51 BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi dan analisis permasalahan, solusi dari permasalahan, dan perancangan sistem pada Rancang Bangun Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Tenaga Kesehatan Menggunakan Metode Graphic Rating Scale pada Rumah Sakit Ibu dan Anak Putri (RSIA Putri).
Identifikasi dan analisis permasalahan akan menggunakan paduan dari Business Analysis Body Of Knowledge (BABOK). Solusi dari permasalahan menggunakan panduan dari Software Engineering Body of Knowledge (SWEBOK) yang dipadukan dengan salah satu metode dari System Development Life Cycle (SDLC) yaitu metode prototyping yang terdiri dari communication dan quick plan and modeling quick Design.
Dalam communication terdapat kebutuhan perangkat lunak yang terdiri dari proses kebutuhan, elisitasi kebutuhan, analisis kebutuhan, spesifikasi kebutuhan dan validasi kebutuhan. Proses kebutuhan merupakan aktivitasi pertama yang digunakan untuk menganalisis aliran sistem saat ini menggunakan analysis ESIA (Elimination, Simplication, Integration, and Automation) dan hasil dari analisis tersebut digambarkan menggunakan BPMN (Business Process Modeling Notation). Elisitasi kebutuhan merupakan aktivitasi kedua yang digunakan untuk memperoleh data yang dibutuhkan untuk perancangan sistem dengan menggunakan metode intervius dan observations. Analisis kebutuhan merupakan aktivitasi ketiga yang memiliki tahap requirement classification yang digunakan untuk menganalisis kebutuhan pengguna
serta metode graphic rating scale dan tahap conceptual modeling yang digunakan untuk menggambarkan data flow diagram (DFD), normaslisasi, entity relationship diagram (ERD), dan conceptual data model (CDM). Spesifikasi kebutuhan merupakan aktivitasi keempat yang digunakan untuk menjelaskan kebutuhan fungsional dan non fungsional. Validasi kebutuhan merupakan aktivitasi terakhir dari kebutuhan perangkat lunak, dimana aktivitas ini digunakan untuk memvalidasi semua dokumen persyaratan yang telah dibuat.
Dalam quick plan and modeling quick design terdapat desain perangkat lunak yang terdiri dari struktur perangkat lunak dan arsitektur, desain antarmuka pengguna, notasi desain perangkat lunak, dan strategi desain perangkat lunak dan metode. Struktur perangkat lunak dan arsitektur merupakan aktivitasi pertama yang memiliki tahap architectural styles yang digunakan untuk menggambarkan desain arsitektur sistem yang menggunakan sistem distribusi three-tiers dan tahap design pattern yang digunakan untuk menggambarkan phsical data model (PDM) serta strukture tabel dari PDM. Desain antarmuka pengguna merupakan aktivitas kedua yang memiliki user intercafe design process yang digunakan untuk menggambarkan desain UI dari sistem. Notasi desain perangkat lunak merupakan aktivitas ketiga yang memiliki behavioral description yang digunakan untuk menjelaskan program unit dari sistem. Strategi desain perangkat lunak dan metode merupakan aktivitasi terakhir dari desain perangkat lunak, dimana aktivitas ini memiliki function-oriented yang digunakan untuk menggambarkan structured charts sistem.
Berikut adalah gambaran dari penjelasan di atas atau kerangka yang ada pada bab ini yang dapat dilihat pada Gambar 3.1.
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
BABOK
3.2 Solusi Permasalahan
Metode Prototyping
C om m u n ic at ion3.2.1
Kebutuhan Perangkat Lunak
(Software Requirement)
A
Proses Kebutuhan
(Requirement Process)
Analisis ESIA
BPMN
Integratioin
Simplication
Elimination
Automation
B
Elisitasi Kebutuhan
(Requirement Elicitation)
Interviews and Observations
Q u ic k P lan & M od e li n g Q u ic k D e s ign
3.2.2 Desain Perangkat Lunak
(Software Design)
C
Analisis Kebutuhan
(Requirement Analysis)
Requirement Classification
Analysis User Requirements
Analysis Method
Graphic Rating Scale
Conceptual Modeling
DFD
Normalisasi
ERD
CDM
D
Spesifikasi Kebutuhan
(Requirement Specification)
E
Validasi Kebutuhan
(Requirement Validation)
SWEBOK
A Struktur Perangkat Lunak dan
Arsitektur (Software Structure and
Architecture)
Architectural Styles
Design Pattern
PDM
Table Structure
Three Tiers
B Desain Antarmuka Pengguna
(User Interface Design)
Behavioral Descriptions
(Dynamic View)
Program Units
D Strategi Desain Perangkat Lunak
dan Metode (Software Design
Strategies and Methods)
Function-Oriented
(Structured Design)
Structured Chart
C Notasi Desain Perangkat Lunak
(Software Design Notation)
User Interface Design Process
General UI Design Principles
Software Requirement Spesification
Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan Non Fungsional
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
Identifikasi dan analisis permasalahan diperoleh dari hasil observasi dan wawancara. Untuk saat ini proses penilaian kinerja karyawan pada RSIA Putri dilakukan sebanyak dua periode yaitu pada periode awal pada bulan Januari sampai Juni, sedangkan diperiode akhir pada bulan Juli sampai Desember dan proses penilaian kinerja diberikan waktu selama satu bulan disetiap periodenya.
Identifikasi permasalahan dimulai pada saat proses wawancara dan setelah wawancara. Indentifikasi dilakukan untuk menemukan titik permasalahan utama yang terjadi pada rumah sakit. Setelah dilakukan wawancara, tahapan selanjutnya adalah melakukan analisis permasalahan. Analisis permasalahan digunakan untuk mendefinisikan suatu permasalahan dan memberikan solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dari hasil pengumpulan data yang dilakukan, diketahui beberapa dokumen mengenai peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule), kebijakan (policy), serta stakeholder atau pengguna yang terlibat pada sistem yang sudah ada saat ini, yaitu staf HRD, Kepala Instalasi, Karyawan Tenaga Kesehatan, dan Wakil Direktur Medis. Secara garis besar proses bisnis penilaian kinerja karyawan tenaga kesehatan pada rumah sakit dimulai dari pembuatan dan pendistribusian dokumen penilaian kinerja karyawan yang dilakukan oleh staf HRD. Penilaian kinerja karyawan dilakukan oleh Kepala Instalasi, pemberian tanggapan serta pemeriksaan kembali dokumen yang dilakukan oleh Karyawan Tenaga Kesehatan, persetujuan (Approved) penilaian dilakukan oleh Wakil Direktur Medis, dilanjutkan merekap data penilaian kinerja karyawan, serta mencetak laporan penilaian kinerja karyawan yang dilakukan oleh staf HRD.
Sebelum menggambarkan proses bisnis menggunakan Business Process Model and Notation (BPMN), perlu diketahui terlebih dahulu peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule), dan kebijakan (policy) yang ada pada rumah sakit. Lebih lengkapnya dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder.
Phase Stakeholder Peran Rule Policy
1 Staf HRD Pendistribusian dokumen penilaian kinerja karyawan
Jika kepala instalasi berada ditempatnya, maka dokumen penilaian kinerja karyawan dapat didistribusikan, jika tidak maka tidak dapat melakukan pendistribusian dokumen penilaian kinerja karyawan (R.1) - 2 Kepala Instalasi Penilaian kinerja karyawan
Jika sesuai periode yang ditentukan, maka Kepala Instalasi dapat melakukan penilaian kinerja karyawan. Sedangkan jika tidak maka tidak bisa melakukan proses penilaian kinerja karyawan (R.2) - 3 Karyawan Tenaga Kesehatan Pemberian tanggapan beserta pemeriksaan kembali dokumen
Sebelum karyawan memberikan tanggapan, karyawan akan memeriksa kembali dokumen sebanyak 1x. Jika dalam penilaian masih ada yang kurang ataupun kesalahan dalam perhitungan, maka akan dikonfirmasi ke pada kepala instalasi yang terkait (R.4)
- 4 Wakil Direktur Medis Approved penilaian kinerja karyawan
Membutuhkan persetujuan dan memberikan evaluasi terhadap hasil penilaian yang dilakukan kepala instalasi dengan cara Wakil Direktur Medis akan memberikan komentar pada setiap hasil penilaian. 5 Staf HRD Merekap data
penilaian
Phase Stakeholder Peran Rule Policy kinerja karyawan serta mencetak laporan penilaian kinerja karyawan
3.1.1 Aliran Sistem Saat Ini Staf HRD
Dalam aliran sistem saat ini untuk staf HRD terdapat phase 1 dan phase 5. Berikut ini merupakan aliran sistem yang lebih detail dari phase 1 tentang pembuatan dokumen dan pendistribusian kepada masing-masing Kepala Instalasi yang diberikan waktu selama 7 hari yang dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2 Pendistiribusian Dokumen Penilaian Kinerja Karyawan
Adapun detail dari aliran sistem saat ini Staf HRD (pendistribusian dokumen penilaian kinerja karyawan) yang dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Detail Pendistribusian Dokumen Penilaian Kinerja Karyawan Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
1. 1 Pembuatan dokumen Komponen Penilaian Proses ini menjelasan tentang Dokumen penilaian
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
penilaian kinerja karyawan proses pembuat dokumen penilaian kinerja karyawan kinerja karyawan (softcopy) 2 Pengecekan periode Informasi periode yang telah ditentukan Proses ini menjelaskan tentang pengecekan periode untuk penilaian kinerja karyawan Informasi periode penilaian kinerja karyawan 3 Mencetak dokumen penilaian kinerja karyawan Dokumen penilaian kinerja karyawan dalam bentuk softcopy Proses ini mejelaskan tentang proses mencetak dokumen penilaian yang digunakan Kepala Instalasi untuk penilaian kinerja karyawan Dokumen penilaian kinerja karyawan Mendistribusikan dokumen penilaian kinerja karyawan Dokumen penilaian kinerja karyawan
Proses ini menjelas tentang pendistribusian dokumen kepada masing-masing Kepala Instalasi yang berada ditempatnya Dokumen penilaian kinerja karyawan
Berikut ini merupakan aliran sistem yang lebih detail dari phase 5 tentang merekap data penilaian kinerja karyawan serta mencetak laporan penilaian kinerja karyawan yang diberikan waktu selama 2 hari yang dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Gambar 3.3 Merekap Data Penilaian Kinerja Karyawan Serta Mencetak Laporan Penilaian Kinerja Karyawan
Adapun detail dari aliran sistem saat ini Staf HRD (merekap data penilaian kinerja karyawan serta mencetak laporan penilaian kinerja karyawan) yang dapat dilihat pada Tabel 3.3.
