechart Diagram...33
Gambar 2.12 Struktur Kontrol Statechart Diagram ...33
Gambar 2.13 Aktivitas Dalam Application Domain Analysis ...34
Gambar 2.14 Use Case Model ...35
Gambar 2.15 Aktivitas Dalam Architectural Design...41
Gambar 2.16 The Generic Architecture Pattern...44
Gambar 2.17 The Client – Server Architecture Pattern ...45
Gambar 2.18 Deployment Diagram...45
Gambar 2.19 Subaktivitas Dalam Component Design ...46
Gambar 2.20 Koneksi Oleh Class Aggregation...51
Gambar 2.22 Koneksi Dalam Memanggil Sebuah Operasi...52
Gambar 2.23 Diagram Posisi SWOT...58
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Jaya Pratama ...63
Gambar 3.2 Rich Picture Yang berjalan ...66
Gambar 3.3 Matriks Grand Strategy Hasil Penelitian...84
Gambar 3.4 Matriks SWOT Hasil Penelitian ...85
Gambar 3.5 Rich Picture Sistem Yang Diusulkan ...90
Gambar 3.6 Class Diagram ...100
Gambar 3.7 Behavior Pattern Class Barang ...100
Gambar 3.8 Behavior Pattern Class Faktur Penjualan...101
Gambar 3.9 Behavior Pattern Class Nota Retur Pelanggan...101
Gambar 3.10 Behavior Pattern Class PO...101
Gambar 3.11 Behavior Pattern Class Persediaan...102
Gambar 3.12 Behavior Pattern Class Supplier ...102
Gambar 3.13 Behavior Pattern Class Surat Tagihan Utang...102
Gambar 3.14 Behavior Pattern Class Surat Tagihan Piutang ...103
Gambar 3.15 Behavior Pattern Class Pelanggan ...103
Gambar 3.16 Behavior Pattern Class Bukti Bayar Supplier ...103
Gambar 3.17 Behavior Pattern Class Bukti Bayar Pelanggan...104
Gambar 3.18 Behavior Pattern Class Nota Returback Pelanggan ...104
Gambar 3.19 Behavior Pattern Class Bukti Produksi...104
xviii
Gambar 3.21 Sequence Diagram Membuat PO...145
Gambar 3.22 Sequence Diagram Mendaftarkan Supplier ...146
Gambar 3.23 Sequence Diagram Meng-update Supplier...147
Gambar 3.24 Sequence Diagram Mendaftarkan Pelanggan...147
Gambar 3.25 Sequence Diagram Meng-update Pelanggan...148
Gambar 3.26 Sequence Diagram Mendaftarkan Barang ...149
Gambar 3.27 Sequence Diagram Meng-update Barang...149
Gambar 3.28 Sequence Diagram Memeriksa Barang ...150
Gambar 3.29 Sequence Diagram Memeriksa Pelanggan ...151
Gambar 3.30 Sequence Diagram Memeriksa Supplier ...151
Gambar 3.31 Sequence Diagram Membuat Nota Retur Pelanggan ...152
Gambar 3.32 Sequence Diagram Memeriksa Nota Retur Pelanggan...153
Gambar 3.33 Sequence Diagram Membuat Surat Tagihan Pelanggan ...154
Gambar 3.34 Sequence Diagram Mencatat Surat Tagihan Utang...154
Gambar 3.35 Sequence Diagram Memeriksa Surat Tagihan Pelanggan...155
Gambar 3.36 Sequence Diagram Memeriksa Surat Tagihan Utang...156
Gambar 3.37 Sequence Diagram Mendaftarkan Persediaan ...156
Gambar 3.38 Sequence Diagram Memasukkan Data Persediaan Masuk...157
Gambar 3.39 Sequence Diagram Memeriksa PO...158
Gambar 3.40 Sequence Diagram Memeriksa Persediaan...158
Gambar 3.41 Sequence Diagram Membuat Nota Returback Pelanggan...159
Gambar 3.42 Sequence Diagram Memeriksa Nota Returback Pelanggan ...160
Gambar 3.44 Sequence Diagram Memeriksa Faktur Penjualan...161
Gambar 3.45 Sequence Diagram Membuat Bukti Bayar Supplier...162
Gambar 3.46 Sequence Diagram Membuat Bukti Bayar Pelanggan...163
Gambar 3.47 Sequence Diagram Membuat Bukti Produksi...164
Gambar 3.48 Sequence Diagram Memeriksa Bukti Produksi...165
Gambar 3.49 Interface Membuat PO...167
Gambar 3.50 Interface Mendaftarkan Supplier ...168
Gambar 3.51 Interface Meng-update Supplier ...168
Gambar 3.52 Interface Mendaftarkan Pelanggan ...169
Gambar 3.53 Interface Meng-update Pelanggan...170
Gambar 3.54 Interface Mendaftarkan Barang ...170
Gambar 3.55 Interface Meng-update Barang ...171
Gambar 3.56 Interface Memeriksa Pelanggan ...171
Gambar 3.57 Interface Memeriksa Barang...172
Gambar 3.58 Interface Memeriksa Supplier...172
Gambar 3.59 Interface Membuat Nota Retur Pelanggan ...173
Gambar 3.60 Interface Memeriksa Nota Retur Pelanggan...173
