15
3.1. Tinjauan Umum Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) 3.1.1. Sejarah Singkat PT. Pos Indonesia (Persero)
Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantor pos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jenderal G.W Baron Van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengembang peran dan fungsi pelayanan kepada publik. Setelah Kantorpos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantorpos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan.
Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan PTT (Post, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan terus terjadi hingga statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi
Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).
Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan kreatifitas dalam pengembangan bidang perposan Indonesia dengan memanfaatkan insrastuktur jejaring yang dimiliki yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota atau kabupaten, hampir 100 persen kecamatan dan 42 persen kelurahan atau desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di Indonesia.
Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki lebih dari 3.800 Kantorpos online, serta dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat.
Berdasarkan sejarah diatas mengenai PT. Pos Indonesia penulis melakukan observasi dan wawancara pada Kantor Pos Fatmawati Indonesia Jakarta Selatan 12000 pada tanggal 01 Juni 2018 sampai dengan 05 Juli 2018. Penulis memperoleh data perusahaan sebagai berikut:
DATA PERUSAHAAN
Nama Perusahaan : Kantor Pos Jakarta Selatan 12000
Nomor Telepon : (021) 7500223, (021) 75900951
Nomor Fax : (021) 7503009
Kode Pos : 12000
Website : www.posindonesia.co.id
VISI
Menjadi raksasa logistik dari timur.
MISI
1. Berperan penting sebagai aset yang berguna bagi bangsa dan negara.
2. Menciptakan tempat berkarya yang menyenangkan guna berkontribusi secara maksimal.
3. Menyediakan layanan prima yang menjadi pilihan pertama bagi para pelanggan.
4. Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi stakeholders utama.
TAGLINE
Kami membawa misi.
KREDO
Sumber daya ada batasnya, tetapi kreativitas tak terbatas. Dengan iman kepada Tuhan dan persatuan, kita menuju kejayaan.
MANAJER PELAYANAN
STAF PELAYANAN
(Manifest) ASMAN (Asisten Manager)
PELAYANAN LOKET BENDA POS DAN MATERAI LOKET SURAT DAN PAKET LOKET JASA KEUANGAN
3.1.2. Struktur Organisasi Dan Tata Kerja PT. Pos Indonesia (Persero) Setiap perusahaan memiliki struktur dan tata kerja sendiri, agar manajemen perusahaan dapat berjalan efektif dan terkendali sesuai apa yang tertera pada struktur dan tata kerjanya. Berikut struktur dan tata kerja pada bagian Pelayanan Kantor Pos Jakarta Selatan 12000.
Sumber: SDM PT. Pos Indonesia (Persero)
Gambar III.1.
Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero)
Berdasarkan struktur organisasi diatas, dan hasil observasi yang dilakukan penulis pada tanggal 01 Juni 2018 sampai dengan 05 Juli 2018 berikut tata kerja pegawai pada PT. Pos Indonesia (Persero) Jakarta Selatan khususnya pada bagian Pelayanan Kantor Pos Jakarta Selatan:
1. Manajer Pelayanan
Manajemen Pelayanan memiliki tata kerja sebagai berikut:
a. Bertanggung Jawab kepada Wakil Kepala Kantor Pos Bidang Bisnis. b. Melaksanakan dan mengendalikan pengelolaan layanan loket surat dan
paket, jasa keuangan (pospay, wesel pos, dan jasa keuangan lainnya). c. Membuat uraian tugas (Job Description) di bagiannya sesuai dengan
ketentuan yang berlaku sebagai pedoman kerja.
d. Mengawasi proses komplen di bagian Customer Service.
e. Melakukan koordinasi dengan helpdesk jika terdapat masalah dalam transaksi loket.
2. Asman (Asisten Manager) Pelayanan
Manajemen Pelayanan memiliki tata kerja sebagai berikut: a. Memberikan kemudahan dalam hal pelayanan.
b. Memberikan pelayanan yang baik dan cepat. c. Mengawasi proses pelayanan di Loket.
d. Membantu petugas jika ada hal-hal yang hendak ditanyakan. e. Mencetak rekapitulasi transaksi loket (IPOS, RSPos dan PosPay). 3. Loket Jasa Keuangan
Manajemen Pelayanan memiliki tata kerja sebagai berikut: a. Melaksanakan apa yang diperintahkan oleh atasan.
b. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk pelayanan. c. Mempersiapkan panjar loket jika dibutuhkan.
d. Mengaktifkan komputer. e. Membuat neraca Loket.
f. Membuat neraca N2 Online.
g. Menyerahkan uang hasil transaksi ke Kasir. h. Melayani khusus jasa keuangan.
