1
STANDART OPERATING PROCEDURES ( SOP )KEPANITERAAN KESEKRETARIATAN AKTIFITAS : Administrasi Umum (Kesekretariatan).
PROSEDUR :
1. Dalam hal pengelolaan Daftar isian pelaksanaan Anggaran ( DIPA ) Panitera / Sekretaris bertanggung jawab penuh selaku Kuasa Pengguna Anggaran yang telah didelegasikan oleh Ketua Pengadilan Negeri.
Tugas Wakil Sekretaris :
1. Menyusun Rencana pengajuan Anggaran yang akan diajukan pada tahun mendatang dengan berpedoman pada kebutuhan – kebutuhan yang belum terrealisasikan pada anggaran tahun sebelumnya.
2. Membuat Program Kerja Pelaksanaan Anggaran selaku pejabat Pembuat Komitmen (P2K) dilaksanakan setelah turunnya DIPA;
3. Mengkoordinir dan mengawasi tugas-tugas Sub.Bagian Umum, Keuangan, Kepegawaian setiap hari; 4. Mengoreksi dan mengkoordinasikan surat-surat keluar yang dibuat oleh Sub.Bagian Umum, Keuangan dan
Kepegawaian ;
5. Melakukan Koordinasi dengan instansi terkait dilaksanakan sesuai Kebutuhan ;
6. Menyusun data untuk keperluan Evaluasi dan pelaporan seluruh kegiatan untuk disampaikan kepada Pimpinan melalui Panitera/Sekretaris.
STANDART OPERATING PROCEDURES ( SOP ) KEPANITERAAN PERDATA
AKTIFITAS : Penyelesaian Perkara Perdata PROSEDUR :
1. Pendaftaran gugatan dan permohonan, setelah biaya perkara ditaksir meja pertama berdasarkan surat keputusan KPN, yang dibayar langsung ke Bank yang ditunjuk setelah meja pertama memberikan No. Rekening Pengadilan Negeri tersebut atau langsung pada kasir Pengadilan Negeri tersebut; 2. Registrasi perkara perdata gugatan/permohonan diselesaikan pada hari itu juga;
3. Penyerahan berkas perkara kepada KPN melalui Panitera untuk ditetapkan Majelis Hakim, harus diselesaikan pada hari itu juga atau pada hari kerja berikutnya;
4. KPN menetapkan Majelis Hakim dan Panitera menunjuk paniitera Penggantinya ;
5. Untuk tenggang waktu pemanggilan sidang dibutuhkan waktu selama 7 hari kerja, kecuali untuk panggilan delegasi disesuaikan dengan wilayah hukum PN yang akan dimintakan bantuan delegasi dan untuk panggilan luar negeri paling lama 3 bulan/disesuaikan dengan ketentuan KEMENLU;
6. Setelah pada pihak hadir dalam sidang pertama Majelis Hakim menunjuk Mediator dan memberikan tenggang waktu mediasi sesuai PERMA No.1 Tahun 2008 kecuali terhadap perkara-perkara khusus;
7. Panitera Pengganti wajib melaporkan tentang tanggal penundaan sidang beserta alasannya pada hari itu juga kepada Panitera Muda Perdata;
8. Pemeriksaan Perkara ( gugatan , jawaban , replies, duplis, pembuktian, kesimpulan, putusan) diselesaikan paling lama 5 bulan, kecuali terhadap perkara perdata khusus;
9. Panitera Pengganti wajib meminta perincian perkara kepada kasir sebelum putusan dibacakan;
10. Panitera Pengganti wajib melaporkan tanggal dan amar putusan kepada Kepaniteraan Perdata pada hari itu juga setelah putusan diucapkan dan disertai perintah untuk pemberitahuan putusan kepada para pihak yang tidak hadir;
2
11. Kepanitraan Perdata mencatat perkembangan persidangan tersebut kedalam buku register yang diperuntukan untuk itu pada hari itu juga setelah menerima laporan dari Panitera Pengganti;
12. Majelis Hakim dan Panitera Pengganti wajib menyelesaikan minutasi dan pemberkasan perkara 14 hari kerja setelah putusan (kecuali putusan lelang yang bukan putusan akhir) diucapkan.
AKTIFITAS : Proses Banding PROSEDUR :
1. Pernyataan banding dapat diajukan dalam tenggang waktu 14 hati setelah putusan diucapkan atau setelah putusan diberutahukan kepada para pihakyang tidak hadir;
2. Pemberitahuan pernyataan banding kepada terbanding paling lama 2 hari
3. kerja setelah pernyataan banding diterima tanpa menunggu memori banding;
4. Minutasi perkara banding harus sudah diserahkan oleh Panitera Pengganti kepada Kepaniteraan Perdata dalam waktu 14 hari setelah permohonanbanding diajukan;
5. Para pihak diberikan kesempatan untuk memeriksa berkas ( ) selama 14 hari kerja;
6. Pengiriman berkas perkara ke Pengadilan Tinggi paling lama 30 hari sejak pernyataan banding diterima ( tanpa harus menunggu memori banding/terkecuali ada pemberitahuan delegasi yang belum kembali);
7. Jika permohonan banding tersebut dicabut oleh pemohon dan berkas tersebut telah dikirim dan belum diputus oleh Pengadilan Tinggi, harus diberitahukan kepada Pengadilan Tinggi & Terbanding pada hari itu juga;
8. Apabila ada memori banding yang diterima oleh PN setelah berkas dikirim, maka PN mengirimkan memori banding dan atau kontra memori banding tersebut sesegera mungkin dengan disertai relas pemberitahuannya;
9. Pemberitahuan putusan banding dari Pengadilan Tinggi diberitahukan kepada para pihak dalam
waktu paling lama 2 hari setelah putusan diterima.
AKTIFITAS : Proses Kasasi PROSEDUR :
1. Pernyataan kasasi dapat diajukan dalam tenggang waktu 14 hari setelah putusan banding diberitahukan kepada para pihak;
2. Pemberitahuan Pernyataan kasasi kepada termohon kasasi paling lama 2 hari kerja setelah pernyataan kasasi diterima;
3. Pemohon kasasi wajib menyerahkan memori kasasinya dalam tenggang waktu 14 hari setelah permohonan kasasi diajukan;
4. Memori kasasi harus diberitahukan kepada Termohon kasasi dalam tenggang waktu 14 hari, setelah termohon kasasi menerima memori kasasi;
5. Pengiriman berkas perkara kasasi ke Mahkamah Agung paling lama 30 hari sejak pernyataan kasasi diterima;
6. Dalam setiap putusan yang diterima dari Mahkamah Agung segera dalam waktu 2 hari diberitahukan kepada para pihak setelah putusan diterima.
AKTIFITAS : Proses Peninjauan Kembali PROSEDUR :
3
2. Pernyataan PK dapat diajukan dalam tenggang waktu 100 hari kerja setelah putusan kasasi diberitahukan kepada para pihak atau sejak diitemukan bukti-bukti baru (NOVUM) disertai dengan alasan PK;
3. Pemberitahuan permohonan PK kepada Termohon PK diterima;
4. Jawaban atas alasan PK dapat diserahkan oleh Termohon PK dalam waktu 30 hari, setellah Termohon PK menrima alasan PK;
5. Dalam waktu 30 hari setelah jawaban diterima dari Termohon PK, berkas PK harus dikirim ke Mahkamah Agung;
6. Putusan PK diberitahukan kepada para pihak dalam waktu paling lama 2 hari setelah putusan diterima. AKTIFITAS : Delegasi
PROSEDUR :
1. Permintaan bantuan pemberitahuan ke PN lain/delegasi ;
2. Penyelesaian permintaan bantuan tersebut harus sudah di…. ……, setelah bantuan permintaan tersebut diterima paling lama 3 hari kerja;
3. Pengiriman kembali relas kepada PN pemohon bantuan, diselesaikan 2 hari kerja;
4. wakil panitera melakukan pengamatan terhadap kinnerja Jurusita apakah sudah benar- benar melaksanakan tugasnya tepat waktu dan diharuskan kepada Jurusita apabila telah melaksanakan tugasnya melapor kepada wakil Panitera dengan memperlihatkan relas / hasil pekerjaannya.