Tabel 3.3 Detail Merekap Data Penilaian Kinerja Karyawan Serta Mencetak Laporan Penilaian Kinerja Karyawan
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
5. 1 Merekap data penilaian kinerja karyawan Dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah lengkap Proses ini menjelaskan tentang proses perekapan data penilaian kinerja karyawan Rekap data penilaian kinerja karyawan 2 Membuat laporan hasil penilaian kinerja karyawan Rekap data penilaian kinerja karyawan Proses ini menjelaskan tentang proses pembuatan laporan hasil penilaian kinerja karyawan Laporan hasil penilaian kinerja karyawan 3 Mencetak laporan hasil penilaian kinerja karyawan Laporan hasil penilaian kinerja karyawan Proses ini menjelaskan tentang proses mencetak laporan hasil penilaian knerja karyawan yang telah dibuat
Dokumen Laporan hasil penilaian kinerja karyawan
Berdasarkan rangkain proses dari alur sistem yang dilakukan oleh Staf HRD, maka proses berikutnya adalah melakukan analisis permasalahan. Dalam proses pendistribusian dokumen penilaian kinerja karyawan yang dilakukan oleh Staf HRD membutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadinya ketidaktepatan waktu. Hal ini disebabkan Kepala Instalasi sering tidak berada ditempatnya, karena dalam pendistribusian dokumen penilaian kinerja karyawan harus secara langsung diserahkan kepada Kepala Instalasi yang bersangkutan. Dalam proses merekap data penilaian kinerja karyawan serta mencetak laporan penilaian kinerja karyawan masih dilakukan secara manual. Sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam merekap dokumen penilaian kinerja karyawan yang jumlahnya kurang lebih 60 dokumen.
3.1.2 Aliran Sistem Saat Ini Kepala Instalasi
Berikut ini merupakan aliran sistem yang lebih detail dari phase 2 tentang penilaian kinerja karyawan yang dilakukan Kepala Instalasi kepada karyawanya yang diberikan waktu selama 12 hari yang dapat dilihat pada Gambar 3.4.
Adapun detail dari aliran sistem saat ini Kepala Instalasi (penilaian kinerja karyawan) yang dapat dilihat pada Tabel 3.4.
Tabel 3.4 Detail Penilaian Kinerja Karyawan Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
2. 1 Melakukan penilaian kinerja karyawan Dokumen penilaian kinerja karyawan Proses ini menjelaskan tentang penilaian kinerja karyawan yang dilakukan kepala instalasi kepada karyawanya sesuia komponen yang telah ditentukan Dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah dinilai 2 Perhitungan hasil penilaian kinerja karyawan Dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah dinilai Proses ini menjelaskan tentang perhitungan dari hasil penilaian kinerja karyawan untuk mentukan nilai akhir dari penilaian
Hasil atau nilai akhir dari penilaian kinerja karyawan 3 Memberikan saran Dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah dihutung Proses ini menjelaskan tentang pemberian komentar terhadap hasil penilaian dari karyawan yang telah dinilai
Hasil penilaian kinerja karyawan
Berdasarkan rangkain proses dari alur sistem yang dilakukan oleh Kepala Instalasi, maka proses berikutnya adalah melakukan analisis permasalahan. Dalam proses penilaian kinerja karyawan masih mengalami kesalahan dalam perhitungannya. Hal ini disebabkan dalam proses perhitungan masih dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan ketelitian.
3.1.3 Aliran Sistem Saat Ini Karyawan Tenaga Kesehatan
Berikut ini merupakan aliran sistem yang lebih detail dari phase 3 tentang pemberian tanggapan beserta pemeriksaan kembali dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah dinilai oleh kepala instalasi yang diberikan waktu selama 1 hari yang dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Gambar 3.5 Pemberian Tanggapan Beserta Pemeriksaan Kembali Dokumen Penilaian Kinerja Karyawan
Adapun detail dari aliran sistem saat ini Karyawan Tenaga Kesehatan (pemberian tanggapan beserta pemeriksaan kembali dokumen penilaian kinerja karyawan) yang dapat dilihat pada Tabel 3.5.
Tabel 3.5 Detail Pemberian Tanggapan Beserta Pemeriksaan Kembali Dokumen Penilaian Kinerja Karyawan
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
3. 1 Pemeriksaan kembali dokumen penilaian Dokumen hasil penilaian kinerja Proses ini menjelaskan tentang memeriksa Dokumen hasil penilaian kinerja yang telah di
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
kinerja karyawan
kembali dokumen penilaian kinerja karayawa yang telah dinilai oleh kepala instalasi yang terkait periksa 2 Komfirmasi kembali ke Kepala Instalasi Dokumen hasil penilaian kinerja yang telah di periksa Proses ini menjelaskan tentang karyawan mengkonfimasi kembali ke Kepala Instalasi bahwa hasil penilaian tersebut masih ada yang kurang ataupun salah. Dokumen hasil penilaian kinerja yang telah di periksa 3 Pemberian tanggapan Dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah diperikasa Proses ini menjelasan tentang proses pemberian tanggapan sebagai bahan introspeksi diri terhadap hasil penilaian kinerja karyawan tersebut Dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah diberi tanggapan
Berdasarkan rangkain proses dari alur sistem yang dilakukan oleh karyawan tenaga kesehatan, maka proses berikutnya adalah melakukan analisis permasalahan. Dalam proses pemberian tanggapan beserta pemeriksaan kembali dokumen penilaian kinerja karyawa, karyawan masih harus teliti dalam memeriksa kembali dokumen karena terkadang kepala instalasi mengalami kesalahan dalam perhintungan hasil akhir penilaian. Hal ini disebabkan dalam proses perhitungan masih dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan ketelitian. Karyawan juga masih harus bertemu langsung kepada kepala instalasi agar dapat memberikann tanggapan dari hasil
penilaian yang diberikan oleh kepala instalasi. Hal ini dapat menggangu kinerja karyawan yang sedang bekerja.
3.1.4 Aliran Sistem Saat Ini Wakil Direktur Medis
Berikut ini merupakan aliran sistem yang lebih detail dari phase 4 tentang Approved dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah diisi oleh kepala instalasi dan diberi tanggapan oleh karyawan yang diberikan waktu selama 4 hari yang dapat dilihat pada Gambar 3.6.
Gambar 3.6 Approved Penilaian Kinerja Karyawan
Adapun detail dari aliran sistem saat ini Wakil Direktur Medis (Approved penilaian kinerja karyawan) yang dapat dilihat pada Tabel 3.6.
Tabel 3.6 Detail Approved Penilaian Kinerja Karyawan Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
4. 1 Mengecek dokumen Dokumen penilaian kinerja karyawan Proses ini menjelaskan tentang memeriksa atau Dokumen penilaian kinerja karyawan yang
Phase No.
Proses Nama Proses Input Proses Output
yang telah diberi tanggapan mengecek dokumen penilaian kinerja karyawan sebagai acuan untuk pemberian komentar telah diperiksa 2 Melakukan Approved Dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah diperiksa Proses ini menjelasan tentang proses Approved terhadap dokumen penilaian kinerja karyawan Dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah disetujui 3 Memberikan komentar Dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah disetujui Proses ini menjelasan tentang proses pemberian komentar sebagai bahan evaluasi terhadap dokumen penilaian kinerja karyawan Dokumen penilaian kinerja karyawan yang telah disetujui dan diberi komentar
Berdasarkan rangkain proses dari alur sistem yang dilakukan oleh Wakil Direktur Medis, maka proses berikutnya adalah melakukan analisis permasalahan. Dalam proses Approved penilaian kinerja karyawan masih mengalama ketidaktepatan waktu. Hal ini disebabkan Wakil Direktur Medis sering tidak berada ditempatnya.