4. Loket Surat Dan Paket
Manajemen Pelayanan memiliki tata kerja sebagai berikut: a. Melaksanakan apa yang diperintahkan oleh atasan.
b. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk pelayanan. c. Mempersiapkan panjar loket jika dibutuhkan.
d. Mengaktifkan komputer. e. Membuat neraca Loket. g. Membuat neraca N2 Online.
f. Menyerahkan uang hasil transaksi ke KasirLoket Benda Pos Dan Materai.
g. Melayani khusus surat dan paket. 5. Staf Pelayanan (Manifest)
Manajemen Pelayanan memiliki tata kerja sebagai berikut: a. Melaksanakan apa yang diperintahkan oleh atasan.
b. Mengambil barang dari loket ke bagian pembuatan manifest. c. Melakukan Packing barang yang diinginkan oeh publik.
d. Melakukan sortir kiriman (Doukumen Barang) yang sesuai dengan jenis produknya.
e. Membuat manifest serah ke Puri Kirim. f. Membuat Neraca Pengawasan manifest.
g. Melakukan serah terima dokumen barang dari bagian layanan ke bagian Puri Kirim dengan bukti serah manifest.
h. Membantu manajer melakukan transaksi di loket jika terdapat antrian yang panjang.
3.1.3. Kegiatan Usaha Organisasi
Secara umum tujuan suatu perusahaan yaitu melayani kepentingan umum. Untuk mencapai tujuan tersebut tentu perusahaan memiliki kegiatan usaha yang dilakukan. Berdasarkan observasi penulis pada Kantor Pos Fatmawati Jakarta Selatan, berikut kegiatan usaha yang dilakukan:
1. Surat dan Paket
Yang termasuk dalam kategori surat dan paket, yaitu:
a. Pos Express merupakan layanan premium milik Pos Indonesia yang dimana Kantor Pos Jakarta Selatan juga menjalankan kegiatan usaha tersebut untuk pengiriman cepat dan aman dengan jangkauan luas ke seluruh wilayah Indonesia. Menjadi pilihan tepat dan terpercaya untuk mengirim dokumen, surat, paket serta barang dagangan online.
b. Surat Pos Biasa (Standar)
Layanan pengiriman dokumen, surat, dan kartu pos untuk semua lapisan masyarakat menggunakan prangko sesuai dengan tarif yang berlaku untuk wilayah tertentu. Kemudahan akses dan jangkauan pelayanan. Surat Pos Biasa dapat dikirim melalui loket Kantor Pos.
c. Paket Pos Biasa
Pengiriman barang melalui Paketpos Biasa menjangkau seluruh pelosok Indonesia.
d. Paket Pos Kilat Khusus
Pos Kilat Khusus merupakan layanan milik Pos Indonesia untuk pengiriman aman dan cepat dengan jangkauan luas ke seluruh wilayah Indonesia. Menjadi pilihan tepat dan terpercaya untuk mengirim dokumen, surat, paket serta barang dagangan online.
e. Express Mail Service (EMS) merupakan layanan Premium PT. Pos Indonesia (persero) untuk pengiriman dokumen dan barang dagangan ke luar negri. Layanan pengiriman surat atau barang dengan standar waktu penyampaian maksimum H+5 dalam jaringan internasional terbatas. Kiriman express ke 83 negara yang masuk dalam jaringan Express Mail Service (EMS). Pengiriman maupun penerimaan dapat melakukan pelacakan kiriman secara elektronik.