AKTIFITAS : Sita atau Eksekusi PROSEDUR :
1. Panitera Muda Perdata meneliti kelengkapan berkas dan menghitung panjar biaya (SKUM) setelah menerima salinan Penetapan Sita jaminan dari Majelis Hakim pada hari itu juga;
2. Kepaniteraan Perdata / Bagian Eksekusi, mempersiapkan penunjukan Jurusita pada hari itu juga setelah pemohon membayar SKUM dan mencatatnya kedala buku register penyitaan;
3. Jurusita melaksanakan sita jaminan paling lama 3 hari setelah menerima berkas sita jaminan dari Kepaniteraan Perdata/ Bagian Eksekusi;
4. Jurusita menyerahkan berkas sita jaminan kepada Kepaniteraan Perdata paling lama 1 hari setelah pelaksanaan sita jaminan.
AKTIFITAS : Annmaning PROSEDUR :
1. Surat permohonan annmaning, didisposisi Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi dan Panitera/Sekretaris pada hari yang sama dengan surat masuk.
2. Panitera Muda Perdata meneliti kelengkapan berkas dan menghitung panjar biaya perkara ( SKUM ) setelah menerima disposisi Ketua Pengadilan Negeri, Panitera / Sekretaris, dan mencatatnya kedalam Register Eksekusi paling lama 1 hari setelah menerima disposisi ;
3. Kepaniteraan Perdata mempersiapkan Penetapan Ketua Pengadilan Negeri paling lama 2 (dua) hari setelah Pemohon membayar SKUM ;
4. Penyerahan berkas annmaning / peneguran oleh Bagian Eksekusi kepada Ketua Pengadilan Negeri untuk ditetapkan hari dan tanggal peneguran.
4
5. Panitera melakukan penunjukan jurusita untuk melakukan pemanggilan ;
6. hari dan tanggal pelaksanaan annmaning diperhitungkan 7 hari kerja untuk diwilayah hukum Pengadilan Negeri Sukabumi dan 14 hari kerja apabila tempat tinggal termohon berada diluar wilayah hukum Pengadilan Negeri Sukabumi.
7. Jurusita malakukan pemanggilan kepada Termohon pada hari itu juga dan atau paling lama 3 hari sebelum hari dan tanggal peneguran yang telah ditetapkan.
8. Jurusita membuat berita acara peneguran pada hari itu juga setelah dilakukan peneguran.
AKTIFITAS : Sita Eksekusi PROSEDUR :
1. Surat permohonan sita eksekusi, didisposisi Ketua Pengadilan Negeri dan Panitera/Sekretaris pada hari yang sama dengan surat masuk.
2. Panitera Perdata meneliti kelengkapan berkas dan menghitung panjar biaya (SKUM) setelah menerima disposisi Ketua Pengadilan Negeri/Panitera/Sekretaris, dan mencatatnya kedalam buku register eksekusi paling lama 1 (satu) hari kerja setelah menerima disposisi.
3. Kepaniteraan Perdata / Bagian Eksekusi mempersiapkan Penetapan Ketua Pengadilan Negeri tertanggal sita eksekusi setelah pemohon membayar SKUM ;
4. Ketua Pengadilan Negeri / Panitera/Sekretaris meneliti Penetapan Sita Eksekusi dan ditandatangni oleh Ketua Pengadilan Negeri.
5. Panitera menunjuk Jurusita untuk melakukan pemanggilan.
6. Jurusita melaksanakan sita eksekusi paling lama 3 hari setelah menerima berkas sita eksekusi dari bagian eksekusi.
7. Jurusita menyerahkan berkas sita eksekusi kepada bagian eksekusi paling lama 1 hari setelah pelaksanaan eksekusi.
AKTIFITAS : Eksekusi Rill atau Pengosongan PROSEDUR :
1. Surat masuk permohonan eksekusi, didisposisi Ketua Pengadilan dan Panitera/Sekretaris pada hari yang sama dengan surat masuk.
2. Panitera Muda Perdata meneliti kelengkapan berkas dan menghitung panjar biaya (SKUM) setelah menerima disposisi dari Ketua Pengadilan Negeri / Panitera / Sekretaris ;
3. Kepaniteraan Perdata / Bagian Eksekusi mempersiapkan Penetapan Ketua Pengadilan Negeri paling lama 2 hari setelah Pemohon membayar SKUM untuk selanjutnya dibuatkan Penetapan Eksekusi.
4. Ketua Pengadilan Negeri / Panitera /Sekretaris meneliti Penetapan Eksekusi untuk ditanda tangani hari itu juga ;
5. Panitera menunjuk Jurusita pada hari itu juga ;
6. Jurusita melaksanakan rapat koordinasi paling lama 3 hari setelah menerima berkas eksekusi dari bagian eksekusi.
7. Jurusita melaksanakan pemberitahuan pelaksanaan eksekusi kepada para pihak paling lama 3 hari sebelum hari dan tanggal peneguran yang telah ditetapkan ;
5
8. Jurusita menyerahkan berkas eksekusi kepada bagian eksekusi paling lama 1 hari setelah pelaksanaan eksekusi;
AKTIFITAS : Eksekusi Lelang PROSEDUR :
1. surat masuk permohonan ensekusi, didisposisi Ketua Pengadilan Negeri dan Panitera / Sekretaris pada hari yang sama dengan surat masuk.
2. Panitera Muda Perdata Meneliti kelengkapan berkas dan menghitung panjar biaya ( SKUM ) setelah menerima disposisi Ketua Pengadilan Negeri dan Panitera / Sekretaris ;
3. Kepaniteraan Perdata / bagian eksekusi mempersiapkan Penetapan Ketua Pengadilan Negeri paling lama 2 hari setelah pemohon membayar SKUM untuk selanjutnya dibuatkan penetapan eksekusi lelang ;
4. Ketua Pengadilan Negeri/Pansek meneliti penetapan eksekusi lelang untuk ditandatangani oleh Ketua Pengadilan pada hari itu juga ;
5. Kepaniteraan Perdata / Bagian Eksekusi mempersiapkan permohonan pelaksanaan lelang kepada kantor lelang paling lama 2 hari setelah Penetapan ditanda tangani ;
Catatan :
Jangka waktu dapat menyesuaikan dengan Faktor kesulitan masing-masing perkara;
AKTIFITAS : Penyerahan Laporan Perkara Perdata Kepada Kepaniteraan Muda Hukum PROSEDUR :
1. Panitera Muda Perdata menyerahkan laporan bulanan kepada Panitera Muda Hukum paling lambat pada tanggal 3 pada tiap bulannya;
2. Panitera Perdata menyerahkan laporan triwulanan kepada panitera muda hukum paling lambat pada tanggal 3 tiap 3 bulan sekali ;
3. Panitera Muda Perdata menyerahkan laporan 6 bulanan kepada panitera Muda Hukum paling lambat pada tanggal 3 tiap enam bulannya ;