Gambar 3.61 Interface Membuat Faktur Penjualan...174
Gambar 3.62 Interface Memeriksa Faktur Penjualan...175
Gambar 3.63 Interface Membuat Surat Tagihan Pelanggan...175
Gambar 3.64 Interface Mencatat Surat Tagihan Utang...176
Gambar 3.65 Interface Memeriksa Surat Tagihan Pelanggan...177
xx
Gambar 3.67 Interface Mendaftarkan Persediaan ...178
Gambar 3.68 Interface Memasukkan Data Persediaan Masuk...179
Gambar 3.69 Interface Memeriksa PO ...179
Gambar 3.70 Interface Memeriksa Persediaan...180
Gambar 3.71 Interface Membuat Bukti Produksi...180
Gambar 3.72 Interface Memeriksa Bukti Produksi ...181
Gambar 3.73 Interface Membuat Nota Returback Pelanggan...182
Gambar 3.74 Interface Memeriksa Nota Returback Pelanggan ...182
Gambar 3.75 Interface Membuat Bukti Bayar Pelanggan...183
Gambar 3.76 Interface Membuat Bukti Bayar Supplier...184
Gambar 3.77 Navigation Diagram Untuk Sistem Informasi Persediaan, Penjualan, Dan Pembelian PT. Jaya Pratama ...185
Gambar 3.78 Menu Login...186
Gambar 3.79 Menu Window ...186
Gambar 3.80 Menu Master...187
Gambar 3.81 Window Pelanggan...187
Gambar 3.82 Window Barang...188
Gambar 3.83 Window Supplier...188
Gambar 3.84 Window Persediaan ...189
Gambar 3.85 Window Menu Transaksi...189
Gambar 3.86 Window Menu Transaksi Pembelian...190
Gambar 3.87 Window Buat PO...190
Gambar 3.89 Window Tambah Persediaan Masuk ...191
Gambar 3.90 Window Input Surat Tagihan Utang...192
Gambar 3.91 Window Buat Bukti Bayar Supplier...192
Gambar 3.92 Window Menu Transaksi Penjualan...193
Gambar 3.93 Window Buat Faktur Penjualan...193
Gambar 3.94 Window Tambah Barang...194
Gambar 3.95 Window Input Bukti Produksi...194
Gambar 3.96 Window Buat Surat Tagihan Piutang ...195
Gambar 3.97 Window Input Pembayaran Pelanggan...195
Gambar 3.98 Window Input Retur Penjualan ...196
Gambar 3.99 Window Input Returback...197
Gambar 3.100 Window View Transaksi Pembelian ...197
Gambar 3.101 Window View Transaksi Penjualan ...198
Gambar 3.102 Window Konfirmasi Log Out ...198
Gambar 4.1 Behavior Pattern Untuk Class Faktur Penjualan...200
Gambar 4.2 Revise Class Faktur Penjualan ...200
Gambar 4.3 Behavior Pattern Untuk Class Nota Retur Pelanggan...201
Gambar 4.4 Revise Class Nota Retur Pelanggan...201
Gambar 4.5 Behavior Pattern Untuk Class PO...202
Gambar 4.6 Revise Class PO ...202
Gambar 4.7 Behavior Pattern Untuk Class Surat Tagihan Utang...203
xxii
Gambar 4.9 Behavior Pattern Untuk Class Surat Tagihan Pelanggan...204
Gambar 4.10 Revise Class Surat Tagihan Pelanggan ...204
Gambar 4.11 Behavior Pattern Untuk Class Bukti Bayar Supplier ...205
Gambar 4.12 Revise Class Bukti Bayar Supplier ...205
Gambar 4.13 Behavior Pattern Untuk Class Bukti Bayar Pelanggan...206
Gambar 4.14 Revise Class Bukti Bayar Pelanggan ...206
Gambar 4.15 Behavior Pattern Untuk Class Nota Returback Pelanggan ...207
Gambar 4.16 Revise Class Nota Returback Pelanggan ...207
Gambar 4.17 Behavior Pattern Untuk Class Bukti Produksi...208
Gambar 4.18 Revise Class Bukti Produksi ...208
Gambar 4.19 Revise Class Diagram...209
Gambar 4.20 Function Class Placement ...210
Gambar 4.21 Generic Architecture Pattern...211
Gambar 4.22 Component Architecture ...215 Gambar 4.23 Deployment Diagram Untuk Perangkat Lunak Sistem Yang Diusulkan.216 Gambar 4.24 Deployment Diagram Untuk Perangkat Keras Sistem Yang Diusulkan .217
DAFTAR LAMPIRAN
Hasil Wawancara ...L-1 Purchase Order...L-4 Surat Tagihan Utang ...L-5 Bukti Bayar Ke Supplier...L-6 Faktur Penjualan ...L-7 Bukti Produksi ...L-8 Surat Tagihan Piutang...L-9 Bukti Bayar Pelanggan ...L-10 Surat Retur ...L-11 Laporan Pembelian ...L-12 Laporan Penjualan ...L-13 Faktor Internal dan Eksternal...L-14 Kuesioner Pembobotan Faktor Internal PT. Jaya Pratama ...L-15 Kuesioner Pembobotan Faktor Eksternal PT. Jaya Pratama...L-18 Normalisasi IFAS...L-21 Normalisasi EFAS ...L-22