2. Jasa Keuangan
Kantor Pos Jakarta Selatan tidak hanya melayani jasa surat dan pake saja tetapi juga melayani jasa keuangan. Yang termasuk dari jasa keuangan, yaitu:
a. Pospay adalah pelayanan pembayaran berbagai tagihan dan angsuran dengan pelayanan yang lebih cepat dan sangat memudahkan saat bertrasaksi. Cukup di satu tempat, melakukan pembayaran berbagai tagihan dan angsuran apapun di Kantor Pos Jakarta Selatan. Pembayaran tagihan dan angsuran yang disediakan diantaranya : Pembayaran
rekening telepon, seluler, listrik, pajak, asuransi, dan lain-lain. Pelayanan pembayaran dengan Pospay di Kantorpos begitu mudah, lebih dekat, lebih cepat,dan aman karena menggunakan Sistem Online Payment Point (SOPP) yang telah menjangkau hingga 4.800 jaringan Kantorpos di seluruh Indonesia.
b. Weselpos merupakan layanan pengiriman dan penerimaan uang yang memberikan solusi terhadap kecepatan, ketepatan dan keamanan kiriman uang Anda, secara domestik (nasional) maupun luar negeri (internasional).
c. Western Union
Merupakan jasa pengiriman uang dan ke berbagai negara di dunia. Dengan teknologi elektronik yang secara online dan real time mengjangkau ke berbagai pelosok di dunia termasuk Indonesia.
d. Giro Pos
Sebagai sarana transaksi antar rekening (baik dari satu rekening ke satu rekening maupun ke banyak rekening lainnya) dan setoran tunai ke dalam rekening. Pengambilan uang tunai dengan Cekpos atau Slip Penarikan.
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Ketentuan Pelayanan Administrasi Pengiriman Barang Lewat Darat pada Kantor Pos Fatmawati
Setiap pengiriman perusahaan memberikan tanda terima sebagai tanda bukti kepada konsumen bahwa barang sudah perusahaan terima. Proses
pengiriman barang tidak dilakukan sembarangan oleh pihak perusahaan karena jika dilakukan sembarangan barang tidak sampai ketujuan dan perusahaan akan dituntut. Perusahaan pengiriman barang memiliki beberapa peraturan yang harus dijalankan.
Adapun Syarat dan Ketentuan Jasa Pelayanan sesuai keputusan pada Kantor Pos Fatmawati sebagai berikut:
1. Setiap pengirim berhak mendapatkan bukti pengiriman berupa resi atau struk pengiriman.
2. PT Pos Indonesia (Persero) bertanggung jawab terhadap kiriman yang dikirim bila pengirim telah membayar lunas semua biaya pengiriman dan biaya lainnya (kecuali bila ada kesepakatan tertentu, termasuk pembayaran kredit bagi pelanggan dengan Perjanjian Kerja Sama).
3. Selama belum diserahkan kepada penerima, hak atas kiriman masih berada di tangan pengirim, oleh karena itu tuntutan ganti rugi atas kehilangan atau kerusakan kiriman hanya dapat diajukan oleh pengirim.
4. Pernyataan tertulis pengirim tentang isi kiriman pada Formulir pengiriman, harus sama dengan isi kiriman sebenarnya. Bila tidak sesuai maka pengirim bertanggung jawab sepenuhnya atas segala dampak yang timbul akibat pelanggaran hukum yang dilakukannya.
5. PT. Pos Indonesia (Persero) hanya bertanggung jawab terhadap kerusakan difisik isi kiriman, dan tidak bertanggung jawab serta tidak memberikan ganti rugi atas kiriman yang diakibatkan oleh:
a. Kerugian atau kerusakan yang disebabkan unsur kesengajaan oleh pengirim.
b. Pelanggaran terhadap aturan Dangerous Goods, Prohibited Items dan Restricted Items.
c. Isi kiriman yang tidak sesuai dengan pernyataan tertulis pada Bukti / Formulir Pengiriman.
d. Semua risiko teknis yang terjadi selama dalam pengangkutan, yang menyebabkan barang yang dikirim tidak berfungsi atau berubah fungsinya baik yang menyangkut mesin atau sejenisnya maupun barang-barang elektronik seperti : handphone, kamera, radio/tape dan lain-lain yang sejenis.
e. Kerugian atau kerusakan sebagai akibat oksidasi, kontaminasi polusi dan reaksi nuklir.
f. Kerugian atau kerusakan akibat force majeure seperti : bencana alam, kebakaran, perang, huru-hara, aksi melawan pemerintah, pemberontakan, perebutan kekuasaan atau penyitaan oleh penguasa setempat.
g. Kerugian tidak langsung atau keuntungan yang tidak jadi diperoleh, yang disebabkan oleh kekeliruan dalam penyelenggaraan pos (UU No. 38 tahun 2009).
