GOOGLE DOCS
Google Docs merupakan salah satu aplikasi yang dikembangkan Google untuk kebutuhan manajemen dokumen. Khususnya aplikasi office. Mulai dari pengolah kata (word processor), pengolah lembar kerja (spreadsheet) dan presentasi (presentation). Google Docs bukan hanya menyimpan saja, namun juga bisa digunakan untuk untuk mengolah, menyimpan, membuat, meng-edit dokumen perkantoran seperti layaknya Microsoft Office pada WindowsatauOpen Office pada Linux dengan secara online. Semuanya dalam satu paket dan tidak perlu menginstal di komputer. Karena sangat tangguh dan dasyat maka sering disebut aplikasi pembunuh Microsoft Office, Open Office, dan Neo Office.
Tampilannya berbasis Web, dengan aplikasi ini anda dapat membuat dokumen baru, seperti doc, xls, dan bisa juga file odt, ods, rtf, csv, ppt, dan html. Tentu ini jauh lebih komplit karena file berektensi odt itu hanya hdimiliki oleh open office. Fitur yang tidak dimiliki oleh aplikasi lain adalah fitur kolaborasi, fitur ini bisa langsung anda gunakan degan memberi cek di depan nama file, lalu klik tombol share di atasnya. Sebuah boks akan menawarkan berbagai pilihan akan muncul, tersedia opsi "as collaborator" yang akan membuka akses baca tulis dokumen utuk orang-orang terpilih, sementara fungsi as viewer hanya akan memberikan akses baca saja. Tampilannya mirip dengan MS. Office 2003, sehingga akan dengan mudah menjalankannya.
Layanan ini pertama kali diluncurkan pada 10 Oktober 2006 sebagai gabungan dua layanan: Writely dan Spreadsheets. Layanan presentasi diluncurkan pada 17 September sedangkan layanan penyimpanan data untuk berkas apa pun (hingga maksimum 1 GB per berkas) diluncurkan pada 13 Januari 2010. Google Docs mendukung 15 file formats :
• Microsoft Word (.DOC and .DOCX) • Microsoft Excel (.XLS and .XLSX) • Microsoft PowerPoint (.PPT and .PPTX) • OpenDocument Format (.ODT and .ODS) • Adobe Portable Document Format (.PDF) • Apple Pages (.PAGES)
• Adobe Illustrator (.AI) • Adobe Photoshop (.PSD)
• Tagged Image File Format (.TIFF) • Autodesk AutoCad (.DXF)
• Scalable Vector Graphics (.SVG) • PostScript (.EPS, .PS)
• TrueType (.TTF)
• XML Paper Specification (.XPS) • Archive file types (.ZIP and .RAR) Fitur dasar dalam google docs
•·Mengedit dan menyimpan file • Mengu-upload file
•·Mengatur hak akses
• Bekerja secara offline dokumen •·Mendownload atau mengunduh file •·Fasilitas see revision historyT • Translate dokumen
Kelebihan Google Docs • Gratis
• Mudah penggunaannya
• Support dan dokumentasinya lengkap.
• Tragedi data hilang akibat kerusakan harddisk bisa dihindarkan.
• Menggunakan editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) yang sederhana untuk memformat dokumen, memeriksa ejaan, dan sebagainya.
• Akses pekerjaan kapan saja, di mana saja
• Bekerja di beragam sistem operasi (di komputer PC, Mac, dan Linux, serta mendukung format umum seperti .doc, .xls, .ppt, dan .pdf.)
• Kontrol akses aman (administrator dapat mengelola izin berbagi berkas di seluruh sistem, dan pemilik dokumen dapat berbagi dan mencabut akses berkas setiap saat.)
• Kemudahan mengunggah dan berbagi berkas (Berkas yang disimpan di Google Documents dapat selalu diakses baik untuk mengunggah atau berbagi.)
Kekurangan Google Docs
• Membutuhkan koneksi internet
• Harus dikerjakan secara online terlebih dahulu. Fasilitas Google Docs
➢ Dalam Word Processor atau Pengolah Kata
1. Membuat dokumen Word, OpenOffice, RTF, HTML, atau teks. 2. Upload dokumen yang sudah kita miliki.
3. Sharing dengan orang lain (melalui alamat e-mail) untuk mengedit atau melihat dokumen dan spreadsheet.
4. Mengedit dokumen online dengan siapa pun yang kita pilih. 5. Melihat riwayat revisi dokumen dan spreadsheet
6. Mempublikasikan dokumen secara online ke dunia, sebagai bagian situs atau mengirimkan dokumen ke blog Anda.
7. Mendownload dokumen ke desktop sebagai Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML atau zip.
8. Email dokumen kita sebagai lampiran.
9. Setiap dokumen dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar yang dimasukkan.
10. Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta 5000 gambar.