3.2 Solusi Permasalahan
Setelah dilakukan pengumpulan data melalui proses wawancara dan observasi, pengolahan data, dilanjutkan dengan melakukan identifikasi dan analisa
permasalahan, didapatkan suatu permasalahan yang harus diselesaikan dengan memberikan solusi dan manfaat sesuai dengan permasalahan yang ada. Dalam menyelesaikan permasalahan, solusi yang diberikan ialah dengan membangun sistem penilaian kinerja karyawan tenaga kesehatan menggunakan metode graphic rating scale pada RSIA Putri.
Dalam membangun sebuah sistem sebagai solusi dari permasalahan yang ada di RSIA Putri, maka akan dikerjakan beberapa tahapan pengembangan. Tahapan pengembangan sistem tersebut terdiri atas kebutuhan perangkat lunak dan desain perangkat lunak.
3.2.1 Kebutuhan Perangkat Lunak
Dalam membangun sebuah aplikasi, langkah pertama yang harus dilakukan ialah menganalisa kebutuhan perangkat lunak. Hal tersebut dilakukan agar aplikasi yang nantinya dibangun dapat sesuai dengan kebutuhan stakeholder. Dalam melakukan identifikasi kebutuhan perangkat lunak, ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan yaitu:
A Proses Kebutuhan
Proses kebutuhan merupakan aktivitas pertama dari kebutuhan perangkat lunak. Proses kebutuhan dilakukan dengan cara analysis ESIA dan aliran sistem yang telah dianalisis akan digambarkan melalui BPMN.
A.1 Analysis ESIA (Elimination, Simplication, Integration, and Automation) Berdasarkan hasil analisis permasalahan yang telah dilakukan sebelumnya, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis ESIA pada setiap proses yang ada.
A.1.1 Aliran Sistem Saat Ini Staf HRD
Analisis ESIA pada aliran sistem saat ini untuk staf HRD dapat dilihat pada Tabel 3.7 dan Tabel 3.8.
Tabel 3.7 Hasil Analisis ESIA Pendistiribusian Dokumen Penilaian Kinerja Karyawan
No Nama Proses
Analisis ESIA E S I A 1 Pembuatan dokumen penilaian kinerja karyawan - - ✓ ✓
2 Pengecekan periode - - ✓ -
3 Mencetak dokumen penilaian kinerja karyawan ✓ - - - 4 Mendistribusikan dokumen penilaian kinerja karyawan - - ✓ - Keterangan: Pendistribusian dokumen penilaian kinerja karyawan akan menjadi Fungsi Pencatatan Komponen Penilaian Kinerja Karyawan, karena proses mendistribusikan dokumen penilaian kinerja karyawan telah diotomasi dan tidak terlihat.
Tabel 3.8 Hasil Analisis ESIA Merekap Data Penilaian Kinerja Karyawan Serta Mencetak Laporan Penilaian Kinerja Karyawan
No Nama Proses
Analisis ESIA E S I A 1 Merekap data penilaian kinerja karyawan - - ✓ ✓ 2 Membuat laporan hasil penilaian kinerja karyawan - - ✓ - 3 Mencetak laporan hasil penilaian kinerja karyawan - - ✓ - Keterangan: Merekap data penilaian kinerja karyawan serta mencetak laporan penilaian kinerja karyawan akan menjadi Fungsi Pelaporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan, karena semua proses telah diintegrasi dan diotomasi.
A.1.2 Aliran Sistem Saat Ini Kepala Instalasi
Analisis ESIA pada aliran sistem saat ini untuk Kepala Instalasi dapat dilihat pada Tabel 3.9.
Tabel 3.9 Hasil Analisis ESIA Penilaian Kinerja Karyawan
No Nama Proses
Analisis ESIA E S I A
1 Memanggil karyawan yang dinilai ✓ - - -
2 Melakukan penilaian kinerja karyawan - - ✓ ✓
3 Perhitungan hasi penilain kinerja - - ✓ -
4 Memberikan saran - - ✓ -
A.1.3 Aliran Sistem Saat Ini Karyawan Tenaga Kesehatan
Analisis ESIA pada aliran sistem saat ini untuk Karyawan Tenaga Kesehatan dapat dilihat pada Tabel 3.10.
Tabel 3.10 Hasil Analisis ESIA Pemberian Tanggapan Beserta Pemeriksaan Kembali Dokumen
No Nama Proses
Analisis ESIA E S I A 1 Pemeriksaan kembali dokumen penilaian kinerja karyawan - - ✓ ✓ 2 Konfirmasi kembali ke Kepala Instalasi ✓ - - -
3 Memberikan tanggapan - - ✓ -
Keterangan: Pemberian tanggapan beserta pemeriksaan kembali dokumen akan menjadi Fungsi Pemberian Tanggapan, karena proses memeriksa kembali dokumen penilaian kinerja karyawan telah diotomasi dan tidak terlihat.
A.1.4 Aliran Sistem Saat Ini Wakil Direktur Medis
Analisis ESIA pada aliran sistem saat ini untuk Wakil Direktur Medis dapat dilihat pada Tabel 3.11.
Tabel 3.11 Hasil Analisis ESIA Approved Penilaian Kinerja Karyawan No Nama Proses Analisis ESIA E S I A 1 Mengecek dokumen - - ✓ ✓ 2 Melakukan Approved - - ✓ - 3 Memberikan komentar - - ✓ -
Berdasar hasil analisis ESIA tersebut maka peran (role), tanggung jawab (responsibility), aturan (rule), dan kebijakan (policy) mengalami beberapa perubahan. Perubahan tersebut yang dapat dilihat pada Tabel 3.12.
Tabel 3.12 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder
Phase Stakeholder Peran / Fungsi Rule Policy
1 Staf HRD Pencatatan komponen penilaian kinerja karyawan - - 2 Kepala Instalasi Penilaian kinerja karyawan
Kepala instalasi dapat melakukan penilaian kinerja karyawan, setelah staf HRD mencatat atau memasukan data periode, rekap kehadiran dan komponen penilaian. - 3 Karyawan Tenaga Kesehatan Pemberian tanggapan
Karyawan dapat memberikan tanggapan setelah Kepala Instalasi selesai melakukan penilaian. - 4 Wakil Direktur Medis Approved penilaian kinerja karyawan
Wakil Direktur Medis dapat melakukan Approved setelah semua form penilaian kinerja karyawan telah terisi.
5 Staf HRD Pelaporan hasil penilaian kinerja karyawan - -
A.2 Business Process Modeling Notation (BPMN)
Sesuai dengan hasil analisis ESIA pada tahap sebelumnya, diketahui pengguna yang akan menggunakan sistem ada empat, yaitu staf HRD, Kepala Instalasi, Karyawan Tenaga Kesehatan, dan Wakil Direktur Medis. Proses perancagan aliran sistem dengan BPMN ini adalah proses yang baru dan telah disesuiakan dengan hasil analisis ESIA.
A.2.1 Aliran Sistem Baru Staf HRD
Berikut ini merupakan aliran sistem yang baru tentang Pencatatan Komponen Penilaian Kinerja Karyawan yang dapat dilihat pada Gambar 3.7.
Gambar 3.7 Fungsi Pencatatan Komponen Penilaian Kinerja Karyawan
Adapun detail dari aliran sistem baru Staf HRD (fungsi pencatatan komponen penilaian kinerja karyawan) yang dapat dilihat pada Tabel 3.13.
Tabel 3.13 Detail Fungsi Pencatatan Komponen Penilaian Kinerja Karyawan Phase No.
Proses Nama Proses Kegiatan Keterangan
1 1
Mencatat komponen penilaian
Sistem menampilkan menu dari bagian atau isi yang ada didalam komponen
Komponen merupakan istilah yang digunakan rumah sakit RSIA Putri dalam menampilkan
Phase No.