4. Panitera Muda Perdata menyerahkan laporan tahunan kepada Panitera Muda Hukum paling lambat pada tanggal 3 Januari.
STANDART OPERATING PROCEDURES ( SOP ) KEPANITERAAN PIDANA
AKTIFITAS : Penyelesaian Perkara PROSEDUR :
1. Pengadilan Negeri menerima pelimpahan berkas perkara dan barang bukti dari Jaksa Penuntut Umum atau petugas Kejaksaan yang berstatus PNS yang mendapat tugas resmi untuk itu. Setelah berkas diteliti oleh Panitra Muda Pidana apabila ada ketidak lengkapan hari itu juga dikembalikan kepada petugas dari kejaksaan tersebut;
2. Penerimaan pelimpahan berkas perkara dan barang bukti serta pemeriksaan kelengkapan berkas dan registrasi oleh Panitera Muda Pidana;
3. Penunjukan Majelis Hakim oleh Ketua Pengadilan Negeri dan Penunjukan Panitera Pengganti oleh Panitera, Penyerahan berkas perkara kepada Majelis Hakim;
6
5. Penyerahan Penetapan Hari Sidang & Penetapan Penahanan kepada Jaksa Penuntut Umum;
6. Persidangan pertama ditetapkan, setelah berkas perkara diterima oleh Majelis Hakim;
7. Penyelesaian Berita Acara Persidangan harus selesai pada hari sidang berikutnya atau setelah sidang terakhir;
8. Pemeriksaan sidang yang menyangkut Eksepsi, Pemeriksaan Saksi & Barang Bukti, terdakwa, tuntutan, pembelaan dan putusan harus selesai, kecuali dalam perkara yang saksinya lebih dari 20 orang …. 9. Panitera Pengganti wajib melaporkan tentang tanggal penundaan sidang beserta alasannya apabila
persidangan ditunda pada hari itu juga;
10. Majelis Hakim harus siap dengan konsep putusan yang akan dibacakan & Panitera melaporkan tanggal dan amar putusan yang telah ditanda-tangani Majelis Hakim kepada Panitera Muda Pidan pada hari itu juga;
11. Panitera Muda Pidana bertanggung jawab atas pencatatan perkembangan persidangan tersebut kedalam buku register yang diperuntukan untuk itu, juga setelah menerima laporan dari Panitera Pengganti
12. Panitera pengganti wajib menyelesaikan dan menyerahkan petikan putusan yang dimaksud kepada Panitera Muda Pidana pada hari itu juga atau paling lama hari kerja berikutnya;
13. Panitera Muda Pidana harus menyampaikan petikan putusan kepada jaksa penuntut umum dan kepada RUTAN serta Terdakwa atau Penasehat Hukumnya setelah petikan putusan itu diterima dari Panitera pengganti; (dengan surat pengantar 7 tanda terima).
14. Panitera pengganti dan Majelis Hakim wajib menyelesaikan Minutasi dan pemberkasan perkara setelah putusan; (kecuali putusan yang bukan putusan akhir).
15. Untuk putusan Verstek perkara tilang diserahkan kepada kejaksaan beserta barang buktinya.
AKTIFITAS : Proses Banding PROSEDUR :
1. Pernyataan banding dapat diajukan setelah putusan diucapkan atau setelah putusan diberitahukan kepada terdakwa yang tidak hadir;
2. Laporan banding kepada Pengadilan Tinggi harus disampaikan pada hari itu juga saat permintaan banding diajukan atau paling lama pada hari kerja berikutnya;
3. Pemberitahuan pernyataan banding kepada terbanding paling lama 2 hari kerja setelah pernyataan banding diterima;
4. Minutasi perkara banding harus sudah diserahkan kepada Panitera Muda Pidana dalam waktu 7 hari setelah permohonann banding diajukan;
5. Tenggang waktu 7 hari kerja;
6. Pengiriman berkas perkara ke Pengadilan Tinggi sejak pernyataan banding diterima (tanpa harus menunggu memori banding) paling lama 14 hari kerja;
7
7. Jika permohonnan banding dicatat oleh pemohon sebelum diputus oleh Pengadilan Tinggi dan Terbanding pada hari itu juga atau paling lama pada hari kerja berikutnya.
AKTIFITAS : Proses Kasasi PROSEDUR :
1. Pernyataan Kasasi dapat diajukan dalam tenggang waktu 14 hari kerja;setelah Putusan Bannding diberitahukan kepada Penuntut Umum dan Terdakwa, (atau 14 hari setelah putusan diucapkan jika bebas).
2. Laporan Kasasi kepada Mahkamah Agung harus disampaikan saat permintaan kasasi diajukan, paling lama pada hari kerja berikutnya;
3. Pemberitahuan Pernyataan Kasasi terhadap termohon kasasi setelah pernyataan kasasi diterima; 4. Minutasi perkara kasasi yang diputus bebas dan penyerahan salinan putusannya setelah
permohonan kasasi harus selesai dalam waktu 7 hari kerja;
5. Permohonan kasasi wajib menyerahkan memori kasasinya setelah permohonan kasasi diajukan; 6. Memori kasasi harus diberitahukan kepada Terdakwa kasasi setelah memori kasasi diterima;
7. Kontra Memori kasasi dapat diserahkan oleh termohon kasasi setelah termohon kasasi menerima memori kasasi paling lama 14 hari kerja;
8. Pengiriman berkas kepada Mahkamah Agung , sejak pernyataan kasasi diterima paling lama 30 hari kerja.
AKTIFITAS : Proses Peninjauan Kembali PROSEDUR :
1. Pengadilan Negeri menerima permohonan Peninjauan Kembali;
2. Panitera Muda Pidana menyerahkan permohonan PK kepada KPN pada hari kerja itu juga atau pada hari kerja berikutnya;
3. Penunjukan Majelis Hakim dan Panitera Pengganti ditetapkan pada hari itu juga atau hari kerja berikutnya;
4. Majelis Hakim memeriksa apakah permintaan Pk memenuhi persyaratan;
5. Panitera Pengganti menyerahkan Berita Acara Pemeriksaan dan Berita Acara Pendapat kepada Panitera Muda Pidana;
6. Panitera Muda Pidana dalam waktu 7 hari kerja sejak berkas diserahkan oleh Panitera Pengganti harus sudah mengirimkan berkas tersebut kepada mahkamah Agung.
AKTIFITAS : Proses Grasi PROSEDUR :
1. Permohonan Grasi diajukan oleh terdakwa atau keluarga terdakwa, dicatat dalam register;
2. Pemberkasan Grasi dan pembuatan Berita Acara dan berikutnya dikirim kepada Mahkamah Agung.
AKTIFITAS : Delegasi PROSEDUR :
8
2. Penyelesaian permintaan bantuan tersebut harus sudah dijalankan, setelah permintaan bantuan tersebut diterima paling lama 3 hari kerja;
3. Pengiriman kembali relas kepada PN pemohon bantuan;
4. Wakil Panitera melakukan pemantauan terhadap kinerja Jurusita apakah sudah benar-benar melakukan tugasnya tepat waktu dan diharuskan kepada Jurusita apabila tidak melaksanakan tugasnya melapor kepada Wakil panitera dengan menunjukan relas-relas/hasil pekerjaannya.