Berdasarkan hasil penelitian riset, ketentuan-ketentuan pengiriman barang pada Kantor Pos Fatmawati yaitu:
1. Daftar nama pengirim jelas dan sudah tertulis difisik paket.
2. Barang sudah di packing sesuai standar, jika belum di packing sesuai standar bisa menggunakan packing di Kantor Pos Fatmawati.
3. Untuk penentuan besaran tarif berdasarkan tingkat berat dilakukan dengan dua metode yaitu:
a. Mempergunakan berat kiriman aktual (Actual Weight).
b. Mempergunakan perhitungan volumetrik yang dikonversikan menjadi berat kilogram dengan rumusan sebagai berikut:
Berdasarkan perbandingan penentuan berat kiriman sebagaimana dimaksud ayat (3) Pasal ini, maka penentuan tarif dihitung berdasarkan tarif yang tertinggi.
c. Untuk pengiriman barang tidak boleh berisi barang-barang yang dilarang.
d. Tarif pengiriman akan keluar berdasarkan sistem penginputan i-POS (Integrated Postal Operations System) oleh petugas loket.
e. Untuk pengiriman barang akan diproses oleh bagian pengolahan berdasarkan kantor tujuan atau perkantor pos.
f. Pengiriman barang akan didistribusikan dengan metode yaitu: ke bandara (Kalau menggunakan udara dan laut), ke Armada Pos (Kalau menggunakan darat).
g. Untuk pengiriman dalam kota biasanya membutuhkan waktu kurang lebih 4 hari (Tergantung Lokasi).
h. Adanya unpacking untuk pemeriksaan isi barang. Panjang X Lebar X Tinggi X 1Kg ≤ 350Kg
3.2.2. Prosedur Pelayanan Administrasi Pengiriman Barang
Dalam penyaluran pengiriman barang sampai ke tangan konsumen pada Kantor Pos Jakarta Selatan diperlukan prosedur pengiriman barang yang baik agar dapat tepat waktu sampai ke tangan konsumen dengan kondisi barang yang sesuai, antara lain sebagai berikut:
1. Penimbangan.
2. Pembuatan Surat Pengiriman (SP). 3. Pemberian Label.
4. Pengepakan.
5. Pemasukan barang ke dalam gudang. 6. Kesiapan Armada.
7. Pemberangkatan.
8. Membuat Surat Jalan (SJ).
9. Penerimaan barang di Agen Kota tujuan.
Pengiriman barang berguna untuk menunjang aktivitas kegiatan masyarakat sehingga akan mempermudah proses kegiatan atau proses pengiriman agar tercapai suatu tujuan yang baik sehingga masyarakat jika ingin mengirim barang dengan mudah. Berikut pihak-pihak Kantor Pos Fatmawati yang berkaitan dengan bagian pengiriman barang yaitu:
1. Petugas loket.
2. Petugas antaran (Processing). 3. Petugas Manifest terima dan kirim. 4. Pelayanan Collecting.
5. Kurir.
Salah satu prosedur alur pengiriman barang yang dilakukan oleh Kantor Pos Jakarta Selatan yang sudah menerima paket dari konsumen sampai ke tujuan melalui kantor cabang dapat dilihat dari gambar dibawah ini:
Pelanggan (Customer)
Petugas Loket Gudang Kurir
Tidak Ya Mulai Pendaftaran Pengiriman barang Input data ke i-POS Membawa barang
yang ingin dikirim
Pemeriksaan Barang Penetapan Harga Keputusan Pengiriman Pengepakan dan Penempelan Resi Pemasukan Barang Selesai Pengembalian dokumen Tanda Terima barang Dokumen dan resi Membuat Surat Jalan Kesiapan Armada
Sumber: SDM PT. Pos Indonesia (Persero)
Gambar III.2.
Flowcart Prosedur Administrasi Pengiriman Paket (Barang atau dokumen)
Adapun aktivitas yang dilakukan oleh Kantor Pos Fatmawati pada saat pengiriman barang yaitu:
1. Pendaftaran Pengiriman Barang
Pelanggan datang membawa paket atau dokumen yang ingin dikirim dan mengisi Form Pengiriman sebagai syarat update status kiriman.