Proses Nama Proses Kegiatan Keterangan
yang terdiri dari variabel, indikator, dan kriteria
keterangan atau isi dari dokumen penilaian kinerja karyawan
2 Mencatat data variabel
Sistem menyimpan data variabel yang dimasukkan oleh staf HRD
Variabel berisikan kategori awal dari komponen penilaian, untuk lebih detailnya terlampir pada Tabel 3.20 Data Variabel
3 Mencatat data indikator
Sistem menyimpan data indikator yang dimasukkan oleh staf HRD
Indikator berisikan sub kategori dari variabel, untuk lebih detailnya terlampir pada Tabel 3.21 Data Indikator
4 Mencatat data kriteria
Sistem menyimpan data kriteria yang dimasukkan oleh staf HRD
Kriteria berisikan keteragan dari nilai 1 sampai 4 dan juga merubakan sub kategori dari indikator, untuk lebih detailnya terlampir pada Tabel 3.22 Data Kriteria
5 Mencatat data periode
Sistem menyimpan data periode yang dimasukkan oleh staf HRD
Periode digunakan untuk mengecek waktu dilakukannya penilaian kinerja karyawan 6 Mencatat rekap kehadiran Sistem menyimpan rekapan kehadiran yang di masukkan oleh staf HRD Rekap kehadriran digunakan untuk mendukung kepala instalasi dalama melihat kehadiran karyawan yang akan dinilai
Berikut ini merupakan aliran sistem yang baru tentang Pelaporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan yang dapat dilihat pada Gambar 3.8.
Gambar 3.8 Fungsi Pelaporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan
Dikarena laporan dibuat oleh sistem maka fungsi pelaporan hasil penilaian kinerja karyawan juga dapat diakses oleh Wakil Direktur Medis dan Kepala Instalasi. Wakil Direktur Medis hanya dapat melihat laporan hasil penilaian kinerja karyawan sedangkan Kepala Instalasi hanya dapat melihat hasil rekap penilaian kinerja karyawan yang telah dinilai oleh kepala instalasi yang bersangkutan. Untuk penjelasan fungsi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.14.
Tabel 3.14 Detail Fungsi Pelaporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan Phase No.
Proses Nama Proses Kegiatan Keterangan
5 1 Rekap data penilaian kinerja karyawan Sistem melakukan perekapan secara otomatis berdasarkan penilaian kinerja karyawan yang telah diberi komentar.
Rekap data penilaian kinerja karyawan
digunkan untuk membuat laporan penilaian kinerja karyawan 2 Mencetak laporan hasil penilaian kinerja karyawan Staf HRD mencetak laporan hasil penilaian kinerja karyawan
Mencetak laporan hasil penilaian kinerja karyawan terbagi menjadi dua yaitu softcopy dan hardcopy 3 Mengunduh
file softcopy
Staf HRD mengunduh file softcopy laporan hasil penilaian kinerja
Laporan dalam bentuk softcopy digunakan ketika staf HRD tidak
Phase No.
Proses Nama Proses Kegiatan Keterangan
karyawan ingin melihat laporan berupa hardcopy 4 Mencetak dalam bentuk hardcopy Staf HRD mencetak laporan hasil penilaian kinerja karyawan dalam bentuk hardcopy
Laporan dalam bentuk hardcopy salah satunya digunakan ketika staf HRD tidak ingin melihat laporan berupa softcopy
A.2.2 Aliran Sistem Baru Kepala Instalasi
Berikut ini merupakan aliran sistem yang baru tentang penilaian kinerja karyawan yang dilakukan Kepala Instalasi kepada karyawan yang dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Gambar 3.9 Fungsi Penilaian Kinerja Karyawan
Adapun detail dari aliran sistem baru Kepala Instalasi (fungsi penilaian kinerja karyawan) yang dapat dilihat pada Tabel 3.15.
Tabel 3.15 Detail Fungsi Penilaian Kinerja Karyawan Phase No.
Proses Nama Proses Kegiatan Keterangan
2 1 Memasukkan
data penilaian
Sistem menyimpan data penilaian yang telah dimasukan oleh kepala
Kepala instalasi melakukan penilaian kinerja terhadap karyawanya.
Phase No.
Proses Nama Proses Kegiatan Keterangan
instalasi
2 Perhitungan penilaian
Sistem melakukan
perhitungan setelah kepala instalasi melakukan penilaian
Perhitungan dilakukan secara otomasi melalui sistem
3 Memberikan saran
Sistem menyimpan saran yang dimasukkan oleh Kepala Instalasi
Pemberian saran digunakan sebagai evaluasi untuk kedepannya
A.2.3 Aliran Sistem Baru Karyawan Tenaga Kesehatan
Berikut ini merupakan aliran sistem yang baru tentang pemberian tanggapan kepada penilaian kinerja karyawan yang telah diisi oleh kepala instalasi yang dapat dilihat pada Gambar 3.10.
Gambar 3.10 Fungsi Pemberian Tanggapan
Adapun detail dari aliran sistem baru Karyawan Tenaga Kesehatan (fungsi pemberian tanggapan) yang dapat dilihat pada Tabel 3.16.
Tabel 3.16 Detail Fungsi Pemberian Tanggapan Phase No.
Proses Nama Proses Kegiatan Keterangan
3 1 Menampilkan
hasil penilaian
Sistem menampilkan hasil penilaian yang
Hasil penilaian dari kepala instalasi berupa
Phase No.
Proses Nama Proses Kegiatan Keterangan
dari kepala instalasi
telah dilakukan oleh kepala instalasi
nilai dari setiap indikator, nilai dari setiap variabel, dan nilai akhir (total nilai dari variabel) 2 Memasukkan tanggapan Sistem menyimpan tanggapan yang dimasukkan oleh karyawan tenaga kesehatan
tanggapan dari karyawan digunakan sebagai bahan introspeksi untuk
kedepanya
A.2.4 Aliran Sistem Baru Wakil Direktur Medis
Berikut ini merupakan aliran sistem yang baru tentang Approved penilaian kinerja karyawan kepada penilaian kinerja karyawan yang telah dinilai oleh kepala instalasi dan telah diberi tanggapan oleh karyawan yang dinilai yang dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Gambar 3.11 Fungsi Approved Penilaian
Adapun detail dari aliran sistem baru Wakil Direktur Medis (fungsi Approved penilaian) yang dapat dilihat pada Tabel 3.17.
Tabel 3.17 Detail Fungsi Approved Penilaian Phase No.
Proses Nama Proses Kegiatan Keterangan
4 1 Menampilkan hasil penilaian kinerja karyawan Sistem menampilkan hasil penilaian yang dilakukan kepala instalasi
Hasil penilaian dari kepala instalasi berupa nilai dari setiap kriteria, nilai dari setiap variabel, nilai akhir (total nilai dari variabel), tanggapan dari karyawan yang dinilai dan saran kepala instalasi 2 Approved
penilaian
Sistem menerima hasil persetujuian dari Wakil Direktur Medis
- 3 Memasukkan komentar Sistem menyimpan komentar yang dimasukkan oleh Wakil Direktur Medis
Komentar dari Wakil
Direktur Medis
digunakan sebagai bahan
evaluasi untuk
kedepanya
B Elisitasi Kebutuhan
Elisitasi atau pengumpulan kebutuhan merupakan aktivitas kedua dari kebutuhan perangkat lunak. Proses elisitasi dilakukan dengan cara interviu dan observasi kepada stakeholder yang terkait yaitu staf HRD. Pada tahap ini dilakukan penyeleksian data yang diperoleh sehingga diketahui data mana saja yang digunakan dan yang tidak digunakan.
Berikut ini data yang dikumpulkan melalui proses interviu dan observasi pada perusahaan yang meliputi:
1) Data Pengguna
Data ini digunakan untuk menentukan hak akses kepada pengguna terhadap aplikasi yang akan dibangun. Contoh data pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.18.
Tabel 3.18 Data Pengguna No Nama Pengguna Peranan
1 Staf HRD
(Admin)
Staf HRD bertanggung jawab terhadap aktivitas administratif pada sie HRD yang berkaitan dengan penilaian kinerja karyawan.
2 Kepala Instalasi (Penilai)
Kepala instalasi bertanggung jawab terhadap penilaian kinerja karyawan.
3 Karyawan Tenaga Kesehatan
(Dinilai)
Karyawan bertanggung jawab memberi tanggapan setelah diberi hasil penilain.
4 Wakil Direktur Medis (Approved)
Wakil Direktur Medis bertanggung jawab memberikan saran atau komentar terhadap kepala instalasi dalam penilaian kinerja karyawan.
2) Data Ketegori Profesi
Data ketegori profesi adalah data yang digunakan untuk mengetahui kotegori dari profesi dari karyawan pada parusahaan. Berikut ini adalah contoh kategori profesi yang terdapat pada perusahaan dapat dilihat pada Tabel 3.19.
Tabel 3.19 Data Ketegori Profesi
No Tenaga
1 Tenaga Medis 2 Tenaga Kesehatan 3 Tenaga Non Kesehatan
3) Data Variabel
Data variabel adalah data awal yang berisikan varibel dan bobot. Data ini digunakan untuk penilaian kinerja karyawan. Berikut ini adalah contoh data variabel yang dapat dilihat pada Tabel 3.20.
Tabel 3.20 Data Variabel No Tenaga Bobot 1 Sikap kerja 20% 2 Kinerja Pelayanan 60% 3 Mutu Pelayanan 20% 4) Data Indikator
Data indikator adalah data yang berada di setiap data variabel penilaian kinerja karyawan. Berikut ini adalah contoh data indikator yang dapat dilihat pada Tabel 3.21.
