JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2014
1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI FOLLOW UP PAKET
UNDELIVERY OUTBOUND MENGGUNAKAN METODE FIFO DI
CUSTOMER SERVICE PT. TIKI JNE BANDUNG
Andy Victor1 Revandy Eka Setia2
1,2
Sistem Informasi, Manajemen Informatika, STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282 Email : [email protected], [email protected]
Abstrak
PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir Bandung pada Departemen Customer Service masih melakukan pekerjaan yang masih kurang efektif dalam proses bisnisnya, yakni, proses follow up paket undelivery outbound dilakukan secara acak dan kurang optimalnya hasil laporan. Inilah yang menimbulkan kesalahan dalam penyajian informasi. Metode First In First Out (FIFO) adalah metode yang digunakan untuk melakukan proses follow up paket undelivery outbound oleh perusahaan, dimana metode ini akan mudah digunakan apabila hanya ada beberapa penerimaan informasi paket yang berkendala dari beberapa sumber yang diterima. Proyek akhir ini akan mengembangkan aplikasi untuk membantu menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, maka program ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic Studio 2010. Selain itu, dalam penulisan ini juga dijelaskan mengenai rancangan program aplikasi tersebut dan penerapannya dalam komputer.
Kata Kunci : Follow Up Paket Undelivery Outbound, Metode Fifo
1. Pendahuluan
Industri jasa mengalami perkembangan yang sangat pesat seiring dengan kebutuhan masyarakat akan berbagai jenis jasa dalam berbagai bidang kehidupan. Perkembangan dan industri jasa yang semakin besar yang didorong pula oleh kemajuan pesat dalam teknololgi komunikasi dan informasi. Oleh karena itu, industri jasa akan memainkan peranan penting pada masa mendatang. Jasa pengiriman barang adalah suatu industri jasa penunjang yang dibutuhkan oleh konsumen sekarang ini.
Adapun Permasalahan yang temukan pada PT. TIKI JNE Bandung, antara lain adalah :
1. Penumpukan barang dalam jumlah banyak di departemen customer service yang di berikan oleh departemen operasional untuk di konfirmasi kepada pelanggan.
2. Proses follow up paket undelivery outbound menggunakan metode acak.
3. Pencarian dokumen yang memakan waktu dikarenakan pengisian dokumen masih manual. Berdasarkan permasalahan yang ada diatas maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas meliputi :
1. Aktivitas yang di mulai dari proses penerimaan barang dan dokumen dari departemen operasional ke departemen Customer Service agar segera di follow up.
2. Proses follow up paket undelivery outbound dengan kriteria service regular dan hanya untuk barang berupa pakaian saja.
3. Pembahasan intern pada Departemen Customer
Service dilakukan hanya pada proses konfirmasi
barang-barang berkendala dikarenakan alamat kurang lengkap/ Bad Address (BA) dan penerima tidak dikenal/ Customer Unknow (CU).
4. Pembahasan dilakukan hanya membahas barang-barang yang keluar dari Bandung hanya meliputi wilayah Jawa Barat seperti : Garut, Tasik, Subang, dan Purwakarta.
Adapun tujuan dari perancangan sistem yang baru adalah sebagai berikut :
1. Meminimalisir menumpuknya barang digudang. 2. Proses follow up paket undelivery outbound
dapat berjalan lebih mudah dan terkoordinir. 3. Proses pengisian dokumen terkomputerisasi.
2. Dasar Teori
Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mendukung fungsi operasi organisasi yang besifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. [2]
Pengiriman Barang adalah Mempersiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.[1]
Metodologi yang digunakan dalam penyusunan sistem informasi ini adalah metode Waterfall. Hal ini disebabkan karena metodologi ini dapat menggambarkan sistem secara utuh dan juga dapat
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2014
2
memecahkannya menjadi lebih rinci. Oleh karena itu, alat yang digunakan untuk melakukan pengembangan sistem adalah bagan alir dokumen (Mapping Chart), Diagram Konteks (Context
Diagram), Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), Kamus Data, Gantt Chart.[2]
3. Hasil Penelitian
3.1 Aliran Proses Sistem Berjalan 3.1.1 Prosedur Sistem Berjalan
1. Departeman Customer Service menerima report barang beserta data barang sebanyak 3 rangkap dari Departemen Operasional.
1. Report diarsipkan.
2. Lalu kemudian Departemen Customer Service melakukan konfirmasi kepada customer. 3. Jika tidak ada jawaban atau no respon maka
barang tersebut akan dikirim ke gudang lalu diarsipkan.
4. Jika customer merespon maka Departemen
Customer Service akan mengkonfirmasikan
kepada customer apakah barang tersebut akan diantar ulang atau akan diambil sendiri (DAS SEOTA).