AKTIFITAS : Laporan Perkara Pidana (untuk diderahkan kepaa Panitera Muda Hukum) PROSEDUR :
1. Panitera Muda Pidana menyerahkan laporan bulanan kepada Panitera Muda Hukum paling lama pada tanggal 3 tiap bulannya;
2. Panitera Muda Pudana menyerahkan laporan 4 bulanan kepada Panitera Muda Hukum paling lambat tanggal 3 & 4 tiap 3 bulannya;
3. Panitera Muda Pidana menyerahkan laporan 6 bulanan kepada Panitera Muda Hukum paling lambat tanggal 3 tiap 6 bulannya;
4. Panitera Muda Pidana menyerahkan laporan tahunan kepada Panitera Muda Hukum paling lambat tanggal 3 Januari;
5. Laporan tugas Hakim Pengawas dan Pengamat (KIMWASMAT), paling lambat tanggal 3 tiap bulannya.
STANDART OPERATING PROCEDURES ( SOP ) KEPANITERAAN HUKUM
AKTIFITAS : Membuat Laporan Bulanan PROSEDUR :
1. Laporan keadaan perkara perdata dan pidana, paling lambat tanggal 5 setiap bulannya.
2. Pengtikan Laporan bulanan keadaan Perkara Perdata dan Pidana, Konsep , koreksi oleh Panitera Muda Hukum, paraf oleh Wakil Panitera, paraf oleh Panitera/Sekretaris tanda tangan oleh Ketua Pengadilan, penomoran surat.
3. Laporan keuangan perkara paling lambat tanggal 5 setiap bulannya ;
4. Pengetikan Laporan Bulanan Keuangan Perkara Konsep , koreksi oleh Panitera Muda Hukum, paraf oleh Wakil Panitera, paraf oleh Panitera/Sekretaris tanda tangan oleh Ketua Pengadilan, penomoran surat.
AKTIFITAS : Membuat Laporan Triwulanan PROSEDUR :
1. Laporan perkara perdata / pidana yang dimohonkan banding, Kasasi, Peninjauan Kembali, eksekusi paling lambat tanggal 5 setiap bulannya;
2. Pengetikan Laporan Bulanan Triwulan Perkara Konsep , koreksi oleh Panitera Muda Hukum, paraf oleh Wakil Panitera, paraf oleh Panitera/Sekretaris tanda tangan oleh Ketua Pengadilan, penomoran surat.
AKTIFITAS : Membuat Laporan 6 bulanan PROSEDUR :
1. laporan tentang kegiatan Hakim dalam Perkara Pidana dan Perdata paling lambat tanggal 5 pada setiap bulannya ;
9
2. Pengetikan Laporan Semesteran Perkara Konsep , koreksi oleh Panitera Muda Hukum, paraf oleh Wakil Panitera, paraf oleh Panitera/Sekretaris tanda tangan oleh Ketua Pengadilan, penomoran surat.
AKTIFITAS : Laporan Pelaksanaan Tugas Hakim Pengawas dan Pengamat (KIMWASMAT), paling lambat tanggal 5 tiap bulannya
PROSEDUR :
1. Laporan pelaksanaan tugas Hakim Pengawas dan Pengamat (kimwasmat), paling lambat pada tanggal 5 pada tiap bulannya ;
2. Pengetikan Laporan Semesteran Perkara Konsep , koreksi oleh Panitera Muda Hukum, paraf oleh Wakil Panitera, paraf oleh Panitera/Sekretaris tanda tangan oleh Ketua Pengadilan, penomoran surat.
AKTIFITAS : Membuat Statistik PROSEDUR :
1. Membuat Statistik Perkara Perdata dan perkara Pidana setiap awal tahun ;
AKTIFITAS : Lain-lain PROSEDUR :
1. Menyusun dan menata Arsip Perkara yang diterima dari Kepaniteraan Pidana dan Perdata diselesaikan dalam waktu /berdasarkan kebutuhan ;
2. Menerima surat-surat pengaduan dan mengagendakannya;
3. Membuat formulir pengaduan untuk diserahkan kepada Ketua Pengadilan Negeri ; 4. Membuat pengantar hasil telaah pengaduan;
5. Membuat dan mendaftar surat surat masuk dan lain-lain
STANDART OPERATING PROCEDURES ( SOP ) SUB. BAGIAN KEPEGAWAIAN
AKTIFITAS : Mengelola surat-surat dinas baik penting maupun biasa yang telah didisposisi oleh Ketua, Panitera/Sekretaris dan Wakil Sekretaris yang berhubungan dengan Sub. Bagian Kepegawaian.
PROSEDUR :
1. Surat surat yang diterima oleh Sub.Bagian Kepegawaian setelah didisposisi oleh Ketua, Panitera/sekretaris dan Wakil Panitera sesuai disposisi lalu ditindaklanjuti oleh Sub.bagian Kepegawaian mulai dari konsep surat , pengetikan surat, dan koreksi oleh kepala sub.bagian kepegawaian, lalu paraf Panitera /Sekretaris dan Wakil Sekretaris serta penanda tanganan oleh Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi dan Penomoran Surat.
2. Pengiriman Surat yang telah selesai melalui Sub.Bagian Umum .
AKTIFITAS : Pengelolaan File Kepegawaian PROSEDUR :
1. Pengelolaan dan pengecekan File para Hakim dan Seluruh Pegawai Pengadilan Negeri Sukabumi.
2. Melakukan Inventarisasi jumlah dan data Pegawai ( Bezetting ) yang disusun pada setiap triwulan, sebagai bahan laporan triwulan, mulai dari pengetikan data pegawai (Bezetting), Koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, Koreksi dan Paraf Wakil Sekretaris, Paraf Panitera/Sekretaris serta penanda tanganan Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi dan diserahkan kepada Sub.Bagian Umum untuk Dikirimkan sesuai tujuan. 3. Penyusunan Daftar Senioritas (DUS) para Hakim Pengadilan Negeri Sukabumi ( dilaksanakan sesuai
10
4. Penyusunan Daftar Urut Kepangkatan ( DUK ) berdasarkan PP.No.15 tahun 1979 Jo.SE. Kepala BAKN No.03/SE/1979 tgl. 11 Pebruari 1980. Penyusunan DUK dilakukan setahun sekali pelaksanaannya pada akhir bulan Desember tahun yang bersangkutan. Ukuran yang digunakan untuk menetapkan No.Urut DUK secara berturut-turut sebagai berikut : 1.Pangkat, 2.Jabatan, 3. Masa Kerja, 4. Latihan Jabatan, 5. Pendidikan, 6 Usia.
5. Penyusunan Rencana Kerja Sub.Bagian Kepegawaian dilaksanakan pada setiap awal tahun.
AKTIFITAS : Penerbitan SK PROSEDUR :
1. Pembuatan SK. Hakim Pengawas Bidang , Hakim Pengawas dan Pengamat ( KIMWASMAT ), Penunjukan Majelis Hakim, Hakim Mediator, Seksi Hukumas, dan Petugas Pelayanan Informasi terhadap masyarakat. Mulai dari pengetikan koreksi oleh Kasubag Kepegawaian, paraf Wakil sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris dan Penandatanganan oleh Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi sampai pendistribusian kepada yang berkepentingan.
2. Pembuatan SK tenaga Honorer ( Pramusaji, Sopir, Satpam dan Tenaga IT ). Mulai dari pengetikan koreksi oleh Kasubag Kepegawaian, paraf Wakil sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris dan Penandatanganan oleh Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi sampai pendistribusian kepada yang berkepentingan.
AKTIFITAS : Monitoring Absensi Pegawai PROSEDUR :
1. Rekapitulasi Absensi ( Daftar Hadir / Daftar Pulang) Seluruh Hakim dan Pegawai Pengadilan Negeri Sukabumi . mulai dari Pengetikan koreksi, paraf Wakil Sekretaris, Koreksi dan Paraf Panitera/Sekretaris serta penanda tanganan oleh Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi.