Tabel 3.21 Data Indikator No Variabel Indikator
1. Sikap Kerja
1. Kehadiran / Absensi dan Ketepatan 2. Profesionalisme 3. Integritas 4. Kerja Sama 5. Komunikasi 2. Kinerja Pelayanan
1. Menjaga Kebersihan Ruangan Instalasi Rawat Inap Lingkungannya
2. Menerima pasien baru sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku di Instalasi Rawat Inap
3. Keperawatan dibantu oleh Katim
4. Melaksanakan tindakan keperawatan sesuai rencana yang telah disusun oleh Katim
5. Melaporkan kondisi pasien kepada dokter jaga / dokter yang merawat atas sepengetahuan Katim
6. Melakukan tugas pagi, sore, malam dan hari libur secara bergilir sesuai jadwal dinas
7. Mengikuti pertemuan berkala yang diadakan oleh Supervisor Instalasi Rawat Inap
8. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang keperawatan malalui pertemuan ilmiah dan penataran atas izin/Approved atasan
9. Melaksanakan sistem pencatatan dan pelaporan asuhan keperawatan yang tepat dan benar seuai standar asuhan keperawatan
10. Mengikuti serah terima tugas kepada petugas penggati secara lisan maupun tertulis, pada saat penggantian dinas
No Variabel Indikator
11. Memberikan penuyuluhan kesehatan kepada pasien dan keluarganya seuai dengan keadaan dan kebutuhan pasien 12. Menyiapakan pasien yang akan pulang
13. Memberikan usulan kepada Katim Berkaitan dengan peningkatan pelayanan asuhan keperawatan
14. Memelihara peralatan medis dan non medis agar selalu siap pakai di Instalasi Rawat Inap
15. Melaksanakan evaluasi tidakan keperawatan 3. Mutu
Pelayanan
1. Kepatuhan terhadap SPO
2. Kepuasan Pelanggan Internal & External 3. Pemahaman pasien terhadap edukasi perawat 4. Pengkajian resiko pasien jatuh 100%
5. Kesalahan pemberian obat 0% 6. Selalu dilakukan assesmen nyeri (Sumber: Rumah Sakit Ibu dan Anak Putri)
5) Data Kriteria
Data kriteria adalah data yang memiliki nilai yang digunakan sebagai untuk menentukan nilai dari setiap indikator pada variabel penilaian kinerja karyawan. Berikut ini adalah contoh dari salah satu data kriteria yang dapat dilihat pada Tabel 3.22.
Tabel 3.22 Data Kriteria
Indikator Nilai Kriteria Penialain
Kerja Sama
4 Subyek dapat bekerjasama dengan sangat baik
3 Dapat bekerja sama dengan rekan sekerja, subyek terlihat lebih menonjol dari rekan-rekannya dalam bekerja sama 2 Masih dapat diajak bekerjasama oleh rekan sekerja 1 Kurang / Tidak dapat bekerja sama dengan rekan sekerja (Sumber: Rumah Sakit Ibu dan Anak Putri)
C Analisis Kebutuhan
Berdasarkan hasil elisitasi kebutuhan, didapatkan data yang dibutuhkan untuk membangun aplikasi. Maka dibutuhkan sistem yang dapat menghubungkan
antar HRD dan seluruh instalasi yang ada di RSIA Putri. Dibutuhkan pula detail dari fungsi-fungsi yang dibangun secara komputerisasi yang dapat dilihat pada Tabel 3.23.
Tabel 3.23 Hasil Analisis Kebutuhan Stakeholder Peranan Phase Fungsi Input Nama
Proses Output Staf HRD Bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan administratif yang berkaitan dengan proses penilaian kinerja karyawan 1 Fungsi Pencatatan Komponen Penilaian Kinerja Karyawan 1. Data Periode 2. Data Rekap Kehadiran 3. Data Komponen Penilaian: - Variabel - Indikator - Kriteria Mencatat komponen penilaian kinerja karyawan 1. Master periode 2. Master rekap karyawan 4. Master Komponen Penilaian: - Variabel - Indikator - Kriteria 5 Fungsi Pelaporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan 1. Penilaian Kinerja Karyawan yang telah diberi setujui Mencetak laporan penilaian kinerja karyawan Laporan penilaian kinerja karyawan Kepala Instalasi Bertanggung jawab dalam melakukan penilaian kinerja karyawan 2 Fungsi Penilaian Kinerja Karyawan 1. Komponen penilaian 2. Data pengguna 3. Data Karyawan 4. saran Menilai kinerja karyawan Hasil penilaian kinerja karyawan dari kepala instalasi Karyawan Tenaga Kesahatan Bertanggung jawab dalam memberikan tanggapan atas hasil penilaian kinerjanya yang dilakukan oleh kepala instalasi 3 Fungsi Pemberian Tanggapan 1. Hasil penilaian kinerja karyawan dari kepala instalasi 2. Tanggapan Memberikan tanggapan Hasil penilaian kinerja karyawan (telah diberi tanggapan) Wakil Direktur Medis Bertanggung jawab dalam memberikan komentar atas hasil 4 Fungsi Approved Penilaian Kinerja Karyawan 1. Hasil penilaian kinerja karyawan yang telah Menyetujui penilaian kinerja karyawan Hasil penilaian kinerja karyawan (telah disetujui)
Stakeholder Peranan Phase Fungsi Input Nama Proses Output penilaian kinerja karyawan yang dilakukan oleh kepala instalasi diberi tanggapan 2. Data karyawan 3. Persetujuan 4. Komentar C.1 Requirement Classification
Dalam tahap klasifikasi kebutuhan, terdapat beberapa pengklasifikasian kebutuhan yang digunakan yaitu sebagai berikut:
C.1.1 Analisis Kebutuhan Pengguna
Dalam melakukan analisis kebutuhan pengguna akan digunakan konsep dari stakeholder requirement. Berikut merupakan analisis kebutuhan pengguna di RSIA Putri.
1) Analisis Kebutuhan Sie HRD
Berdasarkan analisis pada tahap sebelumnya, maka Sie HRD membutuhkan peningkatan dalam pemanfaatan informasi untuk penilaian kinerja karyawan khususnya tenaga kesehatan. Dalam meningkatkan pemanfaatan informasi penilaian kinerja karyawan dibutuhkan beberapa data yang telah disediakan oleh Sie HRD yaitu:
1. Data pengguna 2. Data tenaga 3. Data variabel
4. Data indikator 5. Data kriteria
Untuk mendunkunng dalam meningkatkan pemanfaatan informasi penilaian kinerja karyawan, proses yang akan dilakukan yaitu:
a) Sie HRD dapat melakukan penyimpan data secara terpusat.
b) Sistem dapat mendukung Sie HRD dalam memberikan laporan hasil penilaian kinerja karyawan.
Dengan adanya hal tersebut, maka proses kedepannya akan mengalami peningkatan dalam pemanfaatan informasi untuk melakukan penilaian kinerja karyawan jika dibandingan dengan proses saat ini.
2) Analisis Kebutuhan Karyawan Yang Berhubungan Dengan Penilaian Kinerja Karyawan Tenaga Kesehatan RSIA Putri
Berdasarkan analisis pada tahap sebelumnya, maka karyawan tenaga kesehatan RSIA Putri membutuhkan peningkatan informasi untuk penilaian kinerja karyawan. Adapun data yang telah disediakan oleh Sie HRD dalam peningkatan informasi tersebut yaitu:
1. Data pengguna 2. Data variabel 3. Data indikator 4. Data kriteria
Untuk mendunkunng dalam meningkatkan informasi penilaian kinerja karyawan, proses yang akan dilakukan yaitu:
a) Kepala instalasi dapat langsung melakukan penilaian kinerja karyawan secara online pada saat periode yang telah ditentukan.
b) Karyawan yang dinilai dapat langsung memberikan tanggapan secara online setelah kepala instalasi melakukan penilaian.
c) Wakil Direktur Medis dapat langsung melakukan persetujuan secara online setelah kepala instalasi melakukan penilaian dan karyawan yang dinilai telah memberikan tanggapan.
Dengan adanya hal tersebut, maka proses kedepannya akan mengalami peningkatan dalam pemanfaatan informasi yang lebih cepat jika dibandingan dengan proses saat ini.
C.1.2 Analisis Metode Graphic Rating Scale
Setelah dilakukan analisis pada tahap sebelumnya dapat diketahui bahwa metode yang tepat dalam penilaian kinerja karyawan tenaga kesehatan RSIA Putri ialah metode graphic rating scale.