5. Jika diambil sendiri (DAS SOETA) Departemen
Customer Service membuat DAMI Sebanyak 2
rangkap dan Customer harus menyerahkan fotocopy KTP sebanyak 2 rangkap.
1. DAMI rangkap 1 diarsipkan.
2. DAMI rangkap 2 diberikan ke Departemen Operasional.
3. Fotocopy rangkap 1 diberikan ke Departemen Operasional.
4. Fotocopy rangkap 2 diarsipkan.
6. Jika diantar ulang maka Departemen Customer
Service akan menanyakan kelengkapan data
dan membuat DI (Delivery Instruction)
sebanyak 3 rangkap dan DAMI sebanyak 2 rangkap.
1. DI rangkap 1 dan 2 di serehkan ke Departeman Operasional.
2. DI rangkap 3 di arsipkan.
3. DAMI rangkap 2 diberikan kepada Departemen Operasional.
4. DAMI rangkap 1 diarsipkan.
7. Setelah itu Departemen Customer Service membuat Report To Operasional sebanyak 2 rangkap dan Report Undel Outbound sebanyak 2 rangkap.
1. Report To Operasional rangkap 1 diberikan kepada Departemen Operasional.
2. Report To Operasional rangkap 2 diarsipkan.
3. Report Undel Outbound rangkap 1 diberikan kepada Kordinator Undel.
4. Report Undel Outbound rangkap 2 diarsipkan.
3.1.2 DFD Level 0 Sistem Berjalan
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat menggambarkan arus data di dalam sistem. Berikut ini gambar DFD level 0 Sistem Informasi Follow Up Paket Undelivery Outbound yang sedang berjalan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Gambar 1 DFD Level 0 Sistem Berjalan
3.2 Evaluasi
3.2.1 Tujuan Operasional Sistem Usulan
Dengan ditemukannya berbagai masalah dari sistem yang sedang berjalan maka diharapkan sistem yang baru ini dapat mengantisipasinya sehingga dapat lebih menunjang kelancaran, keakuratan, dan efisiensi waktu dari setiap proses yang ada, agar dapat berjalan dengan baik dan lancar. Tujuan yang akan dicapai setelah rancangan sistem baru ini ditetapkan yaitu :
1. Dengan adanya sistem baru diharapkan
Mengurangi menumpuknya barang digudang.
2. Dengan sistem baru ini diharapkan dapat Proses
follow up paket undelivery outbound dapat
berjalan lebih cepat dan terkordinir.
3.2.2 Gagasan Untuk Mencapai Tujuan
Untuk dapat merealisasikan tujuan operasional sistem baru yang telah disebutkan pada sub bab sebelumnya, di bawah ini dijabarkan mengenai uraian gagasan untuk mencapai tujuan tersebut. 1. Menerapkan metode fifo pada proses follow up
paket undel outbound.
2. Membuat Aplikasi menggunakan Visual Basic 2010 guna menghasilkan laporan dengan tepat dan efisien.
3. Tidak ada proses yang berhubungan dengan gudang. E-connote 1.0 Konfirmasi Customer 2.0 Mengisi DI 3.0 Mengisi DAMI 4.0 Membuat Report Departemen Operasional Customer Gudang Report Fotocopy KTP DI
DAMI Report Undel Outbound Kordinator Undel Report E-connote E-connote E-connote Fotocopy KTP E-connote dan Fotocopy KTP E-connote dan DI E-connote dan DAMI
Report Undel Outbound Report To Operasional
E-connote dan Fotocopy KTP E-connote dan DAMI
E-connote dan DI
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2014
3
3.3 Aliran Proses Sistem UsulanUraian naratif mengenai aliran informasi beserta gambaran batasan otomatisasi pada sistem yang diusulkan, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Pada sistem lama proses follow up paket
undelivery outbound dilakukan dengan metode
acak, pada sistem baru ini sebelum konfirmasi kepada customer dilakukan input data terlebih dahulu dan proses konfirmasi dilakukan dengan metode fifo yang dilihat pada tanggal pengiriman dan jam yang lebih dulu dikirim sampai yang paling terbaru sehingga proses
follow up paket undelivery outbound pun lebih
tertata dan mengurangi komplain dari
customer.
2. Pada sistem lama pada saat konfirmasi kepada customer apabila tidak ada jawaban atau no respon maka paket akan dikirim ke gudang
dan diarsipkan, pada sistem baru ini pada saat konfirmasi kepada customer apabila tidak ada jawaban atau no respon maka akan mengkonfirmasi kepada agen yang bersangkutan bahwa paket undelivery tersebut akan dikembalikan lagi ke agen yang bersangkutan sehingga meminimalisir barang menumpuk digudang.