2. Penjilidan Rekapitulasi, penyerahan Rekapitulasi Absensi ke Bagian Keuangan Sehubungan dengan Pengajuan Uang makan dan Remunerasi, serta Pengiriman Laporan Rekapitulasi dan Daftar Hadir/Daftar pulang pegawai Pengadilan Negeri Sukabumi melalui Sub.Bagian Umum.
AKTIFITAS : Pengusulan Kenaikan Pangkat Reguler PROSEDUR :
1. Pengetikan surat daftar nominative kenaikan para pegawai sebagai bentuntuk pemberitahuan bahwa pada pengadilan Negeri sukabumi akan mengirimkan usulan kenaikan pangkat pegawai/Hakim dan dikirim sebulan sebelum usulan kenaikan pangkat pegawai tersebut diajukan, koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf Wakil Sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris, tanda tangan ketua pengadilan Negeri Sukabumi, Proses Penomoran, dan Pengiriman melalui Sub.Bagian umum.
2. Mengumpulkan dan meneliti berkas kelengkapan usulan kenaikan pangkat, Pengetikan usulan kenaikan pangkat, koreksi oleh kepala sub.Bagian Kepegawaian, paraf oleh Wakil Sekretaris tanda tangan oleh Ketua Pengadilan, Penomoran surat Keluar dan Stempel Pengadilan.
3. Pembundelan berkas usulan kenaikan pangkat dan pengiriman usulan melalui sub.bagian Umum.
AKTIFITAS : Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah PROSEDUR :
1. Melakukan telaahan terhadap ijazah pegawai yang akan diusulkan kenaikan pangkat penyesuaian ijazah tersebut, menggelar baperjakat, mengetik hasil putusan dari tim baperjakat, Penandatanganan putusan tim baparjakat oleh seruruh anggota tim baperjakat dan melaporkan hasil dari keputusan tim baperjakat kepada ketua Pengadilan Negeri Sukabumi.
2. Pengumpulan data pegawai yang akan diusulkan kenaikan pangkat penyesuaian ijazah, pengetikan usulan, koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf oleh Wakil Sekretaris, paraf oleh Panitera/Sekretaris, penandatanganan oleh Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, Penomoran surat. Dan Pengiriman surat usulan oleh sub.bagian Umum.
11
AKTIFITAS : Kenaikan Pangkat PilihanPROSEDUR :
1. Penelaahan terhadap data-data Pegawai yang akan diusulkan kenaikan pangkat pilihan melalui Rapat Tim Baperjakat ( Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan ) pada Pengadilan Negeri Sukabumi.
2. Pengumpulan berkas-berkas pendukung kenaikan pangkat pilihan pegawai yang bersangkutan, Pengetikan surat usulan, koreksi oleh Kepala Sub.bagian Kepegawaian, paraf oleh Wakil Sekretaris, paraf oleh Panitera/Sekretaris, tandatangan oleh Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, Penomoran surat dan pengiriman surat usulan oleh Sub.bagian Umum serta diarsipkan pada file sub. Bagian Kepegawaian.
AKTIFITAS : Kenaikan Pangkat Pengabdian PROSEDUR :
1. Pengumpulan data kelengkapan usulan kenaikan pangkat pengabdian.
2. Pengetikan surat usulan kenaikan pangkat pengabdian, koreksi oleh Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf oleh Wakil Panitera, paraf oleh Panitera/Sekretaris, tandatangan oleh Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, penomoran surat, dan Pengiriman Surat usulan melalui Sub.Bagian Umum serta diarsipkan pada fale sub.bagian Kepegawaian.
AKTIFITAS : Kenaikan Gaji Berkala PROSEDUR :
1. Pembuatan daftar Kenaikan gaji berkala para Hakim dan seluruh pegawai pengadilan Negeri Sukabumi dalam jangka waktu 2 ( Dua) tahun.
2. Pengetikan SK Kenaikan Gaji Berkala Hakim/Pegawai yang pelaksanaan penerbitannya terhitung mundur 2 bulan sebelum pegawai/hakim tersebut dinainakan gaji berkalanya, koreksi oleh Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf oleh Wakil Sekretaris, paraf oleh Panitera/Sekretaris, Penanda tanganan oleh Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, penomoran surat , diserahkan kepada bagian keuangan untuk diajukan kenaikan gaji berkala pegawai tersebut, pengarsipan pada bundle pegawai tersebut serta pengarsipan pada sub.Bagian Kepegawaian.
AKTIFITAS : Mutasi dan Pengangkatan Hakim/Pegawai PROSEDUR :
1. Pengarsipkan SK mutasi baik Hakim maupun pegawai, membuat surat pernyataan telah melaksanakan tugas, surat laporan bahwa pegawai tersebut telah melaksanakan tugas, koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf Wakil Sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris, tanda tangan ketua Pengadilan Negeri Sukabumi dan pengiriman laporan melalui sub.bagian Umum.
2. Pengarsipan SK Calon Pegawai / Pegawai Negeri Sipil, mengetik Berita Acara Pelantikan, Surat Pernyataan Pelantikan, Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas, Surat Keterangan untuk mendapatkan Pembayaran Tunjangan Keluarga, Pelantikan, koreksi oleh Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf oleh Wakil Sekretaris, paraf oleh Panitera/Sekretaris, tanda tangan oleh Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, Penomoran surat, disampaikan kepada sub.bagian keuangan guna pembayan gaji pegawai tersebut, dan dilaporkan kepada pihak yang berkepentingan.
3. Pelantikan dilaksanakan terhadap Pegawai Negeri Sipil yang baru diangkat atau pejabat yang menduduki Jabatan berjenjang lebih tinggi.
AKTIFITAS : Usul Promosi Jabatan PROSEDUR :
1. Membuat Daftar Urut Kepangkatan Seluruh Pegawai Pengadilan Negeri Sukabumi untuk diajukan para Rapat Tim Baperjakat guna menyeleksi dan mendapatkan Personil pemangku jabatan yang bertanggungjawab, handal baik dalam memimpin maupun dalam penyelesaian tugas-tugas.
12
2. Melaporkan hasil Rapat Tim Baperjakat Kepada Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, Mengetik surat Keputusan Tim Baperjakat, koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, tanda tangan seluruh anggota Tim Baperjakat, Penomoran.
3. Pengetikan usulan promosi jabatan sesuai dengan Keputusan Tim Baperjakat yang telah disetujui oleh Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, koreksi oleh Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf oleh Wakil Sekretaris, paraf oleh Panitera/Sekretaris, penanda tanganan oleh Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, pemberian nomor surat dan pengiriman usulan promosi jabatan melalui Pengadilan Tinggi Bandung.
AKTIFITAS : Usul Pensiun bagi Hakim/Pegawai yang Telah Mencapai Batas Usia Pensiun. PROSEDUR :
1. Pengumpulan data / berkas Pegawai yang telah mencapai batas usia pension.
2. Pengetikan usulan pensiun, pengetikan Daftar riwayat Pekerjaan, pengetikan surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin selama 1 tahun terakhir, surat pernyataan telah mengembalikan barang-barang milik Negara, daftar keluarga, koreksi Kerpala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf Wakil Sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris dan penanda tanganan oleh ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, penomoran surat. 3. Usulan pension tersebut diajukan 6 bulan sebelum pegawai yang bersangkutan telah mencapai batas usia
pension.