Keuntungan utama menggunakan metode graphic rating scale adalah semua indikator kinerja definisi, dan nilainya terstruktur dan terstandardisasi nilai kinerja setiap karyawan dengan mudah dibandingkan dengan rata-rata nilai seluruh karyawan. Model ini juga mudah dipahami oleh penilai dan ternilai, serta mudah dilaksanakan. Oleh karena itu, metode ini dipakai secara meluas di berbagai organisasi. Metode graphic rating scale juga mempunyai kelemahan. Kelemahanya adalah kata-kata deskriptif yang digunakan dalam indikator penilaian bisa memiliki arti yang berbeda-beda untuk masing-masing penilai. Untuk mengatasi kelemhaan
tersebut, berdasarkan proses elisistasi dapat diketahui pihak Rumah Sakit Ibu dan Anak Putri membuat suatu komponen (gabungan dari variabel, bobot, indikator, dan kriteria) atau kamus dasar dalam melakukan penialian seperti yang ditunjukkan pada Tabel 3.24.
Tabel 3.24 Komponen Penilaian Kinerja Karyawan Tenaga Kesehatan
No Faktor Penilaian Nilai
A SIKAP KERJA (20%)
1. Kehadiran / Absensi dan Ketepatan
Hadir / datang 15 menit atau lebih setelah jam kerja, bila > 50%
kehadiran 1
Biasanya hadir / datang ke tempat kerja 5-10 menit setelah jam dinas /
kerja, bila 50% kehadiran 2
Biasanya hadir / datang kurang 10 menit dari jam kerja, bila 50%
kehadiran 3
Biasanya hadir 15 – 20 menit sebelumnya jam kerja > 50 % 4 2. Profesionalisme
Subyek sering menyimpang dari wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki dan banyak menimbulkan kerugian bagi perusahaan dan lingkungan kerja.
1 Subyek sering menyimpang dari wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki dan banyak menimbulkan kerugian bagi perusahaan dan lingkungan kerja tetapi tidak berakibat fatal.
2 Pada umumnya tidak menyalahgunakan wewenang dan tanggung
jawab yang diterima. 3
Subyek tidak pernah sekalipun menyalahgunakan wewenang dan
tanggung jawab yang ada padanya. 4
3. Integritas
Seringkali hasil kerja yang dilaporkan kepada atasan menyimpang
yang sebenarya (penyimpangan > 50%) 1
Kadang-kadang pelaporan hasil kerja atas lebih baik dari keadaan
sebenarnya 2
Selalu melaporkan hasil kerjanya kepada atasan menurut keadaan yang
sebenarnya sesuai kenyataan di lapangan. 3
Selalu melaporkan hasil kerjanya kepada atasan menurut keadaan yang sebenarnya (sesuai dengan kenyataan di lapangan) disertai dengan analisa dan rekomendasi.
4 4. Kerja Sama
Kurang / Tidak dapat bekerja sama dengan rekan sekerja 1 Masih dapat diajak bekerjasama oleh rekan sekerja, tetapi masih 2
No Faktor Penilaian Nilai kurang
Dapat bekerja sama dengan rekan sekerja, subyek terlihat lebih
menonjol dari rekan-rekannya dalam bekerja sama 3
Subyek dapat bekerjasama dengan sangat baik 4
5. Komunikasi
Tidak ramah / kurang ramah, perilaku yang ditunjukkan selalu tidak
menyenangkan orang lain, susah diajak komunikasi 1 Cukup ramah, perilaku subyek menunjukkan bahwa subyek masih
dapat diajak berkomunikasi, tetapi tidak terlalu menyenangkan jika diajak berkomunikasi
2 Subyek lebih ramah dari rekan kerja yang lain, dibanding yang lain
lebih menonjol 3
Sangat ramah dengan siapa saja, perilaku subyek sangat
menyenangkan 4
B KINERJA PELAYANAN (60%)
1. Menjaga Kebersihan Ruangan Instalasi Rawat Inap Lingkungannya Subyek hapir tidak pernah menjaga kebersihan ruangan, tidak peka
ketika ada kotoran 1
Subyek terkadang menjaga kebersihan ruangan, tetapi lebih banyak
tidak membersihkan 2
Subyek dapat menjaga kebersihan ruangan dengan baik 3 Selalu membersihkan ruangan dan dapat menjaga kebersihan ruangan
dengan baik sekali 4
2. Menerima pasien baru sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku di Instalasi Rawat Inap
Subyek tidak menjalankan sesuai SPO 1
Subyek terkadang menjalankan sesuai SPO, tetapi masih kurang
karena lebih sering tidak menjalankan seuai SPO 2
Menjalankannya sesuai SPO 3
Menjalankannya sesuai SPO dengan baik dan tepat 4 3. Keperawatan dibantu oleh Katim
Masih sering di bantu oleh Katim 1
Terkarang mandiri, tetapi lebih banyak dibantu oleh Katim dari pada
mandirinya 2
Hampir tidak pernah dibantu dengan Katim 3
Mandiri tanpa di bantu dengan Katim dan menjalan tugasnya dengan
baik dan benar 4
4. Melaksanakan tindakan keperawatan sesuai rencana yang telah disusun oleh Katim
Sangat kurang dalam menjalan sesuai rencana yang disusun oleh katim 1 Terkadang menjalankan sesuai rencana yang disusun oleh katim, tetapi
No Faktor Penilaian Nilai Menjalan sesuai rencana yang disusun oleh katim 3 Menjalan sesuai rencana yang disusun oleh katim dengan sangat baik
dan benar 4
5. Melaporkan kondisi pasien kepada dokter jaga / dokter yang merawat atas sepengetahuan Katim
Jarang melaporkan kondisi pasien kepada dokter jaga / dokter yang
merawat atas sepengetahuan Katim 1
Melaporkan kondisi pasien tidak terlalu sesuai keadaan yang terjadi,
terkadang masih menyimpang. 2
Melaporkan kondisi pasien kepada dokter jaga / dokter yang merawat
atas sepengetahuan Katim sesuai keadaan 3
Melaporkan kondisi pasien kepada dokter jaga / dokter yang merawat atas sepengetahuan Katim sesuai keadaan dengan baik dan tepat 4 6. Melakukan tugas pagi, sore, malam dan hari libur secara bergilir sesuai
jadwal dinas
Sering sekali melakukan tukar dinas dan absen 1 Masih sering melakukan tukar dinas atau absen dan cukup tertib 2 Sesuai dan tertib, hampir tidak pernah melakukan tukar dinas atau
absen 3
Tidak pernah tukar dinas ataupun absen, sesuai dan tertib. 4 7. Mengikuti pertemuan berkala yang diadakan oleh Supervisor Instalasi
Rawat Inap
Hampir tidak pernah mengikuti pertemuan 1
Masih sering absen dalam mengikuti pertemuan 2 Hampir tidak pernah absen dalam mengikuti pertemuan 3 Tidak pernah absen dalam mengikuti pertemuan 4 8. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang keperawatan
malalui pertemuan ilmiah dan penataran atas izin/persetujuan atasan
Subyek jarang sekali mengikuti pelatihan 1
subyek mengikuti pelatihan kurang dari 20 jam dan hampir tidak
pernah absen 2
subyek bisa mengikuti pelatihan selama 20 jam dan tidak pernah absen 3 subyek bisa mengikuti pelatihan selama lebih dari 20 jam dan tidak
pernah absen 4
9. Melaksanakan sistem pencatatan dan pelaporan asuhan keperawatan yang tepat dan benar seuai standar asuhan keperawatan
Hampir tidak pernah mengisi berkas rekam medis tentang asuan
keperawatan 1
Mengisi berkas rekam medis tentang asuan keperawatan masih ada
yang tidak benar. 2
Mengisi berkas rekam medis tentang asuan keperawatan dengan benar 3 Mengisi berkas rekam medis tentang asuan keperawatan tepat, lengkap 4
No Faktor Penilaian Nilai dan benar
10. Mengikuti serah terima tugas kepada petugas penggati secara lisan maupun tertulis, pada saat penggantian dinas
Hampir tidak pernah mengikuti serah terima tugas kepada petugas
penggati 1
Hanya mengikuti salah satu serah terima tugas kepada petugas
penggati 2
Mengikuti serah terima tugas kepada petugas penggati secara lisan
maupun tertulis, pada saat penggantian dinas 3 Mengikuti serah terima tugas kepada petugas penggati secara lisan
maupun tertulis dengan baik dan benar, pada saat penggantian dinas 4 11. Memberikan penuyuluhan kesehatan kepada pasien dan keluarganya
sesuai dengan keadaan dan kebutuhan pasien
Memberikan edukasi tidak sesusai dengan keadaan 1 Memberikan edukasi seadanya, kurang sesuai dengan keadaan 2 Memberikan edukasi secara lengkap dan detail sesuai seuai dengan
keadaan dan kebutuhan pasien 3
Memberikan edukasi secara lengkap dan detail sesuai seuai dengan