3.3.1 DFD Level 0 Sistem Usulan
Berikut ini gambar DFD Sistem Informasi Follow
Up Paket Undelivery Outbound usulan sesuai
dengan uraian naratif yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya.
Gambar 2 DFD Level 0 Sistem Usulan
Gambar 3 DFD level 1 Proses 2.0 Konfirmasi Customer
3.4 Rancangan Antar Muka
Input Data E-connote
Input Data E-connote
PANDEGLANG BDO BDOF802120475614 NO. E-CONNOTE KOTA ASAL KOTA TUJUAN LAYANAN : : : : : 1 NO DPS KOTA TUJUAN REG13 LAYANAN BDOF802120475614 NO. E_CONNOTE 20/12/2013 DATE IN SIMPAN BATAL BARU KELUAR 20/12/2013 10:30 DATE IN TIME : : PENGIRIM : Nama Alamat Kode Pos OTONG AEF JL. RAYA SOEKARNO HATTA NO. 11 BANDUNG : :40561 Telepon:0898292xxxx PENERIMA : : Nama Alamat Kode Pos DADANG SEBLAY
JL. LAPANGAN SUKARELA RT06 RW11 NO.35 KAMPUNG KADUPANDAK SEKOLAH SD 06 PANDEGLANG, KAB. PANDE : : Telepon :082111xxxxxx KETERANGAN BARANG REG13 JENIS KIRIMAN JUMLAH BERAT : : : : ACCESSORIES HP PARCEL 1 1 10:30 TIME BDO KOTA ASAL 1 JUMLAH 1 BERAT OTONG AEF / 0898292XXXX NAMA PENGIRIM & TELEPON
DADANG SEBLAY / 082111XXXXXX NAMA PENERIMA & TELEPON ACCESSORIES HP
KETERANGAN BARANG FOLLOW UP
Gambar 4 Tampilan Input Data E-connote Follow Up Paket Undel Outbound
Follow Up Paket Undel Outbound
YUSUP 15 04/1/2014 PWK BDO BDOF802120475614 BA RA
12:23 TELEPON SHIPER NO RESPON INFO AGEN
NO. E-connote POL POD CAUSE OF UNDEL REMARKS CLOSE DATE LEAD TIME FOLLOW UP BY NOTE : : : : : : : : : : KONFIRMASI 20/12/2013 10:30 DATE IN TIME : : DAMI DI SPKK 1 NO PWK KOTA TUJUAN REG13 LAYANAN BDOF802120475614 NO. E_CONNOTE 20/12/2013 DATE IN 10:30 TIME BDO KOTA ASAL 1 JUMLAH 1 BERAT OTONG AEF / 0898292XXXX NAMA PENGIRIM & TELEPON
DADANG SEBLAY / 082111XXXXXX NAMA PENERIMA & TELEPON ACCESSORIES HP
KETERANGAN BARANG 04/01/2014
DATE : No. Follow Up :sab4114
KELUAR SIMPAN CSO001 Kode Petugas : 8000012345671878 No. AWB :
Gambar 5 Follow Up Paket Undel Outbound
E-connote 2.0 Konfirmasi Customer 3.0 Membuat DI 4.0 Membuat DAMI 5.0 Membuat Report Departemen Operasional Customer Report Fotocopy KTP DI DAMI
Report Undel Outbound Kordinator Undel Report
E-connote E-connote Fotocopy KTP
E-connote dan DI E-connote dan DAMI
Report Undel Outbound Report To Operasional
E-connote dan Fotocopy KTP E-connote dan DAMI
1.0 Input Data E-connote FIFO E-connote E-connote dan SPKK Setiap Hari Setiap Hari Report Operasional 2.0 Konfirmasi Customer Departemen Operasional 2.2 Membuat SPKK No Respon E-connote E-connote dan SPKK Customer Fotocopy KTP Fotocopy KTP 2.1 Konfirmasi Agen E-connote
4
4. Rencana ImplementasiRencana implementasi merupakan tahap awal dari penerapan sistem dengan tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Langkah – langkah kegiatan pengimplementasian sistem adalah sebagai berikut : a. Penetapan waktu dan anggaran
Kegiatan yang pertama dilakukan adalah survey harga dan meminta persetujuan dari Pimpinan. b. Persiapan Tempat, Hardware dan Software
Tempat atau ruangan untuk peralatan tersebut dipersiapkan terlebih dahulu, dan memilih
hardware dan software yang akan digunakan.
c. Pemilihan Operator dan Programmer
Salah satu faktor yamg mempunyai peranan penting dalam penerapan sistem baru, yaitu operator. sedangkan yang mempunyai peranan dalam pembuatan program yaitu programmer. Dimana tanpa adanya operator dan programmer, sistem baru yang telah dirancang tidak dapat diimplementasikan.