AKTIFITAS : Usulan Tanda Penghargaan (Setya Lencana) PROSEDUR :
1. Melakukan Pengumpulan data untuk para Hakim dan Pegawai yang telah memasuki masa kerja selama 10 tahun, 20 tahun, 30 tahun dan dibuatkan surat usulan pemberian satya lencana bagi pegawai yang telah mencapai masa kerja sebagaimana tersebut diatas,
2. Pengtikan Surat usulan pemberian satya lencana, koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf Wakil Sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris dan tanda tangan Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, penomoran Surat dan dikirim melalui sub.Bagian Umum.
AKTIFITAS : Permohonan Cuti Hakim dan Seluruh Pegawai Pengadilan Negeri Sukabumi. PROSEDUR :
1. Penerbitan/Pengetikan Surat Cuti Hakim / Pegawai, koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf Wakil Sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris dan tanda tangan Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, penomoran Surat dan disampaikan kepada yang bersangkutan dan yang berkepentingan.
2. Mencatat pada buku agenda cuti, pengarsipan
AKTIFITAS : Hukuman Disiplin Pegawai PROSEDUR :
1. Membuat surat Penunjukan Tim Penegak Disiplin Kerja yang diketuai oleh Wakil Ketua Pengadilan Negeri yang anggotanya 2 orang Hakim Senior, Panitera Sekretaris, Wakil Panitera, Wakil Sekretaris dan Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, Pengetikan surat penunjukan, koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf Wakil Sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris dan tanda tangan Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, penomoran Surat dan disampaikan kepada yang berkepentingan.
2. Membuat laporan tentang disiplin pegawai kepada ketua melalui panitera /Sekretaris berdasarkan hasil laporan tertulis dari tiap-tiap Sub.Bagian dan Kepaniteraan Muda.
3. Membuat surat tugas Pemeriksaan atas perintah Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi kepada Tim Penegak Hukuman Disiplin apabila ada suatu pelanggaran yang dilakukan oleh Pegawai.
4. Membuat surat teguran tertulis bagi pegawai yang tidak masuk kerja berturut – turut selama 3 hari kerja tanpa keterangan yang jelas. Atas perintah Ketua Pengadilan dan Tim Penegak Hukuman Disiplin dan Panitera Sekretaris.
13
5. Pemeriksaan oleh Tim Penegak Hukuman Disiplin dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.
6. Membuat laporan kepada Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi atas tindak lanjut hukuman disiplin yang dijatuhkan kepada Pegawai yang melanggar disiplin kerja
AKTIFITAS : Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil PROSEDUR :
1. Menyiapkan formulir Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dan menyerahkannya kepada Ketua Pengadilan untuk penilaian para Hakim, Panitera/Sekretaris, untuk penilaian Wapan, Wasek, Panitera Muda, Kepala Sub.Bagian, Panitera Pengganti diserahkan kepada Panitera Sekretaris dan untuk penilaian para staf diserahkan kepada para panitera muda dan Kasubag.
2. Pengetikan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan ( DP3 ).
3. Penanda tanganan oleh Pejabat Penilai dan diteruskan pula penandatanganan oleh atasan pejabat penilai serta penandatanganan oleh masing pegawai yang dinilai,dicap dan disampaikan kepada masing-masing yang ditilai sebagai arsip pribadi, diberkaskan pada arsip yang bersangkutan dan arsip kepegawaian.
4. Pengetikan Surat Pengantar penilaian DP3 Ketua, Para Hakim dan Panitera Sekretaris, koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf Wakil Sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris dan tanda tangan Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi, penomoran Surat dan dikirimkan ke Pengadilan Tinggi guna penilaian lebih lanjut.
AKTIFITAS : Pengusulan Kartu Pegawai PROSEDUR :
1. Pengumpulan data-data pegawai, Pengetikan Surat Usulan Kartu Pegawai, koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf Wakil Sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris dan tanda tangan Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi dikirimkan ke Pengadilan Tinggi Melalui Sub.Bagian Umum.
AKTIFITAS : Pengusulan Kartu Istri/Kartu Suami dan Askes PROSEDUR :
1. Pengumpulan data-data pegawai, Pengetikan Surat Usulan Karsu/karis Pegawai, koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf Wakil Sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris dan tanda tangan Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi dikirimkan ke Pengadilan Tinggi Melalui Sub.Bagian Umum.
2. Pengumpulan data-data pegawai, Pengetikan Surat Usulan Askes Pegawai, koreksi Kepala Sub.Bagian Kepegawaian, paraf Wakil Sekretaris, paraf Panitera/Sekretaris dan tanda tangan Ketua Pengadilan Negeri Sukabumi dikirim ke PT Askes.
STANDART OPERATING PROCEDURES ( SOP ) SUB. BAGIAN KEUANGAN
AKTIFITAS : Perencanaan Anggaran PROSEDUR :
1. Membuat dan Menyusun RKAL dan data pendukung kelengkapan untuk diserahkan ke Pengadilan Tinggi paling lambat bulan Februari;
2. Konsep Surat, Pengtikan surat, Koreksi Kasubag Keuangan, paraf Wasek, Paraf Pansek, Penanda tangan oleh Ketua, Penomoran surat;
AKTIFITAS : Administrasi Keuangan PROSEDUR :
1. Mengagendakan surat masuk yang sudah disposisi oleh KPN dan Penitera/Sekertaris diselesaikan sejak surat itu diterima;
14
2. Mengkonsep jawaban surat masuk sesuai dengan disposisi Wakil Sekretaris ;
3. Pengetikan Surat, Koreksi Kasubag Keuangan paraf Wasek, paraf Pansek dan tanda tangan Ketua, Penomoran sampai dengan Pengiriman Surat melalui Sub Bagian Umum ;
4. Membuat berita acara Rekonsiliasi
5. Membuat rekapitulasi Gaji pegawai yang disampaikan ke Bank ;
AKTIFITAS : Pelaksanaan Anggaran PROSEDUR :
Gaji Induk :
1. Membuat daftar gaji pegawai menggunakan aplikasi gaji dan menyusun kelenkapan daftar gaji (SK.Kenaikan Berkala, SK.Kenaikan Pangkat, Tunjangan Istri/anak dan SK.Mutasi) diselesaikan selama 3 hari setiap awal bulan;
2. Membuat faktur pajak atau Surat Setoran Pajak (SSP) ; 3. Koreksi daftar gaji susulan / kekurangan gaji dan kelengkapan;
4. Pengajuan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJU) dafter gaji dan kelengkapan untuk ditanda-tangani oleh Kuasa ;
5. Membuat Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP) untuk ditanda-tangani oleh pejabat penandatanganan surat perintah membayar (SPM) ;
6. Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) ke kantor Pelayanan Pembendaharaan Negara (KPPN) paling lambat tanggal 10 tiap bulannya;
Gaji Susulan :
1. Membuat daftar gaji susulan / kekurangn gaji dan berkas pegawadi menggunakan aplikasi gaji dan menyusun kelengkapan daftar gaji;
2. Membuat faktur pajak/Surat Setoran Pajak (SSP) ;
3. Koreksi daftar gaji susulan/kekurangan gaji dan kelengkapannya ;
4. Pengajuan daftar gaji susulan/kekurangan gaji dan kelengkapannya, beserta Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJU) untuk ditanda-tangani KPA ;
5. Membuat surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Setoran pajak (SSP) untuk ditanda-tangani oleh pejabat panandatanganan, Surat Perintah Membayar (SPM) ;
6. Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN);
Uang Makan :
1. Membuat dan mengoreksi daftar nominatif uang makan setelah mendapat rekapitulasi absensi dari Sub.bagian Kepegawaian pada tanggal 5 setiap bulannya;
2. Membuat Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJU) dan ditandatangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran;
3. Membuat Surat Perntah Membayar (SPM) dan Surat Setoran Pajak (SSP);
4. Penandatanganan Surat Perintah Membayar (SPM) oleh pejabat panandatanganan Surat Perintah Membayar (SPM) diselesaikan selama 1 hari kerja;
15
5. Mengatar Surat Perintah Membayar (SPM) ke KPPN ;
Uang Lembur :
1. Membuat Surat Perintah Kerja Lembur yang ditanda-tangani oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) ;
2. Membuat daftar absen lembur ;
3. Penandatanganan oleh penerima/yang diperintah kerja lembur dan disetujui kuasa Pengguna Anggaran (KPA) ;
4. Pembuatan daftar nominatif uang lembur dan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJU) oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA);
5. Penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) dan pembuatan Surat Setoran Pajak (SSP) ;
6. Penandatanganan Surat Perintah Membayar (SPM) oleh pejabat penandatanganan Surat Perintah Membayar (SPM) Mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) ke Kantor Pelayana Perbendaharaan Negara (KPPN);
Gaji ke-13 :
1. Membuat daftar gaji ke-13 Hakim dan pegawai menggunakan aplikasi dan kelengkapannya mengacu pada daftar gaji bulan Juni, dilaksanakan setelah ada Surat Edaran Mentri Keuangan melalui KPPN ;
2. Membuat Faktur Pajak atau Surat Setoran Pajak ( SSP ) ;
3. Koreksi atas kelengkapan daftar gaji ke 13 yang selanjutnya diajukan kepada Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) serta dilengkapi dengan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak ( SPTJM ) untuk ditandatanganinya ;
4. Penerbitan Surat Perintah Membayar ( SPM ) dan surat Setoran Pajak (SSP) dan mengantar SPM ke KPPN ;
Remunerasi dan Pertanggung Jawabannya :
1. Membuat daftar Nominatif Remunerasi Pengadilan Negeri berdasarkan rekapitulasi Absensi dari Sub.Bagian Kepegawaian, dilaksanakan setelah ada surat perintah dari Pengadilan tinggi.