keadaan dan kebutuhan pasien hingga pasien mengerti 4 12. Menyiapakan pasien yang akan pulang + Billing pasien
Disaat memulangkan pasien, tidak mengerjakan tugas 1 Disaat memulangkan pasien, hanya mengerjakan salah satu dari
tugasnya. Contoh: hanya memberikan surat keterangan pulang 2 Disaat memulangkan pasien, data telah dilaporkan ke dokter dan di
berih surat keterangan pulang. 3
Disaat memulangkan pasien semua data telah di masukkan ke billing, dilaporkan ke dokter dan di berih surat keterangan pulang. 4 13. Memberikan usulan kepada Katim Berkaitan dengan peningkatan
pelayanan asuhan keperawatan
Tidak pernah memberikan usulan di instalasi tersebut 1 Hampir tidak pernah memberikan usulan di instalasi tersebut 2 Memberikan usulan yang sangat baik dalam membantu kemajuan
pelayanan di intalasi tersebut, jika diperlukan 3 Sering memberikan usulan yang sangat baik dalam membantu
kemajuan pelayanan di intalasi tersebut 4
14. Memelihara peralatan medis dan non medis agar selalu siap pakai di Instalasi Rawat Inap
Hanya melihat - lihat saja 1
Hanya memelihara dan melihat 2
Memelihara, melihat, menceklist dan menyertakan laporannya, ketika
di perintahkan 3
No Faktor Penilaian Nilai 15. Melaksanakan evaluasi tidakan keperawatan terhadap pasien
Hampir tidak pernah membuat laporan ke katim atau atasan langsung 1 Kadang-kadang membuat laporan ke katim atau atasan langsung, tetapi
lebih banyak tidak 2
Membuat laporan ke katim atau atasan langsung setiap ada pasien,
ketika di perintahkan 3
Selalu membuat laporan ke katim atau atasan langsung setiap ada
pasien 4
C MUTU PELAYANAN (20%) 1. Kepatuhan terhadap SPO
Mematuhi SPO kurang dari 30% 1
Mematuhi SPO lebih dari 30% 2
Mematuhi SPO lebih dari 60% 3
Mematuhi SPO lebih dari 90% 4
2. Kepuasan Pelanggan Internal & External
Pernah di komplain pelanggan dan teman sekerja, pernah bertengkar
sama teman 1
Pernah di komplain pelanggan dan teman, tidak pernah bertengkar
sama teman 2
Tidak pernah di komplain pelanggan dan teman, tidak pernah
bertengkar sama teman 3
Tidak pernah di komplain pelanggan dan teman, tidak pernah
bertengkar sama teman, di senangi dengan pasien dan temanya 4 3. Pemahaman pasien terhadap edukasi perawat
Pasien tidak paham terhadap penjelasan subyek 1 Pasien kurang paham terhadap penjelasan subyek 2
Pasien paham terhadap penjelasan subyek 3
Pasien sangat paham terhadap penjelasan subyek 4 4. Pengkajian resiko pasien jatuh 100%
Pasien jatuh lebih dari 5% 1
Tidak ada pasien yang jatuh 96% 2
Tidak ada pasien yang jatuh 98% 3
Tidak ada pasien yang jatuh 100% 4
5. Kesalahan pemberian obat 0%
Kesalahan lebih dari 5% Dalam pemberian obat yang tepat, terhadap pasien dan tepat pemberian, (tepat pemberian seperti suntik darah ditempat yang tepat)
1 Kesalahan kurang dari 5% Dalam pemberian obat yang tepat, terhadap
pasien dan tepat pemberian. 2
Kesalahan kurang dari 2% Dalam pemberian obat yang tepat, terhadap
pasien dan tepat pemberian. 3
No Faktor Penilaian Nilai tepat pemberian.
6. Selalu dilakukan assesmen nyeri
Pasien merasa tidak puasa terhadap pelayanan 1
Pasien merasa cukup puas terhadap pelayanan 2
Pasien merasa puas terhadap pelayanan 3
Pasien merasa sangat puasa terhadap pelayanan 4 (Sumber: Rumah Sakit Ibu dan Anak Putri)
Prosedur penilaian menggunakan graphic rating scale pada RSIA Putri meliputi:
1. Penilaian dilakukan oleh kepala instalasi dan dibantu Wakil Direktur Medis. 2. Wakil Direktur Medis hanya sifatnya hanya memberi komentar atau saran.
Penilaian hanya dilakukan oleh kepala instalasi.
3. Penialian kinerja karyawan dilakukan secara periodik yang dilakukan setiap semester.
4. Setelah nilai dari setiap indikator telah diisi, maka selanjutnya adalah proses perhitungan.
Metode perhitungan yang digunakan dalam mengelola hasil penilaian yang didapat dari proses penilaian adalah dengan mengakumulasikan nilai setiap indikator dalam suatu variabel. Setelah itu, nilai dari setiap variabel diakumulasi untuk mendapatkan nilai akhir dari proses penilaian ini. Formula perhitungan dari proses penilaian ini dapat dilihat berikut ini:
NV = ((NI1 + NI2 + NIn) / n ) x Bobot Variabel x 100 ... (1) Keterangan:
NV = Nilai variabel NIn = Nilai indikator ke-n
n = Jumlah indikator dalam satu variabel
NA = NV1 + NV2 + NVn ... (2) Keterangan:
NA = Nilai akhir
NVn = Nilai variabel ke-n
Setelah nilai akhir penilai didapat, maka nilai tersebut akan diterjemahkan kedalam skala nilai akhir yang telah dibuat oleh perusahaan sebelumnya. Skala nilai akhir dapat dilihat dalam Tabel 3.25 berikut.
Tabel 3.25 Keterangan Nilai Akhir
No Keterangan Rentang Nilai
1 Sangat Baik / Istimewa >95
2 Baik 86 – 95
3 Cukup 66 – 85
4 Kurang 51 – 65
5 Sangat Kurang <50
(Sumber: Rumah Sakit Ibu dan Anak Putri)
C.2 Conceptual Modeling
Berikut ialah model yang digunakan dalam pengembangan aplikasi penilaian kinerja karyawan tenaga kesehatan menggunakan metode graphic rating scale pada Rumah Sakit Ibu dan Anak Putri:
C.2.1 Data Flow Diagram (DFD)
Berikut ini adalah desain context diagram untuk aplikasi penilaian kinerja karyawan tenaga kesehatan menggunakan metode graphic rating scale pada Rumah Sakit Ibu dan Anak Putri. Dalam context diagram yang dibuat, terdapat empat stakeholders yang akan berinteraksi langsung dengan sistem, diantaranya adalah Staf
HRD, Kepala Instalasi, Karyawan Tenaga Kesehatan dan Wakil Direktur Medis. Aplikasi pendukung yang digunakan untuk menggambarkan context diagram ini adalah Power Designer versi 6. Lebih jelasnya desain context diagram yang dibuat dapat dilihat pada Gambar 3.12.
Gambar 3.12 Context Diagram Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan Tenaga Kesehatan
1) DFD Level 0
Proses yang terdapat pada diagram ini merupakan breakdown dari context diagram yang digambarkan sesuai dengan alir sistem pada masing-masing stakeholder. Pada DFD ini akan dijelaskan secara detil mengenai proses penilaian kinerja karyawan yang terlihat pada Gambar 3.13.
Adapun detail dari DFD level 0 mengenai proses penilaian kinerja karyawan yang dapat dilihat pada Tabel 3.26.
Tabel 3.26 Detail DFD Level 0 Terminator No.
Fungsi
Nama
Fungsi Input Uraian Proses Output
Staf HRD 1 Pencatatan Komponen Penilaian Kinerja Karyawan - Data Komponen Penilaian Kinerja Karyawan - Data Periode Penilaian Kinerja Karyawan - Data Rekap Kehadiran Karyawan Proses ini menjelaskan tentang mencatat komponen penilaian kinerja karyawan yang dibuat oleh staf HRD
berdasarkan hasil rapat yang telah dilakukan.
Komponen itu sendiri terdiri dari variabel, indikator, dan kriteria yang saling terhubung. Data rekap kehadirin berguna untuk mendukung dalam proses penilaian kinerja karyawan. Data periode sendiri digunakan sebagai acuan mulai tidaknya penilaian kinerja karyawan. - Komponen - Rekap Kehadiran - Periode Insert kedalam tabel: 1. Komponen Penilaian 2. Kehadiran 3. Periode Kepala Instalasi 2 Penilaian Kinerja Karyawan - Data Penilaian Kinerja Karyawan Proses ini menjelaskan tentang kepala instalasi melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan yang berada di instalasinya.
Tabel yang dibaca: 1. Kehadiran 2. Periode 3. Komponen - Komponen Penilaian Kinerja Karyawan Insert kedalam tabel: 1. Penilaian Kinerja Karyawan
Terminator No. Fungsi
Nama
Fungsi Input Uraian Proses Output
Penilaian 4. Karyawan Karyawan Tenaga Kesehatan 3 Pemberian Tanggapan - Tanggapan Terhadap Data Penilaian Kinerja Karyawan Proses ini menjelaskan tentang karyawan yang dinilai memberikan tanggapan atas hasil penilaian yang karyawan tersebut terima.