Sumber: SDM PT. Pos Indonesia (Persero) Gambar III.3. Form Pengiriman Perorang
Selain mengisi formulir untuk mengirim barang atau dokumen, adanya persyaratan dan ketentuan untuk pengiriman yaitu sebagai berikut:
Sumber: SDM PT. Pos Indonesia (Persero) Gambar III.4.
Syarat dan Ketentuan Pengiriman
2. Membawa barang yang ingin dikirim
Setelah pelanggan mengisi Form, dokumen atau barang yang akan dikirim diserahkan kebagian Petugas Loket untuk dilakukan pemeriksaan barang. 3. Pemeriksaan Barang
Kantor Pos Fatmawati merupakan tempat pengiriman barang baik berupa paket atau dokumen. Barang yang diterima tidak akan dikirim tanpa sepengetahuan isi barang tersebut. Dengan demikian Kantor Pos Fatmawati akan melakukan pemeriksaan dan penimbangan atas pengiriman barang
tersebut, supaya tidak membuat keterhambatan bagi yang akan mengirimkan paket atau barang tersebut. Pengecekan barang merupakan bagian dari peraturan pengiriman barang yang telah ditentukan oleh PT. Pos Indonesia.
Sumber: SDM PT. Pos Indonesia (Persero) Gambar III.5. Proses Penimbangan
4. Penetapan Harga
Negosiasi atau Penetapan Harga merupakan suatu proses saat kedua pihak mencapai perjanjian atau kesepakatan yang dapat memenuhi kepuasan semua pihak yang berkepentingan. Kantor Pos Fatmawati biasanya melakukan negosiasi terlebih dahulu dengan customer dan biasanya negosiasi ini tidak membutuhkan waktu yang lama, apabila customer sudah bersedia dengan kesepakatan atau ketentuan yang ada di perusahaan, negosiasi selesai pada saat itu juga. Negosiasi ini bertujuan untuk mengetahui kesediaan customer
dengan ketentuan yang diterapkan di perusahaan. Bisa berupa harga, atau peraturan barang yang ingin dikirimnya.
5. Keputusan Pengiriman
Dalam proses ini, Kantor Pos Fatmawati memutuskan untuk pengiriman barang tersebut. Jika barang sesuai syarat dan ketentuan yang ada diperusahaan maka akan diproses dengan penginputan data, jika tidak memenuhi syarat dan ketentuan maka akan dikembalikan dokumen atau barang tersebut kepada pelanggan.
6. Input data pengiriman menggunakan i-POS
Pihak Kantor Pos Fatmawati menginput semua data pengiriman dari Nama, Alamat, Nomor Handphone pengirim atau pun penerima, dan isi dari paket yang dikirim. Berikut contoh melacak kiriman dengan menggunakan sistem i-POS.
Gambar III.6. Lacak Kiriman
Pada sistem dengan menggunakan i-POS (Integrated Postal Operations System) selain bisa melihat Lacak Kiriman juga bisa melihat Tarif Pos, List Produk, Alur Proses, Larangan.
7. Pengepakan dan Penempelan Resi
Unpacking atau pengepakan merupakan salah satu tahap selanjutnya yang dilakukan oleh Kantor Pos Fatmawati yang bertujuan untuk melakukan pemeriksaan isi barang dan penempelan resi agar lebih mudah untuk mengelompokan paket berdasarkan tujuan ataupun isi barangnya.
Sumber: SDM PT. Pos Indonesia (Persero) Gambar III.7.
Pengepakan dan Penempelan Resi
Proses ini melakukan Unpacking barang, pengepakan serta penempelan resi nomor kiriman dan alamat lengkap tujuan pelanggan.
8. Pemasukan Barang
Tahapan berikutnya barang akan dimasukan kegudang yang bertujuan untuk mensortir alamat tujuan sebelum pengiriman barang.
Sumber: SDM PT. Pos Indonesia (Persero) Gambar III.8. Mensortir Barang
Setelah barang disortir sesuai alamat tujuan pengirim, barang tersebut akan digabungkan menjadi satu dan kurir akan membuat surat jalan (SJ) untuk pemberangkatan pengiriman barang.