2. Koreksi Daftar Nominatif oleh Kepala Sub.Bagian Keuangan dan Pendahara Pengeluaran ;
3. Penandatangan Rekapitulasi permintaan remunerasi oleh Ketua Pengadilan Negeri dan difaraf oleh panitera/sekretaris ;
4. Daftar Nominatif Remunerasi wajib ditanda tangani oleh seluruh pegawai yang menerima remunerasi sebagai pertanggungjawaban telah dibayarkan.
5. Penanda tanganan Rekapitulasi Pertanggung jawaban permintaan Remunerasi Pengadilan Negeri oleh Ketua Pengadilan Negeri dan Kuasa Pengguna Anggaran.
6. Mengantar rekapitulasi pertanggung jawaban permintaan remunerasi PN ke PT;
16
1. Mengajukan Permintaan Kartu Pengawas (Karwas) ke KPPN sebagai pertanggung jawaban kas dibendahara pengeluaran tahun lalu untuk syarat pengajuan Uang Persediaan (UP),
2. Mengantar Surat Perintah Pembayaran (SPM) ke KPPN ;
Tambahan Uang Persediaan :
1. Pembuatan Surat Permohonan permintaan Tambahan uang Persediaan (TUP) untuk menunjang uang persediaan yang tidak cukup (dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan);
2. Pembuatan Surat Permohonan Permintaan Tambahan Uang Persediaan (TUP)yang diajukan ke KPPN ;
3. Membuat SPM Tambahan uang Persediaan (TUP) yang diajukan ke KPPN ; 4. Mengantar kan Surat Perintah Membayar Tambahan Uang Persediaan ke KPPN ;
Pengajuan Ganti Uang Persediaan (GUP) :
1. Mengajukan Ganti Uang Persediaan (GUP) dan kelengkapannya ; 2. Mengantar Surat Perintah Membayar ke KPPN ;
Pengajuan Surat Perintah Membayar Langsung (LS) :
1. Membuat Surat Perintah Membayar Langsung (LS) dan kelengkapannya ; 2. Memngantar Surat Perintah Membayar (SPM) ke KPPN ;
Pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) :
1. Menerima pembukuan dan penyetoran Penerimaan Bukan Pajak pada Bank persepsi dilaksanakan setiap hari Jum’at (kecuali hari jum’at libur);
2. Melaporkan pembukuan disertai bukti penyetoran untuk ditanda-tangani oleh Panitera/Sekertaris pada setiap hari senin;
3. Melaporkan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) ke Kantor Wilayah, paling lambat tanggal 5 setiap bulannya;
AKTIFITAS : Pertanggungjawaban Laporan Keuangan PROSEDUR :
Pelaporan bulanan Sisten Akutansi Pengguna Anggaran (SAKPA ) :
1. Pembuat laporan menginput data ke aplikasi setelah menerima bukti setoran dari bendahara pengeluaran dan bendahara Penerima sesuai format KPPN ;
2. SPM yang telah disetujui KPPN akan diterbitkan Surat Perintah.
3. Pencairan Dana ( SP2D ) dan SP2D tersebut diinput ke aplikasi SAKPA ;
4. Melakukan rekonsiliasi untuk menyamakan atau mempertanggung jawabkan hasil belanja selama 1 bulan antara SATKER dan KPPN.
17
5. Membuat laporan ke Korwil dan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang ( KPKNL ) setelah menerima laporan SIMAK Barang Milik Negara (BMN ) dari bagian umum paling lambat tanggal 3 setiap bulannya ;
6. Mengantar laporan keuangan ke KORWIL, Biro Keuangan Mahkamah Agung Republik Indonesia, Badan Urusan Administrasi Mahkamah Agung Republik Indonesia dan Badan Pengawas Mahkamah Agung RI, paling lambat pada tiap tanggal 10 pada tiap bulannya.
Laporan Keuangan setiap Triwulan:
1. Pembuatan laporan Keuangan hasil realisasi belanja selama 3 bulan diantar/dikirim ke Koordinator Wilayah ( KORWIL ) dan Mahkamah Agung Republik Indonesia, paling lambat pada tanggal 10 pada setiap;
Laporan PP No.39 Tahun 2006 ( Aplikasi Bapenas ) per Triwulan:
1. Melakukan input data aplikasi PP no.39 Tahun 2006 Formulir A untuk PN dan penanda tanganan oleh Pejabat Pembuat Komitmen ( P2K ) diselesaikan setelah selesai diloporkan/diantar ke Korwil ;
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ( LAKIP ) :
1. Pembuatan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dilakukan/ dilaksanakan pada setiap akhir tahun dan dikirim ke Pengadilan Tinggi.
AKTIFITAS : Penata Usahaan dan Pengawasan Anggaran Buku Kas Umum PROSEDUR :
1. Buku Kas Umum pada awal tahun dibesi Nomor disetiap lembarnya dan diparaf oleh Kuasa Pengguna Anggaran.
2. Buku Kas Umum ditutup setiap bulannya dan ditanda tangani oleh Kuasa pengguna Anggaran dan Bendahara Pengeluaran.
3. Buku Pembantu :
4. Buku bantu Kas Tunai dibukukan pada setiap Transaksi dan ditutup setiap bulan. 5. Buku Pembantu Bank dibukukan pada setiap ada transaksi yang ada direkening Giro.