d. Instalasi Hardware dan Software
Setelah hardware dan software tersedia maka selanjutnya adalah proses pemasangan
hardware baru dan penginstalan software.
e. Pembuatan Program dan User Guide
Kegiatan pembuatan program yaitu kegiatan menterjemahkan hasil rancangan ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kemudian membuat petunjuk pengoperasian, agar program yang dibuat dimengerti oleh user dan penggunanya sesuai dengan yang telah ditentukan.
f. Pengetesan dan Perbaikan Program
Kegiatan ujicoba program dan apabila masih ada kesalahan akan diperbaiki, hingga dapat berjalan maksimal sesuai dengan yang diharapkan.
g. Pelatihan Operator
Operator yang telah dipilih akan mengikuti pelatihan agar memahami sistem yang baru dan dapat menjalankannya dengan baik.
h. Uji Coba Sistem baru
Pengujian sistem baru harus dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang baru tersebut dapat berjalan sesuai dengan rencana atau tidak. i. Evaluasi Sistem Baru dan Perbaikan
Kegiatan Evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui hasil dari sistem yang baru dibandingkan dengan hasil yang dicapai oleh sistem lama.
j. Konversi Sistem
Implementasi sistem ini adalah proses untuk meletakkan sistem baru agar dapat digunakan. Pengoperasian sistem baru ini dilakukan bersama-sama dengan sistem yang lama.
4.1 Rencana Aktifitas dan Waktu
Untuk lebih jelas secara keseluruhan dari rencana dan waktu yang dibutuhkan secara keseluruhan, dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Untuk lebih jelas secara keseluruhan dari rencana penerapan sistem ini dapat di lihat pada table di bawah ini :
Tabel 1 Rencana Aktifitas dan Waktu
4.2 Kebutuhan Sumber Daya
Untuk menunjang keberhasilan sistem yang diusulkan, maka diperlukan adanya sumber daya pendukung selain kebutuhan hardware dan
software, yaitu berupa sumber daya manusia
sehingga dapat menghasilkan hasil yang optimal dari sistem yang diusulkan. Kebutuhan sumber daya dari sistem yang diusulkan adalah :
1.
1 (satu) orang operator sebagai pelaksana pengoperasian terhadap sistem di dalam melakukan kegiatanya.5. Kesimpulan
Setelah menganalisa, memahami dan mempelajari masalah, permasalahan yang terjadi di perusahaan tempat melakukan praktik kerja lapangan. Telah diambil kesimpulan dari Perancangan Sistem Informasi Follow Up Paket Undelivery Outbound yang akan berjalan nantinya. Perancangan ini merupakan peralihan dari sistem manual ke sistem komputer, sehingga proses follow up paket
undelivery outbound akan dapat berjalan lancar
sesuai dengan keperluan atau kebutuhan pemakai. Sistem Informasi Follow Up Paket Undelivery
Outbound akan berjalan dengan baik jika data yang
di input dengan benar serta penggunaannya dilakukan secara baik dan benar pula sesuai dengan kinerja dari sistem follow up paket undelivery
outbound yang telah diperbaharui, sehingga sistem
informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat. Dari hasil pelaksanaan praktik kerja yang telah dilakukan mengenai Sistem Informasi Follow Up
5
Paket Undelivery Outbound, maka dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem baru dan aplikasi yang
dibuat pemrosesan data lebih mudah dan terkordinir.
2. Dengan adanya sistem baru pengisian dokumen untuk pemrosesan sudah terkomputerisasi. 3. Dengan adanya sistem baru dapat
meminimalkan penumpukan barang digudang. Saran – saran yang dapat disampaikan dari hasil penyelesaian tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk peningkatan pelayanan penggunaan
barcode scanner dapat diterapkan untuk
memudahkan dalam penginputan data, karena petugas hanya mengarahkan kode barcode tepat didepan pemancar sinar laser sehingga lebih praktis.
DAFTAR PUSTAKA
1. Drs. Zulian Yamit, M.Si (2005). Manajemen
Persediaan.
2. Tata Sutabri (2012). Analisis Sistem
Informasi.
3. Rosa A.S & M. Shalahuddin (2011). Modul
Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur & Berorientasi Objek).
4. WAHANA KOMPUTER (2010). Tutorial 5
Hari Belajar Pemrograman Pemrograman Visual Basic Studio 2010.
5. Muhammad Sadeli (2011). 7 Jam Belajar
Interaktif Visual Basic 2010 Untuk Orang Awam.
6. Ketut Darmayuda (2008). Pemrograman
Aplikasi Database Dengan Microsoft Visual Basic. NET 2008.