➢ Dalam menggunakan spreadsheet atau pengolah angka :
1. Mengimpor dan mengekspor data berformat .xls, .csv, .txt dan .ods (dan mengekspor fungsionalitas untuk .pdfdan html).
2. Menikmati navigasi dan pengeditan intuitif, seperti dokumen atau spreadsheet tradisional.
3. Menggunakan format dan formula.
4. Mengobrol dengan orang lain yang sedang mengedit.
5. Memasukkan spreadsheet, atau bagian dari spreadsheet, ke situs web kita.
6. Setiap spreadsheet dapat mencapai hingga 10,000 baris, atau hingga 256 kolom, atau hingga 100,000 sel, atau hingga 40 sheet — batas mana saja yang tercapai lebih dulu. 7. Setiap pengguna memiliki batas hingga 200 spreadsheet.
8. Batas untuk spreadsheet terbuka pada saat bersamaan adalah 11.
9. Dapat mengimpor spreadsheet hingga mencapai 1 MB dalam format xls, csv, atau ods, txt, tsv, tsb.
➢ Dalam menggunakan Impress atau presentasi :
1. Mengimpor presentasi yang ada dalam jenis file ppt dan pps.
2. Mengekspor presentasi menggunakan fitur Simpan sebagai Zip dari menu File. 3. Mengedit presentasi kita menggunakan editorWYSIWYG yang sederhana. 4. Menyisipkan gambar, dan memformat slide sesuai keinginan.
5. Berbagi-pakai dan mengedit presentasi bersama teman dan rekan kerja.
6. Mengizinkan melihat presentasi secara realtime, dari lokasi jauh yang terpisah. 7. Mempublikasikan presentasi kita di web, dan dapat di akses oleh orang lain.
8. Setiap presentasi dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar yang dimasukkan.
9. Kita dapat meng-upload presentasi dalam format .ppt maupun .pps.
10. Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta 5000 gambar.
Cara Menggunakan Google Docs
Cloud Computing memang sedang ramai di perbincangkan, tentu saja karena beberapa alasan yang menjadikan Cloud Computing Service semakin banyak di minati. Salah satunya yang paling terkenal adalah Google Docs. Google Docs adalah layanan penyimpanan data gratis dari Google untuk menyimpan, memodifikasi, atau pun membuat file dokumen perkantoran. Aplikasi ini di luncurkan pada 2010 lalu.
Untuk Google Docs gratis, Anda di mungkin kan untuk menyimpan file dokumen sebesar 1GB. Angka itu sudah tergolong besar dari beberapa situs cloud service lainnya.
Menggunakan dan Membuat Dokumen di Google Docs
Pada langkah ini penulis akan memandu Anda untuk menggunakan Google Docs. Untuk bisa menggunakan Google Docs Anda harus mempunyai akun Google terlebih dahulu (gmail), karena akun Google adalah syarat mutlak untuk dapat menggunakan Google Docs. Cara menggunakan Google Docs adalah sebagai berikut:
1. Buka Browser Anda dan arahkan ke http://docs.google.com
2. Kemudian Anda akan menemukan halaman Login, isilah akun Google Anda dengan benar.
3. Jika Anda di hadapkan pada halaman lain semisal pengaturan akun Google atau masuk ke Gmail, Anda bisa memilih menu tab Documents untuk langsung beralih ke Google Docs. 4. Setelah itu Anda akan melihat bahwa halaman awal tersebut masih kosong, untuk membuat
dokumen baru Anda bisa meng-klik menu Create > Document untuk membuat file doc. Anda juga bisa memilih jenis file presentasi yaitu seperti Power Point dan lain sebagainya sesuai dengan kebutuhan Anda.
5. Ketika anda meng-klik salah satu pilihan, maka Browser akan membuka tab baru untuk mempersiapkan wadah penulisan.
Tampilan ini memang cukup simpel di bandingkan aplikasi yang sangat familiar di telinga Anda yaitu Microsoft Word. Tetapi beberapa menunya memang sudah cukup untuk Anda membuat dokument kantor atau tugas.