6. Buku pembantu Setoran Pajak dilakukan pada setiap transaksi/pembayaran Surat setoran Pajak (SSP),
7. Kuasa Pengguna Anggaran melakukan pemeriksaan terhadap buku Kas Umum , Buku Kas Tunai, Buku Pembantu Bank dan buku pembantu pajak Selama sekurang-kurangnya 3 bulan sekali;
STANDART OPERATING PROCEDURES ( SOP ) SUB. BAGIAN UMUM
AKTIFITAS : Administrasi Tata Persuratan PROSEDUR :
Surat masuk :
1. Yang dimaksud surat masuk adalah semua surat-surat dinas (termasuk surat permohonan perpanjangan penahanan, ijin penyitaan, penggeledahan ) yang ditujukan kepada Pengadilan Negeri dan diterima pada Sub. Bagian Umum atas delegasi Panitera/ Sekretaris ;
18
1. Surat yang diterima diberikan tanda terima dan diagendakan pada buku agenda surat masuk diberi nomor dan lembar disposisi, diteliti oleh Kepala Sub. Bagian Umum dan diparaf diserahkan Wakil Sekretaris dan diparaf diteruskan ke Panitera/Sekretaris dan diparaf selanjutnya disortir oleh Panitera Sekretaris untuk dilanjutkan kepada Ketua Pengadilan / Wakil Ketua Pengadilan diselesaikan 1 hari kerja ;
2. Ketua Pengadilan Negeri / Wakil Ketua Pengadilan Negeri mendisposisi surat-surat tersebut, 3. Surat kembali ke Panitera/Sekretaris untuk didisposisi.
4. Surat diditribusikan sesuai disposisi oleh Staf Panitera/Sekretaris kepada Wakil Panitera / Wakil Sekretaris ;
5. Surat yang memerlukan tanggapan/jawaban masing-masing dijawab atau ditanggapi ;
Pengelolaan Surat Keluar :
1. Surat diagendakan dalam buku agenda surat keluar diberi nomor sesuai kode surat pada hari dan tanggal tersebut dan ditinggalkan satu lembar sebagai arsip sub.bagian umum diselesaikan 1 hari kerja ;
2. Pengiriman surat dilakukan melalui pos dan dilaksanakan setiap hari, sedangkan surat-surat yang sangat mendesak / penting kirim hari itu juga melalui kurir ;
AKTIFITAS : Administrasi Perlengkapan PROSEDUR :
1. Pencatatan Aset milik Negara, dan setiap ada kegiatan pengadaan barang /jasa setelah adanya laporan dari Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dan setelah adanya SP2D dan SPM dilakukan pencatatan / pengimputan kedalam Aplikasi SIMAK-BMN ;
2. Pencatatan barang-barang persediaan Alat tulis Kantor (ATK) ; 3. Pemberian Nomor Urut Pendaftaran ( NUP ) Barang Milik Negara ; 4. Pembuatan Daftar Inventaris Ruangan ( DIR ) , berlaku selama 1 tahun ; 5. Pembuatan Kartu Inventaris Barang ( KIB ) ;
6. Pembuatan Laporan Neraca ( SIMAK-BMN ) ke Sub.Bagian Keuangan dan dilaporkan setiap akhir bulan ; 7. Membuat laporan barang milik Negara setiap semester ke instansi terkait ;
8. Setiap semester melakukan rekonsiliasi ke KPKNL ;
9. Pendataan Barang Inventaris yang telah rusak dan sudah tidak dapat dipakai lagi untuk diusulkan penghapusan, ;
10. Melakukan upname barang setiap triwulan ;
11. Perpanjangan Pajak kendaraan oprasional rada 2 dan roda 4 ;
12. Perawatan dan perbaikan kendaraan oprasional roda 2 dan roda 4 yang masih bisa diperbaiki dilakukan sesuai dengan kebutuhan ;
13. Perawatan dan perbaikan gedung kantor secara periodik sesuai dengan kebutuhan ;
19
AKTIFITAS : Administrasi PerencanaanPROSEDUR :
1. Menghimpun data Kebutuhan Alat Tulis Kantor (ATK) dan sarana penunjang kerja dari Ketua, Wakil Ketua, Hakim, Panitera/Sekretaris serta Kepaniteraan dan Kesekretariatan baik tahun yang sedang berjalan maupun perencanaan Kebutuhan tahun yang akan datang ;
2. Menyusun Rencana Kerja Tahunan yang berhubungan dengan sarana dan prasarana, diselesaikan selama 10 (sepuluh) hari kerja ;
3. Menyusun rencana kerja dan program kerja sub. Bagian umum setiap awal tahun ;
AKTIFITAS : Kerumahtanggaan PROSEDUR :
1. Pelaksanaan Kerumah tanggaan dibedakan dalam 4 (empat) kegiatan yaitu pengelolaan perpustakaan, perawatan atau pemeliharaan sarana Gedung Kantor, Pengamanan dan Kebersihan lingkungan Kantor.
Pengelolaan Perpustakaan :
1. Mencatat buku-buku baru yang baru diterima kedalam buku agenda atau buku induk perpustakaan dan penomoran buku menurut klasifikasi.
2. Membuat perencanaan dan mengusulkan buku-buku Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah dan buku tentang hukum serta buku-buku yang ada relevansinya dengan kedinasan ;
3. Membuat Kartu Pinjaman Buku dan pengembalian buku baik didalam buku pinjaman maupun arsip pada petugas perpustakaan sehingga antara peminjam dan petugas perpustakaan masing-masing memiliki bukti ; 4. Melakukan pemeliharaan, Perawatan dan penataan koleksi buku selama seminggu sekali ;
Perawatan dan Pemeliharaan saranadan prasarana Gedung :
1. Membersihkan dan memanaskan Gesset satu kali dalam Seminggu ;
2. Perawatan dan Pemeliharaan Gedung sesuai dengan kebutuhan dilaksanakan oleh pihak ketiga sesuai kebutuhan ;
3. Pemeliharaan dan perawatan barang inventaris Kantor sebulan sekali dilaksanakan oleh Pihak ketiga sesuai kebutuhan dan keadaan;
4. Pengisian ulang tabung pemadam kebakaran setiap satu tahun sekali ;
Keamanan :
1. Menyusun uraian tugas ( Job Description ) satuan pengamanan setiap awal bulan ;
2. Melakukan pertemuan dalam rangka evaluasi pelaksanaan tugas antara Kepala Sub.Bagian Umum dengan Satuan pengamanan setiap bulan;
3. Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap dua jam sekali setiap hari dilaksanakan oleh petugas pengamanan kantor dan sub.bagian umum;
4. Melakukan Koordinasi dengan aparatur keamanan terkait ( POLRES,POLSEK,KODIM ) apabila diperlukan ;
20
6. Melakukan Pengontrolan pada tiap ruang kerja dilakukan pada tiap jam kerja, mematikan AC, Listri, dan Komputer yang masih menyala ketika masih ada yang belum dimatikan atau lupa dimatikan oleh Karyawan diwaktu Jam pulang kerja serta memeriksa seluruh pintu ruangan apabila ada yang belum terkunci dilaksanakan oleh satuan Pengamanan Kantor ;
7. Menyalakan lampu halaman dan tempat lain yang sekiranya memerlukan penerangan dikala malam hari ; 8. Mencatat dalam buku piket apabila ada pegawai atau tamu yang datang atau melaksanakan kegiatan
dilingkungan Kantor diluar jam kerja;
Kebersihan :
1. Menyusun uraian tugas (job Description) Petugas Kebersihan dan Penanggung jawab Petugas kebersihan ; 2. Mengontrol pelaksanaan tugas sesuai dengan uraian tugas;
3. Disamping tugas-tugas tesebut diatas Kasub Bagian Umum juga bertugas dan bertanggung jawab terhadap keamanan dan kenyamanan lingkungan kator dalam rangka penunjang pelaksanaan tugas dan pelayanan kepada masyarakat pencari keadilan.