Tabel yang dibaca: 1. Penilaian Kinerja Karyawan - Data Penilaian Kinerja Karyawan - Tanggapan Insert kedalam tabel: 1. Penilaian Kinerja Karyawan Wakil Direktur Medis 4 Approved Penilaian Kinerja Karyawan - Approved Penilaian Kinerja Karyawan Proses ini menjelaskan tentang Wakil Direktur Medis melakukan
persetujuan terhadap hasil penilaian yang dilakukan kepala instalasi.
Tabel yang dibaca: 1. Penilaian Kinerja Karyawan - Data Penilaian Kinerja Semua Karyawan - Approved Insert kedalam tabel: 1. Penilaian Kinerja Karyawan - Staf HRD - Kepala Instalasi - Wakil Direktur Medis 5 Pelaporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan - Data Permintaan Rekap Penilaian Kinerja Semua Karyawan - Data Permintaan Rekap Penilaian Kinerja Karyawan - Data
Proses ini mejelaskan tentang pelaporan hasil penilaian kinerja karyawan dimana kepala instalasi disini hanya dapat melihat Rekap penilaian kinerja karyawan yang berada di instalasinya.
Sedangkan staf HRD dan Wakil Direktur Medis dapat melihat laporan hasil - Rekap Penilaian Kinerja Semua Karyawan - Rekap Penilaian Kinerja Karyawan - Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan
Terminator No. Fungsi
Nama
Fungsi Input Uraian Proses Output
Permintaan Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan (dari Staf HRD) - Data Permintaan Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan (dari Wakil Direktur Medis) penilaian kinerja karyawan.
Tabel yang dibaca: 1. Penilaian Kinerja Karyawan 2. Laporan Penilaian Kinerja Karyawan (dari Staf HRD) - Laporan Hasil Penilaian Kinerja Karyawan (dari Wakil Direktur Medis) - Data laporan Insert kedalam tabel: 1. Laporan Penilaian Kinerja Karyawan
Telah didefinisikan menjadi sub sistem berdasarkan level 0 yang terdiri dari empat fungsionalitas, yaitu: fungsi pencatatan kriteria penilaian kinerja karyawan, fungsi pelaporan hasil penilaian kinerja karyawan, fungsi penilaian kinerja karyawan, dan fungsi pemberian komentar.
2) DFD Level 1 Fungsi Pencatatan Komponen Penilaian Kinerja Karyawan
DFD level 1 dibawah ini menggambarkan alur sub proses yang terjadi pada proses mencatat komponen penilaian kinerja karyawan yang dapat dilihat pada Gambar 3.14.
Gambar 3.14 DFD Level 1 Fungsi Pencatatan Komponen Penilaian Kinerja Karyawan
Adapun detail dari DFD level 1 fungsi pencatatan komponen penilaian kinerja karyawan yang dapat dilihat pada Tabel 3.27.
Tabel 3.27 Detail DFD Level 1 Fungsi Pencatatan Komponen Penilaian Kinerja Karyawan
Terminator No. Proses
Nama Sub
Proses Input Urain Proses Output
Staf HRD 1.1 Mencatat Kompone n Penilaian Kinerja - Data Komponen Penilaian Kinerja Karyawan Proses ini menjelaskan tentang pencatatan komponen penilaian kinerja yang akan terbagi menjadi tiga yaitu varibel, indikator, dan kriteria. - Data Variabel - Data Indikator - Data Kriteria
Terminator No. Proses
Nama Sub
Proses Input Urain Proses Output
1.2 Mencatat Data Variabel - Data Variabel Proses ini menjelaskan tentang staf HRD memasukkan data variabel yang merupakan data pertama di dalam komponen penilaian kinerja karyawan. - Data Variabel 1.3 Mencatat Data Indikator - Data Indikator Proses ini menjelaskan tentang staf HRD memasukkan data indikator yang merupakan data kedua di dalam komponen penilaian kinerja karyawan. - Data Indikator 1.4 Mencatat Data Kriteria - Data Kriteria Proses ini menjelaskan tentang staf HRD memasukkan data kriteria yang merupakan data akhir di dalama komponen penilaian kinerja karyawan. - Komponen Insert kedalam tabel: 1. Komponen Penialain 1.5 Mencatat Data Periode - Data Periode Penilaian Kinerja Karyawan Proses ini menjelaskan tentang staf HRD memasukkan data periode penilaian kinerja yang telah ditentukan.
- Data Periode Insert kedalam tabel:
Terminator No. Proses
Nama Sub
Proses Input Urain Proses Output
1.6 Mencatat Rekapan Kehadiran - Data Rekap Kehadiran Karyawan Proses ini mejelaskan tentang staf HRD memasukkan data rekap kehadiran selama periode yang telah ditentukan. - Rekap Kehadiran Insert kedalam tabel: 1. Kehadiran
3) DFD Level 1 Fungsi Penilaian Kinerja Karyawan
DFD level 1 dibawah ini menggambarkan alur sub proses yang terjadi pada proses menilai kinerja karyawan yang dapat dilihat pada Gambar 3.15.
Adapun detail dari DFD level 1 fungsi penilaian kinerja karyawan yang dapat dilihat pada Tabel 3.28.
Tabel 3.28 Detail DFD Level 1 Fungsi Penilaian Kinerja Karyawan Terminator No.
Proses
Nama Sub
Proses Input Urain Proses Output
Kepala Instalasi 2.1 Memasuk kan Data Penilaian Kinerja Karyawan - Data Penilaian Kinerja Karyawan Proses ini menjelaskan tentang kepala instalasi memilih nilai untuk karyawan yang dinilai berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
Tabel yang dibaca: 1. Periode 2. Karyawan 3. Kehadiran 4. Komponen Penilaian - Komponen Penilaian Kinerja Karyawan - Data nilai 2.2 Perhitunga n Penilaian Kinerja Karyawan - Data Nilai Proses ini menjelaskan tentang sistem menghitung total dari nilai yang dimasukkan Kepala Instalasi. - Nilai Akhir Karyawan 2.3 Pemberian Saran - Hasil Penilaian Proses ini menjelaskan tentang memberikan saran berdasarkan nilai akhir yang telah dihitung oleh sistem.
Insert kedalam tabel:
- Penilaian Kinerja Karyawan
4) DFD Level 1 Fungsi Pemberian Tanggapan
DFD level 1 dibawah ini menggambarkan alur sub proses yang terjadi pada proses memberikan tanggapan yang dapat dilihat pada Gambar 3.16.
Gambar 3.16 DFD Level 1 Fungsi Pemberian Tanggapan
Adapun detail dari DFD level 1 fungsi pemberian tanggapan yang dapat dilihat pada Tabel 3.29.
Tabel 3.29 Detail DFD Level 1 Fungsi Pemberian Tanggapan Terminator No.
Proses
Nama Sub
Proses Input Urain Proses Output
Karyawan Tenaga Kesehatan 3.1 Menampil kan Data Penilaian dari Kepala Instalasi - Data Penilaian (inputan dari tabel penilaian kinerja Proses ini menjelaskan tentang sistem mengcek data periode yang telah dimasukkan oleh staf HRD. - Data Penilaian Kinerja Karyawan
Terminator No. Proses
Nama Sub
Proses Input Urain Proses Output
karyawan)
Tabel yang dibaca: 1. Penilaian Kinerja Karyawan 3.2 Memberik an Tanggapa n - Tanggapan Terhadap Data Penilaian Kinerja Karyawan Proses ini menjelaskan tentang karyawan yang dinilai memberikan tanggapan atas hasil dari penilaian yang diterima. - Tanggapan Insert kedalam tabel: 1. Penilaian Kinerja Karyawan
5) DFD Level 1 Fungsi Approved Penilaian Kinerja Karyawan
DFD level 1 dibawah ini menggambarkan alur sub proses yang terjadi pada proses menyetujui penilaian kinerja karyawan yang dapat dilihat pada Gambar 3.17.
Adapun detail dari DFD level 1 fungsi approved penilaian kinerja karyawan yang dapat dilihat pada Tabel 3.30.
Tabel 3.30 Detail DFD Level 1 Fungsi Approved Penilaian Kinerja Karyawan Terminator No.
Proses
Nama Sub
Proses Input Urain Proses Output
Wakil Direktur Medis 4.1 Menampil kan Data Penilaian Dari Kepala Instalasi - Data Penilaian (inputan dari tabel penilaian kinerja karyawan) Proses ini menjelaskan tentang sistem menampilkan data penilaian kinerja karyawan yang telah dimasukkan oleh kepala instalasi dan karyawan yang dinilai.
Tabel yang dibaca: 1. Penilaian Kinerja Karyawan - Data Penilaian Kinerja Semua Karyawan 4.2 Approved Penilaian - Approved Penilaian Kinerja Karyawan Proses ini menjelaskan tentang Wakil Direktur Medis menyetujui hasil penilaian kinerja karyawan. - Data penilaian kinerja karyawan 4.3 Memberik an Komentar - Data penilaian kinerja karyawan Proses ini menjelaskan tentang pemberian komentar setelah menyetujui hasil penilaian kinerja karyawan - Approved Insert kedalam tabel: 1. Penilaian Kinerja Karyawan