Membuat Nama File
Standart nama dokumen yang akan Anda buat adalah Untitled document. Anda bisa merubahnya dengan cara sebagai berikut:
1. Sorot judul dokumen tersebut, lalu klik sekali.
2. Akan tampil kotak dialog Rename Document, masukkan nama yang Anda ingini dalam kolom Enter a new document name.
Menyimpan File
Mungkin jika Anda pertama kali menggunakan layanan Google Docs ini, Anda pasti bingung karena tidak ada menu untuk menyimpan file seperti menu Save atau Save As seperti pada Word. Namun Anda tidak perlu panik, karena secara otomatis Google Docs akan menyimpan file Anda. Ini terjadi setiap 5 Menit sekali maka secara otomatis Google Docs akan menyimpannya ke dalam akun Anda. Untuk memeriksa coba Anda kembali ke halaman awal Google Docs, maka seharusnya Anda sudah mendapatkan File Anda di sana (jika Anda tidak terputus dari koneksi Internet).
Mendownload Dokumen
Jika Anda telah selesai membuat file dokumen dan ingin menyimpannya ke disk komputer atau laptop Anda, bisa di lakukan dengan cara berikut:
1. Klik menu File → Download as → Microsoft Word 97-2003 (untuk mendownload dalam format doc), Anda juga bisa memilih jenih file yang ingin Anda unduh nantinya seperti rtf atau pun pdf yang biasa di buka menggunakan reader.
2. Jika Anda sudah meng-klik salah satu pilihan Anda, maka tunggulah beberapa saat sampai kotak dialog yang menyatakan bahwa Anda ingin membuka saja dokument tersebut atau malah menyimpannya ke disk Anda.
Anda juga bisa men-download nya langsung dari halaman muka Google Docs, ketika login maka Anda akan di hadapkan kepada beberapa file yang telah Anda buat sebelumnya. Klik kanan pada file yang ingin Anda unduh → Download.
Setelah itu maka akan keluar kotak dialog Convert Dialog and Convert. Pilih salah satu jenis format file yang Anda ingini di lanjutkan meng-klik Download.
Mencetak Dokumen
Jika sewaktu-waktu Anda ingin mencetak dokumen yang telah Anda buat, Anda bisa langsung melakukannya dari Google Docs. Sebelumnya pastikan dahulu bahwa printer Anda sudah terhubung dengan baik ke PC yang Anda gunakan. Untuk mencetak caranya adalah sebagai berikut:
1. Klik menu File → Print (Ctrl+P).
2. Maka Anda akan langsung di suguhi halaman Print Preview terlebih dahulu. Atur lah sesuai ukuran yang Anda inginkan. Setelah itu klik Print untuk mulai mencetaknya.
Mengirim Dokumen ke Email
Jika Anda ingin mengirimkan file kepada kolega atau kerabat Anda, Anda bisa mengirimnya melalui email. Caranya adalah sebagai berikut:
1. Kembali ke halaman utama Google Docs.
2. Pada file yang ingin Anda pilih klik kanan → Bagikan → Bagikan → Kirim dalam email sebagai lampiran.
3. Selanjutnya akan muncul jendela pengaturan untuk mengatur pengiriman email, aturlah sebagai berikut:
• Lampirkan sebagai : pilih dengan type yang Anda ingin kan, misalnya Microsoft Word sebagai Doc.
• Kepada : ketikkan alamat email yang di tuju (contoh: official.andrea[at]gmail.com). • Perihal : Judul Pesan.
• Pesan : isi dengan pesan Anda. • Jika sudah, klik Kirim.
Mengirimkan File Lewat Link
Orang lain yang ingin Anda tuju pun bisa meng-akses file dokumen yang Anda buat. Caranya adalah dengan mengirimkan Link dokumen, nanti nya jika di buka yang muncul adalah halaman dokumen Anda di Google Docs, caranya adalah sebagai berikut:
1. Pada halaman beranda Google Docs Anda, klik kanan pada file yang dituju → Bagikan → Bagikan.
3. Ubah setelan dari Pribadi menjadi Public. Ini akan membuat dokumen Anda bisa di akses oleh siapa saja, kemudian pilih Simpan.
4. Anda akan kembali di hadapkan pada kotak dialog setelan berbagi, Blok semua url yang ada di kolom Tautan berbagi lalu Copy (Ctrl+C) kemudian bagikan link tersebut kepada orang yang Anda inginkan.
Sumber :
http://jurnalmagang.blogspot.com/2012/04/apa-itu-google-docs.html
http://teknologi.kompasiana.com/internet/2011/08/17/mengenal-dan-memanfaatkan-google-docs-389079.html