Gambar III.9. Barang Siap di Kirim
9. Membuat surat jalan (SJ)
Setelah barang siap dikirim, tahap selanjutnya membuat Surat Jalan (SJ) sebagai syarat pengiriman barang pada Kantor Pos Fatmawati. Adapun contoh Bukti Serah Kiriman Pos yaitu:
Sumber: SDM PT. Pos Indonesia (Persero) Gambar III.10. Bukti Serah Kiriman Pos
10. Kesiapan Armada
Pada proses ini kurir akan mengantarkan barang atau dokumen sesuai ke alamat pengirim tersebut. Adapun armada yang digunakan pada Kantor Pos Fatmawati adalah sebagai berikut:
Sumber: SDM PT. Pos Indonesia (Persero) Gambar III.11.
Armada dengan menggunakan Sepeda Motor pada proses Pengiriman Barang
Sumber: SDM PT. Pos Indonesia (Persero) Gambar III.12.
Armada dengan Menggunakan Truk pada proses Pengiriman Barang
Sumber: SDM PT. Pos Indonesia (Persero) Gambar III.13.
Armada dengan Menggunakan Mobil pada proses Pengiriman Barang
11. Tanda Terima barang Dokumen dan Resi
Setelah kurir mengirimkan paket dan resi sesuai ke alamat tujuan pelanggan, pelanggan menerima isi paket dan resi serta menandatangani resi bahwa isi paket telah diantar. Pada proses ini pengiriman barang telah selesai diantar oleh kurir hingga barang atau dokumen telah diterima oleh penerima dan penerima telah menandatangani resi.
Contoh Pelanggan Bapak Ahmad dalam Pengiriman Barang di Kantor Pos Fatmawati yaitu:
Bapak Ahmad datang ke Kantor Pos Fatmawati membawa paket yang akan di kirim dan sesampai di Kantor Pos Fatmawati bapak Ahmad mengisi formulir berita terima (BT). Setelah itu, membawa paket yang akan dikirim ke Petugas Loket. Petugas Loket melakukan pemeriksaan harga berdasarkan tarif yang tersedia, jika telah memenuhi syarat dan ketentuan pengirim barang dilakukan proses input data menggunakan i-POS. Setelah itu, paket Bapak Ahmad dimasukan kedalam gudang untuk melakukan penempelan resi dan pengepakan ulang. Setelah semua selesai dari pihak kurir akan membuat surat jalan dan mengantarkan paket sesuai alamat yang tertera.
3.2.3. Kendala dan Solusi dalam Administrasi Pengiriman Barang Pada Kantor Pos Fatmawati
Semakin berkembangnya sebuah perusahaan pengiriman, berkembang pula kemungkinan-kemungkinan resiko yang akan timbul dalam pengirimannya, baik itu resiko karena kesalahan atau kelalaian pengiriman. Resiko yang timbul dalam pengiriman barang oleh pengirim masih saja sering terjadi. Resiko-resiko tersebut antara lain karena hilang, rusak, musnah karena kesalahan atau kelalaian pengirim.
Berikut beberapa kendala yang terjadi pada saat proses Administrasi Pengiriman Barang di Kantor Pos Fatmawati :
1. Pengirim yang tidak jujur dengan isi paketnya.
3. Pengirim atau pihak perusahaan salah mencantumkan alamat tujuan pengirim. 4. Komputer error pada saat menginput data pengirim dengan menggunakan
i-POS.
Beberapa kendala tersebut pernah atau sering terjadi di Kantor Pos Fatmawati, namun dari pihak PT. Pos Indonesia (Persero) memiliki beberapa cara untuk mengatasinya, yaitu:
1. Pihak dari Kantor Pos Fatmawati akan selalu menanyakan isi paket yang akan dikirim, dan selalu memastikan secara detail barang atau dokumen apa saja yang ada didalamnya.
2. Jika Kantor Pos Fatmawati merasa alamat yang dituliskan oleh pihak pengirim tidak lengkap maka pihak Kantor Pos Fatmawati akan menanyakan kembali untuk meyakinkan apakah alamat tersebut sudah benar atau belum. 3. Jika terjadi kesalahan alamat dan barang masih berada di Kantor Pos
Fatmawati maka pihak Kantor Pos Fatmawati bisa membenarkan alamat dengan menggantinya dengan resi yang baru.
4. Jika terjadi komputer error pada saat penginputan dengan menggunakan i-POS maka pihak Kantor Pos Fatmawati akan meminta maaf kepada customer karena proses penginputan akan berjalan lebih lama, dan selanjutnya pihak penginputan bisa merefresh aplikasi atau merestart komputer.
